เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ใน SharePoint

เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ใน SharePoint

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เวิร์กโฟลว์ SharePoint จะ applications ขนาดเล็กที่เพิ่มประสิทธิภาพ และทำกระบวนการทางธุรกิจที่หลากหลาย ล่วงหน้า เวิร์กโฟลว์สามารถช่วงจากเก็บรวบรวมลายเซ็น คำติชม หรือการอนุมัติสำหรับแผนหรือ เอกสารเพื่อติดตามสถานะปัจจุบันของกระบวนงานตามปกติ เวิร์กโฟลว์ SharePoint ถูกออกแบบมา เพื่อประหยัดเวลาและแรง และนำความสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพการงานที่คุณทำเป็นประจำ

เวิร์กโฟลว์ SharePoint คืออะไร

คุณอาจจะทราบแล้วว่าผังงานคืออะไร ผังงานคือแผนผังของกระบวนการทำงานแบบกราฟิก ที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ SharePoint เช่นแผนผังลำดับงานแบบอัตโนมัติที่นำจำนวนมากแรงงาน คาดเดา และสุ่มออกจากกระบวนการทำงานมาตรฐานของคุณ ได้

ตัวอย่างเช่น ดูที่กระบวนการอนุมัติเอกสารในภาพประกอบ การเรียกใช้กระบวนการนี้ด้วยตนเองหมายถึง คุณจะต้องตรวจสอบและติดตาม การส่งต่อเอกสารและการส่งการเตือนจำนวนมาก ซึ่งคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างน้อยหนึ่งคนจะต้องทำงานแต่ละงานนั้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีงานที่เพิ่มขึ้นมากและ (ที่อาจแย่กว่านั้น) จะมีการขัดจังหวะการทำงานอยู่ตลอด

แต่เมื่อคุณใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเอกสาร SharePoint เพื่อเรียกใช้กระบวนการ ทั้งหมดที่ตรวจสอบ และการติดตามการแจ้งเตือน และการโอนทำได้ โดยการให้เวิร์กโฟลว์ โดยอัตโนมัติ ถ้าบุคคลล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ หรือถ้าเกิดรื่นอื่น ๆ ประโยชน์สูงสุดของเวิร์กโฟลว์ที่รวมสร้างการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณทราบเกี่ยวกับนั้นไว้ ในกลุ่มไม่มีใครเพื่อตรวจสอบกระบวนการวางเนื่องจาก มีเวิร์กโฟลว์ SharePoint กระบวนคือเสมอถึงการตรวจสอบเอง

และการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint นั้นง่ายมาก เพียงแค่คุณเลือกชนิดของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ แล้วระบุตัวเลือกที่จะทำงานได้ดีที่สุดในสถานการณ์ของคุณ จากนั้นปล่อยให้เวิร์กโฟลว์จัดการ และแน่นอนว่า คุณสามารถยกเลิกหรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ได้ที่คุณต้องการ

แต่ละชนิดเวิร์กโฟลว์ที่รวม act เช่นเทมเพลต คุณเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์ สำหรับหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชันที่ใช้ในฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อระบุตัวเลือกและเลือกรายการที่คุณต้องการสำหรับเวอร์ชันนี้ ตัวเลือกและเลือกรายการเหล่านี้มีใครเวิร์กโฟลว์มอบหมายงานถึง วันครบกำหนดงาน วิธีสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ และ โดย ใคร คำแนะนำในการรวมไว้ในการแจ้งเตือนงาน และต่อ ๆ

สิ่งสำคัญ:  ตามค่าเริ่มต้น การอนุมัติ การรวบรวมคำติชม และเก็บรวบรวมลายเซ็นเวิร์กโฟลว์ ไม่มีการเปิดใช้งานและจะไม่ถูกแสดงใน เลือกกล่องรายการเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ของฟอร์มความสัมพันธ์ เมื่อต้องการทำให้พร้อมสำหรับการใช้งาน ผู้ดูแลไซต์จะต้องเปิดใช้งานที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

มีไว้ล่วงหน้าเวิร์กโฟลว์ห้าชนิด

เครื่องหมายถูก เวิร์กโฟลว์การอนุมัติกำหนดเส้นทางเอกสาร หรือรายการอื่นเมื่อต้องการกำหนดบุคคลสำหรับการอนุมัติหรือปฏิเสธของพวกเขา คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารี เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั้งหมด

เวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมกำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการอื่นกับบุคคลที่กำหนดไว้สำหรับข้อคิดเห็นของพวกเขา เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมรวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมที่เจ้าของเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งหมด และแสดงระเบียนของกระบวนการตรวจทาน เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทั้งหมด

เวิร์กโฟลว์ รวบรวมลายเซ็น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นกำหนดเส้นทางเอกสาร Microsoft Office เพื่อกำหนดบุคคลลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา โปรดสังเกตว่า เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นทำงานกับเอกสาร Word เวิร์กบุ๊ก Excel และฟอร์ม InfoPath เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และสำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นทั้งหมด

เวิร์กโฟลว์สามสถานะ เวิร์กโฟลว์สามสถานะถูกออกแบบมาเพื่อติดตามสถานะของรายการข้อมูลผ่านทางสามสถานะ (สามระยะ) สามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นต้องใช้องค์กรเพื่อติดตามปัญหาหรือรายการจำนวนมาก ซึ่งสนับสนุนลูกค้าปัญหา ลูกค้าหรืองานโครงการ ตัวอย่างได้

เมื่อมีการเปลี่ยนระหว่างสถานะแต่ละครั้ง เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้แก่บุคคล และส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับงานนั้นไปยังบุคคลนั้น เมื่องานนี้เสร็จสมบูรณ์ เวิร์กโฟลว์จะอัปเดตสถานะของรายการ แล้วจะดำเนินการสถานะถัดไป เวิร์กโฟลว์สามสถานะได้ถูกออกแบบให้ทำงานกับเทมเพลตรายการติดตามปัญหา แต่ยังสามารถใช้กับรายการอื่นๆ ที่มีคอลัมน์ ตัวเลือก ที่มีค่าตั้งแต่สามค่าขึ้นไป

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะ

เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติการจัดการ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศจะคล้ายกับเวิร์กโฟลว์ SharePoint อื่น ๆ ที่คล้ายการกำหนดเส้นทางของเนื้อหาผู้เชี่ยวชาญและผู้เกี่ยวข้องสำหรับตรวจทานและการอนุมัติ สิ่งที่ทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติประกาศไม่ซ้ำกันจะถูกออกแบบมาให้โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับตำแหน่งที่การประกาศของเว็บเพจที่ใหม่ และปรับปรุงอย่างใกล้ชิดควบคุมไซต์การประกาศเท่านั้น ในไซต์ต่าง ๆ เหล่านี้ เนื้อหาใหม่ไม่สามารถเผยแพร่จนกว่าจะได้รับการอนุมัติ โดยผู้อนุมัติทั้งหมดในเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม และคำแนะนำทีละขั้นตอน ดูทำงานกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศ

เมื่อต้องการเพิ่มหรือเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณต้องมีสิทธิ์ที่ถูกต้องสำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันที่เวิร์กโฟลว์ใช้งานอยู่ ดังนี้

  • เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้น (กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่)

  • เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มไว้ (กลุ่มสมาชิกและเจ้าของกลุ่มทั้งสองมีสิทธิ์แก้ไขรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ได้)
    หรืออีกวิธีหนึ่ง เจ้าของสามารถเลือกการกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นเท่านั้นโดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของ

ไดอะแกรมต่อไปนี้จะมีมุมมองระดับสูงของขั้นตอนพื้นฐานในการวางแผน การเพิ่ม การเรียกใช้ และการปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ SharePoint ส่วนต่างๆ ของแต่ละขั้นตอนมีดังต่อไปนี้

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

  • วางแผน    ต้องแน่ใจว่าคุณจะใช้ตัวเลือกใด และต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้างในการใช้ฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  • เพิ่ม    กรอกฟอร์มการเริ่มต้นเพื่อเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน

  • เริ่ม    เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณในเอกสารหรือรายการอื่นๆ ในรายการหรือไลบรารีได้ทั้งแบบทำด้วยตนเองหรือแบบอัตโนมัติ (ถ้าคุณเริ่มต้นด้วยตนเอง คุณจะมีโอกาสเปลี่ยนการตั้งค่าฟอร์มความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์บางอย่างบนฟอร์ม การเริ่มต้น ที่สั้นลง) เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น เวิร์กโฟลว์จะสร้างงาน ส่งข้อความแจ้งเตือน และเริ่มติดตามการกระทำและเหตุการณ์ต่างๆ

  • ติดตาม    ในขณะที่เวิร์กโฟลว์กำลังทำงานอยู่ คุณสามารถดูหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อดูว่างานใดที่เสร็จสิ้นแล้ว และมีอะไรเกิดขึ้นบ้าง ถ้าจำเป็น คุณสามารถปรับงานในปัจจุบันหรือในอนาคตได้จากที่นี่ หรือแม้กระทั่งยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์นี้

  • รีวิว    เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงานเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถรีวิวประวัติทั้งหมดได้บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้ ในหน้าแสดงสถานะ คุณสามารถสร้างรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยทั่วไปของเวิร์กโฟลว์นี้ได้

  • เปลี่ยนแปลง    ถ้าเวิร์กโฟลว์ไม่ทำงานตามที่คุณต้องการ ให้คุณเปิดฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับที่คุณใช้เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้น แล้วลองเปลี่ยนแปลงดู

ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากกว่านี้สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้วภายใน คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ด้วยการใช้เครื่องมือ เช่น SharePoint Designer 2013 คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ต้นฉบับของคุณเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

ด้วยการใช้ Workflow Designer คุณสามารถสร้างกฎเพื่อโยงความสัมพันธ์ของเงื่อนไขและการกระทำกับรายการต่างๆ ในรายการและไลบรารี SharePoint การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ ในรายการหรือไลบรารีจะกระตุ้นให้เกิดการกระทำในเวิร์กโฟลว์

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพิ่มเติมได้ ถ้าต้นทุนของรายการนั้นเกินกำหนดที่ระบุ

คุณยังสามารถกำหนดเวิร์กโฟลว์สำหรับชุดของเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณสัมพันธ์กับไลบรารีเอกสาร หรือถูกกรองเฉพาะชนิดเนื้อหา เอกสาร นั้น กลุ่มการกระทำ ชุดเอกสาร ตามบริบทจะปรากฏขึ้น ชุดเอกสารจะอนุญาตให้เอกสารชุดหนึ่งเป็นหน่วยเดียว ดังนั้นการกระทำเวิร์กโฟลว์สำหรับ ชุดเอกสาร จะทำงานบนแต่ละรายการใน ชุดเอกสาร นั้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×