อธิบายการตั้งค่า เก็บถาวรอัตโนมัติ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

การเก็บถาวรอัตโนมัติจะช่วยจัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณ หรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณกำลังใช้อยู่ ด้วยการย้ายรายการไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ โดยการเก็บถาวรอัตโนมัติจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้ (ขึ้นอยู่กับตัวเลือก)

  • ย้ายรายการจากตำแหน่งที่ตั้งเดิม ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งที่คุณใช้งานอยู่ ไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร

    ทำรายการของฉันจากที่ใด

    แฟ้มที่เก็บถาวรคือแฟ้มข้อมูล Outlook (.pst) ชนิดหนึ่ง เมื่อการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานในครั้งแรก แฟ้มที่เก็บถาวรจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ตำแหน่งที่สร้างแฟ้มขึ้นนั้นจะขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการที่ทำงานอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ

    • Windows 7     C:\Users\ชื่อผู้ใช้ของคุณ\Documents\Outlook Files\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Users\ชื่อผู้ใช้ของคุณ\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents and Settings\YourUserName

      ฉันไม่สามารถค้นหาโฟลเดอร์ที่แสดงอยู่ในบทความนี้

      บางโฟลเดอร์อาจเป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ เมื่อต้องการแสดงโฟลเดอร์ที่ซ่อนใน Windows ให้ทำดังต่อไปนี้

      • คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิก แผงควบคุม

      • คลิก ตัวเลือกโฟลเดอร์

        ถ้าต้องการค้นหา ตัวเลือกโฟลเดอร์ ในกล่องค้นหาที่ด้านบนของหน้าต่าง ให้พิมพ์ ตัวเลือกโฟลเดอร์ ในแผงควบคุมของ Windows XP ให้พิมพ์ ตัวเลือกโฟลเดอร์ ในกล่อง ที่อยู่

      • บนแท็บ มุมมอง ในรายการการตั้งค่า ขั้นสูง ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ ภายใต้ แฟ้มและโฟลเดอร์ที่ซ่อนไว้ ให้เลือก แสดงแฟ้ม โฟลเดอร์ และไดรฟ์ที่ซ่อนไว้

  • การลบรายการที่พ้นช่วงอายุการใช้งานอย่างถาวร

หมายเหตุ: ถ้าคุณเลือกที่จะลบรายการ รายการเหล่านั้นจะไม่ถูกเก็บถาวร ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บถาวรรายการ จะไม่สามารถลบรายการโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติได้ เมื่อรายการถูกเก็บถาวรแล้ว จะสามารถลบรายการเหล่านั้นได้ด้วยตนเองเท่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ดูที่ การใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อสำรองหรือลบรายการ

ช่วงอายุการใช้งานของรายการ Outlook

รายการ Outlook ใดๆ ที่เกินช่วงอายุการใช้งานจะถูกรวมไว้ในการเก็บถาวรอัตโนมัติครั้งถัดไป เว้นแต่รายการนั้นจะถูกทำเครื่องหมายให้แยกออกโดยเฉพาะ ช่วงอายุการใช้งานเริ่มต้นของโฟลเดอร์ Outlook แต่ละโฟลเดอร์มีดังนี้

โฟลเดอร์

ช่วงอายุการใช้งาน

กล่องจดหมายเข้าและแบบร่าง

6 เดือน

รายการที่ถูกส่งและรายการที่ถูกลบ

2 เดือน

กล่องจดหมายออก

3 เดือน

ปฏิทิน

6 เดือน

งาน

6 เดือน

บันทึกย่อ

6 เดือน

บันทึกประจำวัน

6 เดือน

หมายเหตุ: โฟลเดอร์ที่คุณสร้างซึ่งมีรายการชนิดเดียวกันกับ กล่องจดหมายเข้า ปฏิทิน งาน บันทึกย่อ หรือ บันทึกประจำวัน จะมีช่วงอายุการใช้งานเริ่มต้นหกเดือนเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์จดหมายที่คุณสร้างสำหรับรายงานสถานะที่ได้รับจากโฟลเดอร์เพื่อนร่วมงานหรือที่ติดต่อที่คุณสร้างไว้สำหรับที่ติดต่อส่วนบุคคล เป็นต้น

การระบุอายุของรายการ

ชนิดรายการ

เวลาเริ่มช่วงอายุ

ข้อความอีเมล

วัน / เวลาที่ได้รับหรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลง และบันทึกข้อความสุดท้าย ซึ่งมีเวอร์ชันที่ใหม่กว่า ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว หรือยังไม่ได้อ่านเป็นตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงข้อความ

การประชุม เหตุการณ์ หรือการนัดหมายในปฏิทิน

วันที่ที่คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกรายการครั้งล่าสุด แล้วแต่ว่าเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นหลังสุด สำหรับรายการที่เป็นกิจวัตรจะไม่ได้รับการเก็บถาวรอัตโนมัติ

งาน

วันที่เสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกงานครั้งล่าสุด งานที่ไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรอัตโนมัติ งานที่มอบหมายให้กับผู้อื่นจะถูกเก็บถาวรในกรณีที่มีการทำเครื่องหมายสมบูรณ์แล้วเท่านั้น

บันทึกย่อ

เวลาที่คุณเปลี่ยนแปลงหรือบันทึกบันทึกย่อครั้งล่าสุด

รายการบันทึกประจำวัน

วันที่ที่สร้างรายการบันทึกประจำวันขึ้น หรือเมื่อคุณเปลี่ยนแปลงรายการครั้งล่าสุด

ที่ติดต่อ

ผู้ติดต่อจะไม่ถูกเก็บถาวรโดยค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรผู้ติดต่อได้ด้วยตนเอง

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าและตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ดูคำอธิบายต่อไปนี้สำหรับการตั้งค่าและตัวเลือกที่คุณสามารถนำไปใช้ได้เมื่อกำหนดการเก็บถาวรอัตโนมัติเอง

กล่องโต้ตอบการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ n วัน     เลือกถี่เก็บถาวรอัตโนมัติ การเก็บถาวรข้อมูลจำนวนมากในเวลาเดียวกันอาจทำให้ช้าประสิทธิภาพการทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น ได้ดียิ่งขึ้นเมื่อต้องการใช้เก็บถาวรอัตโนมัติบ่อย ๆ เพื่อลดจำนวนของรายการที่ถูกประมวลผล

เมื่อต้องการปิดคุณลักษณะเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ n วัน

พร้อมท์ก่อนเริ่มเก็บถาวรอัตโนมัติ    เลือกว่าคุณต้องการให้ข้อความตัวเตือนปรากฏขึ้นก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะดำเนินการรายการ Outlook ของคุณหรือไม่ เมื่อพร้อมท์ปรากฏขึ้น คุณสามารถคลิก ไม่ใช่ บนข้อความตัวเตือนเพื่อยกเลิกเซสชันการเก็บถาวรอัตโนมัตินั้นได้

ลบรายการที่หมดอายุแล้วออก (เฉพาะในโฟลเดอร์อีเมล)    ตัวเลือกนี้จะปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อลบข้อความที่พ้นช่วงอายุการใช้งานออก

เก็บถาวร หรือลบรายการเก่า    เลือกตัวเลือกนี้ถ้าคุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าที่ตามมา ถ้าล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ การเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงานโดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น

แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์     เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อให้โฟลเดอร์เก็บถาวรที่มีอยู่ในรายการงานของคุณโฟลเดอร์อื่นทำงานในบานหน้าต่างนำทาง ถ้าคุณไม่ใช้ตัวเลือกนี้ คุณยังสามารถเปิดโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณนั่นคือคลิกที่แท็บไฟล์ จาก นั้นบนแท็บเปิด คลิกเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ได้

ล้างรายการที่เก่ากว่า    ระบุอายุการใช้งานที่คุณต้องการให้ทำการเก็บถาวรรายการเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน คุณสามารถกำหนดค่าช่วงเวลาได้ตั้งแต่หนึ่งวันจนถึงสูงสุดที่ 60 เดือน

ย้ายรายการเก่าไปที่    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเก็บถาวรรายการเก่าแทนที่จะลบออกโดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์เริ่มต้นจะปรากฏขึ้นในกล่อง เมื่อต้องการใช้โฟลเดอร์อื่น ให้ป้อนตำแหน่งที่ตั้งโฟลเดอร์ในกล่อง หรือคลิก เรียกดู การเลือกตัวเลือกนี้จะเป็นการล้างการเลือกตัวเลือก ลบรายการอย่างถาวร

รายการที่ถูกลบอย่างถาวร     ตัวเลือกนี้ลบรายการใด ๆ ที่หมดอายุแล้ว พวกเขาจะถูกย้าย และคัดลอกไม่มีการเก็บถาวรจะถูกเก็บ เลือกตัวเลือกนี้รวมทั้งล้างการเลือกตัวเลือกย้ายรายการเก่าไป ด้วย

ใช้การตั้งค่าเหล่านี้กับโฟลเดอร์ทั้งหมดเดี๋ยวนี้    ตัวเลือกนี้จะนำการตั้งค่าการเก็บถาวร ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนแปลงของคุณ ไปใช้กับโฟลเดอร์ทั้งหมด เมื่อต้องการระบุการตั้งค่าเฉพาะสำหรับโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งหรือหลายโฟลเดอร์ อย่าเลือกตัวเลือกนี้ แต่ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์นั้นแล้วคลิก คุณสมบัติ จากนั้นให้ไปที่แท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าของโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×