เตรียมแหล่งข้อมูลของ Excel สำหรับจดหมายเวียนของ Word

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ขั้นตอนจำเป็นในกระบวนการจดหมายเวียนWord ถูกตั้งค่า และเตรียมแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลExcel ที่มีอยู่ หรือสร้างขึ้นใหม่ ด้วยการนำเข้าคั่นด้วยแท็บ (.txt) หรือไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) หลังจากที่คุณได้ตั้งค่า และเตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถดำเนินการจดหมายเวียน โดยใช้Dynamic Data Exchange (DDE) ด้วยตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Step-by-Step หรือ โดยใช้วิธีดุลจดหมายเวียนด้วยตนเอง

ถ้าคุณไม่ได้ใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่ของExcel สำหรับจดหมายเวียนของคุณ คุณสามารถใช้รายการติดต่อหรือสมุดรายชื่อในไฟล์.csvหรือ.txt ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความคำแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการรับข้อมูลที่อยู่ในไฟล์.csv หรือ.txt ลงในExcel

  1. เปิด Excel

  2. บนแท็บข้อมูล เลือกจากข้อ ความ/CSV

  3. เลือกไฟล์.csv หรือ.txt ต้อง แล้ว เลือกนำเข้า

  4. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่าง ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ให้เลือก มีการใช้ตัวคั่น

    Excel จะรับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความ ขั้นจากที่ 1 จาก 3

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เหนือบานหน้าต่าง แสดงตัวอย่าง ถ้าไฟล์ที่คุณนำเข้ามีส่วนหัว แล้วเลือก ถัดไป

  6. ในบานหน้าต่าง ตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่น (เช่น แท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) ที่ข้อมูลของคุณใช้ แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูล จะแสดงลักษณะของผลลัพธ์ในรูปแบบตาราง

  7. ภายใต้ แสดงตัวอย่างข้อมูล ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ และภายใต้ รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือก ข้อมูล

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: 

    • รูปแบบพร้อมใช้งานทั่วไปข้อความ และวัน ได้ ทุกครั้งที่คุณจัดรูปแบบข้อมูลนำไปใช้กับคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

    • คอลัมน์ที่ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงิน เช่น สามารถเท่านั้นจะถูกจัดรูปแบบหลังจากนำเข้าไฟล์ ดูส่วนย่อย "จัดรูปแบบข้อมูลแบบตัวเลขในExcel "ต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล ให้ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของ เวิร์กชีตที่มีอยู่ และที่อยู่เซลล์ แล้วเลือก ตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกป้อนข้อมูลในเวิร์กชีตที่มีอยู่ ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น หรือในเวิร์กชีตใหม่

    ข้อควรระวัง: ที่อยู่เซลล์ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าข้อมูล จะแสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน ข้อมูลจะถูกนำเข้าโดยเริ่มต้นด้วยที่อยู่เซลล์ที่มีชื่อนั้น

  11. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว บันทึกแหล่งข้อมูลของคุณ ด้วยชื่อแฟ้มใหม่

จัดรูปแบบข้อมูลแบบตัวเลขในExcel

จัดรูปแบบข้อมูลที่เป็นตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินในแหล่งข้อมูลใหม่ หรือที่มีอยู่ใด ๆ ในExcel ที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียนWord เมื่อต้องการรักษาข้อมูลตัวเลขที่คุณได้ถูกจัดรูปแบบ เป็นเปอร์เซ็นต์ หรือ เป็นสกุลเงินในระหว่างการจดหมายเวียน ให้ทำตามคำแนะนำในการ "ขั้นตอนที่ 2: ใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) สำหรับจดหมายเวียน" ส่วน

ในExcel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายในจดหมายเวียนWord ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขอย่างถูกต้อง จัดรูปแบบคอลัมน์ที่ มีตัวเลข ตัวอย่างเช่น ให้ตรงกับประเภทระบุเช่นสกุลเงิน

  1. เปิดแหล่งข้อมูลของคุณExcel

  2. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข (ทั่วไป) แล้วเลือกตัวเลือกในรายการ

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มหมายเลข ให้เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปเพื่อเลือกรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้

  4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 และ 3 ตามความเหมาะสม

  5. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว เลือกบันทึก

เมื่อคุณมีแหล่งข้อมูลExcel ที่ประกอบด้วยการจัดรูปแบบตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์และค่าสกุลเงิน ตัวเลขข้อมูลบางอย่างอาจไม่เก็บการจัดรูปแบบในระหว่างการจดหมายเวียน คุณจะได้รับผลลัพธ์จดหมายเวียนคุณต้องการ และสามารถรักษารูปแบบของข้อมูลของคุณเป็นตัวเลขในExcel โดยใช้ DDE

รูปแบบข้อมูล Excel เปรียบเทียบกับเขตข้อมูลผสานทำงาน โดยใช้หรือไม่ได้ใช้ Dynamic Data Exchange

หมายเหตุ: ถ้าคุณตัดสินใจว่า ไม่ควรใช้ DDE ทำตามคำแนะนำในใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

  1. เปิดWord เลือกไฟล์ >ตัวเลือก >ขั้นสูง

  2. ภายใต้ทั่วไป เลือกกล่องกาเครื่องหมายยืนยันไฟล์รูปแบบการแปลงเมื่อเปิด

    ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

  3. เลือก ตกลง

  4. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน >ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน จากนั้น เลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

  5. ในบานหน้าต่างจดหมายเวียน ภายใต้เลือกผู้รับ เลือกใช้รายการที่มีอยู่

    ใน Word บานหน้าต่างงานจดหมายเวียนที่เปิดขึ้นเมื่อคุณเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนในกลุ่มจดหมายเวียน

  6. ภายใต้ใช้รายการที่มีอยู่ เลือกเรียกดู นั้นแล้ว เปิดสเปรดชีตของคุณจัดรูปแบบ

  7. ในกล่องโต้ตอบยืนยันแหล่งข้อมูล เลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงทั้งหมด และเลือกMS Excel Worksheets via DDE (*.xls) >ตกลง

    กล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล

  8. ในกล่องโต้ตอบMicrosoft Excel เลือกทั้งสเปรดชี >ตกลง

    กล่องโต้ตอบ Microsoft Excel ใน Word

  9. เมื่อเปิดกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน เลือกตกลง

    กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนที่แสดงเนื้อหาของสเปรดชีต Excel ที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

  10. ทำงานของตัวอักษรข้อความอีเมลป้ายชื่อหรือซองจดหมายเวียนขึ้น

เคล็ดลับ: คุณสามารถป้องกันไม่ให้มีการพร้อมท์โดยWord ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ข้อมูล หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ให้ไปที่ไฟล์ >ตัวเลือก >ขั้นสูง ภายใต้ทั่วไป ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายยืนยันไฟล์รูปแบบการแปลงเมื่อเปิด

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×