Office

เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

คุณได้สร้างรายการที่ติดต่อและข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้สำหรับ Word จดหมายเวียน ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็น Excel สเปรดชีตที่มีอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน แต่ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ที่ใช้แท็บเป็นตัวคั่น (.txt) หรือใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าข้อมูลลงใน Excel แล้วเตรียมข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้ Excel สเปรดชีตเป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ข้ามขั้นตอนนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ให้ใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

หลังจากที่คุณนำเข้าไฟล์ .txt หรือ .csv เสร็จแล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2

  1. เปิด Excel

  2. ไปที่ ข้อมูล > จากข้อความ/CSV

    การเลือกข้อความ/CSV จากแท็บข้อมูล

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือก การนำเข้า

  4. ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ให้เลือก แปลงข้อมูล

  5. เลือกรหัสไปรษณีย์หรือคอลัมน์อื่นๆ ในการจัดรูปแบบ

  6. ไปที่ การแปลง > ชนิดข้อมูล: แล้วเลือก ข้อความ

    หน้าต่าง Power Query ที่มีข้อความที่เลือก

  7. เลือก แทนที่ปัจจุบัน

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 - 7 ตามต้องการ

  9. เลือก ปิด & โหลด

  10. ไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น และบันทึกเป็นด้วยชื่ออื่น

  1. เปิด Excel

  2. Excel 2016    ไปที่ ข้อมูล > รับข้อมูลจากภายนอก > จากข้อความ

    ตัวเลือก จากข้อความ ถูกเน้นบนแท็บ ข้อมูล

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ จากนั้นเลือก การนำเข้า

  4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

    Excel จะรับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความ ขั้นจากที่ 1 จาก 3

  5. เลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์มีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

  6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่นที่ข้อมูลใช้ (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

  7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูล ไม่ว่าจะแบบทั่วไป ข้อความ หรือวันที่ก็ตาม ไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกป้อนข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น หรือในเวิร์กชีตใหม่

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อนั้น

  11. บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ

ในแหล่งข้อมูล Excel ของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการจดหมายในจดหมายเวียน Word ให้ตรวจสอบว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น จัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลข เพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

ถ้าคุณเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นประเภท โปรดทราบว่ารูปแบบเปอร์เซ็นต์จะคูณค่าในเซลล์ด้วย 100 ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงตัวคูณนั้น ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ของเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความ

นอกจากนี้ รหัสไปรษณีย์ต้องถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อรักษาข้อมูลในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่เสร็จสิ้นเมื่อนำเข้า ให้จัดรูปแบบเดี๋ยวนี้ เลขศูนย์นำหน้าในรหัส—ตัวอย่างเช่น 00399—จะถูกละทิ้งไปในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นข้อความ

  1. เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะจัดรูปแบบ

  2. ไปที่ หน้าแรก และในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข จากนั้นเลือกตัวเลือกในรายการ (เช่น ข้อความ)

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มหมายเลข ให้เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปเพื่อเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มสัญลักษณ์ที่เหมาะสมทั้งก่อนและหลังเขตข้อมูลผสาน ตัวอย่างเช่น ค่าสกุลเงินและเปอร์เซ็นต์จะแสดงในลักษณะนี้ถ้าคุณละสัญลักษณ์

เอกสารจดหมายเวียนที่อ่านว่า “การบริจาค 50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20 ให้คุณ”

ถ้าคุณใส่สัญลักษณ์ จะทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น

เอกสารผลลัพธ์จดหมายเวียนจะอ่าน “การบริจาค $50.00 ของคุณ” และ “เสนอส่วนลด 20% ให้คุณ”

ในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ ให้คุณเพิ่มสัญลักษณ์ก่อนหรือหลังเขตข้อมูลผสานดังนี้:

เอกสารจดหมายเวียนตัวอย่างที่มีเขตข้อมูลการบริการ จะถูกนำหน้าด้วยเครื่องหมายดอลลาร์ และเขตข้อมูลเปอร์เซ็นต์จะตามด้วยเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์

ดูเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่จำเป็นใน Word กระบวนการจดหมายเวียนคือการตั้งค่าและการเตรียมแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้ Excel แหล่งข้อมูลที่มีอยู่หรือสร้างใหม่ได้โดยการนำเข้าไฟล์ที่ใช้แท็บเป็นตัวคั่น (.txt) หรือใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) หลังจากที่คุณได้ตั้งค่าและเตรียมแหล่งข้อมูลของคุณแล้ว คุณสามารถดำเนินการทำจดหมายเวียนได้โดยใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนหรือใช้วิธีดำเนินการทำจดหมายเวียนด้วยตนเอง

ถ้าคุณไม่ได้ใช้ Excel แหล่งข้อมูลที่มีอยู่สำหรับจดหมายเวียนของคุณ คุณสามารถใช้รายการที่ติดต่อหรือสมุดที่อยู่ในไฟล์ .txt หรือ .csv ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ เพื่อนำข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ .txt หรือ .csv ลงใน Excel

  1. เปิด Excel

  2. บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก จากข้อความ/CSV

  3. เลือกไฟล์ .txt หรือ .csv ที่คุณต้องการ แล้วเลือก การนำเข้า

  4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

    Excel จะรับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความ ขั้นจากที่ 1 จาก 3

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์ที่คุณนำเข้ามีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

  6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่น (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) ที่ข้อมูลของคุณใช้ แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูล จะแสดงลักษณะของผลลัพธ์ในรูปแบบตาราง

  7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: 

    • รูปแบบที่พร้อมใช้งานคือ ทั่วไปข้อความ และ วันที่ แต่ละครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

    • คอลัมน์ที่มีข้อมูลตัวเลข เช่น เปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินสามารถจัดรูปแบบได้หลังจากนำเข้าไฟล์เท่านั้น ให้ดูส่วนย่อย "การจัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขใน Excel" ดังต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกป้อนข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น หรือในเวิร์กชีตใหม่

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะได้รับการนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อ

  11. เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้บันทึกแหล่งข้อมูลของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขใน Excel

จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลข เช่น เปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินในแหล่งข้อมูลใหม่หรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ใน Excel ที่คุณต้องการใช้ใน Word จดหมายเวียน เมื่อต้องการเก็บรักษาข้อมูลตัวเลขที่คุณได้จัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นสกุลเงินในระหว่างจดหมายเวียน ให้ทำตามคำแนะนำใน "ขั้นตอนที่ 2: ใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) สำหรับส่วนของจดหมายเวียน"

ใน Excel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการผู้รับจดหมายใน Word จดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลขเพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

  1. เปิด Excel แหล่งข้อมูลของคุณ

  2. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข (ทั่วไป) แล้วเลือกตัวเลือกในรายการ

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มหมายเลข ให้เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปเพื่อเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้

  4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 และ 3 ตามความจำเป็น

  5. เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก

เมื่อคุณมี Excel แหล่งข้อมูลที่มีตัวเลขที่ได้รับการจัดรูปแบบ เช่น เปอร์เซ็นต์และค่าสกุลเงิน ข้อมูลตัวเลขบางอย่างอาจไม่เก็บการจัดรูปแบบไว้ในระหว่างจดหมายเวียน คุณจะได้รับผลลัพธ์จดหมายเวียนที่คุณต้องการ และสามารถรักษารูปแบบข้อมูลตัวเลขของคุณได้ใน Excel โดยการใช้ DDE

รูปแบบข้อมูล Excel เมื่อเปรียบเทียบกับเขตข้อมูลงานผสานโดยใช้หรือไม่ใช้ Dynamic Data Exchange

หมายเหตุ: ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้ DDE ให้ทำตามคำแนะนำใน ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

  1. เปิด Word เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

  2. ภายใต้ ทั่วไป ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

    ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

  3. เลือก ตกลง

  4. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

    บนแท็บการส่งจดหมายใน Word ให้เลือกเริ่มจดหมายเวียน จากนั้นเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

  5. ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน ภายใต้ เลือกผู้รับ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่

    บานหน้าต่างงานจดหมายเวียนใน Word จะเปิดขึ้น เมื่อคุณเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนในกลุ่มจดหมายเวียน

  6. ภายใต้ ใช้รายชื่อที่มีอยู่ ให้เลือก เรียกดู จากนั้นเปิดสเปรดชีตที่จัดรูปแบบของคุณ

  7. ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงทั้งหมด จากนั้นเลือก MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) > ตกลง

    กล่องโต้ตอบยืนยันแหล่งข้อมูล

  8. ในกล่องโต้ตอบ Microsoft Excel ให้เลือก ทั้งสเปรดชีต > ตกลง

    กล่องโต้ตอบ Microsoft Excel ใน Word

  9. เมื่อเปิดกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือก ตกลง

    กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนที่แสดงเนื้อหาของสเปรดชีต Excel ที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

  10. ดำเนินการผสานต่อไปด้วย จดหมายข้อความอีเมลป้ายชื่อ หรือ ซองจดหมาย ของคุณ

เคล็ดลับ: คุณสามารถป้องกันการพร้อมท์ได้โดย Word ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ข้อมูล หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง ภายใต้ ทั่วไป ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×