หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม Lync

มีตัวเลือกต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อทำการตั้งค่า เข้าร่วม และนำเสนอการประชุม Lync แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยคุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ที่จะทำให้งานของคุณง่ายยิ่งขึ้นและให้ประสบการณ์การประชุมที่น่าพอใจ

เคล็ดลับ: สำหรับคำแนะนำแบบโต้ตอบได้เกี่ยวกับงานทั่วไปของผู้นำเสนอ ให้ดูที่ การจัดกำหนดการและการเตรียมการประชุม Lyncและการจัดการการประชุม Lync ของคุณ

ตั้งค่าการประชุม Lync

การจัดกำหนดการประชุม

  • สำหรับการประชุมขนาดเล็กและการประชุมสบายๆ กับบุคคลภายในบริษัทของคุณ ให้ใช้ตัวเลือกการประชุมเริ่มต้นและข้ามการเปลี่ยนการตั้งค่าไป โปรดจำไว้ว่าตัวเลือกเริ่มต้นทำให้ทุกคนสามารถเป็นผู้นำเสนอและเข้าร่วมการประชุมโดยตรงได้

  • ถ้าคุณมีการประชุมที่ต้องการข้อกำหนดที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น มีผู้ชมจำนวนมาก ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล หรือมีลูกค้าภายนอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนตัวเลือกการประชุมของคุณให้ตรงกับความต้องการดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าตัวเลือกสำหรับการประชุม Lync

  • ถ้าคุณมีผู้เข้าร่วมแบบต่อหน้าและออนไลน์ คุณสามารถเรียกใช้งานการประชุม Lync ในห้องประชุมได้ คลิก ตัวค้นหาห้อง ใน Outlook เพื่อค้นหาและเพิ่มห้องประชุมในแบบที่คุณต้องการ หรือจองห้องแบบแยกต่างหาก และเพิ่มข้อมูลห้องลงในกล่อง ตำแหน่งที่ตั้ง ในการเรียกประชุม

กำหนดให้มีผู้นำเสนอสำรอง

เลือกผู้นำเสนอสำรอง ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้หรือเข้าประชุมสาย ผู้นำเสนอสำรองยังสามารถเริ่มต้นการบันทึก ช่วยเหลือและจัดการผู้ชม หรือตรวจสอบคำถามที่ถูกส่งไปในการประชุมได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจดจ่ออยู่กับงานนำเสนอของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะถ้าคุณมีนัดประชุมหรือกิจกรรมใหญ่ๆ

จดจำหมายเลขรหัสประจำตัว (PIN) ของคุณ

โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่ต้องใช้ PIN เมื่อคุณโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์ คุณจะได้รับการเชื่อมต่อโดยตรง และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วม แต่ถ้าคุณต้องการโทรเข้าในฐานะผู้นำหรือผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ PIN และ/หรือหมายเลขที่ทำงาน หรือหมายเลขติดต่อภายในของคุณ

การโทรเข้าในฐานะผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง หมายถึงการประชุมนั้นมีความปลอดภัย และคุณจำเป็นต้องถูกระบุตัวตนก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะเตรียม PIN ของคุณเอาไว้ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องใช้ ถ้าคุณจำ PIN ของคุณไม่ได้ ให้คลิก ลืม PIN การโทรเข้าของคุณใช่หรือไม่ ในการเรียกประชุม และทำตามคำแนะนำบนหน้านั้นเพื่อตั้งค่าใหม่

รวมเอกสารการฝึกอบรมหรือลิงก์ในการเรียกประชุมของคุณ

ถ้าคุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่คุ้นเคยกับ Lync ให้รวมเอกสารการฝึกอบรมการใช้งานหรือลิงก์ไปยังการฝึกอบรมของ Lync ไว้ในการเรียกประชุมด้วย เพื่อช่วยในการใช้งานฟีเจอร์การประชุมก่อนเข้าร่วมการประชุม

เพิ่มบันทึกย่อลงในการเรียกประชุม

เมื่อกำหนดเวลาการประชุมของคุณ คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อส่วนตัวหรือแบบแชร์โดยใช้ OneNote ได้ ผู้ถูกเชิญสามารถดูและแก้ไขบันทึกย่อที่แชร์อยู่ก่อนการประชุมได้ ถ้าพวกเขามีสิทธิ์ที่เหมาะสม เพียงคลิก บันทึกย่อการประชุม ใน Ribbon การเชิญ และเพิ่มบันทึกย่อที่แชร์สำหรับการเรียกประชุม หรือบันทึกย่อของคุณเอง (ซึ่งจะไม่ปรากฏให้ผู้อื่นเห็น) ให้ดูที่ การใช้บันทึกย่อส่วนตัวและบันทึกย่อที่แชร์ในการประชุม Lync สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การเข้าร่วมการประชุม Lync

เคล็ดลับ: สำหรับคำแนะนำแบบโต้ตอบได้เกี่ยวกับ การเข้าร่วมการประชุม Lync รวมถึงคำแนะนำการแก้ไขปัญหา ให้ดูที่ เข้าร่วมการประชุม Lync

  • ลงชื่อเข้าใช้การประชุมของคุณล่วงหน้า 10 ถึง 15 นาทีเพื่อตั้งค่าให้เหมาะสมและมีเวลาสำหรับการแก้ไขปัญหาถ้าจำเป็น

  • ก่อนการประชุม ให้ตัดสินใจว่าคุณจะใช้เสียงคอมพิวเตอร์ (Lync ที่รวมเสียงและวิดีโอแล้ว) หรือโทรศัพท์สำหรับส่วนที่เป็นเสียงในการประชุมของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้เสียงคอมพิวเตอร์ ให้ตั้งค่าอุปกรณ์เสียงและวิดีโอของคุณ และตรวจสอบคุณภาพ คุณสามารถใช้ไมโครโฟน และลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือต่อชุดหูฟังก็ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าและทดสอบเสียง Lync และ ตั้งค่าและแก้ไขปัญหาวิดีโอ Lync

  • ถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์สำหรับเสียงการประชุม ให้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ โทรหาฉัน ของ Lync บนหน้าต่าง เข้าร่วมการประชุมเสียง ให้เลือก โทรหาฉันที่ และพิมพ์หมายเลขที่คุณต้องการให้โทรหา

เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์นี้ คุณไม่จำเป็นต้องใส่ ID หรือ PIN การประชุม กด *1 เมื่อต้องการฟังคำอธิบายเกี่ยวกับคำสั่งการประชุมที่พร้อมใช้งาน

  • ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้ชุดหูฟังแทนที่จะใช้ไมโครโฟน และลำโพงของคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อคุณภาพเสียงที่ดีกว่า

  • คุณภาพของเสียงนั้นเกี่ยวข้องอย่างมากกับสถานะของเครือข่าย ใช้การเชื่อมต่อเครือข่ายแบบใช้สาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปิดเครือข่ายแบบไร้สายบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

  • หลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุมแล้ว ให้ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณถ้าคุณยังไม่พูด ให้ดูที่ ใช้เสียงในการประชุม Lync

การนำเสนอในการประชุม Lync

  • ให้เพื่อนร่วมงานลงชื่อเข้าสู่การประชุมกับคุณเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคุณภาพเสียงและวิดีโอในการประชุม

  • ตรวจสอบตัวเลือกภายในการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เปิด/ปิดฟีเจอร์ผู้เข้าชมที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น สิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม ดูเนื้อหา หรือคำอธิบายประกอบสิทธิ์

  • ถ้าคุณใช้ PowerPoint ให้ทำดังนี้

  1. พยายามจำกัดจำนวนชุดสไลด์ให้มีประมาณ 15 สไลด์หรือน้อยกว่า โดยใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่ (มากกว่า 30 พอยต์) และพื้นหลังที่เรียบง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนความสนใจ

  2. อัปโหลดงานนำเสนอของคุณล่วงหน้าและฝึกการใช้ตัวควบคุมเพื่อย้ายสไลด์หรือใส่คำอธิบายประกอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงประเด็นสำคัญต่างๆ ได้โดยการใช้ตัวชี้แบบเลเซอร์หรือตราประทับ

  3. ใช้บันทึกย่อของผู้นำเสนอเพื่อช่วยให้คุณจดจำประเด็นที่ต้องพูดของคุณ

    ดู นำเสนอสไลด์ PowerPoint ในการประชุม Lync สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  4. ในกรณีที่คุณกำลังแชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรมของคุณ

    1. โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณกำลังแชร์โปรแกรม เฉพาะโปรแกรมและเอกสารที่คุณกำลังแชร์เท่านั้นที่ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นได้ ถ้าคุณเรียกดูโปรแกรมอื่นๆ โปรแกรมนั้นจะไม่สามารถมองเห็นได้ในการประชุม

    2. ใช้การแชร์เดสก์ท็อปถ้าคุณต้องการสลับระหว่างโปรแกรมต่างๆ

    3. คลิก แสดงตัวอย่าง ในการประชุม Lync เพื่อดูสิ่งผู้ร่วมประชุมของคุณเห็นเมื่อคุณแชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรม

    4. บอกให้ผู้ชมของคุณรู้ว่าพวกเขาสามารถเพิ่มพื้นที่การดูได้โดยไปที่โหมดเต็มหน้าจอ

      สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรมในการประชุม Lync

  5. เผื่อเวลาไว้ให้มากพอสำหรับคำถามต่างๆ และให้ผู้ชมทราบว่าพวกเขาสามารถพิมพ์คำถามหรือข้อคิดเห็นในส่วน IM ของการประชุมได้

  6. ปิดเสียงของตัวคุณเองเมื่อไม่ได้พูด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีปิดหรือเปิดเสียงของผู้เข้าร่วมของคุณถ้าจำเป็น โดยการใช้ทั้ง Lync และคำสั่งของรหัสแบบกดปุ่มถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์ (กด *1 บนแป้นกดหมายเลขของโทรศัพท์ของคุณเพื่อฟังคำสั่ง)

  7. เตือนผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมถึงวิธีการปิดหรือเปิดเสียงของตนเอง

  8. ที่จุดสิ้นสุดของการประชุม ให้คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม(...) แล้วคลิก สิ้นสุดการประชุม คลิก ตกลง บนพร้อมท์เพื่อทำต่อไป ซึ่งจะเป็นการปิดหน้าต่างและยกเลิกการเชื่อมต่อกับทุกคนในที่ประชุมรวมถึงผู้เข้าร่วมที่โทรเข้ามาด้วย

ถ้าคุณต้องการออกจากการประชุมและให้ผู้เข้าร่วมประชุมดำเนินการประชุมต่อไป ก็เพียงแค่ปิดหน้าต่างการประชุมเท่านั้น

สกรีนช็อตของตัวเลือกเพิ่มเติมในการประชุม Lync

ดำเนินการประชุมของคุณในห้องประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะให้เวลากับตนเองเพื่อจัดเตรียมห้องให้พร้อมก่อนที่การประชุมของคุณจะเริ่มขึ้น เพื่อตรวจดูให้แน่ใจว่า Lync ได้ถูกตั้งค่าให้ทำงานกับอุปกรณ์เสียงและวิดีโอในห้องแล้ว

  1. เชื่อมต่อแล็ปท็อปของคุณเข้ากับเครื่องฉายภาพ และโทรศัพท์ของห้องประชุมถ้าจำเป็น

  2. ปิดเสียงไมโครโฟนและลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณถ้ามีเสียงก้อง ขอให้บุคคลอื่นในห้องปิดเสียงไมโครโฟนและลำโพงเมื่อลงชื่อเข้าใช้ Lync แล้ว

  3. คุณสามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์ของห้องเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือใช้โทรศัพท์ในการโทรเข้าไปยังการประชุมเสียงได้

  4. ถ้าคุณกำลังใช้เครื่องฉายภาพของห้อง ให้ต่อสายเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณและเลือกการแสดงผลที่เหมาะสม

    ปุ่ม Windows + P จะเรียกการแสดงผลขึ้นมาและคุณยังสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้

  5. ซ้ำกัน - แสดงเดสก์ท็อปของคุณทั้งบนจอคอมพิวเตอร์ของคุณและโปรเจคเตอร์ของห้อง

  6. ขยาย - ขยายเดสก์ท็อปของคุณจากจอคอมพิวเตอร์ของคุณและโปรเจคเตอร์ของห้อง

  7. โปรเจคเตอร์เท่านั้น - แสดงเดสก์ท็อปของคุณบนโปรเจคเตอร์ของห้องเท่านั้น

เราขอแนะนำให้เลือก ซ้ำกัน เพื่อให้คุณสามารถดูการประชุมได้ทั้งบนจอภาพของคุณและจากการแสดงของห้อง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×