เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

อีเมสามารถเติมกล่องจดหมายเข้าของ Outlook ได้อย่างรวดเร็ว – สร้างข้อ ความ ข้อความตอบกลับ และส่งต่อได้ ก่อนที่คุณทราบได้ คุณไม่สามารถมีหลักพันของข้อความ ทำให้กล่องจดหมายเข้าของ Outlook และโฟลเดอร์ภายใต้การควบคุม ด้วยการย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บการเก็บถาวร ใช้เก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ ที่ที่จัดเก็บรายการที่เก็บถาวร และระยะเวลาที่ Outlook เก็บรายการไว้ก่อนทำการเก็บถาวรได้

  1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

  2. ภายใต้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. คลิกกล่องเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน แล้วระบุความถี่ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. เลือกตัวเลือกอื่นที่คุณต้องการ เช่น การให้ Outlook ลบรายการเก่าแทนการเก็บถาวร

    เคล็ดลับ: เก็บถาวรและเก็บถาวรอัตโนมัติอาจไม่สามารถใช้ได้ถ้าโปรไฟล์จดหมายของคุณเชื่อมต่อกับ Exchange Server หรืออาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บข้อมูลจดหมายที่ใช้แทนเก็บถาวรอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ดูคำอธิบายการตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติ

เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์

  1. ในรายการโฟลเดอร์ของ บานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ

  2. บนแท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ในครั้งแรกที่คุณเรียกใช้ Outlook เก็บถาวรอัตโนมัติพร้อมใช้งานตามค่าเริ่มต้น และทำงานทุก 14 วัน คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนครั้งที่เก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน ระบุไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่ใช้ในการเก็บรายการที่เก็บถาวร และเลือกเมื่อรายการต่าง ๆ ในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณจะอยู่ภายใต้การเก็บถาวร

  1. เลือกเครื่องมือ >ตัวเลือก จากนั้นเลือกแท็บอื่น ๆ

  2. เลือกเก็บถาวรอัตโนมัติ

    เก็บถาวรอัตโนมัติในกล่องโต้ตอบ 'ตัวเลือกเครื่องมือ'

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน แล้ว ระบุความถี่ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ    เลือกจำนวนครั้งที่คุณต้องการเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อเรียกใช้ การเก็บถาวรข้อมูลจำนวนมากในเวลาเดียวกันอาจลดให้ช้าลงประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น ได้ดีเมื่อต้องการเลือกระยะเวลาที่ช่วยประหยัดกระบวนการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้พิจารณาจำนวนรายการที่คุณโดยทั่วไปจะได้รับในเวลาที่ระบุ และกรอบเวลาที่ปรับเปลี่ยนตามไปด้วย พร้อมท์ก่อนที่เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ     เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการให้ Outlook เพื่อแสดงข้อความเตือนก่อนที่เก็บถาวรอัตโนมัติประมวลผลรายการ Outlook ของคุณ เมื่อคุณเห็นข้อความ คุณสามารถคลิไม่มี เพื่อยกเลิกเซสชันที่เก็บถาวรอัตโนมัติ

    • ลบรายการ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเม) หมดอายุ    ไม่มีเลือกตัวเลือกนี้ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกที่จะมีข้อความอีเมลที่ถูกลบเมื่อช่วงของพวกเขาอายุหมดอายุแล้ว จุดเริ่มต้นสำหรับรายการแบบร่างและกล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นเดือนที่หก และสามเดือนสำหรับรายการที่ถูกส่งของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเวลาเหล่านี้ใช้ตัวเลือกล้างรายการที่เก่ากว่า

    • ลบหรือเก็บถาวรรายการเก่า    คุณต้องเลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรอัตโนมัติเมื่อต้องการลบข้อมูลบางส่วน หรือทั้งหมดเมื่อพวกเขาหมดอายุ ตัวเลือกนี้เรียกใช้ตัวเลือกอื่น ๆ ที่เปิดใช้งานและคุณสามารถตัดสินใจที่จะเก็บถาวรรายการใดที่จะถูกลบเมื่อพวกเขาถึงจุดสิ้นสุดของช่วงอายุ แล้ว เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้กับทั้งการเก็บถาวรและการลบ

      หมายเหตุ: ในกล่องโต้ตอบเก็บถาวรอัตโนมัติ "โฟลเดอร์" อ้างถึงคุณหลัก Outlook คุณลักษณะพื้นที่ เช่นโฟลเดอร์ปฏิทิน และงาน โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์อีเมลของแต่ละรายการ นี่คือเนื่องจากรายการปฏิทินและงานของคุณถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปฏิทิน และงาน ที่เกี่ยวข้อง

    • แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์    เลือกที่จะมีโฟลเดอร์เก็บถาวรที่มีอยู่ในรายการงานของคุณโฟลเดอร์อื่นทำงานในบานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์เก็บถาวร หลัก คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ย่อย และดูรายการของที่เก็บถาวร เมื่อต้องการดูรายการของคุณที่เก็บถาวร คุณสามารถตรวจสอบว่า มีการเก็บถาวรรายการถูกต้อง และคุณยังสามารถลากรายการใด ๆ ที่คุณต้องการกลับไปยังโฟลเดอร์การทำงาน

    • ล้างรายการที่เก่ากว่า     เลือกการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเวลาที่คุณต้องการให้รายการของคุณที่เก็บถาวร ในวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาของวันที่หนึ่งขึ้นระยะเวลาของเดือน 60 หมายความว่า "clean" เมื่อต้องการเก็บถาวรซึ่งเก็บนั่นคือรายการ ไม่ได้หมายความ ว่า "ลบ" เว้นแต่ว่าคุณได้ระบุว่า การตั้งค่าสำหรับโฟลเดอร์อื่น

    • ย้ายรายการเก่าไป     การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตำแหน่งที่ตั้งนี้จะแตกต่างกันสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Microsoft Windows Vista และระบบปฏิบัติการ Windows XP

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Windows XP: Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\user

      ถ้าคุณต้องการตั้งค่าปลายทางอื่นสำหรับที่เก็บถาวรรายการ คุณสามารถเรียกดู และตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งอื่น รายการจะย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งนี้หลังจากช่วงของพวกเขาอายุ

      หมายเหตุ: เก็บถาวรในสถานที่ที่กำหนดเองจะไม่สามารถลบรายการยกเว้นคุณเปิดโฟลเดอร์ และลบด้วยตนเอง

    • รายการที่ถูกลบอย่างถาวร    ตัวเลือกนี้ทำลบรายการหมดอายุแล้วแทนที่จะย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น โฟลเดอร์อื่นที่คุณได้รับการกำหนด หรือโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบในทันที

    • นำการตั้งค่าเหล่านี้ไปยังโฟลเดอร์ทั้งหมดเดี๋ยวนี้     ตัวเลือกนี้นำไปใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณ โฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์อย่าง น้อยหนึ่ง ไม่เลือกตัวเลือกนี้ ใช้คำสั่งแสดงด้านล่างปุ่มที่อธิบายวิธีการระบุการตั้งค่าสำหรับแต่ละโฟลเดอร์แทน คำแนะนำเหล่านี้จะรวมอยู่ในส่วนต่อไปนี้ "เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับแต่ละโฟลเดอร์" เปลี่ยนแปลงไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นนำไปใช้กับโฟลเดอร์ดังกล่าว

    • ข้อมูลนโยบายการเก็บข้อมูล     ในองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลที่กำหนดเวลา และรายการของกล่องจดหมายจะถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ คุณสามารถดูนโยบาย แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ โดยไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม

  5. คลิก ตกลง

เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์

  1. ในรายการโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้ว คลิ กคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกแท็บการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า โปรดดูที่ขั้นตอนที่ 4 ในส่วนข้าง, "ตรวจทาน หรือเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้น"

  4. คลิก ตกลง

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×