หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม Lync

มีตัวเลือกต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อทำการตั้งค่า เข้าร่วม และนำเสนอในการประชุม Lync แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยคุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ที่จะทำให้งานของคุณง่ายยิ่งขึ้น และให้ประสบการณ์การประชุมที่น่าพอใจ

หมายเหตุ: สำหรับคำแนะนำแบบโต้ตอบได้เกี่ยวกับงานทั่วไปของผู้นำเสนอ ให้ดูที่ การจัดกำหนดการและการเตรียมการประชุม Lync และ การจัดการการประชุม Lync ของคุณ

การตั้งค่าการประชุม Lync

ใช้ Outlook หรือ Web Scheduler เพื่อจัดกำหนดการประชุม Lync และทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้

หมายเหตุ: สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการจัดกำหนดการประชุม Lync ให้ดูที่ ตั้งค่าการประชุม Lync

การจัดกำหนดการประชุม

  • สำหรับการประชุมขนาดเล็กอย่างไม่เป็นทางการกับบุคคลภายในบริษัทของคุณ ให้ใช้ตัวเลือกเริ่มต้นของการประชุมแทนการเปลี่ยนการตั้งค่า โปรดจำไว้ว่าตัวเลือกเริ่มต้นทำให้ทุกคนสามารถเป็นผู้นำเสนอและเข้าร่วมการประชุมโดยตรงได้

  • ถ้าคุณมีความต้องการการประชุมที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น มีผู้ชมจำนวนมาก ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล หรือมีลูกค้าภายนอก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนตัวเลือกการประชุมของคุณให้ตรงกับความต้องการดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยนการตั้งค่าผู้เข้าร่วมสำหรับการประชุม Lync

หมายเหตุ: จำนวนสูงสุดของผู้เข้าร่วมประชุม คือ 250

  • ถ้าคุณมีทั้งผู้เข้าร่วมแบบต่อหน้าและออนไลน์ และคุณใช้ Outlook คุณสามารถเรียกใช้งานการประชุม Lync ในห้องประชุมได้ คลิก ตัวค้นหาห้อง ในการเรียกประชุมของ Outlook เพื่อค้นหา และเพิ่มห้องประชุมในแบบที่คุณต้องการ หรือจองห้องแบบแยกต่างหาก และเพิ่มข้อมูลห้องลงในกล่อง ตำแหน่งที่ตั้ง ในการเรียกประชุม

กำหนดให้มีผู้นำเสนอสำรอง

เลือกผู้นำเสนอสำรอง ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ หรือเข้าประชุมสาย ผู้นำเสนอสำรองยังสามารถ เริ่มต้นการบันทึก ช่วยเหลือและจัดการผู้ชม หรือตรวจสอบคำถามที่ถูกส่งไปในการประชุม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจดจ่ออยู่กับงานนำเสนอของคุณได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะถ้าคุณมีการประชุม หรือกิจกรรมใหญ่ๆ

รวมเอกสารการฝึกอบรม หรือลิงก์ในการเรียกประชุมของคุณ

ถ้าคุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่คุ้นเคยกับ Lync ให้รวมเอกสารการฝึกอบรมการใช้งาน หรือลิงก์ไปยังการฝึกอบรมของ Lync ไว้ในการเรียกประชุมด้วย เพื่อช่วยในการใช้งานฟีเจอร์การประชุมก่อนเข้าร่วมการประชุม

เพิ่มบันทึกย่อลงในการเรียกประชุม

ขณะวางกำหนดการจัดประชุมของคุณ หากคุณใช้ OneNote คุณจะสามารถเพิ่มบันทึกย่อส่วนตัว หรือที่แชร์กับผู้อื่นได้ ผู้ถูกเชิญสามารถดู และแก้ไขบันทึกย่อที่แชร์อยู่ก่อนการประชุมได้ ถ้าพวกเขามีสิทธิ์ที่เหมาะสม เพียงคลิก บันทึกย่อการประชุม ใน Ribbon การเชิญ และเพิ่มบันทึกย่อที่แชร์สำหรับการเรียกประชุม หรือบันทึกย่อของคุณเอง (ซึ่งจะไม่ปรากฏให้ผู้อื่นเห็น) ให้ดูที่ ใช้บันทึกย่อส่วนตัวและที่แชร์ในการประชุม Lync สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การเข้าร่วมการประชุม Lync

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเข้าร่วมการประชุม Lync ให้ดูที่ เข้าร่วมการประชุม Lync และทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สำหรับการเข้าร่วม

  • ลงชื่อเข้าใช้การประชุมของคุณล่วงหน้า 10 ถึง 15 นาที เพื่อตั้งค่า และมีเวลาสำหรับการแก้ไขปัญหาถ้าจำเป็น

  • ก่อนการประชุม ให้ตัดสินใจว่าคุณจะใช้เสียงคอมพิวเตอร์ (Lync ที่รวมเสียงและวิดีโอแล้ว) หรือโทรศัพท์สำหรับส่วนที่เป็นเสียงในการประชุมของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้เสียงจากคอมพิวเตอร์ ให้ตั้งค่าอุปกรณ์เสียงและวิดีโอของคุณ และตรวจสอบคุณภาพ คุณสามารถใช้ไมโครโฟนและลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณหรือต่อชุดหูฟังก็ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าและทดสอบเสียง Lync และ ตั้งค่าและแก้ไขปัญหาวิดีโอ Lync

  • ถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์สำหรับการประชุมเสียงและคุณได้เปิดใช้งาน Dial-In Conferencing (สำหรับรายละเอียด ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของที่ทำงานของคุณ) ให้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ โทรหาฉัน ของ Lync บนหน้าต่าง เข้าร่วมการประชุมเสียง ให้เลือก โทรหาฉันที่ แล้วพิมพ์หมายเลขที่คุณต้องการโทรหา เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์นี้ คุณไม่จำเป็นต้องใส่ ID หรือ PIN การประชุม

  • ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้ชุดหูฟังแทนที่จะใช้ไมโครโฟน และลำโพงของคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อคุณภาพเสียงที่ดีกว่า

  • คุณภาพของเสียงนั้นเกี่ยวข้องอย่างมากกับสถานะของเครือข่าย ใช้การเชื่อมต่อเครือข่ายแบบใช้สาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปิดเครือข่ายแบบไร้สายบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

  • หลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุมแล้ว ให้ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณถ้าคุณยังไม่พูด

รู้ PIN ของคุณ

โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่ต้องใช้หมายเลขรหัสประจำตัว (PIN) เมื่อคุณโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์ คุณจะถูกเชื่อมต่อโดยตรง และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วม แต่ถ้าคุณต้องการโทรเข้าในฐานะผู้นำ หรือผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ PIN และ/หรือหมายเลขที่ทำงาน หรือหมายเลขติดต่อภายในของคุณ

หมายเหตุ: การโทรเข้าในฐานะผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง หมายถึงการประชุมนั้นมีความปลอดภัย และคุณจำเป็นต้องถูกระบุตัวตนก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะเตรียม PIN ของคุณเอาไว้ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องใช้ ถ้าคุณจำ PIN ของคุณไม่ได้ ให้คลิก ลืม PIN การโทรเข้าของคุณใช่หรือไม่ ในการเรียกประชุม และทำตามคำแนะนำบนหน้านั้นเพื่อตั้งค่าใหม่

สิ่งสำคัญ: รายละเอียดการโทรเข้าจะรวมอยู่ในการประชุมที่ตั้งค่าโดยผู้ใช้ที่บัญชีผู้ใช้ถูกกำหนดค่าสำหรับการประชุมแบบโทรเข้า สำหรับรายละเอียด ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของที่ทำงานของคุณ

การนำเสนอในการประชุม Lync

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่าเซสชันการแชร์ ให้ดูที่ แชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรม เมื่อทำการแชร์ เราขอแนะนำให้คุณปฏิบัติดังนี้

  • ให้เพื่อนร่วมงานลงชื่อเข้าสู่การประชุมกับคุณเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคุณภาพเสียง และวิดีโอในการประชุม

  • ตรวจสอบตัวเลือกภายในการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกฟีเจอร์ผู้เข้าชมที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม ดูเนื้อหา หรือสิทธิ์คำอธิบายประกอบ

  • เผื่อเวลาไว้ให้มากพอสำหรับคำถามต่างๆ และให้ผู้ชมทราบว่าพวกเขาสามารถพิมพ์คำถามหรือข้อคิดเห็นในส่วนข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) ของการประชุมได้

  • ปิดเสียงของตัวคุณเองเมื่อไม่ได้พูด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีปิดหรือเปิดเสียงของผู้เข้าร่วมของคุณถ้าจำเป็น ซึ่งทั้งสองอย่างสามารถทำได้โดยการใช้ Lync และคำสั่งของรหัสแบบกดปุ่มถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์ (กด *1 บนแป้นกดหมายเลขของโทรศัพท์ของคุณเพื่อฟังคำสั่ง)

  • เตือนผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมถึงวิธีการปิดหรือเปิดเสียงของตนเอง

ถ้าคุณใช้ PowerPoint ให้ทำดังนี้

  • พยายามจำกัดจำนวนชุดสไลด์ให้มีประมาณ 15 สไลด์ หรือน้อยกว่า โดยใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่ (มากกว่า 30 พอยต์) และพื้นหลังที่เรียบง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนความสนใจ

  • อัปโหลดงานนำเสนอของคุณล่วงหน้า และฝึกการใช้ตัวควบคุมเพื่อย้ายสไลด์ หรือใส่คำอธิบายประกอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงประเด็นสำคัญต่างๆ ได้โดยการใช้ตัวชี้แบบเลเซอร์ หรือตราประทับ

  • ใช้บันทึกย่อของผู้นำเสนอเพื่อช่วยให้คุณจดจำประเด็นที่ต้องพูดของคุณ ให้ดูที่ นำเสนอสไลด์ PowerPoint ในการประชุม Lync สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ถ้าคุณกำลังแชร์เดสก์ท็อป หรือโปรแกรมของคุณ ให้ทำดังนี้

  • โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณกำลังแชร์โปรแกรม ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นได้เฉพาะโปรแกรม และเอกสารที่คุณกำลังแชร์เท่านั้น ถ้าคุณเรียกดูโปรแกรมอื่นๆ โปรแกรมนั้นจะไม่สามารถมองเห็นได้ในการประชุม

  • ใช้การแชร์เดสก์ท็อป ถ้าคุณต้องการสลับระหว่างโปรแกรมต่างๆ

  • คลิก แสดงตัวอย่าง ในหน้าต่างการประชุมเพื่อดูสิ่งที่ผู้ร่วมประชุมของคุณเห็นเมื่อคุณแชร์เดสก์ท็อป หรือโปรแกรม

  • บอกให้ผู้ชมของคุณรู้ว่าพวกเขาสามารถเพิ่มพื้นที่การดูได้โดยไปที่โหมดเต็มหน้าจอ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรม

ดำเนินการประชุมของคุณในห้องประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะให้เวลากับตนเองเพื่อจัดเตรียมห้องให้พร้อมก่อนที่การประชุมของคุณจะเริ่มขึ้น เพื่อตรวจดูให้แน่ใจว่า Lync ได้ถูกตั้งค่าให้ทำงานกับอุปกรณ์เสียงและวิดีโอในห้องแล้ว

  • เชื่อมต่อแล็ปท็อปของคุณเข้ากับเครื่องฉายภาพ และโทรศัพท์ของห้องประชุมถ้าจำเป็น

  • ปิดเสียงไมโครโฟน และลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณถ้ามีเสียงก้อง ขอให้บุคคลอื่นในห้องปิดเสียงไมโครโฟน และลำโพงเมื่อลงชื่อเข้าใช้ Lync แล้ว

  • คุณสามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์ของห้องเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือใช้โทรศัพท์ในการโทรเข้าไปยังการประชุมเสียงได้ ถ้าการเรียกประชุมมีรายละเอียดการโทรเข้า

  • ถ้าคุณกำลังใช้เครื่องฉายภาพของห้อง ให้ต่อสายเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ และเลือกการแสดงผลที่เหมาะสม บนคีย์บอร์ดของคุณ ให้กดแป้น WINDOWS + P เพื่อให้การแสดงผลปรากฏขึ้น แล้วคลิก ทำซ้ำ เพื่อแสดงเดสก์ท็อปของคุณทั้งบนจอคอมพิวเตอร์ของคุณและเครื่องฉายภาพของห้อง ขยาย เพื่อขยายเดสก์ท็อปของคุณจากจอคอมพิวเตอร์ของคุณและเครื่องฉายภาพของห้อง หรือ เครื่องฉายภาพเท่านั้น เพื่อแสดงเดสก์ท็อปของคุณบนเครื่องฉายภาพของห้องเท่านั้น

เคล็ดลับ: เราขอแนะนำให้เลือก ซ้ำกัน เพื่อให้คุณสามารถดูการประชุมได้ทั้งบนจอภาพของคุณและบนจอแสดงผลของห้อง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×