ส่งออกตารางหรือแบบสอบถามไปยังไซต์ SharePoint

ส่งออกตารางหรือแบบสอบถามไปยังไซต์ SharePoint

เมื่อคุณจำเป็นต้องย้ายข้อมูลบางอย่างของ Access อย่างชั่วคราวหรืออย่างถาวรไปยังไซต์ SharePoint คุณสามารถส่งออกไปยังไซต์จากฐานข้อมูล Access ของคุณ เมื่อคุณส่งออกข้อมูล Access จะสร้างสำเนาของวัตถุฐานข้อมูลตารางหรือแบบสอบถามที่เลือก และเก็บสำเนาดังกล่าวเป็นรายการ ที่สำคัญคือคุณต้องไว้จำว่ารายการที่ส่งออกไปจะไม่แสดงการเปลี่ยนแปลงตามที่ทำกับตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับหลังจากการดำเนินการส่งออก

ในบทความนี้

สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการส่งออกข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint

ส่งออกตารางหรือแบบสอบถามไปยังไซต์ SharePoint

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

วิธีที่ชนิดข้อมูล Windows SharePoint Services แมปไปยังชนิดข้อมูล Access

สถานการณ์สมมติทั่วไปสำหรับการส่งออกข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint

คุณส่งออกตารางหรือแบบสอบถามไปยังไซต์ SharePoint ด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึง:

  • คุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Windows SharePoint Services และคุณทราบว่าทุกคนจะใช้งานได้ง่ายขึ้นถ้าบางส่วนของตารางฐานข้อมูลของคุณมีอยู่เป็นรายการ SharePoint เมื่อคุณต้องการแชร์ข้อมูลกับทีมของคุณ การทำงานกับรายการ SharePoint นั้นอาจง่ายกว่าการทำงานภายในฐานข้อมูล และรายการอาจเรียกดูและแก้ไขได้ง่ายกว่าสำหรับผู้ใช้ระดับฝึกหัด นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากหลายฟีเจอร์ของ SharePoint เช่น การแจ้งเตือนเมื่อรายการถูกปรับเปลี่ยน การกำหนดและประสานงานที่เกี่ยวข้องกับรายการ และการทำงานแบบออฟไลน์

  • คุณต้องการแชร์ข้อมูลระหว่าง Access และไซต์ SharePoint อย่างต่อเนื่อง แต่ข้อมูลถูกจัดเก็บอยู่ใน Access เมื่อต้องการดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดโดยใช้ Access หรือจากไซต์ SharePoint คุณควรส่งออกข้อมูลเป็นรายการก่อน จากนั้นลิงก์ไปที่รายการดังกล่าวจากฐานข้อมูล Access

  • คุณใช้แบบสอบถามในฐานข้อมูล Access เพื่อสร้างรายงานสถานะประจำวันหรือรายสัปดาห์ และคุณต้องการโพสต์ผลลัพธ์ไปยังหนึ่งในไซต์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ

หัวข้อนี้แสดงขั้นตอนสำหรับการส่งออกข้อมูลไปยัง SharePoint เป็นรายการ สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการลิงก์จาก Access ไปยังรายการ SharePoint ดูที่ นำเข้าหรือลิงก์ข้อมูลไปยังรายการ SharePoint

ส่งออกตารางหรือแบบสอบถามไปยังไซต์ SharePoint

วิธีง่ายที่สุดในการส่งออกข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint คือการเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไซต์ SharePoint หลังจากที่คุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าของคุณเป็นข้อกำหนดการส่งออกได้ เช่น ข้อมูลที่คุณใช้ตอนเรียกใช้ตัวช่วยสร้าง จากนั้นคุณจะสามารถดำเนินการส่งออกนั้นซ้ำได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลดังกล่าวอีก ขั้นตอนในส่วนนี้อธิบายวิธีการเตรียมพร้อมสำหรับการส่งออก ส่งออกข้อมูลของคุณ และบันทึกการตั้งค่าเป็นข้อกำหนด

เตรียมพร้อมการดำเนินงาน

  1. ค้นหาฐานข้อมูลที่ประกอบด้วยตารางหรือแบบสอบถามที่คุณต้องการส่งออก

    เมื่อคุณส่งออกแบบสอบถาม แถวและคอลัมน์ในผลลัพธ์ของแบบสอบถามจะถูกส่งออกเป็นข้อมูลในรายการและคอลัมน์ คุณไม่สามารถส่งออกฟอร์มหรือรายงานไปยัง SharePoint ได้

    หมายเหตุ: คุณสามารถส่งออกได้เพียงหนึ่งวัตถุต่อครั้งเท่านั้น

  2. ระบุไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ

    ที่อยู่ไซต์ที่ถูกต้องจะเริ่มด้วย http:// หรือ https:// ตามด้วยชื่อของเซิร์ฟเวอร์ และลงท้ายด้วยเส้นทางไปยังไซต์ที่ระบุบนเซิร์ฟเวอร์ ตัวอย่างเช่น ไซต์ต่อไปนี้คือไซค์ที่ถูกต้อง:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. ทำให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นต่อการสร้างรายการบนไซต์ SharePoint ติดต่อผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิทธิ์

    การดำเนินการส่งออกจะสร้างรายการใหม่ที่มีชื่อเดียวกับวัตถุต้นฉบับจาก Access ถ้าไซต์ SharePoint มีรายการที่มีชื่อนั้นอยู่แล้ว คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ระบุชื่ออื่นสำหรับรายการใหม่

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเขียนทับหรือผนวกข้อมูลไปยังรายการที่มีอยู่ได้

  4. ตรวจทานเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามต้นฉบับ

    ตารางต่อไปนี้อธิบายวิธีการส่งออกองค์ประกอบบางอย่าง และดูว่าคุณต้องดำเนินการเพิ่มเติมในกรณีที่เฉพาะเจาะจงหรือไม่

    องค์ประกอบ

    การแก้ปัญหา

    เขตข้อมูลและระเบียน

    เขตข้อมูลและระเบียนในตารางหรือแบบสอบถามทั้งหมดจะถูกส่งออก รวมถึงเขตข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในแผ่นข้อมูล การตั้งค่าตัวกรองจะถูกละเว้นระหว่างการดำเนินการส่งออก

    สิ่งที่แนบมา

    ถ้าวัตถุต้นฉบับมีคอลัมน์สิ่งที่แนบมามากกว่าหนึ่งคอลัมน์ คุณต้องเอาคอลัมน์สิ่งที่แนบมาทั้งหมดออกจนเหลือหนึ่งคอลัมน์ ทั้งนี้เนื่องจากรายการ SharePoint สามารถสนับสนุนคอลัมน์สิ่งที่แนบมาได้เพียงหนึ่งคอลัมน์เท่านั้น ถ้าวัตถุต้นฉบับประกอบด้วยคอลัมน์ดังกล่าวมากกว่าหนึ่งคอลัมน์ Access จะแสดงข้อความพร้อมท์ให้คุณเอาคอลัมน์สิ่งที่แนบมาทั้งหมดออกจนเหลือหนึ่งคอลัมน์ก่อนเริ่มการดำเนินการ เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ชั่วคราว คุณสามารถคัดลอกคอลัมน์สิ่งที่แนบมาที่เกินมาไปยังวัตถุ Access อื่น จากนั้นส่งออกไปยังรายการ SharePoint อื่น

    เขตข้อมูลการค้นหาที่มีค่าเดียวหรือหลายค่า

    ค่าที่แสดงในเขตข้อมูลการค้นหาที่มีค่าเดี่ยวจะถูกส่งออกเป็นเขตข้อมูลตัวเลือกเมนูดรอปดาวน์ในรายการ SharePoint ถ้าเขตข้อมูลต้นฉบับสนับสนุนค่าหลายค่า เขตข้อมูลตัวเลือกที่อนุญาตให้มีการเลือกหลายรายการจะถูกสร้างขึ้นในรายการ SharePoint

    หมายเหตุ: เขตข้อมูลตัวเลือกในรายการ SharePoint สามารถมีได้เพียงคอลัมน์เดียว ถ้าเขตข้อมูลการค้นหาต้นฉบับมีหลายคอลัมน์ ค่าในคอลัมน์ทั้งหมดจะถูกรวมเข้าเป็นคอลัมน์เดียว

    เขตข้อมูลแบบสอบถามจากการคำนวณ

    ผลลัพธ์ในคอลัมน์จากการคำนวณจะถูกคัดลอกไปยังเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลขึ้นอยู่กับผลลัพธ์จากการคำนวณ นิพจน์ที่ด้านหลังของผลลัพธ์จะไม่ถูกคัดลอก

    เขตข้อมูลวัตถุ OLE

    เขตข้อมูลวัตถุ OLE จะถูกละเว้นระหว่างการดำเนินการส่งออก

  5. ถ้าฐานข้อมูล Access ต้นฉบับยังไม่ถูกเปิด ให้เปิดฐานข้อมูลนั้น จากนั้นไปที่ชุดขั้นตอนถัดไป

ส่งออกข้อมูล

  1. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไซต์ SharePoint จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชันของ Access ของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกปุ่ม เพิ่มเติม เพื่อดรอปดาวน์รายการตัวเลือก แล้วคลิก รายการ SharePoint

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก รายการ SharePoint

  2. ตัวช่วยสร้างการส่งออก ส่งออก - ไซต์ SharePoint จะเปิด

    ระบุไซต์ SharePoint เพื่อส่งออกตารางหรือแบบสอบถาม Access ของคุณ

  3. ในกล่อง ระบุไซต์ SharePoint ใส่ที่อยู่ของไซต์ปลายทาง

  4. ในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ ใส่ชื่อสำหรับรายการใหม่

    ถ้าวัตถุต้นฉบับในฐานข้อมูลของคุณมีชื่อเดียวกันกับรายการบนไซต์ SharePoint ให้ระบุชื่ออื่น

  5. อีกทางหนึ่งคือ ใส่คำอธิบายสำหรับรายการใหม่ในกล่อง คำอธิบาย จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อทำเสร็จแล้ว

  6. คลิก ตกลง เพื่อเริ่มกระบวนการส่งออก

  7. Access จะสร้างรายการบนไซต์ SharePoint จากนั้นแสดงสถานะของการดำเนินการในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง เมื่อสิ้นสุดการดำเนินการส่งออก คุณสามารถปิดตัวช่วยสร้างหรือบันทึกขั้นตอนการส่งออกของคุณเป็นข้อกำหนด

    ในระหว่างการดำเนินงาน SharePoint จะเลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคอลัมน์ โดยยึดตามเขตข้อมูลต้นฉบับที่สอดคล้องกัน เมื่อต้องการดูรายการวิธีที่ชนิดข้อมูลของ Access และ Windows SharePoint Services แมปกันและกันเมื่อคุณส่งออกข้อมูล และการตั้งค่าเขตข้อมูลใดที่จะถูกส่งออกสำหรับแต่ละชนิดข้อมูล ให้ดูที่ส่วน วิธีที่ชนิดข้อมูล Windows SharePoint Services แมปไปยังชนิดข้อมูล Access ในภายหลังในบทความนี้

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

วิธีที่ชนิดข้อมูล Windows SharePoint Services แมปไปยังชนิดข้อมูล Access

ตารางต่อไปนี้แสดงวิธีที่ Access ระบุชนิดข้อมูลของคอลัมน์ในรายการส่งออกเมื่อคุณส่งออกตารางหรือแบบสอบถาม

ชนิดข้อมูล Access

ชนิดข้อมูล Windows SharePoint Services

การตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเริ่มต้น

หมายเหตุ

ข้อความ

ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

จำนวนอักขระสูงสุด     แสดงตามการตั้งค่า ขนาดเขตข้อมูล ใน Access

ค่าเริ่มต้น     แสดงตามการตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ใน Access ถ้าไม่เป็นนิพจน์ มิฉะนั้น เป็นช่องว่าง

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

ข้อความบันทึก/ระยะเวลา

ข้อความที่มีหลายบรรทัด

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

จำนวนบรรทัดที่แสดง     5

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

หมายเลข

หมายเลข

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

ต่ำสุด     ว่าง

สูงสุด     ว่าง

ตารางต่อไปนี้แสดงวิธีที่คุณสมบัติ จำนวนทศนิยม ถูกตั้งค่าตามการตั้งค่า ตำแหน่งทศนิยม ใน Access

ตั้งค่า Access    

ตั้งค่า Windows SharePoint Services    

อัตโนมัติ

อัตโนมัติ

0-5

0-5

6-15

5

ค่าเริ่มต้น     แสดงตามการตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ใน Access ถ้าไม่เป็นนิพจน์ มิฉะนั้น เป็นช่องว่าง

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์     ใช่ ถ้าคุณสมบัติ รูปแบบ ถูกตั้งค่าเป็น เปอร์เซ็นต์

วันที่/เวลา

วันที่หรือเวลา

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

รูปแบบวันที่และเวลา     ตั้งค่าเป็น เฉพาะวันที่ ถ้าคุณสมบัติ รูปแบบ ถูกตั้งค่าเป็น วันที่แบบสั้น มิฉะนั้น ตั้งค่าเป็น วันที่และเวลา

ชนิดปฏิทิน     ตั้งค่าเป็น ฮิจเราะห์ ถ้ากล่อง ใช้ตัวเลือกฮิจเราะห์ ถูกกาเครื่องหมายไว้ มิฉะนั้น ตั้งค่าเป็น คริสต์ศักราช

ตารางต่อไปนี้แสดงวิธีที่คุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ถูกตั้งค่าตามการตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ใน Access

ตั้งค่า Access    

ตั้งค่า Windows SharePoint Services    

=Date()

วันที่ของวันนี้

เขตข้อมูลตั้งค่าเป็นวันที่ระบุ

เขตข้อมูลตั้งค่าเป็นวันที่ระบุ

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

สกุลเงิน

สกุลเงิน

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

ต่ำสุด     ว่าง

สูงสุด     ว่าง

ตารางต่อไปนี้แสดงวิธีที่คุณสมบัติ จำนวนทศนิยม ถูกตั้งค่าตามการตั้งค่า ตำแหน่งทศนิยม ใน Access

ตั้งค่า Access    

ตั้งค่า Windows SharePoint Services    

อัตโนมัติ

อัตโนมัติ

0-5

0-5

6-15

5

ค่าเริ่มต้น     แสดงตามการตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ใน Access ถ้าไม่เป็นนิพจน์ มิฉะนั้น เป็นช่องว่าง

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

ชนิดของสกุลเงิน     แสดงตามการตั้งค่า รูปแบบ ใน Access

AutoNumber

ตัวเลข

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

ต่ำสุด     ว่าง

สูงสุด     ว่าง

จำนวนตำแหน่งทศนิยม     อัตโนมัติ

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

AutoNumber ที่ที่คุณสมบัติขนาดเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็น ID การจำลองแบบ

ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

จำนวนอักขระสูงสุด     38

ค่าเริ่มต้น     ว่าง

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

ใช่/ไม่ใช่

ใช่/ไม่ใช่

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

ค่าเริ่มต้น     แสดงตามการตั้งค่า ค่าเริ่มต้น ใน Access ถ้าไม่เป็นนิพจน์ มิฉะนั้น เป็นช่องว่าง

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

วัตถุ OLE

เขตข้อมูลดังกล่าวจะไม่ถูกส่งออก

ไฮเปอร์ลิงก์

ไฮเปอร์ลิงก์

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

จัดรูปแบบ URL เป็น   ไฮเปอร์ลิงก์

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

สิ่งที่แนบมา

สิ่งที่แนบมา

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

ตัวเลือก

ชื่อคอลัมน์     แสดงตามการตั้งค่า ชื่อเขตข้อมูล ใน Access

คำอธิบาย     แสดงตามการตั้งค่า คำอธิบาย ใน Access

จำเป็น     แสดงตามการตั้งค่า จำเป็น ใน Access

เพิ่มไปยังมุมมองเริ่มต้น     ใช่

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×