เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

อีเมลอาจทำให้กล่องจดหมายเข้า Outlook ของคุณเต็มอย่างรวดเร็วด้วยข้อความใหม่ การตอบกลับ และการส่งต่อ ในไม่ช้า คุณอาจมีข้อความเป็นพันๆ ข้อความ ควบคุมกล่องจดหมายเข้า Outlook ของคุณและโฟลเดอร์ด้วยการย้ายรายการที่เก่ากว่าที่คุณต้องการเก็บไว้ไปที่ เก็บถาวร ใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ในการเรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ตำแหน่งที่จัดเก็บรายการที่เก็บถาวร และระยะเวลาที่ Outlook เก็บรายการไว้ก่อนที่จะเก็บถาวร

  1. คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง

  2. ภายใต้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้คลิก การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. คลิกกล่อง เรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทุกๆ n วัน และระบุความถี่ในการเรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. เลือกตัวเลือกอื่นที่คุณต้องการ เช่น การให้ Outlook บนรายการเก่าแทนการเก็บถาวร

    เคล็ดลับ: เก็บถาวรและเก็บถาวรอัตโนมัติอาจไม่สามารถใช้ได้ถ้าโปรไฟล์จดหมายของคุณเชื่อมต่อกับ Exchange Server หรืออาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บข้อมูลจดหมายที่ใช้แทนเก็บถาวรอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ดู อธิบายการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์

  1. ในรายการโฟลเดอร์ของ บานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ

  2. บนแท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้ Outlook เก็บถาวรอัตโนมัติ จะเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้นและทำงานทุกๆ 14 วัน คุณสามารถเปลี่ยนความถี่ที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทำงานได้ ให้ระบุไฟล์ข้อมูลของ Outlook (.pst) ที่ใช้เพื่อจัดเก็บรายการที่เก็บถาวร แล้วเลือกว่าเวลาที่รายการในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณจะถูกเก็บถาวร

  1. เลือก เครื่องมือ > ตัวเลือก แล้วเลือกแท็บ อื่นๆ

  2. เลือก เก็บถาวรอัตโนมัติ

    เก็บถาวรอัตโนมัติในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกเครื่องมือ

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน แล้วระบุความถี่ที่จะเรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ

  4. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • เรียกใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทุก   เลือกความถี่ที่คุณต้องการให้ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทำงาน เก็บถาวรหลายรายการพร้อมๆ กันอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณช้าลง ดังนั้น การเลือกช่วงเวลาที่ช่วยลดกระบวนการ เก็บถาวรอัตโนมัติ ก็เป็นเรื่องที่ดี ลองพิจารณาจำนวนครั้งที่คุณได้รับรายการโดยทั่วไประหว่างเวลาที่กำหนดและปรับกรอบเวลาให้สอดคล้องกัน พร้อมท์ก่อนที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ ทำงาน    เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการให้ Outlook แสดงข้อความแจ้งเตือนก่อนที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ จะประมวลผลรายการ Outlook ของคุณ เมื่อคุณเห็นข้อความ คุณสามารถคลิก ไม่ใช่ เพื่อยกเลิกเซสชัน เก็บถาวรอัตโนมัติ นั้น

    • ลบรายการที่หมดอายุ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)   ตัวเลือกนี้ไม่ได้รับเลือกตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกลบข้อความอีเมลเมื่อรอบระยะเวลาอายุหมดอายุไปแล้ว ช่วงเวลาเริ่มต้นสำหรับรายการ แบบร่าง และ กล่องจดหมายเข้า ของคุณคือหกเดือน และสามเดือนสำหรับ รายการที่ส่ง ของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเวลาเหล่านี้โดยใช้ตัวเลือก ล้างข้อมูลรายการที่เก่ากว่า

    • เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า   คุณต้องเลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการ เก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อลบรายการบางส่วนหรือทั้งหมดเมื่อหมดอายุ ตัวเลือกนี้จะเปิดใช้งานตัวเลือกอื่นๆ ที่ทำให้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรรายการไหนและจะลบรายการไหนเมื่อสิ้นสุดช่วงอายุ แล้วเลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้กับทั้งการเก็บถาวรและการลบ

      หมายเหตุ: ในกล่องโต้ตอบ เก็บถาวรอัตโนมัติ "โฟลเดอร์" จะหมายถึงพื้นที่ฟีเจอร์หลักของ Outlook เช่น โฟลเดอร์ ปฏิทิน และโฟลเดอร์ งาน และโฟลเดอร์ของอีเมลแต่ละรายการ เนื่องจากรายการ ปฏิทิน และ งาน ของคุณจัดเก็บในโฟลเดอร์ ปฏิทิน และ งาน ตามลำดับ

    • แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์    เลือกเพื่อแสดงรายการโฟลเดอร์ เก็บถาวร กับโฟลเดอร์การทำงานอื่นใน บานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์ เก็บถาวร หลัก คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ย่อยและดูรายการที่เก็บถาวรของคุณได้ เมื่อดูรายการที่เก็บถาวรของคุณ คุณสามารถตรวจสอบว่า ได้เก็บถาวรรายการที่ถูกต้องไว้แล้ว และคุณยังสามารถลากรายการใดๆ ที่คุณต้องการกลับไปที่โฟลเดอร์การทำงานได้

    • ล้างรายการที่เก่ากว่า    เลือกการตั้งค่าเริ่มต้นเมื่อคุณต้องการเก็บถาวรรายการของคุณเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถตั้งค่าระยะเวลาหนึ่งวันจนถึงระยะเวลา 60 เดือน "ล้าง" หมายถึงเก็บถาวร — จัดเก็บ — รายการ ไม่ได้หมายถึง "ลบ" เว้นแต่คุณได้ระบุการตั้งค่าดังกล่าวสำหรับโฟลเดอร์ในตำแหน่งอื่น

    • ย้ายรายการเก่าไปที่    การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตำแหน่งที่ตั้งนี้จะแตกต่างกันสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Microsoft Windows Vista และ Windows XP

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      ถ้าคุณต้องการตั้งค่าปลายทางอื่นสำหรับรายการที่เก็บถาวร คุณสามารถเรียกดูและตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งอื่นได้ รายการจะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งนี้หลังหมดช่วงอายุ

      หมายเหตุ: รายการที่เก็บถาวรในตำแหน่งที่ตั้งแบบกำหนดเองจะไม่ถูกลบเว้นแต่คุณเปิดโฟลเดอร์และลบด้วยตนเอง

    • ลบรายการถาวร    ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่หมดอายุโดยทันทีแทนการย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้น โฟลเดอร์อื่นที่คุณกำหนดไว้ หรือโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ

    • นำการตั้งค่าเหล่านี้ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดในทันที    ตัวเลือกนี้จะนำการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณ ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งรายการ ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้ ใช้คำแนะนำที่แสดงด้านล่างปุ่มที่อธิบายวิธีระบุการตั้งค่าสำหรับแต่ละโฟลเดอร์แทน คำแนะนำเหล่านี้ยังรวมอยู่ในส่วนต่อไปนี้ "เปลี่ยนการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ สำหรับแต่ละโฟลเดอร์" การเปลี่ยนแปลงที่ทำในโฟลเดอร์ที่ระบุจะนำไปใช้กับโฟลเดอร์ดังกล่าวเท่านั้น

    • ข้อมูลนโยบายการเก็บข้อมุล    ในองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลที่ระบุเวลาและวิธีการ เก็บถาวรอัตโนมัติ ของรายการในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถดูนโยบายได้ที่นี่ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม

  5. คลิก ตกลง

เปลี่ยนการตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับแต่ละโฟลเดอร์

  1. ในรายการโฟลเดอร์ บานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกแท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ

  3. เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า โปรดดูขั้นตอนที่ 4 ในส่วนด้านบน "ตรวจทานหรือเปลี่ยนการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ เริ่มต้น"

  4. คลิก ตกลง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×