เกี่ยวกับเครื่องมือแฟ้ม SharePoint

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ให้ประโยชน์ต่อองค์กรที่เก็บเนื้อหาแฟ้มในไลบรารีเอกสาร SharePoint ดังต่อไปนี้

  • การเข้าถึงเนื้อหาแฟ้มสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรที่เลือก เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ให้วิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันกับบุคคลที่อยู่ภายนอกไฟร์วอลล์ขององค์กร นอกจากนี้ เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ยังให้สภาพแวดล้อมการทำงานส่วนกลางสำหรับทีมที่อยู่กระจัดกระจายออกไปตามที่ต่างๆ อีกด้วย

  • การเข้าถึงเนื้อหาแฟ้มขณะออฟไลน์ เครื่องมือแฟ้ม SharePoint จะให้สภาพแวดล้อมที่พนักงานที่เดินทางเป็นประจำหรือผู้ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้อย่างจำกัด สามารถเข้าถึง ดู และปรับปรุงเนื้อหาแฟ้มขณะออฟไลน์ได้

  • ผู้ใช้เครื่องมือแฟ้ม SharePoint สามารถใช้คุณลักษณะที่มากมายของโปรแกรมประยุกต์ นอกเหนือไปจากคุณลักษณะที่มีอยู่ในเครื่องมืออื่นๆ ของพื้นที่ทำงานได้

โปรดสังเกตรายละเอียดและคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ในการโต้ตอบกับแฟ้มที่เก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ดังต่อไปนี้

  • เครื่องมือแฟ้ม SharePoint สามารถแมปไปยังไลบรารีเอกสารใน Windows SharePoint Services 3.0 หรือใหม่กว่าเท่านั้น ถ้าคุณพยายามแมปไปยังไลบรารีเอกสารในรุ่นก่อนหน้าของ Windows SharePoint Services จะมีการแสดงข้อผิดพลาดขึ้น

  • ขอแนะนำให้เปิดใช้งานการกำหนดรุ่นในไซต์ SharePoint ที่คุณนำแฟ้มเข้าไปยังเครื่องมือแฟ้ม SharePoint การกำหนดรุ่นจะช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดจากข้อผิดพลาดหรือข้อขัดแย้งในการทำข้อมูลให้ตรงกัน

  • ไลบรารีเอกสาร SharePoint มี Metadata ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนหรือเก็บรักษาไว้ในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint

  • เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ไม่รู้จักมุมมองต่างๆ ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ดังนั้น เครื่องมือแฟ้ม SharePoint อาจมีเอกสารมากกว่าที่ปรากฏอยู่ในไลบรารีเอกสารที่มีการกรองแฟ้มบางแฟ้มออกไปโดยมุมมอง

วิธีการทำข้อมูลให้ตรงกันในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint

ข้อมูลจะได้รับการทำให้ตรงกันในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint ด้วยวิธีต่อไปนี้

  • ข้อมูลจะถูกซิงโครไนซ์ระหว่างสมาชิกเวิร์กสเปซแบบเดียวกับในเครื่องมือไฟล์ Groove: สมาชิกเวิร์กสเปซ online ส่ง และรับการอัปเดเมื่อพวกเขาจะถูกบันทึกไปยังเวิร์กสเปซ

  • การปรับปรุงจะส่งหรือรับจากไซต์ SharePoint โดยอัตโนมัติตามกำหนดการ หรือด้วยตัวสมาชิกเองเมื่อสมาชิกพื้นที่ทำงานที่มีตัวควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันเริ่มต้นการทำข้อมูลให้ตรงกัน

เกี่ยวกับงานของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint

พื้นที่ทำงานที่มีเครื่องมือแฟ้ม SharePoint ต้องมีสมาชิกอย่างน้อยหนึ่งรายที่มีข้อมูลประจำตัวต่อไปนี้

  • สิทธิ์ในการเข้าถึงไลบรารีเอกสารที่จำเป็นสำหรับไซต์ SharePoint ที่เลือก

  • สิทธิ์ที่จำเป็นของ SharePoint สำหรับการส่งและรับการปรับปรุงบนไซต์ SharePoint

    สิทธิ์ขั้นต่ำสำหรับผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันที่ให้ตามสิทธิ์มาตรฐานของ SharePoint คือ "เจ้าของ" ที่เปิดใช้งานตัวเลือก "สนับสนุน" ไว้ สำหรับไซต์ SharePoint ที่มีสิทธิ์แบบกำหนดเอง ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันต้องเปิดใช้งานสิทธิ์ในการเพิ่ม การแก้ไข และการลบรายการ

  • สิทธิ์ที่จำเป็นสำหรับการทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint โดยค่าเริ่มต้นแล้ว สมาชิกทั้งหมดยกเว้นผู้เยี่ยมชมจะมีสิทธิ์ในการทำข้อมูลให้ตรงกันกับไลบรารีเอกสาร SharePoint หรือสิทธิ์ในการขอตัวควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันสำหรับเครื่องมือจากผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบัน

    หมายเหตุ: ถึงแม้ว่าโดยปกติแล้วสมาชิกพื้นที่ทำงานที่มีบทบาทผู้เข้าร่วมจะสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันได้ แต่บทบาทนี้ไม่รวมสิทธิ์ในการลบแฟ้มใดๆ ดังนั้น เมื่อผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันที่มีบทบาทเป็นผู้เข้าร่วมเริ่มต้นการทำข้อมูลให้ตรงกัน อาจเห็นคำเตือนการทำข้อมูลให้ตรงกันที่เกี่ยวกับการไม่สามารถลบแฟ้มได้

สมาชิกที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นทั้งบนไซต์ SharePoint และในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint สามารถทำหน้าที่เป็น "ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกัน" ซึ่งเป็นผู้ที่จะเริ่มต้นการทำข้อมูลให้ตรงกันระหว่างเครื่องมือแฟ้ม SharePoint และไซต์ SharePoint เป็นประจำ หรือผู้ที่เปิดใช้งานเครื่องมือแฟ้ม SharePoint สำหรับการทำข้อมูลให้ตรงกันตามกำหนดการโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การทำข้อมูลให้ตรงกันเสร็จสมบูรณ์ ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันจะต้องออนไลน์และสามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ได้

สมาชิกพื้นที่ทำงานเพียงรายเดียวเท่านั้นที่สามารถเป็นผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันสำหรับเครื่องมือแฟ้ม SharePoint สมาชิกอื่นที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถร้องขอเพื่อทำหน้าที่ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันได้ สมาชิกซึ่งเป็นผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันอยู่ในปัจจุบันสามารถเลือกได้ว่าต้องการที่จะสละบทบาทนี้ หรือปฏิเสธการร้องขอและยังคงความรับผิดชอบไว้ ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันไม่สามารถเริ่มต้นการส่งผ่านหน้าที่ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันให้กับสมาชิกอื่นได้ ความรับผิดชอบงานนี้ต้องถูกร้องขอโดยสมาชิกรายอื่นเท่านั้น

ถ้าผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบันสูญเสียสิทธิ์ในการเป็นผู้รับผิดชอบงานนี้ (ตัวอย่างเช่น ถ้าบทบาทพื้นที่ทำงานของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันถูกปรับลดลง หรือถ้าผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันหยุดการเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงาน) การควบคุมการทำข้อมูลให้ตรงกันจะถูกส่งผ่านไปยังสมาชิกพื้นที่ทำงานรายอื่นที่มีสิทธิ์โดยอัตโนมัติ ถ้าไม่มีสมาชิกพื้นที่ทำงานที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นอยู่ในขณะนี้ เครื่องมือแฟ้ม SharePoint ก็ไม่สามารถทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint ได้อีกต่อไป และจะแปลงกลับไปทำหน้าที่เป็นเครื่องมือแฟ้มแบบมาตรฐาน

ชื่อของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบันจะแสดงอยู่ในแถบสถานะเหนือแท็บเครื่องมือ ดังต่อไปนี้

ชื่อของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบัน

แถบสถานะจะแจ้งผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้ทำข้อมูลให้ตรงกันในเครื่องมือ เมื่อผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันคลิก ทำข้อมูลให้ตรงกันเดี๋ยวนี้... หน้าต่าง แสดงตัวอย่างการทำข้อมูลให้ตรงกัน จะแสดงขึ้นและแสดงการปรับปรุงที่ค้างอยู่ทั้งหมด รวมถึงความขัดแย้งของแฟ้ม ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันสามารถดำเนินการแก้ไขความขัดแย้งก่อนดำเนินการทำข้อมูลให้ตรงกันต่อไป

ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบันควรยอมรับการร้องขอการส่งผ่านงานของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันให้กับสมาชิกรายอื่นที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ SharePoint และสิทธิ์ที่จำเป็นบนไซต์ SharePoint เท่านั้น

ในบางสถานการณ์ งานของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันควรถูกส่งผ่านไปยังสมาชิกรายอื่น ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันจะไม่สามารถเริ่มการทำข้อมูลให้ตรงกันเป็นระยะเวลานาน (อาจเนื่องจากการลาพักร้อน) เขาควรแจ้งให้สมาชิกพื้นที่ทำงานรายอื่นซึ่งมีข้อมูลประจำตัวที่จำเป็นส่งการร้องขอเพื่อเป็นผู้ทำข้อมูลให้ตรงกัน อีกทางเลือกหนึ่งคือ ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันสามารถเปิดใช้งานการทำข้อมูลให้ตรงกันตามกำหนดการโดยอัตโนมัติ แต่กลยุทธ์นี้อาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการทำงานจะยึดตามสมมติฐานว่าคอมพิวเตอร์ของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันสามารถทำงานและออนไลน์ได้ตลอดเวลา

ในแถบสถานะ สมาชิกพื้นที่ทำงานทั้งหมดจะเห็นชื่อของผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันในปัจจุบัน และสามารถชี้ไปที่ไอคอนเชื่อมโยงโฟลเดอร์ที่มาพร้อมกันเพื่อแสดงกล่องข้อความที่มี URL ของไซต์ SharePoint ได้ สมาชิกพื้นที่ทำงานซึ่งมีข้อมูลประจำตัวที่จำเป็นสามารถคลิกไอคอนการเชื่อมโยงโฟลเดอร์เพื่อเปิดเว็บเบราว์เซอร์และไปที่ไซต์ SharePoint หรือคลิก ไปที่ SharePoint บนเมนู แก้ไข

แถบสถานะยังรายงานสมาชิกทั้งหมดเกี่ยวกับการทำข้อมูลวันและเวลาให้ตรงกันครั้งล่าสุดอีกด้วย สมาชิกทั้งหมดสามารถคลิกไอคอน ปฏิทิน เพื่อดูข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการการทำข้อมูลให้ตรงกันได้

ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันสามารถเริ่มงานหลายอย่างโดยการเลือกตัวเลือกในแถบสถานะ ซึ่งได้แก่ การทำข้อมูลให้ตรงกัน การเปลี่ยนแปลงตัวเลือกการจัดกำหนดการ และการแก้ไขข้อผิดพลาดของการทำข้อมูลให้ตรงกัน

ตัวเลือกสำหรับการเริ่มต้นการทำข้อมูลให้ตรงกัน

ตรงมีสองตัวเลือกสำหรับการเริ่มต้นการซิงโครไนซ์:

  • การทำข้อมูลให้ตรงกันด้วยตนเอง เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ เครื่องมือแฟ้ม SharePoint และไซต์ SharePoint จะได้รับการทำข้อมูลให้ตรงกันเมื่อผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันเลือกที่จะเริ่มการทำข้อมูลให้ตรงกันเท่านั้น

  • การทำข้อมูลให้ตรงกันตามกำหนดการ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ ผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันจะตั้งค่าช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับการทำข้อมูลให้ตรงกันโดยอัตโนมัติ

    หมายเหตุ: ในบางครั้ง เซิร์ฟเวอร์อาจเลื่อนการทำข้อมูลให้ตรงกันตามกำหนดการไปยังครั้งต่อไปที่จัดกำหนดการไว้ ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณการใช้งานเครือข่ายในขณะนั้น เป็นต้น

เกี่ยวกับการดำเนินงานตัวควบคุมแหล่งข้อมูล SharePoint

เฉพาะผู้ทำข้อมูลให้ตรงกันเท่านั้นที่สามารถทำงานของตัวควบคุมแหล่งข้อมูล SharePoint ต่อไปนี้กับแฟ้มในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint ได้

  • เช็คเอาท์ไฟล์ เช็คเอาท์ไฟล์อย่างรวดล็อกบนไฟล์บนไซต์ SharePoint ดังนั้นจึง ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ มีการเข้าถึงโดยตรงไปยังไฟล์บนไซต์ SharePoint ปรับปรุงในขณะที่มีพร้อมกันมีการปรับปรุงใน SharePoint Workspace

    หมายเหตุ: การเช็คเอาท์แฟ้มจะดึงรุ่นล่าสุดของแฟ้มจากไลบรารีเอกสาร SharePoint ยกเว้นถ้ารุ่นปัจจุบันของแฟ้มในเครื่องมือแฟ้ม SharePoint มีการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้ทำข้อมูลให้ตรงกัน หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งก็คือ ถ้าคุณแก้ไขแฟ้มใน SharePoint Workspace แล้วทำการเช็คเอาท์ คุณจะไม่เขียนทับแฟ้มรุ่นที่แก้ไขแล้วด้วยสำเนาต้นฉบับจากไลบรารี SharePoint

  • เช็คอินไฟล์ เช็คอินไฟล์จากเครื่องมือไฟล์ SharePoint อัปเดตไฟล์บนไซต์ SharePoint และเอาล็อกเช็คเอาท์

  • ยกเลิกการเช็คเอาท์ ยกเลิกการเช็คเอาท์เพียงแค่เอาล็อกจากไฟล์บนไซต์ SharePoint และทำให้พร้อมใช้งานสำหรับการแก้ไข

เกี่ยวกับการทำสำเนาหรือเก็บถาวรพื้นที่ทำงานที่มีเครื่องมือแฟ้ม SharePoint

คุณสามารถทำซ้ำพื้นที่ทำงานที่มีเครื่องมือแฟ้ม SharePoint หรือบันทึกพื้นที่ทำงานเป็นแฟ้มเก็บถาวรหรือแฟ้มแม่แบบได้ อย่างไรก็ตาม โปรดสังเกตว่าเครื่องมือแฟ้ม SharePoint ในพื้นที่ทำงานที่ทำซ้ำหรือในพื้นที่ทำงานใหม่ที่คุณสร้างจากแฟ้มเก็บถาวรหรือแฟ้มแม่แบบ จะไม่มีการเชื่อมต่อกับไลบรารีเอกสาร SharePoint และมีฟังก์ชันการทำงานที่น้อยลงโดยจะมีเฉพาะฟังก์ชันการทำงานของเครื่องมือแฟ้มมาตรฐานเท่านั้น

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×