ส่งอีเมล์ในเวิร์กโฟลว์

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณอาจต้องการให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเมื่อต้องการส่งข้อความอีเมลสำหรับวัตถุประสงค์หลากหลายใดก็ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้เวิร์กโฟลว์ให้ส่งการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่จะเริ่มต้นการเรียกใช้

รายการใหม่ที่ทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ให้ส่งข้อความอีเมล

1. รายการใหม่จะถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี และเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น

2. เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความอีเมลเพื่อให้คุณทราบว่า ได้เริ่มต้น

บทความนี้แสดงวิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณเมื่อต้องการส่งข้อความอีเมล นอกจากนี้อธิบายวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์การค้นหารวมทั้งที่อยู่อีเม และ การรวมเนื้อหาแบบไดนามิกในเนื้อหาข้อความ รวมถึงวิธีการแทรก หรือสร้างการเชื่อมโยงหลายมิติ สุดท้าย บทความนี้แสดงวิธีการจัดรูปแบบเนื้อหาของข้อความ พร้อมกับข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับการทำงานกับข้อความอีเมสร้างเวิร์กโฟลว์

คุณต้องการทำสิ่งใด

ส่งข้อความอีเมพื้นฐานจากเวิร์กโฟลว์

เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่จะได้รับข้อความแบบไดนามิก

รวมข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบัน

รวมไฮเปอร์ลิงก์แบบคง

รวมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

รวมรูปภาพ

จัดรูปแบบเนื้อหาของข้อความของคุณ

ส่งการแจ้งเตือนงานแบบกำหนดเองของคุณเอง

ระบุตัวเลือกที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

ส่งข้อความอีเมพื้นฐานจากเวิร์กโฟลว์

โดยใช้การกระทำส่งอีเมล ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณเพื่อส่งข้อความอีเมลของคุณ หรือเมื่อต้อง การระบุผู้ใช้หรือกลุ่มอื่น ๆ เขตข้อมูลพร้อมใช้งานสำหรับข้อความอีเมลเพื่อสำเนาถึงเรื่อง และเนื้อหา ได้ เขตข้อมูลเหล่านี้สามารถประกอบด้วยทั้งข้อความคงและข้อความที่ถูกสร้างขึ้นจากการค้นหาเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิก

คุณสามารถใช้การกระทำส่งอีเมล เพื่อสร้างข้อความ รวมถึงการแจ้งให้ทราบเมื่อเวิร์กโฟลว์ถึงขั้นตอนที่ระบุ หรือดำเนินการกระทำที่ระบุ (รวมถึงวันโดยรวมเริ่มต้น และหยุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์) และคำเตือนเกี่ยวกับหลายชนิด งานที่จะไม่เสร็จสมบูรณ์ โดยวันครบกำหนด

หมายเหตุ: ตั้งค่าอีเมขาออกต้องกำหนดค่าบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนที่เวิร์กโฟลว์ของคุณสามารถส่งข้อความอีเม ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการตั้งค่าอีเมลปัจจุบันของเซิร์ฟเวอร์ ตรวจสอบกับผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าอีเมลขาออกในส่วนดูเพิ่มเติม

ในตัวอย่างนี้ คุณจะตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อส่งการแจ้งเตือนอีเมทุกครั้งที่จะเริ่มทำงานบนรายการใหม่ ใช้เวอร์ชันSharePoint Designer ที่ตรงกับเวอร์ชันของSharePoint Server ตัวอย่าง สำหรับSharePoint Server 2010 ใช้SharePoint Designer 2010 และ สำหรับเวอร์ชันทั้งหมดหลังจากSharePoint Server 2010 ตลอดจนSharePoint Server 2016SharePoint Online ใช้SharePoint Designer 2013 คุณสามารถดาวน์โหลดSharePoint Designer 2013 จากศูนย์ดาวน์โหลด Microsoftและค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนั้นในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. บนเมนูไฟล์ ชี้ไปที่ใหม่ แล้ว คลิ กเวิร์กโฟลว์

  2. บนแรกหน้าของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ชื่อเวิร์กโฟลว์ ระบุรายการ หรือไลบรารีที่จะถูกแนบกับเวิร์กโฟลว์ ไปแล้ว เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับวันเริ่มต้นตัวเลือกที่คุณต้องการ

    หน้าแรกของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์

  3. คลิก ถัดไป

  4. บนหน้าถัดไปของตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ พิมพ์ชื่อสำหรับขั้นตอนนี้ของเวิร์กโฟลว์

  5. คลิกการกระทำ แล้ว คลิ กส่งอีเมล

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ คลิกการกระทำเพิ่มเติม เพื่อดูรายการทั้งหมด

  6. ในการกระทำ คลิกข้อความนี้

    หน้าที่สองของ Workflow Designer

  7. ในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล ใส่ที่อยู่อีเมของคุณเองในกล่องถึง

    หมายเหตุ: 

    • เมื่อต้องการเลือกผู้ใช้จากสมุดรายชื่อรายการหรือที่อยู่ คลิกปุ่ม รูปปุ่ม สมุดรายชื่อ ที่ส่วนท้ายของกล่องถึง

    • ที่ อยู่ของข้อความที่สามารถเป็นได้ทั้งเฉพาะเจาะจง คงที่อยู่ (ตัวอย่างNORTHWINDTRADERS\junminหรือjunmin@northwindtraders.com) หรือเวิร์กโฟลว์การค้นหาข้อมูลที่ตัวแปร เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์การค้นหาข้อความอีเมลที่ส่งจากเวิร์กโฟลว์แทนที่จะใช้ที่อยู่แบบคงที่อยู่แบบไดนามิก ดูในส่วนถัดไปเลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่จะได้รับข้อความแบบไดนามิก

    • อยู่ผู้ส่งของข้อความแสดงบนจะยังคงเป็นอยู่อีเมลของผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ เว้นแต่ว่าผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์การเปลี่ยนแปลงอยู่ผู้ส่งสำหรับแอปพลิเคชันบนเว็บปัจจุบันหรือแอปพลิเคชันบนเว็บทั้งหมด ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงนี้ในส่วนดูเพิ่มเติม

  8. ในกล่องเรื่อง พิมพ์เรื่องสำหรับข้อความ หรือคลิกแสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม เพื่อกำหนดข้อความคุณต้องการค้นหาเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: คุณต้องทำบางรายการในกล่องชื่อเรื่อง ในลำดับสำหรับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมอย่างถูกต้อง

  9. ในกล่องขนาดใหญ่ภายใต้กล่องเรื่อง พิมพ์ หรือวางเนื้อความของข้อความ

    เคล็ดลับ: ไม่มีเมนูทางลัดจะพร้อมใช้งานในกล่องนี้ เมื่อต้องการคัดลอกข้อความ กด CTRL + C ได้อีกด้วย กด CTRL + V. ข้อความที่คุณคัดลอก และวางเพื่อวางข้อความที่คัดลอก ไม่สามารถรวมการค้นหาเวิร์กโฟลว์ใด ๆ

    กำหนดกล่องโต้ตอบข้อความอีเมลด้วยข้อความ

ณจุดนี้ คุณอาจคลิกตกลง เพื่อเสร็จสิ้นการข้อความ ในทางกลับกัน นั้นอาจมีประโยชน์เมื่อต้อง การรวมชื่อเรื่องของรายการใหม่ที่ได้เริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือแม้แต่รวมลิงก์ไปที่รายการใหม่ ส่วนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการทำสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ และวิธีการจัดรูปแบบลักษณะที่ปรากฏของข้อความ ก่อน แม้ว่าคุณจะได้เรียนรู้วิธีการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์อยู่ข้อความของคุณแบบไดนามิก

ด้านบนของหน้า

เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่จะได้รับข้อความแบบไดนามิก

ถ้าคุณใส่ที่อยู่แบบคงที่ในเขตข้อมูลถึง และสำเนาถึง ข้อความของคุณ แล้วใดก็ตามที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อผู้รับ คุณต้องเปิดเวิร์กโฟลว์ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ และทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าจะเปลี่ยนอยู่บ่อย ๆ เป็นแนวทางปฏิบัติดีกว่าการใช้เวิร์กโฟลว์การค้นหาในเขตข้อมูลถึง และสำเนาถึง การค้นหาสามารถอ้างอิงที่อยู่ จากเขตข้อมูลในรายการปัจจุบัน จากเขตข้อมูลในรายการในรายการหรือไลบรารีอื่น หรือ จากตัวแปรเวิร์กโฟลว์

ใช้รายการแบบกำหนดเองเพื่อจัดเก็บที่อยู่ผู้รับ

ถ้าผู้รับเปลี่ยนเป็นระยะ ๆ แต่ไม่บ่อยเพียงพอสำหรับให้พวกเขาต้องระบุบนฟอร์มการเริ่มต้นทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่ม คุณสามารถสร้างรายชื่อผู้รับแบบกำหนดเองที่ประกอบด้วยวลีหนึ่งรายการสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่อ้างอิง แล้ว สร้างคอลัมน์ที่คุณสามารถจัดเก็บที่อยู่อีเมลที่แต่ละข้อความจากแต่ละเวิร์กโฟลว์จะถูกส่งไป เมื่อผู้รับสำหรับข้อความใด ๆ ที่เวิร์กโฟลว์เปลี่ยน สิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือเปลี่ยนอยู่ในเขตข้อมูลในรายการผู้รับสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสม

สิ่งสำคัญ: คอลัมน์ที่คุณจัดเก็บที่อยู่สำหรับข้อความอีเมเวิร์กโฟลว์สามารถบรรทัดข้อความเดียวตัวใดตัวหนึ่ง หลายบรรทัดของข้อความ หรือคอลัมน์ชนิดของบุคคลหรือกลุ่ม ถ้าคุณใช้คอลัมน์บุคคลหรือกลุ่ม รายการเดียวเท่านั้นสามารถสามารถประกอบในแต่ละเขตข้อมูลที่เวิร์กโฟลว์จะอ้างอิงสำหรับที่อยู่อีเมล เมื่อต้องการสร้างคอลัมน์ ไม่แน่ใจว่าได้เลือกไม่มี ภายใต้อนุญาตให้มีการเลือกหลายรายการ ถ้าคุณต้องการใช้คอลัมน์ชนิดนี้เมื่อต้องการระบุผู้รับหลาย คุณสามารถสร้างกลุ่ม SharePoint ที่มีบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ที่อยู่อีเมลไปยัง จากนั้น ให้กำหนดกลุ่มในเขตข้อมูล เมื่อต้องการสร้างคอลัมน์ ไม่แน่ใจว่าได้เลือกบุคคลและกลุ่ม ภายใต้อนุญาตให้เลือก ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายการ และเพิ่มคอลัมน์ในส่วนดูเพิ่มเติม

หมายเหตุ: เมื่อสร้างกลุ่ม SharePoint ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แต่ละกลุ่มมีที่ น้อยที่สุดอ่านสิทธิ์สำหรับไซต์ และที่ในพื้นที่การตั้งค่ากลุ่ม ของกลุ่มหน้าใหม่ ภายใต้ใครสามารถดูสมาชิกของกลุ่มทุกคน จะถูกเลือก

เมื่อต้องการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์รายการผู้รับแบบกำหนดเอง:

  1. ในเบราว์เซอร์ สร้างรายการแบบกำหนดเองที่มีชื่อผู้รับ มีสามคอลัมน์ต่อไปนี้:

    • เปลี่ยนชื่อของคอลัมน์ชื่อเรื่องเริ่มต้นเป็นชื่อเวิร์กโฟลว์

    • เพิ่มคอลัมน์บุคคลหรือกลุ่มที่ชื่อว่าเมื่อต้องการ ในคอลัมน์นี้ อนุญาตให้เลือกทั้งบุคคลและกลุ่ม แต่ไม่อนุญาตให้มีการเลือกหลายรายการ

    • เพิ่มเส้นเดียวของคอลัมน์ข้อความที่มีชื่อว่าสำเนาถึง

  2. ในรายชื่อผู้รับ สร้างรายการใหม่ และทำต่อไปนี้:

    • ในเขตข้อมูลชื่อเวิร์กโฟลว์ พิมพ์ตรวจทานเอกสารซึ่งคือชื่อของเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างนี้ใช้ต่อไปนี้

    • ในเขตข้อมูลเพื่อ คลิกสมุดรายชื่อ รูปปุ่ม จากนั้น ในกล่องโต้ตอบเลือกบุคคลและกลุ่ม เลือกบุคคลเดียวหรือกลุ่มข้อความที่อยู่เมื่อต้องการ

    • ในเขตข้อมูลCc พิมพ์อยู่อีเมของผู้รับจะอยู่สำเนาถึง แยกที่อยู่หลาย ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

  3. ในMicrosoft Office SharePoint Designer 2007 ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คลิกการกระทำ แล้ว คลิ กส่งอีเมล

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ คลิกการกระทำเพิ่มเติม เพื่อดูรายการทั้งหมด

  4. ในการกระทำ คลิกข้อความนี้

  5. ในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของกล่องถึง คลิกสมุดรายชื่อ รูปปุ่ม

  6. ในกล่องโต้ตอบการเลือกผู้ใช้ ในรายการหรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ คลิกค้นหาเวิร์กโฟลว์ แล้ว คลิ กเพิ่ม

  7. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

    • แหล่งข้อมูล:ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

    • เขตข้อมูล:เมื่อต้องการ หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่คุณต้องการ

    • เขตข้อมูล:ชื่อผู้รับ: เวิร์กโฟลว์

    • ค่า: พิมพ์ตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

      การค้นหาเขตข้อมูล ถึง ของข้อความ

      ค้นหานี้ระบุว่า "จากรายชื่อผู้รับ เลือกค่าของเขตข้อมูลถึงที่มีชื่อเวิร์กโฟลว์เท่ากับตรวจทานเอกสาร"

      ระบุครึ่งด้านบนของกล่องโต้ตอบรายการและคอลัมน์ ด้านล่างแถวระบุเวลาครึ่งหนึ่งของกล่องโต้ตอบ

  8. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ คลิกตกลง

  9. ในข้อความเกี่ยวกับมั่นใจว่าการค้นหาเฉพาะ คลิกตกลง

  10. คลิกตกลง อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบเลือกผู้ใช้

  11. ในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของกล่องสำเนาถึง คลิกสมุดรายชื่อ รูปปุ่ม

  12. ในกล่องโต้ตอบการเลือกผู้ใช้ ในรายการหรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ คลิกค้นหาเวิร์กโฟลว์ แล้ว คลิ กเพิ่ม

  13. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

    • แหล่งข้อมูล:ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

    • เขตข้อมูล:สำเนาถึง หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่คุณต้องการ

    • เขตข้อมูล:ชื่อผู้รับ: เวิร์กโฟลว์

    • ค่า: พิมพ์ตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

      การค้นหาเขตข้อมูล สำเนาถึง ของข้อความ

      ค้นหานี้ระบุว่า "จากรายชื่อผู้รับ เลือกค่าของเขตข้อมูล Cc ที่ชื่อเวิร์กโฟลว์เท่ากับตรวจทานเอกสาร"

  14. คลิกตกลง คลิกตกลง อีกครั้งในข้อความเตือน นั้นแล้ว คลิกตกลง อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบเลือกผู้ใช้

ขณะนี้ เมื่อเวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลนี้ ส่งถึงอยู่แสดงรายการอยู่ในกล่องถึงและสำเนาถึงเขตข้อมูลของรายการรีวิวเอกสารในรายชื่อผู้รับแบบกำหนดเอง เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อผู้รับ เพียงแค่ทำการเปลี่ยนแปลงคุณต้องในรายการ

เวิร์กโฟลว์เดียวอาจส่งข้อความอีเมหลาย และข้อความอาจไม่รวมทั้งหมดถูกส่งไปยังผู้รับเดียวเท่านั้น เมื่อต้องการเก็บอื่น ๆ ที่อยู่สำหรับข้อความเพิ่มเติมที่ส่ง โดยเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการเพื่อจัดเก็บอยู่ ในกรณีนี้ คุณอาจต้องการตั้งชื่อคอลัมน์ "ก่อนข้อความถึง "ที่สองข้อความเพื่อ" และอื่น ๆ ได้

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถออกแบบรายการเพื่อให้คุณสร้างรายการเดียวสำหรับแต่ละข้อความที่ส่งโดยเวิร์กโฟลว์ แทนหนึ่งรายการสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้ ให้แน่ใจว่า ชื่อที่ใช้ในการระบุข้อความแต่ละเฉพาะ เพื่อให้การค้นหาที่เรียกใช้อยู่ส่งกลับค่าไม่ซ้ำกันที่คุณต้องการ

ใช้ฟอร์มการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เมื่อต้องการระบุผู้รับ

ถ้าคุณต้องการให้ผู้รับจะต้องระบุชื่อไว้แต่ละครั้งที่ เวิร์กโฟลว์เริ่มด้วยตนเอง คุณสามารถปรับแต่งฟอร์มการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การรวบรวมอยู่จากบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถแล้วเพียงแต่ใช้ใส่ที่อยู่โดยตรง หรือคัดลอกลงในเขตข้อมูลในรายการปัจจุบัน — ที่พวกเขาจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับการอ้างอิงหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ของอินสแตนซ์ปัจจุบันได้ ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าให้ยังเริ่มโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุที่อยู่เริ่มต้นในฟอร์มการเริ่มต้นสำหรับทุกครั้งที่เริ่มต้นแบบอัตโนมัติเกิดขึ้น

ด้านบนของหน้า

รวมข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบัน

คือตนั้น คงของเนื้อความในข้อความตัวอย่าง: ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์สร้างอินสแตนซ์ของข้อความ ข้อความจะเป็นเหมือนกับแตกต่างกัน

อาจเป็นประโยชน์ อย่างไรก็ตาม การรวมข้อความที่สัมพันธ์กับสินค้าที่เวิร์กโฟลว์กำลังดำเนินการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น อาจมีประโยชน์เมื่อต้องการรวมชื่อเรื่องของเอกสารจำตรวจทานในเนื้อความของข้อความของคุณ เมื่อต้องการรวมการเรียงลำดับข้อมูลแบบไดนามิก คุณใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ การค้นหาเรียกใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นเช่นรายการ ไลบรารี และข้อมูลของเวิร์กโฟลว์

เมื่อต้องการเพิ่มชื่อเรื่องของเอกสารไปยังข้อความของข้อความ:

  1. พิมพ์ หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ค้นหาข้อมูลปรากฏ

    เนื้อความที่มีข้อความคงที่

  2. วางจุดแทรกในตำแหน่งที่คุณต้องการค้นหาจะอยู่

    เคล็ดลับ: เมื่อการค้นหาจะถูกแทรก จะไม่สามารถลากไปยังตำแหน่งใหม่ (จะเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม การ "ย้าย" การค้นหา ด้วยการลากข้อความอื่น ๆ ล้อมรอบ) ในทำนองเดียวกัน นั้นไม่ได้ เพื่อตัด เมื่อต้อง การคัดลอก หรือเมื่อต้อง การวางการค้นหาหรือข้อความใด ๆ ที่มีการค้นหา

  3. คลิกAdd ค้นหาเนื้อหา

  4. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการปัจจุบัน ในกล่องต้นฉบับ และชื่อ ในกล่องเขตข้อมูล

    การค้นหาชื่อของรายการปัจจุบัน

  5. คลิก ตกลง

การค้นหาที่แทรกไว้ปรากฏในเนื้อหาข้อความ

เนื้อความที่มีการค้นหาแทรกอยู่

เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงาน และข้อความจะถูกสร้างขึ้น การค้นหาจะถูกแทนที่ ด้วยชื่อเรื่องของเอกสาร

ข้อความขั้นสุดท้ายที่การค้นหาแทนที่ตามชื่อเรื่อง

รวมถึงชื่อเรื่องของเอกสารจะมีประโยชน์ แต่อาจมีประโยชน์มากเมื่อต้องการรวมไฮเปอร์ลิงก์ที่จะนำคุณไปยังเอกสารเองได้โดยตรง เมื่อต้องการทำเช่นนี้ รวมการค้นหาในไฮเปอร์ลิงก์ ในส่วนเวอร์ชันที่ใหม่กว่ารวมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบันจะแสดงวิธีคุณฉัน

ด้านบนของหน้า

รวมไฮเปอร์ลิงก์แบบคง

คุณสามารถรวมไฮเปอร์ลิงก์แบบคงซึ่งนั่นคือ หนึ่งที่ลิงก์ไปยังที่อยู่หรือตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันเสมอ — ในเนื้อความของข้อความอีเมเวิร์กโฟลว์ของคุณโดยใช้ HTML ยึดแท็ก (<แบบ > และ <นอกจาก /a >) มีแอตทริบิวต์hrefและระบุอยู่เป้าหมายเป็น ค่าของแอตทริบิวต์href

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

ในข้อความเป็นผลลัพธ์ ข้อความระหว่างแท็กจุดยึดจะแสดงเป็นไฮเปอร์ลิงก์ไปยังที่อยู่ที่ระบุ

ข้อความที่แสดงที่มีไฮเปอร์ลิงก์แบบคงที่

หมายเหตุ: โปรแกรมอีเมลที่ใช้ข้อความบางอย่างจะไม่สามารถแสดงโค้ด HTML และดังนั้น จะไม่แสดงไฮเปอร์ลิงก์

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์แบบไดนามิกที่ชี้ไปยังที่อยู่แตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับรายการที่เวิร์กโฟลว์กำลังทำงาน ดูในส่วนถัดไปรวมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า

รวมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

ในส่วนก่อนหน้านี้รวมไฮเปอร์ลิงก์แบบคงอยู่ในตัวอย่างไฮเปอร์ลิงก์มีข้อมูลไม่มีตัวแปร: ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความอีเมล การเชื่อมโยงหลายมิติให้ชี้ไปยังหน้าเดียวกัน

โดยใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างลิงก์แบบไดนามิกที่ใช้ข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบันเพื่อตัดสินใจว่า URL ให้ชี้ไปที่

ถ้ารายการปัจจุบันเป็นเอกสารในไลบรารีเอกสาร

ในตัวอย่างการแจ้งเตือนเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการให้ลิงก์ไปยังเอกสารใหม่เอง:

  1. พิมพ์ หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏขึ้น

  2. ตำแหน่งคุณต้องการค้นหาจะอยู่ พิมพ์ข้อความต่อไปนี้

<a href="">here</a>

เคล็ดลับ: เมื่อการค้นหาจะถูกแทรก จะไม่สามารถลากไปยังตำแหน่งใหม่ (จะเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม การ "ย้าย" การค้นหา ด้วยการลากข้อความอื่น ๆ ล้อมรอบ) ในทำนองเดียวกัน นั้นไม่ได้ เพื่อตัด เมื่อต้อง การคัดลอก หรือเมื่อต้อง การวางการค้นหาหรือข้อความใด ๆ ที่มีการค้นหา

  1. จัดตำแหน่งจุดระหว่างเครื่องหมายอัญประกาศคู่สอง ("")

  2. คลิกAdd ค้นหาเนื้อหา

  3. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการปัจจุบัน ในกล่องแหล่งข้อมูล

  4. ในกล่องเขตข้อมูล เลือกเข้ารหัส URL แบบสัมบูรณ์ แล้ว คลิ กตกลง

    ข้อความที่มีลิงก์แบบไดนามิกเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสาร

เมื่อผู้รับของข้อความคลิกที่ลิงก์ เอกสารเปิดขึ้นเพื่อดู หรือแก้ไข

ถ้ารายการปัจจุบันอยู่ในรายการ

เมื่อคุณสร้างลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการนั่นคือตัวอย่าง ข้อความประกาศหรือเหตุการณ์ปฏิทินซึ่งคุณสามารถเลือกที่จะมีลิงก์เปิดฟอร์มที่แสดง (DispForm.aspx) หรือฟอร์มการแก้ไข (EditForm.aspx) ของข้อมูลในรายการได้

เมื่อต้องการสร้างการเชื่อมโยงที่เปิดข้อมูลในรายการสำหรับเอกสาร (แทนที่เป็นเอกสารเอง):

  1. ในเบราว์เซอร์ นำทางไปยังไลบรารีเอกสารที่แชร์

  2. เปิดรายการสำหรับเอกสารใด ๆ ที่มีอยู่ในไลบรารี โดยใช้มุมมองรายการ ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงของคุณเพื่อเปิดฟอร์มที่แสดงหรือแก้ไขรายการ ถ้าคุณต้องการเชื่อมโยงของคุณเพื่อเปิดฟอร์มการแก้ไข

  3. คัดลอกอยู่ในแถบที่อยู่จาก http จุดเริ่มต้น: หรือ https: ผ่านแรกหมายเท่ากับ (=), ดังที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

    แถบที่อยู่ที่แสดงที่อยู่ของฟอร์ม

    แถบที่อยู่ที่แสดงที่อยู่ของฟอร์มแก้ไข

    _QM_ID =พารามิเตอร์ในสตริงที่แบบสอบถามที่แนะนำหน้าเพื่อแสดงฟอร์มสำหรับรายการใดก็ตามในปัจจุบันรายการหรือไลบรารีที่มี ID ของรายการที่ตามหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) เป็นข้อความเช่นในตัวอย่างนี้จะถูก ID รายการของรายการปัจจุบัน ตามที่ระบุ โดยการค้นหาเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: If the current item is a task that is created by one of the three workflow task actions, and if you want the link to open the custom task form (and not the default display or edit form for the Tasks list), see the later section If the current item is a custom task form. For tasks not created by a workflow task action, and for the display forms of even those tasks created by one of the workflow task actions, the current procedure is all that you need.

  4. ในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล ในตำแหน่งที่คุณต้องการเชื่อมโยงหลายมิติปรากฏ วางอยู่

  5. จัดตำแหน่งจุดแทรกโดยตรงหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=), แล้ว คลิ กเพิ่มการค้นหาเนื้อหา

  6. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการปัจจุบัน ในกล่องต้นฉบับ และID ในกล่องเขตข้อมูล

    การค้นหา ID ของรายการปัจจุบัน

  7. คลิก ตกลง

    การค้นหาที่แทรกไว้ปรากฏในเนื้อหาข้อความ

    สิ่งสำคัญ: ในขณะที่ค้นหา ID รายการปัจจุบันจะมีประโยชน์ในการสร้างการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในรายการปัจจุบัน การค้นหาต่อไปนี้สามารถนำเสนอข้อผิดพลาดในการแสดงเส้นทาง และดังนั้นจึงไม่แนะนำสำหรับการรวมในการเชื่อมโยงข้อความอีเมล: เส้นทาง URL สัมพัทธ์ Server แหล่ง URL และเส้นทาง URL

  8. เพิ่มส่วนที่เหลือของข้อความ สำหรับไฮเปอร์ลิงก์ และแท็กจุดยึดที่เป็นข้อความที่มีอยู่ ตลอดจนเกี่ยวข้องใด ๆ ที่คุณต้องการรวม

    ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงข้อความลิงก์สำหรับทั้งฟอร์มที่แสดงและแก้ไขฟอร์มปรากฏในข้อความอีเมล

    ข้อความที่มีลิงก์สำหรับดู และลิงก์แก้ไขสำหรับรายการปัจจุบัน

ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้การเชื่อมโยงมากกว่าหนึ่งครั้ง ดูส่วนเวอร์ชันที่ใหม่กว่าที่เก็บอยู่ในรายการรายการเป็นตัวแปรเวิร์กโฟลว์

ถ้ารายการปัจจุบัน ในฟอร์มงานแบบกำหนดเอง

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณใช้หนึ่งในการดำเนินการงานที่สามเพื่อสร้างงาน ฟอร์มงานแบบกำหนดเองถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณคอมไพล์เวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์รองเพื่อส่งการแจ้งเตือนงานสำหรับงานที่ถูกสร้างขึ้น ด้วยการดำเนินการงานเวิร์กโฟลว์ คุณจะอาจพบว่าเป็นประโยชน์มากมายเพื่อรวมลิงก์ไปยังฟอร์มนี้งานแบบกำหนดเองในตัวเตือน

ฟอร์มเริ่มต้นสำหรับรายการงาน เช่น DispForm.aspx และ EditForm.aspx ที่อยู่ในโฟลเดอร์สำหรับรายการงานนั้น แต่ในฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่อยู่ในโฟลเดอร์ของเวิร์กโฟลว์ที่จะเกี่ยวข้อง ชนิดเนื้อหาของตัวเองได้แต่ละงานเวิร์กโฟลว์ และเป็นชนิดเนื้อหาของงานเวิร์กโฟลว์ที่ระบุฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่ใช้ชนิดเนื้อหา เนื่องจากฟอร์มงานแบบกำหนดเองอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่น สร้าง URL ลงในฟอร์มนี้แตกต่างจาก URL ลงในฟอร์มการแสดงผลทั่วไปในการสร้าง หรือแก้ไขฟอร์มสำหรับรายการ

URL ของฟอร์มงานแบบกำหนดเองมีลักษณะดังนี้

แก้ไข URL ของฟอร์มสำหรับงานแบบกำหนดเอง

พื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับตัวแปรข้อมูลอยู่ในชนิด boldface และวงเล็บ

แอตทริบิวต์ต้นระบุรายการงานที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันหรือไม่ เมื่อคุณคลิกงานเสร็จสมบูรณ์ หรือยกเลิก บนฟอร์มงานแบบกำหนดเอง ฟอร์มที่ใช้ค่าที่อยู่จากแอตทริบิวต์ต้นรู้ว่ารายการเพื่อกลับไปยัง เมื่อต้องการสร้างการเชื่อมโยงไปยังฟอร์มงานแบบกำหนดเอง คุณสามารถคัดลอก และวางจากจุดเริ่มต้นของ URL ผ่านตัวID = [item_ID]อักขระ และละเว้นเศษเหลือ (ส่วนที่ถูกเน้นในตัวอย่าง) ได้

วิธีง่ายที่สุดในการรับ URL สำหรับฟอร์มงานแบบกำหนดเองคือการ เรียกใช้เวิร์กโฟลว์ หนึ่งครั้งเพื่อที่จะสร้างงาน เมื่อคุณเปิดฟอร์มงานแบบกำหนดเองสำหรับงานในเบราว์เซอร์ คุณสามารถคัดลอกส่วนของ URL ที่คุณต้องการ วางลงในเนื้อความของข้อความอีเมลในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ แล้ว เพิ่ม หรือการค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่ให้ ID ของรายการงาน

เมื่อต้องการรวมการค้นหาในข้อความ:

  1. ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ ในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล พิมพ์ หรือวางข้อความสำหรับลิงก์ทั้งหมดซึ่งยกเว้นการค้นหาเพื่อ ID ของรายการเช่นลงในเนื้อความของข้อความอีเมล

  2. จัดตำแหน่งจุดแทรกอยู่ด้านหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=), ลบจำนวนรายการ id ปัจจุบัน นั้นแล้ว คลิกเพิ่มการค้นหาเนื้อหา

  3. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการปัจจุบัน ในกล่องแหล่ง คลิกID ในรายการเขตข้อมูล นั้นแล้ว คลิกตกลง

    ลิงก์ฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่มี ID การค้นหาถูกแทรก

    โปรดจำไว้ว่า ตัวอย่างนี้ใช้เวิร์กโฟลว์รองที่กำลังทำงานกับรายการงาน เพื่อให้งานเป็นรายการปัจจุบัน ลิงก์ไปยังฟอร์มงานแบบกำหนดเองจากเวิร์กโฟลว์หลักที่จะ สร้างรายการงานจะแตกต่างกัน เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ใช้การดำเนินการรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้ในการส่งการแจ้งเตือนแบบกำหนดเองไปยังบุคคลที่มอบหมายให้กับใครและงาน ดูเวอร์ชันที่ใหม่กว่าส่วนส่งการแจ้งเตือนงานแบบกำหนดเองของคุณเอง

    เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการตั้งค่าที่อยู่นี้เพื่อให้คุณสามารถใช้ที่ใดก็ตามในลำดับเดียวกัน ดูในส่วนถัดไปเก็บอยู่ในรายการรายการเป็นตัวแปรเวิร์กโฟลว์

จัดเก็บอยู่ในรายการรายการเป็นตัวแปรเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถเก็บ URL ของฟอร์มที่แสดง หรือแก้ไขฟอร์มของข้อมูลในรายการในตัวแปรเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ในตำแหน่งที่ตั้งหลายในลำดับเดียวกัน

  1. ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คลิกการกระทำ แล้ว คลิ กสร้างสตริงที่แบบไดนามิก

    ถ้าการกระทำนี้ไม่ปรากฏในรายการ คลิกการกระทำเพิ่มเติม เพื่อดูรายการทั้งหมด

  2. ในการกระทำให้คลิกสตริงที่แบบไดนามิก

  3. ในกล่องโต้ตอบString Builder วางส่วนข้อความคงที่ของ URL (แต่ไม่ค้นหารายการ id ปัจจุบัน)

    ในกล่องโต้ตอบนี้ ใช้ CTRL + C เพื่อคัดลอก CTRL + X เพื่อตัด และ CTRL + V เพื่อวาง

  4. จัดตำแหน่งจุดหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) แล้ว คลิ กเพิ่มค้นหา

  5. ในกล่องโต้ตอบค้นหาที่กำหนดเวิร์กโฟลว์ เลือกรายการปัจจุบัน ในกล่องต้นฉบับ และID ในกล่องเขตข้อมูล

    การค้นหา ID ของรายการปัจจุบัน

  6. คลิก ตกลง

    การค้นหาจะถูกเพิ่มลงในข้อความในกล่องโต้ตอบ

    ข้อความ URL ที่มีการค้นหา ID แทรกอยู่

  7. คลิกตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบString Builder

  8. ในการกระทำ คลิกตัวแปร

  9. ในรายการ คลิกสร้างตัวแปรใหม่ จากนั้น ในกล่องโต้ตอบการแก้ไขตัวแปร พิมพ์ชื่อสำหรับตัวแปรใหม่

  10. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชนิด ถูกตั้งค่าเป็นสตริงที่ นั้นแล้ว คลิกตกลง

  11. เพิ่มการกระทำส่งอีเม กับเวิร์กโฟลว์ แล้ว คลิ กข้อความนี้ ในการกระทำ

  12. เมื่อต้องการใช้ตัวแปรใหม่ในข้อความอีเมลที่กำหนด กล่องโต้ตอบ พิมพ์ หรือวางข้อความรอบข้างและแท็ก HTML (รวมถึงเครื่องหมายอัญประกาศ) ลงในเนื้อหาข้อความ จัดตำแหน่งจุดระหว่างเครื่องหมายอัญประกาศ จากนั้น คลิกเพิ่ม ค้นหาเนื้อหา

  13. ในกล่องโต้ตอบกำหนดเวิร์กโฟลว์การค้นหา ในรายการแหล่ง มากล่อง คลิกเวิร์กโฟลว์ข้อมูล

  14. ในรายการเขตข้อมูล คลิกตัวแปร: ชื่อของตัวแปร แล้ว คลิกตกลง

    ตัวแปรใหม่ที่แทรกระหว่างเครื่องหมายอัญประกาศคู่

ตอนนี้คุณสามารถแทรกตัวแปรนี้ที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการในเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า

รวมรูปภาพ

ไม่สามารถฝังไฟล์รูปภาพหรือกราฟิกในเนื้อความของข้อความอีเมลที่ส่ง โดยเวิร์กโฟลว์ของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรวมกราฟิกในข้อความของคุณ โดยใช้แท็กรูป HTML (< img / >) เมื่อต้องการลิงก์ไปยังรูปภาพที่จะถูกเก็บเป็นไฟล์ JPEG (.jpg) และอัปโหลดไปยังไลบรารีรูปภาพในไซต์ของคุณ ได้

  1. ในเนื้อความของข้อความของคุณ ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้รูปที่มีการเชื่อมโยงปรากฏ พิมพ์ตัว< img src = "" / >แท็ก HTML

  2. จัดตำแหน่งจุดระหว่างเครื่องหมายอัญประกาศคู่สอง ("")

  3. พิมพ์ หรือวาง URL สำหรับไฟล์รูปภาพ JPEG แท็กเสร็จสมบูรณ์มีลักษณะดังนี้

    สร้างแท็ก HTML สำหรับรูปภาพให้เสร็จสมบูรณ์

เมื่อมีส่งข้อความ รูปภาพจากไฟล์ JPEG ปรากฏขึ้นแทนที่แท็กลิงก์

ด้านบนของหน้า

จัดรูปแบบเนื้อหาของข้อความของคุณ

ในส่วนนำหน้า จุดยึด HTML แท็ก (<แบบ > และ <นอกจาก /a >) มาใช้สร้างไฮเปอร์ลิงก์ คุณสามารถใช้แท็กอื่น HTML เพื่อระบุแบบตัวพิมพ์ สี สไตล์ และแอตทริบิวต์อื่น ๆ ของข้อความในข้อความของคุณ

เนื่องจากตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์สนับสนุนเฉพาะสไตล์แบบอินไลน์สำหรับการจัดรูปแบบข้อความ และไม่ภายนอก หรือฝังตัวสไตล์ชี (CSS) การจัดรูปแบบ คุณต้องดำเนินการจัดรูปแบบใด ๆ ที่คุณต้องการ โดยใช้แอตทริบิวต์ของสไตล์ด้วยแท็ก HTML คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ ด้วยการพิมพ์แท็ก HTML ได้โดยตรงลงในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ หรือ โดยการสร้างเนื้อความของข้อความของคุณในโค้ดดู และการออกแบบมุมมองและวางลงในกล่องโต้ตอบกำหนดข้อความอีเมล กล่องนั้น

  1. บันทึกเวิร์กโฟลว์ของคุณ ด้วยการคลิกเสร็จสิ้น

  2. สร้างหน้า HTML ใหม่

  3. สลับการแยกมุมมอง จากนั้นคลิกที่ใดก็ได้ในพื้นที่ของมุมมองออกแบบ

  4. จุดยังคงอยู่ในพื้นที่ของมุมมองออกแบบ ดับเบิลคลิกที่แอปพลิเคชันสไตล์ บนแถบสถานะ

    แถบเครื่องมือแอปพลิเคชันสไตล์ ปรากฏขึ้น

  5. บนแถบเครื่องมือแอปพลิเคชันสไตล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลักษณะประยุกต์ ถูกตั้งค่าเป็นด้วยตนเอง และกฎเป้าหมาย ถูกตั้งค่าการ(สไตล์แบบอินไลน์ใหม่) ดังที่แสดงไว้ที่นี่

    แถบเครื่องมือ การประยุกต์ใช้สไตล์ ที่แสดงการตั้งค่าที่ถูกต้อง

    ถ้าคุณจัดรูปแบบข้อความในมุมมองโค้ดและมุมมองออกแบบ คุณต้องกำหนดแอปพลิเคชันสไตล์ เป็นด้วยตนเอง เพื่อให้Office SharePoint Designer 2007 เพิ่ม CSS คลา ที่เซิร์ฟเวอร์ไม่แสดงในจดหมายเวิร์กโฟลว์ ยัง คุณต้องการทำงานในมุมมองโค้ดต้องล้อมรอบด้วยแท็กขยายข้อความใด ๆ ที่ซ้อนกันภาย ในข้อความที่จัดรูปแบบที่มีอยู่แล้ว แต่ซึ่งคุณต้องการระบุการจัดรูปแบบอื่น เมื่อแท็กขยายอยู่ในสถานที่ คุณสามารถทำงานในมุมมองออกแบบเพื่อนำการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

  6. จัดรูปแบบข้อความตามปกติ โดยใช้เครื่องมือ WYSIWYG ในมุมมองออกแบบ:

    • ถ้าคุณต้องการจัดรูปแบบข้อความภายในแท็กนั่นคือตัวอย่าง <ย่อหน้า > หรือ <เ > ซึ่งจัดตำแหน่งจุดในมุมมองโค้ด แล้ว ดับเบิลคลิกที่แท็กคุณต้องการในกล่องเครื่องมือ

    • อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถพิมพ์แท็ก แล้ว ใช้ IntelliSense ในการแทรกแอตทริบิวต์ของสไตล์และคู่คุณสมบัติ/ค่าใด ๆ ที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าให้แยกคู่คุณสมบัติ/ค่า ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

หลักปฏิบัติดีที่สุดบาง:

  • ใช้แท็กย่อหน้า (< p > และ < /p >) เพื่อกำหนดย่อหน้าที่แยกต่างหาก และระบุค่าเริ่มต้นใด ๆ สำหรับย่อหน้าที่แตกต่างจากค่าเริ่มต้นสำหรับข้อความโดยรวมการจัดรูปแบบ การจัดรูปแบบ

  • ภายในย่อหน้า ใช้เพิ่มเติมขยายแท็กเพื่อระบุใด ๆ ภายในเครื่องที่จัดรูปแบบที่แตกต่างจากการจัดรูปแบบเริ่มต้นของย่อหน้าและข้อความโดยรวม

  • ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์แสดงใด ๆ แบ่งบรรทัดด้วยตนเองเป็นตัวแบ่งบรรทัดเพิ่มเติมในข้อความ เนื่องจากแท็กย่อหน้าเพิ่มที่เหมาะสมช่องว่างระหว่างย่อหน้า แล้วคุณต้องเอาตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเองทั้งหมดจากเวอร์ชันสุดท้ายของข้อความในตัวออกแบบเพื่อหลีกเลี่ยงการมีระยะห่างระหว่างย่อหน้ามากเกินไป

    อาจเป็นการง่ายกว่าการสร้างข้อความที่จัดรูปแบบของคุณ มีตัวแบ่งบรรทัดสำหรับชัดเจน และเอาช่องว่างทั้งหมดที่เกินมาแล้ว และข้อความในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ตกแต่งขั้นสุดท้ายของตัวแบ่งบรรทัดก่อน

    หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดนี้นำไปใช้เฉพาะถ้าคุณกำลังรวมแท็กย่อหน้าหรือแท็กอื่นที่เพิ่มช่องว่างแนวตั้งระหว่างหน่วยของข้อความโดยอัตโนมัติ

ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงตัวอย่างของข้อความที่จัดรูปแบบ ด้วยแท็ก HTML โปรดสังเกตว่า ตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเองไม่มีอยู่

ข้อความที่ถูกจัดรูปแบบด้วยแท็ก HTML

ในข้อความที่ส่ง โดยเวิร์กโฟลว์ จัดรูปแบบเนื้อหาแสดงผลตามไปด้วย

ข้อความในรูปแบบ HTML เวอร์ชันที่เสร็จสมบูรณ์

เมื่อคุณจัดรูปแบบข้อความสะดวก คุณสามารถสร้างสไตล์ของข้อความที่หลากหลาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหนึ่งวิธีในการใช้การจัดรูปแบบข้อความข้อความ ดูในส่วนถัดไปของบทความนี้ส่งการแจ้งเตือนงานแบบกำหนดเองของคุณเอง

ด้านบนของหน้า

ส่งการแจ้งเตือนงานแบบกำหนดเองของคุณเอง

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อเวิร์กโฟลว์ใช้หนึ่งในการดำเนินการงานแบบกำหนดเองที่สามเพื่อสร้าง และมอบหมายงาน รายการงานโดยอัตโนมัติส่งอีเมลที่แจ้งให้ทราบไปยังบุคคลที่จะมอบหมายงานใหม่ ถ้าคุณต้องการออกแบบข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานแบบกำหนดเองของคุณเอง คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์รองที่ทำงานบนรายการงานเพื่อส่งพวกเขา

เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการส่งการแจ้งเตือนที่ซ้ำกัน คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนสำหรับรายการงานอัตโนมัติ:

  • บนหน้าการตั้งค่าขั้นสูงสำหรับรายการงาน ในพื้นที่การแจ้งเตือนอีเมล คลิกไม่ใช่ ภายใต้ส่งอีเมลเมื่อมีกำหนดความเป็นเจ้าของ

    หมายเหตุ: การปิดการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติจะปิดการแจ้งเตือนงานอัตโนมัติทั้งหมดสำหรับไซต์ รวมถึงผู้ที่สร้าง โดยเวิร์กโฟลว์กำหนดไว้ล่วงหน้าที่พร้อมใช้งานในMicrosoft Office SharePoint Server 2007

เมื่อคุณได้ปิดใช้งานการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์รองเดียวเพื่อส่งการแจ้งเตือนเดียวกันกับงานทั้งหมด หรือคุณสามารถใช้เงื่อนไข กับการดำเนินการโยงหัวข้อหลาย หรือ กับเวิร์กโฟลว์รองหลายเพื่อส่งชนิดต่าง ๆ แจ้งให้ทราบที่ตรงกับสถานการณ์ต่าง ๆ

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ทุติยภูมิเดียวกัน หรือเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งอีเมลตัวเตือนเกี่ยวกับงานที่ยังไม่ได้ทำให้เสร็จสมบูรณ์เมื่อใกล้ถึงวันครบกำหนดของพวกเขา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์รอง ดูบทความการสร้างเวิร์กโฟลว์ทุติยภูมิ

คุณสามารถจัดรูปแบบแบบกำหนดเองแจ้งให้ทราบของวิธีคุณต้องการ วิธีหนึ่งในการเริ่มต้นใช้งานการ กำหนดเนื้อหา HTML ของการเริ่มต้นโดยอัตโนมัติแจ้งให้ทราบ ซึ่งคุณสามารถคัดลอกโดยตรงจากตัวอย่างโค้ดต่อไปนี้ ได้

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

รวมอยู่ในตัวอย่างโค้ด HTML ก่อนหน้าจะเจ็ดพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับการค้นหา พื้นที่สำรองไว้ปรากฏในวงเล็บเหลี่ยม ([) หลังจากที่คุณวางเนื้อหา HTML ลงในเนื้อความของข้อความอีเมลในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณต้องแทนพื้นที่สำรองไว้ รวมถึงเครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยมที่ประกอบด้วย การค้นหาจริง คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการสร้างการค้นหาเหล่านี้ในส่วนย่อยที่หกต่อไปนี้ (พื้นที่สำรองไว้ หนึ่งสำหรับชื่อเอกสาร หนึ่งจะใช้สองครั้ง)

ค้นหาชื่อของเวิร์กโฟลว์

ใช้การค้นหานี้

การค้นหาชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่สร้างงานปัจจุบัน

ค้นหาวันสร้างงาน

ใช้การค้นหานี้

การค้นหาวันที่สร้างของงานในปัจจุบัน

ค้นหาชื่อเอกสาร (ใช้สองครั้ง)

ใช้การค้นหานี้

การค้นหาชื่อเอกสาร

ค้นหา URL ของเอกสาร

ใช้การค้นหานี้

การค้นหา URL ของเอกสาร

ค้นหางานฟอร์มแบบกำหนดเอง

ค้นหานี้จะถูกแทรกเป็นส่วนหนึ่งของ URL สำหรับฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่สร้าง โดยเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้าถ้ารายการปัจจุบันเป็นฟอร์มงานแบบกำหนดเอง

การค้นหาเองมีลักษณะดังนี้

การค้นหา ID ของรายการปัจจุบัน

และอยู่ทั้งหมดมีลักษณะดังนี้:

ที่อยู่สำหรับฟอร์มงานแบบกำหนดเองที่มี การค้นหา ID ถูกแทรก

แสดงฟอร์มสำหรับการค้นหารายการเอกสาร

ค้นหานี้จะถูกแทรกเป็นส่วนหนึ่งของ URL สำหรับฟอร์มที่แสดงของสินค้างาน ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้าถ้ารายการปัจจุบันอยู่ในรายการ

การค้นหาเองมีลักษณะดังนี้

การค้นหา ID ของรายการปัจจุบัน

และอยู่ทั้งหมดมีลักษณะดังนี้:

ที่อยู่สำหรับรายการเอกสารแสดงฟอร์มที่มี ID การค้นหาถูกแทรก

เมื่อทั้งหมดของการค้นหาอยู่ในสถานที่ การแจ้งเตือนที่แสดงบนงานแบบกำหนดเองมีลักษณะนี้

เวอร์ชันสุดท้ายของข้อความการแจ้งให้ทราบแบบกำหนดเอง

คุณสามารถกำหนดข้อความนี้ โดยการเพิ่มอีกคำแนะนำหรือข้อมูลอื่น ๆ หรือปรับเปลี่ยนลักษณะหน้าตาของข้อความ ด้วยการจัดรูปแบบข้อความ ด้วยเครื่องมือคุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับในบทความนี้ คุณพร้อมที่จะตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อส่งข้อความเป็นเหมือนกับที่คุณต้องการส่ง

ด้านบนของหน้า

ระบุตัวเลือกที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

ตัวเลือกต่อไปนี้ไม่สนับสนุน โดยเวอร์ชันปัจจุบันของการดำเนินการส่งอีเมล:

  • ระบุอยู่บนบรรทัดจาก (ข้อความอีเมลที่ส่ง โดยเวิร์กโฟลว์เสมอแสดงอยู่อีเมลที่ระบุ โดยผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์บนบรรทัดจาก นั้น เฉพาะผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์สามารถเปลี่ยน และเท่านั้นสามารถสามารถเปลี่ยนสำหรับการแจ้งเตือนทั้งหมดในปัจจุบันยุกต์บนเว็บ ต่อเวิร์กโฟลว์ไม่)

  • รวมถึงไฮเปอร์ลิงก์ไปยังหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ (ไม่มีวิธีในการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์เพื่อใส่ค่าของตัวแปร WorkflowInstanceID ในสตริแบบสอบถาม)

  • ใช้การฝังตัวสไตล์ชี (CSS) การจัดรูปแบบข้อความเนื้อหา (การจัดรูปแบบข้อความ โดยใช้แอตทริบิวต์ของสไตล์แต่ <สไตล์ > แท็กและคลา CSS จะไม่ได้รับการสนับสนุน)

  • ใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ในกล่องถึง หรือสำเนาถึง ที่อ้างอิงคอลัมน์ของบุคคลหรือกลุ่มชนิดที่ประกอบด้วยหลายค่า

  • ระบุผู้รับสำเนาลับถึง (สำเนาลับ) สำหรับข้อความ (นักพัฒนาสามารถปรับเปลี่ยนได้ ไฟล์การดำเนินการบนเซิร์ฟเวอร์เพื่อรวมเขตข้อมูลสำเนาลับถึง แต่นี้ไม่สามารถทำได้ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์นั้น)

  • รวมถึงไฟล์อื่น ด้วยข้อความเป็นสิ่งที่แนบมา

  • ฝังไฟล์กราฟิกหรือรูปภาพในข้อความ (คุณสามารถลิงก์ไปยังรูปภาพเช่นดูส่วนก่อนหน้ารวมรูปภาพได้)

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

SharePoint 2013 ทีละขั้นตอน: การตั้งค่าสำหรับการตั้งค่าอีเมลขาออก

แนะนำ SharePoint Designer

สร้างการแจ้งเตือน หรือสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูลใน SharePoint Online, SharePoint 2016 และ SharePoint 2013 rss

สร้างการแจ้งเตือน หรือสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล RSS ใน SharePoint 2010

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาแบบพื้นฐาน

รายการของคำถามต่อไปนี้อาจช่วยให้การค้นหาสาเหตุของปัญหาในการสร้างเวิร์กโฟลว์:

  1. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น ๆ บนรายการเดียวใจได้อย่างไร ตัวอย่างเช่น พยายามสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

  2. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เดียวกันคือ:

    • ในรายการอื่นบนไซต์เดียวกันได้อย่างไร

    • บนไซต์อื่นภายใต้ไซต์คอลเลกชันเดียวกันได้อย่างไร

    • บนอื่นไซต์คอลเลกชันภายใต้แอปพลิเคชันบนเว็บเดียวกันได้อย่างไร

    • ในโปรแกรมประยุกต์บนเว็บที่แตกต่างกันได้อย่างไร

    • เข้าสู่ระบบ ด้วยบัญชีผู้ใช้อื่นได้อย่างไร

    • ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้อย่างไร

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาขั้นสูง

ถ้าไม่มีเคล็ดลับการแก้ไขปัญหาแบบพื้นฐานช่วยค้นหาสาเหตุของปัญหาที่มีเวิร์กโฟลว์ ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

  1. ให้แน่ใจว่า คุณมีจำเป็นต้องมีสิทธิ์ที่ระดับไซต์และเวิร์กโฟลว์ ไปที่การตั้งค่าไซต์ > สิทธิ์สำหรับไซต์ > ตรวจสอบสิทธิ์ / ตั้งค่ารายการ > สิทธิ์สำหรับรายการนี้ และตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบสิทธิ์ ตรงต่อไปนี้:

    1. สิทธิ์ที่น้อยที่สุดในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ (บันทึก และเผยแพร่):

      1. บนไซต์SharePoint:ออกแบบ

      2. ในรายการSharePoint:แก้ไข

    2. สิทธิ์น้อยที่สุดในการเริ่มเวิร์กโฟลว์:

      1. บนไซต์SharePoint:มุมมองเดียว/อ่าน

      2. ในรายการSharePoint:สนับสนุน

  2. ให้แน่ใจว่า ตั้งค่าอีเมขาออกไปยังเซิร์ฟเวอร์Exchange ที่ถูกต้อง

    1. เปิดพร้อมท์คำสั่ง ในฐานะผู้ดูแลระบบ

    2. เรียกใช้nslookup <อยู่เซิร์ฟเวอร์Exchange > ตัวอย่าง: nslookup exch.contoso.com

    3. คุณควรเห็นอยู่ IP แก้ไขของเซิร์ฟเวอร์Exchange ในผลลัพธ์ หากคุณไม่เห็น ติดต่อExchange ผู้ดูแลระบบของคุณ และขอให้หาชื่อโดเมนแบบเต็มที่ถูกต้องExchange (FDQN)

  3. ส่งอีเมลถึงบุคคลเดียวกันโดยใช้ฟังก์ชันSendEmailของคลาสSPUtility กับSharePoint Management Shell ที่ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

    1. เปิดSharePoint Management Shell ในฐานะผู้ดูแลระบบ (คลิกขวาSharePoint Management Shell > เรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ)

    2. เรียกใช้สคริปต์ต่อไปนี้ ถ้าสคริปต์การตอบสนองกับTrue และผู้ใช้ได้รับอีเมลจากSharePoint, SMTP ถูกกำหนดค่าอย่างถูกต้องในSharePoint

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. ส่งอีเมลถึงผู้ใช้เดียวกันจากเซิร์ฟเวอร์SharePoint โดยใช้ฟังก์ชัน SMTP ทำตามขั้นตอนในการใช้ Telnet เพื่อทดสอบการสื่อสาร SMTP

หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้นSharePoint สร้างรายการล็อกสำหรับจดหมายขาออก SharePoint ไม่เคยส่งอีเมโดยตรง ข้อความอีเมลที่ถูกลได้ผ่านถูกกำหนดค่าในศูนย์การจัดการ เซิร์ฟเวอร์ SMTP (Exchange ) ทำตามขั้นตอนข้างต้นสำหรับการแก้ไขปัญหาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×