ส่งออกที่ติดต่อไปยังสมุดรายชื่อ Outlook

ส่งออกที่ติดต่อไปยังสมุดรายชื่อ Outlook

Access และ Outlook คือสองโปรแกรมที่ดีเยี่ยมสำหรับการจัดการที่ติดต่อส่วนบุคคลและทางธุรกิจของคุณ ดังนั้น บางครั้งคุณอาจต้องการส่งออกข้อมูลที่ติดต่อจาก Access ไปยัง Outlook อย่างไรก็ตาม Access ไม่สามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์ Outlook ได้โดยตรง และ Outlook ไม่สามารถนำเข้าตารางจากฐานข้อมูล Access ได้โดยตรง แต่โชคดีที่คุณสามารถส่งออกตารางหรือแบบสอบถามของ Access เป็นไฟล์ข้อความได้ง่าย จากนั้นจึงนำเข้าไฟล์นั้นลงใน Outlook

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการย้อนกลับ (ส่งออกที่ติดต่อจาก Outlook ไปยัง Access) ให้ดูบทความ ส่งออกหรือลิงก์ไปยังที่ติดต่อจากสมุดรายชื่อ Outlook

ขั้นตอนที่ 1: ส่งออกข้อมูลที่ติดต่อ Access เป็นไฟล์ข้อความ

  1. ในบานหน้าต่างนำทางของ Access ให้คลิกขวาที่ตารางหรือแบบสอบถามที่มีข้อมูลที่ติดต่อที่คุณต้องการส่งออก ชี้ไปที่ ส่งออก แล้วคลิก ไฟล์ข้อความ คุณยังสามารถเปิดใช้ตัวช่วยสร้าง ส่งออก - ไฟล์ข้อความ ด้วยการเน้นที่ตารางหรือแบบสอบถามในบานหน้าต่างนำทาง จากนั้นบนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก ไฟล์ข้อความ

    Access จะเปิดกล่องโต้ตอบ ส่งออก - ไฟล์ข้อความ

    เลือกตัวเลือกการส่งออกของคุณในกล่องโต้ตอบส่งออก - ไฟล์ข้อความ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออก - ไฟล์ข้อความ ให้จดบันทึกชื่อไฟล์และตำแหน่งที่ตั้งที่แนะนำโดย Access คุณสามารถคลิก ตกลง เพื่อยอมรับค่าเริ่มต้น หรือคุณสามารถคลิก เรียกดู เมื่อต้องการเลือกตำแหน่งที่ตั้งไฟล์อื่น แล้วคลิก ตกลง ก็ได้ อย่าเลือกกล่องกาเครื่องหมายใดๆ ภายใต้ ระบุตัวเลือกการส่งออก

  3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างข้อความส่งออก ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก ตัวคั่น อยู่ จากนั้นคลิก ถัดไป

  4. ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตัวคั่น แท็บ จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมชื่อเขตข้อมูลในแถวแรก

  5. ในหน้าต่อไปของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

  6. คลิก ปิด โดยไม่บันทึกขั้นตอนการส่งออก แล้วปิด Access

ในขั้นตอนถัดไป ให้คุณนำเข้าไฟล์ข้อความลงใน Outlook ก่อนดำเนินการ เราขอแนะนำให้คุณตัดสินใจว่าคุณต้องการนำเข้าที่ติดต่อลงในโฟลเดอร์ Outlook ใด ถ้าคุณต้องการนำเข้าที่ติดต่อลงในโฟลเดอร์ Outlook ใหม่ คุณต้องสร้างโฟลเดอร์นั้นก่อนที่จะเริ่มกระบวนการนี้

ขั้นตอนที่ 2: นำเข้าไฟล์ข้อความลงใน Outlook

  1. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้าง นำเข้าและส่งออก Outlook จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชันของ Outlook ของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2016 หรือ Outlook 2013 บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิดและส่งออก แล้วคลิก นำเข้า/ส่งออก

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2010 ให้คลิก ไฟล์ > ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก Outlook คลิก ขั้นสูง จากนั้นที่ใต้ส่วน ส่งออก ให้คลิก ส่งออก

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2007 ให้คลิก ไฟล์ > นำเข้าและส่งออก

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก ให้เลือก นำเข้าจากอีกโปรแกรมหนึ่งหรืออีกไฟล์หนึ่ง แล้วคลิก ถัดไป

  3. เลือก ค่าที่มีการแบ่งด้วยแท็บ (Windows) แล้วคลิก ถัดไป

  4. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าไฟล์ ให้คลิก เรียกดู แล้วเรียกดูไฟล์.txt ที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้านี้ แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์

  5. ถ้าโฟลเดอร์ปลายทางใน Outlook มีที่ติดต่ออยู่แล้ว คุณอาจพบว่าในบางสถานการณ์ที่ติดต่อที่คุณกำลังนำเข้าเป็นรายการที่ซ้ำกันของที่ติดต่อที่มีอยู่แล้วใน Outlook ภายใต้ ตัวเลือก ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการให้ Outlook จัดการกับรายการที่ซ้ำกัน

    • ถ้าคุณเชื่อว่าที่ติดต่อที่คุณกำลังนำเข้ามีความสมบูรณ์หรือทันสมัยกว่าที่ติดต่อในโฟลเดอร์ Outlook ให้คลิก แทนที่รายการที่ซ้ำกันด้วยรายการที่นำเข้า

    • ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าที่ติดต่อใดสมบูรณ์หรือเป็นปัจจุบันมากกว่ากัน และคุณต้องการนำเข้าที่ติดต่อทั้งหมดในไฟล์ข้อความโดยไม่คำนึงว่ามีรายการที่ซ้ำกันหรือไม่ ให้คลิก อนุญาตให้สร้างรายการที่ซ้ำกัน หลังจากการนำเข้าเสร็จสิ้น คุณสามารถตรวจสอบที่ติดต่อใน Outlook และลบรายการที่คุณไม่ต้องการเก็บไว้ได้

    • ถ้าคุณเชื่อว่าที่ติดต่อใน Outlook มีความสมบูรณ์และเป็นปัจจุบันมากกว่ารายการที่คุณกำลังนำเข้า ให้คลิก ไม่นำเข้ารายการที่ซ้ำกัน

  6. คลิก ถัดไป

  7. ในรายการโฟลเดอร์ คลิกโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการนำข้อมูลที่ติดต่อที่นำเข้าไปเก็บไว้ แล้วคลิก ถัดไป

  8. เมื่อต้องการตรวจสอบหรือเปลี่ยนวิธีที่ข้อมูลที่ติดต่อจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ Outlook ให้คลิก แมปเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง ต่อไปนี้คือขั้นตอนเพิ่มเติม แต่เราแนะนำวิธีนี้ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าจะถูกใส่ลงในเขตข้อมูลที่ถูกต้องใน Outlook

    หมายเหตุ: ถ้าไม่มีปุ่ม แมปเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากการดำเนินการนำเข้าที่อยู่ภายใต้ จะดำเนินการกระทำต่อไปนี้

    วิธีใช้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแมปเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง

    1. ในกล่องโต้ตอบ แมปเขตข้อมูลแบบกำหนดเอง ให้ตรวจสอบค่าเริ่มต้นของการแมปในรายการ ไปยัง ที่ด้านขวา

      หมายเหตุ: เมื่อต้องการแสดงเขตข้อมูลเพิ่มเติมในรายการ ไปยัง ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ถัดจากเขตข้อมูล ตัวอย่าง เมื่อต้องการแสดงเขตข้อมูล ชื่อ และ นามสกุล ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ถัดจาก ชื่อ

    2. ถ้าการแมปเขตข้อมูลดูถูกต้องแล้ว คลิก ยกเลิก เพื่อกลับไปยังตัวช่วยสร้างการนำเข้าไฟล์ หรือ เปลี่ยนการแมปโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

      • เมื่อต้องการแมปเขตข้อมูลในไฟล์ข้อความไปยังเขตข้อมูลในโฟลเดอร์ Outlook ปลายทาง ให้ลากจากในรายการด้านซ้าย (จาก) ไปยังเขตข้อมูลที่ต้องการในรายการด้านขวา (ไปยัง)

      • เมื่อต้องการนำเขตข้อมูลออกจากการแมป ให้ลากจากในรายการด้านขวา (ไปยัง) ไปไว้ในรายการด้านซ้าย (จาก)

      • เมื่อต้องการนำการแมปทั้งหมดออก ให้คลิก ล้างการแมป

      • เมื่อต้องการตั้งค่าการแมปใหม่ ให้คลิก แมปเริ่มต้น

        เมื่อต้องการดูระเบียนเพิ่มเติมในรายการ จาก ให้คลิก ก่อนหน้า หรือ ถัดไป

    3. คลิก ตกลง เมื่อคุณเสร็จสิ้นการแมปเขตข้อมูล

      หมายเหตุ: ถ้าไฟล์ข้อความที่คุณกำลังนำเข้าไม่มีชื่อเขตข้อมูลในแถวแรก ข้อมูลในแถวแรกจะถูกแปลเป็นชื่อเขตข้อมูล และจะไม่ถูกนำเข้าเป็นข้อมูล เมื่อต้องการทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ข้อความจะถูกนำเข้า ให้เลือกตัวเลือกเพื่อรวมชื่อเขตข้อมูลในแถวแรกของไฟล์ข้อความเมื่อคุณส่งออกจาก Access

  9. คลิก เสร็จสิ้น

ฉันต้องรู้อะไรอีก

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×