Office

ส่งอีเมลในเวิร์กโฟลว์

การส่งอีเมลเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลในรายการใน SharePoint บางเวอร์ชันต้องใช้หลายขั้นตอนซึ่งคุณสามารถดูรายละเอียดด้านล่าง อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณใช้ SharePoint เวอร์ชันล่าสุดคุณสามารถ เพิ่มโฟลว์ได้โดยตรงจากรายการของคุณ เทมเพลตของ Microsoft Flow ที่ใช้ในการส่งอีเมลเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลในรายการจะมีขั้นตอนพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับการเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

การส่งอีเมลจากเวิร์กโฟลว์

ส่งข้อความอีเมลพื้นฐานจากเวิร์กโฟลว์

เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มอย่างรวดเร็วเพื่อรับข้อความ

การใส่ข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบัน

การใส่ไฮเปอร์ลิงก์แบบคงที่

การใส่ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

การใส่รูปภาพ

ระบุตัวเลือกที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

ส่งข้อความอีเมลพื้นฐานจากเวิร์กโฟลว์

รายการใหม่ที่ทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ให้ส่งข้อความอีเมล

โดยการใช้การกระทำสำหรับ ส่งอีเมล ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองเพื่อส่งข้อความอีเมลถึงคุณหรือผู้ใช้ที่ระบหรือกลุ่มอื่น ๆ ได้ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับข้อความอีเมลคือ ถึงสำเนาถึงเรื่อง และเนื้อหา เขตข้อมูลเหล่านี้สามารถมีได้ทั้งข้อความคงที่และข้อความที่สร้างขึ้นแบบไดนามิกจากการค้นหาเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถใช้การกระทำสำหรับส่งอีเมลเพื่อสร้างข้อความหลายประเภท รวมถึงการแจ้งเตือนเมื่อเวิร์กโฟลว์มาถึงขั้นตอนที่ระบุหรือดำเนินการตามการกระทำที่ระบุ (รวมถึงการเริ่มต้นและการหยุดเวิร์กโฟลว์โดยรวม) และการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานต่าง ๆ ที่ไม่เสร็จตามวันที่กำหนด

หมายเหตุ: การตั้งค่าอีเมลขาออกต้องกำหนดค่าบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนที่เวิร์กโฟลว์ของคุณจะสามารถส่งข้อความอีเมลได้ ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการตั้งค่าอีเมลปัจจุบันของเซิร์ฟเวอร์ ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ค้นหาลิงก์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าอีเมลขาออกได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ในตัวอย่างนี้ คุณจะตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลทุกครั้งที่เริ่มทำงานกับรายการใหม่ ใช้เวอร์ชันของ SharePoint Designer ที่ตรงกับเวอร์ชันของ SharePoint Server ของคุณ ตัวอย่างเช่น สำหรับ SharePoint Server 2010 ให้ใช้ SharePoint Designer 2010 และสำหรับทุกเวอร์ชันหลังจาก SharePoint Server 2010 รวมถึง SharePoint Server 2016 และ SharePoint Online ให้ใช้ SharePoint Designer 2013 คุณสามารถดาวน์โหลด SharePoint Designer 2013 ได้จาก ศูนย์ดาวน์โหลด Microsoft และค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

เปิด SharePoint Designer 2013 และเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint

SharePoint Designer 2013 ถูกติดตั้งเป็นแอปพลิเคชัน Office 2013 เมื่อต้องการเปิด SharePoint Designer 2013 และเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เปิด SharePoint Designer 2013 โดยการเลือกในเมนู เริ่ม คลิกไอคอนเริ่ม คลิก โปรแกรมทั้งหมด คลิก Microsoft Office 2013 แล้วคลิก SharePoint Designer 2013

  2. คลิก เปิดไซต์ บนหน้าเริ่มต้นของ SharePoint Designer 2013

  3. ป้อนไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการเชื่อมต่อ ตัวอย่างเช่น http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. คลิก เปิด เพื่อเปิดไซต์

  5. ป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณ ถ้าได้รับพร้อมพ์ (ถ้าไม่มีการตั้งค่าด้านความปลอดภัยไว้ในคอมพิวเตอร์ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ คุณจะได้รับพร้อมพ์ให้ป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะใช้ข้อมูลประจำตัวที่สามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint

สร้างเวิร์กโฟลว์รายการตามแพลตฟอร์มของเวิร์กโฟลว์ SharePoint

  1. คลิกที่ โหนดของเวิร์กโฟลว์ ในบานหน้าต่างนำทาง

  2. คลิกที่ ดรอปดาวน์ของเวิร์กโฟลว์รายการ ในส่วนใหม่ ของแท็บ เวิร์กโฟลว์

  3. เลือก รายการ ที่คุณต้องการเชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์ใหม่

  4. ในกล่องโต้ตอบ สร้างเวิร์กโฟลว์รายการ ให้ใส่ชื่อและคำอธิบายสำหรับเวิร์กโฟลว์ แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่า ชนิดแพลตฟอร์ม ถูกตั้งค่าเป็น เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013

เลือก ตกลง เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์

หลังจากที่มีการสร้างเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเพิ่มการกระทำ เงื่อนไข ระยะ ขั้นตอน และการวนรอบในการสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณ คอมโพเนนต์ของเวิร์กโฟลว์เหล่านี้จะพร้อมใช้งานใน Ribbon ของ SharePoint Designer 2013

หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็น เวิร์กโฟลว์ SharePoint 2013เป็นชนิดแพลตฟอร์มที่พร้อมใช้งาน แสดงว่าตัวจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้งานกับฟาร์ม SharePoint ดู การกำหนดค่าตัวจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อใช้งานกับฟาร์ม SharePoint Server 2013

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่พร้อมใช้งานของการกระทำเวิร์กโฟลว์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

สร้างการกระทำในการส่งในอีเมล 

  1. คลิก การกระทำ แล้วจากนั้น คลิก ส่งอีเมล

  2. ในการกระทำ คลิก ผู้ใช้เหล่านี้

  3. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดข้อความอีเมล ให้เลือกผู้ใช้จากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่หรือป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเองในกล่อง ถึง

    หมายเหตุ: 

    • เมื่อต้องการส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลภายนอก คุณจะต้องสามารถดึงข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่เกี่ยวข้อง

    • ที่อยู่อีเมลในกล่อง ถึง ของข้อความอาจเป็นที่อยู่เฉพาะที่คงที่ (ตัวอย่างเช่น NORTHWINDTRADERS\junmin หรือ junmin@northwindtraders.com) หรือการค้นหาเวิร์กโฟลว์ลงในข้อมูลตัวแปร เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์เพื่อระบุอีเมลที่ส่งข้อความได้อย่างรวดเร็วจากเวิร์กโฟลว์แทนการใช้ที่อยู่แบบคงที่ ให้ดูส่วนถัดไป เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มอย่างรวดเร็วเพื่อรับข้อความ

    • ที่อยู่ผู้ส่งของข้อความที่แสดงผลจะเป็นที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เสมอ เว้นแต่ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์จะเปลี่ยนที่อยู่ผู้ส่งสำหรับแอปพลิเคชันบนเว็บปัจจุบันหรือแอปพลิเคชันบนเว็บทั้งหมด เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้อ่านการกำหนดค่าอีเมลขาออกสำหรับเว็บแอปเฉพาะ

  4. ในกล่อง เรื่อง พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับข้อความ หรือคลิก แสดงการผูกข้อมูล รูปปุ่ม เพื่อกำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ลงในข้อความที่คุณต้องการที่นี่

    หมายเหตุ: คุณต้องสร้างรายการบางอย่างในกล่องเรื่อง เพื่อให้เวิร์กโฟลว์คอมไพล์ได้อย่างถูกต้อง

  5. ในกล่องขนาดใหญ่ภายใต้กล่อง เรื่อง ให้พิมพ์หรือวางเนื้อหาของข้อความ

  6. เลือก ตกลง

  7. เลือก การกระทำ >ไปที่ขั้นตอน

  8. เลือก จุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์

  9. คลิก ประกาศ

ตัวเลือกขั้นสูงเพิ่มเติมสำหรับการปรับเปลี่ยนเนื้อหาของอีเมลมีรายละเอียดในส่วนต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

เลือกผู้ใช้หรือกลุ่มอย่างรวดเร็วเพื่อรับข้อความ

ถ้าคุณใส่ที่อยู่แบบคงที่ในเขตข้อมูล ถึง และ สำเนาถึง ของข้อความของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเปลี่ยนผู้รับ คุณต้องเปิดเวิร์กโฟลว์ในตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์และทำการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง ถ้าจะมีการเปลี่ยนที่อยู่บ่อย ๆ จะเป็นแนวปฏิบัติที่ดีกว่าหากใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ในเขตข้อมูล ถึง และ สำเนาถึง การค้นหาสามารถอ้างอิงที่อยู่จากเขตข้อมูลในรายการปัจจุบัน จากเขตข้อมูลในรายการที่อยู่ในรายการหรือไลบรารีอื่น หรือ จากตัวแปรเวิร์กโฟลว์

ใช้รายการแบบกำหนดเองเพื่อจัดเก็บที่อยู่ผู้รับ

หากมีการเปลี่ยนผู้รับเป็นระยะ ๆ แต่ไม่บ่อยพอที่จะต้องระบุไว้ในแบบฟอร์มการเริ่มต้นทุกครั้งที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถสร้างรายการผู้รับแบบกำหนดเองที่มีรายการหนึ่งรายการสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่อ้างอิงนั้น และสร้างคอลัมน์ซึ่งคุณสามารถจัดเก็บที่อยู่ที่จะส่งข้อความอีเมลแต่ละรายการจากแต่ละเวิร์กโฟลว์ เมื่อผู้รับสำหรับข้อความเวิร์กโฟลว์ใด ๆ เปลี่ยน สิ่งที่คุณต้องทำคือเปลี่ยนที่อยู่ในเขตข้อมูลที่เหมาะสมในข้อมูลในรายการผู้รับสำหรับเวิร์กโฟลว์นั้น

สิ่งสำคัญ: คอลัมน์ที่คุณจัดเก็บที่อยู่สำหรับข้อความอีเมลเวิร์กโฟลว์อาจเป็นข้อความบรรทัดเดียว, ข้อความหลายบรรทัด หรือคอลัมน์ชนิดบุคคลหรือกลุ่ม ถ้าคุณใช้คอลัมน์บุคคลหรือกลุ่ม คุณสามารถสร้างรายการได้เพียงรายการเดียวเท่านั้นในแต่ละเขตข้อมูลที่เวิร์กโฟลว์จะอ้างอิงสำหรับที่อยู่อีเมล เมื่อสร้างคอลัมน์ ต้องแน่ใจว่าได้เลือก ไม่ใช่ ภายใต้ อนุญาตให้เลือกหลายรายการ ถ้าคุณต้องการใช้คอลัมน์ประเภทนี้เพื่อระบุผู้รับหลายคน คุณสามารถสร้างกลุ่ม SharePoint ที่รวมบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ระบุที่อยู่อีเมล จากนั้นระบุกลุ่มในเขตข้อมูล เมื่อสร้างคอลัมน์ต้องแน่ใจว่าได้เลือก บุคคลและกลุ่ม ภายใต้ อนุญาตให้เลือก ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายการและเพิ่มคอลัมน์ได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

หมายเหตุ: เมื่อสร้างกลุ่ม SharePoint ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละกลุ่มต้องมีสิทธิ์ในการอ่านเป็นอย่างน้อยสำหรับไซต์นั้น และในพื้นที่ การตั้งค่ากลุ่ม ของหน้ากลุ่มใหม่ ภายใต้ ใครบ้างที่สามารถดูสมาชิกกลุ่ม ได้ทำการเลือก ทุกคน ไว้

เมื่อต้องการใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ลงในรายการผู้รับที่กำหนดเอง:

  1. ในเบราว์เซอร์ ให้สร้างรายการที่กำหนดเองชื่อ ผู้รับ ด้วยสามคอลัมน์ต่อไปนี้:

    • เปลี่ยนชื่อของคอลัมน์ชื่อเรื่องเริ่มต้น ให้เป็น ชื่อเวิร์กโฟลว์ ให้ปล่อยตัวเลือกอื่น ๆ ไว้ตามเดิมทั้งหมด ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีได้ใน ส่วน ดูเพิ่มเติม

    • เพิ่มคอลัมน์บุคคลหรือกลุ่มที่ชื่อ ถึง ในคอลัมน์นี้ อนุญาตให้เลือกทั้งบุคคลและกลุ่ม แต่ไม่อนุญาตให้เลือกหลายรายการ ให้ปล่อยตัวเลือกอื่น ๆ ไว้ตามเดิมทั้งหมด ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีได้ใน ส่วน ดูเพิ่มเติม

    • เพิ่มคอลัมน์สำหรับข้อความบรรทัดเดียวที่ชื่อสำเนาถึง ให้ปล่อยตัวเลือกอื่น ๆ ไว้ตามเดิมทั้งหมด

  2. ในรายชื่อผู้รับ สร้างรายการใหม่ แล้วทำดังนี้:

    • ในเขตข้อมูล ชื่อเวิร์กโฟลว์ ให้พิมพ์ การตรวจทานเอกสาร ซึ่งเป็นชื่อของเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างที่ใช้ที่นี่

    • ในเขตข้อมูล ถึง ให้คลิก สมุดรายชื่อ รูปปุ่ม จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ เลือกบุคคลและกลุ่ม ให้เลือก บุคคลหรือกลุ่มเดียว เพื่อส่งข้อความถึง

    • ในเขตข้อมูล สำเนาถึง ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับที่จะส่งสำเนาถึง โดยคั่นหลาย ๆ ที่อยู่ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

  3. สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่

  4. คลิก การกระทำ แล้วจากนั้น คลิก ส่งอีเมล

  5. ในการกระทำ คลิก ผู้ใช้เหล่านี้

  6. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของกล่อง ถึง ให้คลิก สมุดรายชื่อ รูปปุ่ม

  7. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ในรายการ หรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ ให้คลิก ค้นหาเวิร์กโฟลว์สำหรับผู้ใช้... แล้วคลิก เพิ่ม

  8. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาบุคคลหรือกลุ่ม เลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

    • แหล่งข้อมูล: ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

    • เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล: ถึง หรือเขตข้อมูลที่เก็บที่อยู่ที่คุณต้องการในบรรทัด ถึง

    • ส่งกลับเขตข้อมูลเป็น: ชื่อในการเข้าสู่ระบบ ซึ่งจะเป็นรูปแบบเขตข้อมูล "ถึง" ในอีเมล

    • เขตข้อมูล: ผู้รับ: ชื่อเวิร์กโฟลว์

    • ค่า: ให้พิมพ์ การตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

      การค้นหานี้บอกว่า "จากรายการผู้รับ ให้เลือกค่าของเขตข้อมูล ถึง ซึ่งชื่อเวิร์กโฟลว์คือการตรวจทานเอกสาร"

      ครึ่งบนของกล่องโต้ตอบระบุรายการและคอลัมน์ ครึ่งล่างของกล่องโต้ตอบระบุแถว

  9. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาบุคคลหรือกลุ่ม ให้คลิก ตกลง

  10. ในข้อความเกี่ยวกับการตรวจสอบเพื่อดูว่าเป็นการค้นหาที่ไม่ซ้ำ ให้คลิก ตกลง

  11. คลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้

  12. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดข้อความอีเมล ที่ส่วนท้ายของกล่อง สำเนาถึง ให้คลิก สมุดรายชื่อ รูปปุ่ม

  13. ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้ใช้ ในรายการ หรือเลือกจากผู้ใช้และกลุ่มที่มีอยู่ ให้คลิก ค้นหาเวิร์กโฟลว์สำหรับผู้ใช้... แล้วคลิก เพิ่ม

  14. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ เลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

    • แหล่งข้อมูล: ผู้รับ หรือชื่อของรายการแบบกำหนดเองของคุณ

    • เขตข้อมูล จากแหล่งข้อมูล: สำเนาถึง หรือเขตข้อมูลที่เก็บที่อยู่ที่คุณต้องการในบรรทัด สำเนาถึง

    • ส่งกลับเขตข้อมูลเป็น: ชื่อในการเข้าสู่ระบบ ซึ่งจะเป็นรูปแบบเขตข้อมูล "ถึง" ในอีเมล

    • เขตข้อมูล: ผู้รับ: ชื่อเวิร์กโฟลว์

    • ค่า: ให้พิมพ์ การตรวจทานเอกสาร หรือชื่อของเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

      การค้นหานี้บอกว่า "จากรายการผู้รับ ให้เลือกค่าของเขตข้อมูล สำเนาถึง ซึ่งชื่อเวิร์กโฟลว์คือการตรวจทานเอกสาร"

  15. คลิก ตกลง และคลิก ตกลง อีกครั้งในข้อความเตือน แล้วคลิกตกลงอีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบการเลือกผู้ใช้

ตอนนี้เมื่อเวิร์กโฟลว์ส่งข้อความอีเมลนี้จะส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุไว้ในเขตข้อมูลถึงและสำเนาถึงของรายการตรวจทานเอกสารในรายการผู้รับที่กำหนดเอง เมื่อต้องการเปลี่ยนผู้รับ เพียงทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการตามที่คุณต้องการ

เวิร์กโฟลว์เดียวอาจส่งข้อความอีเมลหลายข้อความและข้อความทั้งหมดอาจไม่ถูกส่งไปยังผู้รับเดียวกัน เมื่อต้องการจัดเก็บที่อยู่อื่นสำหรับข้อความเพิ่มเติมที่ส่งโดยเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในรายการเพื่อจัดเก็บที่อยู่อื่น ในกรณีนี้ คุณอาจต้องการตั้งชื่อคอลัมน์เป็น "ข้อความแรกถึง" "ข้อความที่สองถึง" เป็นต้น

อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถออกแบบรายการเพื่อให้คุณสร้างหนึ่งรายการสำหรับแต่ละข้อความที่จะส่งโดยเวิร์กโฟลว์ แทนที่จะเป็นหนึ่งรายการสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ ในกรณีนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อที่ใช้ระบุแต่ละข้อความนั้นไม่ซ้ำกัน เพื่อให้การค้นหาที่ดึงข้อมูลที่อยู่ส่งคืนค่าที่ไม่ซ้ำกันที่คุณต้องการ

ใช้แบบฟอร์มเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เพื่อระบุผู้รับ

ถ้าคุณต้องการให้มีการระบุผู้รับทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณสามารถกำหนดแบบฟอร์มเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์เองเพื่อรวบรวมที่อยู่จากบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถใช้ที่อยู่ที่ป้อนโดยตรงหรือคัดลอกลงในเขตข้อมูลในรายการปัจจุบันซึ่งจะยังคงพร้อมใช้งานสำหรับการอ้างอิงหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้นอินสแตนซ์ปัจจุบัน ถ้าเวิร์กโฟลว์ได้รับการตั้งค่าเพื่อให้เริ่มต้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุที่อยู่เริ่มต้นในแบบฟอร์มเริ่มต้นสำหรับทุกครั้งที่มีการเริ่มต้นอัตโนมัติ

ด้านบนของหน้า

การใส่ข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบัน

จนถึงตอนนี้ ข้อความเนื้อหาในข้อความตัวอย่างจะเป็นแบบคงที่: ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์สร้างอินสแตนซ์ของข้อความ ข้อความจะเหมือนกันทุกประการ

อย่างไรก็ตาม อาจมีประโยชน์ในการรวมข้อความที่เปลี่ยนแปลงซึ่งสัมพันธ์กับรายการที่เวิร์กโฟลว์กำลังเรียกใช้อยู่ ตัวอย่างเช่น อาจเป็นประโยชน์ในการรวมชื่อของเอกสารที่คุณต้องการการตรวจทานเข้าไปในเนื้อหาของข้อความ เมื่อต้องการรวมข้อมูลแบบไดนามิกชนิดนี้ ให้คุณใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ การค้นหาจะดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เช่น รายการ ไลบรารีและข้อมูลเวิร์กโฟลว์

เมื่อต้องการเพิ่มชื่อเรื่องของเอกสารลงในข้อความ:

  1. พิมพ์หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ข้อมูลการค้นหาปรากฏขึ้น

  2. วางจุดแทรกในตำแหน่งที่คุณต้องการให้มีค้นหา

    เคล็ดลับ: เมื่อแทรกการค้นหาแล้ว จะไม่สามารถลากไปยังตำแหน่งใหม่ได้ (แต่เป็นไปได้ที่จะ "ย้าย" การค้นหาโดยการลากข้อความอื่นที่อยู่รอบ ๆ ) ในทำนองเดียวกัน คุณจะไม่สามารถตัด คัดลอก หรือวาง ทั้งการค้นหาหรือข้อความใด ๆ ที่รวมอยู่ในการค้นหาได้

  3. คลิก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

  4. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือก รายการปัจจุบัน ในกล่อง แหล่งข้อมูล และ ชื่อ ในกล่อง เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

  5. คลิก ตกลง

  6. การค้นหาที่แทรกจะปรากฏในเนื้อหาข้อความ

  7. คลิก ประกาศ เพื่อประกาศเวิร์กโฟลว์

เมื่อเวิร์กโฟลว์ทำงานและข้อความถูกสร้างขึ้น การค้นหาจะถูกแทนที่ด้วยชื่อเรื่องของเอกสาร

การแทรกชื่อเรื่อง 5

การใส่ชื่อเรื่องของเอกสารนั้นมีประโยชน์ แต่อาจจะมีประโยชน์มากกว่าถ้ามีการรวมไฮเปอร์ลิงก์ที่จะนำคุณไปยังเอกสารโดยตรงเข้าไปด้วย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องใส่การค้นหาในไฮเปอร์ลิงก์

ด้านบนของหน้า

การใส่ไฮเปอร์ลิงก์แบบคงที่

คุณสามารถใส่ไฮเปอร์ลิงก์แบบคงที่ซึ่งจะเชื่อมโยงไปยังที่อยู่หรือตำแหน่งที่ตั้งเดียวกันลงในเนื้อหาของข้อความอีเมลในเวิร์กโฟลว์โดยใช้ปุ่ม แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ ในมุมบนขวาของบานหน้าต่างเครื่องมือการจัดรูปแบบในกล่องโต้ตอบการ กำหนดข้อความอีเมล

  1. พิมพ์หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏขึ้น

  2. เลือกข้อความ แล้วคลิก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์

  3. ในกล่องโต้ตอบการแก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ ให้พิมพ์ที่อยู่ของเว็บไซต์

  4. คลิก ตกลง

    ลิงก์ที่แทรกจะปรากฏในเนื้อหาข้อความ

หมายเหตุ: โปรแกรมอีเมลที่เป็นข้อความจะไม่แสดงไฮเปอร์ลิงก์

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์แบบไดนามิกที่ชี้ไปยังที่อยู่ที่แตกต่างกันตามรายการที่เวิร์กโฟลว์กำลังเรียกใช้งานอยู่ ให้ดูที่ส่วนถัดไป การใส่ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า

การใส่ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังรายการปัจจุบัน

ในส่วนก่อนหน้าซึ่งเป็นการใส่ไฮเปอร์ลิงก์แบบคงที่นั้น ที่อยู่ในไฮเปอร์ลิงก์ตัวอย่างไม่มีการใส่ข้อมูลตัวแปรเข้าไป: ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ส่งข้อความอีเมล ไฮเปอร์ลิงก์จะชี้ไปที่หน้าเดียวกัน

อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้การค้นหาเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถสร้างลิงก์แบบไดนามิกที่ใช้ข้อมูลเกี่ยวกับรายการปัจจุบันเพื่อตัดสินใจว่าจะให้ชี้ไปที่ URL ใด

หากรายการปัจจุบันเป็นเอกสารในไลบรารีเอกสาร

ในตัวอย่างการแจ้งเตือนการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการระบุลิงก์ไปยังเอกสารใหม่โดยตรง:

  1. พิมพ์หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏขึ้น

  2. เลือกข้อความ แล้วคลิก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์

  3. ในกล่องโต้ตอบแก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ ให้คลิกฟังก์ชัน (fx)

    เคล็ดลับ: เมื่อแทรกการค้นหาแล้ว จะไม่สามารถลากไปยังตำแหน่งใหม่ได้ (แต่เป็นไปได้ที่จะ "ย้าย" การค้นหาโดยการลากข้อความอื่นที่อยู่รอบ ๆ ) ในทำนองเดียวกัน คุณจะไม่สามารถตัด คัดลอก หรือวาง ทั้งการค้นหาหรือข้อความใด ๆ ที่รวมอยู่ในการค้นหาได้

  4. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือก รายการปัจจุบัน ในกล่องแหล่งข้อมูล

  5. ในกล่อง เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก URL แบบเต็มที่เข้ารหัส แล้วคลิก ตกลง

    การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการปัจจุบัน 1 การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการปัจจุบัน 2 การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการปัจจุบัน 3

เมื่อผู้รับข้อความคลิกที่ลิงก์ เอกสารจะเปิดขึ้นเพื่อดูหรือแก้ไข

ถ้ารายการปัจจุบันเป็นข้อมูลในรายการ

เมื่อคุณสร้างลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการ - ตัวอย่างเช่น การประกาศหรือเหตุการณ์ในปฏิทิน - คุณสามารถเลือกให้ลิ้งค์เปิดขึ้นทั้งในรูปแบบสำหรับแสดงผล (DispForm.aspx) หรือรูปแบบสำหรับแก้ไข (EditForm.aspx) ของข้อมูลในรายการ

เมื่อต้องการสร้างลิงก์ที่เปิดข้อมูลในรายการ:

  1. ในเบราว์เซอร์ ให้นำทางไปยังรายการที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์นี้

  2. เปิดข้อมูลในรายการสำหรับเอกสารใด ๆ ที่มีอยู่ในไลบรารี โดยใช้ดูรายการ หากคุณต้องการให้ลิงก์ของคุณเปิดในรูปแบบสำหรับแสดงผลหรือ แก้ไขรายการ หากคุณต้องการให้ลิงก์ของคุณเปิดในรูปแบบสำหรับแก้ไข

  3. คัดลอกที่อยู่ในแถบที่อยู่จากจุดเริ่มต้น http: หรือ https: ผ่านเครื่องหมายเท่ากับอันแรก (=)

    การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการ 1

  4. ข้อความ ? ID = เป็นพารามิเตอร์ของสตริงคิวรีที่สั่งให้หน้าเพจแสดงฟอร์มสำหรับรายการใดก็ตามในรายการหรือไลบรารีปัจจุบันที่มี ID รายการที่ตามหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) ซึ่งในตัวอย่างนี้จะเป็น ID รายการของข้อมูลปัจจุบัน ตามที่ระบุโดยการค้นหาเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: ถ้ารายการปัจจุบันเป็นงานที่สร้างขึ้นโดยหนึ่งในสามขั้นตอนการทำงานของเวิร์กโฟลว์ และถ้าคุณต้องการใหลิงก์เปิดฟอร์มงานที่กำหนดเอง (ไม่ใช่แบบฟอร์มเริ่มต้นสำหรับการแสดงหรือแก้ไขรายการงาน) ให้ดูในส่วน ถ้ารายการปัจจุบันเป็นแบบฟอร์มงานที่กำหนดเอง ในภายหลัง สำหรับงานที่ไม่ได้สร้างขึ้นโดยการกระทำของงานในเวิร์กโฟลว์ และสำหรับรูปแบบการแสดงผลของงานเหล่านั้นที่สร้างขึ้นโดยหนึ่งในการกระทำของงานในเวิร์กโฟลว์ คุณต้องใช้ขั้นตอนปัจจุบันทั้งหมดนี้

  5. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดข้อความอีเมล ให้พิมพ์หรือวางข้อความคงที่ซึ่งคุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏ (ตัวอย่างเช่น - หากต้องการดูรายการให้คลิก ที่นี่)

  6. เลือกข้อความ แล้วคลิก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์

  7. ใน แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ ให้เลือก ตัวสร้างสตริง สำหรับเขตข้อมูล ที่อยู่

  8. ในกล่องโต้ตอบตัวสร้างสตริง ให้วางที่อยู่

  9. วางจุดแทรกไว้ด้านหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) จากนั้น คลิก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

  10. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือก รายการปัจจุบัน ในกล่อง แหล่งข้อมูล และ ID ในกล่อง เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

    การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการ 3

  11. คลิก ตกลง

    สตริงสุดท้ายในตัวสร้างสตริงควรเริ่มต้นด้วย http:// หรือ https:// และลงท้ายด้วย [%Current Item:ID%] การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการ 4

    สิ่งสำคัญ: ในขณะที่การค้นหา ID รายการปัจจุบันจะมีประโยชน์ในการสร้างลิงก์ไปยังข้อมูลในรายการปัจจุบัน การค้นหาต่อไปนี้อาจแสดงข้อผิดพลาดในเส้นทางที่แสดงได้ ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้รวมไว้ในลิงก์ข้อความอีเมล: เส้นทาง, URL ที่สัมพันธ์กับเซิร์ฟเวอร์, URL ต้นทาง และเส้นทาง URL

  12. เลือก ตกลง สองครั้ง

ลิงก์ของคุณจะแสดงเป็นข้อความสีน้ำเงินพร้อมขีดเส้นใต้ในข้อความอีเมล

การแทรกไฮเปอร์ลิงก์สำหรับรายการ 5

หากคุณวางแผนที่จะใช้ลิงก์มากกว่าหนึ่งครั้ง ให้ไปที่ส่วนถัดไป

การจัดเก็บรายการที่อยู่เป็นตัวแปรเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถจัดเก็บ URL ของแบบฟอร์มการแสดงผลหรือแบบฟอร์มการแก้ไขของข้อมูลในรายการไว้ในตัวแปรเวิร์กโฟลว์ เพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้ในหลายตำแหน่งในเวิร์กโฟลว์เดียวกัน

  1. ในหน้าต่างตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คลิก การกระทำ แล้วคลิก แยกสตริงย่อยจากดัชนีของสตริง

    ตัวแปร 1

  2. ในขั้นตอน ให้คลิก สตริง แล้วคลิกปุ่มจุดไข่ปลา [...]

  3. ในกล่องโต้ตอบตัวสร้างสตริง ให้วางส่วนข้อความแบบคงที่ของ URL (แต่ไม่ใช่การค้นหา ID รายการปัจจุบัน)

    ตัวแปร 2

  4. วางจุดแทรกไว้ด้านหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) จากนั้น คลิก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

  5. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ให้เลือก รายการปัจจุบัน ในกล่อง แหล่งข้อมูล และ ID ในกล่อง เขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

    ตัวแปร 3

  6. คลิก ตกลง

    การค้นหาจะถูกเพิ่มเข้าไปย้งข้อความในกล่องโต้ตอบ

    ตัวแปร 4

  7. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ตัวสร้างสตริง

  8. คลิกที่ 0 ใน เริ่มต้นที่ 0 และแทนที่ด้วย 1

    หมายเหตุ: เมื่อ เริ่มต้นที่ มีค่ามากกว่า 1 สตริงสุดท้ายจะมีการลบตัวอักษร

  9. เลือก ตัวแปร: สตริงย่อย หรือตัวแปร: สตริงย่อย1 ใน แสดงผลเป็นตัวแปร: สตริงย่อย

  10. ในรายการ คลิกสร้างตัวแปรใหม่ จากนั้น ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขตัวแปร ให้พิมพ์ชื่อสำหรับตัวแปรใหม่

  11. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า ชนิด เป็น สตริง แล้วคลิก ตกลง ตัวแปร 5

  12. คลิกที่การกระทำด้านล่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นและเพิ่มการกระทำสำหรับ ส่งอีเมล ไปยังการกระทำ จากนั้นคลิก ผู้ใช้เหล่านี้ ในการกระทำ ตัวแปร 6

  13. เมื่อต้องการใช้ตัวแปรใหม่ในกล่องโต้ตอบการกำหนดข้อความอีเมล ให้พิมพ์หรือวางข้อความที่คุณต้องการให้ลิงก์ปรากฏในเนื้อหาของข้อความ เลือกข้อความ แล้วคลิก แก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ จากเมนูการจัดรูปแบบ คลิกปุ่ม [fx] หรือคลิกปุ่มจุดไข่ปลา [...] จากนั้น คลิก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

  14. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ในรายการกล่องแหล่งข้อมูล ให้เลือก ตัวแปรและพารามิเตอร์ของเวิร์กโฟลว์

  15. ในรายการเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล ให้เลือก ตัวแปร: ชื่อของตัวแปร แล้วคลิก ตกลง และ ตกลง บนกล่องถัดไป

    ตัวแปร 7 กำหนดหน้าจอข้อความอีเมลหลังจากแทรกตัวแปร

ตอนนี้คุณสามารถจะแทรกตัวแปรนี้ที่ใดก็ได้ที่คุณต้องการในเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน

ด้านบนของหน้า

การใส่รูปภาพ

คุณสามารถใส่กราฟิกในข้อความของคุณได้โดยการสร้างตัวแปรและใช้แท็กรูปภาพ HTML <img/> เพื่อลิงก์ไปยังรูปภาพที่จัดเก็บไว้เป็นไฟล์ JPEG (.jpg) และอัปโหลดไปยังไลบรารีรูปภาพในไซต์ของคุณ

  1. ในหน้าต่างตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ คลิก การกระทำ แล้วคลิก ตั้งค่าตัวแปรเวิร์กโฟลว์

  2. คลิก ตัวแปรเวิร์กโฟลว์ และเลือก สร้างตัวแปรใหม่...

  3. ในกล่องโต้ตอบการแก้ไขตัวแปร ให้พิมพ์ชื่อสำหรับตัวแปรใหม่และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าชนิดเป็น สตริง แล้วคลิก ตกลง

  4. คลิกค่า และคลิกปุ่มจุดไข่ปลา [... ] และในหน้าต่างตัวสร้างสตริง ให้เพิ่มประเภทหรือวาง URL สำหรับไฟล์ภาพ JPEG ในรูปแบบแท็ก HTML <img src ="URL"/> ตัวสร้างสตริงสำหรับรูปภาพ

  5. คลิก ตกลง

  6. การกระทำที่แทรกลงไปจะปรากฏขึ้นแบบนี้ การตั้งค่าตัวแปรสำหรับการแทรกรูปภาพ

  7. คลิกที่การกระทำด้านล่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นและเพิ่มการกระทำสำหรับ ส่งอีเมล ไปยังการกระทำ จากนั้นคลิก ผู้ใช้เหล่านี้ ในการกระทำนั้น การแทรกการกระทำสำหรับส่งอีเมล

  8. ในกล่องโต้ตอบการกำหนดข้อความอีเมล คลิก เพิ่มหรือเปลี่ยนการค้นหา

  9. ในกล่องโต้ตอบ กำหนดการค้นหาเวิร์กโฟลว์ ในรายการแหล่งข้อมูล ให้เลือก ตัวแปรและพารามิเตอร์ของเวิร์กโฟลว์

  10. ในรายการเขตข้อมูลจากแหล่งข้อมูล เลือก ตัวแปร: ชื่อของตัวแปร แล้วเลือกตกลง สตริงอีเมลในเวิร์กโฟลว์ของรูปภาพ เวิร์กโฟลว์เนื้อหาอีเมลด้วยรูปภาพ

  11. เลือก ตกลง อีกครั้งเพื่อปิดหน้าต่างการกำหนดข้อความอีเมล และประกาศเวิร์กโฟลว์

 เมื่อข้อความถูกส่ง รูปภาพจากไฟล์ JPEG จะปรากฏขึ้นแทนแท็กลิงก์

ด้านบนของหน้า

ระบุตัวเลือกที่ไม่ได้รับการสนับสนุน

การกระทำสำหรับการส่งอีเมล์ในเวอร์ชันปัจจุบันไม่รองรับตัวเลือกต่อไปนี้:

  • การระบุที่อยู่ในบรรทัด จาก (ข้อความอีเมลที่ส่งโดยเวิร์กโฟลว์จะแสดงที่อยู่อีเมลตามที่ผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ระบุไว้ในบรรทัดจากเสมอ มีเพียงผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ได้ และสามารถเปลี่ยนแปลงได้สำหรับการแจ้งเตือนทั้งหมดในแอปพลิเคชันบนเว็บปัจจุบันเท่านั้น ไม่ใช่ต่อเวิร์กโฟลว์)

  • การใช้ cascading style sheet (CSS) แบบฝังตัวเมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความเนื้อหา ข้อความสามารถจัดรูปแบบโดยใช้แอตทริบิวต์ style แต่ไม่รองรับแท็ก <style> และคลาส CSS

  • การใช้เวิร์กโฟลว์การค้นหาในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ที่อ้างอิงคอลัมน์ของชนิดบุคคลหรือกลุ่มที่มีหลายค่า

  • การระบุผู้รับสำเนาลับสำหรับข้อความ

  • การใส่ไฟล์อื่นที่มีข้อความให้เป็นไฟล์แนบ

  • การฝังไฟล์รูปภาพหรือกราฟิกในข้อความ ให้ใช้การใส่รูปภาพแทน

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

SharePoint 2013 ทีละขั้นตอน: การตั้งค่าอีเมลขาออก

ขอแนะนำ SharePoint Designer

การกำหนดค่าอีเมลขาออกสำหรับเว็บแอปเฉพาะ

การกำหนดค่าตัวจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อใช้งานกับฟาร์ม SharePoint Server 2013

การอ้างอิงด่วนสำหรับการกระทำเวิร์กโฟลว์

สร้างรายการใน SharePoint

สร้างคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี SharePoint

เปลี่ยนแปลงคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี

สร้างการแจ้งเตือนหรือสมัครใช้งานฟีด RSS ใน SharePoint Online, SharePoint 2016 และ SharePoint 2013

สร้างการแจ้งเตือนหรือสมัครใช้งานฟีด RSS ใน SharePoint 2010

เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น 

รายการคำถามต่อไปนี้อาจช่วยระบุสาเหตุของปัญหาในการสร้างเวิร์กโฟลว์:

  1. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นในรายการเดียวกันได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น ลองสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

  2. คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เดียวกัน:

    • ในรายการอื่นบนไซต์เดียวกันได้หรือไม่

    • ในไซต์อื่นภายใต้ไซต์คอลเลกชันเดียวกันได้หรือไม่

    • ในไซต์คอลเลกชันอื่นภายใต้แอปพลิเคชันบนเว็บเดียวกันได้หรือไม่

    • แอปพลิเคชันบนเว็บอื่น ๆ ได้หรือไม่

    • โดยการลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่นได้หรือไม่

    • โดยการใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้หรือไม่

 เคล็ดลับการแก้ไขปัญหาขั้นสูง

ถ้าคำแนะนำการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นไม่ช่วยให้ทราบสาเหตุของปัญหาเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

  1. ให้แน่ใจว่า คุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในระดับไซต์และเวิร์กโฟลว์ ไปยัง ตั้งค่าไซต์ > สิทธิ์สำหรับไซต์ > ตรวจสอบสิทธิ์ / การตั้งค่ารายการ > สิทธิ์สำหรับรายการนี้ และยืนยันผลลัพธ์การตรวจสอบสิทธิ์ ว่าตรงกับสิ่งต่อไปนี้หรือไม่:

    1. สิทธิ์ขั้นต่ำในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ (บันทึกและประกาศ):

      1. บนไซต์ SharePoint: ออกแบบ

      2. บนรายการ SharePoint: แก้ไข

    2. สิทธิ์ขั้นต่ำในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์:

      1. บนไซต์ SharePoint: ดูเท่านั้น/อ่าน

      2. บนรายการ SharePoint: สนับสนุน

  2. ให้แน่ใจว่า มีการตั้งค่าอีเมลขาออกเป็นเซิร์ฟเวอร์ Exchange ที่ถูกต้อง

    1. เปิด พร้อมท์คำสั่ง ในฐานะผู้ดูแลระบบ

    2. เรียกใช้ nslookup <ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ Exchange> ตัวอย่างเช่น: nslookup exch.contoso.com

    3. คุณควรเห็นที่อยู่ IP ที่ได้รับการแก้ไขแล้วของเซิร์ฟเวอร์ Exchange ในผลลัพธ์ ถ้าไม่เห็น ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณและขอชื่อโดเมนที่มีคุณสมบัติสมบูรณ์ (FQDN) ของ Exchange ที่ถูกต้อง

  3. ส่งอีเมลถึงบุคคลเดียวกันโดยใช้ฟังก์ชัน SendEmail ของคลาส SPUtility กับ SharePoint Management Shell โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

    1. เปิด SharePoint Management Shell ในฐานะผู้ดูแลระบบ (คลิกขวา SharePoint Management Shell > เรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ)

    2. เรียกใช้สคริปต์ต่อไปนี้ ถ้าสคริปต์ตอบสนองกับ True และผู้ใช้ได้รับอีเมลจาก SharePoint แสดงว่า SMTP ได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องใน SharePoint

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. ส่งอีเมลไปยังผู้ใช้รายเดียวกันจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint โดยใช้ฟังก์ชันการทำงานของ SMTP ทำตามขั้นตอนใน ใช้ Telnet เพื่อทดสอบการสื่อสาร SMTP

หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น SharePoint จะไม่สร้างรายการบันทึกสำหรับจดหมายขาออก SharePoint จะไม่ส่งอีเมลโดยตรงเลย ข้อความอีเมลจะถูกถ่ายทอดผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMTP (Exchange) ที่กำหนดค่าใน ศูนย์การจัดการ ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อแก้ไขปัญหาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×