ส่งออกระเบียนทางธุรกิจของคุณจาก Business Contact Manager

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ข้อมูล Business Contact Manager for Outlook ของคุณถูกจัดเก็บใน SQL Server ในรูปแบบไฟล์ .bcm แต่คุณสามารถส่งออกข้อมูลนั้นในหลายรูปแบบได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการส่งออกข้อมูลธุรกิจเพื่อใช้ในโปรแกรมลูกค้าองค์กรที่มีรวมอยู่ในตัว หรือเพื่อให้ง่ายในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองที่คุณได้ทำกับฐานข้อมูลของคุณ โดยมีหรือไม่มีข้อมูลธุรกิจก็ได้ รูปแบบไฟล์. bcmx จะใช้สำหรับการกำหนดเองเท่านั้น

บทความนี้จะอธิบายตัวเลือกที่คุณมีในการส่งออกข้อมูลธุรกิจของคุณ และอธิบายอย่างสั้นๆ ถึงเหตุผลบางประการที่คุณอาจต้องการใช้ตัวเลือกนั้น

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูล

ส่งออกข้อมูลของคุณ

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณส่งออกการกำหนดเอง

การส่งออกรายการสินค้าผลิตภัณฑ์และบริการ

ส่งออกรายงานไปยัง Excel เพื่อการวิเคราะห์ต่อไป

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการส่งออกข้อมูล

กระบวนการส่งออกใน Business Contact Manager for Outlook สร้างสำเนาของข้อมูลที่เลือกจาก ฐานข้อมูล Business Contact Manager ปัจจุบัน และบันทึกลงในไฟล์ ซึ่งคุณสามารถนำเข้าฐานข้อมูลอื่นในภายหลัง ไม่มีข้อมูลใดที่จะถูกเอาออกจากฐานข้อมูลปัจจุบันของคุณโดยการส่งออก จำกัดข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกโดยการกรอง หรือส่งออกลูกค้าองค์กร, ที่ติดต่อทางธุรกิจ, รายการบันทึกการติดต่อสื่อสาร และ รายการบริการและผลิตภัณฑ์ ทั้งหมด

คุณสามารถส่งข้อมูลธุรกิจของคุณออกไปในรูปแบบต่อไปนี้

  • ข้อมูล Business Contact Manager (.bcm) ซึ่งสามารถรวมข้อมูลธุรกิจต่างๆ เช่น ลูกค้าองค์กร, ที่ติดต่อทางธุรกิจ, โอกาสทางการขาย, โครงการทางธุรกิจ และประวัติการติดต่อสื่อสารต่างๆ และยังสามารถรวมรายการสินค้าและบริการ และการกำหนดเองทั้งหมดที่คุณได้ทำ รูปแบบ .bcm เป็นเพียงตัวเลือกเดียวซึ่งสามารถส่งออกทั้งลูกค้าองค์กรและที่ติดต่อทางธุรกิจ รวมถึงการกำหนดเองทั้งหมดของคุณ คุณสามารถส่งออกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ .bcm ได้ ถ้าคุณต้องการใช้ข้อมูลดังกล่าวบนคอมพิวเตอร์คนละเครื่องซึ่งใช้งาน Business Contact Manager for Outlook

  • การกำหนด Business Contact Manager ด้วยตนเอง (.bcmx) ชนิดไฟล์นี้ ได้แก่ เขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเอง ฟอร์มแบบกำหนดเอง (หรือชนิดระเบียน) เค้าโครงและรายงาน ใช้รูปแบบนี้ถ้าคุณต้องการส่งออกเฉพาะการกำหนดเองที่คุณทำใน Business Contact Manager for Outlook ข้อมูลธุรกิจใดๆ จะไม่ถูกส่งออก คุณอาจเลือกรูปแบบไฟล์ชนิดนี้เพื่อจัดเก็บเค้าโครงที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งพนักงานใหม่สามารถใช้เพื่อกำหนดค่าระบบของพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว

  • ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) ตัวเลือกการส่งออกนี้สร้างไฟล์ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (ไฟล์ .csv) ที่จัดเก็บข้อมูลที่ถูกส่งออก โปรแกรมจำนวนมากสามารถอ่านไฟล์ .csv ได้ รวมทั้ง Microsoft Excel คุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์นี้ถ้าคุณต้องการส่งออกเฉพาะข้อมูล Business Contact Manager for Outlook โดยไม่ส่งออกการกำหนดเอง หรือถ้าคุณต้องการดูข้อมูลในโปรแกรมอื่นซึ่งสามารถอ่านไฟล์ .csv

    อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดหลายประการสำหรับรูปแบบ .csv ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกรูปแบบนี้ คุณสามารถส่งออกเพียงชนิดระเบียนชนิดเดียว ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าองค์กรและระเบียนที่ยึดตามลูกค้าองค์กร หรือที่ติดต่อทางธุรกิจและระเบียนที่ยึดตามที่ติดต่อทางธุรกิจ และคุณก็ไม่สามารถส่งออกรายการประวัติการติดต่อสื่อสารไปยังไฟล์ .csv ได้

ด้านบนของหน้า

ส่งออกข้อมูลของคุณ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิกแท็บ Business Contact Manager แล้วคลิกปุ่ม นำเข้าและส่งออก

  3. คลิก ส่งออกไปยังไฟล์

  4. คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการส่งออกข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิก ถัดไป ทำตามคำแนะนำใต้รูปแบบไฟล์ที่คุณเลือก

    หมายเหตุ:  ใน Windows7 และ Windows Vista ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นสำหรับการส่งออกไฟล์คือโฟลเดอร์ เอกสาร ใน Microsoft Windows XP ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ เอกสารของฉัน คลิก เรียกดู ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้ง

Business Contact Manager data (.bcm)    

  1. ในกล่อง ไฟล์ที่จะส่งออก ให้พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อสำหรับไฟล์ที่คุณจะสร้างในกระบวนการส่งออก

  2. เลือกชนิดของระเบียนที่คุณต้องการส่งออก ดังนี้

    • ลูกค้าองค์กรและชนิดระเบียนที่ยึดตามลูกค้าองค์กร รวมถึงลูกค้าองค์กรและระเบียนที่ยึดตามชนิดระเบียนลูกค้าองค์กร เช่น ร้านค้า

    • ที่ติดต่อทางธุรกิจและชนิดระเบียนที่ยึดตามที่ติดต่อทางธุรกิจ รวมถึงที่ติดต่อทางธุรกิจและระเบียนใดๆ ที่ยึดตามชนิดระเบียนที่ติดต่อทางธุรกิจ เช่น ลูกค้าเป้าหมาย

  3. ถ้าคุณต้องการตัวกรองรายการระเบียนที่จะถูกส่งออก ให้คลิก กรอง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการกรองระเบียน ให้ดูที่ การกรองระเบียนใน Business Contact Manager

  4. ในส่วน รวม บนหน้า เลือกตำแหน่งที่ตั้งไฟล์และตัวเลือกการส่งออก ให้คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ ดังนี้

    • รายการประวัติทั้งหมด รวมบันทึกการติดต่อสื่อสารทั้งหมดของระเบียนที่ถูกเลือก ได้แก่ โอกาสทางการขาย, บันทึกการโทร, การนัดหมาย, โครงการทางธุรกิจ, ไฟล์ และข้อความอีเมล

    • ยกเว้นข้อความอีเมล แยกข้อความอีเมลออกจากรายการบันทึกการติดต่อสื่อสารสำหรับระเบียนที่เลือก

    • ผลิตภัณฑ์ รวม รายการบริการและผลิตภัณฑ์ ทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ

      เคล็ดลับ: ถ้ารายการสินค้าหรือบริการได้ถูกเพิ่มเข้าไปในโอกาสทางการขาย และถ้าระเบียนโอกาสทางการขายได้ถูกลิงก์กับลูกค้าองค์กรหรือที่ติดต่อทางธุรกิจ รายการสินค้าหรือบริการนั้นจะถูกรวมเข้าในระเบียนที่ถูกส่งออก ใช้กล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าคุณต้องการทำให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งออกรายการสินค้าและบริการในธุรกิจของคุณทั้งหมด

  5. คลิก ส่งออก จากนั้นคลิก ใช่ เมื่อถูกพร้อมท์

  6. ถ้าเกิดข้อผิดพลาดขึ้น คุณสามารถคลิก แสดงไฟล์บันทึก เพื่อตรวจทานข้อผิดพลาดได้ หรือให้คลิก เสร็จสิ้น

    เคล็ดลับ: คุณยังสามารถส่งออกระเบียนเป็นรูปแบบไฟล์ .bcm จาก เวิร์กสเปซ ได้ด้วย คลิกแท็บซึ่งแสดงรายการระเบียนที่คุณต้องการส่งออก แล้วคลิกขวาที่ระเบียนตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป จากนั้นคลิก ส่งออก ดำเนินการตัวช่วยสร้างการส่งออกข้อมูลธุรกิจให้เสร็จสมบูรณ์

การกำหนด Business Contact Manager ด้วยตนเอง (.bcmx)    

  1. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อสำหรับไฟล์ที่คุณจะสร้างในกระบวนการส่งออก

  2. คลิก ส่งออก จากนั้นคลิก ใช่ เมื่อถูกพร้อมท์

  3. คลิก เสร็จสิ้น

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าการกำหนดเองในไฟล์ .bcmx ให้ดูที่ นำเข้าข้อมูลของคุณลงใน Business Contact Manager

ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv)    

  1. พิมพ์ตำแหน่งที่ตั้งและชื่อสำหรับไฟล์ที่คุณจะสร้างในกระบวนการส่งออก

  2. คลิกตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งต่อไปนี้

    • ที่ติดต่อทางธุรกิจและชนิดย่อย รวมถึงที่ติดต่อทางธุรกิจและระเบียนใดๆ ที่ยึดตามชนิดระเบียนที่ติดต่อทางธุรกิจ เช่น ลูกค้าเป้าหมาย

    • ลูกค้าองค์กรและชนิดย่อย รวมถึงลูกค้าองค์กรและระเบียนใดๆ ที่ยึดตามชนิดระเบียนลูกค้าองค์กร

  3. ถ้าคุณต้องการกรองรายการระเบียนที่จะถูกส่งออก ให้คลิก กรอง สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการกรองระเบียน ให้ดูที่ การกรองระเบียนใน Business Contact Manager

  4. คลิก ถัดไป แล้วคลิก ใช่ เมื่อถูกพร้อมท์ให้ส่งออกไฟล์ .csv

  5. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อปิดตัวช่วยสร้าง

หมายเหตุ: 

  • คลิก แสดงไฟล์บันทึก เพื่อดูว่าข้อผิดพลาดและข้อยกเว้นที่ระบุคืออะไร ถ้าข้อความเหล่านี้รวมปัญหาที่จำเป็นต้องได้รับการแก้ไข ให้แก้ไขข้อผิดพลาดนั้นในไฟล์ที่คุณกำลังพยายามจะส่งออก จากนั้นให้ลองส่งออกข้อมูลใหม่อีกครั้ง

  • ไม่แนะนำให้ทำการส่งออกข้อมูลธุรกิจไปมาในภูมิภาคที่ต่างกันของโลก เนื่องจากโครงสร้างและชนิดข้อมูลบางอย่างไม่สามารถแปลงค่าได้

ด้านบนของหน้า

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณส่งออกการกำหนดเอง

รายงานที่กำหนดเอง, เค้าโครงฟอร์ม, ชนิดระเบียน และเขตข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนดเองทั้งหมดซึ่งคุณสร้างใน Business Contact Manager for Outlook จะถูกบันทึกในไฟล์ .bcmx ถ้าคุณเลือกที่จะส่งออกการกำหนดค่าเอง

การกำหนดค่าเองส่วนมากจะเขียนทับการตั้งค่าใดๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูลปลายทาง แต่มีข้อยกเว้นบางประการ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่การนำเข้าการกำหนดค่าเองมีผลอย่างไรต่อฐานข้อมูลของคุณ ให้ดูที่ นำเข้าข้อมูลของคุณลงใน Business Contact Manager

ด้านบนของหน้า

การส่งออกรายการสินค้าผลิตภัณฑ์และบริการ

คุณสามารถส่งออกข้อมูลรายการสินค้าและบริการ ไปกับระเบียนอื่นๆ แต่คุณไม่สามารถส่งออกรายการผลิตภัณฑ์และบริการอย่างเดียวได้

ถ้าคุณต้องการส่งออกเพียงข้อมูลนี้เท่านั้น คุณต้องสร้างไฟล์ .csv ของรายการสินค้าและบริการของคุณ ไฟล์ต้องถูกจัดรูปแบบโดยมีอย่างน้อยสามคอลัมน์ ในลำดับต่อไปนี้

  • ชื่อสินค้าและบริการ

  • คำอธิบาย

  • ราคาต่อหน่วย

คุณยังสามารถรวมคอลัมน์ปริมาณและต้นทุนต่อหน่วย แต่ข้อมูลเหล่านี้ไม่จำเป็น

ด้านบนของหน้า

ส่งออกรายงานไปยัง Excel เพื่อการวิเคราะห์ต่อไป

คุณสามารถส่งออกข้อมูลโดยตรงจากรายงานใดๆ ไปยังสเปรดชีต Excel เพื่อวิเคราะห์ เก็บรักษาระเบียน หรือเก็บถาวรต่อไป ด้วย Business Contact Manager for Outlook คุณสามารถสร้างและกำหนดรายงานเองในเรื่องการขาย สินค้าและบริการ ลูกค้าองค์กร ที่ติดต่อทางธุรกิจ ลูกค้าเป้าหมาย งานโครงการ และกิจกรรมทางการตลาด

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิก Business Contact Manager

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายงาน

  3. คลิกชนิดรายงานชนิดใดชนิดหนึ่งต่อไปนี้ แล้วคลิกรายงานที่คุณต้องการเปิด

    • บัญชีผู้ใช้

    • ที่ติดต่อทางธุรกิจ

    • ลูกค้าเป้าหมาย

    • โอกาสทางการขาย

    • ลูกค้าอันดับต้นๆ

    • ผลิตภัณฑ์อันดับต้นๆ

    • ผู้อ้างอิงอันดับต้นๆ

    • ลูกค้าที่ขาดการติดต่อ

    • การตลาด

    • โครงการทางธุรกิจ

    • งานโครงการ

      สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปรับเปลี่ยนรายงาน ดูรายงานการใช้และแผนภูมิใน Business Contact Manager

  4. ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก ส่งออกไปยัง Excel รายงานจะเปิดขึ้นใน Excel

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×