สร้างและพิมพ์จดหมายโดยใช้จดหมายเวียบใน Word 2016 for Mac

เมื่อคุณมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องให้ผู้คนในรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายส่วนบุคคลแบบเป็นชุดได้ จดหมายแต่ละฉบับที่ถูกสร้างขึ้นจะมีเค้าโครง การจัดรูปแบบ ข้อความ และกราฟิกเหมือนกัน เฉพาะส่วนที่เฉพาะเจาะจงของจดหมายเท่านั้นที่แตกต่างและปรับให้เข้ากับแต่ละคน

มีไฟล์สามไฟล์ที่เกี่ยวข้องในการสร้างและพิมพ์จดหมายโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้มีข้อความและกราฟิก (โลโก้หรือรูป เป็นต้น) ที่เหมือนกันในเอกสารจดหมายเวียนทุกเวอร์ชัน เนื้อความของจดหมายคือตัวอย่างของเนื้อหาที่เหมือนกัน

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    เอกสารนี้มีข้อมูลที่ใช้ใส่ข้อมูลลงในจดหมาย รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีชื่อเป็นต้น และเอกสารหลักของคุณคือจดหมายที่จะส่งให้กับชื่อในรายการของคุณ

  • จดหมายเวียนของคุณ
    เอกสารนี้คือการรวมกันของเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับจดหมาย จดหมายเวียนดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมายและใส่ลงในเอกสารหลัก ทำให้แต่ละฉบับมีการปรับให้เป็นส่วนบุคคล

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างและพิมพ์จดหมายส่วนบุคคลโดยใช้จดหมายเวียน

ก่อนคุณเริ่มจดหมายเวียน ให้เตรียมจดหมายของคุณ ถ้าคุณจะบอกให้ผู้อื่นรู้ถึงเช่นงานที่กำลังจะมาถึง รวมถึงชื่อ วันที่ เวลา และสถานที่ของที่จัดงาน รายละเอียดเหล่านั้นคือสิ่งที่สำคัญสำหรับผู้รับทุกคนของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน > จดหมาย

    ฟอร์มจดหมาย

  2. ใน Word ให้พิมพ์เนื้อความของจดหมายที่คุณต้องการส่งให้ทุกคน

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ ซึ่งเป็นได้ทั้งสเปรดชีต Excel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office โดยมีระเบียนที่ Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลมาเพื่อสร้างจดหมายของคุณ

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน ให้รวบรวมระเบียนข้อมูลของคุณทั้งหมด แล้วเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

  • ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Excel ให้แน่ใจว่าคอลัมน์รหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ เพื่อที่เลขศูนย์จะไม่ตกหายไป

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิด Apple Mail และบนเมนู จดหมาย ให้เลือก การกำหนดลักษณะ บนแท็บ ทั่วไป ถัดจาก ตัวอ่านอีเมลเริ่มต้น ให้เลือก Microsoft Outlook

  • คุณยังสามารถใช้ที่ติดต่อ Apple ของคุณได้ ให้แน่ใจว่า Apple Mail คือโปรแกรมจดหมายเริ่มต้นของคุณ

  • ใช้ฐานข้อมูล FileMake Pro เป็นแหล่งข้อมูลในจดหมายเวียนของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เลือกผู้รับ จากนั้นเลือกตัวเลือก

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น เลือก​​ผู้รับ ไว้และมีรายการตัวเลือก

    เลือก

    ถึง

    สร้างรายการใหม่

    เริ่มรายการที่อยู่ใหม่ขณะคุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

    ใช้รายการที่มีอยู่

    ใช้สเปรดชีต Excel หรือไฟล์ข้อมูลชนิดอื่นเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

    เลือกชื่อโดยตรงจากที่ติดต่อ Outlook เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    ที่ติดต่อ Apple

    เลือกชื่อโดยตรงจากสมุดที่ติดต่อ Apple เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    FileMaker Pro

    นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

  2. ถ้าคุณเลือก สร้างรายการใหม่ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

    1. ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขเขตข้อมูลรายการWord จะสร้างเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลพื้นฐานโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อ นามสกุล และที่อยู่ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ เช่น เขตข้อมูลข้อความ ให้เพิ่มในตอนนี้ คุณจะได้เติมได้เมื่อคุณพิมพ์รายการ ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ให้พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้นเลือกเครื่องหมายบวก (+)

      เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายเขตข้อมูลไปที่ที่คุณต้องการในรายการ

    2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดพร้อมตามที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือก สร้าง เพื่อสร้างรายการ

  3. ถ้าคุณเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

    1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

    2. ถ้าคุณเลือกที่จะเปิดสเปรดชีต Excel ในกล่องโต้ตอบ เปิดเวิร์กบุ๊ก ให้เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้แล้วปล่อย ช่วงเซลล์ ให้ว่างเพื่อใช้ทั้งเวิร์กชีต หรือใส่ช่วงเซลล์ของข้อมูลที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลือก ตกลง

  4. ถ้าคุณเลือก เลือกรายที่ติดต่อ Outlook หรือ ที่ติดต่อ Apple ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

    1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

    2. สำหรับที่ติดต่อ Outlook ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกคิวรี ถัดจาก แสดงรายการผู้รับจดหมายเวียนตาม ให้เลือก ทั้งระเบียน ในรายการของที่ติดต่อ ให้เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการส่งอีเมลจำนวนมาก จากนั้นเลือก ตกลง

    3. สำหรับที่ติดต่อ Apple ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกคิวรี ภายใต้ ที่ติดต่อกลุ่ม Apple ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการส่งอีเมลจำนวนมาก จากนั้นเลือก ตกลง

    4. สำหรับ ฐานข้อมูล FileMaker Pro ให้เลือกไฟล์ฐานข้อมูลในกล่องโต้ตอบ เลือกฐานข้อมูล FileMaker Pro เพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล แล้วเลือก เปิด

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก แทรกเขตข้อมูลผสาน และเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แทรกเขตข้อมูลผสาน ไว้

    เพิ่มเขตข้อมูลต่อไปจนกระทั่งคุณเพิ่มข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการลงในจดหมาย

  2. จัดรูปแบบเขตข้อมูลในจดหมายให้ทุกอย่างที่เหลือมีลักษณะตามที่ต้องการ เช่น ใส่ช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลชื่อและนามสกุล และกด Enter เพื่อเริ่มบรรทัดใหม่ของเขตข้อมูลที่อยู่

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการจัดเรียงรายชื่อผู้รับหรือเอาผู้รับออก บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก กรองผู้รับ จากนั้นเลือก จัดเรียงระเบียน หรือ กรองระเบียน เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อดูว่าจดหมายของคุณมีลักษณะอย่างไร ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านแต่ละจดหมาย

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ไว้

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง อีกครั้ง ซึ่งทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลผสานออกได้

  3. เมื่อจดหมายมีลักษณะตามที่ต้องการ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร เพื่อเสร็จสิ้นจดหมายเวียน

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น เสร็จสิ้นและผสาน และตัวเลือก พิมพ์เอกสาร ไว้

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการตรวจทานและอัปเดตจดหมายแต่ละฉบับก่อนพิมพ์ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารแยกกัน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้คลิก ไฟล์ > พิมพ์ เพื่อพิมพ์ส่วนหัว

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายอยู่ คุณจึงใช้กับการส่งจดหมายจำนวนมากครั้งถัดไปได้

เมื่อต้องการใช้เอกสารจดหมายเวียนซ้ำ

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมพ์ให้คุณรักษาการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียนและเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อจัดเรียง กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×