สร้าง และพิมพ์ตัวอักษรที่ใช้จดหมายเวียนใน Word 2016 สำหรับ Mac

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณมีข้อความจำนวนมากเพื่อส่งไปยังบุคคลในรายการชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างชุดของตัวอักษรเป็นแบบส่วนตัว แต่ละตัวอักษรที่ผลิตมีเค้าโครงเหมือน จัดรูปแบบ ข้อความ และกราฟิก เฉพาะส่วนเฉพาะของตัวอักษรแตกต่างกัน และจะเป็นแบบส่วนตัว

ไฟล์สามขั้นตอนมีอยู่ในการสร้าง และพิมพ์ตัวอักษรโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลัก
    เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อความและกราฟิก (แผนโลโก้หรือรูป ตัวอย่าง) ที่เหมือนกันสำหรับแต่ละเวอร์ชันของเอกสารที่ผสาน เนื้อหาของตัวอักษรเป็นตัวอย่างของเนื้อหาที่เหมือนกันหรือไม่

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อมูลที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลในจดหมาย รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีชื่อ ตัวอย่างเช่น และเอกสารหลักของคุณเป็นตัวอักษรที่จะระบุถึงชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารของคุณที่ผสาน
    เอกสารนี้เป็นการรวมเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับจดหมาย จดหมายเวียนดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมาย แล้ววางลงในเอกสารหลัก เป็นผลลัพธ์ในแบบส่วนบุคคลสำหรับแต่ละบุคคลของคุณ

ทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้เพื่อสร้าง และพิมพ์ตัวอักษรเป็นแบบส่วนตัวที่ใช้จดหมายเวียน

ก่อนที่คุณเริ่มจดหมายเวียน เตรียมจดหมายของคุณ ถ้าคุณกำลังทำให้เข้าร่วมคนเรียนรู้เกี่ยวกับเหตุการณ์กำลังมาถึง รวมชื่อ วัน เวลา และตำแหน่งที่ตั้งของเหตุการณ์ รายละเอียดเหล่านั้นที่มีความสำคัญกับผู้รับจดหมายของคุณทั้งหมด ได้

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน เลือกเริ่มจดหมายเวียน >จดหมาย

    ฟอร์มจดหมาย

  2. ในWord พิมพ์เนื้อความของตัวอักษรคุณต้องการส่งให้กับทุกคน

รายชื่อผู้รับจดหมายเป็นแหล่งข้อมูลของคุณ อาจเป็นสเปรดชีตExcel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อOutlook ฐานข้อมูลAccess หรือรายการอยู่Office ประกอบด้วยระเบียนที่Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากการสร้างจดหมายของคุณ

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน ให้รวบรวมระเบียนข้อมูลของคุณทั้งหมด แล้วเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีตExcel ทำให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์ หรือรหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อให้คุณไม่สูญเลขศูนย์ใด ๆ

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อของคุณOutlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าOutlook เป็นโปรแกรมอีเมลของคุณเริ่มต้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เปิด Apple Mail และบนเมนูจดหมาย เลือกกำหนดลักษณะ บนแท็บทั่วไป ถัดจากเริ่มต้นโปรแกรมอ่านอีเมล เลือกMicrosoft Outlook

  • คุณยังสามารถใช้ที่ติดต่อของคุณ Apple ทำให้แน่ใจว่า Apple mail เป็นโปรแกรมเริ่มต้นของคุณ

  • ใช้ฐานข้อมูล pro FileMake เป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเลือกผู้รับ นั้นแล้ว เลือกตัวเลือก

    บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกผู้รับจะ highlighed พร้อมกับรายการตัวเลือก

    เลือก

    เมื่อต้องการ

    สร้างรายการใหม่

    เริ่มรายการใหม่ที่อยู่ในขณะที่คุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

    ใช้รายการที่มีอยู่

    ใช้สเปรดชีตExcel หรือชนิดอื่นของไฟล์ข้อมูล เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

    เลือกเขตข้อมูลชื่อได้โดยตรงจากที่ติดต่อของคุณOutlook สำหรับรายการที่อยู่ของคุณ

    ที่ติดต่อของ Apple

    เลือกชื่อจากสมุดรายชื่อของ Apple สำหรับรายการที่อยู่ของคุณโดยตรง

    FileMaker Pro

    นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

  2. ถ้าคุณได้เลือกสร้างรายการใหม่ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

    1. ในกล่องโต้ตอบแก้ไขเขตข้อมูลรายการWord สร้างเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลพื้นฐาน เช่นชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่นั่นคือเขตข้อมูลข้อความตัวอย่าง — เพิ่มแมโครนั้น เดี๋ยวนี้เพื่อให้คุณสามารถกรอกข้อมูลได้เลยเมื่อคุณพิมพ์รายการ ภายใต้ชื่อเขตข้อมูลใหม่ พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูลคุณต้องการเพิ่ม จากนั้น เลือกเครื่องหมายบวก (+)

      เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการ ย้าย แล้วใช้ขึ้น หรือลงลูกศรเพื่อย้ายเขตข้อมูลที่คุณต้องการในรายการ

    2. เมื่อทุกเขตข้อมูลมีตั้งค่าตามคุณต้องการ เลือกสร้าง เพื่อสร้างรายการ

  3. ถ้าคุณเลือกใช้รายการที่มีอยู่ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

    1. เรียกดูไฟล์คุณต้องการใช้ แล้วเลือกเปิด

    2. ถ้าคุณเลือกที่จะเปิดสเปรดชีต Excel ในกล่องโต้ตอบเปิดเวิร์กบุ๊ก เลือกแผ่นงานคุณต้องการใช้ และปล่อยให้ช่วงของเซลล์ เปล่า เพื่อใช้ทั้งแผ่นงาน หรือใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลคุณต้องการใช้ แล้ว เลือกตกลง

  4. ถ้าคุณได้เลือกเลือกจากที่ติดต่อ Outlook หรือที่ติดต่อ Apple ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

    1. เลือกผู้รับของตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับคุณต้องการรวม

    2. สำหรับที่ติดต่อOutlook ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ที่อยู่ถัดจากรายการผู้รับจดหมายเวียนด้วย เลือกระเบียนทั้งหมด ในรายการติดต่อ เลือกติดต่อที่คุณต้องการส่งจดหมายจำนวนมาก นั้นแล้ว เลือกตกลง

    3. สำหรับที่ติดต่อ Apple ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ภายใต้ที่ติดต่อกลุ่ม Apple เลือกกลุ่มคุณต้องส่งจดหมายจำนวนมากแล้ว เลือกตกลง

    4. สำหรับฐานข้อมูล Pro FileMaker เลือกไฟล์ฐานข้อมูลในกล่องโต้ตอบเลือกฐานข้อมูล FileMaker Pro เมื่อต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูล และเลือกเปิด

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกเขตข้อมูลคุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บการส่งจดหมาย แทรกเขตข้อมูลผสานจะถูกเน้น

    ทำการเพิ่มเขตข้อมูลจนกระทั่งคุณได้เพิ่มข้อมูลที่คุณต้องการบนจดหมายของคุณ

  2. จัดรูปแบบเขตข้อมูลในจดหมายดังนั้นจะมีลักษณะตามคุณต้องการให้ส่วนเหลือของซองจดหมายของคุณเมื่อต้องการดู ตัวอย่างเช่น มีช่องว่างระหว่างแรกและเขตข้อมูลชื่อสุดท้าย และกดกลับไปยังเริ่มบรรทัดใหม่สำหรับเขตข้อมูลอยู่

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเรียงลำดับรายชื่อผู้รับของคุณ หรือเอาผู้รับ บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกผู้รับของตัวกรอง จากนั้น เลือกระเบียนเรียงลำดับ หรือกรองระเบียน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว เลือกตกลง

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูลักษณะที่ปรากฏของตัวอักษรของคุณ ใช้ลูกศรซ้าย และขวาบนแท็บการส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนดูแต่ละตัวอักษร

    บนแท็บการส่งจดหมาย แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จะถูกเน้น

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเพิ่มเติม เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ อีก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม หรือเอาเขตข้อมูลผสาน

  3. เมื่อตัวอักษรดู วิธีที่คุณต้อง บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเสร็จสิ้นและผสาน >พิมพ์เอกสาร จดหมายเวียนที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์

    บนแท็บการส่งจดหมาย เสร็จสิ้น และผสาน และตัวเลือกการพิมพ์เอกสารจะถูกเน้น

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการตรวจทาน และอัปเดตแต่ละตัวอักษรแต่ละรายได้ก่อนที่จะพิมพ์ บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเสร็จสิ้น และผสาน >แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คลิกไฟล์ >พิมพ์ เพื่อพิมพ์ซองจดหมาย

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน ยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากถัดไปของคุณ

เมื่อต้องการนำเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือกใช่ เมื่อWord พร้อมท์ให้คุณสามารถเก็บการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×