ศึกษาเกี่ยวกับวิธีการค้นหาระเบียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ฐานข้อมูลของคุณมีขนาดใหญ่ การค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงจะเกี่ยวข้องกับมากกว่ารวดเร็วในแผ่นข้อมูล ในบทความนี้ เรียนรู้ห้าวิธีในการค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงโดยยึดตามความต้องการของคุณ

คุณต้องการทำสิ่งใด

เรียกดูเพื่อไปแต่ละระเบียนทั้งหมด

ไปยังระเบียนที่เฉพาะเจาะจง

ค้นหาระเบียนระบุ

ตัวกรองเพื่อดูจำนวนระเบียนที่จำกัด

สร้างคิวรีเพื่อค้นหาระเบียนระบุ

เรียกดูเพื่อไปแต่ละระเบียนทั้งหมด

คุณสามารถเรียกดูเพื่อไปแต่ละระเบียน โดยใช้แป้น TAB เมื่อคุณต้องการย้ายไปตามระเบียนหนึ่งครั้ง ใบสั่ง เพื่อค้นหาระเบียนระบุ คุณสามารถเรียกดูเพื่อไปแต่ละระเบียนในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล โดยใช้ปุ่มนำทางระเบียน ปุ่มนำทางระเบียนจะพร้อมใช้งานที่ด้านล่างของตารางหรือฟอร์ม

ปุ่มนำทาง

1. ไปยังระเบียนแรก

2. ไปยังระเบียนก่อนหน้า

3 การกล่องระเบียนปัจจุบัน

4. ไปยังระเบียนถัดไป

5 ไปยังระเบียน

6. เปิดระเบียนใหม่ (ว่าง)

7. ตัวบ่งชี้ตัวกรอง

8. กล่องการค้นหา

หมายเหตุ: 

  • เมื่อคุณคลิกในกล่องระเบียนปัจจุบัน คุณสามารถพิมพ์หมายเลขระเบียน แล้ว กด ENTER เพื่อนำทางไปยังระเบียนนั้น หมายเลขระเบียนถูกนับตามลำดับจากจุดเริ่มต้นของฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล จะไม่ตรงกับค่าของเขตข้อมูลใด ๆ

  • เมื่อต้องการทราบถ้ามีการใช้ตัวกรอง ดูปุ่มตัวบ่งชี้ตัวกรอง ถ้าไม่มีตัวกรองไม่ถูกนำไปใช้หรือได้รับการยกเลิกเลือกตัวกรองทั้งหมด จะแสดงตัวกรองไม่มี เมื่อจะแสดงFiltered คุณสามารถคลิกปุ่มนี้เพื่อเอาตัวกรอง ในทำนองเดียวกัน เวลาที่จะแสดงUnfiltered คุณสามารถคลิกปุ่มนี้เพื่อใช้ตัวกรองสุดท้ายที่คุณใช้ ถ้ามี

  • เมื่อคุณป้อนข้อความลงในกล่อง ค้นหา ค่าที่ตรงกันค่าแรกจะถูกเน้นในเวลาจริงในขณะเดียวกันกับที่คุณป้อนอักขระแต่ละตัว คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อค้นหาระเบียนที่มีค่าตรงกันได้อย่างรวดเร็ว

ด้านบนของหน้า

การไปที่ระเบียนที่ต้องการ

คุณสามารถไปยังระเบียนที่เฉพาะเจาะจงใน Access เมื่อคุณทราบว่าระเบียนใดที่คุณต้องการค้นหา กล่องไปที่ ช่วยให้คุณเลือกระเบียนเฉพาะจากรายการดรอปดาวน์ และมักจะเพิ่มฟอร์ม

กล่อง 'ไปที่'

  • เมื่อต้องการนำทางไปยังระเบียนเฉพาะเจาะจง คลิกลูกศรทางด้านขวาของกล่องไป นั้นแล้ว เลือกระเบียนจากรายการดรอปดาวน์

    หมายเหตุ: ถ้าคุณทราบอักขระสองสามตัวแรกของระเบียนที่คุณต้องการนำทาง คุณสามารถพิมพ์อักขระเหล่านี้ลงในกล่อง ไปที่ เพื่อช่วยให้ค้นหาระเบียนดังกล่าวได้อย่างรวดเร็ว

กล่อง ไปที่ จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการระบุแต่ละระเบียนที่ไม่ซ้ำกัน เมื่อคุณเลือกระเบียนจากรายการ Access จะแสดงข้อมูลส่วนที่เหลือทั้งหมดของระเบียนในพื้นที่หลักของฟอร์ม

ด้านบนของหน้า

การค้นหาระเบียนที่ต้องการ

คุณสามารถค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงในตารางหรือฟอร์ม โดยใช้แท็บค้นหา ในกล่องโต้ตอบค้นหา และแทน นี่คือตัวเลือกมีประสิทธิภาพสำหรับการค้นหาระเบียนเฉพาะเจาะจงเมื่อระเบียนที่คุณต้องการค้นหาเป็นไปตามเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง เช่นคำค้นหา และตัวดำเนินการเปรียบเทียบ เช่น "เท่ากับ" หรือ "มี"

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบค้นหา และแทน ถ้าตารางหรือฟอร์มในขณะนี้แสดงข้อมูลเท่านั้น นี่คือ true แม้ว่าจะไม่มีระเบียนที่มองเห็นได้เนื่องจากมีการใช้ตัวกรอง

  1. เปิดตารางหรือฟอร์ม แล้ว คลิ กเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มค้นหา คลิกค้นหา หรือกด CTRL + F

    กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฏขึ้น จากนั้นให้เลือกแท็บ ค้นหา

  3. ในกล่องค้นหาอะไร พิมพ์ค่าคุณต้องการค้นหา

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้อง การค้นหา หรือ เพื่อค้นหาตารางต้นแบบทั้งหมด คลิกตัวเลือกที่เหมาะสมในรายการมองหาใน

    เคล็ดลับ: รายการที่ตรงกัน แทนตัวดำเนินการเปรียบเทียบของคุณ (เช่น "เท่ากับ" หรือ "มี") เมื่อต้องการขยายขอบเขตการค้นหา ในรายการที่ตรงกัน คลิใด ๆ ส่วนหนึ่งของเขตข้อมูล

  5. ในรายการ ค้นหา ให้เลือก ทั้งหมด แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

  6. เมื่อรายการที่คุณกำลังค้นหาจะถูกเน้น คลิกยกเลิก ในกล่องโต้ตอบค้นหา และแทนที่ เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ระเบียนที่ตรงกับเงื่อนไขของคุณจะถูกเน้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้กล่องโต้ตอบค้นหา และแทน ดูบทความใช้กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่การเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ตัวกรองเพื่อดูจำนวนระเบียนที่จำกัด

คุณสามารถกรองเพื่อดูจำนวนระเบียนที่จำกัดเมื่อคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงและตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ตัวอย่าง เพื่อจำกัดระเบียนที่จะแสดงได้อย่างรวดเร็ว คลิกขวาเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการให้ตรงกับ จากนั้นเท่ากับไม่เท่ากับมี หรือไม่ประกอบด้วย ที่ด้านล่างของเมนูทางลัด คุณสามารถเปิดตัวกรอง หรือ ปิด ซึ่งทำให้ง่ายในการสลับระหว่างมุมมองที่ถูกกรอง และไม่มีการกรองของข้อมูลเดียวกัน ไม่เหมือนกับการค้นหา ตัวกรองเฉพาะขีดจำกัดของระเบียนใดจะแสดง

  1. เมื่อต้องการนำตัวกรองที่ยึดตามส่วนที่เลือก เปิดตารางหรือฟอร์ม

  2. เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ตารางหรือฟอร์มจะไม่ได้ถูกกรอง บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มการเรียงลำดับและกรอง คลิกขั้นสูง แล้ว คลิ กล้างตัวกรองทั้งหมด ถ้าคำสั่งนั้นจะพร้อมใช้งาน

  3. นำทางไปยังระเบียนที่ประกอบด้วยค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง แล้วคลิกภายในคอลัมน์ (ในมุมมองแผ่นข้อมูล) หรือตัวควบคุม (ในมุมมองฟอร์ม รายงาน หรือเค้าโครง) เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามบางส่วนเลือก เลือกเพียงอักขระที่คุณต้องการ

  4. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มการเรียงลำดับและกรอง คลิกเลือก แล้ว คลิ กตัวกรองที่คุณต้องการนำไปใช้

  5. เมื่อต้องการกรองเขตข้อมูลอื่นๆ ที่ยึดตามสิ่งที่เลือก ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำตัวกรอง ให้ดูบทความกรอง: จำกัดจำนวนระเบียนในมุมมอง

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีเพื่อค้นหาระเบียนระบุ

เทคนิคที่คุณสามารถใช้เพื่อค้นหา และตัวกรองระเบียนเป็นประโยชน์มากสำหรับการค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงสำหรับกรณีอย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการดำเนินการค้นหาหรือตัวกรองเดียวกันเป็นประจำ แทนที่เป็นชุดของขั้นตอนการค้นหาและตัวกรอง reproducing ทุกครั้ง คุณสามารถสร้างแบบคิวรี แบบสอบถามเป็นวิธีมีประสิทธิภาพ และมีความยืดหยุ่นในการค้นหาระเบียนที่เฉพาะเจาะจงได้เนื่องจากจะช่วยให้คุณทำการค้นหาแบบกำหนดเอง นำตัวกรองแบบกำหนดเอง และเรียงลำดับระเบียน คุณสามารถสร้างแบบสอบถามของคุณเองเพื่อช่วยให้คุณเน้น บนระเบียนที่เฉพาะเจาะจง และตอบคำถามข้อที่เฉพาะเจาะจงได้ เมื่อสร้าง แบบสอบถามคุณสามารถบันทึก และนำมาใช้ ใหม่ และยังสามารถใช้ในการสร้างฟอร์มและรายงานได้

เมื่อคุณใช้คิวรีเพื่อค้นหาหรือตัวกรอง คุณใช้โดยยึดตามชนิดของข้อมูลที่คุณกำลังมองเกณฑ์ ชนิดของข้อมูลถูกเก็บเป็นชนิดของข้อมูลที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น วันเกิดถูกเก็บเป็นข้อมูล date/time ในขณะที่ชื่อจะถูกเก็บไว้เป็นข้อมูลชนิดข้อความ

บางครั้ง คุณไม่สามารถค้นหาเฉพาะระเบียนที่คุณทราบว่ามีอยู่ นี้อาจเกิดขึ้นได้ถ้าคุณกำลังดูระเบียนในฟอร์มหรือแบบสอบถามที่แสดงระเบียนบางเนื่องจากค่าของเขตข้อมูลเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างต่อไปนี้อธิบายวิธีการใช้คิวรีเพื่อค้นหาระเบียน

สมมติว่า คุณกำลังใช้ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น โดยใช้เทมเพลต Microsoft Office Access 2007 ปัญหาในการติดตามปัญหา ปัญหาตารางมีเขตข้อมูลที่มีชื่อว่าสถานะ ซึ่งหมายความว่า ปัญหาเฉพาะการใช้งานอยู่ แก้ไข หรือปิด คุณสามารถสร้างคิวรีที่แสดงปัญหาที่มีสถานะถูกปิด โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ประเด็น จากนั้นคลิก ปิด

  3. ในตัวออกแบบแบบสอบถาม ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจัน (*) ในตารางปัญหา ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่า คิวรีจะแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากระเบียนจะส่งกลับ

    Issues.* ปรากฏในคอลัมน์แรกของตารางออกแบบ ในแถวเขตข้อมูล ระบุว่า เขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางปัญหาควรถูกส่งกลับ

  4. ในตัวออกแบบแบบสอบถาม ให้คลิกสองครั้งที่ สถานะ ในตาราง ประเด็น

    สถานะ จะปรากฏขึ้นในคอลัมน์ที่สองในตารางออกแบบ ในแถว เขตข้อมูล

  5. ในคอลัมน์สองของตารางออกแบบ ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถวแสดง ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่า คิวรีแสดงเขตข้อมูลสถานะ

    ถ้าคุณไม่ได้ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดง ในคอลัมน์สถานะ เขตข้อมูลสถานะจะแสดงเวลาที่สองในผลลัพธ์ของคิวรี

  6. ในคอลัมน์สองของตารางออกแบบ ในแถวเกณฑ์ พิมพ์= "ปิดแล้ว" นี่คือเกณฑ์การค้นหาของคุณ นี่คือวิธีคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่า คิวรีจะส่งกลับเฉพาะระเบียนที่ค่าสถานะ เป็น "ทดแทนการ"

    หมายเหตุ: ในตัวอย่างนี้ จะใช้เฉพาะเกณฑ์การค้นหาเกณฑ์เดียวเท่านั้น คุณสามารถใช้เกณฑ์การค้นหาได้มากมายในการค้นหาใดๆ ที่มีให้โดยการเพิ่มเกณฑ์ลงในเขตข้อมูลเพิ่มเติม และด้วยการใช้แถว หรือ และแถวเพิ่มเติมที่อยู่ด้านล่าง หรือ

    แบบสอบถามของคุณพร้อมสำหรับการเรียกใช้ และจะมีลักษณะดังต่อไปนี้:

    ตารางออกแบบแบบสอบถาม

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    หมายเหตุ: เว้นแต่ว่าคุณได้เริ่มต้นแล้วการติดตามปัญหา และจึง มีข้อมูลในตารางปัญหา — และคุณได้ตั้งค่าสถานะปัญหาอย่างน้อยหนึ่งเป็น "ปิด" นั่นคือคิวรีจะส่งกลับผลลัพธ์ใด ๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถบันทึกคิวรี และใช้ตลอดเวลาในอนาคต

  8. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

  9. ในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น พิมพ์ชื่อสำหรับแบบสอบถามในเขตข้อมูลชื่อแบบสอบถาม เช่นปิดปัญหาแล้ว คลิกตกลง

ในขณะนี้ คุณมีแบบสอบถามที่จะแสดงประเด็นที่มีสถานะเป็นปิด

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างคิวรีเพื่อช่วยให้คุณค้นหาระเบียน ดูบทความสร้างแบบสอบถามอย่างง่ายที่เลือก

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเกณฑ์การค้นหาและตัวกรอง ดูบทความตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×