ศึกษาวิธีการเพิ่ม แก้ไข หรือลบระเบียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ข้อมูลที่คุณเก็บไว้ในฐานข้อมูลจะได้รับการจัดเก็บไว้ใน ตาราง ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น สินทรัพย์ หรือที่ติดต่อ แต่ละ ระเบียน ในตารางมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการหนึ่ง เช่น ที่ติดต่อโดยเฉพาะ ทั้งนี้ระเบียนหนึ่งระเบียนสร้างขึ้นจาก เขตข้อมูล เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ โดยทั่วไปแล้วระเบียนจะเรียกว่า 'แถว' และเขตข้อมูลจะเรียกว่า 'คอลัมน์' Microsoft Office Access 2007 ที่ให้คุณเพิ่ม แก้ไข หรือลบระเบียนในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลได้โดยตรง ถ้าคุณออกแบบและสร้างเลือกคิวรี คุณจะสามารถดูและแก้ไขระเบียนได้โดยตรงในแผ่นข้อมูลที่เป็นผลมาจากการเรียกใช้แบบสอบถาม นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มที่ยึดตามตารางหรือแบบสอบถามใดๆ แล้วใช้ฟอร์มเพื่อเพิ่มหรือแก้ไขระเบียน

ในบทความนี้

ภาพรวม

เพิ่มระเบียนใหม่

เมื่อต้องการแก้ไข หรือลบระเบียนการค้นหา

แก้ไขระเบียนที่มีอยู่

ลบระเบียน

เมื่อมีข้อมูลบันทึกได้อย่างไร

วิธีการเลิกทำการเปลี่ยนแปลง

ภาพรวม

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลที่ยึดตามแม่แบบ ตาราง แบบสอบถาม และฟอร์มเริ่มต้นจะถูกสร้างขึ้นให้กับคุณโดยอัตโนมัติ บทความนี้จะอธิบายวิธีการเพิ่ม แก้ไข และลบระเบียนเมื่อคุณกำลังใช้ฐานข้อมูลที่ถูกสร้างจากแม่แบบใดแม่แบบหนึ่งที่ให้มาพร้อมกับ Access

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเพิ่ม แก้ไข และลบระเบียนในฐานข้อมูลที่ ไม่ได้ สร้างขึ้นจากแม่แบบที่รวมอยู่ใน Access ให้ดูบทความต่อไปนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้คุณลักษณะการเรียกเก็บเงินและการปรับปรุงข้อมูลโดยใช้อีเมล ดูบทความการรวบรวมข้อมูล โดยใช้ข้อความอีเมล

เมื่อต้องการศึกษาวิธีการนำเข้าข้อมูลไปยัง Access ให้ดูบทความต่อไปนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่หรือคอลัมน์ในตาราง ดูบทความแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มระเบียนใหม่

คุณเพิ่มระเบียนลงในฐานข้อมูลเมื่อคุณมีรายการใหม่ที่จะต้องติดตาม ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มที่ติดต่อใหม่ลงในตารางที่ติดต่อเมื่อคุณมีเพื่อนหรือผู้ร่วมงานใหม่ที่คุณต้องการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลนั้น เมื่อคุณเพิ่มระเบียนใหม่ Office Access 2007 จะผนวกระเบียนนั้นไว้ที่ส่วนท้ายของตาราง

เมื่อต้องการเพิ่มระเบียน คุณจะต้องเปิดตารางหรือฟอร์มเสียก่อน บางครั้งฟอร์มจะถูกเปิดให้กับคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลที่สร้างจากแม่แบบที่ติดต่อ ฟอร์มรายการที่ติดต่อจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ฟอร์มรายการที่ติดต่อเป็นฟอร์มเริ่มต้นสำหรับฐานข้อมูลที่ติดต่อ

ฟอร์มรายการที่ติดต่อ

ส่วนต่อไปนี้อธิบายหลายวิธีที่คุณสามารถเพิ่มระเบียนใหม่โดยใช้มุมมองแผ่นข้อมูลหรือมุมมองฟอร์ม

การใช้ฟอร์มเริ่มต้นของแม่แบบ

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ที่ยึดตามแม่แบบที่ให้มาพร้อมกับ Access โดยปกติแล้วฟอร์มเริ่มต้นจะถูกโหลดเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลนั้นในครั้งแรก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลที่ยึดตามแม่แบบที่ติดต่อ ฟอร์มเริ่มต้นสำหรับรายการที่ติดต่อก็จะถูกโหลด ฟอร์มเริ่มต้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการนำทางและการใช้ฐานข้อมูล แม่แบบเหล่านี้จำนวนมาก แต่ไม่ทั้งหมด จะให้คุณสามารถคลิกปุ่มที่ให้มาสำหรับการเพิ่มระเบียนใหม่บนฟอร์มเริ่มต้น ตัวอย่างเช่น ฟอร์มรายการที่ติดต่อมีปุ่ม สร้างที่ติดต่อ และฟอร์มรายการประเด็นมีปุ่ม สร้างประเด็น

ฟอร์มรายการที่ติดต่อที่มีวงกลมล้อมรอบปุ่มที่ติดต่อใหม่

เมื่อคุณคลิกปุ่มดังกล่าว ฟอร์มก็จะเปิดขึ้นและคุณจะสามารถป้อนข้อมูลที่เหมาะสมในฟอร์มดังกล่าว ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณคลิกปุ่ม สร้างที่ติดต่อ ฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อจะเปิดขึ้น

การเพิ่มระเบียนโดยใช้ปุ่ม 'สร้าง'

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล

  3. เมื่อฟอร์มเริ่มต้นปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่มที่ให้มาสำหรับการเพิ่มระเบียนใหม่

    ตัวอย่างเช่น ในฟอร์มรายการที่ติดต่อ ให้คลิก สร้างที่ติดต่อ ฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อจะเปิดขึ้น

  4. กรอกข้อมูลในฟอร์ม ป้อนข้อมูลของคุณในแต่ละเขตข้อมูล ด้วยการกด TAB เพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไป หรือกด SHIFT+TAB เพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลก่อนหน้า

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลที่สนับสนุนข้อความมากกว่าหนึ่งบรรทัด เช่น เขตข้อมูล Text หรือเขตข้อมูล Memo ให้กด CTRL+ENTER คุณสามารถเปิดกล่อง การย่อ/ขยาย ถ้าคุณต้องการพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับการแก้ไข เมื่อต้องการเปิดกล่อง การย่อ/ขยาย ให้คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไขเพื่อให้เคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูล และเขตข้อมูลนั้นจะถูกเลือก จากนั้นให้กด SHIFT+F2

  5. เมื่อคุณทำการป้อนระเบียนเสร็จสิ้น ให้คลิก ตกลง เพื่อบันทึกข้อมูล หรือถ้าคุณต้องการเพิ่มระเบียนเพิ่มเติม ให้คลิก บันทึกและสร้าง ถ้ามีให้ใช้งาน

ถ้าคุณกำลังใช้ฟอร์มรายการที่ติดต่อ คุณสามารถเพิ่มระเบียนใหม่ได้ด้วยการคลิก เพิ่มจาก Outlook แล้วเลือกระเบียนดังกล่าวจากสมุดรายชื่อ Microsoft Office Outlook 2007 ของคุณ

เพิ่มระเบียน โดยใช้ปุ่มเพิ่มจาก Outlook

แม่แบบบางอย่างจะมีปุ่ม เพิ่มจาก Outlook ที่ปล่อยให้คุณเพิ่มระเบียนจากสมุดรายชื่อ Office Outlook 2007 โปรดสังเกตว่า ปุ่มนี้เป็นคุณลักษณะของแม่แบบบางอย่าง และไม่ถูกแสดงไว้ตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างฟอร์มหรือตารางใหม่

  1. คลิก เพิ่มจาก Outlook

  2. ถ้ากล่องโต้ตอบ เลือกโปรไฟล์ ปรากฏขึ้น ให้เลือกชื่อโปรไฟล์ในกล่อง ชื่อโปรไฟล์ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: คุณอาจเห็นกล่องโต้ตอบที่มีข้อความดังต่อไปนี้ โปรแกรมกำลังพยายามเข้าถึงที่อยู่อีเมลที่คุณได้เก็บไว้ใน Outlook คุณต้องการที่จะอนุญาตให้ดำเนินการหรือไม่ ถ้าเป็นสิ่งที่คาดการณ์ไม่ได้ และอาจเป็นไวรัสได้ คุณควรเลือก "ไม่ใช่" เป็นเรื่องปกติที่คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบนี้หลังจากที่คุณคลิก เพิ่มจาก Outlook ดังนั้นอย่าคลิก ไม่ใช่ ถ้าคุณวางแผนที่จะเลือกที่ติดต่อมากกว่าหนึ่งรายการ คุณอาจต้องการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้มีการเข้าถึงเป็นเวลา แล้วเลือกช่วงเวลาสั้นๆ เช่น 5 นาที การทำเช่นนั้นจะแนะนำให้ Outlook อนุญาตให้มีการเข้าถึงที่อยู่อีเมลที่เก็บไว้ตามช่วงเวลาที่คุณระบุ เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก ใช่

  3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม ให้คลิกสองครั้งที่ชื่อที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

    ชื่อดังกล่าวจะถูกเพิ่มลงในฟอร์ม

การบันทึกระเบียนที่ติดต่อลงในสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ

แม่แบบบางอย่างจะมีปุ่ม สร้างที่ติดต่อ Outlook ที่ปล่อยให้คุณบันทึกระเบียนเป็นที่ติดต่อในสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ โปรดสังเกตว่า ปุ่มนี้เป็นคุณลักษณะของแม่แบบบางอย่าง และไม่ถูกแสดงไว้ตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณสร้างฟอร์มหรือตารางใหม่

  1. คลิก สร้างที่ติดต่อ Outlook

  2. ถ้ากล่องโต้ตอบ เลือกโปรไฟล์ ปรากฏขึ้น ให้เลือกชื่อโปรไฟล์ในกล่อง ชื่อโปรไฟล์ แล้วคลิก ตกลง

  3. Outlook เปิดฟอร์มที่ติดต่อใหม่ที่มีข้อมูลจากระเบียนที่คุณเลือก ตรวจสอบข้อมูลในฟอร์มที่ติดต่อใหม่ แล้วทำการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมใดๆ ตามต้องการ

  4. บนแท็บ ที่ติดต่อ ของฟอร์มที่ติดต่อใหม่ ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก บันทึก & ปิด

แม่แบบบางอย่างจะเผยคำสั่ง บันทึกเป็นที่ติดต่อ Outlook บน Ribbon ซึ่งเป็นส่วนของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ที่ปล่อยให้คุณบันทึกระเบียนที่ติดต่อลงในสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณได้ โปรดสังเกตว่า คำสั่งนี้เป็นคุณลักษณะของแม่แบบบางอย่าง และพร้อมใช้งานได้ก็ต่อเมื่อคุณกำลังใช้ตารางที่เก็บที่อยู่อีเมล หรือเมื่อคุณกำลังใช้แบบสอบถามหรือฟอร์มที่สร้างจากตารางดังกล่าวในฐานข้อมูลที่สร้างจากแม่แบบบางอย่างอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น

  1. เลือกระเบียนที่คุณต้องการบันทึกเป็นที่ติดต่อ Outlook

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก เพิ่มเติม แล้วจึงคลิก บันทึกเป็นที่ติดต่อ Outlook

  3. ถ้ากล่องโต้ตอบ เลือกโปรไฟล์ ปรากฏขึ้น ให้เลือกชื่อโปรไฟล์ในกล่อง ชื่อโปรไฟล์ แล้วคลิก ตกลง

  4. Outlook เปิดฟอร์มที่ติดต่อใหม่ที่มีข้อมูลจากระเบียนที่คุณเลือก ตรวจสอบข้อมูลในฟอร์มที่ติดต่อใหม่ แล้วทำการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมใดๆ ตามต้องการ

  5. บนแท็บ ที่ติดต่อ ของฟอร์มที่ติดต่อใหม่ ในกลุ่ม การกระทำ ให้คลิก บันทึก & ปิด

การเพิ่มระเบียนลงในฟอร์มเริ่มต้น

โดยขึ้นอยู่กับแม่แบบที่ใช้ ในบางครั้ง คุณสามารถป้อนข้อมูลลงในฟอร์มเริ่มต้นได้โดยตรง บ่อยครั้งที่ Access จะแสดงข้อมูลที่มีอยู่ในแผ่นข้อมูล ที่ข้างใต้แถวสุดท้ายของข้อมูลจะเป็นระเบียนเปล่าใหม่ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่แสดงไว้ในตัวเลือกระเบียน ให้ป้อนข้อมูลลงในระเบียนนั้น โดยนำหน้าด้วยเครื่องหมายดอกจัน โปรดสังเกตว่า ถ้าค่าเริ่มต้นถูกกำหนดให้กับเขตข้อมูลใดๆ ระเบียนใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับค่าเริ่มต้นบางอย่างที่ถูกกำหนดให้แล้ว เมื่อต้องการไปยังระเบียนใหม่ที่ท้ายสุดของตารางอย่างรวดเร็ว คุณสามารถคลิกปุ่มนำทาง ระเบียน (เปล่า) ใหม่ หรือคลิก ระเบียนใหม่ ในกลุ่มระเบียน บนแท็บ หน้าแรก

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูล

  3. เมื่อฟอร์มเริ่มต้นปรากฏ ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่ ให้ป้อนข้อมูลในระเบียนใหม่ที่ว่างที่ปรากฏขึ้น แต่ถ้ามีข้อมูลอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่ม คลิกใหม่

    • คลิก ระเบียนใหม่ (ว่าง) ถ้ามีให้ใช้งาน

    • ค้นหาระเบียนที่มีเครื่องหมายดอกจันในตัวเลือกระเบียน แล้วป้อนข้อมูลที่นั่น

  4. กรอกข้อมูลในระเบียน ป้อนข้อมูลของคุณในแต่ละเขตข้อมูล โดยกด TAB เพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไป หรือกด SHIFT+TAB เพื่อย้ายไปยังเขตข้อมูลก่อนหน้า

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลที่สนับสนุนข้อความมากกว่าหนึ่งบรรทัด เช่น เขตข้อมูล Text หรือเขตข้อมูล Memo ให้กด CTRL+ENTER ถ้าคุณต้องการพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับการแก้ไข คุณสามารถเปิดกล่องการย่อ/ขยาย เมื่อต้องการทำเช่นนั้น ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในเขตข้อมูลที่คุณต้องการแก้ไข แล้วกด SHIFT+F2

  5. หลังจากที่คุณกรอกข้อมูลลงในเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้กด TAB เพื่อย้ายไปยังระะบียนใหม่ที่ว่างอยู่

    เมื่อคุณแสดงระเบียนอื่นหรือปิดฟอร์ม Access จะบันทึกระเบียนใหม่ที่คุณเพิ่มลงไป

การใช้ตารางหรือฟอร์มจากบานหน้าต่างนำทาง

นอกเหนือจากการป้อนระเบียนใหม่โดยใช้ฟอร์มเริ่มต้นของแม่แบบ คุณสามารถเปิดตารางหรือฟอร์มจากบานหน้าต่างนำทาง แล้วป้อนระเบียนใหม่

การเปิดตารางหรือฟอร์ม

  • ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่รายการที่คุณต้องการเปิด (หรือคลิกหนึ่งครั้งถ้าคุณเปลี่ยนตัวเลือก เปิดวัตถุด้วย ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการนำทาง )

    ตารางหรือฟอร์มจะเปิดในมุมมองเริ่มต้นของตัวเอง

ข้อมูลที่มีอยู่ใดๆ จะปรากฏขึ้น โดยมากแล้วจะอยู่ในแถวในแผ่นข้อมูล และข้างใต้แถวเหล่านั้น จะมีระเบียนใหม่ที่ว่างอยู่ พร้อมเครื่องหมายดอกจันแสดงอยู่ในตัวเลือกระเบียน ให้ป้อนข้อมูลใหม่ในแถวนั้น

เพิ่มระเบียนในตารางหรือฟอร์ม   

เมื่อแผ่นข้อมูลหรือฟอร์มปรากฏขึ้น ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่ ให้ป้อนข้อมูลในระเบียนใหม่ที่ว่างอยู่ แต่ถ้ามีข้อมูลอยู่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่ม คลิกใหม่

  • คลิก ระเบียนใหม่ (ว่าง) ถ้ามีให้ใช้งาน

  • ค้นหาระเบียนที่มีเครื่องหมายดอกจันในตัวเลือกระเบียน แล้วป้อนข้อมูลใหม่ในแถวนั้น

หลังจากที่คุณกรอกข้อมูลลงในเขตข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้กด TAB เพื่อย้ายไปยังระะบียนใหม่ที่ว่างอยู่

เมื่อคุณแสดงระเบียนอื่นหรือปิดตารางหรือฟอร์ม Access จะบันทึกระเบียนใหม่ที่คุณเพิ่มลงไป

เหตุใดบางครั้งหมายเลข ID จึงดูเหมือนว่าจะมีการข้ามหมายเลข

เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber โปรแกรม Access จะสร้างค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติสำหรับระเบียนใหม่ทุกระเบียน ค่าดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นตามค่าเริ่มต้น และระเบียนใหม่ทุกระเบียนจะได้รับหมายเลขลำดับถัดไปที่มีให้ จุดมุ่งหมายของชนิดข้อมูล AutoNumber คือ เพื่อจัดหาค่าที่เหมาะสำหรับการใช้เป็นคีย์หลัก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคีย์หลัก ให้ดูบทความเพิ่ม การตั้งค่า เปลี่ยน หรือเอาคีย์หลัก

เมื่อคุณลบแถวออกจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber ค่าในเขตข้อมูล AutoNumber สำหรับแถวนั้นจะไม่ถูกนำกลับมาใช้โดยอัตโนมัติเสมอไป ด้วยเหตุผลดังกล่าว หมายเลขที่ Access สร้างอาจไม่ใช่หมายเลขที่คุณคาดว่าจะเห็น และอาจมีช่องว่างในลำดับหมายเลข ID ซึ่งเป็นไปตามการออกแบบ คุณควรยึดตามเฉพาะค่าที่ไม่ให้เกิดการซ้ำกันในเขตข้อมูล AutoNumber เท่านั้น ไม่ใช่ที่ลำดับของค่า

ด้านบนของหน้า

การค้นหาระเบียนเพื่อแก้ไขหรือลบ

ก่อนอื่นคุณจะต้องค้นหาระเบียนก่อนที่จะสามารถแก้ไขหรือลบระเบียนนั้นได้ ในตารางที่มีระเบียนเพียงไม่กี่ระเบียนเท่านั้น คุณจะสามารถใช้ปุ่มนำทางระเบียนเพื่อนำทางผ่านระเบียนต่างๆ จนกระทั่งพบระเบียนที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม ในตารางที่ใหญ่กว่า คุณควรใช้เทคนิคอื่นๆ เพื่อค้นหาระเบียนที่คุณต้องการ

การใช้ปุ่มนำทางระเบียน

คุณสามารถนำทางระหว่างระเบียนต่างๆ โดยใช้ปุ่มนำทาง คุณสามารถคลิกปุ่มลูกศรเหล่านี้เพื่อนำทางไปยังระเบียนแรก ระเบียนก่อนหน้า ระเบียนถัดไป หรือระเบียนสุดท้าย หรือเพิ่มระเบียนใหม่

ปุ่มนำทาง

1. ระเบียนแรก

2. ระเบียนก่อนหน้า

3. ระเบียนปัจจุบัน

4. ระเบียนถัดไป

5. ระเบียนสุดท้าย

6. ระเบียนใหม่ (ว่าง)

7. ตัวบ่งชี้ตัวกรอง

8. กล่อง ค้นหา

เมื่อคุณคลิกในกล่อง ระเบียนปัจจุบัน คุณจะสามารถพิมพ์หมายเลขระเบียน แล้วกด ENTER เพื่อนำทางไปยังระเบียนนั้นๆ หมายเลขระเบียนจะถูกนับตามลำดับ จากจุดเริ่มต้นของฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล โดยไม่สอดคล้องกับค่าของเขตข้อมูลใดๆ

ปุ่มตัวบ่งชี้ตัวกรองแสดงว่ามีการนำตัวกรองไปใช้หรือไม่ เมื่อต้องการเอาตัวกรองออก คุณสามารถคลิกปุ่มนี้เมื่อแสดงเป็น กรอง ในทำนองเดียวกัน เมื่อปุ่มแสดงเป็น ไม่ถูกกรอง คุณสามารถคลิกปุ่มนี้เพื่อนำตัวกรองล่าสุดที่คุณใช้ก่อนหน้านี้ไปใช้

เมื่อคุณป้อนข้อความในกล่อง ค้นหา ค่าแรกที่ตรงกันจะถูกเน้นในแบบเรียลไทม์เมื่อคุณป้อนอักขระแต่ละตัว คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อค้นหาระเบียนที่มีค่าตรงกับที่คุณป้อนในกล่อง ค้นหา อย่างรวดเร็ว

ใช้ฟีเจอร์การค้นหาในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทน

คุณสามารถใช้คุณลักษณะค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ เพื่อค้นหาตำแหน่งที่ตั้งระเบียนที่ตรงกัน เมื่อคุณค้นหาระเบียนที่ตรงกัน ระเบียนนั้นจะกลายเป็นระเบียนปัจจุบัน และคุณจะสามารถแก้ไขหรือลบระเบียนดังกล่าวได้

การค้นหาระเบียนที่ตรงกัน

  1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา

  2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มค้นหา คลิกค้นหา หรือกด CTRL + F

    แป้นพิมพ์ลัดกด CTRL + F

    กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฏขึ้น

  3. คลิกแท็บ ค้นหา

  4. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์ค่าที่คุณต้องการให้ตรงกัน

  5. คุณอาจใช้รายการ มองหาใน เพื่อเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือค้นหาตารางต้นแบบทั้งหมดแทน

  6. อีกทางหนึ่ง ในรายการ ตรงตาม ให้เลือก ส่วนใดๆ ของเขตข้อมูล หรือไม่เลือกก็ได้ การเลือกตัวเลือกนี้จะช่วยให้เป็นการค้นหาที่กว้างที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

  7. ในรายการ ค้นหา ให้เลือก ทั้งหมด แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบค้นหา และแทน ให้ดูบทความใช้กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่การเปลี่ยนแปลงข้อมูล

การนำตัวกรองไปใช้

คุณสามารถนำตัวกรองไปใช้เพื่อจำกัดระเบียนที่จะถูกแสดงไปยังระเบียนเหล่านั้นที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณ การนำตัวกรองไปใช้จะช่วยเพิ่มความสะดวกในการค้นหาระเบียนที่คุณต้องการแก้ไขหรือลบ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการจำกัดระเบียนที่แสดงอย่างรวดเร็ว ให้คลิกขวาที่เขตข้อมูลซึ่งมีค่าที่คุณต้องการทำให้ตรงกัน จากนั้นคลิก เท่ากับ, ไม่เท่ากับ, มี หรือ ไม่มี ที่ด้านล่างของเมนูทางลัด

การนำตัวกรองไปใช้โดยยึดตามสิ่งที่เลือก

  1. เปิดตารางหรือฟอร์ม

  2. เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางหรือฟอร์มยังไม่ได้ถูกกรอง บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมด (ถ้าคำสั่งนั้นมีให้ใช้)

  3. นำทางไปยังระเบียนที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง จากนั้นให้คลิกเขตข้อมูล เมื่อต้องการกรองโดยยึดตามสิ่งที่เลือกบางส่วน ให้เลือกเฉพาะอักขระที่คุณต้องการเท่านั้น

  4. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มการเรียงลำดับและกรอง คลิกเลือก แล้ว คลิ กตัวกรองที่คุณต้องการนำไปใช้

    หรือ

    คลิกขวาที่เขตข้อมูล แล้วคลิก เท่ากับ, ไม่เท่ากับ, มี หรือ ไม่มี ที่ด้านล่างของเมนูทางลัด

  5. เมื่อต้องการกรองเขตข้อมูลอื่นๆ ที่ยึดตามสิ่งที่เลือก ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4

เมื่อต้องการสำรวจการกรองในรูปแบบอื่นๆ ให้ใช้คำสั่งในกลุ่ม เรียงลำดับและตัวกรอง บนแท็บ หน้าแรก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ตัวกรอง ให้ดูบทความกรอง: จำกัดจำนวนระเบียนในมุมมอง

ด้านบนของหน้า

การแก้ไขระเบียนที่มีอยู่

บางครั้ง คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงระเบียนที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนแปลงที่อยู่ เมื่อต้องการแก้ไขระเบียนที่มีอยู่ คุณต้องเปิดฟอร์มหรือตาราง จากนั้นให้ไปยังระเบียนที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วทำการเปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการ

การเปิดตารางหรือฟอร์ม

  • ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกสองครั้งที่รายการที่คุณต้องการเปิด (หรือคลิกหนึ่งครั้งถ้าคุณเปลี่ยนตัวเลือก เปิดวัตถุด้วย ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการนำทาง )

    ตารางหรือฟอร์มจะเปิดในมุมมองเริ่มต้นของตัวเอง

เมื่อคุณเปิดฟอร์มหรือตาราง ข้อมูลที่มีอยู่จะถูกแสดง และตามปกติแล้วเขตข้อมูลแรกของระเบียนแรกจะถูกเลือก (เน้น) ถ้าคุณเริ่มต้นการพิมพ์ในขณะที่ข้อมูลถูกเลือกไว้ อักขระที่คุณพิมพ์จะแทนที่ข้อมูลที่ถูกเลือก

การแทนค่าในเขตข้อมูล

  1. เลือกเนื้อหาของเขตข้อมูลที่คุณต้องการแทนที่

    เคล็ดลับ: ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลด้วยการคลิกที่บริเวณใกล้ๆ กับเส้นขอบด้านซ้ายของเขตข้อมูลเมื่อตัวชี้เมาส์กลายเป็นเครื่องหมายบวก (+) ในมุมมองฟอร์ม คุณสามารถคลิกป้ายชื่อเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลดังกล่าว

  2. พิมพ์หรือเลือกค่าใหม่สำหรับเขตข้อมูล

    อักขระที่คุณพิมพ์หรือค่าที่คุณเลือกจะแทนที่ค่าในเขตข้อมูล เมื่อคุณย้ายไปยังระเบียนอื่นหรือปิดฟอร์มหรือตาราง การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึก

เมื่อต้องการป้อนข้อมูลในเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูล แล้ววางเคอร์เซอร์ไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกข้อมูล เมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูล คุณจะสามารถย้ายเคอร์เซอร์ได้โดยใช้แป้นลูกศร

หมายเหตุ: คุณสามารถแทรกวันที่ปัจจุบันในเขตข้อมูลด้วยการกด CTRL+SEMICOLON (;) เมื่อต้องการแทรกเวลาปัจจุบัน ให้กด CTRL+SHIFT+COLON (:)

การแทรกข้อมูลใหม่ในเขตข้อมูล

  1. คลิกเขตข้อมูล (หรือนำทางไปยังเขตข้อมูลโดยใช้แป้น TAB หรือแป้นลูกศร แล้วกด F2)

  2. วางเคอร์เซอร์ไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการป้อนข้อมูล

  3. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแทรก ถ้าคุณพิมพ์ผิด ให้กด BACKSPACE

    เมื่อคุณย้ายไปยังระเบียนอื่นหรือปิดฟอร์มหรือตาราง Access จะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ด้านบนของหน้า

การลบระเบียน

เมื่อคุณลบระเบียน ข้อมูลจะถูกลบออกจากตารางอย่างถาวร ดังนั้นคุณควรแน่ใจว่าคุณต้องการลบระเบียนอย่างแท้จริงก่อนที่จะทำการลบ ถ้าคุณต้องการลบข้อมูลบางส่วนเท่านั้น ไม่ใช่ทั้งระเบียน ให้เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการลบ จากนั้นให้กด DELETE

การลบระเบียน

  1. เลือกระเบียนหนึ่งหรือหลายระเบียนที่คุณต้องการลบ

    เมื่อต้องการเลือกระเบียน ให้คลิกตัวเลือกระเบียนที่ถัดจากระเบียน ถ้าตัวเลือกระเบียนพร้อมใช้งาน

    เมื่อต้องการขยายหรือลดสิ่งที่เลือก ให้ลากตัวเลือกระเบียน (ถ้ามีให้ใช้งาน) หรือกด SHIFT+ลูกศรลง หรือ SHIFT+ลูกศรขึ้น

  2. กด DELETE

    หรือ

    บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่ม คลิกลบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบระเบียน ดูบทความลบระเบียนอย่าง น้อยหนึ่งจากฐานข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลถูกบันทึกเมื่อใด

เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลในฟอร์มหรือตาราง การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณไปยังระเบียนอื่นหรือเมื่อคุณปิดฟอร์มหรือตาราง ในขณะที่คุณกำลังแก้ไขระเบียน Access จะแสดงสัญลักษณ์รูปดินสอในตัวเลือกระเบียนทางด้านซ้ายของระเบียนปัจจุบัน เมื่อคุณย้ายไปยังระเบียนอื่น สัญลักษณ์รูปดินสอจะหายไป ซึ่งแสดงว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณถูกบันทึกแล้ว

ตารางต่อไปนี้จะแสดงสัญลักษณ์ตัวเลือกระเบียนบางอย่างที่คุณอาจพบ

สัญลักษณ์

ความหมาย

ตัวบ่งชี้ระเบียนปัจจุบัน

เป็นระเบียนปัจจุบัน ระเบียนถูกบันทึกตามลักษณะที่ปรากฏ ระเบียนปัจจุบันจะถูกระบุด้วยการเปลี่ยนแปลงสีในตัวเลือกระเบียน

ตัวบ่งชี้ระเบียนที่ถูกแก้ไข

คุณกำลังแก้ไขระเบียนนี้ การเปลี่ยนแปลงในระเบียนยังไม่ถูกบันทึก

ตัวบ่งชี้ระเบียนที่ถูกล็อก

ระเบียนนี้ถูกล็อกโดยผู้ใช้คนอื่น คุณไม่สามารถแก้ไขได้

ตัวบ่งชี้ระเบียนใหม่

ระเบียนนี้เป็นระเบียนใหม่ที่คุณสามารถป้อนข้อมูลได้

ตัวบ่งชี้คีย์หลัก

นี่เป็นเขตข้อมูลคีย์หลัก และมีค่าที่ระบุระเบียนที่ไม่ซ้ำกัน

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังระเบียนโดยไม่ย้ายไปยังระเบียนอื่น บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก บันทึกระเบียน

ด้านบนของหน้า

วิธีเลิกทำการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณพิมพ์ข้อมูลไม่ถูกต้อง โดยมากแล้วคุณจะสามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงของคุณได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูล คุณจะสามารถคลิก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด ESC เพื่อเลิกทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่กระทำต่อระเบียน ให้กด ESC อีกครั้ง แม้กระทั่งหลังจากที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือย้ายไปยังระเบียนอื่น คุณจะยังคงสามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงต่อระเบียนที่ได้รับการแก้ไขก่อนหน้านี้ด้วยการคลิก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน อย่างไรก็ตาม ทันทีที่คุณเริ่มแก้ไขระเบียนอื่น ให้นำตัวกรองไปใช้หรือเอาตัวกรองออก หรือสลับไปที่หน้าต่างหรือแท็บเอกสารอื่น การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถือเป็นการถาวร

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×