สร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

Word สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เพื่อทำการสร้างจดหมายเวียนได้ เนื่องจาก Word เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office ดังนั้น Word จึงยอมรับข้อมูลจาก Outlook, Excel และ Access ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งสามารถยอมรับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ รวมถึงเว็บเพจ ไฟล์ข้อความเอกสารแบบเปิด และไฟล์ข้อมูลที่ใช้ตัวคั่นที่ถูกจัดเก็บเป็นข้อความธรรมดา นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่มีแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลใหม่จากภายใน Word ได้

แหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลตัวอย่างสองสามรายการที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียนใน Word ได้

  • สเปรดชีต Excel

    สเปรดชีต Excel ทำงานเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนที่ดีได้ถ้าข้อมูลทั้งหมดอยู่บนแผ่นงานเดียวและถูกจัดรูปแบบอย่างดี จึงสามารถอ่านได้โดยใช้ Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • รายการที่ติดต่อของ Outlook

    คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อของ Outlook ไปยัง Word ดู ส่งออกรายการ Outlook

  • รายการที่ติดต่อของ Apple

    คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของ Apple ลงในกระดาษสเปรดชีตของ Excel และใช้เป็นรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • ไฟล์ข้อความ

    คุณสามารถใช้ไฟล์ข้อความใดๆ ที่มีเขตข้อมูลที่แยก (หรือคั่นเอาไว้) โดยใช้อักขระแท็บหรือจุลภาค และระเบียนข้อมูลที่แยกโดยใช้เครื่องหมายย่อหน้าได้

สามารถสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายได้ใน Word สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากในระหว่างกระบวนการส่งจดหมายเวียน

  1. ในเมนู มุมมอง เลือก เค้าโครงเหมือนพิมพ์

  2. บนแถบเครื่องมือมาตรฐาน เลือก สร้าง  ปุ่ม เอกสารใหม่

    คุณจะใช้เอกสารเปล่านี้เพื่อสร้างแหล่งข้อมูล

  3. บนเมนู เครื่องมือ ให้เลือก ตัวจัดการจดหมายเวียน

  4. ภายใต้ 1. เลือกชนิดเอกสาร เลือก สร้างใหม่ จากนั้นเลือก ฟอร์มจดหมาย

  5. ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับ เลือก รับรายชื่อ จากนั้นเลือก แหล่งข้อมูลใหม่

  6. ในกล่อง ชื่อของเขตข้อมูลในแถวส่วนหัว ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลใดๆ ที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในแหล่งข้อมูลของคุณ เลือก เอาชื่อของเขตข้อมูลออก แล้วเลือก ตกลง

  7. พิมพ์ชื่อและเลือกตำแหน่งที่ตั้งของแหล่งข้อมูลของคุณ แล้วเลือก บันทึก

    โปรดจำตำแหน่งที่คุณบันทึกแหล่งข้อมูล คุณจำเป็นต้องใช้ตำแหน่งที่ตั้งในภายหลัง

  8. ในกล่องโต้ตอบ ฟอร์มข้อมูล พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายชื่อหนึ่ง ระเบียนข้อมูล (ตัวอย่าง ชื่อผู้รับใน FirstName นามสกุลใน LastName ถนนที่อยู่ใน Address1 และอื่นๆ)

    หมายเหตุ: อย่าใส่ช่องว่างในกล่องที่คุณต้องการปล่อยว่างไว้

  9. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการใส่ข้อมูลในกล่องสำหรับหนึ่งระเบียนแล้ว ให้เลือก เพิ่มที่อยู่ใหม่

  10. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 8 และ 9 สำหรับแต่ละระเบียนที่คุณต้องการใส่

  11. หลังจากที่คุณเพิ่มระเบียนทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว เลือก ตกลง

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการกลับไปยังกล่องโต้ตอบ ฟอร์มข้อมูล ในภายหลัง ใน ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับ ให้เลือก แก้ไขแหล่งข้อมูล  ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล

  12. ในเมนู ไฟล์ ให้เลือก ปิด

  13. เมื่อต้องการบันทึกแหล่งข้อมูล ให้เลือก บันทึก

  14. เมื่อต้องการละทิ้งเอกสารเปิดที่ว่างเปล่า ให้เลือก ไม่บันทึก

แต่ละคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณประกอบด้วยประเภทของข้อมูล หรือเขตข้อมูล — เช่น ชื่อ ที่อยู่ถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ แถวแรกของเซลล์ เรียกว่าระเบียนหัวเรื่อง จะประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล แถวถัดไปแต่ละแถว จะประกอบด้วยระเบียน 1 ระเบียน เช่น ชื่อ และที่อยู่ของบุคคลนั้น

หมายเหตุ: หลังจากที่คุณสร้างป้ายชื่อแล้ว ให้คุณใช้เขตข้อมูลในระเบียนหัวเรื่อง เพื่อระบุตำแหน่งของข้อมูล

  1. เปิด Excel

  2. ในแถวแรกของแผ่นงาน ให้พิมพ์ระเบียนหัวเรื่องสำหรับที่อยู่ของคุณ

    เช่น ในคอลัมน์แรกของแถวแรก พิมพ์ ชื่อ ในคอลัมน์ที่ 2 พิมพ์ ที่อยู่ ในคอลัมน์ที่ 3 พิมพ์ เมือง ในคอลัมน์ที่ 4 พิมพ์ รัฐ และจากนั้นในคอลัมน์ที่ 5 พิมพ์ รหัสไปรษณีย์ แผ่นงาน Excel ของคุณจะมีลักษณะแบบนี้:

    แผ่นงาน Excel ที่มีส่วนหัวของระเบียน

  3. ในแถวที่ 2 ให้พิมพ์ข้อมูลชื่อ และที่อยู่สำหรับผู้รับ 1 คน

    เพิ่มจำนวนแถวของที่อยู่ได้ตามที่คุณต้องการ แผ่นงาน Excel ของคุณควรจะมีลักษณะในขณะนี้เป็นแบบนี้:

    เวิร์กชีต Excel ที่มีอยู่ทางไปรษณีย์

  4. เลือก บันทึก  ปุ่มบันทึก

  5. พิมพ์ชื่อสำหรับเวิร์กบุ๊ก — เช่น ที่อยู่

    โปรดจำตำแหน่งที่คุณบันทึกแผ่นงาน คุณจำเป็นต้องใช้ตำแหน่งที่ตั้งในภายหลัง

  6. ปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีรายชื่อผู้รับของคุณ

    ถ้าคุณไม่ปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ทีมีรายการของคุณ หรือถ้าคุณเปิดเอกสารอีกครั้งก่อนที่คุณเสร็จสิ้นจดหมายเวียน จดหมายเวียนจะไม่สมบูรณ์

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×