เคล็ดลับในการเตรียมรายชื่อผู้รับอีเมลของคุณ

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

เสมอไม่ว่าฉัน clever ข้อความอีเมลอยู่ นั้นจะมีผลกระทบขนาดเล็กถ้าคุณส่งไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้อง

ยิ่งคุณกำหนดเป้าหมายของคุณจ่าหน้าจดหมายในส่วนของลูกค้าที่อาจจะสนใจเฉพาะเจาะจงข้อเสนอ มากกว่า อัตราความสำเร็จของแคมเปญอีเมล การวางแผนบน devoting ระหว่างสามและครึ่งของอีเมลที่ส่งเสริมการขายเวลาและงบประมาณเพื่อปรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับลูกค้าที่เหมาะสมส่วนกำหนดเป้าหมายของคุณ

คุณสามารถจำกัดรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเพื่อชื่อและที่อยู่อีเม หรือคุณสามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าแต่ละรายการเพื่อให้คุณสามารถจัดประเภทลูกค้าลงในส่วนที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ในบทความนี้

วิธีการใช้ข้อมูลลูกค้า

สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

รวมรายการจากหลายแหล่งข้อมูลลงในหนึ่งรายการ

ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ

วิธีการใช้ข้อมูลลูกค้า

หลังจากที่คุณได้รับข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของคุณและลูกค้าที่อาจเกิดขึ้น ติดตามแอตทริบิวต์ที่พวกเขามีเหมือนกันอาจเป็นประโยชน์มาก รายละเอียดเพิ่มเติมที่คุณเก็บไว้ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ตัวเลือกเพิ่มเติมที่คุณมีเป้าหมายการส่งจดหมายของคุณ

แต่ให้แน่ใจว่า ข้อมูลรายละเอียดที่คุณต้องติดตาม ข้อมูลที่คุณจะใช้ ความซับซ้อนเพิ่มเติมที่คุณเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำงานเพิ่มเติมที่คุณต้องทำเมื่อต้องการรักษารายการของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ข้อมูลลูกค้าในอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • จดหมายไปยังลูกค้าในตำแหน่งที่ตั้งเฉพาะเจาะจง     กรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณตามเมืองหรือรหัสไปรษณีย์ เพื่อให้คุณสามารถประกาศส่งเสริมการเท่านั้นไปยังลูกค้าที่อาศัยอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งบางอย่างได้อย่างง่ายดาย

  • เพิ่มคำทักทายแบบส่วนตัว     การปรับให้เป็นแบบเมล์ โดยรวมของผู้รับแรก หรือสุดท้ายชื่อในบรรทัดแสดงคำทักทายโดยแยกชื่อลงในเขตข้อมูลชื่อเรื่องชื่อและนามสกุลที่ไม่ซ้ำกัน

  • วางตำแหน่งผู้รับของอายุบางอย่าง     แจ้งลูกค้าของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เหมาะสมสำหรับขั้นตอนของลูกค้าเหล่านั้นอายุ (เช่นการวางแผนสำหรับการหมดอายุใน twenties ของพวกเขากับการวางแผนสำหรับการหมดอายุใน fifties ของพวกเขา) ด้วยการรวบรวมวันเกิดของลูกค้าของคุณเป็นปีเกิด(เช่น "1945")

    ถ้าคุณต้องการเสนอการส่งเสริมการขายของขวัญวันเกิดที่มีอยู่ในเดือนปัจจุบันลูกค้าทั้งหมด คุณสามารถรวบรวมวันเกิดของพวกเขาเป็นเดือน วัน ปี(เช่น "1 มกราคม 2000")

  • ปรับการส่งจดหมายที่แยกต่างหาก โดยเพศ     ประกาศบรรทัดผลิตภัณฑ์ใหม่เมื่อต้องการเฉพาะผู้ชายหรือผู้หญิงเท่านั้น โดยรวมของลูกค้าแต่ละเพศ ("บุรุษ" หรือ "สตรี") ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

  • ใช้ซื้อประวัติ     ส่งข้อความประกาศพิเศษไปยังผู้ใช้ได้ทำไว้ล่าสุดซื้อหลัก หรือแจ้งลูกค้าเมื่อคุณมียี่ห้อของพวกเขาบ่อยรุ่นใหม่ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องการติดตามประวัติซื้อของลูกค้า คุณสามารถเพิ่มเติมสามารถแจ้งลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกัน ("ลูกค้าที่ซื้อของคุณจะ พบรายการรายการนี้มีประโยชน์")

ด้านบนของหน้า

สร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย

ในการทำงานพื้นฐาน รายชื่อผู้รับจดหมายเป็นไฟล์ข้อความที่แยกออกจากระเบียนที่ผู้รับลงในเขตข้อมูลทั่วไป รายการดังกล่าวมักจะใช้รูปแบบของแผ่นงานหรือตาราง กับระเบียนแต่ละแถวของตัวเอง แยกออกเป็นคอลัมน์ที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลแต่ละ เช่นรายชื่อผู้รับจดหมายพื้นฐานที่ pictured ต่อไปนี้

รายชื่อผู้รับจดหมายพื้นฐานในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน

รายการซับซ้อนอาจรวมถึงเขตข้อมูลเพิ่มเติม เช่นการกำหนดลักษณะขนาดและสีผลิตภัณฑ์ ซื้อประวัติ วันเกิด และเพศ

ถ้าคุณกำลังสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายเป็นครั้งแรก คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องออกจาก Publisher

สร้างรายชื่อผู้รับ

  1. บนเมนูเครื่องมือ ชี้ไปที่การส่งจดหมายและแค็ตตาล็อก แล้ว คลิ กสร้างสมุดรายชื่อ

  2. ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการของคุณ คุณสามารถกำหนดเอง เขตข้อมูล ด้วยการเพิ่ม เอาออก การเปลี่ยนชื่อหรือเขตข้อมูลการสั่งซื้อใหม่ที่ปรากฏในกล่องโต้ตอบสมุดรายชื่อใหม่

    วิธีการมีดังนี้

    1. คลิกคอลัมน์ที่กำหนดเอง แล้ว เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล คลิกเพิ่ม ในกล่องโต้ตอบเพิ่มเขตข้อมูล พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลของคุณใหม่ แล้ว คลิ กตกลง

      • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลภายใต้ชื่อเขตข้อมูล แล้ว คลิ กลบ

      • การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลภายใต้ชื่อเขตข้อมูล แล้ว คลิกเปลี่ยนชื่อ ในกล่องโต้ตอบเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องถึง แล้ว คลิ กตกลง

      • เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย แล้ว คลิ กย้ายขึ้น หรือย้ายลง จนกระทั่งอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้อง

    2. ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้จนกระทั่งคุณเสร็จสิ้นการแก้ไขรายการชื่อเขตข้อมูล แล้ว คลิ กตกลง

  3. ในกล่องโต้ตอบสมุดรายชื่อใหม่ พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการแรกในเขตข้อมูลเกี่ยวข้องกัน (ชื่อเรื่องชื่อนาม สกุล และอื่น ๆ)

  4. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการป้อนข้อมูลสำหรับรายการแรก คลิกรายการใหม่ หรือกดแป้น TAB

  5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกว่าคุณเสร็จสิ้นการเพิ่มรายการ

  6. คลิก ตกลง

  7. ในกล่องโต้ตอบบันทึกรายการที่อยู่ พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ของคุณในกล่องชื่อไฟล์

    ตามค่าเริ่มต้น สมุดรายชื่อส่วนถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์แหล่งข้อมูลของฉัน ได้ดีที่สุดที่จะเก็บรายการอยู่ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นของ Microsoft Publisher ค้นหาแหล่งข้อมูล

  8. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

รวมรายการจากหลายแหล่งข้อมูล

ถ้าคุณได้ซื้อ หรือรายชื่อผู้รับจดหมาย Publisher ทำให้ง่ายต่อการรวม และการเปลี่ยนแปลงรายชื่อลูกค้าจากหลายแหล่งข้อมูลใน Publisher คุณสามารถเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ โดยประกอบรายชื่อผู้รับจดหมายของ Publisher จากการรวมกันของรายการอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นในโปรแกรมต่อไปนี้:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

คุณยังสามารถใช้รายการที่คุณซื้อ เช่นรายการจากตัวสร้างรายการของ Microsoft

ระบุรายการที่จะเพิ่ม

  1. บนเมนูเครื่องมือ คลิกการส่งจดหมายและแค็ตตาล็อก แล้ว คลิ กจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเปิดบานหน้าต่างงานการผสานอีเมล

    ถ้าสิ่งพิมพ์ที่ถูกเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ ตรวจสอบการเชื่อมต่อ นั้นแล้ว คลิกแก้ไขรายชื่อผู้รับ ในบานหน้าต่างงานการผสานอีเมล ถ้าไม่ได้เชื่อมต่อสิ่งพิมพ์ไปยังรายการผู้รับที่มีอยู่ คลิกตัวเลือกภายใต้สร้างรายชื่อผู้รับ จากนั้น คลิถัดไป: สร้าง หรือการเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้เพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • คลิกเลือกรายการที่มีอยู่ เลือกแหล่งข้อมูลในกล่องโต้ตอบเลือกแหล่งข้อมูล แล้ว คลิ กเปิด

    • คลิกเลือกจากที่ติดต่อ Outlook (ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้เลือกโปรไฟล์จดหมาย คลิกโปรไฟล์ที่ คุณต้อง), แล้ว คลิกตกลง เลือกรายการแจกจ่ายหรือโฟลเดอร์ในกล่องโต้ตอบเลือกติดต่อ นั้นแล้ว คลิกตกลง

    • คลิกพิมพ์รายการใหม่ เพิ่มรายการที่คุณต้องการในกล่องโต้ตอบสมุดรายชื่อใหม่ นั้นแล้ว คลิกตกลง

แก้ไขความขัดแย้งเมื่อรวมรายการ

เมื่อคุณเพิ่มรายชื่อผู้รับจดหมายหนึ่งไปยังอีก อย่าง น้อยหนึ่งเขตข้อมูลในรายการเพิ่มอาจไม่มีที่ตรงกันในรายการที่มีอยู่ ตัวอย่าง สมุดรายชื่อส่วนที่คุณจะเพิ่มอาจมีเขตข้อมูลCompanชื่อ yแต่รายการต้นฉบับอาจไม่

Publisher พร้อมท์ให้คุณแก้ไขไม่ตรงกันระหว่างเขตข้อมูลในรายการแหล่งข้อมูลต่าง ๆ โดยการเปิดกล่องโต้ตอบเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

  1. ในกล่องโต้ตอบเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ เลือกเขตข้อมูลที่ถูกเลือกในคอลัมน์Matched เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการสอดคล้องในรายการเขตข้อมูลรายการผู้รับกับเขตข้อมูลที่ตรงกัน แล้ว คลิ กตรงกันพอดี

  2. ในกล่องโต้ตอบเขตข้อมูลที่ตรงกัน ตรวจสอบว่า เขตข้อมูลที่คุณเลือกจะแสดงอยู่ภายใต้การตรงกันพอดีกับเขตข้อมูลจากรายชื่อผู้รับ หรือเลือกอีก นั้นแล้ว คลิกตกลง

  3. ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในรายการผู้รับของคุณเพื่อให้ตรงกัน เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้อง การเพิ่มในรายการใหม่ (ด้านซ้ายรายการในกล่องโต้ตอบเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ ), คลิกเพิ่ม แล้ว คลิกตกลง เพิ่มเขตข้อมูลจะแสดงภายใต้เขตข้อมูลใหม่ถูกเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

    เคล็ดลับ: เอาเขตข้อมูลสิ่งที่เพิ่มเข้าไป ด้วยการเลือกในกล่องเขตข้อมูลใหม่ถูกเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ แล้ว คลิกเอาออก

รูปของกล่องโต้ตอบเพิ่มลงในรายชื่อผู้รับ

วิธีทำจะจับคู่เขตข้อมูลเมื่อ Publisher ไม่พร้อมท์เตือนฉันเมื่อต้องการได้อย่างไร

  • ในจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ บานหน้าต่างงานภายใต้รายการเพิ่มเติม คลิกเขตข้อมูลที่อยู่ แล้ว คลิ กจับคู่เขตข้อมูล

บันทึกทางลัดไปยังรายการรวม

คุณสามารถสร้างทางลัดไปยังรายการรวมเพื่อใช้ในจดหมายอื่น ๆ เมื่อใดก็ ตามที่คุณแก้ไขในแต่ละรายการในรายการรวม รายการแก้ไขยังอัปเดตในไฟล์ต้นฉบับเดิมถ้าไฟล์นั้นพร้อมใช้งานสำหรับการแก้ไข ถ้าคุณไม่ต้องการอัปเดตไฟล์ต้นฉบับเดิม ส่งออกรายชื่อผู้รับไปยังไฟล์ใหม่

  1. ในบานหน้าต่างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (ขั้นตอนที่ 3: เลือกอีเมผสานผลลัพธ์ ), ภายใต้เตรียมเพื่อตามงานการส่งจดหมายนี้ คลิกบันทึกทางลัดไปยังรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์ พิมพ์ชื่อสำหรับรายการของคุณรวมอยู่ในกล่องชื่อไฟล์

    ตามค่าเริ่มต้น สมุดรายชื่อส่วนถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์แหล่งข้อมูลของฉัน ได้ดีที่สุดที่จะเก็บรายการอยู่ที่นี่ เนื่องจากเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นของ Microsoft Office Publisher ค้นหาแหล่งข้อมูล

  3. คลิก บันทึก

ด้านบนของหน้า

ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ

เมื่อเขตข้อมูลในหลายแหล่งข้อมูลรายการที่ตรงกัน ระเบียนทั้งหมดที่ปรากฏในรายการที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรอง เรียงลำดับ และเลือกผู้รับที่จะรวมไว้ในการผสานอีเมล เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละผู้รับที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละผู้รับที่คุณต้องการรวม

เลือก หรือยกเลิกเลือกรายการทั้งหมด

  • เลือก หรือล้างกล่องกาเครื่องหมายในส่วนหัวของแถว

กรองข้อมูลในรายการ

ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะบางรายการในรายการของคุณ คุณสามารถกรองรายการตามเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือเกณฑ์ หลังจากที่คุณกรองรายการ คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวม และแยกระเบียน

  1. คลิกลูกศรอยู่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการกรองตาม

  2. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • คลิก(ว่าง) เพื่อแสดงทั้งหมดของระเบียนที่เขตข้อมูลสอดคล้องกันว่างเปล่า

    • คลิก(ไม่ว่าง) เพื่อแสดงระเบียนที่เขตข้อมูลสอดคล้องกันประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมด

    • คลิก(ขั้นสูง) เพื่อเปิดตัวกรองและจัดเรียง กล่องโต้ตอบ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์หลายเกณฑ์

      หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองและเรียงลำดับ โดยการคลิกตัวกรอง ภายใต้การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในผู้รับจดหมายเวียน

  3. เคล็ดลับ: ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณประกอบด้วยระเบียนที่แชร์ข้อมูลเดียวกัน และมี 10 หรือน้อยกว่าค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ คุณสามารถกรองข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ถ้ามีที่อยู่หลายรายการนั้นออสเตรเลียเป็นประเทศหรือภูมิภาค คุณสามารถกรองบนออสเตรเลีย

  4. กล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน แสดงเฉพาะระเบียนที่กำหนด เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง คลิก(ทั้งหมด)

เรียงลำดับข้อมูลในรายการ

ถ้าคุณต้องการดูรายการ ตามลำดับตัวอักษร คุณสามารถเรียงลำดับรายการในรายการของคุณ เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับ

    ตัวอย่าง ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามลำดับตัวอักษร โดยนามสกุล คลิกส่วนหัวของคอลัมน์นามสกุล

  • เมื่อต้องการเรียงลำดับตามเกณฑ์หลาย ๆ เกณฑ์โดยใช้ คลิกเรียงลำดับ ภายใต้การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ในกล่องโต้ตอบตัวกรองและเรียงลำดับ เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ

    คลิกตกลง เพื่อกลับไปยังบานหน้าต่างงานการผสานอีเมล

ค้นหารายการที่ซ้ำกัน

เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ส่งจดหมายที่ซ้ำกัน คุณสามารถค้นหา และกำจัดระเบียนในรายการของคุณรวมที่ตรงกับเขตข้อมูลสุด (แต่ไม่จำเป็นทั้งหมด)

  1. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน คลิกค้นหารายการที่ซ้ำกัน

  2. ในกล่องโต้ตอบค้นหารายการที่ซ้ำ ปล่อยให้ตรวจสอบเฉพาะรายการที่คุณต้องการรวม นั้นแล้ว คลิกตกลง

ค้นหาผู้รับที่เฉพาะเจาะจงหรือกลุ่มของผู้รับที่แชร์แอตทริบิวต์แบบทั่วไป

เมื่อต้องการระบุบุคคลหรือกลุ่มของบุคคลที่แชร์แอตทริบิวต์ทั่วไป (เช่นนามสกุล รหัสไปรษณีย์ หรือเดือนเกิด), คุณสามารถค้นหาในรายการ

  1. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน คลิกค้นหาผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบค้นหารายการ พิมพ์แอตทริบิวต์ที่คุณต้อง การค้นหาในกล่องข้อความค้นหา ระบุเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา แล้ว คลิกค้นหาถัดไป

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×