สร้างป้ายชื่อที่ มีที่อยู่ที่แตกต่างกันในผู้เผยแพร่

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ทำให้ป้ายชื่อสำหรับทุกคนในรายการของคุณมากขึ้นได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้ในจดหมายเวียน ตั้งค่าใช้เวลาเล็กน้อยซึ่ง แต่คุณสามารถพิมพ์ป้ายผนึกทั้งหมดได้ในเวลาเดียวกัน และคุณสามารถบันทึกการตั้งค่าป้ายผนึกเพื่อใช้ครั้งถัดไปที่คุณต้องการพิมพ์ป้ายผนึก

เลือกเทมเพลตที่ตรงกับป้ายชื่อของคุณ

ถ้าคุณมีแพคเกจของป้ายชื่อที่มีหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง ให้ค้นหาเทมเพลตสำหรับผลิตภัณฑ์นั้น

  1. คลิก ไฟล์ > ใหม่ และพิมพ์หมายเลขผู้ผลิต (เช่น Avery 8871) ในกล่องค้นหา

  2. เลือกเทมเพลต แล้วดูที่คำอธิบายให้แน่ใจว่าเทมเพลตใช้ได้กับหมายเลขผลิตภัณฑ์ป้ายชื่อนั้น และคลิก สร้าง

เชื่อมต่อสิ่งพิมพ์ประเภทป้ายชื่อกับรายการที่อยู่ของคุณ

ขั้นตอนถัดไปคือการเชื่อมต่อแผ่นป้ายชื่อกับแหล่งข้อมูล แหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ที่มีรายการที่อยู่ของคุณ

คุณสามารถใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณหรือรายการที่อยู่ซึ่งอยู่ในสเปรดชีต Excel หรือฐานข้อมูล Access ได้ ถ้าคุณยังไม่มีรายการ คุณก็สามารถพิมพ์รายการได้ใน Publisher

ถ้าคุณยังไม่มีรายการ

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลสำหรับบุคคลทั้งหมดที่คุณต้องการไว้ในรายการที่อยู่ของคุณ

  1. ใน Publisher ให้คลิก การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > พิมพ์รายการใหม่

    ตัวเลือกปุ่มเลือกผู้รับของการส่งจดหมาย

  2. ในแถวแรก ให้พิมพ์ข้อมูลสำหรับบุคคลแรกในรายการของคุณ

    กล่อง รายการที่อยู่ใหม่

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนคอลัมน์ใน Publisher ให้คลิกปุ่ม กำหนดคอลัมน์เอง จากนั้นคุณสามารถเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ และเรียงลำดับคอลัมน์ใหม่ในรายการได้

  3. เมื่อคุณได้ใส่ข้อมูลทั้งหมดสำหรับบุคคลนั้นแล้ว ให้กด รายการใหม่ และพิมพ์ข้อมูลสำหรับบุคคลต่อไปบนรายการของคุณ

    ตัวเลือกสำหรับการสร้างหรือการเปลี่ยนแปลงรายการที่อยู่

  4. หลังจากที่คุณได้เพิ่มทุกคนลงในรายการของคุณแล้ว ให้คลิก ตกลง

  5. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ในกล่อง ชื่อไฟล์ แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณจะบันทึกรายการ

ถ้าคุณมีรายการอยู่

  1. คลิก การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

    ตัวเลือก เลือกผู้รับของการส่งจดหมาย

  2. ถ้ารายการของคุณอยู่ในสเปรดชีตหรือฐานข้อมูล ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ เรียกดูไฟล์ที่มีรายการของคุณ คลิกไฟล์ และคลิก เปิด (ถ้าคุณได้รับพร้อมท์ให้เลือกตาราง ให้คลิก ตกลง)

  3. ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ให้คลิกที่โฟลเดอร์ที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้ และคลิก ตกลง

เลือกผู้รับที่จะรวมไว้

เมื่อคุณใช้รายการที่มีอยู่หรือที่ติดต่อ Outlook ของคุณ Publisher มีทุกคนในไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ สำหรับโครงการของคุณ คุณอาจต้องการจำกัดขอบเขตรายการนั้น

  1. คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน เลือกกล่องอยู่ถัดจากบุคคลที่คุณต้องการรวม และยกเลิกเลือกกล่องถัดจากบุคคลที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในตอนนี้

    ตัวเลือกรายการผู้รับจดหมายเวียน

เมื่อต้องการทำให้ง่ายต่อการค้นหาบุคคลที่คุณต้องการรวม คุณสามารถเรียงลำดับ หรือกรองรายการของคุณ

เรียงลำดับข้อมูลในรายการ

  1. ในกล่อง ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเรียงลำดับมากกว่าหนึ่งรายการ (ตัวอย่างเช่น ตามรัฐและตามเมือง) ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่อง ผู้รับจดหมายเวียน ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองและการเรียงลำดับ ให้เลือกสิ่งที่คุณต้องการใช้เรียงลำดับ

  2. กาเครื่องหมายในกล่องถัดจากบุคคลที่ต้องการรวมไว้ และยกเลิกการเลือกกล่องถัดจากบุคคลที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในตอนนี้

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

กรองข้อมูลในรายการ

  1. คลิกลูกศรที่ติดกับส่วนหัวของคอลัมน์รายการที่คุณต้องการกรอง

  2. คลิก (ว่าง) หรือ (ไม่ว่าง) สำหรับตัวกรองทั่วไป เมื่อต้องการกรองด้วยสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น เฉพาะบุคคลที่อาศัยอยู่ในเมืองที่ระบุ ให้คลิก (ขั้นสูง) และใส่ข้อมูลลงในกล่องสำหรับสิ่งที่คุณต้องการกรอง

    เคล็ดลับ:  ในกล่อง ตัวกรองและการเรียงลำดับ คุณยังสามารถกรองได้มากกว่าหนึ่งสิ่ง

  3. กาเครื่องหมายในกล่องถัดจากบุคคลที่ต้องการรวมไว้ และยกเลิกการเลือกกล่องถัดจากบุคคลที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในตอนนี้

    เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)

เพิ่มที่อยู่ลงในป้ายชื่อของคุณ

  1. คลิก การส่งจดหมาย > ช่องที่อยู่

    คำสั่งช่องที่อยู่ของจดหมายเวียน

  2. เลือกวิธีที่คุณต้องการให้ชื่อปรากฏขึ้น

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

    เคล็ดลับ:  เพื่อให้แน่ใจว่า Publisher จะค้นหาชื่อและที่อยู่ในรายการของคุณ ให้คลิก จับคู่เขตข้อมูล ตรวจสอบว่าเขตข้อมูลที่คุณต้องการปรากฏอยู่ในรายการ ถ้าเขตข้อมูลที่คุณต้องการระบุว่า ไม่ตรงกัน ให้คลิกรายการดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลนั้น แล้วคลิกชื่อคอลัมน์ที่ตรงกับคอลัมน์ในรายการของคุณ

  3. คลิก ตกลง

    Publisher จะเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ เมื่อคุณทำการผสานเสร็จสิ้นแล้ว Publisher จะแทนที่เขตข้อมูลนั้นด้วยที่อยู่ในป้ายชื่อแต่ละรายการ

    หมายเหตุ:  ถ้าคุณกำลังสร้างป้ายชื่อชนิดอื่นและต้องการเพิ่มข้อมูลอื่น ให้คลิก การส่งจดหมาย > แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วคลิกชื่อสำหรับข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

จัดรูปแบบที่อยู่

  1. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้เลือกเขตข้อมูล ช่องที่อยู่ รวมถึงเครื่องหมายซึ่งอยู่ที่จุดเริ่มต้นและจุดท้ายสุดด้วย

    เขตข้อมูล ช่องที่อยู่ที่เลือก

  2. คลิก รูปแบบ ของ เครื่องมือกล่องข้อความ และเลือก ฟอนต์, ขนาดฟอนต์ และ สีฟอนต์ ที่คุณต้องการ

แสดงตัวอย่างป้ายชื่อของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าป้ายชื่อของคุณจะมีลักษณะอย่างไรก่อนที่คุณจะทำการผสาน

  • คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วคลิกลูกศรเพื่อตรวจดูให้แน่ใจว่าป้ายชื่อมีลักษณะตามที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการค้นหาและแสดงตัวอย่างรายการที่เฉพาะเจาะจงในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้คลิก ค้นหาผู้รับ พิมพ์สิ่งที่คุณกำลังค้นหาลงในกล่อง ค้นหารายการ แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

หมายเหตุ: 

  • ถ้าคุณเห็นชื่อที่คุณตั้งใจจะเอาออกจากการผสาน คุณยังสามารถเอาออกได้โดยการคลิก ไม่รวมผู้รับรายนี้

  • ถ้าคุณตระหนักว่าคุณมีรายการที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ และเรียงลำดับหรือกรองเพื่อให้ได้รายการที่คุณต้องการ

พิมพ์ป้ายชื่อ

  1. คลิก เสร็จสิ้นและผสาน > ผสานไปยังเครื่องพิมพ์

    ปุ่ม เสร็จสิ้นและผสานของการส่งจดหมาย

  2. ภายใต้ การตั้งค่า ให้ตรวจดูให้แน่ใจว่า Publisher ระบุว่า หลายหน้าต่อแผ่น

  3. คลิก พิมพ์

บันทึกการตั้งค่าป้ายชื่อไว้ใช้ภายหลัง

หลังจากที่คุณทำการผสานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้บันทึกไฟล์ป้ายชื่อไว้เพื่อที่คุณจะสามารถใช้ได้อีกครั้ง

  1. คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  2. คลิกที่ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ป้ายชื่อ แล้วคลิก เรียกดู

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับสิ่งพิมพ์ประเภทป้ายชื่อของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ แล้วคลิก บันทึก

ไฟล์ป้ายชื่อยังคงเชื่อมต่อกับรายการที่อยู่ของคุณ เมื่อต้องการทำป้ายชื่ออีกครั้ง ให้เปิดไฟล์และคลิก ใช่ เมื่อ Publisher พร้อมท์คุณให้เก็บการเชื่อมต่อนั้นไว้ จากนั้น ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงบุคคลหรือรายการที่คุณรวมอยู่ในการผสาน ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง และเลือก

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×