เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ใน SharePoint

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

เวิร์กโฟลว์ SharePoint เป็นแอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ นับตั้งแต่การรวบรวมลายเซ็น คำติชม หรือการอนุมัติแผนงานหรือเอกสาร ไปจนถึงการติดตามสถานะปัจจุบันของขั้นตอนประจำของการทำงาน เวิร์กโฟลว์ SharePoint ถูกออกแบบมาเพื่อให้คุณประหยัดเวลาและแรงงาน และเพื่อทำให้งานประจำของคุณสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพ

เปรียบเทียบดูระหว่างกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

บทความนี้จะเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ล่วงหน้าที่จะถูกรวมกับ SharePoint 2010 ที่คุณเลือกตัวเลือกในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันของพวกเขาสำหรับใช้ในรายการ ไลบรารี และทั้งไซต์คอลเลกชัน

สามารถกำหนดค่าครอบคลุมมากขึ้นของเวิร์กโฟลว์ที่รวมชนิดเหล่านี้นั่นคือและแม้แต่เมื่อต้อง การสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณเองจากตั้งแต่ต้นนั่นคือ โดยใช้ SharePoint Designer และแอปพลิเคชันอื่น ๆ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการเหล่านั้นดูบทความบทนำสู่การออกแบบ และการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์

ในขณะเดียวกัน ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมทั้งชุด

ถ้าคุณต้องการข้ามไปยังคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจงตรง คุณจะค้นหาลิงก์ไปยังแต่ละรายการในส่วนถัดไป ซึ่งคุณสามารถลิงก์ไปจากสารบัญต่อไปนี้ คืออะไร

คุณต้องการทราบสิ่งใด

เวิร์กโฟลว์ SharePointคืออะไร

กระบวนการใดที่ฉันสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint

การอนุมัติ (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปที่การอนุมัติหรือการปฏิเสธ)

รวบรวมคำติชม (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการคำติชม)

รวบรวมลายเซ็น (กำหนดเส้นทางเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรือฟอร์มไปที่ลายเซ็นดิจิทัล)

การจัดการการอนุมัติ (จัดการเอกสารหมดอายุและการเก็บข้อมูล)

สามสถานะ (ติดตามปัญหา project หรืองานผ่านทางสามสถานะหรือสามระยะ)

ใครสามารถเพิ่มและเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้บ้าง

ฉันจะเพิ่มและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้อย่างไร

ฉันสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint แบบกำหนดเองได้หรือไม่

มีอะไรถัดไป

เวิร์กโฟลว์ SharePoint คืออะไร

คุณอาจจะทราบแล้วว่าผังงานคืออะไร ผังงานคือแผนผังของกระบวนการทำงานแบบกราฟิก ที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ SharePoint เหมือนกับแผนผังลำดับงานแบบอัตโนมัติที่จะช่วยลดแรงงาน การคาดเดา และความไม่มีแบบแผนจำนวนมากออกจากกระบวนการทำงานมาตรฐานของคุณ

ตัวอย่างเช่น ดูที่กระบวนการอนุมัติเอกสารในภาพประกอบ การเรียกใช้กระบวนการนี้ด้วยตนเองหมายถึง คุณจะต้องตรวจสอบและติดตาม การส่งต่อเอกสารและการส่งการเตือนจำนวนมาก ซึ่งคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างน้อยหนึ่งคนจะต้องทำงานแต่ละงานนั้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีงานที่เพิ่มขึ้นมากและ (ที่อาจแย่กว่านั้น) จะมีการขัดจังหวะการทำงานอยู่ตลอด

แต่เมื่อคุณใช้ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสารของ SharePoint เพื่อเรียกใช้กระบวนการงาน งานด้านการตรวจสอบ การติดตาม การเตือนและการส่งต่อทั้งหมดจะทำโดยเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติ ถ้ามีใครทำงานล่าช้าหรือเกิดปัญหาบางอย่าง เวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่จะสร้างการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบ ไม่มีใครในกลุ่มจำเป็นต้องตรวจสอบการทำงานอย่างเข้มงวด เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ SharePoint จะช่วยตรวจสอบกระบวนการทำงานอยู่เสมอ

และเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint เป็นเรื่องง่าย คุณเพิ่งเลือกชนิดของเวิร์กโฟลว์คุณต้องการ ระบุตัวเลือกที่จะทำงานที่ดีที่สุดในสถานการณ์ของคุณ จาก นั้นให้ SharePoint เข้าควบคุม และแน่นอนว่า คุณสามารถยกเลิก หรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ ตามที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

กระบวนการใดที่ฉันสามารถทำให้เป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint

แต่ละชนิดเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่กับการกระทำ SharePoint เช่นเทมเพลต จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์ สำหรับหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลก ชัน ใช้ฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อระบุตัวเลือกและเลือกรายการที่คุณต้องการสำหรับเวอร์ชันนี้นั่นคือบุคคลที่เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้ งาน วันครบกำหนดวิธี การ คุณสามารถเริ่มต้น และ โดย ใคร คำแนะนำจะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงาน และต่อ ๆ เวิร์กโฟลว์

SharePoint 2010 ให้ไว้ล่วงหน้าเวิร์กโฟลว์ห้าชนิด

หมายเหตุ: กับ SharePoint Server 2010 และ SharePoint Online สำหรับ Office 365 for enterprises ทั้งหมดห้าชนิดเวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้จะถูกรวมไว้ กับ SharePoint Online สำหรับ Office 365 สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและผู้เชี่ยวชาญ อย่างไรก็ตาม เฉพาะสามสถานะเวิร์กโฟลว์ชนิดจะรวมอยู่

การอนุมัติ (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการไปที่การอนุมัติหรือการปฏิเสธ)

เครื่องหมายถูก เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกำหนดเส้นทางเอกสาร หรือรายการอื่นเมื่อต้องการกำหนดบุคคลสำหรับการอนุมัติหรือปฏิเสธของพวกเขา

คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารี

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ให้ดูบทความเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั้งหมด

(ยังมีชนิดของเวิร์กโฟลว์อื่น คล้ายกันสำหรับใช้ในการเผยแพร่เว็บไซต์ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศ)

รวบรวมคำติชม (กำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการคำติชม)

เวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมกำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการอื่นกับบุคคลที่กำหนดไว้สำหรับข้อคิดเห็นของพวกเขา

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมรวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมสำหรับเจ้าของเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด และแสดงระเบียนของกระบวนการตรวจทาน

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ให้ดูบทความเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทั้งหมด

รวบรวมลายเซ็น (กำหนดเส้นทางเอกสาร เวิร์กบุ๊ก หรือฟอร์มไปที่ลายเซ็นดิจิทัล)

เวิร์กโฟลว์ รวบรวมลายเซ็น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นกำหนดเส้นทางเอกสาร Microsoft Office กับบุคคลที่กำหนดไว้สำหรับลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา

โปรดสังเกตว่า ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นเท่ากับ Word เอกสาร เวิร์กบุ๊ก Excel, amd ฟอร์ม InfoPath

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ให้ดูบทความเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นทั้งหมด

การจัดการการอนุมัติ (จัดการเอกสารหมดอายุและการเก็บข้อมูล)

เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติการจัดการ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการถูกออกแบบมาเพื่อสนับสนุนระเบียนที่จำบริหารภายในองค์กร เวิร์กโฟลว์นี้จัดการเอกสารหมดอายุและกระบวนการเก็บข้อมูล โดยการอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมการตัดสินใจว่า จะเก็บ หรือลบรายการหรือเอกสารที่หมดอายุ

เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ สร้างงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการสำหรับเอกสารที่เฉพาะเจาะจงและรายการในรายการงานสำหรับเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากเป็นไปได้ว่า เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดการอาจสร้างจำนวนมากงาน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีการกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อรายการมีวันหมดอายุ) เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการมีการสนับสนุนการทำให้เสร็จสมบูรณ์งานจำนวนมาก อื่น ๆ ที่ระเบียน ผู้จัดการหรือบุคคลอื่นได้รับอนุญาตสามารถประมวลผลจำนวนรายการสำหรับการลบในขั้นตอนเดียวมีขนาดใหญ่

คุณสามารถกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจัดการของคุณเพื่อใช้งานในการทำงานร่วมกันโดยใช้คุณลักษณะนโยบายวันหมดอายุของนโยบายการจัดการข้อมูล เพื่อให้เวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ เอกสารหรือรายการบนไซต์หมดอายุ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ให้ดูบทความใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

สามสถานะ (ติดตามปัญหา project หรืองานผ่านทางสามสถานะหรือสามระยะ)

เวิร์กโฟลว์สามสถานะ เวิร์กโฟลว์สามสถานะถูกออกแบบมาเพื่อติดตามสถานะของรายการข้อมูลผ่านทางสามสถานะ (สามระยะ) สามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้องค์กรเพื่อติดตามปัญหาหรือรายการจำนวนมาก ซึ่งสนับสนุนลูกค้าปัญหา ลูกค้าหรืองานโครงการ ตัวอย่างได้

เมื่อมีการเปลี่ยนระหว่างสถานะแต่ละครั้ง เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้แก่บุคคล และส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับงานนั้นไปยังบุคคลนั้น เมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์ เวิร์กโฟลว์จะอัปเดตสถานะของรายการ แล้วจะดำเนินการสถานะถัดไป เวิร์กโฟลว์สามสถานะได้ถูกออกแบบให้ทำงานกับเทมเพลตรายการติดตามปัญหา แต่ยังสามารถใช้กับรายการอื่นๆ ที่มีคอลัมน์ ตัวเลือก ที่มีค่าตั้งแต่สามค่าขึ้นไป

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูบทความใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ

ด้านบนของหน้า

ใครสามารถเพิ่มและเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มหรือเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณต้องมีสิทธิ์ที่ถูกต้องสำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันที่เวิร์กโฟลว์ใช้งานอยู่ ดังนี้

  • เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

  • เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มไว้ (กลุ่มสมาชิกและเจ้าของกลุ่มทั้งสองมีสิทธิ์แก้ไขรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ได้)
    หรืออีกวิธีหนึ่ง เจ้าของสามารถเลือกการกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นเท่านั้นโดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของ

ด้านบนของหน้า

ฉันจะเพิ่มและเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ได้อย่างไร

ไดอะแกรมต่อไปนี้จะมีมุมมองระดับสูงของขั้นตอนพื้นฐานในการวางแผน การเพิ่ม การเรียกใช้ และการปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ SharePoint ส่วนต่างๆ ของแต่ละขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

วางแผนต้องแน่ใจว่า คุณทราบว่ามีตัวเลือกที่คุณต้องการ และข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องมีพร้อมใช้งานเมื่อคุณใช้ฟอร์ม intiation เพื่อเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  • เรียนรู้    ค้นหาชนิดเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่จะทำงานที่คุณต้องเสร็จเรียบร้อยแล้ว

  • เพิ่ม    กรอกฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน

  • เริ่ม    เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณในเอกสารหรือรายการอื่นๆ ในรายการหรือไลบรารีได้ทั้งแบบทำด้วยตนเองหรือแบบอัตโนมัติ (ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยตนเอง คุณจะมีโอกาสเปลี่ยนการตั้งค่าฟอร์มความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์บางอย่างบนฟอร์ม การเริ่มต้น ที่สั้นลง) เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น เวิร์กโฟลว์จะสร้างงาน ส่งข้อความแจ้งเตือน และเริ่มติดตามการกระทำและเหตุการณ์ต่างๆ

  • ติดตาม    ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กำลังทำงานอยู่ คุณสามารถดูหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อดูว่างานใดที่เสร็จสิ้นแล้ว และมีอะไรเกิดขึ้นบ้าง ถ้าจำเป็น คุณสามารถปรับงานในปัจจุบันหรือในอนาคตได้จากที่นี่ หรือแม้กระทั่งยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์นี้

  • รีวิว    เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงานเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถรีวิวประวัติทั้งหมดได้บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้ ในหน้าแสดงสถานะ คุณสามารถสร้างรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยทั่วไปของเวิร์กโฟลว์นี้ได้

  • เปลี่ยนแปลง    ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ทำงานตามที่คุณต้องการ ให้คุณเปิดฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับที่คุณใช้เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้น แล้วลองเปลี่ยนแปลงดู

ด้านบนของหน้า

ฉันสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ SharePoint แบบกำหนดเองได้หรือไม่

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นกับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ภายใน คุณสามารถกำหนดเองได้ต่อไปได้ ด้วยเครื่องมือเช่น SharePoint Designer คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ต้นฉบับของคุณเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

ด้วยการใช้ Workflow Designer คุณสามารถสร้างกฎเพื่อโยงความสัมพันธ์ของเงื่อนไขและการกระทำกับรายการต่างๆ ในรายการและไลบรารี SharePoint การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ ในรายการหรือไลบรารีจะกระตุ้นให้เกิดการกระทำในเวิร์กโฟลว์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพิ่มเติมได้ ถ้าต้นทุนของรายการนั้นเกินกำหนดที่ระบุ

คุณยังสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์สำหรับชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้ามีการเชื่อมโยงกับไลบรารีเอกสารของคุณเวิร์กโฟลว์ หรือมีการกรองข้อมูลให้กับชนิดเนื้อหาเอกสาร กลุ่มการกระทำของชุดเอกสารการตามบริบทปรากฏขึ้น ชุดเอกสารคือ ฟีเจอร์ใหม่ใน SharePoint Server 2010 ที่ช่วยให้กลุ่มของเอกสารเพื่อทำให้เป็นหน่วยเดียว เพื่อให้การกระทำของเวิร์กโฟลว์สำหรับชุดเอกสารจะทำงานบนแต่ละรายการในชุดเอกสารนั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทนำสู่การออกแบบ และการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ถัดไปคืออะไร

ดูอย่างใดอย่างหนึ่งบทความต่อไปนี้สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมชนิด:

และถ้าคุณสนใจในการกำหนดเองเพิ่มเติมใด ๆ ของ basic รวมอยู่ในเวิร์กโฟลว์ชนิดได้แก่นอกเหนือจากสิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยใช้ฟอร์มความสัมพันธ์ นั่นคือ — หรือถ้าคุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเองต้นฉบับจากพื้น ดูบทความบทนำสู่การออกแบบ และการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×