ส่งออกข้อมูล Access ไปยังเอกสาร Word

ส่งออกข้อมูล Access ไปยังเอกสาร Word

คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ของคุณไปยังเอกสาร Microsoft Word โดยการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF และวิธีการบันทึกการตั้งค่าการส่งออกเป็นข้อกำหนดเฉพาะสำหรับนำมาใช้ใหม่ในภายหลัง

ในบทความนี้

การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน

ส่งออกข้อมูลไปยัง Word

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

ฉันควรรู้อะไรอีก

การส่งออกข้อมูลไปยัง Word: ข้อมูลพื้นฐาน

คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานไปยัง Microsoft Word เมื่อคุณส่งออกวัตถุโดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF Access จะสร้างสำเนาของข้อมูลของวัตถุนั้นในรูปแบบไฟล์ Rich Text (*.rtf) ของ Microsoft Word เขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้สำหรับตาราง แบบสอบถาม และฟอร์มจะปรากฏเป็นตารางในเอกสาร Word เมื่อคุณส่งออกรายงาน ตัวช่วยสร้างจะส่งออกข้อมูลรายงานและเค้าโครง — เพื่อพยายามทำให้เอกสาร Word มีลักษณะคล้ายรายงานเท่าที่ทำได้

  • เริ่มดำเนินการจาก Access    เมื่อต้องการส่งออกข้อมูลจาก Access ไปยัง Word คุณต้องทำงานใน Access ไม่มีฟังก์ชันใน Word ที่สามารถนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access และคุณไม่สามารถบันทึกฐานข้อมูล Access หรือตารางเป็นเอกสาร Word โดยใช้คำสั่ง บันทึกเป็น ใน Access ได้

  • วัตถุที่คุณสามารถส่งออก    คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานได้ คุณยังสามารถส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือกในมุมมองได้ คุณไม่สามารถส่งออกแมโครและโมดูล เมื่อคุณส่งออกฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยฟอร์มย่อยหรือแผ่นข้อมูลย่อย เฉพาะฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณต้องดำเนินการส่งออกซ้ำสำหรับแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการดูใน Word ในทางกลับกัน เมื่อคุณส่งออกรายงาน ฟอร์มย่อยและรายงานย่อยที่รวมอยู่ในรายงานจะถูกส่งออกไปพร้อมกับรายงานหลัก

  • ผลลัพธ์ของการดำเนินการ    ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF จะส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้วเสมอ หมายความว่า เฉพาะเขตข้อมูลและระเบียนที่มองเห็นได้ในวัตถุหรือมุมมองจะถูกส่งออกไปพร้อมกับการตั้งค่ารูปแบบการแสดง คอลัมน์และระเบียนที่ถูกซ่อนไว้จากการตั้งค่าตัวกรองจะไม่ถูกส่งออก สำหรับรายงาน เค้าโครงของรายงานจะถูกรักษาไว้เมื่อถูกส่งออก

  • การผสานกับเอกสารที่มีอยู่    เมื่อคุณส่งออกจาก Access ไปยังเอกสาร Word ข้อมูลจะถูกส่งออกไปยังไฟล์ Word ใหม่เสมอ ถ้าคุณต้องการให้ข้อมูลถูกแทรกลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่ ก่อนอื่นคุณต้องส่งออกข้อมูลนั้นจาก Access ไปยังเอกสาร Word ใหม่ จากนั้นคัดลอกข้อมูลจากเอกสาร Word ใหม่และวางลงในเอกสารที่มีอยู่ อีกวิธีหนึ่งคือ คุณสามารถคัดลอกแถวจากตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงานของ Access โดยตรง และวางลงในเอกสารที่มีอยู่ของคุณ

ส่งออกข้อมูลไปยัง Word

กระบวนการส่งออกข้อมูลไปยังเอกสาร Word มีขั้นตอนหลักๆ ดังต่อไปนี้:

  • เตรียมข้อมูลต้นฉบับของคุณสำหรับการส่งออก ในส่วนหนึ่งของขั้นตอนนี้ คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณไม่มีข้อผิดพลาด และคุณตัดสินใจว่าจะส่งออกข้อมูลในตารางต้นทางของคุณทั้งหมดหรือเพียงแค่บางรายการ

  • เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF

  • คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกการตั้งค่าเป็นข้อมูลจำเพาะของการส่งออกสำหรับนำมาใช้ใหม่ในภายหลังด้วยก็ได้

ขั้นตอนในส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการทำงานแต่ละอย่าง

เตรียมพร้อมสำหรับการส่งออก

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ต้นทาง

  2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกวัตถุที่มีข้อมูลที่คุณต้องการส่งออก

    คุณสามารถส่งออกตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน

  3. ตรวจทานแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาด (สามเหลี่ยมสีเขียว) หรือค่าผิดพลาด เช่น #Num

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แก้ไขข้อผิดพลาดทั้งหมดก่อนคุณส่งออกข้อมูลไปยัง Word ไม่เช่นนั้น คุณจะพบว่าค่าดังกล่าวจะถูกแทนที่ด้วยค่า Null

  4. ถ้าเอกสาร Word ปลายทางมีอยู่และกำลังเปิดอยู่ ให้ปิดเอกสารก่อนคุณดำเนินต่อ ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์คุณก่อนที่จะเขียนทับเอกสาร

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังเอกสาร Word ที่มีอยู่

  5. ในฐานข้อมูล Access ถ้าคุณต้องการส่งออกเฉพาะบางส่วนของตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม ให้เปิดวัตถุนั้นแล้วเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ

ส่งออกข้อมูล

  1. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการส่งออก - ไฟล์ RTF จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชันของ Access ของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิกปุ่ม เพิ่มเติม เพื่อดรอปดาวน์รายการตัวเลือก แล้วคลิก Word

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Word

  2. ตัวช่วยสร้างการส่งออก ส่งออก - ไฟล์ RTF จะเปิด

    เลือกปลายทางและตัวเลือกการส่งออกในกล่องโต้ตอบ ส่งออก - ไฟล์ RTF

    หมายเหตุ: คำสั่ง ส่งออก จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อฐานข้อมูลเปิดอยู่เท่านั้น

  3. ในตัวช่วยสร้าง ส่งออก - ไฟล์ RTF ระบุชื่อของไฟล์ปลายทาง

  4. ตัวช่วยสร้างจะส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้วเสมอ เมื่อต้องการดูเอกสาร Word หลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์

  5. ถ้าคุณเลือกระเบียนที่คุณต้องการส่งออกก่อนที่คุณเริ่มการดำเนินการส่งออก คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก ได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดในมุมมอง ให้ปล่อยกล่องกาเครื่องหมายว่างไว้

    หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้จะไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีจาง) ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก

  6. คลิก ตกลง

  7. ถ้าเอกสารปลายทางมีอยู่แล้ว คุณจะได้รับพร้อมท์ให้คลิก ใช่ เพื่อเขียนทับไฟล์นั้น คลิก ไม่ เพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์ปลายทาง แล้วคลิก ตกลง อีกครั้ง

Access จะส่งออกข้อมูลและเปิดเอกสารปลายทางใน Word ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการส่งออกที่คุณระบุไว้ในตัวช่วยสร้าง Access จะแสดงสถานะของการดำเนินการบนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุไปยัง Word

ตารางต่อไปนี้อธิบายเกี่ยวกับวิธีที่ Access ส่งออกวัตถุและค่าต่างๆ ไปยัง Word ซึ่งจะช่วยคุณระบุว่าอะไรผิดพลาดถ้าการดำเนินการส่งออกไม่ทำงานตามคุณต้องการ

รายการ

ข้อพิจารณาเกี่ยวกับการส่งออก

ชื่อเขตข้อมูล

เมื่อคุณส่งออกตาราง แบบสอบถาม หรือฟอร์ม ชื่อเขตข้อมูลจะถูกวางไว้ในแถวแรกของตารางในเอกสาร Word เมื่อคุณส่งออกรายงาน ตำแหน่งของชื่อเขตข้อมูลในเอกสาร Word จะแตกต่างกันไปตามเค้าโครงของรายงาน

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลใน Access ที่สนับสนุนค่าหลายค่าจะถูกส่งออกเป็นคอลัมน์เดียวใน Word แต่ละค่าจะถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,)

รูปภาพ วัตถุ และสิ่งที่แนบมา

องค์ประกอบกราฟิกทั้งหมดจะไม่ถูกส่งออก เช่น โลโก้, ข้อมูลในเขตข้อมูลวัตถุ OLE และสิ่งที่แนบมาที่เป็นส่วนหนึ่งของแหล่งข้อมูล

กราฟ

วัตถุ Microsoft Graph จะไม่ถูกส่งออก

นิพจน์

นิพจน์จะไม่ถูกส่งออกไปยังเอกสาร Word ผลลัพธ์ของนิพจน์เท่านั้นที่จะถูกส่งออก

ฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อย

เมื่อคุณส่งออกฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล เฉพาะฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณต้องดำเนินการส่งออกซ้ำสำหรับแต่ละฟอร์มย่อยและแผ่นข้อมูลย่อย

ฉันต้องรู้อะไรอีก

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×