สร้างกล่องจดหมายที่แชร์

ผู้สนับสนุน: Diane Faigel Nino Bilic
อัปเดตล่าสุด: 19 กรกฎาคม 2017

เป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างกล่องจดหมายที่แชร์เพื่อให้กลุ่มบุคคลสามารถตรวจสอบและส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลทั่วไป เช่น info@contoso.com เมื่อบุคคลในกลุ่มตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะแสดงว่ามากจากกล่องจดหมายที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง

กล่องจดหมายที่แชร์มีปฏิทินที่แชร์ด้วย! ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากต้องการใช้ปฏิทินที่แชร์เป็นสถานที่สำหรับทุกคนให้ใส่การนัดหมายของพวกเขา ตัวอย่าง ถ้าคุณมีผู้ใช้ 3 คนที่ทำการเยี่ยมชมลูกค้า ทุกคนสามารถใช้ปฏิทินที่แชร์เพื่อใส่การนัดหมาย นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการทำให้ทุกคนทราบ

สร้างกล่องจดหมายที่แชร์ และเพิ่มสมาชิก

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9
วิดีโอ: สร้างกล่องจดหมายที่แชร์

ลองใช้!

  1. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณที่ https://portal.office.com/adminportal/home

    ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณ

    ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 ที่ดำเนินการโดย 21Vianet

  2. ในศูนย์การจัดการ ไปที่ กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์

    เลือกเพื่อเปิดกล่องจดหมายที่แชร์
  3. บนหน้า เพิ่มกล่องจดหมาย ให้ใส่ชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ จากนั้น ตัวช่วยสร้างจะเลือกที่อยู่อีเมล แต่คุณสามารถแก้ไขได้

    ตั้งชื่อกล่องจดหมายที่แชร์

  4. คลิก เพิ่ม อาจใช้เวลาสักครู่ก่อนที่คุณจะสามารถเพิ่มสมาชิก

  5. ภายใต้ ขั้นตอนถัดไป ให้เลือก เพิ่มสมาชิกไปยังกล่องจดหมายนี้ สมาชิกคือบุคคลที่จะสามารถดูจดหมายขาเข้าไปยังกล่องจดหมายนี้ และการตอบกลับขาออก

    เลือกเพิ่มสมาชิก

  6. เลือกปุ่ม +เพิ่มสมาชิก ใส่เครื่องหมายถัดจากบุคคลทีคุณต้องการให้ใช้กล่องจดหมายนี้ และคลิก บันทึก

    เลือกสมาชิกเพื่อกำหนดให้กับกล่องจดหมายที่แชร์

  7. เลือก ปิด

เสร็จเรียบร้อยแล้ว! ในตอนนี้ ให้ไปที่ขั้นตอนถัดไป: อนุญาตให้ทุกคนเห็นอีเมลที่ส่งแล้ว

อนุญาตให้ทุกคนเห็นอีเมลที่ส่งแล้ว (การตอบกลับ)

ตามค่าเริ่มต้น ข้อความที่ส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์จะไม่ถูกบันทึกไปยังโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่แชร์ แต่จะถูกบันทึกไปยังโฟลเดอร์รายการที่ส่งของบุคคลที่ส่งข้อความ

ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้ทุกคนเห็นอีเมลที่ส่ง ในศูนย์การจัดการ Office 365 ให้แก้ไขการตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์ และเลือก รายการที่ส่ง > แก้ไข

เลือก รายการที่ส่ง > แก้ไข

เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook

ถ้าคุณเปิดใช้งานการแม็ปโดยอัตโนมัติในธุรกิจของคุณ (ตามค่าเริ่มต้น ซึ่งบุคคลส่วนใหญ่ทำเช่นนั้น) กล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏในแอป Outlook ของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ หลังจากปิดและเริ่ม Outlook ใหม่

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู:

  • เปิดและใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook 2016 และ Outlook 2013

  • เปิดและใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บ: การตอบกลับเป็นนามแฝงกล่องจดหมายที่แชร์ (เช่น sales@contoso.com) ในครั้งแรกเป็นเรื่องยุ่งยาก ผู้ใช้ของคุณจำเป็นต้องทำการแก้ไขชั่วคราวนี้ (ข้อบกพร่องนี้จะไม่ได้รับการแก้ไข):

    1. เปิด Outlook บนเว็บ และไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ

    2. เปิดข้อความที่ถูกส่งไปยังที่อยู่ที่แชร์

    3. คลิก ตอบกลับ

    4. ที่ด้านล่างของข้อความ ให้คลิกลูกศรเพิ่มเติม > แสดงจาก

      คลิกที่ลูกศรเพิ่มเติม แล้วคลิกแสดงจาก

    5. คลิกขวาบนที่อยู่จาก - เช่น Ina@weewalter.me - และคลิก เอาออก

      เอานามแฝงของจากออก

    6. จากนั้นพิมพ์ที่อยู่ที่แชร์ เช่น support@contoso.com และส่งข้อความ ในครั้งถัดไปที่คุณตอบกลับจากกล่องจดหมายที่แชร์ ที่อยู่จะปรากฏเป็นตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์จาก

      นามแฝงของกล่องจดหมายที่แชร์จะปรากฏในกล่องดรอปดาวน์จาก

ใช้กล่องจดหมายที่แชร์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต)

เมื่อต้องการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ให้เปิดเบราว์เซอร์ของคุณ ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 จากนั้น ไปที่ Outlook บนเว็บ สำหรับคำแนะนำ ให้ดูสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยด้านบนสำหรับ เปิดและใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Oultook บนเว็บ จาก Outlook บนเว็บ คุณจะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้

คุณไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์จากแอป Outlook ที่ติดตั้งบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

ใช้กล่องจดหมายที่แชร์

เราชอบปฏิทินกล่องจดหมายที่แชร์มากกว่าปฏิทิน SharePoint สำหรับติดตามการนัดหมายและที่อยู่ของบุคคล ปฏิทินที่แชร์ได้รวมเข้าไว้กับ Outlook สร้างตัวเตือน ที่สามารถสร้างและใช้งานได้ง่ายกว่าปฏิทิน SharePoint มาก

  1. ในแอป Outlook ให้ไปที่มุมมองปฏิทิน และเลือกกล่องจดหมายที่แชร์

    เลือกมุมมองปฏิทิน

  2. เมื่อคุณใส่การนัดหมาย ทุกคนที่เป็นสมาชิกของกล่องจดหมายที่แชร์จะสามารถเห็นการนัดหมายเหล่านั้น

ส่งต่ออีเมลที่ถูกส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์

  1. ในศูนย์การจัดการ Office 365 ให้เลือกกล่องจดหมายที่แชร์ที่คุณต้องการแก้ไข

  2. เลือก การส่งต่ออีเมล > แก้ไข

  3. ตั้งค่าการสลับเป็น เปิด และใส่ที่อยู่อีเมลสำหรับส่งต่อ คุณสามารถใส่ที่อยู่อีเมลเดียวเท่านั้น สามารถเป็นภายนอกองค์กรของคุณ เช่น ที่อยู่ Gmail หรือกล่องจดหมายที่แชร์อื่น

  4. เลือก บันทึก

ส่งการตอบกลับอัตโนมัติจากกล่องจดหมายที่แชร์

  1. ในศูนย์การจัดการ Office 365 ให้เลือกกล่องจดหมายที่แชร์ที่คุณต้องการแก้ไข

  2. เลือก การตอบกลับอัตโนมัติ > แก้ไข

  3. ตั้งค่าการสลับเป็น เปิด และเลือกว่าจะส่งการตอบกลับไปยังบุคคลภายในองค์กรของคุณ หรือบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ใส่ข้อความของคุณ

  4. ใส่การตอบกลับที่คุณต้องการส่งไปยังบุคคลภายในองค์กรของคุณ คุณไม่สามารถเพิ่มรูป ใส่ได้เพียงข้อความเท่านั้น

  5. ถ้าคุณ ยัง ต้องการส่งการตอบกลับไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บุคคลที่คุณต้องการให้รับการตอบกลับ และพิมพ์ข้อความ ไม่มีวิธีใดที่จะส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณเท่านั้นแต่ไม่ส่งไปยังบุคคลภายในองค์กรของคุณ

  6. เลือก บันทึก

ขีดจำกัดกล่องจดหมายที่แชร์: 50GB

กล่องจดหมายที่แชร์ของคุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้สูงสุด 50GB โดยไม่จำเป็นต้องมอบหมายสิทธิ์การใช้งาน หลังจากนั้นคุณจำเป็นต้องมอบหมายสิทธิ์การใช้งานให้กับกล่องจดหมายเพื่อแชร์ข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อถึงขีดจำกัดการจัดเก็บกล่องจดหมายที่แชร์ คุณจะสามารถรับอีเมลได้ขณะหึ่ง แต่คุณจะไม่สามารถส่งอีเมลใหม่ได้ หลังจากนั้น คุณจะไม่ได้รับอีเมล ผู้ส่งไปยังกล่องจดหมายจะได้รับใบตอบรับไม่สามารถนำส่งได้

ป้องกันสมาชิกจากการลบข้อความในกล่องจดหมายที่แชร์

น่าเสียดาย คุณไม่สามารถป้องกันผู้ใช้จากการลบข้อความในกล่องจดหมายที่แชร์ได้ เช่น สมมติว่าคุณมีผู้ใช้ 5 คนที่ใช้งานกล่องจดหมายที่แชร์ มีใครบางคนลบอีเมลหลักจากที่อ่าน ตอนนี้อีเมลได้ถูกลบสำหรับทุกคน ถึงแม้ว่าพวกเขาจะยังไม่ได้อ่านข้อความก็ตาม วิธีเดียวที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้นี้ได้คือให้สร้างกลุ่ม Office 365 แทนกล่องจดหมายที่แชร์

กลุ่มใน Outllok เป็นเหมือนกับกล่องจดหมายที่แชร์ สำหรับการเปรียบเทียบทั้งสองกลุ่ม ให้ดู เปรียบเทียบกลุ่ม เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่ม ให้ดู เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่ม โดยเฉพาะกลุ่มในส่วนของ Outlook อยู่อยู่ด้านล่างของหน้า

สิ่งที่คุณต้องทราบเกี่ยวกับกล่องจดหมายที่แชร์

  • คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดสิทธิ์การใช้งานให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ที่มีขนาดต่ำกว่า 50GB

  • คุณจำเป็นต้องให้สิทธิ์กับผู้ใช้ (สมาชิก) เพื่อใช้กล่องจดหมายที่แชร์ เฉพาะบุคคลภายในองค์กรของคุณที่สามารถใช้กล่องจดหมายที่แชร์

  • คุณไม่สามารถให้บุคคลภายนอกธุรกิจของคุณ (เช่น ผู้ที่มีบัญชีผู้ใช้ Gmail) เข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้ ถ้าคุณต้องการทำเช่นนี้ ให้พิจารณาการสร้างกลุ่มสำหรับ Outlook แทน เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู สร้างกลุ่ม Office 365 ในศูนย์การจัดการ

  • คุณไม่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์จาก Outlook สำหรับ iPhone, Android หรือ Mac ถ้าคุณต้องการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์จากหนึ่งในอุปกรณ์เหล่านี้ ให้ใช้ Outlook บนเว็บ

  • คุณไม่สามารถเข้ารหัสลับอีเมลที่ส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์

  • คุณสามารถแปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่แชร์ ดู แปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่แชร์

แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการสร้างกล่องจดหมายที่แชร์

  • ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ที่อยู่พร็อกซี "smtp:<ชื่อกล่องจดหมายที่แชร์>" กำลังถูกใช้งานโดยที่อยู่พร็อกซี หรือ LegacyExchangeDN ของ "<ชื่อ>" โปรดเลือกที่อยู่พร็อกซีอื่น

    ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามตั้งชื่อกล่องจดหมายที่แชร์ด้วยชื่อที่ใช้อยู่แล้ว ตัวอย่าง สมมติว่า คุณต้องการให้กล่องจดหมายที่แชร์มีชื่อว่า info@domain1 และ info@domain2 โดยสามารถดำเนินการได้สองวิธีดังนี้:

วิธีที่การแม็ปโดยอัตโนมัติทำงานกับกล่องจดหมายที่แชร์

การแม็ปโดยอัตโนมัติถูกตั้งค่าบนกล่องจดหมายของผู้ใช้ ไม่ใช่กล่องจดหมายที่แชร์

ซึ่งหมายความว่า ถ้าคุณพยายามใช้กลุ่มความปลอดภัยเพื่อจัดการบุคคลที่สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ การแม็ปโดยอัตโนมัติจะไม่ทำงาน ดังนั้น ถ้าคุณต้องการการแม็ปโดยอัตโนมัติ คุณต้องกำหนดสิทธิ์อย่างชัดเจน

วิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ในศูนย์การจัดการ Exchange

ลูกค้าบางรายทำการจัดการกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดของพวกเขาในศูนย์การจัดการ Exchange ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำสำหรับวิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์โดยใช้ส่วนติดต่อนั้น

เมื่อต้องการดูสิทธิ์ที่คุณต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ให้ดูรายการ “กล่องจดหมายของผู้ใช้” ใน สิทธิ์ผู้รับ

  1. ไปที่ ผู้รับ > ที่แชร์ > เพิ่ม

  2. กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็น:

    • ชื่อที่แสดง

    • ที่อยู่อีเมล

  3. เมื่อต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่หรือสิทธิ์ส่งเป็น ให้คลิก เพิ่ม แล้วเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการให้สิทธิ์ คุณสามารถใช้แป้น CTRL เพื่อเลือกผู้ใช้หลายคนได้ สับสนเกี่ยวกับสิทธิ์ที่จะใช้ใช่ไหม ดู คุณควรใช้สิทธิ์ใด

    หมายเหตุ: สิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปิดกล่องจดหมาย รวมถึงสร้างและปรับเปลี่ยนรายการในนั้น สิทธิ์ส่งเป็นช่วยให้ทุกคนที่ไม่ใช่เจ้าของกล่องจดหมายสามารถส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ได้ ทั้งสองสิทธิ์จำเป็นสำหรับการดำเนินการกล่องจดหมายที่แชร์ได้สำเร็จ

  4. คลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ และสร้างกล่องจดหมายที่แชร์

  1. ไปที่ ผู้รับ > ที่แชร์ > แก้ไข

  2. คลิก การมอบสิทธิ์กล่องจดหมาย

  3. เมื่อต้องการให้สิทธิ์ หรือเอาสิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่หรือสิทธิ์ส่งเป็นออก ให้คลิก เพิ่ม หรือ เอาออก แล้วเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการให้สิทธิ์

    หมายเหตุ: สิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปิดกล่องจดหมาย รวมถึงสร้างและปรับเปลี่ยนรายการในนั้น สิทธิ์ส่งเป็นช่วยให้ทุกคนที่ไม่ใช่เจ้าของกล่องจดหมายสามารถส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ได้ ทั้งสองสิทธิ์จำเป็นสำหรับการดำเนินการกล่องจดหมายที่แชร์ได้สำเร็จ

  4. คลิก บันทึก เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

  • เข้าถึงแบบเต็มที่ สิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่ช่วยให้ผู้ใช้เข้าสู่ระบบกล่องจดหมายที่แชร์ และทำหน้าที่เป็นเจ้าของกล่องจดหมายนั้น ในขณะที่เข้าสู่ระบบ ผู้ใช้สามารถสร้างรายการปฏิทิน; อ่าน ดู ลบ และเปลี่ยนข้อความอีเมล; สร้างงานและที่ติดต่อปฏิทิน อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่ไม่สามารถส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์เว้นแต่พวกเขาจะมีสิทธิ์ส่งเป็นหรือสิทธิ์ส่งในนาม

  • ส่งเป็น สิทธิ์ส่งเป็นช่วยให้ผู้ใช้เลียนแบบกล่องจดหมายที่แชร์เมื่อส่งจดหมาย ตัวอย่าง ถ้ากฤษณ์เข้าสู่ระบบกล่องจดหมายที่แชร์ฝ่ายการตลาดและส่งอีเมล ซึ่งจะมีลักษณะเหมือนฝ่ายการตลาดเป็นผู้ส่งอีเมล

    อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะไม่สามารถดูอีเมลที่ส่งถึง หรือจากที่อยู่ใดๆ ที่แชร์

  • ส่งในนาม สิทธิ์ส่งในนามช่วยให้ผู้ใช้ส่งอีเมลในนามของกล่องจดหมายที่แชร์ ตัวอย่าง ถ้าเจตริณเข้าสู่ระบบกล่องจดหมายที่แชร์อาคารต้อนรับ 32 และส่งอีเมล ซึ่งจะมีลักษณะเป็นจดหมายที่ส่งโดย “เจตริณในนามของอาคารต้อนรับ 32” คุณไม่สามารถใช้ EAC เพื่อให้สิทธิ์ส่งในนาม คุณต้องใช้ cmdlet ตั้งค่ากล่องจดหมาย กับพารามิเตอร์ ให้ส่งในนาม

ใช้ cmdlet กล่องจดหมายใหม่ ของ PowerShell เพื่อสร้างกล่องจดหมายที่แชร์

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงวิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ฝ่ายขาย และให้สิทธิ์เข้าถึงแบบเต็มที่และสิทธิ์ส่งในนามสำหรับกลุ่มความปลอดภัย MarketingSG ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของกลุ่มความปลอดภัยจะได้รับสิทธิ์ไปยังกล่องจดหมาย

หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้ถือว่า คุณได้สร้างกลุ่มความปลดภัย MarketingSG และกลุ่มความปลอดภัยนั้นเปิดใช้งานจดหมายได้ ดู จัดการกลุ่มความปลอดภัยที่เปิดใช้งานจดหมาย

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

ฉันควรสร้างกล่องจดหมายที่แชร์หรือกลุ่ม Office 365 สำหรับ Outlook หรือไม่

ดู เปรียบเทียบกลุ่ม สำหรับคำแนะนำบางอย่าง

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×