ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel

เมื่อใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก คุณสามารถส่งออกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ในรูปแบบไฟล์ที่สามารถอ่านได้ด้วย Excel บทความนี้แสดงวิธีการเตรียมและส่งออกข้อมูลของคุณไปยัง Excel พร้อมด้วยคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาทั่วไปที่อาจเกิดขึ้น

ในบทความนี้

การส่งออกข้อมูลไปยัง Excel: ข้อมูลพื้นฐาน

เตรียมการดำเนินการส่งออก

เรียกใช้การดำเนินการส่งออก

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปและไม่ถูกต้อง

การส่งออกข้อมูลไปยัง Excel: ข้อมูลพื้นฐาน

เมื่อคุณส่งออกข้อมูลไปยัง Excel โปรแกรม Access จะสร้างสำเนาของข้อมูลที่เลือก แล้วจะเก็บข้อมูลที่คัดลอกไว้นั้นในไฟล์ที่สามารถเปิดได้ใน Excel ถ้าคุณคัดลอกข้อมูลจาก Access ไปยัง Excel บ่อยครั้ง คุณสามารถบันทึกรายละเอียดของการส่งออกเพื่อใช้ในอนาคต และวางกำหนดเวลาการส่งออกให้เริ่มโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนดได้

เหตุการณ์ที่พบทั่วไปในการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel

  • แผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปของคุณใช้ทั้ง Access และ Excel เพื่อทำงานเกี่ยวกับข้อมูล คุณเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Access แต่คุณใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและเผยแพร่ผลการวิเคราะห์ของคุณ ในปัจจุบันทีมของคุณส่งออกข้อมูลไปยัง Excel ได้ตามที่ต้องการ แต่คุณต้องการทำให้ขั้นตอนนี้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

  • คุณใช้โปรแกรม Access มาเป็นเวลานาน แต่ผู้จัดการของคุณชอบทำงานกับข้อมูลใน Excel มากกว่า คุณต้องคัดลอกข้อมูลลงใน Excel เป็นระยะๆ แต่คุณต้องการให้ขั้นตอนนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา

เกี่ยวกับการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel

  • Access ไม่มีคำสั่ง “บันทึกเป็น” สำหรับรูปแบบ Excel เมื่อต้องการคัดลอกข้อมูลไปยัง Excel คุณต้องใช้ฟีเจอร์การส่งออกที่อธิบายในบทความนี้ หรือคุณสามารถคัดลอกข้อมูล Access ไปยังคลิปบอร์ดแล้ววางลงในสเปรดชีต Excel

  • คุณสามารถส่งออกตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงานก็ได้ คุณยังสามารถส่งออกระเบียนที่เลือกในมุมมองหลายระเบียน เช่น แผ่นข้อมูล ได้อีกด้วย

  • Microsoft Excel มีคำสั่งสำหรับนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้คำสั่งดังกล่าวแทนคำสั่งส่งออกใน Access ได้ อย่างไรก็ตาม คำสั่งนำเข้าของ Excel อนุญาตให้คุณนำเข้าเฉพาะตารางหรือคิวรีได้เท่านั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความวิธีใช้ Excel เรื่อง การเชื่อมต่อกับ (นำเข้า) ข้อมูลภายนอก

  • คุณไม่สามารถส่งออกแมโครหรือมอดูลไปยัง Excel เมื่อคุณส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลที่มีฟอร์มย่อย รายงานย่อย หรือแผ่นข้อมูลย่อย จะมีเฉพาะฟอร์มหลัก รายงานหลัก หรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่ถูกส่งออก คุณต้องดำเนินการส่งออกซ้ำสำหรับแต่ละฟอร์มย่อย รายงานย่อย และแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการส่งออกไปยัง Excel

  • คุณสามารถส่งออกวัตถุฐานข้อมูลได้เพียงหนึ่งวัตถุเท่านั้นในการส่งออกหนึ่งครั้ง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถผสานเวิร์กชีตหลายเวิร์กชีตใน Excel ได้หลังจากที่คุณส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ด้านบนของเพจ

เตรียมการดำเนินการส่งออก

ก่อนการส่งออก คุณควรรีวิวข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลดังกล่าวไม่มีตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาดหรือค่าผิดพลาดใดๆ ถ้ามีข้อผิดพลาด ให้พยายามแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้นก่อนที่คุณจะส่งออกข้อมูลไปยัง Excel มิฉะนั้น อาจมีปัญหาเกิดขึ้นระหว่างการส่งออก และค่า Null อาจถูกแทรกลงในเซลล์ในเวิร์กชีต Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อส่งออกไปยัง Excel ให้ดูที่ส่วน การแก้ไขปัญหาค่าหายไปและค่าไม่ถูกต้อง

ถ้าวัตถุต้นฉบับเป็นตารางหรือคิวรี ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการส่งออกข้อมูลที่มีหรือไม่มีการจัดรูปแบบข้อมูล ซึ่งจะมีผลต่อเวิร์กบุ๊กผลลัพธ์ในสองด้านนั่น คือจำนวนของข้อมูลที่ถูกส่งออกและรูปแบบการแสดงข้อมูล ตารางต่อไปนี้จะอธิบายผลลัพธ์ของการส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและไม่มีการจัดรูปแบบ

ส่งออก

วัตถุต้นฉบับ

เขตข้อมูลและระเบียน

การจัดรูปแบบ

ไม่มีการจัดรูปแบบ

ตารางหรือคิวรี

หมายเหตุ: ฟอร์มและรายงานไม่สามารถส่งออกได้โดยไม่มีการจัดรูปแบบข้อมูล

เขตข้อมูลและระเบียนทั้งหมดในวัตถุต้นแบบจะถูกส่งออก

การตั้งค่าคุณสมบัติรูปแบบถูกละเว้นระหว่างการดำเนินการ

สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา จะส่งออกเฉพาะค่า ID การค้นหาเท่านั้น

สำหรับเขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์ เนื้อหาจะถูกส่งออกเป็นคอลัมน์ข้อความที่แสดงลิงก์ในรูปแบบ ข้อความที่แสดง#ที่อยู่#

มีการจัดรูปแบบ

ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงาน

เฉพาะเขตข้อมูลและระเบียนที่แสดงในมุมมองปัจจุบันหรือวัตถุปัจจุบันเท่านั้นจะถูกส่งออก ระเบียนที่กรอง คอลัมน์ที่ซ่อนในแผ่นข้อมูล และเขตข้อมูลที่ไม่แสดงบนฟอร์มหรือรายงานจะไม่ถูกส่งออก

ตัวช่วยสร้างจะยึดตามการตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ

สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา ค่าการค้นหาจะถูกส่งออก

สำหรับเขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์ ค่าจะถูกส่งออกเป็นไฮเปอร์ลิงก์

สำหรับเขตข้อมูล Rich Text ข้อความจะถูกส่งออกแต่การจัดรูปแบบจะไม่ถูกส่งออก

  1. เลือกเวิร์กบุ๊กปลายทางและรูปแบบไฟล์ โปรดสังเกตว่ารายงานจะถูกส่งออกในรูปแบบไฟล์ *.xls ที่เก่ากว่าเท่านั้น ไม่ใช่ในรูปแบบไฟล์ *.xlsx ที่ใหม่กว่า

    ระหว่างการดำเนินการส่งออก Access จะพร้อมท์ให้คุณระบุชื่อของเวิร์กบุ๊กปลายทาง ตารางต่อไปนี้สรุปว่าเมื่อใดเวิร์กบุ๊กจะถูกสร้างขึ้น (ถ้าไม่มีเวิร์กบุ๊กอยู่) และเมื่อใดเวิร์กบุ๊กจะถูกเขียนทับ (ถ้ามีเวิร์กบุ๊กอยู่แล้ว)

ถ้าเวิร์กบุ๊กปลายทาง

และวัตถุต้นฉบับเป็น

และคุณต้องการส่งออก

แล้ว

ไม่มีอยู่

ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงาน

ข้อมูลที่มีหรือไม่มีการจัดรูปแบบ

เวิร์กบุ๊กจะถูกสร้างขึ้นระหว่างการส่งออก

มีอยู่แล้ว

ตารางหรือคิวรี

ข้อมูลที่ไม่มีการจัดรูปแบบ

เวิร์กบุ๊กจะไม่ถูกเขียนทับ เวิร์กชีตใหม่ถูกเพิ่มลงในเวิร์กบุ๊ก และใช้ชื่อของข้อมูลที่กำลังถูกส่งออกมาตั้งชื่อให้กับวัตถุนั้น ถ้าเวิร์กชีตมีชื่อซ้ำกับชื่อที่มีอยู่แล้วในเวิร์กบุ๊ก Access จะพร้อมท์ให้คุณแทนที่เนื้อหาของเวิร์กชีตที่ชื่อซ้ำกันนั้นหรือระบุชื่ออื่นสำหรับแผ่นงานใหม่

มีอยู่แล้ว

ตาราง คิวรี ฟอร์ม หรือรายงาน

ข้อมูลที่รวมการจัดรูปแบบ

เวิร์กบุ๊กจะถูกเขียนทับด้วยข้อมูลที่ส่งออก เวิร์กชีตที่มีอยู่ทั้งหมดถูกเอาออก และเวิร์กชีตใหม่ที่มีชื่อเดียวกันกับวัตถุที่ส่งออกจะถูกสร้างขึ้น ข้อมูลในเวิร์กชีต Excel จะสืบทอดการตั้งค่ารูปแบบของวัตถุต้นฉบับ

ข้อมูลจะถูกเพิ่มในเวิร์กชีตใหม่เสมอ คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังเวิร์กชีตใดๆ ที่มีอยู่หรือช่วงที่มีการตั้งชื่อแล้วได้

ด้านบนของหน้า

การเรียกใช้การส่งออก

  1. ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ปลายทางเปิดอยู่ ให้ปิดเวิร์กบุ๊กนั้นก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อไป

  2. ในบานหน้าต่างนำทางของแหล่งฐานข้อมูล ให้เลือกวัตถุที่คุณต้องการส่งออก

    ส่งออกเฉพาะข้อมูลบางส่วน

    ถ้าวัตถุคือตาราง คิวรี หรือฟอร์ม และคุณต้องการส่งออกเฉพาะข้อมูลบางส่วน ให้เปิดวัตถุในมุมมองแผ่นข้อมูล แล้วเลือกระเบียนที่คุณต้องการ

    เมื่อต้องการเปิดฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ทำดังต่อไปนี้:   

    1. ดับเบิลคลิกที่ฟอร์มเพื่อเปิดฟอร์ม

    2. คลิกขวาที่ฟอร์ม แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งาน ให้ทำดังนี้

      1. คลิก มุมมองออกแบบ

      2. กด F4 เพื่อแสดงบานหน้าต่างงาน แผ่นคุณสมบัติ

      3. เลือก ฟอร์ม จากรายการแบบดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ

      4. บนแท็บรูปแบบของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล เป็น ใช่

      5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

        หมายเหตุ: คุณไม่สามารถส่งออกบางส่วนของรายงานได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกหรือเปิดตารางหรือคิวรีที่นำมาใช้สร้างรายงานนั้น แล้วส่งออกข้อมูลบางส่วนในวัตถุนั้นได้

  3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม ส่งออก ให้คลิก Excel

  4. ในกล่องโต้ตอบ ส่งออก - สเปรดชีต Excel ให้รีวิวชื่อไฟล์ที่แนะนำให้กับเวิร์กบุ๊ก Excel (Access จะใช้ชื่อของวัตถุต้นฉบับ) ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถปรับเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้

  5. ในกล่อง รูปแบบไฟล์ ให้เลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ

  6. ถ้าคุณกำลังส่งออกตารางหรือคิวรี และคุณต้องการส่งออกข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบแล้ว ให้เลือก ส่งออกข้อมูลพร้อมทั้งการจัดรูปแบบและเค้าโครง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน การเตรียมสำหรับการส่งออก

    หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังส่งออกฟอร์มหรือรายงาน ตัวเลือกนี้จะถูกเลือกเสมอแต่ไม่พร้อมใช้งาน (โดยจะปรากฏเป็นสีจาง)

  7. เมื่อต้องการแสดงเวิร์กบุ๊ก Excel ปลายทางหลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดไฟล์ปลายทางหลังจากที่ส่งออกเสร็จสมบูรณ์

    ถ้าวัตถุต้นฉบับเปิดอยู่ และถ้าคุณได้เลือกระเบียนอย่างน้อยหนึ่งระเบียนในมุมมองก่อนที่จะเริ่มการส่งออก คุณสามารถเลือก ส่งออกเฉพาะระเบียนที่เลือก ได้ เมื่อต้องการส่งออกระเบียนทั้งหมดที่แสดงในมุมมอง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้

    หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้จะยังคงไม่พร้อมใช้งาน (เป็นสีจาง) ถ้าไม่มีระเบียนใดถูกเลือก

  8. คลิก ตกลง

    ถ้าการส่งออกล้มเหลวเนื่องจากมีข้อผิดพลาด Access จะแสดงข้อความที่อธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาดนั้น มิฉะนั้น Access จะส่งออกข้อมูลและ ขึ้นกับการเลือกของคุณในขั้นตอนที่ 7 เปิดเวิร์กบุ๊กปลายทางใน Excel จากนั้น Access จะแสดงกล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถสร้างข้อกำหนดที่ใช้รายละเอียดจากการส่งออกนั้นได้

ด้านบนของหน้า

ฉันควรทราบอะไรเกี่ยวกับการส่งออกอีกบ้าง

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขปัญหาค่าหายไปและค่าไม่ถูกต้อง

ตารางต่อไปนี้อธิบายวิธีการต่างๆ ในการแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไป

เคล็ดลับ: ถ้าคุณพบว่ามีค่าบางค่าหายไป ให้แก้ไขค่าเหล่านั้นในเวิร์กบุ๊ก Excel มิฉะนั้น ให้แก้ไขวัตถุต้นฉบับในฐานข้อมูล Access จากนั้นทำการส่งออกซ้ำ

ปัญหา

คำอธิบายและการแก้ปัญหา

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

ผลลัพธ์ของเขตข้อมูลจากการคำนวณจะถูกส่งออก แต่นิพจน์ต้นแบบที่ทำการคำนวณจะไม่ถูกส่งออก

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลที่สนับสนุนค่าหลายค่าจะถูกส่งออกเป็นรายการของค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)

รูปภาพ วัตถุ และสิ่งที่แนบมา

องค์ประกอบกราฟิก (เช่น โลโก้ เนื้อหาของเขตข้อมูลวัตถุ OLE และสิ่งที่แนบมาที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลต้นฉบับ) จะไม่ถูกส่งออก ให้เพิ่มองค์ประกอบกราฟิกลงในเวิร์กชีตด้วยตนเองหลังจากที่คุณส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว

กราฟ

เมื่อคุณส่งออกฟอร์ม หรือรายงานที่มีวัตถุ Microsoft Graph อยู่ วัตถุ Graph จะไม่ถูกส่งออก

ข้อมูลในคอลัมน์ที่ไม่ถูกต้อง

ในบางครั้งค่า Null ในเวิร์กชีตผลลัพธ์จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลที่ควรอยู่ในคอลัมน์ถัดไป

ค่าวันที่หายไป

ค่าวันที่ก่อน Jan 1, 1900 จะไม่ถูกส่งออก เซลล์ที่สัมพันธ์กันในเวิร์กชีตจะมีค่า Null

นิพจน์หายไป

นิพจน์ที่ใช้คำนวณค่าจะไม่ถูกส่งออกไปยัง Excel เฉพาะผลลัพธ์ของการคำนวณเท่านั้นที่จะถูกส่งออก ให้เพิ่มสูตรลงในเวิร์กชีต Excel ด้วยตนเองหลังจากที่คุณได้ส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ฟอร์มย่อย รายงานย่อย และแผ่นข้อมูลย่อยหายไป

เมื่อคุณส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูล จะมีเฉพาะฟอร์มหลัก รายงานหลัก หรือแผ่นข้อมูลหลักเท่านั้นที่จะถูกส่งออก คุณต้องทำการส่งออกซ้ำสำหรับแต่ละฟอร์มย่อย รายงานย่อย และแผ่นข้อมูลย่อยที่คุณต้องการส่งออก

คอลัมน์ที่มีการจัดรูปแบบหายไปหรือมีการจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง

ถ้าไม่มีคอลัมน์ใดถูกจัดรูปแบบในเวิร์กชีตที่เป็นผลลัพธ์ ให้ส่งออกซ้ำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งออกข้อมูลพร้อมทั้งการจัดรูปแบบและเค้าโครง ในตัวช่วยสร้าง ในทางกลับกัน ถ้าปรากฏว่าบางคอลัมน์ถูกจัดรูปแบบแตกต่างจากเวอร์ชันในวัตถุต้นฉบับ ให้จัดรูปแบบที่คุณต้องการด้วยตนเองใน Excel

การจัดรูปแบบคอลัมน์ใน Excel

  1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ปลายทาง จากนั้นให้แสดงเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่ถูกส่งออก

  2. คลิกขวาที่คอลัมน์หรือช่วงของเซลล์ที่เลือก จากนั้นคลิก จัดรูปแบบเซลล์

  3. บนแท็บ ตัวเลข ภายใต้ ประเภท ให้เลือกรูปแบบ เช่น ข้อความ, ตัวเลข, วันที่ หรือ เวลา

  4. คลิก ตกลง

ค่า "#" ในคอลัมน์

คุณอาจเห็นค่า # ในคอลัมน์ที่สัมพันธ์กับเขตข้อมูล Yes/No ในฟอร์ม สิ่งนี้เป็นผลของการเริ่มการส่งออกจากบานหน้าต่างนำทางหรือในมุมมองฟอร์ม เมื่อต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปิดฟอร์มในมุมมองแผ่นข้อมูลก่อนการส่งออกข้อมูล

ตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาดหรือค่าความผิดพลาด

ตรวจสอบเซลล์เพื่อหาตัวบ่งชี้ข้อผิดพลาด (สามเหลี่ยมสีเขียวตรงมุม) หรือค่าความผิดพลาด (สตริงที่เริ่มต้นด้วยอักขระ # แทนที่จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง)

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×