อธิบายการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เก็บถาวรอัตโนมัติช่วยจัดการระยะห่างในกล่องจดหมายของคุณ หรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ คุณโดยใช้ ด้วยการย้ายรายการไปยังตำแหน่งเก็บถาวรอัตโนมัติ เก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้สำหรับรายการต่าง ๆ ในโฟลเดอร์ โดยขึ้นอยู่กับเงื่อนไขหนึ่งชุด

  • Outlook ย้ายรายการไปยังไฟล์เก็บถาวร เอาออกได้จากตำแหน่งที่ตั้งเดิม โดยทั่วไปหนึ่งโฟลเดอร์การทำงานของคุณ

    ที่ไม่ Outlook จึงย้ายรายการของฉันได้อย่างไร

    แฟ้มที่เก็บถาวรเป็นชนิดพิเศษของไฟล์ข้อมูล ไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) ในครั้งแรกที่เก็บถาวรอัตโนมัติ Outlook สร้างแฟ้มที่เก็บถาวรอัตโนมัติในตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

    หลังจากที่ Outlook เก็บรายการเป็นครั้งแรก คุณสามารถเข้าถึงรายการต่าง ๆ ในไฟล์ได้โดยตรงจากโฟลเดอร์เก็บถาวร ในของ Outlook รายการโฟลเดอร์ ที่อยู่ในบานหน้าต่างนำทาง คุณยังสามารถสร้างไฟล์ของคุณเองเก็บถาวรสำหรับแต่ละโฟลเดอร์

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์Local Settings หรือภายในเครื่อง พวกเขาอาจถูกซ่อนไว้

    ฉันจะแสดงโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ได้อย่างไร

    • Windows Vista   

      1. คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม

      2. คลิก ลักษณะที่ปรากฏและการปรับเป็นรูปแบบส่วนตัว

        หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้แผงควบคุมในมุมมองคลาสสิค ให้คลิกสองครั้งที่ตัวเลือกโฟลเดอร์ แล้วไปยังขั้นตอนที่ 4

      3. คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์

      4. บนแท็บ มุมมอง ภายใต้การตั้งค่า ขั้นสูง ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้ ให้เลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

    • Windows XP   

      1. คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม

      2. คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์

        กล่องโต้ตอบตัวเลือกโฟลเดอร์

      3. คลิกแท็บ มุมมอง แล้วคลิกตัวเลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

    แฟ้มที่เก็บถาวรเป็นชนิดพิเศษของไฟล์ข้อมูล ไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) ในครั้งแรกที่เก็บถาวรอัตโนมัติ Outlook สร้างแฟ้มที่เก็บถาวรอัตโนมัติในตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

      หลังจากที่ Outlook เก็บรายการเป็นครั้งแรก คุณสามารถเข้าถึงรายการต่าง ๆ ในไฟล์ได้โดยตรงจากโฟลเดอร์เก็บถาวร ในของ Outlook รายการโฟลเดอร์ ที่อยู่ในบานหน้าต่างนำทาง คุณยังสามารถสร้างไฟล์ของคุณเองเก็บถาวรสำหรับแต่ละโฟลเดอร์

      หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นโฟลเดอร์Local Settings หรือภายในเครื่อง พวกเขาอาจถูกซ่อนไว้

      ฉันจะแสดงโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ได้อย่างไร

      • Windows Vista   

        1. คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม

        2. คลิก ลักษณะที่ปรากฏและการปรับเป็นรูปแบบส่วนตัว

          หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้แผงควบคุมในมุมมองคลาสสิค ให้คลิกสองครั้งที่ตัวเลือกโฟลเดอร์ แล้วไปยังขั้นตอนที่ 4

        3. คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์

        4. บนแท็บ มุมมอง ภายใต้การตั้งค่า ขั้นสูง ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้ ให้เลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

      • Windows XP   

        1. คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม

        2. คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์

          กล่องโต้ตอบตัวเลือกโฟลเดอร์

        3. คลิกแท็บ มุมมอง แล้วคลิกตัวเลือก แสดงแฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้

  • เก็บถาวรอัตโนมัติลบรายการที่หมดอายุอย่างถาวร รายการที่หมดอายุเป็นรายการที่มีการส่งผ่านอายุของพวกเขา

    บอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงMicrosoft Outlook หมดอายุเมื่อ

    ช่วงอายุการใช้งานที่เป็นค่าเริ่มต้นซึ่งกำหนดเวลาที่รายการในโฟลเดอร์จะหมดอายุหรือถูกลบ

    โฟลเดอร์

    ช่วงอายุการใช้งาน

    กล่องจดหมายเข้าและแบบร่าง

    6 เดือน

    รายการที่ถูกส่งและรายการที่ถูกลบ

    2 เดือน

    กล่องจดหมายออก

    3 เดือน

    ปฏิทิน

    6 เดือน

    งาน

    6 เดือน

    บันทึกย่อ

    6 เดือน

    บันทึกประจำวัน

    6 เดือน

    หมายเหตุ: โฟลเดอร์ที่คุณสร้างที่ประกอบด้วยชนิดเดียวกันของรายการเป็นกล่องจดหมายเข้าปฏิทินงานบันทึกย่อ หรือบันทึกประจำวัน มีค่าเริ่มต้นเดียวกัน ช่วงอายุ 6 เดือน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ที่มีอีเมลที่คุณสร้างขึ้นสำหรับรายงานสถานะที่ได้รับจากเพื่อนร่วมงานหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณสร้างสำหรับที่ติดต่อส่วนบุคคล

    พิจารณาอายุของรายการ

    ชนิดรายการ

    เวลาเริ่มช่วงอายุ

    ข้อความอีเมล

    วันที่/เวลาที่รับ หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกข้อความครั้งล่าสุด แล้วแต่ว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นหลังสุด

    การประชุม เหตุการณ์ หรือการนัดหมายในปฏิทิน

    วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด แล้วแต่ว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นหลังสุด สำหรับรายการที่เป็นกิจวัตรจะไม่ได้รับการเก็บถาวรอัตโนมัติ

    งาน

    วันที่เสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกงานครั้งล่าสุด งานที่ไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ งานที่มอบหมายให้กับผู้อื่นจะถูกเก็บถาวรในกรณีที่มีการทำเครื่องหมายสมบูรณ์แล้วเท่านั้น

    บันทึกย่อ

    เวลาที่คุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกบันทึกย่อครั้งล่าสุด

    รายการบันทึกประจำวัน

    วันที่ที่สร้างรายการบันทึกประจำวันขึ้น หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงรายการครั้งล่าสุด

    ที่ติดต่อ

    ผู้ติดต่อจะไม่ถูกเก็บถาวรโดยค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรผู้ติดต่อได้ด้วยตนเอง

คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขสำหรับการตั้งค่าเหล่านี้ให้พอดีกับความต้องการเก็บข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูคำอธิบายที่ด้านล่าง หรือสำหรับดูเพิ่มเติมในเชิงลึกที่เก็บถาวรอัตโนมัติ ดูเก็บถาวรอัตโนมัติใช้การสำรองข้อมูล หรือลบรายการ

ตั้งค่าสำหรับรายการที่หมดอายุ และการลบรายการสามารถทำให้สับสนโดยเฉพาะ

บอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับการหมดอายุ และ deleing รายการ

  • รายการจะถูกเก็บในตำแหน่งที่ตั้งที่รายการถูกเก็บถาวร เว้นแต่คุณได้เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยเลือกให้ลบรายการเมื่อรายการนั้นหมดอายุ รายการจะไม่ถูกลบจากตำแหน่งที่ตั้งที่เก็บถาวร แต่จะถูกลบโดยอัตโนมัติได้ก่อนที่รายการจะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เก็บถาวรเท่านั้น หลังจากรายการถูกเก็บถาวรแล้ว คุณต้องลบรายการนั้นด้วยตนเอง

  • การเลือกตัวเลือกเพื่อให้ลบรายการอย่างถาวร จะลบรายการโดยอัตโนมัติเมื่อรายการเหล่านั้นหมดอายุ และจะไม่ถูกเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิก ลบรายการที่หมดอายุแล้วออก (เฉพาะในโฟลเดอร์อีเมล) ตัวเลือกนี้จะลบข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์อีเมลของคุณ เช่น กล่องจดหมายเข้า รายการที่ถูกส่ง หรือแบบร่าง เมื่อรายการเหล่านั้นสิ้นสุดช่วงอายุลง โดยข้อความจะไม่ถูกเก็บถาวร

ตั้งค่าและตัวเลือกสำหรับการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ดูคำอธิบายต่อไปนี้สำหรับการตั้งค่าและตัวเลือกที่คุณสามารถนำไปใช้ได้เมื่อกำหนดการเก็บถาวรอัตโนมัติเอง

การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

1.เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ เลือกจำนวนครั้งที่คุณต้องการเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อเรียกใช้ การเก็บถาวรข้อมูลจำนวนมากในเวลาเดียวกันอาจลดให้ช้าลงประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น ได้ดีขึ้นเพื่อเลือกช่วงของเวลาที่ช่วยประหยัดกระบวนการเก็บถาวรอัตโนมัติ คุณควรพิจารณาจำนวนรายการที่คุณได้รับในเวลาที่ระบุโดยทั่วไป และกรอบเวลาที่ปรับเปลี่ยนตามไปด้วย

พร้อมท์ก่อนที่เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ     เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการให้ Outlook เพื่อแสดงข้อความเตือนก่อนที่เก็บถาวรอัตโนมัติประมวลผลรายการ Outlook ของคุณ เมื่อคุณเห็นข้อความ คุณสามารถคลิไม่มี เพื่อยกเลิกเซสชันที่เก็บถาวรอัตโนมัติ

2 การลบหมดอายุรายการ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเม) ไม่มีเลือกตัวเลือกนี้ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกที่จะมีข้อความอีเมลที่ถูกลบเมื่อช่วงของพวกเขาอายุหมดอายุแล้ว จุดเริ่มต้นสำหรับรายการแบบร่างและกล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นเดือนที่หกและสามเดือนสำหรับรายการที่ถูกส่งของคุณ แต่คุณสามารถเปลี่ยนช่วงเวลาเหล่านี้ใช้ตัวเลือกล้างรายการที่เก่ากว่า

บอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่เฉพาะเจาะจงMicrosoft Outlook หมดอายุเมื่อ

ช่วงอายุการใช้งานที่เป็นค่าเริ่มต้นซึ่งกำหนดเวลาที่รายการในโฟลเดอร์จะหมดอายุหรือถูกลบ

โฟลเดอร์

ช่วงอายุการใช้งาน

กล่องจดหมายเข้าและแบบร่าง

6 เดือน

รายการที่ถูกส่งและรายการที่ถูกลบ

2 เดือน

กล่องจดหมายออก

3 เดือน

ปฏิทิน

6 เดือน

งาน

6 เดือน

บันทึกย่อ

6 เดือน

บันทึกประจำวัน

6 เดือน

หมายเหตุ: โฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้นที่ประกอบด้วยชนิดเดียวกันของรายการเป็นกล่องจดหมายเข้าปฏิทินงานNotes หรือบันทึกประจำวัน มีค่าเริ่มต้นเดียวกัน ช่วงอายุ 6 เดือน

พิจารณาอายุของรายการ

ชนิดรายการ

เวลาเริ่มช่วงอายุ

ข้อความอีเมล

วันที่/เวลาที่รับ หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกข้อความครั้งล่าสุด แล้วแต่ว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นหลังสุด

การประชุม เหตุการณ์ หรือการนัดหมายในปฏิทิน

วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด แล้วแต่ว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นหลังสุด สำหรับรายการที่เป็นกิจวัตรจะไม่ได้รับการเก็บถาวรอัตโนมัติ

งาน

วันที่เสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกงานครั้งล่าสุด งานที่ไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ งานที่มอบหมายให้กับผู้อื่นจะถูกเก็บถาวรในกรณีที่มีการทำเครื่องหมายสมบูรณ์แล้วเท่านั้น

บันทึกย่อ

เวลาที่คุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกบันทึกย่อครั้งล่าสุด

รายการบันทึกประจำวัน

วันที่ที่สร้างรายการบันทึกประจำวันขึ้น หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงรายการครั้งล่าสุด

ที่ติดต่อ

ผู้ติดต่อจะไม่ถูกเก็บถาวรโดยค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรผู้ติดต่อได้ด้วยตนเอง

3 การลบหรือเก็บถาวรรายการเก่า เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการเก็บถาวร แล้ว ถูกลบเมื่อพวกเขาถึงจุดสิ้นสุดของช่วงอายุรายการ Outlook ของคุณ เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อนำไปใช้กับทั้งการเก็บถาวรและการลบ

4 เลือกแสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ มีโฟลเดอร์เก็บถาวรที่มีอยู่ในรายการงานของคุณโฟลเดอร์อื่นทำงานในบานหน้าต่างนำทาง ในโฟลเดอร์เก็บถาวร หลัก คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ย่อย และดูรายการของที่เก็บถาวร เมื่อต้องการดูรายการของคุณที่เก็บถาวร คุณสามารถตรวจสอบว่า มีการเก็บถาวรรายการถูกต้อง และคุณยังสามารถลากรายการใด ๆ ที่คุณต้องการกลับไปยังโฟลเดอร์การทำงาน

5 กำหนดค่าเริ่มต้นสำหรับเวลาที่คุณต้องการให้รายการของคุณที่เก็บถาวร ในวัน สัปดาห์หรือเดือนเลือกล้างรายการที่เก่ากว่า คุณสามารถกำหนดระยะเวลาของวันที่หนึ่งขึ้นระยะเวลาของเดือน 60 หมายความว่า "clean" เมื่อต้องการเก็บถาวรซึ่งเก็บนั่นคือรายการ ไม่ได้หมายความ ว่า "ลบ" เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่ตั้งสำหรับโฟลเดอร์อื่น

6 การย้ายรายการเก่าเมื่อต้องการ ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตำแหน่งที่ตั้งนี้คือแตกต่างกันสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows Vista และ Microsoft Windows XP ถ้าคุณต้องการตั้งค่าปลายทางอื่นสำหรับที่เก็บถาวรรายการ คุณสามารถเรียกดู และตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งอื่น รายการจะย้ายไปยังตำแหน่งที่ตั้งนี้หลังจากช่วงของพวกเขาอายุ

  • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

หมายเหตุ: รายการที่เก็บถาวรในสถานที่ที่กำหนดเองจะถูกลบออกยกเว้นคุณเปิดโฟลเดอร์ และลบด้วยตนเอง

7 ออกอย่างถาวรลบรายการ ตัวเลือกนี้ทันทีลบรายการหมดอายุแล้วแทนที่จะย้ายไปยังตำแหน่งค่าเริ่มต้น เช่นโฟลเดอร์อื่นที่คุณกำหนดหรือโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

8นำการตั้งค่าเหล่านี้ไปยังโฟลเดอร์ทั้งหมดในตอนนี้ ตัวเลือกนี้นำไปใช้ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณ โฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์อย่าง น้อยหนึ่ง ไม่เลือกตัวเลือกนี้ ใช้คำสั่งแสดงด้านล่างปุ่มที่อธิบายวิธีการระบุการตั้งค่าสำหรับแต่ละโฟลเดอร์แทน เปลี่ยนแปลงไปยังโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นนำไปใช้กับโฟลเดอร์ดังกล่าว

9. ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายการเก็บข้อมูล    ในองค์กรของคุณ ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่านโยบายการเก็บข้อมูลทึ่กำหนดว่าจะเก็บถาวรอัตโนมัติรายการในกล่องจดหมายของคุณเมื่อใดและอย่างไร คุณสามารถดูนโยบายได้ที่นี่ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงนโยบายโดยไม่ได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสมได้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×