เคล็ดลับ Microsoft MyAnalytics

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เคล็ดลับเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถใช้เวลาของคุณได้ดียิ่งขึ้น และเน้นสิ่งที่มีความสำคัญในการทำงานของคุณ เคล็ดลับทั้งหมดที่ไม่ได้สำหรับทุกคน สิ่งที่คุณสามารถ และควรทำเสมอขึ้นอยู่กับบทบาทของคุณและคุณทำงานในองค์กร

ใช้ MyAnalytics ใน Outlook

คุณต้องการทราบจำนวนผู้อ่านเฉพาะอีเมลที่คุณส่งหรือไม่ ตรวจสอบ Add-in ของ Outlook ใน MyAnalytics เพื่อดูจำนวนบุคคลที่ได้อ่าน ตอบกลับ หรือส่งต่ออีเมลของคุณ

เคล็ดลับ: ไปยัง Outlook แล้วเปิดอีเมลที่คุณได้ส่งหรือได้รับ แล้วคลิก MyAnalytics ที่ด้านบนของอีเมล ใต้บรรทัดผู้รับ เพื่อดูสถิติ

การประชุม

การประชุมน้อยลง, การประชุมสั้นลง, หรือการประชุมที่โฟกัสมากขึ้น ตัวเลือกดังกล่าวมีไว้ในกรณีที่คุณต้องการประหยัดเวลาในการประชุม

ส่งบทสรุปแทนการเชิญ

อีเมลไม่ใช่สิ่งที่ไร้ประโยชน์เสมอไป อีเมลสามารถนำมาใช้เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการลดการเข้าร่วมประชุมในขณะที่บุคคลอื่นยังคงทำงานต่อไปได้ ถ้าคุณมีเพื่อนร่วมงานที่การตัดสินใจของเขาไม่จำเป็นสำหรับการประชุม คุณสามารถส่งอีเมลเพื่ออัปเดตข้อมูลให้บุคคลดังกล่าวได้หลังจากการประชุม เพื่อบอกให้ทราบถึงข้อมูลที่ตัดสินใจไปแล้ว

ทำให้การประชุมของคุณสั้นลง

แบบสำรวจล่าสุดของผู้บริการแสดงให้เห็นว่ามีการเสียเวลาไปกับการประชุม 25 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ บางบริษัทได้นำการยืนประชุมมาใช้งาน แม้ว่าจะไม่เหมาะสมกับการประชุมในทุกรูปแบบ แต่การยืนประชุมที่จัดขึ้นตามความจำเป็นนั้นจะใช้เวลาน้อยลงและมีประสิทธิภาพมากกว่าการนั่งประชุม อีกวิธีหนึ่งคือ ลองย่อหรือรวมการประชุมที่จัดขึ้นเป็นกิจวัตร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้เข้าตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป

ทบทวนการประชุมที่จัดขึ้นเป็นกิจวัตร

เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพทั่วไปคือ การล้างปฏิทินของคุณออกให้หมด ลองยกเลิกการประชุมที่จัดเป็นกิจวัตรสักหนึ่งสัปดาห์และเพิ่มการประชุมดังกล่าวอีกครั้งสำหรับบุคคลที่พลาดจริงๆ เท่านั้น วิธีการนี้แสดงให้เห็นว่าจำนวนการประชุมลดลง 10-30% เมื่อทำเสร็จแล้วทั้งทีม

ทบทวนรายชื่อผู้เข้าร่วม

การประชุมสถานะครั้งสำคัญและการประชุมการอัปเดตสำหรับผู้เข้าร่วมที่ “จำเป็นต้องรู้” สามารถลดความสนใจลงได้เมื่อผู้เข้าร่วมมาไม่ครบ การทำงานพร้อมกันหลายอย่างเป็นตัวบ่งชี้ทั่วไปว่าบุคคลดังกล่าวไม่ได้จำเป็นสำหรับการประชุมจริง คุณสามารถส่งบทสรุปไปแทนได้หรือไม่

ไม่ส่งเสริม "การท่องเที่ยวในธุรกิจ"

ค่าว่า "การท่องเที่ยวในธุรกิจ" ได้ถูกนำมาใช้สำหรับบุคคลในองค์กรที่ "ที่ประสงค์จะเข้าร่วมการประชุมทั้งหมดที่ทำได้ เพื่อให้ตนเองรู้สึกว่าอยู่ในแวดวง" การประชุมที่ประสบความสำเร็จต้องการการเข้าร่วมและการโฟกัสที่มีไดนามิกจากผู้เข้าร่วมทั้งหมด และผู้เข้าประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องอาจทำให้ประสิทธิภาพการประชุมลดลงอย่างมาก ในฐานะผู้จัดประชุม คุณควรลองจำกัดการร่วมกันทำงานของผู้เข้าร่วมการประชุมเพื่อลดสิ่งรบกวนและเพื่อให้ความสนใจที่เพียงพอ

อีเมล

ใช้โทรศัพท์แทน ไม่ "ตอบกลับทั้งหมด" หรือยกเลิกการสมัครสมาชิกจากรายการอีเมลที่จำเป็น ล้วนเป็นทางเลือกที่คุณสามารถทำได้ ถ้าคุณรู้สึกว่าคุณใช้เวลามากเกินกับอีเมล

นำผู้รับอีเมลที่ไม่จำเป็นออก

ก่อนที่จะคลิกส่ง ให้ตรวจดูรายการผู้รับและตรวจสอบว่าแต่ละคนจะเป็นประโยชน์ต่อการสนทนาหรือไม่ ทบทวนซ้ำอีกรอบก่อนที่จะใช้ ตอบกลับทั้งหมด ค่าเริ่มต้นของคุณควรเป็นตอบกลับเฉพาะผู้ส่งเท่านั้น ใช้ ตอบกลับทั้งหมด เฉพาะเมื่อการตอบกลับของคุณเกี่ยวข้องกับทุกคนจริงๆ เท่านั้น ผู้รับบางคนอาจต้องการรับทราบผลการตัดสินใจเพียงอย่างเดียว มากกว่าที่จะรับการสนทนาทั้งหมดจากการใช้สำเนาถึง

ส่งอีเมลให้น้อย แล้วใช้ Skype หรือโทรศัพท์แทน

ก่อนที่จะส่งอีเมลทุกฉบับ ให้พิจารณาตามแนวทางนี้ หน่วยงานเฉพาะกิจทั่วไปสำหรับองค์กรพบว่าการลดการจัดการอีเมล 54 เปอร์เซ็นต์ จะนำมาซึ่งประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น 7 เปอร์เซ็นต์สำหรับทั้งบริษัท คอลัมน์เคล็ดลับการจัดการได้สนับสนุนวิธีการนี้โดยการส่งเสริมให้ผู้บริหารหันมา “ใช้โทรศัพท์” แทน บ่อยครั้งที่ การติดต่อทางโทรศัพท์มีประสิทธิภาพมากกว่าการสนทนาไปมาผ่านอีเมล และยังสามารถตอบคำถามได้ทันที Skype เป็นตัวเลือกที่ดี

ยกเลิกการสมัครเป็นสมาชิกกลุ่มที่คุณไม่ได้อ่าน

ลองนำตนเองออกจากกลุ่มที่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งจริงๆ ถ้าทำไม่ได้ ให้ลบอีเมลหรือย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์ "อ่านในภายหลัง" และไม่ต้องสนใจอีกเลย อาจจะดีกว่าถ้าไม่มีเหล่านั้นกระจายอยู่เต็มกล่องจดหมายของคุณ

สำรองไว้ในกล่องจดหมายอื่น

คุณอาจจะนำกฎสำหรับบริษัทเกี่ยวกับการสำเนาถึงอีเมลดังต่อไปนี้ไปใช้งาน ง่ายนิดเดียว เมื่อตอบกลับอีเมล ให้ย้ายทุกคนที่คุณย้ายได้ไปยัง BCC พร้อมกับข้อความว่า “ย้าย Joe, Sally และ Eileen ไปยัง BCC เพื่อสำรองกล่องจดหมายของบุคคลเหล่านี้” วิธีนี้จะมอบโอกาสให้ผู้ร่วมงานได้คัดค้านว่าตนเองต้องการอยู่ในเธรดนี้หรือไม่ และเป็นวิธีการง่ายๆ ที่บุคคลดังกล่าวจะออกจากอีเมลนี้เพื่อไม่ให้ไปเกะกะในกล่องจดหมายของตนหรือทำให้เสียเวลา การรับรู้ถึงค่าของเวลาสำหรับบุคคลอื่นแบบง่ายๆ นี้ จะช่วยส่งต่อพฤติกรรมอันดีในทุกๆ ครั้งที่มีผู้พบเห็น ส่งต่อไป

หลังเวลางาน

เป็นเพื่อนร่วมงานที่มีความคิดอ่าน!

  • บีบอีเมลและการอัปเดตสถานะโดยแยกเป็นแบบรายวันหรือรายสัปดาห์สำหรับอีเมลชนิด “แจ้งให้ทราบ” วิธีนี้ช่วยลดสิ่งรบกวนและการสุ่มตัวอย่างทั่วไปที่มีสาเหตุมาจากอีเมลที่มีจำนวนมากเกินไป

  • บันทึกแบบร่างหรืออีเมลที่ส่งล่าช้า ไปจนถึงชั่วโมงทำงานปกติของผู้รับ จำกัดอีเมลในตอนกลาง/เช้าตรู่ ไปจนถึงอีเมลด่วนเพื่อตัดสิ่งรบกวนออกไป

  • ปิดการแจ้งเตือนบนโทรศัพท์และเดสก์ท็อปของคุณเมื่อคุณต้องการใช้สมาธิ

แบบเป็นทีม:

  • ตัวอย่างเช่น: ไม่มีการประชุมในวันพุธ

  • เลือกตาม “เวลากลุ่ม”

  • เคารพในเวลาของบุคคลอื่น

  • ตั้งใจดำเนินการประชุมและใส่ใจบุคคลที่คุณเชิญมา

เวลาโฟกัส

เราจะกำหนดเวลาโฟกัสอย่างน้อยสองชั่วโมงติดกันโดยที่ไม่มีการประชุม เวลาโฟกัสหมายถึงเวลาที่เพียงพอเพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับผลลัพธ์ หรือทำงานที่สำคัญอื่นๆ ให้เสร็จ

บล็อกเวลาโฟกัสบนปฏิทินของคุณ

จัดลำดับความสำคัญกับเวลาของคุณและบล็อกไว้เพื่อไม่ให้ลงเวลาซ้อนกัน เช่นเดียวกัน ควรระวังไม่ให้จองเวลาซ้ำกันสำหรับเวลาที่บล็อกไว้ของทีม  

การประชุมน้อยลง

การประชุมน้อยลงอาจหมายถึง เวลาที่มากขึ้นเพื่อที่จะใช้สมาธิกับงานที่มีความสำคัญหรืออื่นๆ

มีเวลาสำหรับส่งเสริมความสัมพันธ์มากขึ้นอาจหมายถึงระดับประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

การมีเวลาพักผ่อนเล็กน้อยในระหว่างเวลาทำงานช่วยเพิ่มความสำเร็จในอาชีพได้มากกว่าการฟื้นฟูจิตใจ การสละเวลาเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์และสร้างเครือข่ายได้พิสูจน์ให้เห็นแล้วว่ามีคุณค่าสำหรับความก้าวหน้าในการทำงานอย่างมาก กรณีศึกษาที่ดำเนินการโดยทีมคู่ค้าได้พิสูจน์ถึงความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานขายที่ประสบความสำเร็จและเครือข่ายขนาดใหญ่ ซึ่งพบว่าพนักงานขายระดับบนเติบโตในเครือข่ายภายในถึง 33% ซึ่งใหญ่กว่าพนักงานที่อยู่ต่ำกว่าระดับเฉลี่ย ในกรณีนี้ การลงทุนในความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานที่สำคัญแสดงถึงประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

ให้เวลากับสิ่งที่สำคัญ

ไปทานข้าวกับทีมของคุณให้อร่อย ก่อนที่จะไม่ได้ทานข้าวเที่ยงแล้วดื่มกาแฟแก้วที่สี่บนโต๊ะทำงานของคุณ คุณควรให้สมองได้หยุดพัก สร้างเครือข่ายของคุณ แล้วคุณอาจจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×