สร้างนโยบายการลบเอกสารใน SharePoint Server 2016

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

องค์กรที่มักจำเป็นต้องมีการเก็บรักษาไว้เอกสารสำหรับระยะเวลาได้เนื่องจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทางกฎหมาย หรือข้อบังคับอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม การเก็บรักษาเอกสารนานเกินกว่าจำเป็นสามารถแสดงองค์กรเพื่อความเสี่ยงทางกฎหมาย

ด้วยนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถวางลดความเสี่ยง โดยลบเอกสารในไซต์หลังจากระยะเวลาเฉพาะเจาะจง — ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลบออกโดยอัตโนมัติเอกสารใน OneDrive ของผู้ใช้สำหรับธุรกิจไซต์ครบห้าปีหลังจากที่เอกสารถูกสร้างขึ้นได้

หลังจากที่คุณสร้างนโยบายการลบเอกสาร คุณสามารถกำหนดไว้ในไซต์คอลเลกชันเทมเพลตเป็น เพื่อให้พร้อมใช้งานสำหรับทุกไซต์คอลเลกชันสร้างจากเทมเพลนโยบาย คุณยังสามารถกำหนดนโยบายเฉพาะในไซต์คอลเลกชัน ซึ่งแทนนโยบายใด ๆ ที่อาจถูกมอบหมายให้กับต้นแบบสำหรับไซต์คอลเลกชัน

ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เทมเพลตนโยบาย

คุณสามารถสร้างนโยบายการลบเอกสารตั้งแต่ หรือคุณสามารถใช้นโยบายอย่างหนึ่ง ศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบรวมนโยบายตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เป็น หรือคุณสามารถใช้เป็นจุดเริ่มต้นแล้วเปลี่ยนชื่อ หรือปรับเปลี่ยนได้ อีกด้วย

เทมเพลตนโยบาย

ตัวอย่างของวิธีใช้นโยบายการลบเอกสาร

เทมเพลตไซต์คอลเลกชันหรือไซต์คอลเลกชันสามารถมีที่กำหนดให้กับนโยบายมากกว่าหนึ่ง และแต่ละมีนโยบายเหล่านั้นสามารถมีอย่าง น้อยหนึ่งกฎ อย่างไรก็ตาม สามารถนโยบายเดียวเท่านั้นที่จะเปิดใช้งานสำหรับแต่ละไซต์ และสามารถลบเพียงหนึ่งกฎที่ใช้งานอยู่ตลอดเวลาสำหรับไลบรารีภายในไซต์

ไดอะแกรมที่แสดงนโยบายและกฎ

นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกนโยบายเป็นบังคับหรือเริ่มต้น และคุณสามารถเลือกการลบกฎเป็นกฎเริ่มต้น:

  • นโยบายการบังคับนั่นคือเมื่อนโยบายถูกทำเครื่องหมายบังคับ นโยบายเดียวเท่านั้นคุณสามารถกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชันหรือเทมเพลได้ นโยบายต้องทำเครื่องหมายเป็นค่าเริ่มต้น และจะถูกนำไปใช้กับไซต์ทั้งหมด เจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากนโยบาย

  • นโยบายเริ่มต้นนั่นคือเมื่อนโยบายถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น นโยบายที่จะใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ทั้งหมดที่ได้ถูกมอบหมายให้กับการดำเนินการที่จำเป็นเจ้าของไซต์

  • กฎเริ่มต้นนั่นคือเมื่อการลบกฎถูกตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น นั่นคือโดยอัตโนมัตินำไปใช้กับไลบรารีทั้งหมดในไซต์ที่ใช้นโยบาย

ตัวอย่างต่อไปนี้อธิบายเมื่อคุณอาจต้องการใช้นโยบายบังคับ หรือนโยบายเริ่มต้น และกฎ

ตัวอย่างที่ 1: นำนโยบายเดียวกับกฎเดียวลงในเทมเพลไซต์คอลเลกชัน

คุณอาจต้องการบังคับใช้นโยบายการลบเอกสารคลุมเนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้าง เช่นทั้งหมด OneDrive for Business ไซต์หรือไซต์ทีมทั้งหมดหลากหลาย ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่า นโยบายการลบเอกสารเดียวที่ใช้งานอยู่ในไซต์ทั้งหมดที่สร้างจากเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถ:

  1. สร้างนโยบายเดียว ด้วยการลบกฎเริ่มต้นเดียว

  2. ตั้งค่านโยบายเป็นบังคับและเริ่มต้น

  3. กำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

ในตัวอย่างนี้ เริ่มต้นการลบกฎจะถูกนำไปใช้กับไลบรารีทั้งหมดในคอลเลกชันไซต์ทั้งหมดที่สร้างจากเทมเพล และเจ้าของไซต์ไม่สามารถเลือกออกจากนโยบาย นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการอย่างแพร่หลาย และ rigidly บังคับใช้นโยบายการลบเอกสาร

ไดอะแกรมของนโยบายบังคับเดียวและกฎ

ตัวอย่างที่ 2: นโยบายเดียวกับกฎหลายนำไปใช้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

เจ้าของไซต์มักจะทราบว่ามีดีที่สุดเนื้อหาชนิดใดไซต์ของพวกเขา เพื่อให้คุณอาจเลือกที่จะอนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลือกลบกฎที่ดีที่สุดที่เกี่ยวข้องกับไซต์ของพวกเขา คุณอาจต้องการอนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเข้าร่วมทั้งหมดออกจากนโยบาย

ในเวลาเดียวกัน คุณยังคงจากส่วนกลางสามารถสร้าง และจัดการนโยบาย คุณยังสามารถเลือกนโยบายและกฎหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้นโยบายมักมีผลจนกระทั่งเจ้าของไซต์เลือกอื่น หรืองานออกได้ ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นดังกล่าวให้กับเจ้าของไซต์ คุณสามารถ:

  1. สร้างนโยบายเดียว ด้วยการลบกฎหลาย และตั้งค่ากฎหนึ่งเป็นค่าเริ่มต้น

  2. ตั้งค่านโยบายเป็นนโยบายเริ่มต้น

  3. กำหนดนโยบายให้เทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

เจ้าของไซต์สามารถเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งของกฎการลบแบบสลับเว้น เลือกออกจากนโยบาย หรือทำสิ่งใด และจะขึ้นอยู่กับนโยบายเริ่มต้นและกฎ

ไดอะแกรมของนโยบายเดียวกับกฎมากมาย

ตัวอย่างที่ 3: นโยบายหลายอย่าง น้อยหนึ่งกฎนำไปใช้กับไซต์คอลเลกชัน

ตัวอย่างนี้มีความยืดหยุ่นมากที่สุดกับเจ้าของไซต์ได้เนื่องจากพวกเขาสามารถเลือกจากนโยบายหลาย และหลังจากเลือกนโยบาย พวกเขาสามารถมักจะเลือกจากหลาย ๆ กฎ นโยบายและกฎหนึ่งถูกตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้น เพื่อให้นโยบายมักมีผลจนกระทั่งเจ้าของไซต์เลือกอื่น หรืองานออก โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่านโยบายและกฎเป็นค่าเริ่มต้น แล้วไม่นโยบายหรือกฎจะใช้งานสำหรับไลบรารีเอกสารในไซต์จนกว่าเจ้าของไซต์จะดำเนินการเลือก และนำไปใช้

ไม่เหมือนกับสองตัวอย่างข้าง นโยบายเหล่านี้ถูกกำหนดให้กับเฉพาะไซต์คอลเลกชันซึ่งไม่แม่แบบไซต์คอลเลกชัน นั่นหมายความว่า นโยบายสามารถถูกปรับเพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเนื้อหาในคอลเลกชันไซต์ที่เฉพาะเจาะจง

นโยบายและกฎจะสืบทอดมา เจ้าของไซต์สามารถเลือกนโยบายและกฎสำหรับไซต์ของพวกเขา และไซต์ย่อยทั้งหมดนโยบายการสืบทอดมาจากรายการแม่ อย่างไรก็ตาม เจ้าของไซต์ย่อยสามารถตัดการสืบทอด โดยการเลือกนโยบายอื่นและกฎ ซึ่งจะใช้กับไซต์ย่อยทั้งหมดจนกว่าการสืบทอดสิทธิ์จะใช้งานไม่ได้อีกครั้ง

เมื่อต้องการตั้งค่าสถานการณ์นี้ คุณสามารถ:

  1. สร้างนโยบายหลายว่า แต่ละรายการประกอบด้วยมากกว่า หนึ่งกฎ

  2. ตั้งค่านโยบายและกฎเป็นค่าเริ่มต้น

  3. กำหนดนโยบายการรักษาความกับเฉพาะไซต์คอลเลกชัน

นอกจากนี้ นโยบายและกฎถูกปรับให้เข้ากับเฉพาะไซต์คอลเลกชัน ที่เจ้าของไซต์สามารถตัดการสืบทอด ด้วยการเลือกนโยบายและกฎที่ดีที่สุดนำไปใช้กับไซต์ของพวกเขา

ไดอะแกรมมีนโยบายจำนวนมากกับกฎมากมาย

สร้างนโยบายการลบเอกสาร

  1. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ > ในการนำทางด้านซ้าย เลือกนโยบายการลบ ออก

    นโยบายการลบลิงก์

  2. เลือกรายการใหม่

  3. ใส่ชื่อนโยบายและคำอธิบาย เจ้าของไซต์อาจเลือกนโยบายสำหรับไซต์ของพวกเขาโดยยึดตามชื่อและคำอธิบาย นี้เพื่อรวมข้อมูลเพียงพอสำหรับให้เลือกนโยบายถูกต้องได้

  4. เมื่อต้องการสร้างกฎ เลือกใหม่

  5. ใส่ชื่อ และเลือกตัวเลือกต่อไปนี้:

    • เลือกว่า กฎจะอย่างถาวรเอกสาร หรือลบเหล่านั้นไปยังถังรีไซเคิล ถังรีไซเคิลให้สุทธิความปลอดภัยของขั้นตอนที่สองก่อนรายการจะถูกลบออกจากไซต์อย่างถาวร สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับถังรีไซเคิล ดูล้างถังรีไซเคิล หรือคืนค่าไฟล์ของคุณ

    • เลือกว่า จะคำนวณวันการลบจากวันเมื่อเอกสารถูกสร้าง หรือปรับเปลี่ยนล่าสุด

    • ใส่หมายเลขของวัน เดือน หรือปีเป็นระยะเวลาที่จะลบเอกสาร

    • เลือกว่า กฎนั้นเป็นกฎเริ่มต้น กฎแรกที่คุณสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติได้ถูกตั้งค่าเป็นกฎเริ่มต้น กฎเริ่มต้นโดยอัตโนมัติได้ถูกนำไปใช้กับไลบรารีทั้งหมดในไซต์ที่ใช้นโยบาย

    หน้ากฎใหม่

  6. เลือก Save

  7. สร้างกฎเพิ่มเติมถ้าคุณต้องการให้เจ้าของไซต์เพื่อให้สามารถเลือกกฎที่แตกต่างกันเพื่อนำไปใช้กับไซต์ของพวกเขา กฎเริ่มต้น ถ้ามี จะใช้ถ้ายังเจ้าของไซต์จะไม่มีการดำเนินการ

  8. เมื่อต้องการลบกฎจากนโยบาย เลือกกฎ >ลบ

    หมายเหตุ: โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณลบกฎ และนโยบายประกอบด้วยกฎเริ่มต้น นั้นไม่มีกฎจะมีผลใช้ต่อสำหรับนโยบายที่นั่นคือกล่าว ไม่มีเอกสารจะถูกลบออก

กำหนดนโยบายการลบเอกสารลงในเทมเพลไซต์คอลเลกชัน

เป็นเรื่องสำคัญเพื่อทำความเข้าใจว่า ช่วงเวลาที่ระบุไว้สำหรับเอกสารนโยบายการลบหมายความว่า เวลาเนื่องจากเอกสารถูกสร้าง หรือปรับ เปลี่ยน ไม่เวลาเนื่องจากนโยบายถูกกำหนดไว้ เมื่อคุณกำหนดนโยบายเป็นครั้งแรก เอกสารทั้งหมดในไซต์จะถูกประเมิน และ พวกเขาตรงตามเกณฑ์พวกเขาจะถูกลบออก นี้นำไปใช้กับเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด ไม่เพียงแค่ใหม่เอกสารที่สร้างขึ้นเนื่องจากนโยบายถูกมอบหมาย

  1. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ > ในการนำทางด้านซ้าย เลือกกำหนดนโยบายสำหรับเทมเพล

    กำหนดนโยบายสำหรับลิงก์ของเทมเพลต

  2. เลือกรายการใหม่

  3. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการกำหนดนโยบายให้เทมเพลตคอลเลกชันไซต์เช่นเทมเพลตไซต์ทีม เลือกกำหนดให้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน ทางแล้ว เลือกเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

    • เมื่อต้องการกำหนดนโยบายของผู้ใช้หนึ่งในไดรฟ์สำหรับไซต์ธุรกิจ เลือกกำหนดไปยัง OneDrive for Business เทมเพลต ถูกเน้นด้านล่าง

      เมื่อคุณกำหนดนโยบายในไซต์คอลเลกชันเทมเพลตเป็น ว่า นโยบายจะพร้อมใช้งาน ทั้งคอลเลกชันไซต์ที่มีอยู่ที่สร้างจากเทมเพล และไซต์คอลเลกชันที่ถูกสร้างขึ้นในอนาคต

      มอบหมายไปยัง OneDrive สำหรับตัวเลือกเทมเพลธุรกิจ

  4. เลือก Save

    หมายเหตุ: แต่ละเทมเพลมีเพียงหนึ่งชุดมีนโยบายที่กำหนดไว้ ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดที่แจ้งว่า เทมเพลตนี้มีนโยบายที่กำหนดไว้แล้ว เลือกยกเลิก >กำหนดนโยบายสำหรับเทมเพลต ในการนำทางด้านซ้าย > เลือกเทมเพลตเพื่อดู และจัดการการตั้งค่านโยบายที่จะมอบหมายไปแล้ว

  5. เลือกจัดการนโยบายกำหนด เลือกนโยบายที่คุณต้องการกำหนด จากนั้น เลือกนโยบายหนึ่งว่านโยบายเริ่มต้น เมื่อคุณตั้งค่านโยบายเริ่มต้น ไซต์ทั้งหมดที่มอบหมายลงในนโยบายการโดยอัตโนมัติได้นโยบายการใช้งานอยู่กับการดำเนินการที่จำเป็นเจ้าของไซต์

    เพิ่ม และจัดการหน้านโยบาย

  6. เลือก Save

  7. ถ้าคุณต้องการบังคับใช้นโยบายบนไซต์ทั้งหมดโดยไม่อนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลิก เลือกนโยบายการทำเครื่องหมายบังคับ เมื่อคุณทำนโยบาย บังคับที่นโยบายเดียวเท่านั้นสามารถสามารถกำหนดให้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน นโยบายความต้องยังสามารถทำเครื่องหมายเป็นค่าเริ่มต้น

    ถ้าตัวเลือกนี้เป็นสีเทา เลือกจัดการนโยบายกำหนด และดูให้แน่ใจว่า นโยบายอย่างน้อยหนึ่งถูกมอบหมาย และตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น

  8. เลือก Save

กำหนดนโยบายการลบเอกสารให้กับไซต์คอลเลกชัน

เป็นเรื่องสำคัญเพื่อทำความเข้าใจว่า ช่วงเวลาที่ระบุไว้สำหรับเอกสารนโยบายการลบหมายความว่า เวลาเนื่องจากเอกสารถูกสร้าง หรือปรับ เปลี่ยน ไม่เวลาเนื่องจากนโยบายถูกกำหนดไว้ เมื่อคุณกำหนดนโยบายเป็นครั้งแรก เอกสารทั้งหมดในไซต์จะถูกประเมิน และ พวกเขาตรงตามเกณฑ์พวกเขาจะถูกลบออก นี้นำไปใช้กับเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมด ไม่เพียงแค่ใหม่เอกสารที่สร้างขึ้นเนื่องจากนโยบายถูกมอบหมาย

  1. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ > ในการนำทางด้านซ้าย เลือกกำหนดนโยบายสำหรับไซต์คอลเลกชัน

    กำหนดนโยบายสำหรับไซต์คอลเลกชันที่ลิงก์

  2. เลือกรายการใหม่

  3. เลือกไซต์คอลเลกชัน > การค้นหาสำหรับไซต์คอลเลกชันด้วยชื่อหรือ URL > เลือกไซต์คอลเลกชัน >บันทึก

    เคล็ดลับ: เมื่อคุณค้นหาสำหรับไซต์คอลเลกชัน คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเครื่องหมายดอกจัน (*) เมื่อการค้นหาชื่อเรื่องของคอลเลกชันการค้นหา ตัวอย่างเช่น ค้นหา * ไซต์ * ส่งกลับ "เนื้อหาไซต์" และ "ไซต์การประกาศเริ่มต้น" ไซต์คอลเลกชัน ยัง ใส่เพียงตัวเดียวเครื่องหมายดอกจันในกล่องค้นหา และการค้นหาแล้ว คือ วิธีที่รวดเร็วเพื่อดูจำนวน (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ของไซต์คอลเลกชัน

    เลือกกล่องโต้ตอบไซต์คอลเลกชัน

    หมายเหตุ: แต่ละไซต์คอลเลกชันสามารถมีเพียงหนึ่งชุดมีนโยบายที่กำหนดไว้ ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดที่แจ้งว่า นี้ไซต์คอลเลกชันแล้วมีนโยบายที่กำหนดไว้ เลือกยกเลิก >กำหนดนโยบายสำหรับไซต์คอลเลกชัน ในการนำทางด้านซ้าย > เลือกไซต์คอลเลกชันเพื่อดู และจัดการการตั้งค่านโยบายที่จะมอบหมายไปแล้ว

  4. เลือกจัดการนโยบายกำหนด เลือกนโยบายที่คุณต้องการกำหนด จากนั้น เลือกนโยบายหนึ่งว่านโยบายเริ่มต้น เมื่อคุณตั้งค่านโยบายเริ่มต้น ไซต์ทั้งหมดที่มอบหมายลงในนโยบายการโดยอัตโนมัติได้นโยบายการใช้งานอยู่กับการดำเนินการที่จำเป็นเจ้าของไซต์

    เพิ่ม และจัดการหน้านโยบาย

  5. เลือก Save

  6. ถ้าคุณต้องการบังคับใช้นโยบายบนไซต์ทั้งหมดโดยไม่อนุญาตให้เจ้าของไซต์เพื่อเลิก เลือกนโยบายการทำเครื่องหมายบังคับ เมื่อคุณทำนโยบาย บังคับที่นโยบายเดียวเท่านั้นสามารถสามารถกำหนดให้กับเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน นโยบายความต้องยังสามารถทำเครื่องหมายเป็นค่าเริ่มต้น

    ถ้าตัวเลือกนี้เป็นสีเทา เลือกจัดการนโยบายกำหนด และดูให้แน่ใจว่า นโยบายอย่างน้อยหนึ่งถูกมอบหมาย และตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น

  7. เลือก Save

ลบการกำหนดนโยบาย

เมื่อคุณลบการกำหนด นโยบายการกำหนดจะไม่นำไปใช้กับไซต์ที่มีอยู่ในไซต์คอลเลกชัน หรือสร้างจากเทมเพลตไซต์คอลเลกชัน

  1. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ > ในการนำทางด้านซ้าย เลือกกำหนดนโยบายสำหรับเทมเพลต หรือกำหนดนโยบายสำหรับไซต์คอลเลกชัน

  2. เลือกรายการกำหนด > ... >ลบรายการ ออก

ลบนโยบาย

คุณไม่สามารถลบนโยบายที่ใช้ ก่อนที่คุณสามารถลบนโยบาย ก่อนอื่นคุณต้องลบทั้งหมดกำหนดให้กับไซต์คอลเลกชันและเทมเพลตที่มีนโยบายนั้น

  1. ในศูนย์นโยบายการปฏิบัติตามกฎระเบียบ > ในการนำทางด้านซ้าย เลือกนโยบายการลบ ออก

  2. เลือกนโยบาย

  3. บน Ribbon > แท็บรายการ >เอานโยบาย

    เอานโยบายปุ่มบน Ribbon

  4. ถ้านโยบายถูกใช้ คุณจะถูกร้องขอถ้า คุณต้องการเอานโยบายจากไซต์คอลเลกชันที่กำลังถูกใช้ทั้งหมด ถ้าคุณแน่ใจว่า เลือกตกลง

ข้อมูลเพิ่มเติม

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×