หกขั้นตอนในการเขียนประวัติย่อให้ดีเยี่ยม

ประวัติย่อของคุณไม่ช่วยคุณใช่ไหม

ประวัติย่อของคุณไม่ช่วยคุณในการหางานใหม่ใช่ไหม ถ้าคุณเริ่มหางานใหม่อย่างจริงจัง แต่ไม่ได้ผลตามที่คุณหวังไว้ คำตอบน่าจะเป็น “ใช่” ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนที่จะเปลี่ยนประวัติย่อของคุณจากจืดชืดให้น่าดึงดูด ดังนี้

  1. กำหนดเป้าหมายให้กับประวัติย่อของคุณ     ดูตัวอย่างจากปรมาจารย์ด้านโฆษณาของ Madison Avenue ที่ช่ำชองในธุรกิจ และกำหนดเป้าหมายให้กับข้อความในประวัติย่อของคุณ ประวัติย่อควรสื่อถึงเป้าหมายในอาชีพของคุณอย่างชัดเจนตั้งแต่ต้นโดยระบุในชื่อประวัติย่อ (ถ้าคุณมีประสบการณ์ในการทำงานแล้ว) หรือคำประกาศวัตถุประสงค์ (ถ้าคุณเพิ่งจบการศึกษา หรือกำลังเปลี่ยนงาน) ในแต่ละวัน ผู้จัดการที่ว่าจ้างอาจได้รับประวัติย่อนับร้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่มีการเลิกจ้างงานจำนวนมาก หรือถ้าพวกเขาลงประกาศรับสมัครงานหลายๆ ตำแหน่งทางออนไลน์ ประวัติย่อของคุณคงจะไม่ได้รับการอ่านอย่างละเอียดในการกลั่นกรองเบื้องต้น ดังนั้น ต้องทำให้ทุกวินาทีมีค่าโดยระบุสิ่งที่คุณต้องการ (และมีคุณสมบัติ) ที่จะทำอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องให้คาดเดา ชื่อประวัติย่อ หรือวัตถุประสงค์ควรระบุต่อจากชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ

    ตัวอย่างชื่อประวัติย่อ ได้แก่ “พนักงานขายผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีดีเด่น” “ผู้ดูแลระบบเครือข่ายที่ได้รับการรับรองจากหลายสถาบัน (CNA, MCSE, CCNA)” และ “ผู้เชี่ยวชาญด้านสนับสนุนการบริหารที่มีประสบการณ์จาก Fortune 500”

    ตัวอย่างวัตถุประสงค์ ได้แก่ “นักศึกษาจบใหม่สายการเงินที่มีพื้นฐานการศึกษาที่แข็งแกร่งและผ่านการฝึกงานจากธนาคารแห่งอเมริกาซึ่งเป็นสถาบันการเงินชั้นนำของโลก มีความกระตือรือร้นที่จะเริ่มการทำงานด้านการธนาคาร” “พยาบาลผู้เชี่ยวชาญที่ต้องการใช้ประโยชน์จากพื้นฐานด้านการแพทย์และจุดแข็งด้านทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่พิสูจน์แล้วมาเปลี่ยนสายงานเป็นผู้แทนขายยาและเครื่องมือแพทย์”

  2. ระบุรายละเอียดความสำเร็จของคุณ     ปัจจุบันนี้ในตลาดงานที่มีการแข่งขัน ประวัติย่อของคุณต้องเป็นอะไรที่มากกว่าการทำรายการของนายจ้าง ตำแหน่งงาน วันที่จ้าง และหน้าที่ความรับผิดชอบทั่วไปของคุณ เพื่อการแข่งจนได้ชัยชนะ ประวัติย่อของคุณต้องมีจุดเด่น ไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณได้ทำ แต่ต้องระบุว่าคุณทำได้ดีแค่ไหนด้วย วิธีหนึ่งที่จะทำเรื่องนี้ให้ดีก็คือ ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบโดยรวมสั้นๆ ภายใต้ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งที่คุณเคยทำ ตามด้วยหัวข้อย่อย “ความสำเร็จหลัก” หรือ “ผลงานเด่น”

    หน้าที่ความรับผิดชอบคือ หน้าที่ประจำวัน เช่น การตรวจสอบการทำงานของพนักงาน การดูแลระบบฐานข้อมูล หรือการจัดการดำเนินงาน ความสำเร็จเป็นการอธิบายถึงการกระทำที่เฉพาะเจาะจงที่คุณทำเพื่อให้บรรลุ หรือทำได้เกินกว่าเป้าหมายของนายจ้างหรือความคาดหวังของลูกค้า โดยทั่วไป ความสำเร็จจะอธิบายวิธีที่คุณทำให้การดำเนินงาน การให้บริการ หรือเทคโนโลยีมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น, สร้างรายได้, ลดค่าใช้จ่าย, เพิ่มประสิทธิผล หรือการจัดการอย่างเป็นระบบ, ลดระยะเวลาของการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบ, เพิ่มผลกำไร, เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า, แก้ปัญหา, เพิ่มขวัญกำลังใจ หรือปรับปรุงการฝึกอบรมให้พนักงาน, หาลูกค้าใหม่ หรือรักษาธุรกิจที่มีอยู่, กำจัดคู่แข่ง หรือพลิกฟื้นผลการปฏิบัติงาน

  3. อธิบายความสำเร็จของคุณเป็นสิ่งที่วัดได้     เมื่อใดที่เป็นไปได้ ให้อธิบายความสำเร็จของคุณเป็นสิ่งที่วัดได้ โดยแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ จำนวนเงิน การเปรียบเทียบก่อนและหลัง หรือตัวบ่งชี้อื่นๆ สิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มน้ำหนักให้กับประวัติย่อของคุณ ด้วยการแสดงหลักฐานของความสำเร็จของคุณที่ประจักษ์ได้

    ลองพิจารณาตัวอย่างของก่อนและหลังต่อไปนี้ ก่อน (ระบุความสำเร็จที่วัดไม่ได้): ระบุและแก้ปัญหาด้านเทคนิคที่ท้าทายทำให้การทำงานเครือข่ายดีขึ้น หลัง (ระบุความสำเร็จที่วัดได้): ช่วงเวลาที่สามารถใช้งานระบบเครือข่ายได้ดีขึ้นจาก 89% เป็น 99.5% (สูงที่สุดเท่าที่เคยบันทึกไว้) พลิกฟื้นการทำงานของเครือข่ายที่ขัดข้องต่อเนื่องเป็นเวลานานด้วยการแก้ปัญหาอย่างเชี่ยวชาญและการจัดระบบให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

  4. ใส่คำสำคัญในประวัติย่อของคุณให้ได้มากที่สุด     นายจ้างจะใช้คำสำคัญในการค้นหาประวัติย่อที่เก็บออนไลน์หรือในฐานข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ ยิ่งมีคำสำคัญในประวัติย่อของคุณมากเท่าไหร่ ยิ่งทำให้ประวัติย่อของคุณอยู่ด้านบนของกองประวัติย่อ คุณอาจมีประวัติและทักษะที่ตรงกับความต้องการของบริษัท แต่ถ้าค้นหาด้วยคำสำคัญ และประวัติย่อของคุณไม่ปรากฏในผลการค้นหา ประวัติย่อของคุณก็จะ “ไม่ถูกพบ” ในกลุ่มผู้สมัครอื่นที่มีการเน้นใช้คำสำคัญ

    ต่อไปนี้อาจไม่ใช่รายการที่ละเอียดครบถ้วน แต่คำสำคัญอาจเป็นตำแหน่งงานและหน้าที่งาน (เช่น “นักเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์,” “การเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์,” “ผู้จัดการร้านค้าปลีก,” “การจัดการร้านค้าที่มีหลายสาขา”) เช่น ปริญญาหรือประกาศนียบัตร (เช่น “ปริญญาตรีสาขาการตลาด,” “BA สาขาการตลาด,” “CPA,” “LPN”), คำศัพท์เฉพาะในวงการอุตสาหกรรม (เช่น “ISO 9000,” “Six Sigma,” “JIT Systems”), โปรแกรมคอมพิวเตอร์/แอปพลิเคชัน/ระบบ (เช่น “Microsoft Office Word,” “Microsoft Office PowerPoint,” “Windows 2000”) และทักษะภายในตัวเรา (เช่น “การแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์,” “การฝึกอบรมและการทำงานเป็นทีม,” “การวางแผนเชิงกลยุทธ์,” “การบริหารลูกค้าสัมพันธ์”) ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าประวัติย่อของคุณมีคำสำคัญที่เหมาะกับอุตสาหกรรม และเป้าหมายในการทำงานของคุณเพียงพอหรือไม่ ให้หาเวลาศึกษาตำแหน่งงานที่ลงโฆษณาที่ตรงกับความสนใจของคุณ ถ้าคุณเห็นคำศัพท์ หรือวลีที่ใช้อธิบายความต้องการ หรือ “คุณสมบัติที่ต้องการ” ซ้ำๆ ในโฆษณาเหล่านั้น และคุณมีคุณสมบัติหรือทักษะที่คล้ายคลึงกัน ให้ใส่คำสำคัญเหล่านี้ไว้ในประวัติย่อของคุณ

  5. คุณควรจัดประวัติย่อเนื้อหาของคุณอย่างเป็นระบบ     บนหน้าแรกของประวัติย่อของคุณควรจะแสดงถึงคุณสมบัติ ทักษะ ประสบการณ์ และความสำเร็จที่ดีที่สุด นี่หมายถึงว่า คุณอาจต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการนำเสนอตัวเองบนกระดาษ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นนักศึกษาเพิ่งจบซึ่งไม่มีประสบการณ์การทำงานมากนัก คุณสมบัติที่เป็นจุดแข็งที่สุดของคุณคือ การศึกษาของคุณ อย่าเก็บไว้เขียนในตอนท้ายของประวัติย่อ ให้แสดงไว้ในครึ่งแรกของประวัติย่อ และระบุรายละเอียดเกี่ยวกับ “จุดเด่นของหลักสูตรที่จบการศึกษา” โดยไม่เพียงแค่ระบุระดับการศึกษาที่สำเร็จ แต่ต้องระบุกลุ่มวิชาในวิชาเอกที่คุณศึกษาด้วย (ข้อมูลนี้ช่วยเพิ่มคำสำคัญในประวัติย่อของคุณอีกด้วย)

    อีกตัวอย่างหนึ่ง ถ้าคุณกำลังจะกลับไปทำงานในสายงานที่คุณทิ้งมานานหลายปี คุณต้องเน้นย้ำประสบการณ์ที่ผ่านมาในสายงานนั้น วิธีหนึ่งก็คือ ใช้การทำงานที่ผ่านมาในสายงานนั้นเป็นตัวเปิด “ข้อมูลประวัติย่อ” เป็นย่อหน้าสั้นๆ ประมาณหนึ่งหรือสองย่อหน้าตามด้วยชื่อประวัติย่อและวัตถุประสงค์ที่ให้คุณสามารถเน้นประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาของคุณ

  6. อ่านตรวจทาน อ่านตรวจทาน อ่านตรวจทาน!     ประวัติย่อต้องไม่มีการพิมพ์ผิด สะกดผิด และข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์/เครื่องหมายวรรคตอน/การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ข้อผิดพลาดเพียงแค่หนึ่ง หรือสองแห่งก็เพียงพอที่จะทำให้ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมไม่ได้รับการพิจารณา คุณต้องอ่านตรวจทานอย่างถี่ถ้วน และอย่ากลัวที่จะขอให้อาจารย์ เพื่อน หรือเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ช่วยอ่านตรวจทานประวัติย่อของคุณด้วย

เกี่ยวกับผู้เขียน     Karen Hofferber เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนประวัติย่อที่ได้รับการรับรอง และเป็นนักเขียนประวัติย่ออาวุโสที่ ResumePower.com กำลังจะเปลี่ยนงานใช่ไหม The Career Change Resume (ประวัติย่อสำหรับการเปลี่ยนงาน) โดย Kim Isaacs และ Karen Hofferber อาจช่วยคุณได้

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×