สร้างกลุ่มที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

สร้างกลุ่มที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

ใช้กลุ่มที่ติดต่อ (เดิมเรียกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย") เพื่อส่งอีเมลไปให้หลายคนได้ ไม่ว่าจะเป็นทีมงานในโครงการ คณะกรรมการ หรือแม้แต่กลุ่มเพื่อน โดยไม่ต้องเพิ่มรายชื่อทีละชื่อทุกครั้งที่คุณต้องการเขียนอีเมลถึงพวกเขา เมื่อต้องการสร้างกลุ่มที่ติดต่อ ให้ทำดังนี้

กล่องโต้ตอบกลุ่มที่ติดต่อ

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่มที่ติดต่อสำหรับ Mac ให้ดู สร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook for Mac

  1. บนแถบนำทาง ให้คลิก บุคคล

    • สำหรับ Outlook 2013: บุคคล

    • สำหรับ Outlook 2016: บุคคล

  2. ภายใต้ ที่ติดต่อของฉัน ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มกลุ่มที่ติดต่อ สำหรับตัวอย่างนี้ ให้คลิก ที่ติดต่อ

  3. คลิก หน้าแรก > กลุ่มที่ติดต่อใหม่

  4. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อกลุ่ม

  5. คลิก เพิ่มสมาชิก แล้วเพิ่มบุคคลจากสมุดรายชื่อหรือรายการที่ติดต่อของคุณ

    เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มใหม่

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเพิ่มบุคคลอื่นที่ไม่ได้อยู่ใน สมุดรายชื่อ หรือ ที่ติดต่อให้สร้างหรือเพิ่มบุคคลเป็นที่ติดต่อ

  6. คลิก บันทึกและปิด

    เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีใช้กลุ่มที่ติดต่อใหม่ของคุณ ให้ดูที่ ส่งข้อความอีเมลไปยังกลุ่มที่ติดต่อ

ถ้าคุณมักจะส่งอีเมลถึงบุคคลกลุ่มเดิม คุณสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อ (เดิมเรียกว่ารายชื่อการแจกจ่าย) ซึ่งประกอบด้วยผู้รับทั้งหมดโดยใช้อีเมลฉบับก่อนหน้าที่คุณส่งไปหาพวกเขา จากนั้น ในครั้งถัดไปที่คุณต้องการติดต่อกับพวกเขาหรือกำหนดการประชุมกับกลุ่มนั้น คุณสามารถเพิ่มกลุ่มที่ติดต่อไปยังบรรทัด ถึง ของข้อความของคุณแทนการเพิ่มที่ละคน

  1. เปิดอีเมลที่ส่งถึงบุคคลที่คุณต้องการรวมไว้ในกลุ่มที่ติดต่อ

  2. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้เน้นชื่อทั้งหมดด้วยเมาส์ของคุณ

    เลือกบุคคลในข้อความอีเมล

  3. คลิกขวาส่วนที่เลือก แล้วคลิก คัดลอก หรือกด Ctrl+C

  4. ใน Outlook (ไม่ใช่ในข้อความอีเมลที่เปิดอยู่แล้ว) ให้คลิก บุคคล

    เคล็ดลับ:  ถ้ารายการที่ติดต่อของคุณไม่ปรากฏ ให้คลิก บุคคล อีกครั้ง

    คลิกบุคคล

  5. คลิก หน้าแรก > กลุ่มที่ติดต่อใหม่

    ปุ่ม กลุ่มที่ติดต่อใหม่ บนแท็บ หน้าแรก

  6. พิมพ์ชื่อสำหรับกลุ่มที่ติดต่อของคุณ เช่น โครงการพิเศษ

  7. คลิก เพิ่มสมาชิก > จากที่ติดต่อ Outlook

    เพิ่มสมาชิกจากที่ติดต่อ Outlook

  8. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้คลิกขวาภายในกล่อง สมาชิก แล้วคลิก วาง หรือกด Ctrl+V

  9. คลิก ตกลง

    บุคคลจากอีเมลจะปรากฏเป็นรายการของสมาชิกสำหรับกลุ่มที่ติดต่อของคุณ

    กลุ่มที่ติดต่อใหม่ของคุณในตอนนี้ควรมีบุคคลแล้ว

  10. คลิก บันทึกแล้วปิด

กลุ่มที่ติดต่อจะปรากฏอยู่ในรายชื่อที่ติดต่อของคุณพร้อมไปกับรายชื่อของแต่ละบุคคล คุณสามารถบอกความแตกต่างโดยไอคอนที่ปรากฏทางด้านซ้ายของชื่อในมุมมองรายการ ไอคอนรูปบัตรสำหรับที่ติดต่อแต่ละรายการ และไอคอนบุคคลสำหรับกลุ่มที่ติดต่อ

หลายไอคอนบุคคลสำหรับหลายกลุ่มที่ติดต่อ และหลายไอคอนรูปบัตรสำหรับที่ติดต่อหลายราย

สุดท้าย คุณสามารถ เพิ่มบุคคล หรือ เอาบุคคลออก จากกลุ่มที่ติดต่อในภายหลังได้ตลอด

ถ้าคุณมีที่ติดต่อทางธุรกิจหรือที่ติดต่อส่วนตัวจำนวนมากซึ่งคุณเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel คุณสามารถนำเข้าโดยตรงลงใน Outlook ได้

จากนั้นคุณสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อ (เดิมเรียกว่า"รายชื่อการแจกจ่าย") โดยใช้ข้อมูลที่ติดต่อที่นำเข้าได้ กลุ่มที่ติดต่อช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลและการเชิญเข้าร่วมประชุมไปยังผู้อื่นได้โดยไม่ต้องเพิ่มรายชื่อแต่ละชื่อทุกครั้ง

น่าเสียดายที่ Outlook ไม่สามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อจากรายการที่ติดต่อใน Excel ได้โดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถทำได้โดยใช้ขั้นตอนสี่ขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เตรียมข้อมูลที่ติดต่อของคุณให้พร้อมเพื่อนำเข้า

  2. นำเข้าข้อมูล

  3. แมปคอลัมน์สเปรดชีต Excel ไปยังเขตข้อมูล Outlook ที่เหมาะสม

  4. สร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกข้อมูลที่ติดต่อของคุณจาก Excel ลงในไฟล์ที่ Outlook สามารถนำเข้าได้

Outlook ไม่สามารถนำเข้าเวิร์กบุ๊กที่มีหลายแผ่นงานได้ แต่สามารถนำเข้าไฟล์ที่มีค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv) ได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีการบันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นไฟล์ .csv

  1. ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ให้คลิกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่ติดต่อที่คุณต้องการนำเข้า

  2. คลิก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  3. เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ของคุณ

  4. ในกล่อง บันทึกเป็นชนิด ให้เลือก CSV (MS-DOS) (*.csv) ตั้งชื่อไฟล์ แล้วคลิก บันทึก

  5. ถ้า Excel บอกคุณว่า "ชนิดไฟล์ที่เลือกไม่มีเวิร์กบุ๊กที่มีหลายแผ่นงาน" ให้คลิก ตกลง ข้อความนี้อ้างอิงไปยังข้อจำกัดของไฟล์ CSV และจะไม่มีอะไรเกิดขึ้นกับเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ (ไฟล์ .xlsx)

  6. เมื่อ Excel บอกคุณว่า "ฟีเจอร์บางอย่างในเวิร์กบุ๊กของคุณอาจสูญหายไป" ให้คลิก ใช่ เพื่อบันทึกเวิร์กชีตปัจจุบันเป็นไฟล์ CSV เวิร์กบุ๊กต้นฉบับ (ไฟล์ .xlsx) จะปิด แต่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นกับเวิร์กบุ๊กต้นฉบับ

  7. ปิดไฟล์ CSV

คุณทำงานในส่วนของ Excel เสร็จสิ้นแล้ว ขณะนี้คุณสามารถเริ่มขั้นตอนการนำเข้าใน Outlook ได้

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มนำเข้า

  1. ใน Outlook ให้คลิก ไฟล์ > เปิดและส่งออก > นำเข้า/ส่งออก

    นำเข้า/ส่งออก

    ซึ่งจะเป็นการเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก

  2. คลิก นำเข้าจากอีกโปรแกรมหนึ่งหรืออีกไฟล์หนึ่ง แล้วคลิก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออก

  3. เลือก ค่าที่ถูกแบ่งด้วยจุลภาค และคลิก ถัดไป

  4. คลิก เรียกดู และไปที่ตำแหน่งของไฟล์ CSV ที่บันทึกไว้

  5. ภายใต้ ตัวเลือก ให้เลือกว่าจะแทนที่รายการที่ซ้ำกัน (ที่ติดต่อที่มีอยู่), สร้างที่ติดต่อที่ซ้ำกัน หรือไม่นำเข้ารายการที่ซ้ำกัน นี่คือบางสิ่งที่คุณควรพิจารณา:

    • การแทนที่รายการที่ซ้ำกันจะลบที่ติดต่อที่มีอยู่ ถ้า Outlook ค้นพบชื่อ (หรือเขตข้อมูลบางเขตข้อมูลอื่นๆ ตามที่อธิบายไว้ในส่วนเกี่ยวกับการแมป ด้านล่าง) ของที่ติดต่อที่ตรงกัน ถ้าคุณมีข้อมูลบางส่วนของที่ติดต่อเดียวกันใน Outlook ให้เลือกสร้างรายการที่ซ้ำแทน

    • การสร้างรายการที่ซ้ำกันเป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยกว่า คุณสามารถล้างค่าที่ซ้ำกันในภายหลังได้

    • ถ้าคุณมั่นใจว่าข้อมูลของที่ติดต่อที่มีอยู่แล้วใน Outlook จะเหมือนกันกับที่ติดต่อในไฟล์นำเข้าของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะไม่นำเข้ารายการที่ซ้ำกันได้ Outlook จะนำเข้าเฉพาะที่ติดต่อใหม่

  6. คลิก ถัดไป และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเก็บที่ติดต่อใหม่ที่คุณนำเข้า ที่ติดต่อ ควรจะถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณต้องการใช้โฟลเดอร์อื่น ให้เลื่อนเพื่อค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้

  7. คลิก ถัดไป

  8. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก นำเข้า "MyContacts.csv" (สมมติว่าเป็นชื่อไฟล์ของคุณ) ถูกเลือก

  9. อย่าเพิ่งคลิก เสร็จสิ้น เนื่องจากคุณจำเป็นต้อง "แมป" บางคอลัมน์ในไฟล์ CSV ของคุณไปยังเขตข้อมูลที่ติดต่อใน Outlook

ขั้นตอนที่ 3: แมปคอลัมน์ไฟล์ CSV ของคุณไปยังเขตข้อมูลที่ติดต่อ Outlook

  1. คลิกที่ปุ่ม แมปเขตข้อมูลที่กำหนดเอง กล่อง แมปเขตข้อมูลที่กำหนดเอง จะปรากฏขึ้น

    • ภายใต้ จาก กล่องจะแสดงชื่อคอลัมน์จากไฟล์ CSV ที่คุณนำเข้า

    • ภายใต้ ถึง คุณจะเห็นเขตข้อมูลมาตรฐานที่ Outlook ใช้สำหรับที่ติดต่อ ถ้าตรงกับคอลัมน์ในไฟล์ csv คุณจะเห็นคอลัมน์ของคุณ ภายใต้ แมปจาก

      กล่องโต้ตอบการแมปเขตข้อมูลที่กำหนดเอง

  2. คุณอาจจำเป็นต้องแก้ไขการแมปบางอย่างด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ในตัวอย่างต่อไปนี้ ในไฟล์นำเข้าของคุณหมายเลขโทรศัพท์บ้านของที่ติดต่ออยู่ในคอลัมน์ที่ชื่อว่า โทร. บ้าน ซึ่งไม่มีรายการที่ตรงกันพอดีใน Outlook เพราะ Outlook ใช้เขตข้อมูล โทรศัพท์บ้าน แทน

    แมปเขตข้อมูลในไฟล์นำเข้าไปยังเขตข้อมูลใน Outlook

  3. ลาก โทร. บ้าน จากบานหน้าต่างทางด้านซ้าย แล้วปล่อยลงบน โทรศัพท์บ้าน ในบานหน้าต่างด้านขวา

    ขณะนี้ โทร. บ้าน จะปรากฏในคอลัมน์ แมปจาก

    เขตข้อมูลที่แมปเสร็จสมบูรณ์แล้ว

  4. ให้ลากค่าที่เหลือทีละค่าจากบานหน้าต่างด้านซ้ายไปยังเขตข้อมูล Outlook ที่เหมาะสมในบานหน้าต่างด้านขวา ตัวอย่างเช่น คุณอาจลาก ที่อยู่ ไปยัง ถนน (บ้าน) หรือ ถนน (ธุรกิจ) ขึ้นอยู่กับชนิดของที่อยู่สำหรับที่ติดต่อของคุณ

  5. คลิก ตกลง และ เสร็จสิ้น

    ตอนนี้ ที่ติดต่อของคุณได้ถูกนำเข้าไปใน Outlook เสร็จสมบูรณ์แล้ว

    ที่ติดต่อ

ตอนนี้คุณมีที่ติดต่ออยู่ใน Outlook แล้ว เหลืออีกเพียงหนึ่งขั้นตอนเท่านั้นในการสร้างกลุ่มที่ติดต่อ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณ

  1. คลิก บุคคล

    คลิกบุคคล

  2. ภายใต้ ที่ติดต่อของฉัน ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มกลุ่มที่ติดต่อ สำหรับตัวอย่างนี้ ให้คลิก ที่ติดต่อ

  3. คลิก หน้าแรก > กลุ่มที่ติดต่อใหม่

    บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก กลุ่มที่ติดต่อใหม่

  4. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อกลุ่ม

  5. คลิก เพิ่มสมาชิก > จากที่ติดต่อ Outlook

  6. กดแป้น CTRL ค้างไว้ คลิกที่ติดต่อที่คุณนำเข้า แล้วคลิก สมาชิก เพื่อเพิ่มที่ติดต่อลงในกลุ่มที่ติดต่อ

  7. คลิก ตกลง

  8. คลิก บันทึกและปิด

ดูเพิ่มเติม

เพิ่มบุคคลลงในกลุ่มที่ติดต่อ

เปลี่ยนสิ่งที่ปรากฏบนแถบนำทาง

ใน Outlook 2010 จะไม่มีจำนวนสูงสุดของชื่อที่คุณสามารถใส่ไว้ในกลุ่มที่ติดต่อ

สร้างกลุ่มที่ติดต่อ

  • สร้างกลุ่มที่ติดต่อด้วยชื่อใหม่หรือชื่อในสมุดรายชื่อ    

    1. ใน ที่ติดต่อ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ใหม่ ให้คลิก กลุ่มที่ติดต่อใหม่

      คำสั่ง สร้างกลุ่มที่ติดต่อ บน Ribbon

    2. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับกลุ่มที่ติดต่อ

    3. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกลุ่ม กลุ่มที่ติดต่อ ให้คลิก เพิ่มสมาชิก จากนั้นคลิก จากที่ติดต่อ Outlookจากสมุดรายชื่อ หรือ ที่ติดต่ออีเมลใหม่

    4. ถ้าคุณกำลังเพิ่มที่ติดต่ออีเมลใหม่ ให้ใส่ข้อมูลสำหรับบุคคลดังกล่าวในกล่องโต้ตอบ เพิ่มสมาชิกใหม่

      ถ้าคุณกำลังเพิ่มสมาชิกจากที่ติดต่อ Outlook หรือสมุดรายชื่อ ให้ทำดังต่อไปนี้:

      1. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการรวมในกลุ่มที่ติดต่อของคุณ

      2. ในรายชื่อ ให้คลิกชื่อที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก สมาชิก คุณสามารถเพิ่มชื่อจากสมุดรายชื่อที่แตกต่างกันไปยังกลุ่มที่ติดต่อเดียวกัน

    5. ทำเช่นนี้กับแต่ละคนที่คุณต้องการเพิ่มลงในกลุ่มที่ติตต่อ จากนั้นคลิก ตกลง

      กลุ่มที่ติดต่อจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณภายใต้ชื่อที่คุณตั้ง

  • สร้างกลุ่มที่ติดต่อโดยการคัดลอกชื่อจากข้อความอีเมล    

    1. ในข้อความที่มีชื่อที่คุณต้องการคัดลอก ให้คลิกชื่อในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง

    2. คลิกขวาส่วนที่เลือก แล้วคลิก คัดลอก

    3. ในจดหมาย บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ใหม่ ให้คลิก รายการใหม่ จากนั้นคลิก รายการเพิ่มเติม แล้วคลิก กลุ่มที่ติดต่อ

    4. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับกลุ่มที่ติดต่อ

    5. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เพิ่มสมาชิก จากนั้นคลิก จากที่ติดต่อ Outlook หรือ จากสมุดรายชื่อ ก็ได้

    6. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ เลือกสมาชิก ในกล่อง สมาชิก ให้คลิกขวา จากนั้นคลิก วาง

หมายเหตุ:  สามารถเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มที่ติดต่อได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสมุดรายชื่อของคุณ ชื่อของสมาชิกและที่อยู่อีเมลที่จะถูกรวมเข้าเมื่อคุณคัดลอก และวางจากอีเมลข้อความต้นฉบับ

เมื่อคุณได้รับข้อความที่มีกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถบันทึกลงในที่ติดต่อของคุณได้

  1. เปิดข้อความที่มีกลุ่มที่ติดต่อ

  2. ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง ให้คลิกขวาที่กลุ่มที่ติดต่อ จากนั้นคลิก เพิ่มลงในที่ติดต่อ Outlook

แสดงชื่อในกลุ่มที่ติดต่อ

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ดูชื่อในสมุดรายชื่อ

    1. ในข้อความใหม่ ให้คลิก ถึง

    2. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการข้อมูล

      เคล็ดลับ: ไม่เห็นกลุ่มติดต่อใช่หรือไม่ คุณอาจจำเป็นต้องเพิ่มสมุดรายชื่อก่อน

    3. เรียกดูชื่อกลุ่มที่ติดต่อ หรือพิมพ์ในกล่อง ค้นหา

    4. ในรายการ ชื่อ ให้คลิกขวากลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการ จากนั้นคลิก คุณสมบัติ

  • ดูชื่อที่ติดต่อที่ส่วนหัวของข้อความหรือคำขอการประชุม

    1. ในกล่อง ถึง ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ข้างๆ ชื่อของกลุ่มที่ติดต่อ

      หมายเหตุ:  หลังจากขยายรายการ คุณจะไม่สามารถยุบรายการในข้อความนั้นได้อีก

  1. ใน ที่ติดต่อ ให้เปิดกลุ่มที่ติดต่อ

    หมายเหตุ:  ในมุมมองรายการ กลุ่มที่ติดต่อจะถูกทำเครื่องหมายด้วยไอคอนกลุ่มที่ติดต่อ รายการแจกจ่าย

  2. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • เพิ่มที่อยู่จากสมุดรายชื่อหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ    

      1. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เพิ่มสมาชิก จากนั้นคลิก จากที่ติดต่อ Outlook หรือ จากสมุดรายชื่อ

      2. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการในกลุ่มที่ติดต่อของคุณ

      3. เรียกดูชื่อที่คุณต้องการ หรือพิมพ์ในกล่อง ค้นหา

      4. ในรายการ ชื่อ ให้คลิกชื่อ จากนั้นคลิก สมาชิก ทำเช่นนี้กับแต่ละคนที่คุณต้องการเพิ่มลงในกลุ่มที่ติตต่อ จากนั้นคลิก ตกลง

    • เพิ่มที่อยู่ที่ไม่อยู่ในโฟลเดอร์ที่ติดต่อหรือสมุดรายชื่อ    

      1. บนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เพิ่มสมาชิก จากนั้นคลิก ที่ติดต่ออีเมลใหม่

      2. พิมพ์ข้อมูลสำหรับที่อยู่อีเมล จากนั้นคลิก ตกลง

    • เอาชื่อออก    

      1. ในรายชื่อ ให้คลิกชื่อที่คุณต้องการเอาออก จากนั้นบนแท็บ กลุ่มที่ติดต่อ ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เอาสมาชิกออก

ดูเพิ่มเติม

แชร์โฟลเดอร์ผู้ติดต่อกับผู้อื่น

สร้างรายชื่อการแจกจ่าย

รายการการแจกจ่ายจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณใช้บัญชี Microsoft Exchange สมุดรายชื่อส่วนกลาง ของคุณสามารถมีรายการการแจกจ่ายส่วนกลาง ซึ่งพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่ใช้เครือข่ายดังกล่าว รายการการแจกจ่ายส่วนบุคคลที่คุณสร้างในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณจะพร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับคุณเท่านั้น แต่คุณสามารถแชร์โดยการส่งให้ผู้อื่นได้

ฉันสามารถใส่ชื่อในรายการการแจกจ่ายได้กี่ชื่อ

จำนวนสูงสุดของชื่อที่คุณสามารถรวมไว้ในรายชื่อการแจกจ่ายขึ้นอยู่กับขนาดของไฟล์ที่ติดต่อ (สำหรับแต่ละที่ติดต่อ) เอง ไม่กฎตายตัว แต่โดยทั่วไปแล้วรายการการแจกจ่ายสามารถมีชื่อและที่อยู่อีเมลได้ระหว่าง 50-70 รายการ จำนวนที่อยู่อีเมลสูงสุด ที่มีขนาดไฟล์ที่ติดต่อต่ำสุด คือ 125 รายการโดยประมาณ และสามารถรวมรายการการแจกจ่ายอื่นๆ ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู บทความในฐานข้อมูลองค์ความรู้เกี่ยวกับขนาดสูงสุดของรายการการแจกจ่าย

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • สร้างรายการการแจกจ่ายโดยใช้ชื่อในสมุดรายชื่อ    

    1. ในเมนู ไฟล์ ให้ชี้ไปที่ ใหม่ แล้วคลิก รายการการแจกจ่าย

    2. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อรายการการแจกจ่ายของคุณ (ตัวอย่างเช่น "เพื่อนการเมือง")

    3. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก เลือกสมาชิก

    4. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการรวมในรายการการแจกจ่ายของคุณ

      รายการสมุดรายชื่อ

    5. ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการรวม เมื่อชื่อที่คุณกำลังค้นหาปรากฏในรายการทางด้านล่าง ให้คลิกที่ชื่อนั้นแล้วคลิก สมาชิก

    6. ทำเช่นนี้กับแต่ละคนที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการการแจกจ่าย จากนั้นคลิก ตกลง

      ถ้าคุณต้องการเพิ่มคำอธิบายที่ยาวขึ้นในรายการการแจกจ่าย บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก บันทึกย่อ จากนั้นพิมพ์ข้อความ

      รายการการแจกจ่ายจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณภายใต้ชื่อที่คุณตั้ง

  • สร้างรายการการแจกจ่ายโดยการคัดลอกชื่อจากข้อความอีเมล    

    1. ในข้อความที่คุณต้องการคัดลอกชื่อจาก ให้เลือกชื่อในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง

    2. คลิกขวาส่วนที่เลือก จากนั้นให้คลิก คัดลอก บนเมนูทางลัด

    3. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่ม Office และภายใต้ สร้างรายการ Outlook ใหม่ ให้คลิก รายการการแจกจ่าย

    4. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เลือกสมาชิก

    5. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ เลือกสมาชิก ในกล่อง สมาชิก ให้คลิกขวา จากนั้นคลิก วาง บนเมนูทางลัด

      หมายเหตุ: สามารถเพิ่มสมาชิกลงในรายการการแจกจ่ายได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสมุดรายชื่อของคุณ ชื่อและที่อยู่อีเมลของสมาชิกจะรวมอยู่ด้วยเมื่อคุณคัดลอกและวางจากข้อความอีเมลต้นฉบับ

    6. คลิก ตกลง

    7. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการการแจกจ่าย

    8. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก บันทึกและปิด

รายการการแจกจ่ายจะถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณได้รับรายชื่อการแจกจ่ายจากบุคคลอื่น คุณสามารถบันทึกลงในที่ติดต่อของคุณได้

  1. เปิดข้อความที่ประกอบด้วยรายการการแจกจ่าย

  2. ในส่วนหัวองข้อความ ให้คลิกขวาที่รายการการแจกจ่าย จากนั้นคลิก เพิ่มลงในที่ติดต่อ Outlook บนเมนูทางลัด

คุณแก้ไขรายการการแจกจ่ายโดยการเพิ่มหรือลบชื่อ

แสดงชื่อในรายการการแจกจ่ายให้ฉันดู

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ดูชื่อในสมุดรายชื่อ

  • ในข้อความใหม่ ให้คลิก ถึง

  • ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีรายการการแจกจ่ายที่คุณต้องการข้อมูล

  • ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ชื่อรายการการแจกจ่าย

  • ในรายการ ชื่อ ให้คลิกขวาที่รายการการแจกจ่าย จากนั้นคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด

    ทำไมฉันจึงไม่เห็นรายการ ชื่อ ในสมุดรายชื่อ

    คุณอาจใช้ตัวเลือกการค้นหา คอลัมน์เพิ่มเติม ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้สมุดรายชื่อ เมื่อต้องการคืนค่ามุมมองรายการชื่อ ให้คลิก ชื่อเท่านั้น ข้างๆ ค้นหา

  • ดูชื่อที่ติดต่อที่ส่วนหัวของข้อความหรือคำขอการประชุม

    • ในกล่อง ถึง ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่อยู่ข้างๆ ชื่อของรายการการแจกจ่าย

      หมายเหตุ:  หลังจากขยายรายการ คุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก รายการการแจกจ่ายในเขตข้อมูล อีเมล ของที่ติดต่อไม่สามารถขยายได้

  1. ใน ที่ติดต่อ ให้เปิดรายการการแจกจ่าย

    หมายเหตุ: ในมุมมองรายการ รายการการแจกจ่ายจะมีเครื่องหมาย รายการแจกจ่าย

  2. ให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

    • เพิ่มที่อยู่จากสมุดรายชื่อหรือโฟลเดอร์ที่ติดต่อ    

      1. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก เลือกสมาชิก

      2. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการในรายการการแจกจ่ายของคุณ

      3. ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการรวม

      4. ในรายการ ชื่อ ให้คลิกชื่อ จากนั้นคลิก สมาชิก ทำเช่นนี้กับแต่ละคนที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการการแจกจ่าย จากนั้นคลิก ตกลง

        ทำไมฉันจึงไม่เห็นรายการ ชื่อ ในสมุดรายชื่อ

        คุณอาจใช้ตัวเลือกการค้นหา คอลัมน์เพิ่มเติม ครั้งสุดท้ายที่คุณใช้สมุดรายชื่อ เมื่อต้องการคืนค่ามุมมองรายการชื่อ ให้คลิก ชื่อเท่านั้น ข้างๆ ค้นหา

    • เพิ่มที่อยู่ที่ไม่อยู่ในโฟลเดอร์ที่ติดต่อหรือสมุดรายชื่อ    

      1. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก เพิ่มใหม่

      2. พิมพ์ข้อมูลสำหรับที่อยู่อีเมล จากนั้นคลิกตกลง

    • ลบชื่อ    

      1. คลิกชื่อ จากนั้นคลิก เอาออก

รายการการแจกจ่ายเป็นกลุ่มที่อยู่อีเมลที่คุณสร้างและเพิ่มไปยังสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณเป็นที่อยู่อีเมลเดี่ยว เมื่อคุณส่งข้อความไปยังรายการการแจกจ่าย ข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลทั้งหมดในรายการ

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • สร้างรายการการแจกจ่ายโดยใช้ชื่อในสมุดรายชื่อของคุณ    

    1. ในเมนู ไฟล์ ให้ชี้ไปที่ ใหม่ แล้วคลิก รายการการแจกจ่าย

    2. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อ

    3. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก เลือกสมาชิก

    4. ในรายการดร็อปดาวน์ สมุดรายชื่อ ให้คลิกสมุดรายชื่อที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการในรายการการแจกจ่ายของคุณ

    5. ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการรวม ในรายการด้านล่าง ให้คลิกชื่อ จากนั้นคลิก สมาชิก ทำเช่นนี้กับแต่ละคนที่คุณต้องการเพิ่มลงในรายการการแจกจ่าย จากนั้นคลิก ตกลง

      ถ้าคุณต้องการใส่คำอธิบายรายการการแจกจ่ายที่ยาวขึ้น บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ให้คลิก บันทึกย่อ จากนั้นเพิ่มคำอธิบาย

      รายการการแจกจ่ายจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ ที่ติดต่อ ของคุณโดยชื่อที่คุณตั้ง

  • สร้างรายการการแจกจ่ายโดยการคัดลอกชื่อจากข้อความอีเมล    

    1. ในข้อความอีเมลที่คุณต้องการคัดลอกชื่อจาก ให้เลือกชื่อในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง

    2. คลิกขวาส่วนที่เลือก จากนั้นให้คลิก คัดลอก บนเมนูทางลัด

    3. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปภาพปุ่ม Office และภายใต้ สร้างรายการ Outlook ใหม่ ให้คลิก รายการการแจกจ่าย

    4. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ในกลุ่ม สมาชิก ให้คลิก เลือกสมาชิก

    5. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ เลือกสมาชิก ในกล่อง สมาชิก ให้คลิกขวา จากนั้นคลิก วาง บนเมนูทางลัด

      หมายเหตุ: สามารถเพิ่มสมาชิกลงในรายการการแจกจ่ายได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสมุดรายชื่อของคุณ ชื่อและที่อยู่อีเมลของสมาชิกจะรวมอยู่ด้วยเมื่อคุณคัดลอกและวางจากข้อความอีเมลต้นฉบับ

    6. คลิก ตกลง

    7. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการการแจกจ่าย

    8. บนแท็บ รายการการแจกจ่าย ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก บันทึกและปิด

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการแจกจ่าย เช่นการเพิ่มชื่อหรือการส่งข้อความไปยังส่วนหนึ่งของรายการ โปรดดู สร้างและแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อหรือรายการแจกจ่าย

การสร้างที่ติดต่อ Outlook ในกลุ่ม

เมื่อคุณจัดระเบียบที่ติดต่อแต่ละรายการเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ แล้ว คุณสามารถจัดระเบียบโฟลเดอร์ที่ติดต่อที่เกี่ยวข้องกันเป็นกลุ่มใน บานหน้าต่างนำทาง เพื่อทำให้มองเห็นได้เสมอและสามารถเข้าถึงได้ง่าย

เคล็ดลับ: ทำให้สามารถมองเห็นโฟลเดอร์ที่ติดต่อของคุณได้เสมอด้วยการเปิดหรือ "ขยาย" กลุ่มอยู่ตลอดเวลา หรือยุบกลุ่มเพื่อเพิ่มพื้นที่ คลิกลูกศรในส่วนหัวของกลุ่มเพื่อขยายหรือยุบกลุ่ม

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×