หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อใช้ปฏิทิน Outlook

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อใช้ปฏิทิน Outlook

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ปฏิทิน Outlook ได้รับการผสานรวมเข้ากับอีเมล ที่ติดต่อ และฟีเจอร์อื่นๆ อย่างเต็มรูปแบบ การผสานรวมนี้ทำให้คอมโพเนนต์ของปฏิทินเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ของ Outlook ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ในบทความนี้ เราจะแนะนำการใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ของปฏิทินให้แก่คุณ นอกจากนี้ เราจะแนะนำการปรับปรุงต่างๆ ของปฏิทินซึ่งมีเป้าหมายเพื่อให้ประสบการณ์การใช้งานของคุณมีลักษณะที่สอดคล้องกันมากขึ้นโดยเฉพาะ

หมายเหตุ: เพิ่มประสิทธิภาพปฏิทินหลายถูกเพิ่มไปแพคการบริการ Outlook 2007 ในกรณีนี้ ที่แนะนำของเราแรกคือ ให้คุณทำให้แน่ใจว่าจะใช้ Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) หรือในภายหลัง ส่วนด้านล่างนี้สมมติว่า คุณกำลังใช้ Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 หรือ Outlook 2016

การส่งต่อการเรียกประชุม

ถ้าคุณกำลังใช้งาน Outlook 2007 คุณไม่ควรส่งต่อการเรียกประชุม เนื่องจากการทำเช่นนั้นอาจส่งผลให้การประชุมหายหรือไม่ตรงกันได้ คุณควรบอกให้ผู้จัดการประชุมเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังการเรียกประชุมเดิมแทน

ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2010 หรือใหม่กว่า และคุณเป็นผู้เข้าร่วมการประชุม คุณสามารถส่งต่อการประชุมกับบุคคลอื่นที่กำลังใช้ Outlook 2010 หรือใหม่กว่า มีฟีเจอร์การประชุมไปข้างหน้าแจ้งให้ทราบ เมื่อคุณใช้ Outlook 2010 หรือใหม่กว่า การส่งต่อการประชุมกับบุคคลที่ถูกไม่เคยได้รับเชิญการประชุม Outlook ส่งการแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุมกับผู้จัดการประชุม เมื่อตัวจัดระเบียบได้รับการแจ้งเตือนการประชุม ผู้เข้าร่วมใหม่จะถูกเพิ่มลงของผู้จัดประชุม ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมที่มีอยู่จำเป็นต้องทราบว่า มีการเพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมในการประชุม แล้วตัวจัดระเบียบต้องเปิดการประชุม และส่งการอัปเดตการประชุมกับผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมด

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นทราบ การประชุม แต่เชิญพวกเขาไม่ เพียงแค่ลากร้องขอการประชุมจากปฏิทินของคุณไปไอคอนจดหมาย ทางด้านซ้ายล่างของ Outlook เช่นนี้เปิดข้อความอีเมเรื่องข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมที่คุณสามารถส่งออกไป โปรดสังเกตว่า อีเมลนี้ไม่เพิ่มผู้รับในการประชุม และประกอบด้วยข้อมูลการประชุมเช่นวัน เวลา เรื่อง และวาระการประชุมเท่านั้น

สำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 ยังนำไปข้างหน้าแจ้งให้ทราบประชุมเป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์การเข้าร่วมปฏิทิน ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อเชื่อมต่อไปยังกล่องจดหมายบนองค์กร Exchange Server ลักษณะการทำงานการแจ้งให้ทราบไปข้างหน้าประชุมอาจอยู่ภายใต้การตั้งค่า Exchange ถ้ากำหนดค่าโดยผู้ดูแลระบบ Exchange ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถป้องกันไม่ให้แจ้งให้ทราบไปข้างหน้าประชุมจากถูกส่งไปยังโดเมนระยะไกล

โดยทั่วไป เราไม่แนะนำให้ผู้เข้าร่วมส่งต่อการประชุมถ้าพวกเขาไม่ได้อยู่ในองค์กร Exchange เดียวกันกับผู้จัด เว้นแต่เงื่อนไขต่อไปนี้ทั้งหมดเป็นจริง

  • ผู้เข้าร่วมใช้ Microsoft Outlook 2010 หรือใหม่กว่า

  • ผู้ดูแลระบบ Exchange ของผู้เข้าร่วมอนุญาตให้ส่งการแจ้งให้ทราบเรื่องการส่งต่อการประชุมไปยังโดเมนระยะไกล

  • ผู้จัดใช้ไคลเอ็นต์ Microsoft Outlook

ในกรณีของผู้เข้าร่วมประชุมที่ใช้ระบบจดหมายที่ไม่ใช่ Exchange โดยทั่วไปจะแนะนำไม่ให้ส่งต่อการประชุม เว้นแต่เงื่อนไขต่อไปนี้ทั้งหมดเป็นจริง:

  • ผู้เข้าร่วมใช้ Microsoft Outlook 2010 หรือใหม่กว่า

  • ผู้จัดใช้ไคลเอ็นต์ Microsoft Outlook

ถ้าสาเหตุใดก็ตาม ตัวจัดระเบียบไม่ได้รับการแจ้งเตือนการส่งต่อการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกเพิ่มในการประชุมของตัวจัดระเบียบไม่ ถ้าตัวจัดระเบียบในภายหลังการเปลี่ยนแปลงการประชุม และส่งออกการอัปเด เครื่องหมายอัปเดจะถูกส่งไปที่ได้รับเชิญเดิมเท่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมที่ได้รับการส่งต่อสำเนาของการประชุมก่อนหน้านี้จะไม่ได้รับการปรับปรุง

ถ้าข้อจำกัดต่าง ๆ ข้างบนป้องกันไม่ให้คุณเสร็จเรียบร้อยแล้ว และอย่างสอดคล้องกันโอนเชิญเข้าร่วมประชุม ได้ดีที่สุดเพียงแค่ขอให้ผู้จัดการประชุมเมื่อต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมต้องการ เป็นเรื่องสำคัญเพื่อขอให้ผู้จัดการประชุมเพื่อเพิ่มผู้เข้าร่วมต้องถ้าคุณไม่แน่ใจว่าทั้งของคุณ และสภาพแวดล้อมของผู้เข้าร่วมต้องตรงตามเงื่อนไขข้างบน

หมายเหตุ: ผู้รับมอบสิทธิ์ Outlook ไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบเรื่องการส่งต่อการประชุม

ดำเนินการการเรียกและการยกเลิกการประชุมทั้งหมด

แม้ว่าคุณสามารถลบการเรียกประชุมได้โดยตรงจากกล่องจดหมายเข้าของคุณ คุณควรดำเนินการเรียกประชุมได้อย่างถูกต้อง โดยไม่ว่าจะยอมรับ หรือปฏิเสธได้ ใช้เอาออกจากคำสั่งปฏิทินในการประมวลผลการยกเลิกการประชุมจากกล่องจดหมายเข้าของคุณเสมอ หลีกเลี่ยงการประมวลผลการประชุมได้โดยตรงจากโมดูปฏิทิน

การทำงานกับการประชุมที่เป็นกิจวัตร

ตั้งค่าวันที่สิ้นสุดและจำกัดจำนวนครั้ง

Outlook ทำให้ง่ายต่อการจัดกำหนดการการประชุมที่มีหลายครั้งตามปกติ เราขอแนะนำว่า คุณเสมอตั้งวันสิ้นสุด และจำกัดเหตุการณ์ที่เป็นกิจวัตรเพื่อระบุจำนวนครั้งที่ปรากฏ การประชุมที่เป็นกิจวัตร น่าจะจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนในบางกรณี ตัวอย่าง ผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกเพิ่ม หรือถูกเอาออกจากแบบครั้งเดียว หรือตำแหน่งที่ตั้งของการประชุมหรือเวลาที่จะเปลี่ยนแปลงเนื่องจากวันวันหยุดพักผ่อนหรือสถานการณ์เมตริกซ์ Outlook จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ซ้ำกันแต่ละเป็นตัวยกเว้นของการประชุม ผลลัพธ์กับการประชุมที่ มีข้อยกเว้นสำหรับจำนวนมีขนาดใหญ่ในชุดการประชุมที่เป็นเรื่องยากการจัดการ นอกจากนี้ จะสามารถนำลักษณะการทำงานที่ไม่คาดคิด คุณสามารถสร้างชุดการประชุมใหม่เสมอเมื่อสิ้นสุดลงปัจจุบัน เมื่อคิดถึงเกี่ยวกับจำนวนครั้ง พิจารณาความถี่ ในรอบระยะเวลาของปี การประชุมรายสัปดาห์สองครั้งจะมีเหตุการณ์เพิ่มเติมเกี่ยวกับ 90 กว่าการประชุมรายเดือนในระหว่างช่วงเวลาเดียวกันนั้น

จบการประชุมที่เป็นกิจวัตรก่อนวันสิ้นสุดเดิม

แม้ว่าคุณจะสามารถยกเลิกการประชุมที่เป็นกิจวัตรได้ ตัวเลือกที่ดีกว่าคือการเปลี่ยนวันที่สิ้นสุดสำหรับชุดการประชุม ซึ่งจะทำให้คุณและผู้ร่วมประชุมสามารถเก็บระเบียนการประชุมที่เกิดขึ้นในอดีตได้ ถ้าคุณยกเลิกการประชุมที่เป็นกิจวัตรทั้งหมด ประวัตินั้นจะสูญหายไป ตัวเลือกที่ดีที่สุดก็คือการตั้งค่าวันที่สิ้นสุดใหม่ แล้วส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด ซึ่งจะทำให้ชุดการประชุมคุณจบลงก่อนเวลาที่กำหนดในขณะที่ยังเก็บระเบียนการประชุมก่อนหน้าไว้

หมายเหตุ: ถ้าคุณสิ้นสุดในชุดการประชุมก่อน ข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่เป็นกิจวัตรจะสูญหาย เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อยกเว้น ดู "สิ้นสุดการตั้งค่าวัน และจำกัดจำนวนครั้ง" ด้านบน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการยกเลิกการประชุมในอนาคตทั้งหมดในชุดหนึ่ง ให้ดูที่ ยกเลิกการประชุมในอนาคตทั้งหมดในชุดหนึ่ง

เปลี่ยนผู้จัด

Outlook ไม่มีวิธีในการเปลี่ยนผู้จัดการประชุม เมื่อต้องการเปลี่ยนผู้จัดการประชุมของการประชุมที่เป็นกิจวัตร ให้จบการประชุมที่เป็นกิจวัตร เมื่อต้องการดำเนินการนี้ ให้ตั้งค่าวันที่สิ้นสุดก่อนเวลาที่กำหนดและส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด หลังจากคุณดำเนินการขั้นตอนนี้เสร็จสิ้น ผู้จัดใหม่ควรสร้างการประชุมที่เป็นกิจวัตรใหม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันสิ้นสุดก่อนหน้า ดูที่ยกเลิกการประชุม

หลีกเลี่ยงการใช้การประชุมที่เป็นกิจวัตรเพื่อแชร์สิ่งที่แนบมา

สิ่งที่แนบมาจะเพิ่มความซับซ้อนของข้อยกเว้นการประชุมที่เป็นกิจวัตร โดยแต่ละข้อยกเว้นจะมีสำเนาของสิ่งที่แนบมาของตัวเอง เมื่อข้อยกเว้นถูกเพิ่มลงในการประชุมที่เป็นกิจวัตร สำเนาใหม่ของสิ่งที่แนบมาจะถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงชุดของสิ่งที่แนบมาหนึ่งชุด การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะไม่ถูกนำไปใช้กับข้อยกเว้นอื่นๆ ถ้าคุณจำเป็นต้องให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดมีสำเนาการเปลี่ยนแปลงล่าสุดสำหรับการประชุมที่ระบุใดๆ ให้แชร์เอกสารผ่านทางบริการการแชร์ เช่น OneDrive ผู้ใช้ในองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จาก SharePoint หรือเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ที่แชร์อื่นๆ บนเครือข่ายได้

หลีกเลี่ยงการทำสำเนาการประชุม

ตามการออกแบบ Outlook เอาการเชื่อมโยงระหว่างการประชุมที่คัดลอกและการประชุมเดิม ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความไม่สอดคล้อง Outlook เวอร์ชันใหม่กว่าเพิ่มสตริงข้อความ "คัดลอก: " การชื่อเรื่อง จะทำให้ง่ายต่อการระบุสำเนาการประชุม

การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับการคัดลอกการประชุมให้ผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิด ดังนั้นเราขอแนะนำหลีกเลี่ยงการคัดลอกการประชุม นี้นำไปใช้กับทั้งการประชุมที่คัดลอกจากปฏิทินของผู้ใช้อื่น ตลอดจนที่คัดลอกจากโฟลเดอร์ปฏิทินอื่นที่คุณเป็นเจ้าของ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการย้ายการประชุมที่คุณจัดการไปยังโฟลเดอร์ปฏิทินอื่น ให้ดูที่

วิธีการย้ายการประชุม Outlook โดยไม่สูญเสียตัวเลือกในการ "ส่งการอัปเด"

คงอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณไว้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า อุปกรณ์ใดก็ตามที่เชื่อมต่อกับปฏิทินของคุณได้อัปเดตล่าสุดที่ติดตั้งอยู่ทั้งหมด บางอุปกรณ์ที่ใช้ Exchange ActiveSync การซิงโครไนซ์ปฏิทินและโฟลเดอร์อื่น อุปกรณ์เหล่านี้รวมถึง Windows Phone, Windows RT, Apple อุปกรณ์ iOS และ Android อุปกรณ์ BlackBerry ค้นคว้าใน Motion (RIM) และผู้อื่นสามารถยังซิงโครไนซ์กับปฏิทิน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาบางปัญหาที่ทราบ ดู: ปัญหาปัจจุบันเกี่ยวกับ Microsoft Exchange ActiveSync และอุปกรณ์ของบริษัทอื่น

หมายเหตุ: ในบางกรณี หลายไคลเอ็นต์ของ Outlook และอุปกรณ์อาจปรับเปลี่ยนรายการในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งกัน เพื่อลดโอกาส ประมวลผลข้อมูลเดียวกันบนไคลเอ็นต์หรืออุปกรณ์อย่าง น้อยสองภายในระยะเวลาค่อนข้างย่อ

คง Add-in ที่รวมเข้ากับ Outlook ไว้

ประโยชน์สูงสุด หากคุณ ไม่เห็นทั้ง หมด add-in ของ Outlook เข้าถึงข้อมูล Outlook โปรแกรม add-in อาจเปลี่ยนแปลงรายการ Outlook ที่คุณกำลังแก้ไขอยู่ในเวลาเดียวกัน ว่า ใน Outlook หรือ บนอุปกรณ์อื่น นี้อาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งกัน เพื่อลดโอกาส ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการติดตั้งอัปเดตล่าสุดสำหรับ add-in ของใด ๆ หรือโปรแกรมที่รวมเข้ากับ Outlook ถอนการติดตั้ง หรือปิดใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้โปรแกรมและ add-in ที่คุณไม่ได้ใช้ หรือที่ไม่ต้องการรวมเข้ากับ Outlook

หมายเหตุ: ในบางกรณี ไคลเอ็นต์ของ Outlook และอุปกรณ์หลายอาจปรับเปลี่ยนรายการในเวลาเดียวกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดข้อขัดแย้งกัน เพื่อลดโอกาส ประมวลผลข้อมูลเดียวกันบนอย่าง น้อยสองไคลเอ็นต์หรืออุปกรณ์ภายในระยะเวลาค่อนข้างย่อ

คำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange

ทำงานในสถานการณ์สมมติผู้จัดการ/ผู้รับมอบสิทธิ์

ถ้าองค์กรของคุณอนุญาต ให้กำหนดค่า Outlook ให้เชื่อมต่อกับกล่องจดหมาย Exchange ของคุณโดยใช้ โหมด Cached Exchange ซึ่งจะให้ประสิทธิภาพที่ดีที่สุด

Microsoft Outlook, Microsoft Entourage และ Microsoft Outlook for Mac เวอร์ชันใหม่จะมีการปรับปรุงต่างๆ ของฟีเจอร์ผู้รับมอบสิทธิ์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวอร์ชันเหล่านี้ ให้ดูที่

Outlook มอบสิทธิ์ฟีเจอร์ใน Microsoft Outlook และ Entourage เวอร์ชันแบบผสม

จำกัดจำนวนผู้รับมอบสิทธิ์

Outlook ไม่ได้จำกัดจำนวนผู้รับมอบสิทธิ์ที่คุณสามารถเพิ่มได้ อย่างไรก็ตาม เราแนะนำให้คุณมอบสิทธิ์ การแก้ไข ให้กับผู้รับมอบสิทธิ์เพียงหนึ่ง (1) คนเท่านั้น เพื่อให้คุณสามารถติดตามได้ว่ามีการดำเนินการประชุมเมื่อไรและอย่างไร พิจารณาความจริงที่ว่าผู้รับมอบสิทธิ์คนหนึ่งสามารถใช้หลายอุปกรณ์เพื่อเข้าถึงข้อมูลของคุณ การมีผู้รับมอบสิทธิ์หลายคนที่มีสิทธิ์ การแก้ไข จะทำให้การหาสาเหตุที่การประชุมหายไปหรือล้าสมัยเป็นเรื่องยากมาก

แม้ว่าคุณให้สิทธิ์ผู้แก้ไขผู้รับมอบสิทธิ์เดียวเท่านั้น หลีกเลี่ยงการเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ที่มีสิทธิ์ของผู้ตรวจทานหรือผู้สนับสนุนจำนวนมาก นี่คือเนื่องจากเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์จำนวนมากอาจ exhaust แหล่งข้อมูลอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น ขนาดสูงสุดสำหรับกฎข้อมูลอาจสามารถเข้าถึง เมื่อคุณเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ เปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เกิดขึ้น:

  • Outlook นำสิทธิ์ต่างๆ ไปใช้กับโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง

  • แอตทริบิวต์ของ Active Directory PublicDelegates ถูกอัปเดตเพื่อเพิ่มสิทธิ์ "ส่งในนามของ" ไปยังผู้รับมอบสิทธิ์

  • Outlook เพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์ไปยังกฎการส่งต่อบนกล่องจดหมายของผู้จัดการ ซึ่งจะส่งต่อการเรียกประชุมไปยังผู้รับมอบสิทธิ์

  • Outlook จะบันทึกข้อมูลผู้รับมอบสิทธิ์เพิ่มเติมในกล่องจดหมายของผู้จัดการ

แต่ละพื้นที่คอมโพเนนต์เหล่านี้จะมีขีดจำกัดต่างกัน การเข้าใกล้ขีดจำกัดเหล่านี้จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและเสถียรภาพ

หมายเหตุ: 

  • ระหว่างการพัฒนาและทดสอบผลิตภัณฑ์ ไมโครซอฟท์จะใช้ผู้รับมอบสิทธิ์สูงสุดสี่ (4) คน นอกจากนี้ ผู้รับมอบสิทธิ์จะใช้เพียง Outlook เท่านั้น อุปกรณ์ต่างๆ จะไม่ถูกรวมเข้าไปในการทดสอบ

  • ถ้าผู้รับมอบสิทธิ์ที่มีสิทธิ์ การแก้ไข ต้องถูกแทนที่ชั่วคราวหรืออย่างไม่มีกำหนด ให้เปลี่ยนสิทธิ์จาก การแก้ไข เป็น ผู้รีวิว หรือ ไม่มี แล้วมอบสิทธิ์ การแก้ไข ให้กับผู้รับมอบสิทธิ์สำรองหรือใหม่

ดูเพิ่มเติม

ข้อมูลเครื่องมือตัววิเคราะห์การกำหนดค่า office

ข้อมูลเกี่ยวกับ Calendar Checking Tool for Outlook (CalCheck)

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×