หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม Lync

มีตัวเลือกต่างๆ มากมายที่คุณสามารถใช้ได้เมื่อทำการตั้งค่า เข้าร่วม และนำเสนอในการประชุม Lync แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยคุณสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ที่จะทำให้งานของคุณง่ายยิ่งขึ้น และให้ประสบการณ์การประชุมที่น่าพอใจ

ตั้งค่าการประชุม Lync

การจัดกำหนดการประชุม

  • สำหรับการประชุมขนาดเล็กอย่างไม่เป็นทางการกับบุคคลภายในบริษัทของคุณ ให้ใช้ตัวเลือกเริ่มต้นของการประชุมแทนการเปลี่ยนการตั้งค่า โปรดจำไว้ว่าตัวเลือกเริ่มต้นทำให้ทุกคนสามารถเป็นผู้นำเสนอและเข้าร่วมการประชุมโดยตรงได้

  • ถ้าคุณมีการประชุมที่ต้องการข้อกำหนดที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น มีผู้ชมจำนวนมาก ต้องการความปลอดภัยของข้อมูลหรือมีลูกค้าภายนอก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปลี่ยนตัวเลือกการประชุมของคุณให้ตรงกับความต้องการดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าตัวเลือกสำหรับการประชุม Lync

หมายเหตุ: จำนวนสูงสุดของผู้เข้าร่วมประชุมคือ 250 คน

  • ถ้าคุณมีผู้เข้าร่วมแบบต่อหน้าและออนไลน์ คุณสามารถเรียกใช้งานการประชุม Lync ในห้องประชุมได้ คลิก ตัวค้นหาห้อง ใน Outlook เพื่อค้นหาและเพิ่มห้องประชุมในแบบที่คุณต้องการ หรือจองห้องแบบแยกต่างหาก และเพิ่มข้อมูลห้องลงในกล่อง ตำแหน่งที่ตั้ง ในการเรียกประชุม

กำหนดให้มีผู้นำเสนอสำรอง

เลือกผู้นำเสนอสำรอง ในกรณีที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ หรือเข้าประชุมสาย ผู้นำเสนอสำรองยังสามารถ เริ่มต้นการบันทึก ช่วยเหลือและจัดการผู้ชม หรือตรวจสอบคำถามที่ถูกส่งไปในการประชุม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจดจ่ออยู่กับงานนำเสนอของคุณได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะถ้าคุณมีการประชุม หรือกิจกรรมใหญ่ๆ

รู้ PIN ของคุณ

โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณไม่ต้องใช้หมายเลขรหัสประจำตัว (PIN) เมื่อคุณโทรเข้าร่วมการประชุมด้วยโทรศัพท์ คุณจะถูกเชื่อมต่อโดยตรง และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณจะแสดงในรายการผู้เข้าร่วม แต่ถ้าคุณต้องการโทรเข้าในฐานะผู้นำ หรือผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่ PIN และ/หรือหมายเลขที่ทำงาน หรือหมายเลขติดต่อภายในของคุณ

หมายเหตุ: การโทรเข้าในฐานะผู้โทรที่ได้รับการรับรองความถูกต้อง หมายถึงการประชุมนั้นมีความปลอดภัย และคุณจำเป็นต้องถูกระบุตัวตนก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะเตรียม PIN ของคุณเอาไว้ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องใช้ ถ้าคุณจำ PIN ของคุณไม่ได้ ให้คลิก ลืม PIN การโทรเข้าของคุณใช่หรือไม่ ในการเรียกประชุม และทำตามคำแนะนำบนหน้านั้นเพื่อตั้งค่าใหม่

รวมเอกสารการฝึกอบรม หรือลิงก์ในการเรียกประชุมของคุณ

ถ้าคุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมที่ไม่คุ้นเคยกับ Lync ให้รวมเอกสารการฝึกอบรมการใช้งาน หรือลิงก์ไปยังการฝึกอบรมของ Lync ไว้ในการเรียกประชุมด้วย เพื่อช่วยในการใช้งานฟีเจอร์การประชุมก่อนเข้าร่วมการประชุม

เข้าร่วมการประชุม Lync

  • ลงชื่อเข้าใช้การประชุมของคุณล่วงหน้า 10 ถึง 15 นาทีเพื่อตั้งค่าให้เหมาะสมและมีเวลาสำหรับการแก้ไขปัญหาถ้าจำเป็น

  • ก่อนการประชุม ให้ตัดสินใจว่าคุณจะใช้เสียงคอมพิวเตอร์ (Lync ที่รวมเสียงและวิดีโอแล้ว) หรือโทรศัพท์สำหรับส่วนที่เป็นเสียงในการประชุมของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้เสียงคอมพิวเตอร์ ให้ตั้งค่าอุปกรณ์เสียงและวิดีโอของคุณ และตรวจสอบคุณภาพ คุณสามารถใช้ไมโครโฟน และลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือต่อชุดหูฟังก็ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ตั้งค่าเสียงและวิดีโอใน Lync

  • ถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์สำหรับเสียงการประชุม ให้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ โทรหาฉัน ของ Lync บนหน้าต่าง เข้าร่วมการประชุมเสียง ให้เลือก โทรหาฉันที่ และพิมพ์หมายเลขที่คุณต้องการให้โทรหา เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์นี้ คุณไม่จำเป็นต้องใส่ ID หรือ PIN การประชุม

  • ถ้าเป็นไปได้ ให้ใช้ชุดหูฟังแทนที่จะใช้ไมโครโฟน และลำโพงของคอมพิวเตอร์ของคุณ เพื่อคุณภาพเสียงที่ดีกว่า

  • คุณภาพของเสียงนั้นเกี่ยวข้องอย่างมากกับสถานะของเครือข่าย ใช้การเชื่อมต่อเครือข่ายแบบใช้สาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปิดเครือข่ายแบบไร้สายบนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

  • หลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุมแล้ว ให้ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณถ้าคุณยังไม่พูด

การนำเสนอในการประชุม Lync

  • ให้เพื่อนร่วมงานลงชื่อเข้าสู่การประชุมกับคุณเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของคุณภาพเสียงและวิดีโอในการประชุม

  • ตรวจสอบตัวเลือกภายในการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดหรือปิดฟีเจอร์ผู้ชมที่ถูกต้อง เช่น สิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม ดูเนื้อหา หรือสิทธิ์คำอธิบายประกอบ

  • ถ้าคุณใช้ PowerPoint ให้ทำดังนี้

    • พยายามจำกัดจำนวนชุดสไลด์ให้มีประมาณ 15 สไลด์ หรือน้อยกว่า โดยใช้ฟอนต์ขนาดใหญ่ (มากกว่า 30 พอยต์) และพื้นหลังที่เรียบง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนความสนใจ

    • อัปโหลดงานนำเสนอของคุณล่วงหน้า และฝึกการใช้ตัวควบคุมเพื่อย้ายสไลด์ หรือใส่คำอธิบายประกอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงประเด็นสำคัญต่างๆ ได้โดยการใช้ตัวชี้แบบเลเซอร์ หรือตราประทับ

    • ใช้บันทึกย่อของผู้นำเสนอเพื่อช่วยให้คุณจดจำประเด็นที่ต้องพูดของคุณ ให้ดูที่ แชร์สไลด์ PowerPoint ในการประชุม Lync สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

  • ถ้าคุณกำลังแชร์เดสก์ท็อป หรือโปรแกรมของคุณ ให้ทำดังนี้

    • โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณกำลังแชร์โปรแกรม เฉพาะโปรแกรมและไฟล์ที่คุณกำลังแชร์เท่านั้นที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมองเห็นได้ถ้าคุณเรียกดูโปรแกรมอื่นๆ โปรแกรมนั้นจะไม่สามารถมองเห็นได้ในการประชุม

    • ใช้การแชร์เดสก์ท็อปถ้าคุณต้องการสลับระหว่างโปรแกรมต่างๆ

    • คลิก แสดงตัวอย่าง ในการประชุม Lync เพื่อดูสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณจะเห็นเมื่อคุณแชร์เดสก์ท็อปหรือโปรแกรม

    • บอกให้ผู้ชมของคุณรู้ว่าพวกเขาสามารถเพิ่มพื้นที่การดูได้โดยไปที่โหมดเต็มหน้าจอ

      สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แชร์เดสก์ท็อปของคุณหรือโปรแกรมในการประชุม Lync

  • เผื่อเวลาไว้ให้มากพอสำหรับคำถามต่างๆ และให้ผู้ชมทราบว่าพวกเขาสามารถพิมพ์คำถามหรือข้อคิดเห็นในส่วนการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) ได้

    • ปิดเสียงของตัวคุณเองเมื่อไม่ได้พูด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีปิดหรือเปิดเสียงของผู้เข้าร่วมของคุณถ้าจำเป็น ซึ่งทั้งสองอย่างสามารถทำได้โดยการใช้ Lync และคำสั่งของรหัสแบบกดปุ่มถ้าคุณกำลังใช้โทรศัพท์ (กด *1 บนแป้นกดหมายเลขของโทรศัพท์ของคุณเพื่อฟังคำสั่ง)

    • เตือนผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมถึงวิธีการปิดหรือเปิดเสียงของตนเอง

ดำเนินการประชุมของคุณในห้องประชุม

เป็นความคิดที่ดีที่จะให้เวลากับตนเองเพื่อจัดเตรียมห้องให้พร้อมก่อนที่การประชุมของคุณจะเริ่มขึ้น เพื่อตรวจดูให้แน่ใจว่า Lync ได้ถูกตั้งค่าให้ทำงานกับอุปกรณ์เสียงและวิดีโอในห้องแล้ว

  • เชื่อมต่อแล็ปท็อปของคุณเข้ากับเครื่องฉายภาพ และโทรศัพท์ของห้องประชุมถ้าจำเป็น

  • ปิดเสียงไมโครโฟนและลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณถ้ามีเสียงก้อง ขอให้บุคคลอื่นในห้องปิดเสียงไมโครโฟนและลำโพงเมื่อลงชื่อเข้าใช้ Lync แล้ว

  • คุณสามารถเชื่อมต่อโทรศัพท์ของห้องเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือใช้โทรศัพท์ในการโทรเข้าไปยังการประชุมเสียงได้

  • ถ้าคุณกำลังใช้เครื่องฉายภาพของห้อง ให้ต่อสายเข้ากับคอมพิวเตอร์ของคุณ และเลือกการแสดงผลที่เหมาะสม บนคีย์บอร์ดของคุณ ให้กดปุ่ม WINDOWS + P เพื่อ ให้การแสดงผลปรากฏขึ้น แล้วคลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ซ้ำกัน เพื่อแสดงเดสก์ท็อปของคุณทั้งบนจอคอมพิวเตอร์ของคุณและเครื่องฉายภาพของห้อง

    • ขยาย เพื่อขยายเดสก์ท็อปของคุณจากจอคอมพิวเตอร์ของคุณและเครื่องฉายภาพของห้อง

    • เครื่องฉายภาพเท่านั้น เพื่อแสดงเดสก์ท็อปของคุณบนเครื่องฉายภาพของห้องเท่านั้น

เราขอแนะนำให้เลือก ซ้ำกัน เพื่อให้คุณสามารถดูการประชุมได้ทั้งบนจอภาพของคุณและจอแสดงผลของห้อง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×