สร้างฐานข้อมูลใหม่

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้ครอบคลุมกระบวนการพื้นฐานของการเริ่มต้น Access และการสร้างฐานข้อมูลที่จะใช้บนเดสก์ท็อป ไม่ใช่บนเว็บ โดยจะอธิบายวิธีการสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปโดยใช้เทมเพลต และวิธีการสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง และยังอธิบายเทคนิคบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลที่มีอยู่ลงในฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

ใช้ Access 2007 ได้อย่างไร

ภาพรวม

เมื่อคุณเริ่มต้น Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access มุมมอง Microsoft Office Backstage จะแสดงขึ้น

มุมมอง Microsoft Office Backstage คือจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาสำคัญจาก Office.com ทุกอย่างที่คุณสามารถใช้ Access ทำกับไฟล์ฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูล ซึ่งตรงข้ามกับภายในฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่ แท็บ ใหม่ มีวิธีมากมายที่คุณสามารถใช้สร้างฐานข้อมูลใหม่:

  • ฐานข้อมูลเปล่า    คุณสามารถเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดได้ ถ้าคุณต้องการ นี่เป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณมีความต้องการด้านการออกแบบเฉพาะหรือมีข้อมูลที่มีอยู่ที่คุณต้องการจัดตำแหน่งหรือรวมเข้าด้วยกัน

  • เทมเพลตที่ติดตั้งไว้กับ Access    พิจารณาใช้เทมเพลต ถ้าคุณเริ่มโครงการใหม่และต้องการการเริ่มต้นที่กำหนดไว้ล่วงหน้า Access มาพร้อมกับเทมเพลตมากมายที่ติดตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้น

  • เทมเพลตจาก Office.com    นอกจากเทมเพลตที่มาพร้อมกับ Access แล้ว คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกมากมายบน Office.com คุณไม่จำเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เทมเพลตจะพร้อมใช้งานจากแท็บ ใหม่

การเพิ่มลงในฐานข้อมูล

เมื่อคุณกำลังทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนของแอปพลิเคชัน

ส่วนของแอปพลิเคชันคือฟีเจอร์ที่ทำให้คุณสามารถใช้วัตถุฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ ได้พร้อมกันเหมือนกับเป็นวัตถุเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชันอาจมีตารางและแบบฟอร์มที่ยึดตามตาราง คุณสามารถเพิ่มตารางและแบบฟอร์มได้พร้อมกันโดยใช้ส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณยังสามารถสร้างคิวรี แบบฟอร์ม รายงาน แมโคร วัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณใช้ทำงาน

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

Access มาพร้อมกับเทมเพลตต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือใช้เป็นจุดเริ่มต้น เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานที่มีตาราง คิวรี แบบฟอร์ม แมโคร และรายงานทั้งหมดที่ต้องใช้เพื่อทำงานด้านใด ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่าย เทมเพลตบางอย่างจะมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตการใช้งาน

ถ้าหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้เทมเพลตมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้าลงใน Access อาจดีกว่าถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต เทมเพลตมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจต้องทำงานหลายอย่างเพื่อปรับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของเทมเพลต

  1. ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลแล้ว บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ปิด มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่

  2. ชุดเทมเพลตหลายชุดจะพร้อมใช้งานในแท็บ ใหม่ ซึ่งบางชุดจะอยู่ภายใน Access คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้จาก Office.com ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สำหรับรายละเอียด

  3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

  4. Access จะแนะนำชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นที่ไม่ใช่โฟลเดอร์ที่แสดงอยู่ทางด้านล่างของกล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก รูปปุ่ม เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิก ตกลง หรือ คุณอาจสร้างและลิงก์ฐานข้อมูลของคุณกับไซต์ SharePoint

    หมายเหตุ: แม้ว่าทั้งสองอย่างต้องใช้ SharePoint ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปที่ลิงก์กับไซต์ SharePoint ก็ไม่เหมือนกับฐานข้อมูลบนเว็บที่ใช้ Access Services เมื่อต้องการใช้ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป คุณต้องติดตั้ง Access ฐานข้อมูลเว็บสามารถใช้กับเว็บเบราว์เซอร์ได้

  5. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลตที่คุณเลือก แล้วเปิดฐานข้อมูล สำหรับเทมเพลตมากมาย แบบฟอร์มที่คุณสามารถใส่ข้อมูลได้จะแสดงขึ้น ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนโดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) แล้วทำดังต่อไปนี้:

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อต้องการเริ่มใส่ข้อมูล ให้คลิกในเซลล์ว่างแรกบนแบบฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ บานหน้าต่างนำทาง เพื่อเรียกดูแบบฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลตบางอย่างจะมีแบบฟอร์มนำทางที่ทำให้คุณสามารถย้ายไปมาระหว่างวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลต ให้ดูบทความ ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เทมเพลต คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ จะเกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือทั้งสองรายการต่อไปนี้:

  • ป้อนข้อมูล วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ แล้วทำซ้ำกระบวนการด้วยตารางใหม่ที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง ตาราง บนแท็บ สร้าง

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นและสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

  2. พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งเพื่อใส่ฐานข้อมูลของคุณ รูปปุ่ม (ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์) เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง

  3. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลพร้อมกับตารางเปล่าที่ชื่อ ตาราง1 แล้วเปิด ตาราง1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทำงานในเวิร์กชีต Excel โครงสร้างของตารางจะถูกสร้างขึ้นในขณะที่คุณใส่ข้อมูล เมื่อคุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในแผ่นข้อมูล เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนดในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน ตาราง1 ในตอนนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในตาราง Access จะพร้อมให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้ง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อออกจากตารางที่เปิด

เคล็ดลับ:  Access จะค้นหาไฟล์ที่ชื่อ Blank.accdb ในโฟลเดอร์ที่อยู่ที่ [ไดรฟ์ที่ติดตั้ง]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\ ถ้ามีอยู่แล้ว Blank.accdb จะเป็นเทมเพลตสำหรับฐานข้อมูลเปล่าใหม่ทั้งหมด ยกเว้น ฐานข้อมูลเว็บ เนื้อหาใดก็ตามที่มีอยู่จะถูกใส่ลงในฐานข้อมูลเปล่าใหม่ทั้งหมด นี่เป็นวิธีที่ดีในการเผยแพร่เนื้อหาเริ่มต้น เช่น หมายเลขชิ้นส่วนหรือข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบและนโยบายของบริษัท จำไว้ว่า Blank.accdb ไม่มีผลกระทบต่อการสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่บนเว็บ

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณปิด ตาราง1 โดยไม่ได้บันทึกเลย Access จะลบทั้งตาราง แม้ว่าคุณจะใส่ข้อมูลไปแล้ว

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

รูป Ribbon ของ Access

สร้างตาราง เริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใส่ข้อมูลได้ทันทีและให้ Access สร้างโครงสร้างตารางที่อยู่เบื่องหลังได้ ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (เขตข้อมูล1, เขตข้อมูล2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลคุณใส่โดยอัตโนมัติ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

    Access จะสร้างตาราง แล้วเลือกเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  2. บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิกชนิดของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม ถ้าไม่เห็นชนิดที่คุณต้องการ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม รูปปุ่ม

  3. Access จะแสดงรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้ว Access จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูลที่จุดการแทรก

    คุณสามารถย้ายเขตข้อมูลได้โดยการลาก เมื่อคุณลากเขตข้อมูลในแผ่นข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้นที่ตำแหน่งที่วางเขตข้อมูล

  4. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างแรกหรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่

    คุณควรตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถบอกสิ่งที่มีอยู่ได้เมื่อคุณเห็นในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  6. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวเพื่อเลือกคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่พร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้น ให้กด SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างตารางก่อน จากนั้น คุณจะสามารถสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นๆ เช่น การวางหรือการนำเข้า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

  3. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายจะแสดงบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คำอธิบายยังถูกใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดก็ตามในแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างขึ้นโดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมที่สร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

  5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลในตารางได้ตลอดเวลาโดยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลและคลิกเซลล์ว่างแรก คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้อีกด้วย ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ    คุณควรตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล โดยไม่คำนึงถึงวิธีที่คุณใช้สร้างตารางของคุณ ขณะที่คุณสมบัติบางอย่างพร้อมใช้งานในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสมบัติอื่นๆ อาจสามารถตั้งค่าได้ในมุมมองออกแบบเท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติที่แสดงทางด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่รายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล คุณสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยคลิกปุ่มวิธีใช้

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลบางส่วนที่ถูกปรับโดยทั่วไป

คุณสมบัติ

คำอธิบาย

ขนาดเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้จะตั้งจำนวนสูงสุดของอักขระที่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูล จำนวนสูงสุดคือ 255 สำหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้จะตั้งชนิดของตัวเลขที่จะถูกเก็บไว้ (Long Integer, Double และอื่นๆ) สำหรับที่เก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนำให้คุณจัดสรรพื้นที่ที่น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้สำหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าขึ้นได้ในภายหลัง ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบ

คุณสมบัตินี้จะตั้งวิธีการแสดงข้อมูล ซึ่งจะไม่ส่งผลต่อข้อมูลจริงที่จัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือใส่รูปแบบแบบกำหนดเอง

รูปแบบการป้อนข้อมูล

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะใส่ในเขตข้อมูลนี้ ซึ่งจะช่วยทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกใส่อย่างถูกต้อง และมีจำนวนอักขระที่จำเป็น สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ

ค่าเริ่มต้น

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลนี้ในแต่ละครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล วันที่/เวลา ที่คุณต้องการบันทึกวันที่ที่คุณเพิ่มระเบียนตลอดเวลา คุณสามารถใส่ "Date()" (ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เป็นค่าเริ่มต้น

จำเป็น

คุณสมบัตินี้จะตั้งว่าค่าจำเป็นในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งคุณสมบัตินี้เป็น ใช่ Access จะไม่อนุญาตให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่ เว้นแต่จะมีการใส่ค่าสำหรับเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของหน้า

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลถูกเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางลงในตาราง Access โดยทั่วไป วิธีนี้จะดีที่สุด ถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกเป็นคอลัมน์แล้ว เหมือนกับในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ จะดีที่สุดที่จะแบ่งคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลเป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณต้องได้รับการแก้ไขหรือการจัดการ (ตัวอย่างเช่น การแบ่งชื่อเต็มให้เป็นชื่อและนามสกุล) คุณสามารถต้องทำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบในตารางนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเพียงค่าวันที่ Access จะนำชนิดข้อมูล วันที่/เวลา ไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคำ “ใช่” และ “ไม่ใช่” Access จะนำชนิดข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ไปใช้กับเขตข้อมูล

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางเหมือนกับชนิดของแถวที่ตามมา Access จะระบุว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลและกำหนดชื่อทั่วไปของเขตข้อมูล (F1, F2 เป็นต้น) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวที่ตามมา Access จะกำหนดว่าแถวแรกมีชื่อของเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามข้อมูลนั้นและไม่ใส่แถวแรกในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. กด CTRL+S เพื่อบันทึกตาราง

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่อธิบายแต่ละคอลัมน์

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้โดยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ และการแก้ไขชื่อของเขตข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการนำเข้าข้อมูลนั้นลงในตารางใหม่หรือผนวกกับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลของพวกเขาไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access โดยการลิงก์ ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม Access จะทำให้ง่ายต่อการทำงานกับข้อมูลจากแหล่งอื่น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ กระบวนการที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย โดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่กระบวนการต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

  1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    กลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง บนแท็บ ข้อมูลภายนอก

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่คุณต้องการ ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบประเภทรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (ทุกโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณนำเข้า และบางโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณผนวกหรือลิงก์ได้) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ที่ใช้ข้อมูลที่นำเข้า (ด้วยโปรแกรมบางอย่าง) หรือคุณสามารถผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่หรือสร้างตารางที่ลิงก์ที่เก็บลิงก์ไปยังข้อมูลในโปรแกรมดั้งเดิม

  4. ถ้าตัวช่วยสร้างเริ่มต้น ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือลิงก์ตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ ลิงก์ตาราง จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    กระบวนการจริงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ข้อมูล

  5. Access จะแสดงพร้อมท์ว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการนำเข้าที่เพิ่งเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ จากนั้น คุณจะสามารถทำซ้ำการดำเนินการได้อย่างง่ายดายในอนาคตโดยการคลิก การนำเข้าที่บันทึก รูปปุ่ม ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ แล้วแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์ภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณสามารถใช้ส่วนของแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ ส่วนของแอปพลิเคชันสามารถเป็นหนึ่งตาราง หรือสามารถประกอบด้วยวัตถุที่เกี่ยวข้องกันหลายวัตถุ เช่น ตารางและแบบฟอร์มที่ผูก

ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชัน ข้อคิดเห็น จะมีตารางที่มีเขตข้อมูล AutoNumber ID เขตข้อมูลวันที่ และเขตข้อมูลบันทึกช่วยจำ คุณสามารถเพิ่มลงในฐานข้อมูลใดก็ได้และใช้งานได้ทันที หรือด้วยการกำหนดค่าขั้นต่ำ

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

  2. คลิกแท็บ สร้าง

  3. ในกลุ่ม เทมเพลต ให้คลิก ส่วนของแอปพลิเคชัน รายการส่วนที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น

  4. คลิกส่วนของแอปพลิเคชันที่คุณต้องการเพิ่ม

ด้านบนของหน้า

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access หรือโหมดที่ตั้งค่าโดยนโยบายการดูแลระบบ

    • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้น

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถอ่านและเขียนในฐานข้อมูลได้

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การเข้าถึงแบบพิเศษ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบพิเศษ บุคคลใดก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลจะได้รับข้อความ “ไฟล์ถูกใช้งานอยู่”

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูล แต่พวกเขาจะถูกจำกัดอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลได้โดยตรงในรูปแบบไฟล์ภายนอก เช่น dBASE, Microsoft Exchange หรือ Excel คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC ใดก็ตามได้โดยตรง เช่น Microsoft SQL Server Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับไฟล์ข้อมูล และจะเพิ่มลิงก์ไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ

  • เมื่อต้องการเปิดหนึ่งในฐานข้อมูลที่เปิดล่าสุด บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลนั้น Access จะเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การตั้งค่าเดียวกับครั้งล่าสุดที่คุณเปิด ถ้ารายการไฟล์ที่ใช้ล่าสุดไม่แสดงขึ้น บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ตั้งค่าไคลเอ็นต์ ภายใต้ แสดง ให้ใส่จำนวนของเอกสารที่จะแสดงในรายการ เอกสารล่าสุด ซึ่งแสดงได้สูงสุด 50 รายการ

    คุณยังสามารถแสดงฐานข้อมูลล่าสุดในแถบนำทางของมุมมอง Backstage โดยใช้การเข้าถึงแบบคลิกสองครั้ง: 1) แท็บ ไฟล์ 2) ฐานข้อมูลล่าสุดที่คุณต้องการเปิด ใกล้กับด้านล่างของแท็บ ล่าสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เข้าถึงจำนวนของฐานข้อมูลล่าสุดนี้อย่างรวดเร็ว แล้วปรับจำนวนของเอกสารที่จะแสดง

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลด้วยการคลิกคำสั่ง เปิด บนแท็บ ไฟล์ คุณสามารถดูรายการทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่เปิดก่อนหน้านี้ด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ด้านบนของหน้า

ใช้ Access 2007 ได้อย่างไร

เมื่อคุณเริ่มต้น Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access หน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access จะแสดงขึ้น

หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

หน้านี้คือจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถใช้สร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือดูเนื้อหาสำคัญจาก Microsoft Office Online

Access มีเทมเพลตมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเร่งกระบวนการสร้างฐานข้อมูล เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานที่มีตาราง คิวรี แบบฟอร์ม และรายงานทั้งหมดที่ต้องใช้เพื่อทำงานเฉพาะ ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่าย เทมเพลตบางอย่างจะมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตการใช้งาน ฐานข้อมูลเทมเพลตสามารถใช้ได้ทันที หรือคุณสามารถกำหนดค่าเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณมากขึ้น

ถ้าหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้เทมเพลตมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้าลงใน Access อาจดีกว่าถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต เทมเพลตมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจต้องทำงานหลายอย่างเพื่อปรับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของเทมเพลต

  1. ถ้าคุณมีฐานข้อมูลที่เปิด คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้ว คลิ กฐานข้อมูลปิด รูปปุ่ม เพื่อแสดงหน้าเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

  2. เทมเพลตยอดนิยมมากมายจะแสดงอยู่ตรงกลางของหน้า เริ่มต้นใช้หน้า Microsoft Office Access และเทมเพลตอื่นๆ เมื่อคุณคลิกลิงก์ในบานหน้าต่าง ประเภทเทมเพลต คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ Office Online ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สำหรับรายละเอียด

  3. คลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

  4. Access จะแนะนำชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นที่ไม่ใช่โฟลเดอร์ที่แสดงอยู่ทางด้านล่างของกล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก รูปปุ่ม เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิก ตกลง หรือ คุณอาจสร้างและลิงก์ฐานข้อมูลของคุณกับไซต์ SharePoint

  5. คลิก สร้าง (หรือ ดาวน์โหลด เพื่อรับเทมเพลต Office Online)

    Access จะสร้างหรือดาวน์โหลดฐานข้อมูล แล้วเปิด แบบฟอร์มที่คุณสามารถใส่ข้อมูลได้จะแสดงขึ้น ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนโดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) แล้วทำดังต่อไปนี้:

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อต้องการเริ่มใส่ข้อมูล ให้คลิกในเซลล์ว่างแรกบนแบบฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ ใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อเรียกดูแบบฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้

ถ้าคุณไม่พบเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการบนหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต คุณสามารถสำรวจเว็บไซต์ Office Online เพื่อค้นหาตัวเลือกเพิ่มเติม

  1. บนหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ใต้ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Office Online ให้คลิก เทมเพลต

    หน้าแรกของเทมเพลตบน Office Online จะแสดงในหน้าต่างเบราว์เซอร์ของคุณ

  2. ใช้การนำทาง Office Online และเครื่องมือค้นหาเพื่อค้นหาเทมเพลต Access ที่คุณต้องการใช้ และทำตามคำแนะนำเพื่อดาวน์โหลด เมื่อคุณดาวน์โหลดเทมเพลต ไฟล์ฐานข้อมูลจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดในอินสแตนซ์ใหม่ของ Access ในกรณีส่วนใหญ่ เทมเพลตจะถูกออกแบบมาเพื่อเปิดแบบฟอร์มรายการข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลได้ทันที

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลต ให้ดูบทความ คำแนะนำเกี่ยวกับเทมเพลต Access 2007

ด้านบนของหน้า

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เทมเพลต คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ มันจะเกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือทั้งสองรายการต่อไปนี้:

  • ป้อนข้อมูล วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ แล้วทำซ้ำกระบวนการด้วยตารางใหม่ที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง ตาราง บนแท็บ สร้าง

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นและสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

  1. บนหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ ฐานข้อมูลเปล่าใหม่ ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า

    ปุ่มฐานข้อมูลเปล่า

  2. ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ ถ้าคุณไม่ได้ใส่นามสกุลไฟล์ Access จะเพิ่มให้คุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งเพื่อใส่ฐานข้อมูลของคุณ รูปปุ่ม (ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์) เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง

  3. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลพร้อมกับตารางเปล่าที่ชื่อ ตาราง1 แล้วเปิด ตาราง1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

  4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทำงานในเวิร์กชีต Microsoft Office Excel 2007 โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณใส่ข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในตาราง เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนด Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน ตาราง1 ในตอนนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในตาราง Access จะพร้อมให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงของตาราง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้ง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อออกจากตารางที่เปิด

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณปิด ตาราง1 โดยไม่ได้บันทึกเลย Access จะลบทั้งตาราง แม้ว่าคุณจะใส่ข้อมูลไปแล้ว

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

รูป Ribbon ของ Access

สร้างตาราง เริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใส่ข้อมูลได้ทันทีและให้ Access สร้างโครงสร้างตารางที่อยู่เบื่องหลังได้ ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (เขตข้อมูล1, เขตข้อมูล2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลคุณใส่โดยอัตโนมัติ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

    Access จะสร้างตาราง แล้วเลือกเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมองออกแบบแทนที่จะเป็นมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง Access จะพร้อมท์ให้คุณบันทึกตารางใหม่ แล้วสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. บนแท็บแผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ รูปปุ่ม

    Access จะแสดงบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งมีรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้โดยทั่วไป ถ้าคุณดับเบิลคลิกหรือลากหนึ่งในเขตข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลตามชื่อนั้นและตั้งคุณสมบัติให้เป็นค่าที่เหมาะสมสำหรับชนิดเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติในภายหลังได้ ถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณลากเขตข้อมูล คุณต้องลากไปยังพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น และแสดงตำแหน่งที่จะวางเขตข้อมูล

  3. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างแรกหรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่

    หลักปฏิบัติที่ดีคือให้ตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถบอกสิ่งที่มีอยู่ได้เมื่อคุณเห็นในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  5. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวเพื่อเลือกคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ

    คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่พร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้น ให้กด SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างตารางใหม่ก่อน จากนั้น คุณจะสามารถสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นๆ เช่น การวางหรือการนำเข้า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และ ชนิดข้อมูล คุณอาจอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลแทนที่จะเป็นมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ รูปปุ่ม Access จะพร้อมท์ให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ แล้วสลับไปยังมุมมองออกแบบ

  3. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายจะแสดงบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คำอธิบายยังถูกใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดก็ตามในแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างขึ้นโดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมที่สร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิกบันทึก หรือกด CTRL + S รายการย่อ/ขยาย

  5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลในตารางได้ตลอดเวลาโดยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลและคลิกเซลล์ว่างแรก คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้อีกด้วย ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

สร้างตารางโดยใช้เทมเพลต    Access มีเทมเพลตสำหรับชนิดตารางที่ใช้ทั่วไป ด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว คุณสามารถสร้างโครงสร้างตารางที่สมบูรณ์ที่มีเขตข้อมูลที่กำหนดค่าไว้แล้วและพร้อมใช้งาน ถ้าจำเป็น คุณสามารถเพิ่มหรือนำเขตข้อมูลออกเพื่อให้ตารางตรงกับความต้องการของคุณ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

  2. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างแรกหรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

    • เมื่อต้องการลบคอลัมน์    

      1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วคลิก ลบคอลัมน์ รูปปุ่ม

    • เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ใหม่    

      1. บนแท็บแผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ รูปปุ่ม

      2. Access จะแสดงบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งมีรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้โดยทั่วไป ถ้าคุณดับเบิลคลิกหรือลากหนึ่งในเขตข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลตามชื่อนั้นและตั้งคุณสมบัติให้เป็นค่าที่เหมาะสมสำหรับชนิดเขตข้อมูลนั้น คุณสามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติในภายหลังได้ ถ้าคุณต้องการ ถ้าคุณลากเขตข้อมูล คุณต้องลากไปยังพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น และแสดงตำแหน่งที่จะวางเขตข้อมูล

  3. บันทึกตาราง:

    • คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิกบันทึก หรือกด CTRL + S รายการย่อ/ขยาย

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ    คุณควรตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล โดยไม่คำนึงถึงวิธีที่คุณใช้สร้างตารางของคุณ ซี่งสามารถทำได้เฉพาะในมุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติที่แสดงทางด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่รายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล คุณสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยการกด F1

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลบางส่วนที่ถูกปรับโดยทั่วไป

คุณสมบัติ

คำอธิบาย

ขนาดเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้จะตั้งจำนวนสูงสุดของอักขระที่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูล จำนวนสูงสุดคือ 255 สำหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้จะตั้งชนิดของตัวเลขที่จะถูกเก็บไว้ (Long Integer, Double และอื่นๆ) สำหรับที่เก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนำให้คุณจัดสรรพื้นที่ที่น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้สำหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าขึ้นได้ในภายหลัง ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบ

คุณสมบัตินี้จะตั้งวิธีการแสดงข้อมูล ซึ่งจะไม่ส่งผลต่อข้อมูลจริงที่จัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือใส่รูปแบบแบบกำหนดเอง

รูปแบบการป้อนข้อมูล

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะใส่ในเขตข้อมูลนี้ ซึ่งจะช่วยทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกใส่อย่างถูกต้อง และมีจำนวนอักขระที่จำเป็น สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ

ค่าเริ่มต้น

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลนี้ในแต่ละครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล วันที่/เวลา ที่คุณต้องการบันทึกวันที่ที่คุณเพิ่มระเบียนตลอดเวลา คุณสามารถใส่ "Date()" (ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เป็นค่าเริ่มต้น

จำเป็น

คุณสมบัตินี้จะตั้งว่าค่าจำเป็นในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งคุณสมบัตินี้เป็น ใช่ Access จะไม่อนุญาตให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่ เว้นแต่จะมีการใส่ค่าสำหรับเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของหน้า

ถ้าข้อมูลถูกเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Office Excel 2007 คุณสามารถคัดลอกและวางลงในตาราง Access โดยทั่วไป วิธีนี้จะดีที่สุด ถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกเป็นคอลัมน์แล้ว เหมือนกับในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ จะดีที่สุดที่จะแบ่งคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลเป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณต้องได้รับการแก้ไขหรือการจัดการ (ตัวอย่างเช่น การแบ่งชื่อเต็มให้เป็นชื่อและนามสกุล) คุณสามารถต้องทำก่อนที่จะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบในตารางนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเพียงค่าวันที่ Access จะนำชนิดข้อมูล วันที่/เวลา ไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคำ “ใช่” และ “ไม่ใช่” Access จะนำชนิดข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ไปใช้กับเขตข้อมูล

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางเหมือนกับชนิดของแถวที่ตามมา Access จะระบุว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลและกำหนดชื่อทั่วไปของเขตข้อมูล (F1, F2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวที่ตามมา Access จะกำหนดว่าแถวแรกมีชื่อของเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามข้อมูลนั้นและไม่ใส่แถวแรกในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. บันทึกตาราง

    • คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิกบันทึก หรือกด CTRL + S รายการย่อ/ขยาย

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแต่ละคอลัมน์ ซึ่งอาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพิมพ์ข้อมูล แต่แถวส่วนหัวของคอลัมน์มีชื่อเขตข้อมูล ไม่ใช่ข้อมูล

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้โดยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ และการแก้ไขชื่อของเขตข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

คุณอาจมีข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการนำเข้าข้อมูลนั้นลงในตารางใหม่หรือผนวกกับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลของพวกเขาไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access โดยการลิงก์ ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม Access จะทำให้ง่ายต่อการทำงานกับข้อมูลจากแหล่งอื่น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ กระบวนการที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย โดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่กระบวนการต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

  1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    รูป Ribbon ของ Access

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่คุณต้องการ ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบประเภทรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้า คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (ทุกโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณนำเข้า และบางโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณผนวกหรือลิงก์ได้) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ที่ใช้ข้อมูลที่นำเข้า (ด้วยโปรแกรมบางอย่าง) หรือคุณสามารถผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่หรือสร้างตารางที่ลิงก์ที่เก็บลิงก์ไปยังข้อมูลในโปรแกรมดั้งเดิม

  4. ถ้าตัวช่วยสร้างเริ่มต้น ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือลิงก์ตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ ลิงก์ตาราง จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    กระบวนการจริงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ข้อมูล

  5. Access จะแสดงพร้อมท์ว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการนำเข้าที่เพิ่งเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ จากนั้น คุณจะสามารถทำซ้ำการดำเนินการได้อย่างง่ายดายในภายหลังโดยการคลิก การนำเข้าที่บันทึก รูปปุ่ม ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ แล้วแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์ภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access หรือโหมดที่ตั้งค่าโดยนโยบายการดูแลระบบ

    • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้น

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถอ่านและเขียนในฐานข้อมูลได้

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบพิเศษ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบพิเศษ บุคคลใดก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลจะได้รับข้อความ “ไฟล์ถูกใช้งานอยู่”

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูล แต่พวกเขาจะถูกจำกัดอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว

ถ้าไม่พบฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด    

  1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน หรือคลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน ในรายการดรอปดาวน์ ค้นหาใน

  2. ในรายการไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา

  3. พิมพ์เกณฑ์การค้นหาของคุณในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา แล้วคลิก ค้นหา เพื่อค้นหาเขตข้อมูล

  4. ถ้าพบฐานข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิด

  5. คุณต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบ เปิด ของฐานข้อมูลเพื่อเปิด จากนั้น ให้ปิดกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลได้โดยตรงในรูปแบบไฟล์ภายนอก เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC ใดก็ตามได้โดยตรง เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับไฟล์ข้อมูล และจะเพิ่มลิงก์ไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

  • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลแอเปิดล่าสุดหนึ่ง คลิกที่ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลนั้นในไลบรารีเปิดฐานข้อมูลล่าสุด บนหน้าเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access Access เปิดฐานข้อมูล ด้วยการตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันกับที่มีเวลาสุดท้ายที่คุณเปิดเอกสารนั้น ถ้าไม่ได้แสดงรายการแฟ้มที่ใช้ล่าสุด คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้ว คลิ กตัวเลือกของ Access ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Access คลิกขั้นสูง ภายใต้แสดง ใส่หมายเลขของเอกสารที่จะแสดงในรายการเอกสารล่าสุด ได้สูงสุดเก้า

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลด้วยการคลิกปุ่ม Microsoft Office แล้ว ใช้คำสั่งเปิด คุณสามารถดูรายการของทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่คุณได้เปิดไว้ก่อนหน้านี้ โดยการคลิกเอกสารล่าสุดของฉัน ในการเปิด กล่องโต้ตอบ

ด้านบนของหน้า

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ Access จะเปิดตารางใหม่ที่คุณสามารถใส่ข้อมูล แต่จะไม่สร้างวัตถุอื่นๆ ในฐานข้อมูล ถ้าคุณต้องการวัตถุอื่นๆ เช่น แบบฟอร์ม รายงาน แมโคร หรือตารางอื่นๆ ให้แสดงในฐานข้อมูลใหม่ทั้งหมดที่คุณสร้าง คุณสามารถสร้างเทมเพลตเปล่าแบบกำหนดเองที่มีวัตถุเหล่านี้ จากนั้น ครั้งถัดไปที่คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ จะมีวัตถุเหล่านั้นในเทมเพลตของคุณอยู่แล้ว นอกจากวัตถุเหล่านี้ เทมเพลตสามารถมีตารางที่มีข้อมูล และการกำหนดค่าพิเศษ คุณสมบัติฐานข้อมูล การอ้างอิง หรือโค้ดที่คุณต้องการใส่ในฐานข้อมูลใหม่ทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคอลเลกชันแมโครที่คุณต้องการใช้ในโครงการทั้งหมดของคุณ ถ้าคุณสร้างเทมเพลตเปล่าที่มีแมโคร Access จะใส่แมโครเหล่านั้นในฐานข้อมูลใหม่ใดก็ตามที่คุณสร้างขึ้น

คุณสามารถสร้างเทมเพลตเปล่าในรูปแบบไฟล์ Office Access 2007 รูปแบบไฟล์ Access 2002-2003 หรือรูปแบบไฟล์ Access 2000 เทมเพลตต้องมีชื่อว่า Blank.accdb สำหรับรูปแบบไฟล์ Office Access 2007 และ Blank.mdb สำหรับรูปแบบไฟล์ก่อนหน้า

  • ถ้ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นถูกตั้งค่าเป็น Access 2000 หรือ Access 2002 - 2003 Access จะใช้ Blank.mdb เป็นชื่อไฟล์เทมเพลตเปล่า ฐานข้อมูลใหม่จะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์เดียวกันเป็น Blank.mdb ตัวอย่างเช่น แม้ว่ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นของคุณจะเป็น Access 2000 ถ้าเทมเพลตมีชื่อว่า Blank.mdb ในรูปแบบไฟล์ Access 2002-2003 ฐานข้อมูลใหม่ใดก็ตามที่คุณสร้างจะเป็นรูปแบบ Access 2002-2003

  • ถ้ารูปแบบไฟล์เริ่มต้นของคุณถูกตั้งค่าเป็น Access 2007 Access จะใช้ Blank.accdb เป็นชื่อไฟล์ของเทมเพลตเปล่า

ฉันจะเปลี่ยนรูปแบบไฟล์เริ่มต้นได้อย่างไร

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้ว คลิ กตัวเลือกของ Access

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ยอดนิยม

  3. ภายใต้ การสร้างฐานข้อมูล ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการจากรายการดรอปดาวน์ รูปแบบไฟล์เริ่มต้น

เมื่อต้องการสร้างเทมเพลตเปล่า ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • สร้างฐานข้อมูลใหม่ (คุณสามารถตั้งชื่อว่า Blank หรือตั้งชื่อชั่วคราว) แล้วนำเข้าหรือสร้างวัตถุที่คุณต้อการใส่ในเทมเพลต

  • สร้างสำเนาของฐานข้อมูลที่มีอยู่ที่มีวัตถุที่คุณต้องการในเทมเพลตอยู่แล้ว แล้วลบวัตถุใดก็ตามที่คุณไม่ต้องการ

หลังจากที่คุณใส่วัตถุที่คุณต้องการในเทมเพลตแล้ว คุณต้องบันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งแบบเฉพาะ

  1. คลิกปุ่ม Microsoft Office แล้ว ชี้ไปที่บันทึกเป็น

  2. ภายใต้ บันทึกฐานข้อมูลในรูปแบบอื่น ให้คลิกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการสำหรับเทมเพลต

  3. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้เรียกดูหนึ่งในสองโฟลเดอร์เทมเพลตเหล่านี้:

    • โฟลเดอร์เทมเพลตของระบบ    ตัวอย่างเช่น C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • โฟลเดอร์เทมเพลตของผู้ใช้    ตัวอย่างเช่น:

      • ใน Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • ใน Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\user name\Application Data\Microsoft\Templates

        หมายเหตุ: เทมเพลตเปล่าในโฟลเดอร์เทมเพลตของระบบจะแทนที่เทมเพลตเปล่าในโฟลเดอร์เทมเพลตของผู้ใช้

  4. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ Blank.accdb (หรือ Blank.mdb ถ้าคุณกำลังสร้างเทมเพลตเวอร์ชันก่อนหน้า) แล้วคลิก บันทึก

ในตอนนี้ เทมเพลตใหม่พร้อมแล้ว เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ วัตถุในเทมเพลตจะถูกใส่ในฐานข้อมูลใหม่ใดก็ตามที่คุณสร้างตามค่าเริ่มต้น Access จะเปิดตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เหมือนกับเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่โดยไม่ใช้เทมเพลต

เมื่อต้องการหยุดใช้เทมเพลตเปล่า ให้ลบหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่ชื่อว่า Blank.accdb (หรือ Blank.mdb สำหรับ Access เวอร์ชันก่อนหน้า)

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×