สร้างและพิมพ์ป้ายชื่อโดยใช้จดหมายเวียน

เมื่อคุณต้องการใช้ป้ายชื่อเพื่อส่งจดหมายจำนวนมากไปยังบุคคลบนรายการที่อยู่ของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างแผ่นงานของป้ายที่อยู่ ป้ายชื่อแต่ละป้ายประกอบด้วยที่อยู่จากรายการของคุณ คุณยังสามารถสร้างและพิมพ์ป้ายชื่อโดยไม่ต้องใช้จดหมายเวียน

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายเวียนไปยังส่วนหัวโดยตรง ให้ดู จดหมายเวียนที่มีส่วนหัว

ไฟล์สามไฟล์ในจดหมายจะผสานกระบวนการเข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นเอกสารหลักบวกกับรายการการส่งจดหมายที่ผลิตชุดของจดหมายหรือข้อความอีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายกำกับ

เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการพิมพ์ป้ายชื่อโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลักของคุณ
    นี่คือเอกสารที่คุณใช้เพื่อตั้งค่าเค้าโครงของป้ายชื่อในจดหมายเวียน คุณยังสามารถตั้งค่าเนื้อหาที่คุณต้องการทำซ้ำในแต่ละป้ายชื่อ เช่น โลโก้บริษัท หรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณบนป้ายจ่าหน้าพัสดุ

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณคือแหล่งข้อมูลที่ Word ใช้ในจดหมายเวียน ซึ่งเป็นไฟล์ที่ประกอบด้วยที่อยู่ที่จะพิมพ์บนป้ายชื่อ

เมื่อคุณรวมเอกสารทั้งสอง คุณจะมีป้ายที่อยู่

ขั้นตอนที่ 1:ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายสามารถเป็น สเปรดชีต Excel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office ซึ่งมีระเบียนที่ Word ใช้ดึงข้อมูลเพื่อสร้างที่อยู่สำหรับป้ายชื่อ

  • ถ้าคุณยังไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถ สร้างรายการใหม่ใน Word ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์มีการจัดรูปแบบเป็นข้อวามเพื่อไม่ให้เลขศูนย์หายไป สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารหลักสำหรับป้ายชื่อ

  1. ใน Word ให้เลือก ไฟล์ > สร้าง > เอกสารเปล่า

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ป้ายชื่อ

    คลิกเริ่มจดหมายเวียน แล้วเลือกป้ายชื่อเพื่อสร้างแผ่นงานของป้ายชื่อเพื่อผสาน

  3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกป้ายชื่อ ภายใต้ ข้อมูลป้ายชื่อ ให้เลือกผู้จำหน่ายป้ายชื่อของคุณในรายการ ผู้จำหน่ายป้ายชื่อ

    ตัวเลือกของผู้จำหน่ายป้ายชื่อและหมายเลขผลิตภัณฑ์

  4. ในรายการ หมายเลขผลิตภัณฑ์ ให้เลือกหมายเลขที่ตรงกับหมายเลขผลิตภัณฑ์บนแพคเกจของป้ายชื่อของคุณ

    หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังใช้เครื่องพิมพ์แบบป้อนต่อเนื่อง คุณจะมีรายการของหมายเลขผลิตภัณฑ์อื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก เครื่องพิมพ์แบบป้อนต่อเนื่อง ภายใต้ ข้อมูลเครื่องพิมพ์ เพื่อดูรายการที่เกี่ยวข้อง

  5. เลือก ตกลง

    เอกสารของคุณควรแสดงขนาดและรูปร่างของป้ายชื่อที่คุณเลือก ถ้าไม่เป็นเช่นนั้น บนแท็บ เค้าโครง ในกลุ่ม ตาราง ให้เลือก ดูเส้นตาราง

    หน้าของป้ายชื่อเปล่าใน Word 2016

ขั้นตอนที่ 3: ลิงก์รายชื่อผู้รับจดหมายทั้งหมดของคุณไปยังป้ายชื่อ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เลือกผู้รับ แล้วเลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้:

    คำสั่ง Type a New List

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ ให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ และสร้างรายชื่อ

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับอยู่ในสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access หรือไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นๆ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูรายชื่อของคุณและเลือก เปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการสร้างป้ายชื่อสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายทั้งหมดของคุณ ให้ไปที่ “ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มที่อยู่ไปยังป้ายชื่อ”

      หรือ

    • เมื่อต้องการทำป้ายชื่อเฉพาะบางชื่อในรายการของคุณ บนแท็บการส่งจดหมาย ให้เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

      ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน ให้เลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

  3. ในกล่อง ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มไปยังป้ายชื่อของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

    หมายเหตุ: คุณยังสามารถ เรียงลำดับหรือกรองรายการ เพื่อทำให้การค้นหาชื่อและที่อยู่ง่ายยิ่งขึ้นได้

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มที่อยู่ไปยังป้ายชื่อ

ช่องที่อยู่เป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียน เรียกอีกอย่างว่า พื้นที่ที่สำรองไว้ คุณใช้เขตข้อมูลผสานเพื่อกำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการให้ที่อยู่ปรากฏบนป้ายชื่อ

เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการเพิ่มรูปภาพ เช่น โลโก้ ไปยังป้ายชื่อ และให้ปรากฏก่อนช่องที่อยู่ คุณควรดำเนินการดังกล่าวในตอนนี้ ทำตามคำแนะนำในส่วนย่อย “เพิ่มรูปภาพไปยังป้ายชื่อ” ของขั้นตอนที่ 4

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก ช่องที่อยู่

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือกช่องที่อยู่

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบของชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฏบนป้ายชื่อ

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

    หมายเหตุ: เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือเลือกปุ่มระเบียน ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณ และดูวิธีที่ที่อยู่จะปรากฏขึ้นบนป้ายชื่อ

  3. เลือก ตกลง

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนวิธีการจัดแนวช่องที่อยู่ของคุณบนป้ายชื่อ ให้เลือกช่องที่อยู่ และบนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ย่อหน้า ให้เลือก จัดชิดซ้ายกึ่งกลางจัดชิดขวา หรือ เต็มแนว

  4. ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก อัปเดตป้ายชื่อ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับแต่ละป้ายชื่อ

    คลิกปุ่มอัปเดตป้ายชื่อบน Ribbon เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับแผ่นงานทั้งหมดของป้ายชื่อ

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นที่อยู่ของคุณ ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์


เพิ่มรูปภาพไปยังป้ายชื่อ

คุณสามารถแทรกรูปภาพ เช่น โลโก้ ลงในป้ายชื่อ เมื่อแทรกแล้ว คุณสามารถจัดการขนาด รูปแบบ และสไตล์ของรูปภาพ

  1. หลังจากที่คุณเลือกรูปแบบป้ายชื่อในกล่องโต้ตอบ แทรกช่องที่อยู่ ให้วางเคอร์เซอร์ทางด้านซ้ายของโค้ดเขตข้อมูล «ช่องที่อยู่»

    ใน ตัวเลือกเค้าโครง คุณสามารถ จัดตำแหน่งรูปภาพ โดยการเลือก สี่เหลี่ยม หรือ ล้อมรอบ

  2. บนแท็บ แทรก ให้เลือก รูปภาพ ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการ เลือกไฟล์ดังกล่าว แล้วเลือก แทรก

  3. ถ้าจำเป็น ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อปรับรูป:

    • ปรับขนาดด้วยตนเอง (เลือกตัวจัดการ) เปลี่ยนการวางแนว (เลือกหมุน) หรือย้าย (ลาก) รูปภาพ

      หรือ

    • เลือก ตัวเลือกเค้าโครง ปุ่ม ตัวเลือกเค้าโครง และทำงานกับตัวเลือกที่พร้อมใช้งาน

  4. เลือก การส่งจดหมาย > อัปเดตป้ายชื่อ เพื่อดูรูปภาพบนแต่ละป้ายชื่อ

สำหรับเคล็ดลับเกี่ยวกับการทำงานกับรูปภาพ ให้ดู แทรกรูปภาพใน Office 2013 และ Office 2016


ตรวจสอบชื่อของเขตข้อมูลผสาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word พบชื่อและที่อยู่ในรายชื่อผู้รับของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล

  2. ในกล่อง จับคู่เขตข้อมูล คอลัมน์ทางด้านซ้ายคือชื่อเขตข้อมูลที่ Word ใช้ในช่องที่อยู่ คอลัมน์ทางด้านขวาช่วยให้คุณจับคู่เขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลของคุณไปยังชื่อเขตข้อมูลเหล่านั้น ตรวจสอบว่าชื่อเขตข้อมูลที่ปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายตรงกับชื่อของส่วนหัวคอลัมน์สำหรับระเบียนต่างๆ ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ เพื่อให้ Word ใส่ข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้องบนป้ายชื่อของคุณ

    กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล
  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าชื่อเขตข้อมูลแสดงส่วนหัวคอลัมน์ที่ตรงกับที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ไม่ต้องทำอะไร

      หรือ

    • ถ้า (ไม่ตรงกัน) ปรากฎขึ้นในชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ทำซ้ำเท่าที่จำเป็น

  4. เลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 5: แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์และพิมพ์ป้ายชื่อ

ตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์ป้ายชื่อ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    ใน Word บนแท็บการส่งอีเมล กลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือปุ่มระเบียน ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่บนป้ายชื่อทั้งหมดนั้นถูกต้อง

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน แรกสุด ปุ่มระเบียนแรกสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน และเมื่อต้องการไปที่จุดสิ้นสุดของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน สุดท้าย ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน

  3. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกเอกสารป้ายชื่อของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารนั้นจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ เพื่อให้คุณสามารถใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากในครั้งต่อไป ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสารจดหมายเวียน ให้เลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเชื่อมต่อต่อไป

เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่สำหรับป้ายชื่อในเอกสารจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียนสำหรับป้ายชื่อ แล้วเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ดูเพิ่มเติม

คุณมีคำถามเกี่ยวกับจดหมายเวียนของ Word ที่เรายังไม่ได้ตอบที่นี่หรือไม่

โพสต์คำถามในฟอรั่มชุมชน Word

ช่วยเราปรับปรุง Word

คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุงจดหมายเวียน (หรือฟีเจอร์อื่นๆ) ของ Word หรือไม่ ถ้ามี โปรดไปที่ Word User Voice แล้วแจ้งให้เราทราบ!

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×