เคล็ดลับในการทำให้สิ่งพิมพ์มีลักษณะเป็นแบบส่วนตัว

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ลูกค้าส่วนใหญ่จะรู้สึกประทับใจกับการที่ร้านค้าหรือภัตตาคารที่พวกเขาไปบ่อยๆ สามารถจดจำข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าได้ ไม่ใช่เพียงแค่การเรียกชื่อ แต่เป็นการรู้ว่าลูกค้าเหล่านั้นชอบอะไรเป็นพิเศษ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจได้รับคำทักทายด้วยประโยคใดประโยคหนึ่งต่อไปนี้

"จำได้ว่า คุณเคยขอให้เราแจ้งให้คุณทราบเมื่อตัวอย่างใหม่มาถึง ตัวอย่างใหม่อยู่ที่นี่แล้ว และมันเป็นสีโปรดของคุณด้วย!"

"ฉันได้บันทึกตารางรายการโปรดไว้สำหรับคุณ และปลาแซลมอนที่คุณโปรดปรานมากเมื่อครั้งล่าสุดที่มาก็มีอยู่ในเมนูพิเศษวันนี้ด้วย"

ในบทความนี้

ทำไมจึงต้องทำให้เป็นแบบส่วนตัว

การตั้งค่าแฟ้มข้อมูล

การเพิ่มช่องที่อยู่และคำทักทาย

การเพิ่มบันทึกย่อและการเชื่อมโยงหลายมิติ

ทำไมจึงต้องทำให้เป็นแบบส่วนตัว

ลูกค้ามักจะชอบที่จะได้รับการจดจำและได้รับความช่วยเหลือ ถ้าไม่มีเหตุผลอื่นใด ก็คงเป็นเพราะลูกค้าเหล่านั้นได้รับสิ่งที่ต้องการอย่างรวดเร็ว การเอาใจใส่ต่อบุคคลในลักษณะนี้จะสร้างความจงรักภักดีของลูกค้า เมื่อร้านค้าและภัตตาคารคอยติดตามความสนใจของลูกค้าอย่างใกล้ชิด ลูกค้าก็มักจะตอบสนองด้วยการกลับมาใหม่ ใช้เวลาและใช้จ่ายที่ร้านนั้นมากขึ้น

การส่งจดหมายก็สามารถทำงานได้ในแนวทางเดียวกัน เมื่อคุณใส่เนื้อหาในจดหมายที่เข้าถึงความสนใจเฉพาะของลูกค้า ลูกค้าก็จะให้ความสนใจและตอบกลับมากขึ้น

การรวบรวมข้อมูลลูกค้าที่คุณต้องการ

จะเห็นได้ชัดว่า การติดตามความสนใจและคุณลักษณะของลูกค้าแต่ละรายอาจเป็นงานที่มีความซับซ้อน คุณต้องรวบรวมข้อมูล เก็บไว้ในรูปแบบที่คุณสามารถเรียกใช้ได้อย่างง่ายๆ คุณต้องกรองข้อมูลนั้นเพื่อให้ได้คุณลักษณะที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณซึ่งส่วนใหญ่จะช่วยคุณในด้านการลงทุนโดยการส่งจดหมายให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ ยิ่งคุณสามารถหาเอกลักษณ์ของลูกค้าที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกันได้มากเท่าใด ก็เป็นไปได้ว่าผลลัพธ์จากการลงทุนของคุณจะมากขึ้นเท่านั้น

Microsoft Office Publisher สามารถช่วยคุณได้ คุณสามารถใส่ข้อมูลลูกค้าลงในฐานข้อมูลที่คุณสร้างขึ้นโดยตรงใน Microsoft Publisher หรือในโปรแกรมอื่น เช่น Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager และ Microsoft Office Access นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้รายการที่คุณสั่งซื้อได้ด้วย เช่น รายการจาก Microsoft List Builder

หลังจากที่คุณรวบรวมข้อมูลแล้ว คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลนั้นเพื่อประเมินสิ่งที่ลูกค้าที่ดีที่สุดของคุณมีเหมือนกัน จัดกลุ่มลูกค้าตามความสัมพันธ์ และทำจดหมายของคุณให้เป็นแบบส่วนตัวเพื่อดึงดูดความสนใจไปที่ความสนใจเฉพาะของลูกค้า

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าแฟ้มข้อมูล

ข้อมูลที่อยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณเพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ต้องมาจากที่ใดที่หนึ่ง นั่นคือเหตุผลว่าเพราะเหตุใดขั้นตอนแรกในการเตรียมสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากคือ การตั้งค่าแฟ้มข้อมูลที่มีข้อมูลที่ติดต่อเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ สำหรับแฟ้มข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้แผ่นงาน Microsoft Office Excel ตาราง Microsoft Office Word ฐานข้อมูล Microsoft Office Access หรือแม้แต่โฟลเดอร์ที่ติดต่อ Microsoft Office Outlook รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณจะถูกสร้างจากแฟ้มข้อมูลนี้

เมื่อคุณตั้งค่าแฟ้มข้อมูล โปรดคำนึงถึงจุดต่อไปนี้เสมอ (ตามที่คุณอ่านตลอดทั้งรายการ อ้างอิงถึงรูปภาพต่อไปนี้ ซึ่งแสดงคอลัมน์ต่างๆ ในแผ่นงาน Excel และเขตข้อมูลผสานบนทั้งสองด้านของไปรษณียบัตร)

  • ชนิดของข้อมูลในคอลัมน์     คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลจะสอดคล้องกับส่วนของข้อมูลหนึ่งส่วนที่คุณต้องการเพิ่มลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการเพิ่มที่อยู่ลูกค้าและบันทึกย่อส่วนบุคคลลงในสำเนาไปรษณียบัตรแต่ละชุดที่คุณพิมพ์ คุณต้องมีคอลัมน์ในแฟ้มข้อมูลสำหรับชื่อ ที่อยู่ เมือง รัฐหรือจังหวัด รหัสไปรษณีย์ และบันทึกย่อส่วนบุคคล

  • หนึ่งรายการต่อแถว     แถวแต่ละแถวในแฟ้มข้อมูลมีข้อมูลที่จะเข้าไปอยู่ในสำเนาของสิ่งพิมพ์หนึ่งชุด ตัวอย่างเช่น ข้อมูลทั้งหมดในแถวที่ 2 ของแผ่นงาน Excel จะเข้าไปอยู่ในไปรษณียบัตรที่คุณจะส่งไปยังลูกค้ารายที่ 1 ข้อมูลทั้งหมดในแถวที่ 3 จะเข้าไปอยู่ในไปรษณียบัตรที่คุณจะส่งไปยังลูกค้ารายที่ 2 และอื่นๆ

  • การเพิ่มเขตข้อมูลลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ     เมื่อต้องการใช้ข้อมูลที่อยู่ในแฟ้มข้อมูล ให้คุณวางเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ของคุณ หนึ่งเขตข้อมูลสำหรับส่วนของข้อมูลแต่ละส่วนที่คุณต้องการให้ปรากฏ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการพิมพ์ชื่อ ที่อยู่ เมือง รัฐหรือจังหวัด รหัสไปรษณีย์ และบันทึกย่อส่วนบุคคล สิ่งพิมพ์ไปรษณียบัตรต้องมีเขตข้อมูลสำหรับส่วนของข้อมูลเหล่านั้น

คอลัมน์ ในกระดาษคำนวณ Excel ตรงกับเขตข้อมูลในสิ่งพิมพ์ไปรษณียบัตร

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในสิ่งพิมพ์ที่คุณตั้งใจจะส่งเมล แฟ้มข้อมูลของคุณต้องรวมคอลัมน์ที่มีข้อมูลแฟ้มรูปภาพด้วย แถวแต่ละแถวในคอลัมน์นั้นควรมีชื่อแฟ้มของรูปภาพเฉพาะ ตัวอย่างเช่น Firstphoto.jpg ถ้ารูปภาพไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับแหล่งข้อมูล ให้ใส่เส้นทางไปยังรูปภาพแต่ละรูปด้วย

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มช่องที่อยู่และคำทักทาย

ทั้งช่องที่อยู่ที่พิมพ์บนจดหมายข่าว (แทนที่จะติดอยู่กับป้ายจ่าหน้าจดหมาย) และคำทักทายที่มีชื่อของลูกค้าเป็นเทคนิคการทำให้เป็นส่วนตัวอย่างง่ายที่แสดงให้เห็นว่าจดหมายของคุณถูกส่งมาเป็นพิเศษสำหรับผู้รับแต่ละรายโดยเฉพาะ

การเพิ่มช่องที่อยู่ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลอื่น

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (ขั้นตอนที่ 2: เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก ช่องที่อยู่

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้คลิกองค์ประกอบที่อยู่ซึ่งคุณต้องการรวมไว้ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ถ้าชื่อของเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้สำหรับช่องที่อยู่ คุณอาจจำเป็นต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการแบบหล่นลงเพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล Publisher

การเพิ่มบรรทัดแสดงคำทักทาย

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (ขั้นตอนที่ 2: เตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก บรรทัดแสดงคำทักทาย

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือกรูปแบบของบรรทัดแสดงคำทักทาย ซึ่งรวมทั้งคำขึ้นต้นจดหมาย รูปแบบชื่อ และเครื่องหมายวรรคตอนที่ตามมา หรือพิมพ์รายการใหม่ในกล่องข้อความแต่ละกล่อง

  3. ป้อนข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏในกรณีที่ Publisher ไม่สามารถแปลชื่อของผู้รับได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อแหล่งข้อมูลไม่มีชื่อหรือนามสกุลของผู้รับ แต่มีเพียงชื่อบริษัท

  4. คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: ถ้าชื่อเขตข้อมูล 'ข้อมูล' ในแหล่งข้อมูลของคุณไม่ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่ Publisher ใช้สำหรับบรรทัดแสดงคำทักทาย คุณอาจต้องคลิก จับคู่เขตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ บรรทัดแสดงคำทักทาย จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ใช้รายการแบบหล่นลงเพื่อเลือกเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลของคุณที่สอดคล้องกับเขตข้อมูลของ Publisher

การเพิ่มรูปภาพลงในที่อยู่

คุณสามารถเพิ่มรูปภาพหรือรูปถ่ายลงในช่องที่อยู่ เช่นเดียวกับในบริเวณใดๆ ในสิ่งพิมพ์ของคุณ รูปภาพที่แสดงสามารถเปลี่ยนแปลงให้เหมาะกับความสนใจในตราสินค้าของลูกค้า อายุ เพศ หรือเขตข้อมูลอื่นที่คุณติดตาม

สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการผสานรูปภาพ และการตั้งค่าไฟล์ข้อมูลของคุณกับรูปภาพของแฟ้มข้อมูล ดูที่การสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนหรือการผสานแค็ตตาล็อก

  1. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้คลิกบริเวณที่คุณต้องการแทรกเขตข้อมูลผสานสำหรับรูปภาพ (ตัวอย่างเช่น บริเวณถัดจากช่องที่อยู่)

  2. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน (ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก เขตข้อมูลรูปภาพ

  3. ในกล่องโต้ตอบ แทรกเขตข้อมูลรูปภาพ ให้เลือกเขตข้อมูลที่สอดคล้องกับข้อมูลรูปถ่ายในแฟ้มข้อมูลของคุณ จากนั้นให้คลิก ตกลง

    Publisher จะแทรกเขตข้อมูลผสานภายในเฟรมรูปภาพลงในสิ่งพิมพ์ของคุณตรงจุดแทรกที่เลือก คุณสามารถปรับขนาดหรือย้ายเฟรมรูปภาพได้

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มบันทึกย่อและการเชื่อมโยงหลายมิติ

ถ้าคุณได้ตั้งค่าแฟ้มข้อมูลของคุณเพื่อเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับลูกค้าของคุณ ตามที่ได้อธิบายใน เคล็ดลับในการเตรียมรายชื่อผู้รับอีเมล คุณสามารถใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้นำส่งเนื้อหาที่กำหนดเป้าหมายไว้โดยเฉพาะที่ความสนใจของลูกค้าของคุณ การนำส่งเนื้อหาที่ตรงกับความสนใจของลูกค้าเป็นรูปแบบการทำให้เป็นส่วนตัวที่มีประสิทธิภาพสูง ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะ

  • ปรับส่งจดหมายแบบแยกตามเพศ     แจ้งให้ลูกค้าชายหรือหญิงทราบถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ โดยการใส่เพศแต่ละเพศของลูกค้า ("ชาย" หรือ "หญิง") ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ จากนั้นให้กรองเพศแต่ละเพศ หรือกรองรายการอย่างง่ายในรายการอื่นในเขตข้อมูล ชื่อ ("นาย" และ "นาง/นางสาว") คุณสามารถใส่ URL (ในการพิมพ์) หรือการเชื่อมโยงโดยตรงไปยังเว็บเพจ (ในอีเมล) สำหรับเพศแต่ละเพศที่อธิบายตัวเลือกของพวกเขา เมื่อต้องการใส่สิ่งดังกล่าว ให้เพิ่ม URL ที่เหมาะสมลงในแต่ละระเบียนในคอลัมน์ที่กำหนดไว้สำหรับวัตถุประสงค์นี้

  • โฟกัสผู้รับของอายุบางอย่าง     แจ้งลูกค้าของผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่เหมาะสมสำหรับขั้นตอนของลูกค้าเหล่านั้นของชีวิต (เช่นการวางแผนสำหรับการหมดอายุใน twenties ของพวกเขากับการวางแผนสำหรับการหมดอายุใน fifties ของพวกเขา) ด้วยการรวบรวมวันเกิดของลูกค้าของคุณเป็นbirth ท่านar (เช่น "1945")

    ถ้าคุณต้องการเสนอของกำนัลส่งเสริมการขายให้กับลูกค้าทั้งหมดที่มีวันเกิดในเดือนนี้ คุณสามารถรวบรวมวันเกิดของลูกค้าเหล่านั้นตาม เดือน วัน ปี (เช่น "มกราคม 1, 2008")

  • ใช้ประวัติการซื้อ     ส่งข้อความประกาศพิเศษไปยังผู้สั่งซื้อรายสำคัญในปัจจุบัน หรือแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อคุณมีผลิตภัณฑ์รุ่นใหม่ๆ ของตราสินค้าที่ลูกค้าโปรดปราน ถ้าคุณติดตามการสั่งซื้อเฉพาะของลูกค้าเหล่านั้น คุณจะสามารถเรียงแฟ้มข้อมูลเพื่อจำแนกประวัติการสั่งซื้อตราสินค้าได้เมื่อคุณได้รับการสินค้าที่เป็นผลิตภัณฑ์ใหม่เข้ามา หรือเพื่อแจ้งลูกค้าเหล่านั้นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องที่ลูกค้ารายอื่นสั่งซื้อ ("ลูกค้าที่ซื้อรายการของคุณจะพบว่ารายการนี้เป็นรายการที่มีประโยชน์")

การเพิ่มบันทึกย่อส่วนบุคคล

คุณสามารถส่งข้อความแบบกำหนดเองไปยังส่วนของลูกค้าแต่ละส่วนที่มีความสนใจร่วมกันได้ เมื่อต้องการส่งข้อความดังกล่าว ให้เพิ่มเขตข้อมูล (หรือคอลัมน์) ลงในแฟ้มเขตข้อมูล 'ข้อมูล' ของคุณเพื่อบรรจุข้อความเหล่านี้ จากนั้นให้เพิ่มข้อความที่เหมาะสมลงในแต่ละระเบียน (หรือแถว) คุณอาจกำหนดความสัมพันธ์ของข้อความเฉพาะกับลูกค้าที่มีเพศเดียวกัน ลูกค้าที่มีอายุหรือวันเกิดเดียวกัน หรือลูกค้าที่ทำการสั่งซื้อสินค้าในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเตรียมรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ให้ดู เคล็ดลับสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย

  1. คลิกกล่องข้อความในสิ่งพิมพ์ของคุณตรงจุดที่คุณต้องการให้ข้อมูลส่วนบุคคลปรากฏ อีกวิธีหนึ่ง ให้คลิก กล่องข้อความ บนเมนู แทรก จากนั้นให้ลากกรอบสี่เหลี่ยมในขนาดที่คุณต้องการ

    • ถ้ามีข้อความอยู่ในกล่องข้อความแล้ว และคุณต้องการที่จะแทนที่ข้อความนั้น ให้เลือกข้อความนั้นด้วย

    • ถ้ามีข้อความอยู่ในกล่องข้อความอยู่แล้ว และคุณต้องการเก็บข้อความนั้นไว้ ให้วางตำแหน่งเคอร์เซอร์ตรงบริเวณที่คุณต้องการแทรกข้อความส่วนบุคคล

  2. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียน ให้คลิกเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่เหมาะสมในกล่องรายการในบานหน้าต่างงาน

การเพิ่มการเชื่อมโยงหลายมิติแบบส่วนบุคคล

คุณสามารถใส่การเชื่อมโยงหลายมิติที่นำทางลูกค้าของคุณไปยังเว็บเพจที่เข้าถึงความสนใจหรือคุณลักษณะเฉพาะของลูกค้า คุณสามารถเพิ่มชื่อลูกค้าหรือเขตข้อมูลอื่นไปยังข้อความของการเชื่อมโยงหลายมิติเพื่อทำให้เป็นส่วนบุคคลอย่างแท้จริง

  1. ในบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ (ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณ) ภายใต้ รายการเพิ่มเติม ให้คลิก แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติส่วนบุคคล

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติส่วนบุคคล ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดงและที่อยู่ของเว็บไซต์ที่คุณต้องการให้ผู้รับเข้าไปดูเมื่อคลิกที่การเชื่อมโยงหลายมิติ

  3. ถ้าคุณต้องการใช้เขตข้อมูลในข้อความที่แสดง ให้คลิกข้อความที่แสดง ในกล่องรายการทางด้านขวาให้คลิกเขตข้อมูล 'ข้อมูล' ที่คุณต้องการแทรก

    หมายเหตุ: ถ้าคุณแทรกเขตข้อมูล 'ข้อมูล' คุณสามารถระบุข้อความแสดงที่ใช้แทนและที่อยู่เว็บสำหรับรายการว่างเปล่าที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล 'ข้อมูล' ที่แทรกไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ข้อความเริ่มต้นสำหรับรายการที่ว่างเปล่า และ ใช้การเชื่อมโยงหลายมิติเริ่มต้นสำหรับรายการที่ว่างเปล่า ตามต้องการ จากนั้นให้พิมพ์ข้อความที่ใช้แทนและที่อยู่เว็บ

    รูปของกล่องโต้ตอบการแทรกการเชื่อมโยงหลายมิติส่วนบุคคล

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×