สร้างศูนย์ระเบียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ศูนย์ระเบียนมีไว้เพื่อทำหน้าที่เป็นที่เก็บส่วนกลางที่องค์กรสามารถเก็บ และจัดการทั้งหมดเช่นเอกสารทางกฎหมาย หรือทางการเงิน ศูนย์ระเบียนสนับสนุนทั้งระเบียนจัดการกระบวนการ จากคอลเลกชันระเบียนผ่านทางการจัดการระเบียนที่มีการจัดการระเบียน

เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียนจะคล้ายกับไซต์ SharePoint อื่น ๆ ที่จะทำหน้าที่เป็นเก็บทั่วไปของเอกสาร และเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้ไซต์ เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียน ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรใช้ของพวกเขา records management และการเก็บข้อมูลโปรแกรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งไซต์กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างไรก็ตาม การกำหนดเวอร์ชัน การตรวจสอบ การจัดการ metadata, eDiscovery และการกำหนดเส้นทางระเบียนแบบกำหนดเองเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่ภายในซึ่งสามารถช่วยคุณจัดการระเบียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างของเวิร์กโฟลว์สำหรับระเบียนที่กำลังหยุดอยู่

หมายเหตุ: นอกจากนี้ SharePoint มีความสามารถในการจัดการระเบียน "ในสถานที่" มีการจัดการระเบียนที่มีอยู่ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ใดพร้อมใช้งานในศูนย์ระเบียน เช่นบังคับใช้นโยบายการจัดการข้อมูล สาย และเก็บ รักษา เพื่อจัดการระเบียนที่อยู่บนไซต์ใด ๆ

ด้านบนของหน้า

กำหนดแผนการจัดการระเบียน

ในระดับสูงสุด ขั้นตอนที่สำคัญสองขั้นตอนมีอยู่ในการออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียนสามารถใช้โปรแกรมจัดการระเบียน:

  1. องค์กรต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการระเบียน และการวางแผนจัดการระเบียนและเป็นทางการ นี่คือการพยายามทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับเริ่มพร้อมกันระหว่างผู้จัดการระเบียน เจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และพนักงาน

  2. องค์กรแล้วต้องกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนใช้งานของแผนการจัดการระเบียน

ส่วนจัดเค้าร่างองค์ประกอบหลักที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้

วางแผนจัดการระเบียน

ก่อนที่องค์กรสามารถกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นโซลูชันการจัดการระเบียนของ นั้นควรพัฒนาแผนทางสำหรับกลยุทธ์สำหรับการจัดการระเบียน องค์ประกอบเฉพาะเจาะจงของแผนการจัดการระเบียนแบบเป็นทางมักจะไม่ซ้ำกันแต่ละองค์กรหรือธุรกิจ อย่างไรก็ตาม แผนการจัดการระเบียนเกือบทั้งหมดรวมเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้:

แผนไฟล์      แผนไฟล์อธิบายชนิดเอกสารหรือรายการที่องค์กรรับว่า เป็นระเบียนทางธุรกิจ บ่งบอกซึ่งระเบียนเหล่านี้จะถูกเก็บไว้ และจะแสดงข้อมูลที่แยกความแตกต่างของชนิดของระเบียนหนึ่งจากอีก แผนไฟล์ทำหน้าที่เป็นคอลเลกชันแบบครอบคลุมนโยบาย กระบวนการทาง และคำแนะนำสำหรับการสร้าง เก็บ และการจัดการระเบียน แผนไฟล์ควรครอบคลุมระเบียนทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงสื่อ รวมถึงกระดาษ บล็อก wiki อีเมล และไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะต้องระบุว่า ระเบียนแต่ละรายการได้จัดประเภท การรักษาความปลอดภัย และทำลายในท้ายที่สุด นั้นควรรวมสิ่งที่ควรพิจารณาสำหรับหมวดหมู่พิเศษของระเบียน เช่นลับเฉพาะ สำคัญจาก ลับค้า หรือสิทธิ์ของระเบียน สุดท้าย แผนไฟล์ต้องระบุบุคคลที่รับผิดชอบสำหรับการจัดการระเบียนแต่ละชนิด

ไลบรารีระเบียน   ไลบรารีระเบียนจะอย่างยิ่งไลบรารีเอกสารที่คุณสร้างขึ้นเพื่อจัดประเภท และจัดเก็บระเบียนที่สำคัญ คุณสร้างไลบรารีระเบียนสำหรับแต่ละชนิดของระเบียนที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้ มีการกำหนดเส้นทางระเบียนโดยอัตโนมัติในไลบรารีที่เหมาะสมโดยยึดตามการตั้งค่าการกำหนดค่าในตัวจัดระเบียบเนื้อหาออก

ชนิดเนื้อหา    คุณสร้างชนิดเนื้อหาเพื่อกำหนดชนิดขององค์กรของคุณต้องการเก็บ และระบุคุณสมบัติไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละชนิดระเบียนระเบียน โดยการกำหนดชนิดเนื้อหาสำหรับบางชนิดระเบียน องค์กรของคุณสามารถมั่นใจได้ว่า แต่ละกลุ่มของเนื้อหาเหล่านี้ได้รับการจัดการในลักษณะสอดคล้องกัน เอกสาร office ไฟล์ Pdf, TIFFs (รูปภาพที่สแกน), อีเมล การสนทนาข้อความโต้ตอบแบบทันที วิดีโอ และระเบียนที่มีอยู่จริงทั้งหมดสามารถจัดประเภท และจัดเก็บไว้กับชนิดเนื้อหาที่คุณสร้าง จะถือว่าระเบียนใดเรียกว่า "สัญญา ตัวอย่างเช่น เหมือนกับลักษณะ และ ในลักษณะสอดคล้องกันภายในของ SharePoint จะบันทึกระบบการจัดการ ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดประเภท และเก็บรักษาระเบียนคือ วิธีการอื่นเมื่อต้องการใช้ไลบรารีระเบียน

กำหนดการเก็บข้อมูล    กำหนดการเก็บข้อมูลระบุระยะแต่ละชนิดระเบียนในแผนไฟล์ต้องเป็นสะสม (ของช่วง) และกระบวนการทิ้งไว้เมื่อถึงจุดสิ้นสุดของช่วงเวลานี้ (ของกระบวนการจัดการ) คำแนะนำในกำหนดการเก็บข้อมูลมักจะยึดตามข้อกำหนดทางกฎหมาย risks เพื่อจัดระเบียบ และต้องการทางธุรกิจ นอกจากนี้ กำหนดการเก็บข้อมูลโดยปกติแล้วอธิบายถึง contingencies จัดการความเสี่ยงที่กำหนดรอบระยะเวลาเก็บข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดระเบียน

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสาร    การปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารกำหนดกฎเพื่อที่ระบบ IT สำหรับการจัดการระเบียนต้องยึดตาม ความสามารถที่จะต้องมี และชนิดของการตรวจสอบทั่วไปจะต้องสนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

  • กระบวนการแบบเป็นทางการระงับการจัดการระเบียน      กระบวนการนี้ ซึ่งมักจะเรียกว่าการหยุด รายละเอียดวิธีการที่องค์กรหยุดการจัดการระเบียนเมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นการดำเนินคดี ตรวจสอบ หรือคดีการสืบสวน

  • ระบบสำหรับการตรวจสอบ และรายงานการจัดการระเบียน      เมื่อต้องการให้แน่ใจว่า พนักงาน ลิง การเข้าถึง และการจัดการระเบียนตามกำหนดนโยบายและกระบวนการ โปรแกรมจัดการระเบียนต้องมีขั้นตอนหรือระบบสำหรับการตรวจสอบ และรายงานเกี่ยวกับการจัดการระเบียน

ด้านบนของหน้า

กำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

หลังจากองค์กรที่เกี่ยวข้องกับในการวางแผนรายละเอียดของการจัดการระเบียน และพัฒนาแผนทางสำหรับการจัดการระเบียน สามารถสร้าง และกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยให้จะใช้โปรแกรมนี้

คุณต้องการทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน:

  1. สร้างระเบียนไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการ และจัดเก็บแต่ละชนิดของระเบียนที่ระบุไว้ในแผนไฟล์

    • เราขอแนะนำให้ คุณสร้างไลบรารีระเบียนเดียวสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหาในแผนระเบียนของคุณ

    • เมื่อระเบียนจะถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน จะกำหนดเส้นทางไปยังรายการที่เกี่ยวข้องหรือไลบรารี

  2. สร้างคอลัมน์สำหรับไลบรารีเอกสารที่เกี่ยวข้อง รายการ หรือชนิดเนื้อหาเพื่อให้ประกอบด้วย และแสดง metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์

  3. ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดระเบียนบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรแสดงรอบระยะเวลาการเก็บข้อมูลและความต้องการตรวจสอบที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ขององค์กรของคุณและกำหนดเวลาการเก็บข้อมูล

  4. กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ด้วยตนเอง หรือด้วยการเขียนโปรแกรม แอปพลิเคชันใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อกำหนดวิธีการจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียนและตำแหน่งที่จะส่ง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×