ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

อธิบายการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

การเก็บถาวรอัตโนมัติ จะช่วยจัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณ หรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณกำลังใช้โดยย้ายรายการไปยังตำแหน่งที่ตั้งการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ การเก็บถาวรอัตโนมัติจะดำเนินการหนึ่งหรือสองขั้นตอนต่อไปนี้ให้เสร็จสิ้นโดยขึ้นอยู่กับตัวเลือก:

  • ย้ายรายการจากตำแหน่งที่ตั้งเดิมไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร ซึ่งตามปกติแล้วจะเป็นโฟลเดอร์ที่ใช้งานอยู่อันใดอันหนึ่งของคุณ

    รายการของฉันจะไปที่ไหน

    ไฟล์เก็บถาวรเป็นไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ชนิดหนึ่ง ครั้งแรกที่เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ ไฟล์ที่เก็บถาวรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    ฉันไม่พบโฟลเดอร์ที่แสดงในบทความนี้

    บางโฟลเดอร์อาจเป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดูโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ใน Windows ให้ดู แสดงไฟล์ที่ซ่อน

  • ลบรายการที่พ้นช่วงอายุอย่างถาวร

หมายเหตุ:  ถ้าคุณเลือกลบรายการต่างๆ รายการดังกล่าวจะไม่ถูกเก็บถาวร ถ้าคุณเลือกเก็บถาวรรายการต่างๆ รายการดังกล่าวจะไม่ถูกลบโดยการเก็บถาวรอัตโนมัติ เมื่อเก็บถาวรรายการต่างๆ รายการดังกล่าวจะถูกลบได้โดยตัวคุณเองเท่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติ ดูที่เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

ช่วงอายุของรายการ Outlook

รายการ Outlook ใดๆ ที่เกินช่วงอายุจะถูกรวมไว้ในการเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งต่อไป เว้นแต่จะทำเครื่องหมายให้ไม่รวมรายการดังกล่าวไว้โดยเฉพาะ ช่วงอายุเริ่มต้นสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ของ Outlook มีดังต่อไปนี้:

โฟลเดอร์

ช่วงอายุ

กล่องขาเข้าและแบบร่าง

6 เดือน

รายการที่ส่งและรายการที่ลบ

2 เดือน

กล่องขาออก

3 เดือน

ปฏิทิน

6 เดือน

งาน

6 เดือน

บันทึกย่อ

6 เดือน

บันทึกประจำวัน

6 เดือน

หมายเหตุ:  โฟลเดอร์ที่คุณสร้างที่มีรายการชนิดเดียวกันกับ กล่องขาเข้า, ปฏิทิน, งาน, บันทึกย่อ หรือ บันทึกประจำวัน จะมีช่วงอายุเริ่มต้นหกเดือนเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์จดหมายที่คุณสร้างไว้สำหรับรายงานสถานะที่ได้รับจากผู้ร่วมงาน หรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณสร้างไว้สำหรับที่ติดต่อส่วนตัว

กำหนดอายุของรายการ

ชนิดของรายการ

เมื่อเริ่มช่วงอายุ

ข้อความอีเมล

วันที่/เวลาที่ได้รับหรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกข้อความครั้งล่าสุด อันใดก็ตามที่ใหม่กว่า การทำเครื่องหมายข้อความเป็นอ่านแล้วหรือยังไม่ได้อ่านเป็นตัวอย่างของการเปลี่ยนข้อความ

การประชุม เหตุการณ์ หรือนัดหมายในปฏิทิน

วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด อันใดก็ตามที่ใหม่กว่า ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติรายการที่เกิดซ้ำ

งาน

วันที่เสร็จสิ้นหรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกงานครั้งล่าสุด งานที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ งานที่มอบหมายให้กับบุคคลอื่นจะถูกเก็บถาวรเว้นแต่ทำเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น

บันทึกย่อ

เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกบันทึกย่อครั้งล่าสุด

รายการบันทึกประจำวัน

วันที่ที่สร้างรายการบันทึกประจำวันหรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด

ที่ติดต่อ

ที่ติดต่อจะไม่ถูกเก็บถาวรตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรได้ด้วยตนเอง

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าและตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ดูคำอธิบายต่อไปนี้สำหรับการตั้งค่าและตัวเลือกที่คุณสามารถนำไปใช้เมื่อกำหนด การเก็บถาวรอัตโนมัติเอง

กล่องโต้ตอบการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก n วัน    เลือกความถี่ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ การเก็บถาวรหลายรายการในครั้งเดียวอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ช้าลง ดังนั้น การใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติให้บ่อยยิ่งขึ้นเพื่อลดจำนวนรายการที่ประมวลผลถือเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

เมื่อต้องการปิดฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก n วัน

พร้อมท์ก่อนเก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน    เลือกว่าคุณต้องการให้ข้อความตัวเตือนปรากฏขึ้นก่อนการเก็บถาวรอัตโนมัติประมวลผลรายการ Outlook ของคุณหรือไม่ เมื่อพร้อมท์ปรากฏขึ้น คุณสามารถคลิก ไม่ใช่ บนข้อความตัวเตือนเพื่อยกเลิกเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัติดังกล่าว

ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น)    ตัวเลือกนี้ปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อลบข้อความหลังจากพ้นช่วงอายุ

เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า    เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่ตามมา ถ้าล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ การเก็บถาวรอัตโนมัติ จะทำงานโดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น

แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์     เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อแสดงรายการโฟลเดอร์เก็บถาวรกับโฟลเดอร์การทำงานอื่นของคุณในบานหน้าต่างการนำทาง ถ้าคุณไม่ได้ใช้ตัวเลือกนี้ คุณยังคงสามารถเปิดโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณ — ให้คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วบนแท็บ เปิด คลิก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook

ล้างรายการที่เก่ากว่า    ระบุอายุที่คุณต้องการให้เก็บถาวรรายการเป็นแบบวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถกำหนดค่าระยะเวลาได้หนึ่งวันจนถึงสูงสุด 60 เดือน

ย้ายรายการเก่าไปยังเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเก็บถาวรรายการเก่าแทนการลบโดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์เริ่มต้นจะปรากฏขึ้นในกล่อง เมื่อต้องการใช้โฟลเดอร์อื่น ให้ใส่ตำแหน่งที่ตั้งโฟลเดอร์ลงในกล่อง หรือคลิก เรียกดู การเลือกตัวเลือกนี้จะล้างการเลือกตัวเลือก ลบรายการอย่างถาวร

ลบรายการอย่างถาวร     ตัวเลือกนี้จะลบรายการใดๆ ที่หมดอายุ ซึ่งจะไม่ย้ายรายการและไม่เก็บสำเนาการเก็บถาวร การเลือกตัวเลือกนี้จะล้างการเลือกตัวเลือก ย้ายรายการเก่าไปยัง

นำการตั้งค่าเหล่านี้ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดเลย    ตัวเลือกนี้จะนำการตั้งค่า การเก็บถาวรอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณ ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าที่ไม่ซ้ำกันสำหรับอย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ ไม่ต้องเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิกขวาโฟลเดอร์ คลิก คุณสมบัติ แล้วไปที่แท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแทน

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×