สร้างหรือแก้ไขไฟล์ .csv เพื่อนำเข้าลงใน Outlook

สร้างหรือแก้ไขไฟล์ .csv เพื่อนำเข้าลงใน Outlook

ไฟล์ CSV คือไฟล์ที่ใช้จุลภาคคั่นระหว่างค่า เมื่อข้อความและตัวเลขถูกบันทึกในไฟล์ CSV การย้ายจากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งจึงเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของคุณจาก Google ในรูปแบบ CSV และนำเข้าข้อมูลไปยัง Outlook

สามารถใช้ไฟล์ CSV กับ Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ ไฟล์ CSV แตกต่างจากไฟล์สเปรดชีตชนิดอื่นตรงที่คุณไม่สามารถบันทึกการจัดรูปแบบและสูตรได้

ดาวน์โหลดและเปิดไฟล์ .csv ตัวอย่างสำหรับการนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook

  1. ดาวน์โหลดไฟล์.csv ตัวอย่างนี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อได้รับพร้อมท์ ให้เลือก บันทึก ไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นไฟล์ CSV ถ้าคุณบันทึกเป็นไฟล์ Excel (.xls หรือ.xlsm) ข้อมูลทั้งหมดจะถูกใส่ในคอลัมน์เดียวกัน!

    เมื่อคุณดาวน์โหลดไฟล์.csv ตัวอย่าง ให้บันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นชนิดไฟล์.csv

  2. เปิด Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  3. ใน Excel ไปยัง ไฟล์ > เปิด > แล้วนำทางไปยังไฟล์ .csv ที่คุณเพิ่งดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ csv ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าดูที่ ไฟล์ทั้งหมด คลิกที่ไฟล์ .csv เพื่อเปิด

    เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ csv ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค้นหา ไฟล์ทั้งหมด

มีบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อทำงานกับไฟล์ CSV ตัวอย่างนี้

  • Outlook จำเป็นต้องมีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก ดังนั้นอย่าแทนที่ด้วยสิ่งอื่น

    ต่อไปนี้เป็นลักษณะของไฟล์.csv ตัวอย่างใน Excel

  • คุณสามารถลบข้อมูลในแถวที่ 2-6 (ตัวอย่างชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล เป็นต้น)

  • คุณไม่จำเป็นต้องใส่ค่าสำหรับทุกคอลัมน์ ใส่ข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น

  • บันทึกไฟล์ด้วยชื่อใหม่เป็นชนิดไฟล์ CSV (.csv) ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อทำงานกับไฟล์ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ คุณจะได้รับพร้อมท์จาก Excel สองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" ให้เลือกใช่ทุกครั้ง ถ้าคุณเลือกไม่ ไฟล์จะยุ่งเหยิงและคุณต้องเริ่มต้นใหม่ด้วยเทมเพลตตัวอย่างใหม่

  • ฝึกนำเข้าไฟล์ CSV ของคุณที่มีผู้ติดต่อบางรายการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะชอบผลลัพธ์ หลังจากนั้น คุณสามารถลบผู้ติดต่อที่นำเข้า เพิ่มผู้ติดต่อเพิ่มเติมลงในไฟล์ CSV ของคุณ แล้วนำเข้าอีกครั้ง

    ถ้าคุณนำเข้าข้อมูลในไฟล์ CSV ตัวอย่าง ต่อไปนี้คือลักษณะที่ไฟล์จะแสดงใน Office 365 Outlook บนเว็บ:

    หลังจากที่คุณนำเข้าที่ติดต่อ นี่คือลักษณะของที่ติดต่อใน Outlook บนเว็บ

แก้ไขไฟล์ .csv ของที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Outlook

สมมติว่าคุณต้องการแก้ไขไฟล์ .csv ที่คุณส่งออกจาก Outlook และนำเข้าไฟล์กลับไปยัง Outlook หรือผู้ให้บริการอีเมลอื่น การใช้ Excel ทำให้การแก้ไขไฟล์ .csv เป็นเรื่องง่าย

ต่อไปนี้เป็นบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อแก้ไขไฟล์ .csv:

  • ทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์อยู่ในแถวแรก

  • เมื่อบันทึกไฟล์ คุณจะได้รับพร้อมท์จาก Excel สองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" ให้เลือกใช่ทุกครั้ง ถ้าคุณเลือกไม่ ไฟล์จะยุ่งเหยิงและคุณต้องเริ่มต้นใหม่

ปัญหา: ข้อมูลทั้งหมดของฉันปรากฏในคอลัมน์แรก

ตัวอย่างของไฟล์.csv ที่บันทึกเป็นรูปแบบ.xls

ต่อไปนี้คือสาเหตุและสิ่งที่คุณสามารถลองทำเพื่อแก้ไขปัญหานี้:

  • ถ้าคุณบันทึกไฟล์ CSV ในรูปแบบอื่น เช่น.xls หรือ.xlm ข้อมูลทั้งหมดจะปรากฏในคอลัมน์แรก กลับไปยังไฟล์ CSV เดิม แล้วทำการบันทึกเป็นชนิดไฟล์ .csv

  • อาจเป็นไปได้ที่โปรแกรมสร้างไฟล์ CSV จะใส่เครื่องหมายอัญประกาศเกินในข้อมูล เนื่องจาก Excel ถือว่าข้อมูลเป็นหน่วยเดียว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าข้อมูลของคุณมีลักษณะดังนี้:

    a, b, c, d - Excel จะใส่ตัวอักษรแต่ละตัวในคอลัมน์ของตัวเอง

    "a, b, c, d", e - Excel จะใส่ a, b, c, d ในคอลัมน์หนึ่ง และใส่ e ในอีกคอลัมน์หนึ่ง

    เมื่อต้องการดูว่าสิ่งนี้เป็นปัญหากับไฟล์ของคุณหรือไม่ ให้เปิดไฟล์ใน Notepad: คลิกขวาไฟล์ CSV ใน Windows เลือกเปิดด้วย > Notepad ค้นหาเครื่องหมายอัญประกาศที่เกิน

    ถ้าคุณพบเครื่องหมายอัญประกาศที่เกิน นี่คือวิธีการแก้ไขไฟล์ของคุณ:

    1. ใช้ Excel เปิดไฟล์ CSV ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ A และเครื่องหมายอัญประกาศจะหายไป

    2. แล้วจึงใช้ตัวช่วยสร้างข้อความเป็นคอลัมน์เพื่อแยกข้อมูลในคอลัมน์ A เป็นคอลัมน์เดี่ยวๆ: บนแถบเมนู ให้เลือก ข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์

      เลือก ข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์

    3. เลือก คั่น > ถัดไป แล้วเลือก เครื่องหมายจุลภาค > เสร็จสิ้น

    4. บันทึกไฟล์เป็นชนิด .cvs เพื่อให้คุณยังคงสามารถนำเข้าไฟล์ใน Outlook ได้

ดูเพิ่มเติม

นำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook

ส่งออกที่ติดต่อจาก Outlook

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×