สร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

Word สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเพื่อดำเนินการจดหมายเวียนที่หลากหลาย ขณะที่ Word เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office, Word ยอมรับข้อมูลจาก Outlook, Excel และเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย จะสามารถยอมรับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น ๆ รวมถึงเว็บเพจ เปิดไฟล์ข้อความของเอกสารและไฟล์ข้อมูลที่มีตัวคั่นที่เก็บเป็นข้อความธรรมดา นอกจากนี้ถ้าคุณไม่ได้เป็นแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างได้อย่างง่ายดายแหล่งข้อมูลใหม่จากภายใน Word ได้

แหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ต่อไปนี้คือบางตัวอย่างของแหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียนใน Word

  • สเปรดชีต Excel

    สเปรดชีต Excel ได้ดีเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนถ้าคือข้อมูลทั้งหมดบนแผ่นงานหนึ่ง และข้อมูลถูกจัดรูปแบบด้วย เพื่อให้สามารถอ่านได้ดีกับ Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่เตรียมแหล่งข้อมูลของ Excel สำหรับจดหมายเวียน

  • รายการที่ติดต่อ outlook

    คุณสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ติดต่อโดยตรงจากรายการที่ติดต่อ Outlook วิธีการแก้ปัญหา Word ดูรายการ Outlook ที่ส่งออก

  • รายการที่ติดต่อ Apple

    คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อ Apple ลงในสเปรดชีต Excel และใช้เป็นรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • ฐานข้อมูล FileMaker Pro

    นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูล FileMaker Pro ก่อนที่คุณใช้เพื่อดำเนินการจดหมายเวียน

  • ไฟล์ข้อความ

    คุณสามารถใช้ไฟล์ข้อความใด ๆ ที่มีเขตข้อมูลที่คั่นด้วย (หรือใช้ตัวคั่น) ด้วยการแท็บอักขระ หรือเครื่องหมายจุลภาค และข้อมูลระเบียนโดยคั่น ด้วยเครื่องหมายย่อหน้าได้

สามารถสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายแบบภายใน Word สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากในระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน

  1. บนเมนูมุมมอง เลือกเค้าโครงเหมือนพิมพ์

  2. บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เลือกใหม่ ปุ่ม เอกสารใหม่  

    คุณสามารถใช้เอกสารว่างนี้เพื่อสร้างแหล่งข้อมูล

  3. บนเมนูเครื่องมือ เลือกตัวจัดการการจดหมายเวียน

  4. ภายใต้1 เลือกชนิดเอกสาร เลือกสร้างใหม่ จากนั้น เลือกฟอร์มจดหมาย

  5. ภายใต้2 เลือกรายชื่อผู้รับ เลือกรายการที่ได้รับ จากนั้น เลือกแหล่งข้อมูลใหม่

  6. ในกล่องชื่อเขตข้อมูลในส่วนหัวของแถว คลิกชื่อเขตข้อมูลใด ๆ ที่คุณไม่ต้อง การรวมไว้ในแหล่งข้อมูลของคุณ เลือกเอาเขตข้อมูลชื่อ แล้ว เลือกตกลง

  7. พิมพ์ชื่อ และเลือกตำแหน่งที่ตั้งสำหรับแหล่งข้อมูลของคุณ จากแล้ว เลือกบันทึก

    โปรดจำตำแหน่งที่คุณบันทึกแหล่งข้อมูล คุณจำเป็นต้องใช้ตำแหน่งที่ตั้งในภายหลัง

  8. ในกล่องโต้ตอบ ฟอร์มข้อมูล พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายชื่อหนึ่ง ระเบียนข้อมูล (ตัวอย่าง ชื่อผู้รับใน FirstName นามสกุลใน LastName ถนนที่อยู่ใน Address1 และอื่นๆ)

    หมายเหตุ: อย่าใส่ช่องว่างในกล่องที่คุณต้องการปล่อยว่างไว้

  9. หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการกรอกข้อมูลในกล่องหนึ่งระเบียน เลือกเพิ่มใหม่

  10. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 8 และ 9 สำหรับแต่ละบันทึกที่คุณต้องการใส่

  11. หลังจากที่คุณเพิ่มระเบียนทั้งหมดที่คุณต้องการ เลือกตกลง

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการกลับไปยังกล่องโต้ตอบฟอร์มข้อมูล เวอร์ชันที่ใหม่กว่า ในจดหมายเวียนผู้จัดการ ภายใต้2 เลือกรายชื่อผู้รับ เลือกแก้ไขแหล่งข้อมูล ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล  

  12. บนเมนูไฟล์ เลือกปิด

  13. เมื่อต้องการบันทึกแหล่งข้อมูล และเลือกบันทึก

  14. เมื่อต้องการยกเลิกการเปิดเอกสารเปล่า เลือกไม่บันทึก

แต่ละคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณประกอบด้วยประเภทของข้อมูล หรือเขตข้อมูล — เช่น ชื่อ ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ แถวแรกของเซลล์ เรียกว่าระเบียนหัวเรื่อง จะประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล แถวถัดไปแต่ละแถว จะประกอบด้วยระเบียน 1 ระเบียน เช่น ชื่อ และที่อยู่ของบุคคลนั้น

หมายเหตุ: หลังจากที่คุณสร้างป้ายชื่อแล้ว ให้คุณใช้เขตข้อมูลในระเบียนหัวเรื่อง เพื่อระบุตำแหน่งของข้อมูล

  1. เปิดExcel

  2. ในแถวแรกของแผ่นงาน ให้พิมพ์ระเบียนหัวเรื่องสำหรับที่อยู่ของคุณ

    เช่น ในคอลัมน์แรกของแถวแรก พิมพ์ ชื่อ ในคอลัมน์ที่ 2 พิมพ์ ที่อยู่ ในคอลัมน์ที่ 3 พิมพ์ เมือง ในคอลัมน์ที่ 4 พิมพ์ รัฐ และจากนั้นในคอลัมน์ที่ 5 พิมพ์ รหัสไปรษณีย์ แผ่นงาน Excel ของคุณจะมีลักษณะแบบนี้:

    แผ่นงาน Excel ที่มีส่วนหัวของระเบียน

  3. ในแถวที่ 2 ให้พิมพ์ข้อมูลชื่อ และที่อยู่สำหรับผู้รับ 1 คน

    เพิ่มจำนวนแถวของที่อยู่ได้ตามที่คุณต้องการ แผ่นงาน Excel ของคุณควรจะมีลักษณะในขณะนี้เป็นแบบนี้:

    เวิร์กชีต Excel ที่มีอยู่ทางไปรษณีย์

  4. เลือกบันทึก ปุ่ม บันทึก  

  5. พิมพ์ชื่อสำหรับเวิร์กบุ๊ก — เช่น ที่อยู่

    โปรดจำตำแหน่งที่คุณบันทึกแผ่นงาน คุณจำเป็นต้องใช้ตำแหน่งที่ตั้งในภายหลัง

  6. ปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีรายชื่อผู้รับของคุณ

    ถ้าคุณไม่ปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ทีมีรายการของคุณ หรือถ้าคุณเปิดเอกสารอีกครั้งก่อนที่คุณเสร็จสิ้นจดหมายเวียน จดหมายเวียนจะไม่สมบูรณ์

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×