สร้างตาราง

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล Access คุณจะเก็บข้อมูลในตารางซึ่งเป็นรายการที่ยึดตามเรื่องที่มีแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตาราง ที่ติดต่อ เพื่อเก็บรายชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างตาราง ผลิตภัณฑ์ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

บทความนี้จะอธิบายวิธีสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง และวิธีตั้งค่าคีย์หลักของตาราง และยังอธิบายวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วย

เนื่องจาก วัตถุฐานข้อมูล อื่นๆ จะขึ้นอยู่ตารางเป็นสำคัญ ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลของคุณด้วยการสร้างตารางทั้งหมดแล้วจึงสร้างวัตถุอื่นๆ ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความที่ชื่อว่า พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างตารางใหม่

การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง

บันทึกตาราง

ภาพรวม

ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล

แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์

แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์

เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact

ตารางลูกค้าใน Access แสดงเค้าโครงของระเบียนและเขตข้อมูล

1. ระเบียน

2. เขตข้อมูล

3. ค่าเขตข้อมูล

ฐานข้อมูล Access สามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์

คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย

แผ่นคุณสมบัติของตารางและแผ่นคุณสมบัติของเขตข้อมูล
ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ

1. คุณสมบัติของตาราง

2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น

คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล

ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือไฟล์ที่แนบจำนวนมาก

การตั้งค่าชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

  • คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

  • ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี

  • คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

    คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็นข้อความ ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon

ตัวอย่างของการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติ

ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติในมุมมองแผ่นข้อมูล

ถ้าคุณใส่ข้อมูล:

Access จะสร้างเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเป็น

John

ข้อความ

http://www.contoso.com

คุณสามารถใช้ส่วนนำหน้าอินเทอร์เน็ตโพรโทคอลใดๆ ก็ได้ ตัวอย่างเช่น http://, https:// และ mailto: ต่างเป็นส่วนนำหน้าที่ถูกต้อง

ไฮเปอร์ลิงก์

1

Number, Long Integer

50,000

Number, Long Integer

50,000.99

Number, Double

50000.389

Number, Double

12/67

รูปแบบวันที่และเวลาที่โปรแกรมจะรู้จักนั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

วันที่/เวลา

31 ธันวาคม 2016

วันที่/เวลา

10:50:23

วันที่/เวลา

10:50

วันที่/เวลา

17:50

วันที่/เวลา

$12.50

สัญลักษณ์สกุลเงินที่โปรแกรมจะรู้จักนั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

สกุลเงิน

21.75

Number, Double

123.00%

Number, Double

3.46E+03

Number, Double

ความสัมพันธ์ของตาราง

แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน ตารางในฐานข้อมูล Access มักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น

  • ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ

  • ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน คุณจึงต้องหาวิธีที่จะผูกข้อมูลไว้ด้วยกันเพื่อให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน

คีย์

เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

  • คีย์หลัก    ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้าที่ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลมักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล

  • Foreign Key    ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อ โดยใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID

เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ของตาราง Access แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์
ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์

1. คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล

2. Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์

การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้

  • ความสอดคล้องกัน    เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ

  • ประสิทธิภาพ    การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

  • เข้าใจง่าย    การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

เคล็ดลับ: วางแผนตารางของคุณโดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ คุณสามารถใช้ ตัวช่วยสร้างการค้นหา ในการสร้างเขตข้อมูล Foreign Key ถ้ามีตารางที่มีคีย์หลักที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว ตัวช่วยสร้างการค้นหาจะสร้างความสัมพันธ์ให้คุณ

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่

ฐานข้อมูลอย่างง่ายอาจใช้ตารางเพียงตารางเดียวได้ เช่น รายการที่ติดต่อ อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากจะใช้ตารางหลายตาราง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ คุณได้สร้างไฟล์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะทำหน้าที่เป็นคอนเทนเนอร์สำหรับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ รวมถึงตารางของคุณด้วย

คุณสามารถสร้างตารางได้โดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ การแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือการนำเข้าหรือการลิงก์ไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel, เอกสาร Microsoft Word, ไฟล์ข้อความ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ โปรแกรมจะแทรกตารางเปล่าใหม่ให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใส่ข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มต้นกำหนดค่าเขตข้อมูลได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง

ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

  1. คลิก ไฟล์ > ใหม่ ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office > ใหม่

  2. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่

  3. เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

  4. คลิก สร้าง

    ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

  1. คลิก ไฟล์ > เปิด ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office > เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

  3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

    ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

นำเข้าหรือลิงก์เพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางโดยนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้ คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในแผ่นงาน Excel, รายการ SharePoint, ไฟล์ XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Outlook และอื่นๆ นอกจากนี้ได้

เมื่อนำเข้าข้อมูล คุณจะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับในภายหลังจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นำเข้า และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ หลังจากเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและนำเข้าข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นำเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลได้ คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่นำเข้าได้

เมื่อลิงก์ไปยังข้อมูล คุณจะสร้างตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งเป็นการลิงก์แบบสดไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่ลิงก์ คุณจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลด้วยเช่นกัน เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงอยู่ในตารางที่ลิงก์ คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในทุกครั้งที่ใช้ตารางที่ลิงก์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่ลิงก์ได้

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในแผ่นงาน Excel โดยใช้ตารางที่เชื่อมโยงได้ การแก้ไขปัญหาชั่วคราวทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังฐานข้อมูล Access แล้วเชื่อมโยงไปยังฐานข้อมูลจาก Excel

สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลภายนอก

  1. คลิก ไฟล์ > เปิด ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office > เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางใหม่

  3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อหนึ่งที่พร้อมใช้งาน ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 แหล่งข้อมูลจะอยู่ในกลุ่ม นำเข้า

    รูป Ribbon ของ Access

  4. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏในแต่ละขั้นตอน

    Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง

คุณยังสามารถนำเข้าหรือลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ได้โดยใช้คำสั่งบนแท็บ สร้าง

ด้านบนของหน้า

ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลซึ่งนำเข้าหรือลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ได้ คุณยังสามารถสร้างรายการ SharePoint ใหม่โดยใช้เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ด้วย เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Access รวมถึงที่ติดต่อ งาน ประเด็น และเหตุการณ์

  1. คลิก ไฟล์ > เปิด ถ้าคุณใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office > เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางใหม่ แล้วคลิก เปิด

  3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint

  4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • สร้างรายการ SharePoint โดยยึดตามแม่แบบ

      1. คลิก ที่ติดต่อ, งาน, ปัญหา หรือ เหตุการณ์

      2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ

      3. ใส่ชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย

      4. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

    • สร้างรายการใหม่ที่กำหนดเอง

      1. คลิก กำหนดเอง

      2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ

      3. ใส่ชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย

      4. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

    • นำเข้าข้อมูลจากรายการที่มีอยู่

      1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่

      2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

      3. คลิก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก ถัดไป

      4. ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการ SharePoint ที่คุณต้องการนำเข้า

    • ลิงก์ไปยังรายการที่มีอยู่

      1. คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่

      2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - ไซต์ SharePoint ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีรายการซึ่งคุณต้องการลิงก์ไป

      3. คลิก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ถัดไป

      4. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการ SharePoint ที่คุณต้องการลิงก์

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง

คุณควรระบุคีย์หลักสำหรับตาราง เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลที่เหมาะสมที่จะไม่ดำเนินการตามนั้น Access จะสร้างดัชนีสำหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของฐานข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ Access จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกระเบียนมีค่าที่อยู่ในเขตข้อมูลคีย์หลัก และเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน การมีค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ มิฉะนั้นจะไม่สามารถแยกความแตกต่างระหว่างแถวหนึ่งๆ ออกจากแถวอื่นได้

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะสร้างคีย์หลักและกำหนดชื่อเขตข้อมูลของ ID และชนิดข้อมูล AutoNumber ให้โดยอัตโนมัติ

ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือเอาคีย์หลักออก หรือตั้งค่าคีย์หลักให้กับตารางที่ยังไม่มีคีย์หลักได้

กำหนดเขตข้อมูลที่จะใช้เป็นคีย์หลัก

ในบางครั้ง คุณอาจมีข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลักอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหมายเลข ID ของพนักงานอยู่แล้ว ถ้าคุณสร้างตารางเพื่อติดตามข้อมูลพนักงาน คุณอาจตัดสินใจใช้ ID พนักงานที่มีอยู่แล้วเป็นคีย์หลักของตาราง หรือบางครั้ง ID พนักงานจะไม่ซ้ำกันเมื่อมีการรวมกับ ID แผนก โดยกำหนดให้คุณใช้ทั้งสองเขตข้อมูลเป็นคีย์หลัก คีย์หลักที่ถือเป็นตัวเลือกที่ดีจะมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

  • แต่ละระเบียนมีค่าที่ไม่ซ้ำกันในเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูล

  • เขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลต้องไม่เป็นค่าว่างหรือ Null กล่าวคือจะต้องมีค่าอยู่เสมอ

  • ค่าจะไม่เปลี่ยนแปลง

ถ้าไม่มีข้อมูลที่เหมาะสมที่จะใช้เป็นคีย์หลัก คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลักได้ เมื่อสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลัก ให้ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น AutoNumber เพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นตรงตามคุณลักษณะสามประการในรายการก่อนหน้านี้

ตั้งค่าหรือเปลี่ยนคีย์หลัก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลง

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. ในการออกแบบตาราง ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลัก

    เมื่อต้องการเลือกหนึ่งเขตข้อมูล ให้คลิก ตัวเลือกแถว สำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    เมื่อต้องการเลือกหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกตัวเลือกแถวของแต่ละเขตข้อมูล

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

    กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

    ตัวบ่งชี้คีย์จะปรากฏที่ด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่ระบุให้เป็นคีย์หลัก

วิธีเอาคีย์หลักออก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการเอาออก

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. คลิกที่ ตัวเลือกแถว สำหรับคีย์หลักปัจจุบัน ถ้าคีย์หลักมีหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวเลือกแถวสำหรับแต่ละเขตข้อมูล

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

    กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

    ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่ก่อนหน้านี้คุณได้ระบุให้เป็นคีย์หลัก

หมายเหตุ: เมื่อบันทึกตารางใหม่โดยไม่ได้ตั้งค่าคีย์หลัก Access จะพร้อมท์ให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่สำหรับคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ใช่ Access จะสร้างเขตข้อมูล ID ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อให้ค่าที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละระเบียน ถ้าตารางมีเขตข้อมูล AutoNumber อยู่แล้ว Access จะใช้เขตข้อมูลดังกล่าวเป็นคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ไม่ใช่ Access จะไม่เพิ่มเขตข้อมูล และจะไม่มีการตั้งค่าคีย์หลัก

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

นอกจากเขตข้อมูลคุณสมบัติการตั้งค่าแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่จะนำไปใช้กับตารางทั้งหมดหรือระเบียนทั้งหมดได้

  1. เลือกตารางที่มีคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. บนแท็บ ดีไซน์ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

    กลุ่ม แสดง/ซ่อน บนแท็บ ออกแบบ ใน Access

    แผ่นคุณสมบัติของตารางจะปรากฏขึ้น

  4. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ทั่วไป

  5. คลิกที่กล่องทางด้านซ้ายของคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า แล้วใส่การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น

    คุณสมบัติตารางที่พร้อมใช้งาน

    ใช้คุณสมบัติตารางนี้

    เมื่อต้องการ

    แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint

    ระบุว่าสามารถแสดงมุมมองตามตารางบนไซต์ SharePoint ได้หรือไม่

    หมายเหตุ: ผลจากการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติฐานข้อมูล แสดงมุมมองทั้งหมดบนไซต์ SharePoint

    แผ่นข้อมูลย่อยถูกขยายออก

    ขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อคุณเปิดตาราง

    ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย

    เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณต้องการขยายหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยเพื่อแสดงทุกแถว ให้ปล่อยคุณสมบัตินี้ให้มีค่าเป็น "0"

    • ถ้าคุณต้องการควบคุมความสูงของแผ่นข้อมูลย่อย ให้ใส่ความสูงที่ต้องการเป็นนิ้ว

    การวางแนว

    ตั้งค่าการวางแนวมุมมองตามภาษาของคุณที่เป็นการอ่านจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย

    คำอธิบาย

    ใส่คำอธิบายของตาราง คำอธิบายนี้จะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือสำหรับตาราง

    มุมมองเริ่มต้น

    ตั้งค่า แผ่นข้อมูล, PivotTable หรือ PivotChart เป็นมุมมองเริ่มต้นเมื่อเปิดตาราง โปรดทราบว่าตัวเลือก PivotTable และ PivotChart ถูกนำออกจาก Access แล้วโดยเริ่มต้นจาก Access 2013

    กฎการตรวจสอบ

    ใส่นิพจน์ซึ่งต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน

    ข้อความตรวจสอบ

    ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

    ตัวกรอง

    กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ลำดับตาม

    เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย

    ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ ตารางหรือคิวรีใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่ใช้กับแผ่นข้อมูลย่อยที่ตรงตามคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลหลัก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางที่ตรงตามคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด

    ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ ตัวกรอง โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด

    ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ ลำดับตาม โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการใส่หรือการแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เป็นนิพจน์ และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างนิพจน์ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

  6. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง

คุณสามารถเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา

ก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่สามารถใช้ได้ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง

หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้

แผ่นข้อมูลใน Access ที่มีคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

1. ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

  1. สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลโดยคลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล จากเมนูทางลัด

  2. ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง

    ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น

  3. ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล

ในบางครั้งก็เป็นเรื่องง่ายที่จะเลือกเขตข้อมูลจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ตรงกับความต้องการของคุณมากกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้รายการ เขตข้อมูลเพิ่มเติม ใน Access 2010, 2013 หรือ 2016 หรือบานหน้าต่างงาน เทมเพลตเขตข้อมูล ใน Access 2007 เพื่อเลือกจากรายการของเทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอธิบายเกี่ยวกับเขตข้อมูลนั้น คำจำกัดความของเทมเพลตเขตข้อมูลประกอบด้วย ชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2010, 2013 หรือ 2016 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม

    สกรีนช็อตของกลุ่มเพิ่มและลบบนแท็บ Ribbon เขตข้อมูล

  3. เลือกเขตข้อมูลในรายการ เขตข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแทรกคอลัมน์ใหม่ Access จะวางเขตข้อมูลทางด้านขวาของคอลัมน์ที่มีเคอร์เซอร์ของคุณอยู่ ถ้าคุณเลือกหนึ่งในตัวเลือกเขตข้อมูลภายใต้หัวข้อเริ่มต้นใช้งานด่วน เช่น ที่อยู่ Access จะสร้างเขตข้อมูลหลายรายการในตารางของคุณเพื่อเก็บส่วนต่างๆ ของที่อยู่

ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่

    รูป Ribbon ของ Access

  3. เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล แล้วลากไปที่ตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

หลังจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล คุณจะสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • ควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเขตข้อมูล

  • ช่วยป้องกันการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูล

  • ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล

  • ช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มีอยู่ในขณะทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการของคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมด คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เปลี่ยนชนิดข้อมูลในเขตข้อมูล เปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ บางอย่างของเขตข้อมูลได้ขณะที่ทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปิด

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล

เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ Access จะกำหนดชื่อ Field1 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการแรก และชื่อ Field2 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการที่สอง เช่นนี้ต่อไปเรื่อยๆ โดยค่าเริ่มต้น ชื่อของเขตข้อมูลจะถูกใช้เป็นป้ายชื่อทุกครั้งที่มีการแสดงเขตข้อมูล เช่น ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลให้เป็นชื่อที่ให้คำอธิบายมากขึ้นจะช่วยให้ใช้งานเขตข้อมูลขณะดูหรือแก้ไขระเบียนได้ง่ายขึ้น

  1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (ตัวอย่างเช่น Field1)

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ บนเมนูทางลัด

  3. ใส่ชื่อใหม่ในส่วนหัวของเขตข้อมูล

    ชื่อเขตข้อมูลสามารถประกอบด้วยอักขระสูงสุด 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่างด้วย

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะตรวจสอบข้อมูลนั้นเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 1/1/2017 Access จะรับรู้ว่าข้อมูลนั้นเป็นวันที่ และจะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลนั้นเป็น วันที่/เวลา ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดชนิดข้อมูลได้ ชนิดข้อมูลจะถูกตั้งค่าเป็น Text โดยค่าเริ่มต้น (Short Text ถ้าคุณใช้ Access 2016)

ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นที่คุณสามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น ให้กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Hyperlink หรือชนิดข้อมูล Memo เท่านั้น (Long Text ถ้าคุณใช้ Access 2016)

อาจมีกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเลขที่ห้องของคุณเหมือนกับวันที่ เช่น 10/2017 ถ้าคุณใส่ 10/2017 ในเขตข้อมูลใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ฟีเจอร์การตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติจะเลือกชนิดข้อมูล Date/Time ให้กับเขตข้อมูลนั้น เนื่องจากเลขที่ห้องเป็นป้ายชื่อ ไม่ใช่วันที่ จึงควรใช้ชนิดข้อมูล Text เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ ชนิดข้อมูล ในกลุ่ม จัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ในรายการชนิดข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

    ข้อมูลชนิดใดบ้างที่พร้อมใช้งาน

    ดู ชนิดข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลเดสก์ท็อป Access สำหรับรายการชนิดข้อมูลที่พร้อมใช้งานโดยสมบูรณ์ในฐานข้อมูล Access

    หมายเหตุ: ขนาดสูงสุดของไฟล์ฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

    เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล

    • เมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณควรใช้ ขนาดเขตข้อมูล ที่เหมาะที่สุดขณะสร้างเขตข้อมูลข้อความหรือตัวเลข ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคาดว่าจะเก็บรหัสไปรษณีย์ซึ่งมีความยาวที่คาดการณ์ได้ ให้ระบุความยาวนั้นเป็นขนาดเขตข้อมูล คุณสามารถระบุขนาดเขตข้อมูลได้โดยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน ตั้งค่าคุณสมบัติๆ อื่นของเขตข้อมูล

    • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูลเป็นข้อความ แทนที่จะเลือกชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองได้เหมาะสมยิ่งขึ้นในเชิงตรรกะ

เปลี่ยนรูปแบบเขตข้อมูล

นอกจากการกำหนดชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลใหม่แล้ว Access ยังอาจตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ให้กับเขตข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 10:50 น. Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Date/Time และคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น เวลาแบบปานกลาง เมื่อต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ รูปแบบ ในกลุ่ม จัดรูปแบบ ให้ใส่รูปแบบที่คุณต้องการ ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ในรายการ รูปแบบ ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้ใส่รูปแบบที่ต้องการ

    หมายเหตุ: รายการ รูปแบบ อาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับบางเขตข้อมูล (ตัวอย่างเช่น Text) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

  1. ในมุมมอง แผ่นข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ

  2. ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2010, 2013 หรือ 2016 บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม คุณสมบัติ, จัดรูปแบบ หรือ ตรวจสอบเขตข้อมูล ให้เลือกคุณสมบัติที่คุณต้องการ

  3. ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกคุณสมบัติที่ต้องการ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในขณะทำงานกับตารางในมุมมองออกแบบได้ ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง รวมทั้งคุณสมบัติอื่นๆ ได้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองออกแบบ

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

  1. ในการออกแบบตาราง ให้ค้นหาตำแหน่งเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูล

  2. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลจากรายการ

    ข้อมูลชนิดใดบ้างที่พร้อมใช้งาน

    ดู ชนิดข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลเดสก์ท็อป Access สำหรับรายการชนิดข้อมูลที่พร้อมใช้งานโดยสมบูรณ์ในฐานข้อมูล Access

    หมายเหตุ: ขนาดสูงสุดของไฟล์ฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

    เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล

    • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูลเป็นข้อความ แทนที่จะเลือกชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองในเชิงตรรกะได้เหมาะสมกว่า แต่ใช้ในการคำนวณได้ไม่ง่ายนัก

    • สำหรับชนิดข้อมูลข้อความและตัวเลข คุณสามารถระบุขนาดของเขตข้อมูลหรือชนิดข้อมูลให้เจาะจงขึ้นได้ด้วยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

  1. ในการออกแบบตาราง ให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลนี้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

    ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้

  2. ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้ใส่การตั้งค่าที่ต้องการสำหรับแต่ละคุณสมบัติ หรือกด F6 แล้วใช้แป้นลูกศรในการเลือกคุณสมบัติ

    คุณสมบัติของเขตข้อมูลใดบ้างที่พร้อมใช้งาน

    ดู แนะนำชนิดข้อมูลและคุณสมบัติเขตข้อมูล สำหรับรายการคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมดที่พร้อมใช้งานสำหรับข้อมูลแต่ละชนิดในฐานข้อมูล Access

    หมายเหตุ: คุณสมบัติบางอย่างไม่พร้อมใช้งานในเขตข้อมูลบางรายการ ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูล

  3. เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นเพื่อใส่หรือแก้ไขการตั้งค่าคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใส่รูปแบบการป้อนข้อมูลหรือนิพจน์การตรวจสอบ และต้องการความช่วยเหลือ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ถัดจากกล่องคุณสมบัติเพื่อแสดงตัวสร้างที่เหมาะสม

  4. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

บันทึกตาราง

หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ

  1. ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2010, 2013 หรือ 2016 ให้คลิก ไฟล์ > บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  3. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×