สร้างและจัดการห้องสนทนา Lync

ถ้าคุณได้รับการอนุญาตโดยผู้ดูแลระบบ Lync ของคุณ คุณจะสามารถเริ่มต้นสร้างห้องสนทนาแบบถาวรของคุณได้อย่างรวดเร็ว ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีสร้าง จัดการ และปิดใช้งานห้องสนทนา

สร้างห้องสนทนาใหม่

  1. ในหน้าต่างหลักของ Lync ในมุมมอง ห้องสนทนา ให้คลิกปุ่ม เพิ่มห้อง เพิ่มห้อง แล้วคลิก สร้างห้องสนทนา บนเมนูดรอปดาวน์ (ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกเหล่านี้ ผู้ดูแลระบบ Lync ยังไม่ได้ให้สิทธิ์คุณในการสร้างและจัดการห้องสนทนา)

  2. บนหน้า ห้องของฉัน ที่เปิดขึ้น ให้คลิก สร้างห้องใหม่

    สร้างห้องสนทนา

ตั้งชื่อห้องสนทนาใหม่ของคุณ

เมื่อคุณสร้างห้องสนทนาขึ้น คุณจะต้องการตั้งชื่อห้องที่ไม่ซ้ำกันและให้คำอธิบาย

  1. บนหน้าต่างการสร้างห้อง ใน ชื่อห้อง ให้ใส่ชื่อ ชื่อห้องอาจมีได้ถึง 256 ตัวอักษร ตัวเลข หรืออักขระพิเศษ รวมถึงการเว้นวรรคด้วย โดยจะรวมกันในแบบใดก็ได้

  2. คลิกที่ไอคอน ตรวจสอบชื่อ เพื่อตรวจสอบว่าชื่อนั้นยังไม่ได้ถูกใช้ ถ้าชื่อนั้นถูกใช้ไปแล้ว คุณจะได้รับพร้อมท์ให้เลือกชื่ออื่น

ถ้าคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนชื่อห้องในภายหลัง ชื่อใหม่นั้นจะแสดงขึ้นให้คุณ และสมาชิกและผู้ติดตามของห้องนับแต่นั้นเป็นต้นไป แต่จะเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณมีชื่อที่เหมาะสมตั้งแต่ต้น แล้วใช้ชื่อนั้นตลอด การเปลี่ยนชื่อห้องอาจสร้างความสับสนให้กับผู้ใช้ที่ได้ตั้งค่าการแจ้งเตือน หรือเพิ่มห้องของคุณไว้เป็นรายการโปรด

เขียนคำอธิบายห้องสนทนา

เมื่อคุณสร้างห้องสนทนา ให้คลิก คำอธิบาย บนหน้าต่างสร้างห้อง และใส่คำอธิบายของวัตถุประสงค์ของห้องนั้น พยายามใช้คำอธิบายสั้นๆ (ไม่เกิน 256 อักขระ) และเขียนคำอธิบายที่จะช่วยให้คนอื่นตัดสินใจว่าควรร้องขอการเป็นสมาชิกหรือไม่และควรตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อติดตามสิ่งที่อภิปรายในห้องนั้นหรือไม่ คุณสามารถเปลี่ยนคำอธิบายได้เสมอ

เลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว

ห้องสนทนา Lync ทั้งหมดจะมีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว ที่จะควบคุมว่าใครสามารถค้นหาและเข้าร่วมในห้องนั้นได้ โดยมีการตั้งค่าสามแบบ ดังนี้

  • เปิด ทุกคนจะสามารถพบห้องนี้ได้ (ผ่านการค้นหา) สามารถเปิด อ่าน และเขียน ("โพสต์") ในห้องนี้ได้ ห้องเปิดจึงไม่มี "การเป็นสมาชิก" เช่นนั้น

  • ปิด ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกสามารถค้นหาห้องนี้และดูว่าใครเป็นสมาชิกได้ แต่เฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่สามารถเปิดห้อง อ่าน หรือประกาศในห้องนั้นได้ (นี่เป็นการตั้งค่าเริ่มต้น) เมื่อต้องการเข้าร่วมห้องปิด ผู้ใช้ต้องขอให้ผู้จัดการห้องเพื่อเพิ่มชื่อลงในรายการสมาชิก โดยบัตรห้องจะระบุผู้จัดการห้องสนทนาไว้

  • ลับ ผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกไม่สามารถค้นหาห้องนี้หรือบัตรห้องของห้องนี้ หรือหาว่าใครเป็นสมาชิกของห้อง หรืออ่าน หรือประกาศในห้องนี้ได้

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวสำหรับห้องที่คุณสามารถจัดการได้ตลอดเวลา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของห้องสนทนาและการเป็นสมาชิกห้อง ให้ดูที่ การทำความเข้าใจกับการเป็นสมาชิกห้องสนทนา Lync

เพิ่มแอปพลิเคชันบนเว็บให้กับห้องสนทนาของคุณ

ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรของคุณตัดสินใจว่าจะใช้การสนทนาแบบถาวรของ Lync อย่างไร คุณอาจมีโอกาสเข้าถึงแอปพลิเคชันบนเว็บที่มีประโยชน์มากมายที่จะทำให้ห้องเป็นสถานที่ที่ช่วยให้สมาชิกของคุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้ามีแอปพลิเคชันบนเว็บที่พร้อมใช้งานสำหรับห้องของคุณ คุณจะเห็นหัวเรื่อง Add-in บนหน้าต่างการสร้างห้อง เพียงคลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ใต้หัวเรื่องนั้น และเลือก Web Apps ที่คุณต้องการเพิ่ม

เพิ่มหรือเอาผู้จัดการของห้องสนทนาออก

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการห้อง คุณสามารถเพิ่มให้ผู้อื่นเป็นผู้จัดการห้องด้วยเพื่อแบ่งเบาหน้าที่การจัดการห้องที่คุณสร้างขึ้น (ดังที่อธิบายไว้ด้านล่าง ผู้จัดการต้องปรากฏอยู่ในกลุ่มของสมาชิกที่เป็นไปได้สำหรับประเภทของห้องที่ห้องของคุณอยู่)

เมื่อต้องการเพิ่มผู้จัดการห้อง ให้เปิดหน้าต่างห้องสนทนาและในเขตข้อมูลผู้จัดการ ให้พิมพ์ชื่อผู้ที่คุณต้องการกำหนดให้เป็นผู้จัดการร่วม เช่นเดียวกับคุณ ผู้จัดการเหล่านี้สามารถเพิ่มสมาชิกห้องและแก้ไขการตั้งค่าห้องบางอย่างได้ หลังจากที่คุณเพิ่มชื่อผู้จัดการของคุณ (โดยคั่นแต่ละชื่อด้วยเครื่องหมายอัฒภาค) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คลิกปุ่ม ตรวจสอบชื่อ เพื่อยืนยันว่า Lync สามารถระบุบุคคลเหล่านี้ได้ ผู้จัดการร่วมคนใหม่ของคุณไม่ได้เป็นสมาชิกห้องโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องเพิ่มพวกเขาเป็นสมาชิกด้วย

เพิ่มหรือเอาสมาชิกของห้องสนทนาออก

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการห้อง คุณสามารถควบคุมว่าใครสามารถเข้าร่วมในห้องปิดหรือห้องลับที่คุณสร้างขึ้น (ห้องที่มีการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเป็น "เปิด" ไม่จำเป็นต้องมีหรืออนุญาตการเป็นสมาชิก) นั่นคือ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกได้ตามที่คุณเห็นควร (เช่นเคย ตราบเท่าที่พวกเขายังปรากฏอยู่ในกลุ่มของสมาชิกที่เป็นไปได้สำหรับประเภทของห้องที่ห้องของคุณอยู่) คุณยังสามารถเอาสมาชิกจากห้องได้ด้วย ใน สมาชิก ให้ใส่ชื่อบุคคลเพื่อเชิญให้เป็นสมาชิกห้อง (คุณจะเป็นสมาชิกของห้องปิดหรือห้องลับที่คุณสร้างโดยอัตโนมัติ)

ถ้าคุณไม่ต้องการแจ้งที่ติดต่อของคุณว่าพวกเขาได้เป็นสมาชิกของห้องใหม่ของคุณแล้ว ให้เลือกปุ่ม ไม่มีการเชิญไปยังสมาชิก ถ้าไม่เช่นนั้น การแจ้งเตือนอาจแสดงหรือไม่แสดงในแต่ละรายการ ใหม่ ของสมาชิกแต่ละคน (เหมือนกับการแจ้งเตือนของที่ติดต่อ) บนมุมมองห้องสนทนาของหน้าต่างหลักของ Lync ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่สอดคล้องของประเภทห้องแม่ที่ห้องของคุณถูกระบุไว้

ยืนยันการตั้งค่าห้องสนทนา

เมื่อคุณได้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมตามที่อธิบายไว้ด้านบนแล้ว ให้คลิกปุ่ม สร้าง

จัดการห้องสนทนา

ใครมีสิทธิ์ในการจัดการห้องสนทนา

คุณสามารถจัดการห้องสนทนา Lync ได้ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้ คือ

  • คุณได้สร้างห้องสนทนา ซึ่งจะทำให้คุณเป็นผู้จัดการของห้องสนทนานั้นตามค่าเริ่มต้น

  • คุณได้รับสิทธิ์เป็นผู้จัดการห้องโดยผู้ดูแลระบบ Lync

  • คุณได้รับการตั้งชื่อเป็นผู้จัดการห้องสนทนาโดยบุคคลที่ได้สร้างห้องนั้น

  • คุณมีสิทธิ์ของผู้ดูแลห้องสนทนา ซึ่งทำให้คุณสามารถจัดการห้องสนทนาใดๆ ในสภาพแวดล้อมของ Lync ที่คุณควบคุมอยู่

ถ้าคุณเป็นผู้จัดการของห้องสนทนา คุณจะเห็นชื่อของคุณในกล่อง ผู้จัดการ บนบัตรห้องของห้องสนทนานั้น

เมื่อคุณเป็นผู้จัดการของห้องสนทนา คุณจะสามารถควบคุมการตั้งค่าส่วนใหญ่ของห้องสนทนาที่คุณจัดการได้ นอกจากการสร้างห้องสนทนาแบบถาวรของคุณเอง คุณสามารถเปลี่ยนระดับความเป็นส่วนตัวของห้อง กำหนดความรับผิดชอบของผู้จัดการห้องเพิ่มเติม และเพิ่มหรือเอาสมาชิกออก คุณสามารถเปลี่ยนชื่อและคำอธิบายของห้องที่คุณจัดการอยู่ และเพิ่มแอปพลิเคชันบนเว็บให้กับสภาพแวดล้อมของห้อง ถ้าผู้ดูแลระบบของคุณทำให้แอปพลิเคชันเหล่านั้นพร้อมใช้งาน ท้ายสุด คุณสามารถปิดใช้งานห้อง ซึ่งจะล็อกไม่ให้สมาชิกเข้าห้องได้

ตารางนี้จะแสดงรายการการกระทำต่างๆ และสิ่งที่คุณในฐานะผู้จัดการห้องจะทำได้และทำไม่ได้

การดำเนินการ

ผู้จัดการห้องสามารถการทำสิ่งนี้ได้หรือไม่

สร้างห้องสนทนา

มี

ตั้งชื่อหรือเปลี่ยนชื่อห้องสนทนา

ได้

สร้างหรือแก้ไขคำอธิบายห้องสนทนา

ได้

เลือกหรือเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของห้องสนทนา

ได้

เพิ่มหรือเอาสมาชิกของห้องสนทนาออก

ได้

เลือกที่จะไม่ส่งการแจ้งเตือน ("เชิญ") ให้กับสมาชิกใหม่

ได้

เพิ่มหรือเอาผู้จัดการของห้องสนทนาออก

ได้

เพิ่มหรือเอา Add-in (แอปพลิเคชันบนเว็บ) ออก

ได้

กำหนดประเภทห้องให้กับห้องสนทนา (ถ้าผู้ดูแลระบบมีหลายประเภทให้ใช้)

ไม่ได้

ปิดใช้งานห้องสนทนา

ได้

เปิดใช้งานใหม่กับห้องสนทนาที่ถูกปิดใช้งาน

ไม่ได้

ลบห้องสนทนา

ไม่ได้

คืนค่าห้องสนทนาที่ถูกลบ

ไม่ได้

ลบประกาศห้องสนทนา

ไม่ได้

ลบประวัติห้องสนทนา

ไม่ได้

คุณจะดำเนินการงานการจัดการห้องของคุณบนหน้า แก้ไขห้อง ต่อไปนี้คือวิธีไปที่นั่น

  1. ในหน้าต่างหลักของ Lync ให้คลิกไอคอน ห้องสนทนา เพื่อแสดงมุมมองห้องสนทนา

สกรีนช็อตของส่วนไอคอนของมุมมองหน้าต่างหลักของ Lync ที่มีห้องสนทนาถูกเลือกไว้

  1. คลิกที่ป้ายชื่อ Pivot สมาชิกของ เพื่อดูรายการของห้องคุณที่มีสิทธิ์เข้าถึง

  2. หยุดชั่วขณะบนไอคอน ห้องสนทนา " บนรายการสำหรับห้องที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

  3. คลิกไอคอน เปิดห้อง "

  4. คลิกปุ่ม เพิ่มเติม ปุ่ม เพิ่มเติม (มุมขวาด้านล่างของหน้าต่างห้องสนทนา)

  5. คลิก จัดการห้องนี้

สกรีนช็อตของรายการดรอปดาวน์ที่มี จัดการห้องนี้ ถูกเลือกไว้

  1. ในตอนนี้คุณอยู่บนหน้า แก้ไขห้อง ที่ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าๆ ของห้องตามที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คลิก ยอมรับการเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณทำงานเสร็จสิ้นแล้ว

เกี่ยวกับประเภทห้องสนทนา

"ประเภท" ของห้องสนทนา Lync คือคอลเลกชันคุณลักษณะต่างๆ ของห้องที่สามารถนำไปใช้กับห้องหลายๆ ห้องเพื่อความสะดวก ตัวอย่างเช่น บริษัทอสังหาริมทรัพย์อาจพบว่าจะเป็นประโยชน์ที่จะตั้งค่าประเภท ของห้องเฉพาะสำหรับทีมขาย และอีกประเภทสำหรับแผนกกฎหมาย อีกประเภทสำหรับทีมผู้บริหาร และอื่นๆ แต่ละประเภทของห้องอาจมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจนในเรื่องนโยบายการเก็บข้อมูลของระเบียน การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวที่ต้องการ และอื่นๆ ห้องทั้งหมดที่เข้าร่วมประเภทของห้องนั้นจะสืบทอดคุณลักษณะเหล่านั้น

แนวคิดเรื่องประเภทของห้องจะมีผลต่อการเป็นสมาชิกห้องและรวมทั้งการตั้งค่า เมื่อการสนทนาแบบถาวรของ Microsoft Lync 2013 ถูกติดตั้งเป็นครั้งแรก ผู้ดูแลระบบ Lync ของคุณจะสร้างรายการของผู้เข้าร่วมห้องสนทนาที่เป็นไปได้ขึ้น เมื่อรายการนี้ถูกตั้งค่าแล้ว ผู้ดูแลระบบอาจสร้างประเภทย่อยตามความต้องการขององค์กร ขอบเขตของประเภทย่อยที่เฉพาะเจาะจงจะระบุผู้ใช้และกลุ่มทั้งหมดที่สามารถเป็นสมาชิกของห้องสนทนาในประเภทนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ดูแลกำหนดขอบเขตของประเภทของห้องเป็น contoso.com กลุ่มหรือผู้ใช้ใดๆ ที่บริษัท Contoso ก็สามารถถูกเพิ่มเป็นสมาชิกของห้องในประเภทย่อยนั้นได้ ถ้าขอบเขตถูกตั้งค่าเป็นฝ่ายขาย เฉพาะกลุ่มและผู้ใช้ในรายชื่อการแจกจ่ายนี้เท่านั้นจึงจะสามารถถูกเพิ่มเป็นสมาชิกได้

ถ้ามีประเภทของห้องหลายประเภทพร้อมให้คุณ ในฐานะผู้จัดการห้อง ได้ใช้งาน ประเภทเหล่านั้นจะอยู่ในรายการบนหน้าต่างการสร้างห้อง เลือกประเภทที่มีการตั้งค่าและกลุ่มสมาชิกที่คุณต้องการใช้

สิ่งสำคัญ:  ผู้ดูแลระบบของ Lync สามารถล็อกการตั้งค่าส่วนใหญ่ของประเภทของห้องที่ให้ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้คุณและผู้จัดการห้องสนทนาอื่นๆ ไม่ให้ทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านั้น ผู้ดูแลระบบของคุณยังสามารถจำกัดกลุ่มของผู้ใช้ที่คุณและผู้จัดการห้องสนทนาอื่นๆ จะสามารถเลือกสมาชิกได้ ถ้าคุณตกอยู่ในสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่งนี้ (นั่นคือ คุณพบว่าคุณไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าห้องหรือคุณไม่สามารถเพิ่มผู้ใช้คนใดคนหนึ่งที่เป็นสมาชิกของห้องของคุณ) ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของ Lync เพื่อดูว่ามีการตั้งข้อจำกัดไว้หรือไม่

ปิดใช้งานห้องสนทนา

บางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องปิดใช้งานห้องสนทนาที่คุณจัดการ เมื่อคุณปิดใช้งานห้อง ผู้ใช้จะไม่สามารถค้นหาหรือเข้าร่วมในห้องนั้นได้ และผู้ใดก็ตามที่เข้าร่วมอยู่ในขณะนั้น (รวมทั้งตัวคุณที่เป็นผู้จัดการห้อง) จะถูกเอาออก

การปิดใช้งานห้องประชุมอาจจำเป็นต้องทำด้วยสาเหตุหลายประการ ห้องนั้นอาจบรรลุวัตถุประสงค์แล้ว หรืออาจถูกแทนที่ด้วยห้องที่มีกิจกรรมมากกว่า ที่มีประเด็นทับซ้อนกับห้องของคุณ ต่อไปนี้คือวิธีการปิดใช้งานห้อง

  1. เปิดหน้าต่างการจัดการห้อง (ดูด้านบน) แล้วคลิก ปิดใช้งาน กล่องโต้ตอบจะพร้อมท์ให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการปิดใช้งานห้อง

สกรีนช็อตของกล่องโต้ตอบที่ขอคำยืนยันให้ปิดใช้งานห้องสนทนา

  1. เมื่อต้องการดำเนินการต่อไป ให้คลิก ตกลง เมื่อต้องการยกเลิกการกระทำนี้ ให้คลิก ยกเลิก

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×