สร้างซองจดหมายโดยใช้จดหมายเวียนใน Word for Mac

เมื่อคุณมีจดหมายจำนวนมากที่จะส่งให้บุคคลในรายการจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างซองจดหมายที่จ่าหน้าซองเป็นชุด ซองจดหมายแต่ละซองจะมีที่อยู่ในรายการจดหมายของคุณ

หมายเหตุ: เนื้อหาบางส่วนในหัวข้อนี้อาจไม่สามารถใช้กับบางภาษาได้

มีเอกสารสามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    นี่คือเอกสารที่คุณใช้ในการตั้งค่าเค้าโครงของซองจดหมายในจดหมายเวียน คุณยังสามารถตั้งค่าเนื้อหาต่างๆ เช่น โลโก้ของบริษัทหรือที่อยู่ผู้ส่ง ที่คุณต้องการระบุซ้ำบนซองจดหมายทุกซอง

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลที่ Word ใช้ในจดหมายเวียน ซึ่งเป็นไฟล์ที่มีที่อยู่ที่จะพิมพ์บนซองจดหมาย

  • เอกสารผนวกของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อจดหมายที่ใช้ในการพิมพ์แต่ละที่อยู่บนซองจดหมาย

รายชื่อผู้รับจดหมายสามารถเป็นสเปรดชีต Excel ไดเรกทอรี่ของที่ติดต่อ Outlook หรือสมุดรายชื่อของ Apple ซึ่งมีระเบียนที่ Word ใช้ดึงข้อมูลเพื่อสร้างที่อยู่สำหรับซองจดหมาย

  • ถ้าคุณยังไม่มีรายชื่อผู้รับ คุณสามารถสร้างรายชื่อใหม่ได้ใน Word ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน ให้รวบรวมรายการที่อยู่ของคุณทั้งหมด

  • ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Excel ให้แน่ใจว่าคอลัมน์รหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความ เพื่อที่เลขศูนย์จะไม่ตกหายไป

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้น

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการทำให้ Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ ให้เปิด Apple Mail จากนั้น บนเมนู จดหมาย ให้เลือก การกำหนดลักษณะ บนแท็บ ทั่วไป ที่อยู่ถัดจาก ตัวอ่านอีเมลเริ่มต้น ให้เลือก Microsoft Outlook

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ซองจดหมาย

    บนแท็บการส่งจดหมาย ให้เลือกซองจดหมายจากรายการเริ่มต้นจดหมายเวียน

  2. ในกล่องโต้ตอบ ซองจดหมาย ปล่อยให้ ที่อยู่ผู้รับ ว่าง และภายใต้ ที่อยู่ผู้ส่ง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เลือก ใช้ที่อยู่ของฉัน เพื่อใช้ที่อยู่ของคุณจากรายการที่ติดต่ออีเมล

    • เลือก ละเว้น เพื่อปล่อยให้ที่อยู่ผู้ส่งว่าง

    • เลือกทั้งสองตัวเลือก (ใช้ที่อยู่ของฉัน และ ละเว้น) แล้วพิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งที่คุณต้องการใช้

    • จัดรูปแบบ ที่อยู่ผู้ส่ง โดยการเลือก ฟอนต์ หรือ ตำแหน่ง แล้วทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการ

  3. ในกล่องโต้ตอบ ซองจดหมาย ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้เลือก ตั้งค่าหน้ากระดาษ

  4. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในรายการ ขนาดกระดาษ ให้เลือกตัวเลือกที่ตรงกับขนาดของซองจดหมายของคุณ

    เคล็ดลับ: ถ้าไม่มีตัวเลือกที่ตรงกับขนาดของซองจดหมาย ให้ทำดังต่อไปนี้:

    • ที่ด้านล่างของรายการ ขนาดกระดาษ ให้เลือก จัดการขนาดแบบกำหนดเอง

    • คลิก + (เครื่องหมายบวก) เพื่อเพิ่มรายการใหม่ ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้ดับเบิลคลิก ไม่มีชื่อ จากนั้นพิมพ์ชื่อสำหรับซองจดหมายของคุณ

    • ใส่มิติของซองจดหมายในกล่อง กว้าง และ สูง จากนั้นเลือก ตกลง

  5. ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ถัดจาก การวางแนว ให้เลือก แนวนอน > ตกลง

  6. เลือก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ซองจดหมาย

  7. ในเมนู ไฟล์ ให้เลือก บันทึก

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เลือกผู้รับ

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น เลือก​​ผู้รับ ไว้และมีรายการตัวเลือก

    เลือก

    ถึง

    สร้างรายการใหม่

    เริ่มรายการที่อยู่ใหม่ขณะคุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

    ใช้รายการที่มีอยู่

    ใช้ Excel สเปรดชีตหรือไฟล์ข้อมูลชนิดอื่นเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

    เลือกชื่อโดยตรงจากที่ติดต่อ Outlook เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

    เลือกชื่อโดยตรงจากสมุดรายชื่อ Apple เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

    FileMaker Pro

    นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

  2. เลือกตัวเลือก:

 

 

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบ เขตข้อมูลรายการแก้ไขWord จะสร้างเขตข้อมูลที่มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น ชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลของข้อความ ให้เพิ่มในตอนนี้ เพื่อที่คุณจะได้เติมลงในเขตข้อมูลได้เมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ให้พิมพ์ ชื่อของเขตข้อมูล ที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายเขตข้อมูล

  2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้ว เลือก สร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

 

 

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดเวิร์กบุ๊ค เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ปล่อย ช่วงของเซลล์ ว่างไว้เพื่อใช้ทั้งเวิร์กชีต

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

 

 

• เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ถัดจาก รายการผู้รับจดหมายเวียนตาม ให้เลือก ระเบียนที่สมบูรณ์

  3. ในรายชื่อผู้ติดต่อ ให้เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

 

 

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ใต้ รายชื่อกลุ่มผู้ติดต่อของ Apple เลือกกลุ่มที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

 

 

File Maker Pro

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวคั่นระเบียนหัวกระดาษ เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูล และตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกแต่ละระเบียนข้อมูล จากนั้นเลือก ตกลง

  1. ในเอกสารของคุณ ให้คลิกในกล่อง ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกข้อความเพื่อนำออก

  2. ในแท็บ การส่งจดหมาย เลือก แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แทรกเขตข้อมูลผสาน ไว้

  3. เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ไว้บนซองจดหมาย และเลือก ตกลง

    เคล็ดลับ: 

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบเขตข้อมูล ให้ใส่ช่องว่างระหว่างเขตข้อมูลชื่อและนามสกุล แล้วกด Return เพื่อเริ่มบรรทัดใหม่สำหรับเขตข้อมูลที่อยู่

    • เมื่อต้องการจัดเรียงรายชื่อผู้รับหรือเอาผู้รับออก บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก กรองผู้รับ จากนั้นเลือก จัดเรียงระเบียน หรือ กรองระเบียน เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อดูว่าซองจดหมายของคุณมีลักษณะอย่างไร

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ไว้

    หมายเหตุ: ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านแต่ละซองจดหมาย

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง อีกครั้ง ซึ่งทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลผสานออกได้

  3. เมื่อซองจดหมายมีลักษณะตามที่ต้องการ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร เพื่อเสร็จสิ้นจดหมายเวียน

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น เสร็จสิ้นและผสาน และตัวเลือก พิมพ์เอกสาร ไว้

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการตรวจทานและอัปเดตซองจดหมายแต่ละซองก่อนพิมพ์ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > แก้ไขเอกสารแยกกัน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว บนเมนู ไฟล์ ให้เลือก พิมพ์ เพื่อพิมพ์ซองจดหมาย

ถ้าคุณไม่มีรายการจดหมาย คุณจำเป็นต้อง สร้าง ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน รายการจดหมายอาจเป็นสเปรดชีต Excel, สมุดรายชื่อ Apple, ฐานข้อมูล FileMaker Pro, เอกสาร Word หรือไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

  1. ใน Word บนเมนู ไฟล์ เลือก เอกสารเปล่าใหม่

  2. บนเมนู มุมมอง ให้คลิก เค้าโครงเหมือนพิมพ์

  3. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวจัดการจดหมายเวียน

  4. ภายใต้ 1. เลือกชนิดเอกสาร คลิก สร้างใหม่ จากนั้นคลิก ซองจดหมาย

  5. ในกล่อง ที่อยู่ผู้ส่ง พิมพ์ ที่อยู่ของคุณ

    เคล็ดลับ: 

    • ในขั้นตอนนี้ คุณไม่ต้องพิมพ์อะไร (รวมถึงช่องว่าง) ในกล่อง ที่อยู่ผู้รับ

    • ถ้าคุณไม่สามารถพิมพ์ภายใน ที่อยู่ผู้ส่ง ให้นำเครื่องหมายออกจากกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ที่อยู่ของฉัน แล้วลองใหม่อีกครั้ง

  6. ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ยืนยันว่าเลือกการตั้งค่าการพิมพ์ที่ถูกต้องสำหรับซองจดหมายของคุณ

  7. คลิก ตกลง เมื่อเสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือกรายการจดหมาย

  1. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก ตัวจัดการจดหมายเวียน

  2. ภายใต้ 2. เลือกรายชื่อผู้รับ เลือก รับรายการ แล้วเลือกแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อจดหมาย (ตัวอย่างเช่น สเปรดชีต Excel หรือเอกสาร Word)

  3. ภายใต้ 3. แทรกพื้นที่ที่สำรองไว้ เลือก ที่ติดต่อ

  4. ลากชื่อเขตข้อมูลจากรายการ ที่ติดต่อ (ตัวอย่างเช่น ชื่อ) ไปยังกล่องที่อยู่ของซองจดหมาย

  5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 สำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการให้ปรากฏบนซองจดหมายของคุณ

  6. ในเอกสารหลักของคุณ แก้ไขกล่องที่อยู่ของซองจดหมายเพื่อเพิ่มช่องว่างและอักขระขึ้นบรรทัดใหม่ที่คุณต้องการ

  7. เมื่อต้องเสร็จสิ้นการสร้างซองจดหมายของคุณ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการพิมพ์ซองจดหมายของคุณทันที ใน ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 6. ผสานให้เสร็จสมบูรณ์ เลือก ผสานไปยังเครื่องพิมพ์  ปุ่มผสานไปยังเครื่องพิมพ์

      หรือ

    • เมื่อต้องการสร้างเอกสารที่ประกอบด้วยซองจดหมายที่ผสานของคุณที่คุณสามารถบันทึกได้ ใน ตัวจัดการจดหมายเวียน ภายใต้ 6. ผสานให้เสร็จสมบูรณ์ เลือก ผสานไปยังเอกสารใหม่  ปุ่ม ทำจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์

ดูเพิ่มเติม

สร้างป้ายจ่าหน้าจดหมาย โดยใช้จดหมายเวียน

สร้างแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

เตรียมแหล่งข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียนใน Word

การสร้างและพิมพ์ซองจดหมายเดียว

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×