เตรียมแหล่งข้อมูล Excel 2016 ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

เตรียมแหล่งข้อมูล Excel 2016 ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

คุณได้สร้างรายการที่ติดต่อและข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน Word ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นสเปรดชีต Excel ที่มีอยู่ คุณเพียงแค่ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนเท่านั้น แต่ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ที่ใช้ตัวคั่นแบบแท็บ (.txt) หรือไฟล์ที่ใช้จุลภาคคั่นระหว่างค่า (.csv) ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าข้อมูลลงใน Excel แล้วเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

หมายเหตุ: ในเวอร์ชันก่อนหน้าของ Excel คุณอาจต้องใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) ร่วมกับตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนใน WordExcel ไม่สนับสนุน DDE แล้ว ถ้าคุณต้องการให้เราเพิ่มฟีเจอร์นี้ในเวอร์ชันถัดไปของ Excel โปรดส่งข้อคิดเห็นใน กล่องคำแนะนำ Excel

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนใน Word อยู่แล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2 ในหัวข้อนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็น .txt หรือไฟล์ .csv ที่มีที่ติดต่อ Gmail เป็นต้น ให้ใช้ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

  1. เปิด Excel

  2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก รับข้อมูลภายนอก > จากข้อความ

    ตัวเลือก จากข้อความ ถูกเน้นบนแท็บ ข้อมูล

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ แล้วเลือก นำเข้า

  4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

    Excel จะรับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความ ขั้นจากที่ 1 จาก 3

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์ที่คุณนำเข้ามีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

  6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่น (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) ที่ข้อมูลของคุณใช้ แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูล จะแสดงลักษณะของผลลัพธ์ในรูปแบบตาราง

  7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูล ไม่ว่าจะแบบทั่วไป ข้อความ หรือวันที่ก็ตาม ไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกป้อนข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น หรือในเวิร์กชีตใหม่

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อนั้น

  11. บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

หลังจากที่คุณนำเข้าไฟล์ .txt หรือ .scv สำเร็จแล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ

ในแหล่งข้อมูล Excel ของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการจดหมายในจดหมายเวียน Word ให้ตรวจสอบว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น จัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลข เพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

ถ้าคุณเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นประเภท โปรดทราบว่ารูปแบบเปอเซ็นต์จะคูณค่าของเซลล์ด้วย 100 จัดรูปแบบคอลัมน์เปอร์เซ็นต์เป็นข้อความถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงการคูณ นอกจากนี้ คอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์จำเป็นต้องถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ เพื่อรักษาข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน เลขศูนย์นำหน้า —ตัวอย่างเช่น 00399— ในโค้ดจะถูกละทิ้งไปสำหรับจดหมายเวียน ถ้าไม่จัดรูปแบบเป็นข้อความ

  1. เปิดแหล่งข้อมูล Excel ของคุณ แล้วเลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข (ทั่วไป) แล้วเลือกตัวเลือกในรายการ

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มหมายเลข ให้เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปเพื่อเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มสัญลักษณ์ที่เหมาะสมทั้งก่อนและหลังเขตข้อมูลผสาน ตัวอย่างเช่น ค่าสกุลเงินและเปอร์เซ็นต์จะแสดงในลักษณะนี้ถ้าคุณละสัญลักษณ์

เอกสารจดหมายเวียนที่อ่านว่า “การบริจาค 50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20 ให้คุณ”

ถ้าคุณใส่สัญลักษณ์ จะทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เอกสารผลลัพธ์จดหมายเวียนจะอ่าน “การบริจาค $50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20% ให้คุณ”

ในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ ให้คุณเพิ่มสัญลักษณ์ก่อนหรือหลังเขตข้อมูลผสานดังนี้:

เอกสารจดหมายเวียนตัวอย่างที่มีเขตข้อมูลการบริการ จะถูกนำหน้าด้วยเครื่องหมายดอลลาร์ และเขตข้อมูลเปอร์เซ็นต์จะตามด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์

ดูเพิ่มเติม

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×