สร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายใน Access

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

Microsoft Access 2010 ให้แก่คุณหลายตัวเลือกอื่นสำหรับการสร้างป้ายชื่อที่ประกอบด้วยข้อมูลที่เก็บไว้ในตาราง Access ของคุณ ง่ายที่สุดคือการ ใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อใน Access เพื่อสร้าง และพิมพ์รายงานที่ถูกจัดรูปแบบให้พอดีกับป้ายผนึกของคุณ ป้ายชื่อประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในตาราง Access หรือรายการที่ติดต่อข้อมูลที่นำเข้า หรือเชื่อมโยงจากแหล่งข้อมูลอื่นเช่นเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือ Microsoft Outlook คุณสามารถสร้างป้ายชื่อเป็นรายงานภายในเครื่อง หรือคุณสามารถ "ผสาน" ข้อมูลกับเอกสาร Microsoft Word และพิมพ์ป้ายผนึกจาก Word แล้ว บทความนี้สรุปขั้นตอนเกี่ยวข้อง

คุณต้องการทำสิ่งใด

ใช้ Access เพื่อสร้างและพิมพ์ป้ายผนึก

พิมพ์ข้อมูล Access โดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word

ใช้ Access เพื่อสร้างและพิมพ์ป้ายผนึก

ใน Access คุณสามารถสร้างป้ายผนึกให้เป็นรายงานที่มีการจัดรูปแบบเป็นหน้ากระดาษขนาดเล็กที่จัดพอดีกับป้ายผนึกที่ต้องการได้ การใช้งานป้ายผนึกที่พบบ่อยที่สุดคือการใช้เพื่อส่งจดหมาย แต่ข้อมูล Access ใดๆ สามารถพิมพ์ในรูปแบบป้ายผนึกเพื่อจุดประสงค์อื่นได้ ในกรณีของป้ายจ่าหน้าจดหมาย รายงานจะได้รับข้อมูลของที่อยู่จากตารางหรือแบบสอบถามที่มีที่อยู่เหล่านั้น การพิมพ์รายงานดังกล่าวจะทำให้คุณได้ป้ายผนึกแผ่นเดียวสำหรับแต่ละที่อยู่จากแหล่งระเบียนต้นแบบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมโยง หรือนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น (เช่น Microsoft Excel หรือ Microsoft Outlook) เพื่อใช้งานบนป้ายผนึกของคุณ ให้ดูบทความบทนำสู่การนำเข้า และส่งออกข้อมูล

ตัวช่วยสร้างป้ายผนึกจะถามคุณด้วยชุดข้อมูลของคำถามชุดหนึ่งที่เกี่ยวกับป้ายผนึกและข้อมูลที่คุณต้องการแสดงบนป้ายผนึก ตัวช่วยจะสร้างรายงาน ซึ่งคุณสามารถกำหนดเองได้ในภายหลังถ้าต้องการ

การสร้างป้ายผนึกโดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายผนึกใน Access

สิ่งสำคัญ: รายงานป้ายชื่อที่คุณสร้างขึ้น โดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อจะไม่เข้ากันได้กับประกาศไปยัง Access Services คุณลักษณะ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยังคงพิมพ์ป้ายผนึกเมื่อคุณมีฐานข้อมูลเปิดขึ้นในโปรแกรม Access

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง เลือกวัตถุที่ประกอบด้วยข้อมูลคุณต้องการแสดงบนป้ายชื่อของคุณ โดยทั่วไปตาราง ตารางที่ลิงก์ หรือแบบสอบถาม แต่คุณยังสามารถเลือกฟอร์มหรือรายงาน

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้คลิก ป้ายผนึก

    หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังทำงานในฐานข้อมูลเว็บ คำสั่งป้ายชื่อ จะอยู่ใต้รายงานไคลเอ็นต์

    Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    หน้าแรกของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    1. ถ้าคุณทราบผู้ผลิตและหมายเลขผลิตภัณฑ์ของป้ายผนึก ให้ทำดังต่อไปนี้

      • เลือกผู้ผลิตในกล่อง กรองโดยผู้ผลิต

      • เลือกป้ายผนึกของคุณในกล่อง ป้ายขนาดใดที่คุณต้องการ

        หรือมิฉะนั้น ให้พยายามหาผลิตภัณฑ์ที่มีค่าอยู่ในคอลัมน์ ขนาด และ จำนวนชิ้นในแนวนอน ให้ตรงกับป้ายผนึกของคุณ

        ถ้าคุณไม่พบป้ายผนึกที่คล้ายกัน ให้ทำดังต่อไปนี้   

      • คลิก กำหนดเอง แล้วคลิก สร้าง

        กล่องโต้ตอบ สร้างป้ายชื่อ จะปรากฏขึ้น

        หน้า 'สร้างป้ายผนึก' ของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      • วัดขนาดป้ายผนึกของคุณและใส่ขนาดที่วัดลงในกล่องที่เหมาะสมในกล่องโต้ตอบ สร้างป้ายชื่อ

      • ป้อนชื่อป้ายผนึกที่กำหนดเองในกล่องข้อความ ชื่อป้ายผนึก เลือกชนิดป้ายผนึกและการวางแนวที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

        ถ้าคุณได้สร้างป้ายผนึกแบบกำหนดเองไว้แล้ว และคุณต้องการเลือกป้ายผนึกดังกล่าว   

      • ให้คลิก แสดงขนาดป้ายกำหนดเอง แล้วคลิกป้ายผนึกแบบกำหนดเองที่คุณต้องการ

    2. เลือก แผ่นป้อน หรือ ต่อเนื่อง ภายใต้ ชนิดป้ายผนึก แล้วคลิก ถัดไป

    3. เลือกชื่อแบบอักษร ขนาด น้ำหนัก และสีข้อความที่คุณต้องการบนป้ายผนึก และคลิก ถัดไป

    4. ในหน้าของตัวช่วยสร้างที่ว่า คุณต้องการให้ป้ายจ่าหน้าจดหมายของคุณมีสิ่งใดอยู่บ้าง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการบนป้ายผนึกของคุณจากรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ แล้วคลิกสองครั้งที่เขตข้อมูลเพื่อเพิ่มลงในกล่อง ป้ายแบบตัวอย่าง

      การเพิ่มเขตข้อมูลลงในป้ายผนึกในตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      • เมื่อต้องการเพิ่มช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลในกล่อง ป้ายแบบตัวอย่าง ให้กด SPACEBAR

      • เมื่อต้องการสร้างบรรทัดใหม่ ให้กด ENTER

      • เมื่อต้องการย้ายไปมาระหว่างเขตข้อมูลกับบรรทัด ให้ใช้แป้นลูกศร

      • เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออกจากกล่อง ให้กด BACKSPACE

      • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความอื่นหรือเครื่องหมายวรรคตอน (ตัวอย่างเช่น เครื่องหมายจุลภาคหลังชื่อเมือง) ให้คลิกเพื่อวางตำแหน่งเคอร์เซอร์ตรงที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏแล้วเริ่มพิมพ์ ข้อความนี้จะเหมือนกันในแต่ละป้ายผนึก

        หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลชนิดข้อมูลต่อไปนี้เท่านั้น โดยใช้ตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ: ข้อความ บันทึก ตัว เลข วัน / เวลา สกุลเงิน ใช่/No หรือสิ่งที่แนบมาได้ เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลของข้อมูลชนิดอื่น ๆ เปิดรายงานป้ายชื่อในมุมมองออกแบบหลังจากที่คุณเสร็จสมบูรณ์แล้วตัวช่วยสร้างป้ายชื่อ และใช้บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนั้น เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล ในขณะที่รายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ กด ALT + F8

        เมื่อคุณจัดเรียงเขตข้อมูลบนป้ายผนึกตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

    5. บนหน้าถัดไป คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้เรียงลำดับป้ายผนึกของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเรียงตามรหัสไปรษณีย์เพื่อส่งจดหมายทีละมากๆ ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับจากรายการ เขตข้อมูลที่มีอยู่ แล้วคลิกสองครั้งเพื่อเพิ่มในกล่อง เรียงลำดับตาม เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก ถัดไป

      การตั้งค่าลำดับการจัดเรียงในตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

    6. บนหน้าสุดท้าย ให้ป้อนชื่อป้ายผนึกของคุณ แล้วคลิก เสร็จสิ้น

      หน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก

      ถ้าคุณเลือก ดูป้ายผนึกที่จะพิมพ์ บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก Access จะแสดงป้ายผนึกใน 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์' คุณสามารถคลิกที่ป้ายผนึกเพื่อย่อหรือขยาย หรือใช้ตัวควบคุมการย่อ/ขยายบนแถบสถานะได้

      ตัวควบคุมการย่อ/ขยาย

      ถ้าคุณเลือก ปรับเปลี่ยนการออกแบบป้ายผนึก บนหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างป้ายผนึก Access จะแสดงรายงานป้ายผนึกในมุมมองออกแบบ

      หมายเหตุ: ตัวอย่างก่อนพิมพ์ได้ซึ่งคุณสามารถดูคอลัมน์ ตามที่มีอยู่ออกจากมุมมองเดียว ถ้าคุณดูรายงานในมุมมองรายงานหรือมุมมองเค้าโครง Access แสดงข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์เดียว

การกำหนดลักษณะที่ปรากฏของป้ายผนึกเอง

ถ้าผลลัพธ์จากป้ายผนึกไม่เป็นอย่างที่คุณต้องการ คุณสามารถกำหนดเค้าโครงเองได้ด้วยการเปิดรายงานในมุมมองออกแบบและทำการเปลี่ยนแปลง เวลาทำงานกับป้ายผนึก การใช้มุมมองออกแบบเป็นวิธีที่ง่ายกว่าเพราะจะทำให้คุณสามารถควบคุมเค้าโครงได้แม่นยำขึ้น เมื่อต้องการดูผลลัพธ์จากการเปลี่ยนแปลงที่ทำในมุมมองออกแบบให้สลับไปยัง 'แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์'

ถ้า Access แสดงข้อความเกี่ยวกับไม่เพียงพอสำหรับช่องว่างแนวนอนเมื่อต้องการแสดงข้อมูล

ข้อความนี้ เมื่อปรากฏ คือ ผล ฝั่งของการประเมินของป้ายชื่อบางอย่าง โดยปกติแล้วจะเกิดขึ้นเมื่อป้ายผนึกมามากใกล้กับขอบซ้าย และขวาของป้ายชื่อแผ่นงาน ซึ่งสามารถทำให้ตัวช่วยสร้างเพื่อระบุหน่วยวัดบางอย่างที่อยู่นอกช่วงการพิมพ์ปกติ และที่ในทางกลับสาเหตุที่ ข้อความปรากฏขึ้นเมื่อคุณแสดงตัวอย่าง หรือพิมพ์ป้ายผนึก

ถ้าคุณพอใจกับการจัดแนวข้อความในป้ายผนึก และคุณไม่ได้รับหน้าเปล่าหน้าทุก แล้วคุณอาจต้อง การปล่อยให้ดีไซน์ของรายงานที่เป็นอยู่ เพียงแค่คลิกตกลงบนข้อความแต่ละครั้งที่นั้นปรากฏขึ้น มิฉะนั้น คุณสามารถลองปรับบางอย่างของหน้าการตั้งค่าตัวเลือกตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้

ถ้าข้อมูลของคุณจัดเรียงไม่ตรงกับป้ายผนึก

โดยส่วนใหญ่ คุณสามารถแก้ไขปัญหาเล็กน้อยที่เกิดกับเค้าโครงป้ายผนึกของคุณได้ด้วยการปรับเปลี่ยนในมุมมองออกแบบ คุณสามารถย้ายตัวควบคุมและปรับขนาดป้ายผนึกด้วยการเปลี่ยนความกว้างหรือความสูงของส่วนรายละเอียด

เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ คลิกขวารายงานในบานหน้าต่างนำ ทางแล้ว คลิกมุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนระยะขอบหรือระยะห่างระหว่างป้ายชื่อ คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ ในมุมมองออกแบบ:

  • บนแท็บการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในกลุ่มเค้าโครงหน้ากระดาษ คลิกคอลัมน์

    กล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ จะแสดง โดยเลือกแท็บคอลัมน์ ที่เลือกไว้

แท็บ 'คอลัมน์' ของกล่องโต้ตอบ 'การตั้งค่าหน้ากระดาษ'

คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าในสามส่วนต่อไปนี้ของกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

ส่วน

ตัวเลือก

คำอธิบาย

การตั้งค่าเส้นตาราง

จำนวนคอลัมน์

ค่านี้ควรเท่ากับจำนวนป้ายผนึกตามแนวขวางของหน้ากระดาษ

ช่องว่างระหว่างแถว

ป้อนค่าใหม่เพื่อเพิ่มหรือลดช่องว่างแนวตั้งระหว่างแถวของป้ายผนึก

ช่องว่างระหว่างคอลัมน์

ป้อนค่าใหม่เพื่อเพิ่มหรือลดช่องว่างแนวนอนระหว่างคอลัมน์ของป้ายผนึก

ขนาดคอลัมน์

กว้าง

โปรดพิจารณาการตั้งค่าระยะขอบและช่องว่างระหว่างคอลัมน์เมื่อตั้งค่านี้

คุณสามารถตรวจสอบและปรับระยะขอบด้วยการคลิก ตัวเลือกการพิมพ์ ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าหน้ากระดาษ

สูง

ปรับความสูงของป้ายผนึกแต่ละป้าย ถ้าจำเป็น

เหมือนกับส่วนรายละเอียด

ถ้าเลือก จะเป็นการตั้งค่าความกว้างและความสูงของคอลัมน์ให้เท่ากับความกว้างและความสูงของส่วนรายละเอียดในมุมมองออกแบบ

เค้าโครงคอลัมน์

ลงแล้วซ้ายไปขวา

ถ้าเลือก จะเป็นการพิมพ์ป้ายผนึกของคุณจากคอลัมน์แรกลงมา จากนั้นเป็นคอลัมน์ที่สอง ต่อเนื่องไปตามลำดับ

ซ้ายไปขวาแล้วลง

ถ้าเลือก จะเป็นการพิมพ์ป้ายผนึกแถวแรกก่อน จากนั้นจึงเป็นแถวที่สอง ต่อเนื่องไปตามลำดับ

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบตั้งค่าหน้ากระดาษ ในตัวอย่างก่อนพิมพ์ โดยคลิกที่คอลัมน์ บนแท็บตัวอย่างก่อนพิมพ์ เมื่อคุณคลิกตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนแปลงของคุณจะแสดงในตัวอย่างก่อนพิมพ์ทันที

การพิมพ์ป้ายผนึก

  1. เปิดรายงานในมุมมองใดๆ (หรือเลือกรายงานในบานหน้าต่างนำทาง)

  2. บนแท็บไฟล์ คลิกพิมพ์ แล้ว คลิ กพิมพ์

    Access แสดงกล่องโต้ตอบ การพิมพ์

  3. ป้อนทางเลือกสำหรับตัวเลือก เช่น เครื่องพิมพ์ ช่วงระยะที่พิมพ์ หรือจำนวนสำเนา

  4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

พิมพ์ข้อมูล Access โดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word

ถ้าที่อยู่ของคุณเก็บใน Access แต่คุณต้องการส่งออกไปที่ Word เพื่อใช้ความสามารถในการทำจดหมายเวียนของ Word จัดรูปแบบและพิมพ์ป้ายผนึก คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนใน Word ได้

หมายเหตุ: กระบวนงานนี้นำไปใช้เฉพาะกับฐานข้อมูลไคลเอ็นต์ คำสั่งWord ผสาน จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับฐานข้อมูลบนเว็บ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้เลือกตารางหรือแบบสอบถามที่มีข้อมูลซึ่งคุณต้องการพิมพ์

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มการส่งออกคลิกWord ผสาน.

  3. ในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Word Microsoft ถ้าคุณได้สร้างเอกสารแล้ว และคุณต้องการเชื่อมโยงข้อมูลของคุณได้ คลิกเชื่อมโยงข้อมูลของคุณไปยังเอกสาร Microsoft Word ที่มีอยู่ มิฉะนั้น คลิกสร้างเอกสารใหม่ และลิงก์ข้อมูลไปแล้ว

  4. คลิก ตกลง

    ถ้าคุณเลือก เชื่อมโยงข้อมูลของคุณไปยังเอกสาร Microsoft Word ที่มีอยู่ กล่องโต้ตอบ เลือกเอกสาร Microsoft Word จะเปิดขึ้นมา ให้เลือกเอกสารที่คุณต้องการ แล้วคลิก เปิด เอกสารดังกล่าวจะเปิดในโปรแกรม Word

    ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างเอกสารใหม่ Word จะเปิดเอกสารเปล่าขึ้นมา

  5. ใน Word ทำตามคำแนะนำในบานหน้าต่างจดหมายเวียน เมื่อคุณมาถึงขั้นตอนที่ 3 ของกระบวนการจดหมายเวียนของ Word (เลือกผู้รับ), แหล่งข้อมูลที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ของกระบวนการนี้จะได้ถูกเลือกไว้

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน Word ดูวิธีใช้ Word

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ Word เพื่อพิมพ์ที่อยู่ของคุณ ไม่ว่าที่อยู่จะเก็บไว้ที่ใดก็ตาม จากโปรแกรม Word คุณสามารถเชื่อมต่อกับรายการที่อยู่ที่เก็บไว้ในโปรแกรมต่างๆ เช่น Excel, Outlook และ Access หรือถ้าคุณยังไม่มีรายการที่อยู่ คุณสามารถสร้างขึ้นใหม่ใน Word จากนั้นจึงค่อยพิมพ์ป้ายผนึก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่วิธีใช้ Word

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×