สร้างหรือแก้ไขไฟล์ .csv เพื่อนำเข้าลงใน Outlook

สร้างหรือแก้ไขไฟล์ .csv เพื่อนำเข้าลงใน Outlook

ไฟล์ CSV (ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค) เป็นไฟล์ชนิดพิเศษที่คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขได้ใน Excel แทนที่จะจัดเก็บข้อมูลในคอลัมน์ ไฟล์ CSV จะจัดเก็บข้อมูลที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เมื่อข้อความและตัวเลขถูกบันทึกในไฟล์ CSV การย้ายจากโปรแกรมหนึ่งไปอีกโปรแกรมหนึ่งจึงเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของคุณจาก Google ในไฟล์ CSV และนำเข้าข้อมูลไปยัง Outlook

สำหรับความช่วยเหลือในการนำเข้ารายการปฏิทินใน Outlook ดูการนำเข้าและส่งออกอีเมล Outlook ที่ติดต่อ และปฏิทิน

สร้างไฟล์ .csv จากโปรแกรมหรือผู้ให้บริการอีเมลอื่นๆ

เมื่อคุณส่งออกที่ติดต่อจากโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่น จาก Gmail คุณสามารถเลือกหนึ่งในรูปแบบที่หลากหลายได้ Gmail มอบตัวเลือกของไฟล์ CSV ของ Google, ไฟล์ CSV ของ Outlook หรือ vCards เมื่อต้องการส่งออกจากข้อมูลส่วนตัว Outlook หนึ่งเพื่อนำเข้าลงในอีกโปรไฟล์หนึ่ง คุณสามารถเลือกเพื่อส่งออกเป็นไฟล์ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาคหรือแฟ้มข้อมูล Outlook (.pst)

ดาวน์โหลดและเปิดไฟล์ .csv ตัวอย่างสำหรับการนำเข้าที่ติดต่อไปยัง Outlook

ถ้าคุณต้องการสร้างไฟล์ CSV สำหรับที่ติดต่อของคุณด้วยตนเอง คุณสามารถเลือกหนึ่งในวิธีทำสองวิธีได้

สร้างไฟล์ Excel แล้วบันทึกเป็นไฟล์ CSV

ถ้าคุณมีข้อมูลที่ติดต่อในโปรแกรมที่ไม่อนุญาตให้คุณส่งออก คุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองได้

  1. สร้างเอกสารใหม่ใน Excel

  2. เพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับข้อมูลแต่ละส่วนที่คุณต้องการบันทึก (ตัวอย่าง ชื่อ นามสกุล ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และวันเกิด) จากนั้น พิมพ์ข้อมูลในคอลัมน์ที่เหมาะสม

  3. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ไฟล์ Excel ของคุณควรมีลักษณะดังนี้

    ต่อไปนี้เป็นลักษณะของไฟล์.csv ตัวอย่างใน Excel

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  5. ใช้กล่องแบบดรอปดาวน์เพื่อเลือก CSV (คั่นด้วยจุลภาค) (*.csv) แล้วตั้งชื่อไฟล์ของคุณ จากนั้นเลือก บันทึก

    บันทึกไฟล์ Excel เป็นไฟล์ CSV

  6. ตอนนี้ คุณสามารถใช้ไฟล์ CSV ใหม่นี้เมื่อต้องการนำเข้าติดต่อของคุณไปยัง Outlook

ดาวน์โหลดไฟล์ CSV เทมเพลต

ถ้าคุณต้องการเริ่มต้นด้วยไฟล์ CSV ที่ว่างเปล่า คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างด้านล่างได้

  1. ดาวน์โหลดไฟล์.csv ตัวอย่างนี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อได้รับพร้อมท์ ให้เลือก บันทึก ไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นไฟล์ CSV ถ้าคุณบันทึกเป็นไฟล์ Excel (.xls หรือ.xlsm) ข้อมูลทั้งหมดจะถูกใส่ในคอลัมน์เดียวกัน!

    เมื่อคุณดาวน์โหลดไฟล์.csv ตัวอย่าง ให้บันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นชนิดไฟล์.csv

  2. เปิด Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  3. ใน Excel ไปยัง ไฟล์ > เปิด > แล้วนำทางไปยังไฟล์ .csv ที่คุณเพิ่งดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ csv ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าดูที่ ไฟล์ทั้งหมด คลิกที่ไฟล์ .csv เพื่อเปิด

    เมื่อต้องการค้นหาไฟล์ csv ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค้นหา ไฟล์ทั้งหมด

มีบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อทำงานกับไฟล์ CSV ตัวอย่างนี้

  • Outlook จำเป็นต้องมีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก ดังนั้น อย่าแทนที่แถวแแรกด้วยสิ่งอื่น

    ต่อไปนี้เป็นลักษณะของไฟล์.csv ตัวอย่างใน Excel

  • คุณสามารถลบข้อมูลในแถวที่ 2-6 (ตัวอย่างชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล เป็นต้น)

  • คุณไม่จำเป็นต้องใส่ค่าสำหรับทุกคอลัมน์ ใส่ข้อมูลที่คุณต้องการเท่านั้น

  • บันทึกไฟล์ด้วยชื่อใหม่เป็นชนิดไฟล์ CSV (.csv) ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อทำงานกับไฟล์ เมื่อคุณบันทึกไฟล์ คุณจะได้รับพร้อมท์จาก Excel สองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" ให้เลือก ใช่ ทุกครั้ง ถ้าคุณเลือก ไม่ ไฟล์จะถูกบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมของ Excel (.xlsx) และ Outlook จะไม่สามารถใช้ไฟล์นี้เพื่อนำเข้าข้อมูลได้

  • ให้ฝึกนำเข้าไฟล์ CSV ของคุณที่มีผู้ติดต่อไม่มากเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะชอบผลลัพธ์ หลังจากนั้น คุณสามารถลบผู้ติดต่อที่นำเข้า เพิ่มผู้ติดต่อเพิ่มเติมลงในไฟล์ CSV ของคุณ แล้วนำเข้าอีกครั้ง

    ถ้าคุณจะนำเข้าข้อมูลในไฟล์ CSV ตัวอย่าง ต่อไปนี้คือลักษณะที่ไฟล์จะแสดงใน Outlook บนเว็บสำหรับ Office 365:

    หลังจากที่คุณนำเข้าที่ติดต่อ นี่คือลักษณะของที่ติดต่อใน Outlook บนเว็บ

แก้ไขไฟล์ .csv ของที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Outlook

สมมติว่าคุณต้องการแก้ไขไฟล์ .csv ที่คุณส่งออกจาก Outlook และนำเข้าไฟล์กลับไปยัง Outlook หรือผู้ให้บริการอีเมลอื่น การใช้ Excel ทำให้การแก้ไขไฟล์ .csv เป็นเรื่องง่าย

ต่อไปนี้เป็นบางสิ่งที่ควรรู้เมื่อแก้ไขไฟล์ .csv:

  • ทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์อยู่ในแถวแรก

  • เมื่อจะบันทึก คุณจะได้รับพร้อมท์จาก Excel สองสามครั้งว่า "คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการบันทึกในรูปแบบ CSV" ให้เลือก ใช่ ทุกครั้ง ถ้าคุณเลือก ไม่ ไฟล์จะถูกบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมของ Excel (.xlsx) และจะไม่สามารถถูกนำเข้าลงใน Outlook ได้

ปัญหา: ข้อมูลทั้งหมดของฉันปรากฏในคอลัมน์แรก

ตัวอย่างของไฟล์.csv ที่บันทึกเป็นรูปแบบ.xls

ต่อไปนี้คือสาเหตุบางประการและสิ่งที่คุณสามารถลองทำเพื่อแก้ไขปัญหานี้ได้:

  • ถ้าคุณบันทึกไฟล์ CSV ในรูปแบบอื่น เช่น .xls, .xlsx หรือ.xlm ข้อมูลทั้งหมดจะปรากฏในคอลัมน์แรก ให้กลับไปยังไฟล์ CSV เดิม แล้วทำการบันทึกเป็นชนิดไฟล์ .csv

  • อาจเป็นไปได้ที่โปรแกรมสร้างไฟล์ CSV จะใส่เครื่องหมายอัญประกาศเกินในข้อมูล เนื่องจาก Excel ถือว่าข้อมูลเป็นหน่วยเดียว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าข้อมูลของคุณมีลักษณะดังนี้:

    a, b, c, d - Excel จะใส่ตัวอักษรแต่ละตัวในคอลัมน์ของตัวเอง

    "a, b, c, d", e - Excel จะใส่ a, b, c, d ในคอลัมน์หนึ่ง และใส่ e ในอีกคอลัมน์หนึ่ง

    เมื่อต้องการดูว่าสิ่งนี้เป็นปัญหากับไฟล์ของคุณหรือไม่ ให้เปิดไฟล์ใน Notepad: คลิกขวาไฟล์ CSV ใน Windows เลือกเปิดด้วย > Notepad ค้นหาเครื่องหมายอัญประกาศที่เกิน

    ถ้าคุณพบเครื่องหมายอัญประกาศที่เกิน นี่คือวิธีการแก้ไขไฟล์ของคุณ:

    1. ใช้ Excel เปิดไฟล์ CSV ข้อมูลทั้งหมดจะอยู่ในคอลัมน์ A และเครื่องหมายอัญประกาศจะหายไป

    2. แล้วจึงใช้ตัวช่วยสร้างข้อความเป็นคอลัมน์เพื่อแยกข้อมูลในคอลัมน์ A เป็นคอลัมน์เดี่ยวๆ: บนแถบเมนู ให้เลือก ข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์

      เลือก ข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์

    3. เลือก คั่น > ถัดไป แล้วเลือก เครื่องหมายจุลภาค > เสร็จสิ้น

    4. บันทึกไฟล์เป็นชนิด .cvs เพื่อให้คุณยังคงสามารถนำเข้าไฟล์ใน Outlook ได้

ดูเพิ่มเติม

นำเข้าที่ติดต่อลงใน Outlook

ส่งออกที่ติดต่อจาก Outlook

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×