สร้าง และแชร์โฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

โฟลเดอร์สาธารณะใน Outlook ให้พื้นที่ที่ดีเยี่ยมแก่คุณในการรวบรวม จัดระเบียบ และแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อหรือโครงการเฉพาะภายในองค์กรของคุณ "สาธารณะ" ในที่นี้หมายความว่าผู้ที่สามารถมองเห็นได้คือทุกคนภายในองค์กรไม่ใช่ทุกคนทั่วโลก เมื่อคุณติดประกาศข้อความลงในโฟลเดอร์สาธารณะ จะไม่ใช่การส่งอีเมลให้คนอื่น ดังนั้นจึงไม่มีกล่องจดหมายเข้าของใครต้องยุ่งเหยิง แทนที่จะเป็นเช่นนั้น บุคคลสามารถตรวจสอบโฟลเดอร์ในเวลาใดก็ได้ที่พวกเขาต้องการจะค้นหาการประกาศที่น่าสนใจ

สิ่งสำคัญ: คุณจำเป็นต้องใช้ Microsoft Exchange Server และบัญชีผู้ใช้อีเมล Exchange เพื่อใช้โฟลเดอร์สาธารณะกับ Outlook บัญชีผู้ใช้อีเมลที่บ้านและส่วนบุคคลส่วนใหญ่จะไม่ใช้ Exchange

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ

องค์กรของคุณอาจไม่อนุญาตให้มีโฟลเดอร์สาธารณะ หรืออาจมีนโยบายเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อให้คุณปฏิบัติตามกฎได้อย่างถูกต้อง ถ้าองค์กรของคุณอนุญาตและสนับสนุนการใช้โฟลเดอร์สาธารณะ แต่ยังไม่มีโฟลเดอร์สาธารณะระดับบนสุด ให้ร้องขอจากผู้ดูแลระบบ Exchange เพื่อสร้างขึ้นมา

เมื่อโฟลเดอร์ระดับบนสุดพร้อมใช้งานแล้ว ให้กด Ctrl+6 เพื่อดูโฟลเดอร์และเนื้อหาในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ Outlook

ขั้นตอนที่ 2: สร้างและตั้งชื่อโฟลเดอร์ของคุณ

  1. กด Ctrl+6 เพื่อดู โฟลเดอร์สาธารณะ ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์

    สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณไม่เห็นส่วนโฟลเดอร์สาธารณะ ในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ ดูผู้ดูแลระบบอีเมล Exchange ของคุณภายในเครื่อง พวกเขาต้องตั้งค่าสำหรับคุณ

  2. คลิกขวาที่ โฟลเดอร์สาธารณะ แล้วคลิก โฟลเดอร์ใหม่

    โฟลเดอร์สาธารณะ

  3. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ แล้วคลิก ตกลง

เคล็ดลับ: 

  • คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์สาธารณะไปยังโฟลเดอร์รายการโปรดของคุณ แล้ว ใน Outlook Web App คุณสามารถดำเนินการบางฟังก์ชันภายในโฟลเดอร์สาธารณะที่เดียวกัน เช่นสร้าง อัปเดต หรือลบรายการ การกระทำเหล่านี้สามารถทำได้ในโฟลเดอร์สาธารณะปฏิทิน ติดต่อ จดหมาย และข้อความติดประกาศ

  • เมื่อต้องการเพิ่มโฟลเดอร์สาธารณะลงในรายการโปรดของคุณ คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือกเพิ่มลงในรายการโปรด...

  • สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้โฟลเดอร์รายการโปรดในOutlook Web App ดูที่ทำงานกับโฟลเดอร์ข้อความใน Outlook Web App

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าสิทธิ์โฟลเดอร์สำหรับผู้ใช้และกลุ่ม

ตามค่าเริ่มต้น Outlook ให้สิทธิ์เฉพาะแก่คุณ ในฐานะผู้สร้างโฟลเดอร์สาธารณะ เพื่อที่คุณต้องการให้สิทธิ์แก่ผู้มอบเพื่อให้พวกเขาสามารถอ่าน และติดประกาศเนื้อหาในโฟลเดอร์นั้น เรียนรู้วิธีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์สาธารณะ

เริ่มต้นใช้งานโฟลเดอร์สาธารณะ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการทั่วไปบางส่วนในการใช้โฟลเดอร์สาธารณะในองค์กร

การอภิปรายออนไลน์

จัดเก็บหัวข้อการอภิปรายแต่ละรายการลงในโฟลเดอร์ย่อยของหัวข้อนั้นเอง ถ้าจำเป็น ให้ตั้งค่าสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ย่อยแต่ละรายการด้วย (คุณอาจต้องการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ที่มีความลับ หรือเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน) ในหนึ่งหัวข้อสามารถมีผู้ควบคุมเป็นของตัวเองได้ เพื่อควบคุมว่ามีรายการที่ถูกติดประกาศหรือไม่ และเพื่อลบข้อความติดประกาศที่ไม่ตรงตามมาตรฐานขององค์กรหรือละเมิดนโยบายองค์กร

แชร์ปฏิทิน รายการที่ติดต่อ และรายการงาน

แนบปฏิทิน ที่ติดต่อ และงาน หรือรายการงานไปยังข้อความติดประกาศเพื่อแชร์ข้อมูลกับบุคคลที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้ ชนิดของตำแหน่งที่ตั้งที่เป็นศูนย์กลางเช่นนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีมของโครงการได้

ความแตกต่างระหว่างโฟลเดอร์จดหมายและโฟลเดอร์สาธารณะ

  • เมื่อคุณสลับจากโฟลเดอร์อีเมลไปยังโฟลเดอร์สาธารณะ ปุ่ม ข้อความติดประกาศใหม่ เหนือบานหน้าต่างโฟลเดอร์จะเปลี่ยนเป็น อีเมลใหม่ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วคุณติดประกาศรายการแทนการส่งข้อความอีเมลในโฟลเดอร์สาธารณะ

  • เมื่อคุณตอบกลับข้อความติดประกาศในโฟลเดอร์สาธารณะ จะไม่มีปุ่ม ตอบกลับทั้งหมด ให้ใช้ ใครก็ตามที่มองเห็นเนื้อหาของโฟลเดอร์ได้ก็สามารถมองเห็นข้อความติดประกาศของคุณได้เช่นกัน

เพิ่มเติมเกี่ยวกับโฟลเดอร์ Outlook

สลับระหว่างโฟลเดอร์ Outlook

เปลี่ยนแปลงสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์สาธารณะ

สร้างโฟลเดอร์สาธารณะ และระบุสิทธิ์ มุมมอง ฟอร์ม และกฎ

การสร้างโฟลเดอร์สาธารณะ คุณต้องมีสิทธิ์ในการสร้างโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์สาธารณะที่มีอยู่ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการขออนุญาต ผู้ดูแลระบบของคุณ

  1. บนเมนูไฟล์ ชี้ไปที่ใหม่ แล้ว คลิ กโฟลเดอร์

  2. ในกล่อง ชื่อ ให้ใส่ชื่อสำหรับโฟลเดอร์

  3. ในกล่องโฟลเดอร์ประกอบด้วย คลิกชนิดของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสร้าง

  4. ในรายการเลือกตำแหน่งที่จะเก็บโฟลเดอร์ คลิกตำแหน่งที่ตั้งสำหรับโฟลเดอร์

    เมื่อต้องการเริ่มต้นโฟลเดอร์สาธารณะที่ มีรายการที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว:

    1. ในรายการโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทางคลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการคัดลอก

    2. บนเมนูไฟล์ ชี้ไปที่โฟลเดอร์ นั้นแล้ว คลิกชื่อโฟลเดอร์คัดลอก

    3. ในรายการ คลิกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการคัดลอกไปยังโฟลเดอร์

  1. ในรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์สาธารณะที่คุณต้องการแชร์ แล้ว คลิ กคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

    คุณต้องมีสิทธิ์ระดับเจ้าของสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะเมื่อต้องการตั้งค่าสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์ที่แชร์ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์เพียงหนึ่งครั้ง

  2. คลิกแท็บสิทธิ์

  3. คลิก เพิ่ม

  4. ในกล่องค้นหา ใส่ชื่อของบุคคลคุณต้องการให้สิทธิ์ในการแชร์

  5. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

  6. ในรายการชื่อ คลิกชื่อของบุคคลคุณเพิ่งเพิ่มเข้าไป

  7. ภายใต้สิทธิ์ เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ

    หมายเหตุ: คุณสามารถกำหนดให้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์สิทธิ์เดียวกัน โดยการคลิกเริ่มต้น ในรายชื่อ

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • สร้างมุมมองตั้งแต่เริ่มต้น

    1. บนเมนูมุมมอง ชี้ไปยังมุมมองปัจจุบัน แล้ว คลิ กกำหนดมุมมอง

    2. คลิก ใหม่

    3. ในกล่องชื่อมุมมองใหม่ พิมพ์ชื่อ

    4. ในกล่องชนิดของมุมมอง เลือกชนิดมุมมอง ที่คุณต้องการ

    5. เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่จะพร้อมใช้งานมุมมอง คลิกตัวเลือกภายใต้สามารถใช้ได้บน

    6. คลิก ตกลง

    7. เมื่อต้องการ กำหนดมุมมอง ภายใต้คำอธิบาย คลิกปุ่ม นั้นแล้ว เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการใช้

    8. เมื่อคุณเสร็จสิ้นแล้วเลือกตัวเลือก คลิกตกลง

    9. เมื่อต้องการใช้มุมมองนั้นทันที ให้คลิก ใช้มุมมอง

  • สร้างมุมมองโดยยึดตามมุมมองมาตรฐาน

    1. สลับไปยังมุมมอง ที่คุณต้องการยึดตามมุมมองใหม่

    2. ในเมนู มุมมอง ให้ชี้ไปที่ มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิก กำหนดมุมมองปัจจุบัน

    3. สำหรับแต่ละชนิดของการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการทำให้ ภายใต้คำอธิบาย คลิกปุ่ม จากนั้น เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    4. เมื่อคุณทำเสร็จแล้วทำการเปลี่ยนแปลง ปิดกล่องโต้ตอบกำหนดมุมมอง

    5. บนเมนูมุมมอง ชี้ไปยังมุมมองปัจจุบัน แล้ว คลิ กกำหนดมุมมอง

    6. ในกล่องมุมมองสำหรับโฟลเดอร์ชื่อโฟลเดอร์ คลิกการตั้งค่ามุมมองปัจจุบัน

    7. คลิก คัดลอก

    8. ในกล่องชื่อมุมมองใหม่ พิมพ์ชื่อ

    9. เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งที่จะพร้อมใช้งานมุมมอง คลิกตัวเลือกภายใต้สามารถใช้ได้บน

      หมายเหตุ: มุมมองใหม่จะถูกเพิ่มลงในมุมมองปัจจุบัน   เมนูย่อย (บนเมนูมุมมอง ชี้ไปที่จัดเรียงตาม )

เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองเริ่มต้นสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะ คุณต้องมีสิทธิ์ระดับเจ้าของสำหรับโฟลเดอร์ และต้องมีอย่างน้อยหนึ่งมุมมองแบบกำหนดเองที่กำหนดเองสำหรับโฟลเดอร์ที่จะให้ทุกคนเห็น

  1. ในตัวรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์สาธารณะ แล้ว คลิ กคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกแท็บการจัดการ

    ถ้าแท็บดูแล ปรากฏ คุณไม่มีสิทธิ์ระดับเจ้าของ

  3. ในรายการมุมมองเริ่มต้นโฟลเดอร์ คลิกมุมมองที่คุณต้องการให้ปรากฏ ทุกครั้งที่เปิดโฟลเดอร์

    มุมมองปกติ แสดงมุมมอง Microsoft Outlook เริ่มต้นสำหรับชนิดของรายการในโฟลเดอร์

คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไข ผู้ แก้ไขประกาศ หรือเจ้าของการเพิ่มฟอร์ม ลงในโฟลเดอร์ที่แชร์เป็นส่วนตัว หรือ ไปยังโฟลเดอร์สาธารณะ ถ้าโฟลเดอร์โฟลเดอร์สาธารณะ และคุณมีสิทธิ์ระดับเจ้าของ คุณสามารถจำกัดฟอร์มที่พร้อมใช้งานกับบุคคลอื่นที่ใช้โฟลเดอร์

  1. ในการรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้ว คลิ กคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกที่แท็บฟอร์ม

  3. เมื่อต้องการเพิ่มฟอร์มรายการฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับโฟลเดอร์นี้ คลิกจัดการ จะแสดงฟอร์ม

  4. คลิก ปิด

  5. เมื่อต้องการจำกัดฟอร์มที่คุณต้องการให้พร้อมใช้งานสำหรับผู้อื่นที่ใช้โฟลเดอร์ คลิกตัวเลือกภายใต้อนุญาตให้ฟอร์มเหล่านี้ในโฟลเดอร์นี้

คุณต้องมีสิทธิ์ระดับเจ้าของสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะเมื่อต้องการสร้าง หรือปรับเปลี่ยนกฎสำหรับไฟล์นั้น

  1. ในตัวรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์สาธารณะที่คุณต้องการสร้าง หรือปรับเปลี่ยนกฎสำหรับ นั้นแล้ว คลิกคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกแท็บการจัดการ

  3. คลิกผู้ช่วยโฟลเดอร์

  4. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการสร้างกฎ คลิกเพิ่มกฎ

    • การแก้ไขกฎสำหรับผู้ที่มีอยู่ คลิกกฎในรายการ แล้ว คลิกแก้ไขกฎ

  5. ใส่เงื่อนไขที่รายการต้องตรงตามสำหรับการกระทำที่จะเกิดขึ้น สำหรับเงื่อนไขเพิ่มเติม คลิกขั้นสูง

  6. ภายใต้ดำเนินการกระทำเหล่านี้ เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

    หมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างกฎ ใช้งานอยู่ตามค่าเริ่มต้น

ให้เลือกทำดังนี้

  • แชร์ปฏิทิน

    1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ และเลือกรายการปฏิทิน ในรายการโฟลเดอร์ประกอบด้วย

    2. ในรายการ เลือกตำแหน่งที่จะเก็บโฟลเดอร์ คลิก ปฏิทิน แล้วคลิก ตกลง

    3. เพิ่มการประชุมและกิจกรรมไปยังโฟลเดอร์

  • รายการที่ติดต่อแชร์

    1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ และเลือกรายการที่ติดต่อ ในรายการโฟลเดอร์ประกอบด้วย

    2. ในรายการเลือกตำแหน่งที่จะเก็บโฟลเดอร์ คลิกที่ติดต่อ แล้ว คลิ กตกลง

    3. เพิ่มที่ติดต่อไปยังโฟลเดอร์

      หมายเหตุ: รายการติดต่อที่แชร์ปรากฏในอยู่หนังสือ/ที่ติดต่อ Outlook

  • แชร์รายการงาน

    1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ และเลือกรายการงาน ในรายการโฟลเดอร์ประกอบด้วย

    2. ในรายการเลือกตำแหน่งที่จะเก็บโฟลเดอร์ คลิกงาน แล้ว คลิ กตกลง

    3. เพิ่มงานลงในโฟลเดอร์

      หมายเหตุ: ในขณะที่คุณสามารถคัดลอกรายการงานไปยังโฟลเดอร์สาธารณะ คุณไม่สามารถคัดลอกการร้องของานไปยังโฟลเดอร์สาธารณะ หรือสร้างการร้องของานจากโฟลเดอร์สาธารณะ

  • ข้อมูลข้อความติดประกาศในโฟลเดอร์สาธารณะ

    1. เปิดโฟลเดอร์สาธารณะที่คุณต้องการติดประกาศ

    2. เมื่อต้องการใช้ฟอร์มเริ่มต้นสำหรับการประกาศข้อมูล คลิกเมนูไฟล์ ชี้ไปที่ใหม่ แล้ว คลิ กข้อความติดประกาศในโฟลเดอร์นี้

    3. ในฟอร์ม ใส่ข้อมูลที่คุณต้องการโพสต์

    4. คลิก โพสต์

สร้างโฟลเดอร์สาธารณะที่มีการควบคุม

คุณต้องมีสิทธิ์ระดับเจ้าของสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะเมื่อต้องกำหนดเป็นโฟลเดอร์ที่มีการควบคุม

  1. ในตัวรายการโฟลเดอร์ ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกขวาที่โฟลเดอร์สาธารณะ แล้ว คลิ กคุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

  2. บนแท็บการดูแล คลิกโฟลเดอร์ที่มีควบคุม

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายตั้งค่าโฟลเดอร์เป็นโฟลเดอร์ที่มีการควบคุม

  4. ในกล่องรายการใหม่ไปข้างหน้าเพื่อ ใส่ชื่อของบุคคลที่ได้รับข้อความขาเข้าหรือชื่อของโฟลเดอร์สาธารณะที่แสดงแทนเก็บข้อความสำหรับการตรวจทาน ผู้ควบคุมที่ไม่ตรวจทานที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ 6

  5. เพิ่มเติม: เมื่อต้องการส่งการตอบกลับโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับข้อความใหม่ โดยผู้ควบคุม เลือกตัวเลือกภายใต้ตอบกลับไปยังรายการใหม่ด้วย

    ให้เลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้

    • ตอบสนองมาตรฐาน   

      "ขอบคุณสำหรับการส่งของคุณ โปรดสังเกตว่า จะรีวิวส่งไปยังโฟลเดอร์บางรายการหรือกลุ่มอภิปรายเพื่อกำหนดว่า พวกเขาควรมีพร้อมใช้งานแบบสาธารณะได้ ในกรณีดังกล่าว จะมีการหน่วงเวลาก่อนส่งอนุมัติสามารถดูได้ โดยผู้อื่น"

    • ตอบกลับแบบกำหนดเอง   

      คลิกตอบกลับแบบกำหนดเอง แล้ว คลิ กเทมเพลต พิมพ์ข้อความตอบกลับแบบกำหนดเองของคุณ

    ผู้ควบคุมจะไม่ได้รับคำตอบสนองเหล่านี้เมื่อพวกเขาติดประกาศข้อความ

  6. เมื่อต้องการเพิ่ม หรือเอาชื่อของบุคคลที่เป็นผู้ควบคุม คลิกเพิ่ม หรือเอาออก

  7. เพิ่มเติม: เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของผู้ควบคุมที่เลือก คลิกคุณสมบัติ

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×