เตรียมแหล่งข้อมูลของ Excel สำหรับจดหมายเวียนของ Word

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ขั้นตอนจำเป็นในกระบวนการจดหมายเวียนWord ถูกตั้งค่า และเตรียมแหล่งข้อมูล คุณสามารถใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่ของExcel หรือสร้างขึ้นใหม่ ด้วยการนำเข้าคั่นด้วยแท็บ (.txt) หรือไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) หลังจากที่คุณได้ตั้งค่า และเตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ คุณสามารถดำเนินการจดหมายเวียน โดยใช้Dynamic Data Exchange (DDE) ด้วยตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Step-by-Step หรือ โดยใช้วิธีดุลจดหมายเวียนด้วยตนเอง

ถ้าคุณไม่ได้ใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่ของExcel สำหรับจดหมายเวียนของคุณ คุณสามารถใช้รายการติดต่อหรือสมุดรายชื่อในไฟล์.csvหรือ.txt ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความแนะนำคุณตลอดขั้นตอนในการรับข้อมูลที่มีในไฟล์.csv ลงในExcel หรือ.txt

  1. เปิดExcel

  2. บนแท็บข้อมูล เลือกรับข้อมูลภายนอก >จากข้อความ

    ตัวเลือก จากข้อความ ถูกเน้นบนแท็บ ข้อมูล

  3. เลือกไฟล์.csv หรือ.txt ต้อง แล้ว เลือกนำเข้า

  4. ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ในบานหน้าต่างชนิดข้อมูลต้นฉบับ เลือกตัวคั่น

    Excel รับข้อมูลภายนอกจากข้อความ ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ขั้นตอนที่ 1 3

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายข้อมูลของฉันมีส่วนหัวของ บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ข้างต้นถ้าคุณกำลังนำเข้าไฟล์มีส่วนหัวของ แล้ว เลือกถัดไป

  6. ในบานหน้าต่างตัวคั่น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ตรงกับตัวคั่น (เช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) ของคุณใช้ข้อมูล นั้นแล้ว เลือกถัดไป

    ตัวเลือกสำหรับ ตัวคั่น ถูกเน้นอยู่ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างข้อมูล แสดงว่าผลลัพธ์จะมีลักษณะอย่างไรในรูปแบบตาราง

  7. ภายใต้การแสดงตัวอย่างข้อมูล เลือกคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรหัสไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์ และภายใต้การจัดรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ ให้เลือกข้อความ

    ตัวเลือก ข้อความ สำหรับรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ถูกเน้นในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

    หมายเหตุ: 

    • รูปแบบพร้อมใช้งานทั่วไปข้อความ และวัน ได้ ทุกครั้งที่คุณจัดรูปแบบข้อมูลนำไปใช้กับคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

    • คอลัมน์ที่ประกอบด้วยข้อมูลตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงิน ตัวอย่างเช่น สามารถเท่านั้นถูกจัดรูปแบบหลังจากนำเข้าไฟล์นั้น ดูส่วนย่อย "จัดรูปแบบข้อมูลแบบตัวเลขในExcel "ต่อไปนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  8. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 ตามความเหมาะสม เลือกคอลัมน์คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลคุณต้องการนำไปใช้

  9. เลือก Finish

  10. ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นของแผ่นงานที่มีอยู่ และอยู่เซลล์ นั้นแล้ว เลือกตกลง

    ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล เลือกที่จะวางข้อมูล ในแผ่น งานที่มีอยู่ ค่าเริ่มต้นการตั้งค่า หรือ ในแผ่นงานใหม่

    ข้อควรระวัง: อยู่ของเซลล์ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล แสดงเซลล์ที่เลือกในปัจจุบัน การนำเข้าข้อมูลเริ่มต้น ด้วยอยู่เซลล์ที่มีชื่อ

  11. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว บันทึกแหล่งข้อมูลของคุณ ด้วยชื่อแฟ้มใหม่

จัดรูปแบบข้อมูลแบบตัวเลขในExcel

จัดรูปแบบข้อมูลที่เป็นตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์หรือค่าสกุลเงินในแหล่งข้อมูลใหม่ หรือที่มีอยู่ใด ๆ ในExcel ที่คุณต้องการใช้ในจดหมายเวียนWord เมื่อต้องการรักษาข้อมูลตัวเลขที่คุณได้ถูกจัดรูปแบบ เป็นเปอร์เซ็นต์ หรือ เป็นสกุลเงินในระหว่างการจดหมายเวียน ให้ทำตามคำแนะนำในการ "ขั้นตอนที่ 2: ใช้ Dynamic Data Exchange (DDE) สำหรับจดหมายเวียน" ส่วน

ในExcel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายในจดหมายเวียนWord ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขอย่างถูกต้อง จัดรูปแบบคอลัมน์ที่ มีตัวเลข ตัวอย่างเช่น ให้ตรงกับประเภทระบุเช่นสกุลเงิน

  1. เปิดแหล่งข้อมูลของคุณExcel

  2. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  3. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มตัวเลข เลือกกล่อง (ทั่วไป)รูปแบบตัวเลข ลูกศรลง นั้นแล้ว เลือกตัวเลือกในรายการ

    ใน Excel บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มตัวเลข เลือกลูกศรลงในกล่องทั่วไปให้เลือกรูปแบบตัวเลขไปใช้

  4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 และ 3 ตามความเหมาะสม

  5. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว เลือกบันทึก

เมื่อคุณมีแหล่งข้อมูลExcel ที่ประกอบด้วยการจัดรูปแบบตัวเลขเช่นเปอร์เซ็นต์และค่าสกุลเงิน ตัวเลขข้อมูลบางอย่างอาจไม่เก็บการจัดรูปแบบในระหว่างการจดหมายเวียน คุณจะได้รับผลลัพธ์จดหมายเวียนคุณต้องการ และสามารถรักษาการจัดรูปแบบของข้อมูลของคุณเป็นตัวเลขในExcelโดยใช้ DDE

รูปแบบข้อมูล Excel เปรียบเทียบกับเขตข้อมูลผสานทำงาน โดยใช้หรือไม่ได้ใช้ Dynamic Data Exchange

หมายเหตุ: ถ้าคุณตัดสินใจว่า ไม่ควรใช้ DDE ทำตามคำแนะนำในใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

  1. เปิดWord เลือกไฟล์ >ตัวเลือก >ขั้นสูง

  2. ตรวจสอบกล่องภายใต้ทั่วไป และเลือกการแปลงรูปแบบไฟล์ยืนยันเมื่อเปิด

    ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด

  3. เลือก ตกลง

  4. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน >ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน จากนั้น เลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน

  5. ในบานหน้าต่างจดหมายเวียน ภายใต้เลือกผู้รับ เลือกใช้รายการที่มีอยู่

    ใน Word บานหน้าต่างงานจดหมายเวียนที่เปิดขึ้นเมื่อคุณเลือกตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนในกลุ่มจดหมายเวียน

  6. ภายใต้ใช้รายการที่มีอยู่ เลือกเรียกดู นั้นแล้ว เปิดสเปรดชีตของคุณจัดรูปแบบ

  7. ในกล่องโต้ตอบยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงทั้งหมด เลือกMS Excel Worksheets via DDE (*.xls) >ตกลง

    กล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล

  8. ในกล่องโต้ตอบMicrosoft Excel เลือกทั้งสเปรดชี >ตกลง

    กล่องโต้ตอบ Microsoft Excel ใน Word

  9. เมื่อเปิดกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน เลือกตกลง

    กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียนที่แสดงเนื้อหาของสเปรดชีต Excel ที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

  10. ทำงานของตัวอักษรข้อความอีเมลป้ายชื่อหรือซองจดหมายเวียนขึ้น

เคล็ดลับ: คุณสามารถป้องกันไม่ให้มีการพร้อมท์โดยWord ทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ข้อมูล หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ให้ไปที่ไฟล์ >ตัวเลือก >ขั้นสูง ภายใต้ทั่วไป ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายยืนยันไฟล์รูปแบบการแปลงเมื่อเปิด

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×