สร้างซองจดหมาย โดยใช้จดหมายเวียนใน Word for Mac

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณมีจดหมายจำนวนมากที่จะส่งให้บุคคลในรายการจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างซองจดหมายที่จ่าหน้าซองเป็นชุด ซองจดหมายแต่ละซองจะมีที่อยู่ในรายการจดหมายของคุณ

หมายเหตุ: เนื้อหาบางส่วนในหัวข้อนี้อาจไม่สามารถใช้กับบางภาษาได้

มีเอกสารสามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลัก
    นี้คือเอกสารคุณใช้การตั้งค่าซองจดหมายในจดหมายเวียนเค้าโครง คุณยังสามารถตั้งค่าเนื้อหาใด ๆ — เช่นโลโก้บริษัทหรือที่อยู่ผู้ส่งของคุณซึ่งที่คุณต้องซ้ำบนซองจดหมายแต่ละรายการได้

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    สมุดรายชื่อของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ใช้ Word ในจดหมายเวียน ไฟล์ที่ประกอบด้วยอยู่เพื่อให้พิมพ์ซองจดหมาย ได้

  • เอกสารผนวกของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อจดหมายที่ใช้ในการพิมพ์แต่ละที่อยู่บนซองจดหมาย

สมุดรายชื่อส่วนอาจเป็นสเปรดชีตExcel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อOutlook หรือ สมุดรายชื่อของ Apple ประกอบด้วยระเบียนWord ดึงข้อมูลจากการสร้างอยู่สำหรับซองจดหมาย

  • ถ้าคุณยังไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างรายการใหม่ในWord ในระหว่างการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน รวบรวมทั้งหมดของรายการที่อยู่ของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีตExcel ทำให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์ หรือรหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อให้คุณไม่สูญเลขศูนย์ใด ๆ

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการทำให้Outlook โปรแกรมอีเมลของคุณเริ่มต้น เปิด Apple Mail และบนเมนูจดหมาย เลือกกำหนดลักษณะ บนแท็บทั่วไป ถัดจากเริ่มต้นโปรแกรมอ่านอีเมล เลือกMicrosoft Outlook

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน >ซองจดหมาย

    บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกซองจดหมายจากรายการเริ่มจดหมายเวียน

  2. ในกล่องโต้ตอบซองจดหมาย ปล่อยให้ที่อยู่ผู้ส่ง ว่าง และภายใต้ที่อยู่กลับ ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือกใช้ของฉันที่อยู่ การใช้ที่อยู่ของคุณจากรายการที่ติดต่อของอีเมล

    • เลือกไม่ใช้ เพื่อออกจากที่อยู่ผู้ส่งว่างเปล่า

    • เลือกตัวเลือกทั้งสอง (ใช้ของฉันที่อยู่ และไม่ใช้ ), และพิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งที่คุณต้องการใช้

    • จัดรูปแบบส่งกลับที่อยู่ โดยการเลือกแบบอักษร หรือตำแหน่ง นั้นแล้ว ทำการเปลี่ยนแปลงคุณต้องการ

  3. ในกล่องโต้ตอบซองจดหมาย ภายใต้ตัวเลือกการพิมพ์ เลือกตั้งค่าหน้ากระดาษ

  4. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ ในรายการขนาดกระดาษ เลือกตัวเลือกที่ตรงกับขนาดซองจดหมายของคุณ

    เคล็ดลับ: ถ้าไม่มีตัวเลือกที่ตรงกับขนาดซองจดหมายของคุณ ทำต่อไปนี้:

    • ที่ด้านล่างของรายการขนาดกระดาษ เลือกจัดการขนาดแบบกำหนดเอง

    • คลิก+ (เครื่องหมายบวกสัญลักษณ์) เมื่อต้องการเพิ่มรายการใหม่ ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ ดับเบิลคลิกที่ไม่มีชื่อ แล้ว พิมพ์ชื่อสำหรับซองจดหมายของคุณ

    • ป้อนขนาดซองจดหมายของคุณในกล่องความกว้าง และความสูง นั้นแล้ว เลือกตกลง

  5. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ ที่อยู่ถัดจากการวางแนว เลือกแนวนอน >ตกลง

  6. เลือกตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบซองจดหมาย

  7. ในเมนู ไฟล์ ให้เลือก บันทึก

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเลือกผู้รับ

    บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกผู้รับจะ highlighed พร้อมกับรายการตัวเลือก

    เลือก

    ถึง

    สร้างรายการใหม่

    เริ่มรายการใหม่ที่อยู่ในขณะที่คุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

    ใช้รายการที่มีอยู่

    ใช้สเปรดชีตExcel หรือชนิดอื่นของไฟล์ข้อมูลเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

    เลือกเขตข้อมูลชื่อได้โดยตรงจากที่ติดต่อของคุณOutlook สำหรับรายการที่อยู่ของคุณ

    ที่ติดต่อของ Apple

    เลือกชื่อจากสมุดรายชื่อของ Apple สำหรับรายการที่อยู่ของคุณโดยตรง

    FileMaker Pro

    นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

  2. เลือกตัวเลือก:

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบแก้ไขเขตข้อมูลรายการWord สร้างเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลพื้นฐาน เช่นชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่นั่นคือเขตข้อมูลข้อความตัวอย่าง — เพิ่มแมโครนั้นเดี๋ยวนี้ เพื่อที่คุณสามารถกรอกข้อมูลในเขตข้อมูลเมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ชื่อเขตข้อมูลใหม่ พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูลคุณต้อง การเพิ่มแล้ว คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการ ย้าย แล้วใช้ขึ้น หรือลูกศรเพื่อย้ายเขตข้อมูลลง

  2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่า ตามที่คุณต้อง เลือกสร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์คุณต้องการใช้ แล้วเลือกเปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบเปิดเวิร์กบุ๊ก เลือกแผ่นงานคุณต้องการใช้ แล้ว เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ออกจากช่วงของเซลล์ เปล่าจะใช้ทั้งแผ่นงาน

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลคุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  1. เลือกผู้รับของตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับคุณต้องการรวม

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ที่อยู่ถัดจากรายการผู้รับจดหมายเวียนด้วย เลือกระเบียนทั้งหมด

  3. ในรายการติดต่อ เลือกติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกตกลง

ติดต่อ Apple

  1. เลือกผู้รับของตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับคุณต้องการรวม

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ภายใต้ที่ติดต่อกลุ่ม Apple เลือกกลุ่มคุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกตกลง

ไฟล์ Maker Pro

  1. เรียกดูไฟล์คุณต้องการใช้ แล้วเลือกเปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวคั่นระเบียนหัว เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูลและตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกระเบียนแต่ละข้อมูล นั้นแล้ว เลือกตกลง

  1. ในเอกสารของคุณ ให้คลิกในกล่อง ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกข้อความเพื่อนำออก

  2. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน นั้นแล้ว เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บการส่งจดหมาย แทรกเขตข้อมูลผสานจะถูกเน้น

  3. เพิ่ม และจัดรูปแบบเขตข้อมูลคุณต้องการจะรวมอยู่บนซองจดหมาย และเลือกตกลง

    เคล็ดลับ: 

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูล ตัวอย่าง มีช่องว่างระหว่างแรกและสุดท้ายในเขตข้อมูลชื่อ และกดกลับไปยังเริ่มบรรทัดใหม่สำหรับเขตข้อมูลอยู่

    • เมื่อต้องการเรียงลำดับรายชื่อผู้รับของคุณ หรือเอาผู้รับ บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกผู้รับของตัวกรอง จากนั้น เลือกระเบียนเรียงลำดับ หรือกรองระเบียน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว เลือกตกลง

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูว่าจะมีลักษณะซองจดหมาย

    บนแท็บการส่งจดหมาย แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จะถูกเน้น

    หมายเหตุ: ใช้ลูกศรซ้าย และขวาบนแท็บการส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนดูแต่ละซองจดหมาย

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเพิ่มเติม เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ อีก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม หรือเอาเขตข้อมูลผสาน

  3. ซองจดหมายดู วิธีที่คุณต้อง บนแท็บการส่งจดหมาย เมื่อเสร็จสิ้นและผสาน >พิมพ์เอกสาร จดหมายเวียนที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์

    บนแท็บการส่งจดหมาย เสร็จสิ้น และผสาน และตัวเลือกการพิมพ์เอกสารจะถูกเน้น

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการตรวจทาน และอัปเดซองจดหมายแต่ละก่อนการพิมพ์ บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเสร็จสิ้น และผสาน >แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว บนเมนูไฟล์ เลือกพิมพ์ เพื่อพิมพ์ซองจดหมาย

ถ้าคุณไม่มีรายการจดหมาย คุณจำเป็นต้อง สร้าง ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน รายการจดหมายอาจเป็นสเปรดชีต Excel, สมุดรายชื่อ Apple, ฐานข้อมูล FileMaker Pro, เอกสาร Word หรือไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

  1. ใน Word บนเมนู ไฟล์ เลือก เอกสารเปล่าใหม่

  2. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก เค้าโครงเหมือนพิมพ์

  3. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวจัดการจดหมายเวียน

  4. ภายใต้ 1. เลือกชนิดเอกสาร คลิก สร้างใหม่ จากนั้นคลิก ซองจดหมาย

  5. ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ

    เคล็ดลับ: 

    • ในขั้นตอนนี้ คุณไม่ต้องพิมพ์อะไร (รวมถึงช่องว่าง) ในกล่อง ที่อยู่ผู้รับ

    • ถ้าคุณไม่สามารถพิมพ์ภายในกล่องที่อยู่ผู้ส่ง ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ของฉันใช้ นั้นแล้ว ลองอีกครั้ง

  6. ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าเลือกการตั้งค่าการพิมพ์ที่ถูกต้องสำหรับซองจดหมายของคุณ

  7. คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือกรายการจดหมาย

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวจัดการจดหมายเวียน

  2. ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับ เลือก รับรายการ แล้วเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อจดหมาย (ตัวอย่างเช่น สเปรดชีต Excel หรือเอกสาร Word)

  3. ภายใต้ 3. แทรกพื้นที่ที่สำรองไว้ เลือก ที่ติดต่อ

  4. ลากชื่อเขตข้อมูลจากรายการ ที่ติดต่อ (ตัวอย่างเช่น ชื่อ) ไปยังกล่องที่อยู่ของซองจดหมาย

  5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปรากฏบนซองจดหมายของคุณ

  6. ในเอกสารหลักของคุณ แก้ไขกล่องที่อยู่ของซองจดหมายเพื่อเพิ่มช่องว่างและอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ที่คุณต้องการ

  7. เมื่อต้องเสร็จสิ้นการสร้างซองจดหมายของคุณ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการพิมพ์ซองจดหมายของคุณทันที ใน ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 6. ผสานให้เสร็จสมบูรณ์ เลือก ผสานไปยังเครื่องพิมพ์  ปุ่มผสานไปยังเครื่องพิมพ์

      หรือ

    • เมื่อต้องการสร้างเอกสารที่ประกอบด้วยซองจดหมายที่ผสานของคุณที่คุณสามารถบันทึกได้ ใน ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 6. ผสานให้เสร็จสมบูรณ์ เลือก ผสานไปยังเอกสารใหม่  ปุ่ม ทำจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์

ดูเพิ่มเติม

สร้างป้ายจ่าหน้าจดหมาย โดยใช้จดหมายเวียน

สร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

เตรียมแหล่งข้อมูลของ Excel สำหรับจดหมายเวียนใน Word

การสร้างและพิมพ์ซองจดหมายเดียว

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×