ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เวิร์กโฟลว์ SharePoint สามารถช่วยให้คุณโดยอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ ทำให้สอดคล้องมากขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น อนุญาตให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของ SharePoint ที่คุณกำหนดเส้นทางเอกสารและรายการอื่น ๆ ถูกเก็บไว้ใน SharePoint อย่าง น้อยหนึ่งคนเพื่อขออนุมัติของพวกเขา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์รวมอยู่ใน SharePoint

สิ่งสำคัญ:  ตามค่าเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะไม่ได้เปิดใช้งาน และไม่ได้แสดงอยู่ในกล่องรายการ เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ของฟอร์มความสัมพันธ์ เมื่อต้องการทำให้พร้อมสำหรับการใช้งาน ผู้ดูแลไซต์จะต้องเปิดใช้งานที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ถ้าทั้งหมดคุณจำเป็นต้องทำ คือ ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ    เพียงเลื่อนลงไปส่วนเสร็จสมบูรณ์และขยายได้ คุณอาจไม่จำเป็นใด ๆ ส่วนอื่น ๆ ในขณะนี้

เปรียบเทียบดูระหว่างกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์ SharePoint

  • มีประสิทธิภาพและสม่ำเสมอ    เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ จะกำหนดเส้นทางให้เอกสารหรือข้อมูล มอบหมายงานรีวิวและติดตามความคืบหน้าของงานเหล่านั้น อีกทั้งยังส่งตัวเตือนและการแจ้งให้ทราบเมื่อจำเป็นให้โดยอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบและปรับกิจกรรมในเวิร์กโฟลว์ได้จากหน้าสถานะส่วนกลาง และประวัติของเหตุการณ์ในการทำงานเวิร์กโฟลว์จะถูกเก็บรักษาเอาไว้เป็นเวลา 60 วันหลังจากงานเสร็จสมบูรณ์

  • งานที่น้อยลงสำหรับคุณ    เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาให้คุณและผู้ร่วมงานได้ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้กระบวนการการอนุมัติของคุณเป็นมาตรฐานอีกด้วย

นี่คือไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ไดอะแกรมของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบง่ายๆ

ข้อมูลในบทความนี้นำเสนอในส่วนที่ขยายออกได้สิบส่วน

คลิกที่นี่สำหรับเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับใช้บทความนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ถ้าทั้งหมดคุณจำเป็นต้องทำ คือ ทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ    เพียงเลื่อนลงไปส่วนเสร็จสมบูรณ์และขยายได้ คุณอาจไม่จำเป็นใด ๆ ส่วนอื่น ๆ ในขณะนี้

ถ้าคุณต้องการเพิ่ม เริ่ม ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเวิร์กโฟลว์    ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการอ่านแต่ละส่วนของบทความนี้มีประโยชน์กับคุณ ในครั้งแรกที่คุณออกแบบและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณคุ้นเคยกับข้อมูลและเค้าโครงของบทความนี้แล้ว คุณก็จะสามารถมุ่งตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการกลับไปเยี่ยมชมเมื่อใดก็ได้

การอนุมัติเนื้อหา    คุณอาจจะมีหลายรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือเพื่อความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ ก่อนที่จะเผยแพร่ให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวแบบนี้เรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา และคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีได้ (ยังมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศที่มีความคล้ายคลึงกันอย่างมาก ซึ่งถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้กับไซต์ SharePoint ซึ่งประกาศเว็บเพจไปยังอินเทอร์เน็ตโดยเฉพาะ)

ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์บทความนี้    บทความนี้มีความยาวมาก ถ้าคุณต้องการจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือกไว้ คุณต้องแน่ใจว่ามีเฉพาะส่วนเหล่านั้นที่ถูกขยายเมื่อคุณต้องการพิมพ์ (นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการให้สำเนาที่พิมพ์มีกราฟิกที่สมบูรณ์ ให้พิมพ์ในแนวนอนไม่ใช่แนวตั้ง)

และข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหา    ก่อนที่คุณจะค้นหาข้อความหรือคำในบทความนี้ ต้องแน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการค้นหาได้ถูกขยายไว้แล้ว

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นฟีเจอร์หนึ่งของ SharePoint ซึ่งใช้เพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint ไปยังผู้ใช้หนึ่งคนหรือหลายคนเพื่อขอการอนุมัติหรือปฏิเสธของพวกเขา เวิร์กโฟลว์ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและเป็นมาตรฐานอีกด้วย

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบง่ายๆ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐานที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลต เมื่อใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหลายเวิร์กโฟลว์ไปยังไซต์ของคุณได้ แต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มเข้าไปจะเป็นเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐานที่ไม่ซ้ำกัน โดยแต่ละเวิร์กโฟลว์จะมีวิธีการทำงานที่มีลักษณะเฉพาะที่ยึดตามการตั้งค่าที่คุณระบุไว้เมื่อตอนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้าไป

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติทำอะไรให้ฉันได้อย่างไร

  2. ไม่สามารถเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทำอะไรได้บ้าง

  3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

  4. วิธีทำคุณวางแผน เพิ่ม เรียกใช้ และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำอะไรให้ฉันได้บ้าง

  • เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันเป็นครั้งแรก คุณจะสามารถระบุจำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่มเข้ามา และกำหนดว่าจะมอบหมายงานให้พวกเขาให้ทีละคนต่อๆ กันไป (แบบต่อเนื่อง) หรือจะมอบหมายให้ทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งตัดสินใจว่าจะแบ่งงานของผู้เข้าร่วมออกเป็นระยะที่แยกจากกันสองระยะหรือมากกว่า ทั้งยังระบุวันครบกำหนดสุดท้ายและ/หรือเวลาที่อนุญาตให้ทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย และแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลด้วยตนเอง คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนค่าของการตั้งค่าเหล่านี้ได้

  • เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมที่ระบุแต่ละคน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเลือกระหว่างการตอบกลับที่เป็นไปได้ต่างๆ มากมาย เช่น อนุมัติหรือปฏิเสธข้อมูล ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล มอบหมายงานใหม่ หรือยกเลิกหรือลบงานนั้นก็ได้

  • ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยน (ถ้าจำเป็น) จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางได้ในหน้าเดียว

  • รายการของเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานนี้ (หรือ อินสแตนซ์) ของเวิร์กโฟลว์จะยังคงมีอยู่ในหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเป็นเวลา 60 วันหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการกระบวนการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูส่วนควบคุมของบทความนี้

2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติทำอะไรไม่ได้บ้าง

โดยปกติแล้วผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ถูกรีวิวอยู่ แต่ผู้เข้าร่วมสามารถร้องขอให้มีการเปลี่ยนแปลงกับข้อมูลในการดำเนินงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์แทนได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมจะแทรกข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในข้อมูลเองได้ ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม ในส่วน ดูเพิ่มเติม

นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็น ถ้าคุณต้องการจะใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็นในเอกสาร Microsoft Word เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือฟอร์ม Microsoft InfoPath ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การเก็บรวบรวมลายเซ็นในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้โดยค่าเริ่มต้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ แก้ไข รายการจึงจะเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มลงไปแล้วได้ (ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของต่างก็มีสิทธิ์ แก้ไขรายการ โดยค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

หรือ เจ้าของสามารถเลือกว่าจะกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเพื่อให้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นสามารถเริ่มต้นทำงานได้โดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น (ถ้าจะทำเช่นนั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ บนหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์)

ส่วนบน

4. คุณวางแผน เพิ่ม เรียกใช้ และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

  • ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มทำงาน (วางแผน เพิ่ม เริ่มต้น)
        ก่อนที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณต้องวางแผนว่าจะเพิ่มลงไปยังส่วนใด (สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน) รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงาน หลังจากที่คุณได้เพิ่มและกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์แล้ว ทุกๆ คนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นจะสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนรายการที่ระบุได้เลย คุณยังสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้ทำงานโดยอัตโนมัติได้ การทำงานอัตโนมัติจะถูกเปิดใช้งานโดยยึดตามเหตุการณ์ที่จะทริกเกอร์ไม่หนึ่งก็ทั้งสองเหตุการณ์ ดังนี้ เมื่อมีการเพิ่มหรือสร้างข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารี

  • ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบ ปรับ)
        ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน ผู้เข้าร่วมแต่ละรายจะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ ตัวเตือนอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมที่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนด ขณะเดียวกัน คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์ได้จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางสำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ ของเวิร์กโฟลว์ การปรับเปลี่ยนต่างๆ ไปยังเวิร์กโฟลว์ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่สามารถทำได้จากหน้าเดียวกัน และถ้าจำเป็น คุณก็สามารถยกเลิกหรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ได้จากที่นี่ด้วยเช่นกัน

  • หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (รีวิว รายงาน เปลี่ยนแปลง)
        เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ สามารถรีวิวประวัติการทั้งหมดของการทำงานครั้งนั้น (หรือ อินสแตนซ์) ได้ถึง 60 วันบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จากหน้าเดียวกันนี้ สามารถสร้างรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ได้ ท้ายที่สุด ถ้าคุณยังมีสิ่งใดที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ คุณก็สามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณได้ทำเสร็จสมบูรณ์แล้วในครั้งแรกที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์

แผนผังลำดับงานต่อไปนี้แสดงขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้จากทัศนะของคนที่กำลังจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

ในส่วนนี้ เราระบุการตัดสินใจที่คุณต้องการทำและข้อมูลที่คุณต้องการประกอบเข้าด้วยกันก่อนที่จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ถ้าคุณคุ้นเคยวิธีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ และต้องการทบทวนเกี่ยวกับขั้นตอนเฉพาะเจาะจงเท่านั้น คุณสามารถไปตรงไปยังเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เทมเพลตและเวอร์ชัน

  2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

  3. คำถามสิบสองสามารถรับสาย

1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ

เวิร์กโฟลว์ที่รวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลตต้นแบบให้กับเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มลงไปยังรายการ ไลบรารี และไซต์คอลเลกชัน

ตัวอย่างเช่น แต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ที่จริงแล้วคุณกำลังเพิ่มเวอร์ชันของเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั่วไปอยู่ คุณให้แต่ละเวอร์ชันมีชื่อและการตั้งค่าเป็นของตนเอง ซึ่งคุณระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง โดยวิธีดังกล่าว คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้หลายๆ เวิร์กโฟลว์ โดยทุกเวอร์ชันยึดตามเทมเพลตต้นแบบของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ แต่เวอร์ชันแต่ละเวอร์ชันจะมีชื่อและถูกปรับให้เหมาะกับวิธีการเฉพาะที่คุณจะใช้

จากภาพประกอบนี้ เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ถูกเพิ่มลงไป เวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมดในไลบารีเดี่ยว อีกเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในไลบารีเดี่ยว และเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในทั้งไซต์คอลเลกชัน

ทั้งสามเวิร์กโฟลว์ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ส่วนบน

2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยยึดตามหนึ่งในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่รวมเอาไว้ คุณจะต้องกรอกฟอร์มความสัมพันธ์เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการให้เวอร์ชันใหม่ทำงาน

ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะพบรายการของคำถามซึ่งจะให้คุณเตรียมพร้อมในการกรอกฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์ อย่างไรก็ดี ก่อนอื่นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจดูฟอร์มและเขตข้อมูลของฟอร์ม

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

ฟอร์มการเริ่มต้นแรก

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

ฟอร์มสำหรับใส่ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงที่จะเรียกใช้

เขตข้อมูลในกล่องสีแดงบนหน้าที่สองก็จะปรากฏบน ฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งจะถูกแสดงในแต่ละครั้งที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขได้ที่นั่นสำหรับการเรียกใช้งานครั้งเดียว

ส่วนบน

3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

ทันทีที่คุณทราบคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดในส่วนนี้แล้ว คุณก็พร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์

  1. มีชนิดเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมหรือไม่

  2. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน และจะเลือกเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือจะเลือกเนื้อหาทุกชนิดดี

  3. ชื่อดีคืออะไร

  4. รายการงานและรายการประวัติ: ใหม่ หรือที่มีอยู่ได้อย่างไร

  5. อย่างไร (และ โดยใคร) สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้อย่างไร

  6. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้ยังทำเวิร์กโฟลว์นี้ได้อย่างไร

  7. ผู้เข้าร่วม: มีใครบ้าง ในลำดับใดได้อย่างไร

  8. ข้อมูลเพิ่มเติมอะไรใดผู้เข้าร่วมต้องการ

  9. งานวันครบกำหนดเมื่อไหร่

  10. เวิร์กโฟลว์นี้สิ้นสุดเมื่อไหร่ได้อย่างไร

  11. บุคคลที่จำเป็นต้องแจ้งได้อย่างไร

  12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

01. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม

มีเทมเพลตเวิร์กโฟลว์จำนวนมากที่มีคำว่า ‘การอนุมัติ’ อยู่ในชื่อ บทความนี้เกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่ปรากฏในเมนูเป็น การอนุมัติ SharePoint 2013 ถ้าคุณไม่มั่นใจว่าชนิดเวิร์กโฟลว์นี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ให้อ้างอิงกลับไปที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์อื่นๆ ที่มี ให้ดูที่บทความ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

02. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน (และ) จะเลือกเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือจะเลือกเนื้อหาทุกชนิดดีล่ะ

คุณสามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติพร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีเท่านั้น หรือคุณสามารถทำให้พร้อมใช้งานตลอดทั้งไซต์คอลเลกชันก็

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว คุณสามารถตั้งค่าให้ทำงานบนเนื้อหาทุกชนิด หรือบนเนื้อหาชนิดเดียวเท่านั้น

  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณต้องตั้งค่าให้ทำงานบนชนิดเนื้อหาของไซต์เดียวเท่านั้น

คำอธิบายแผนที่ไซต์คอลเลกชันพร้อมกับวิธีการเพิ่ม 3 วิธี

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

เอกสารแต่ละเอกสารหรือข้อมูลอื่นที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint เป็นของชนิดเนื้อหาหนึ่งหรืออีกชนิดเนื้อหาหนึ่ง ชนิดเนื้อหาสามารถเป็นได้ทั้งแบบพื้นๆ ทั่วๆ ไปแบบเอกสาร หรือสเปรดชีตของ Excel หรือจะเป็นแบบพิเศษมากๆ แบบสัญญาทางกฎหมาย หรือข้อมูลจำเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์ก็ได้ ชนิดเนื้อหาบางชนิดพร้อมใช้งานในผลิตภัณฑ์ SharePoint โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณก็สามารถกำหนดชนิดเนื้อหาเหล่านี้ได้เองและเพิ่มชนิดชนิดเนื้อหาอื่นที่คุณสร้างเองก็ได้

ส่วนบน

03. จะใช้ชื่ออะไรดี

ตั้งชื่อเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณซึ่ง

  • ระบุอย่างชัดเจนว่าเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ใช้ทำอะไร

  • แยกความแตกต่างได้อย่างชัดเจนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

ตัวอย่างเช่น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกกลุ่มของผู้แก้ไข กลุ่มของคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่แตกต่างกันสองเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกับการส่งเอกสารจากผู้สนับสนุนภายนอก ดังนี้

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์แรกบนแต่ละเอกสารที่ส่งเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารนั้นสำหรับกระบวนการแก้ไขหรือไม่

  • หลังจากที่คุณยอมรับและแก้ไขเอกสารที่ส่งแล้ว คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ที่สองบนแบบร่างที่แก้ไขเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารเป็นขั้นสุดท้ายหรือไม่

คุณอาจตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์แรกสองการอนุมัติแบบร่างขั้นสุดท้ายและยอมรับการอนุมัติการส่งออก

เคล็ดลับ: โดยปกติแล้ว เป็นความคิดที่เข้าท่าที่จะสร้างรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน และให้แน่ใจว่าทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณคุ้นเคยกับรูปแบบเหล่านั้นด้วย

ส่วนบน

04. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี

คุณสามารถให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้รายการงานและรายการประวัติเริ่มต้นของไซต์ ใช้รายการอื่นๆ ที่มีอยู่ หรือร้องขอรายการใหม่สำหรับแค่เวิร์กโฟลว์นี้เท่านั้น

  • ถ้าไซต์ของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือบางเวิร์กโฟลว์อาจจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ให้ลองพิจารณาร้องขอรายการใหม่สำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ (การจัดการกับรายการที่ยาวเกินไปอาจฉุดประสิทธิภาพการทำงานให้ช้าลง ระบบจะเก็บรักษารายการที่สั้นกว่าหลายๆ รายการได้เร็วและง่ายกว่ารายการเดียวที่ยาวมากๆ)

  • ถ้างานและประวัติสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับที่คุณต้องการเก็บแยกจากรายการงานทั่วไปแล้ว คุณควรจะระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการรายการใหม่ที่แยกต่างหากสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้ (หลังจากคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ต้องแน่ใจว่าได้ตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับรายการใหม่ๆ แล้ว)

ส่วนบน

05. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มทำงานด้วยตนเองเท่านั้น หรือโดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

  • เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติด้วยตนเองบนเอกสารหรือรายการที่ระบุ ฟอร์มอื่น ซึ่งก็คือฟอร์มการเริ่มต้นจะแสดงออกมา ฟอร์มการเริ่มต้นมีการตั้งค่าส่วนใหญ่จากหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ โดยการใช้วิธีดังกล่าว ถ้าผู้เริ่มเวิร์กโฟลว์ต้องการที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าใดๆ เหล่านั้น (สำหรับอินสแตนซ์ปัจจุบันเท่านั้น) ก็สามารถทำได้ก่อนที่จะคลิก เริ่ม

  • แน่นอนว่า หากเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ ฟอร์มการเริ่มต้นจะไม่มีโอกาสแสดงออกมา ดังนั้นการตั้งค่าเริ่มต้นที่ระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์จะถูกนำไปใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ภาพประกอบเหล่านี้แสดงความแตกต่างระหว่างการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบฟอร์มสำหรับการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำในฟอร์มการเริ่มต้นจะนำไปใช้เฉพาะในระหว่างการอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นถาวร,ของเวิร์กโฟลว์ คุณแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับ ตามที่อธิบายไว้ในส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

เริ่มด้วยตนเอง

ถ้าคุณอนุญาตการเริ่มด้วยตนเอง ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อดีของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือคุณและผู้ร่วมงานของคุณต่างก็สามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้เฉพาะเมื่อและถ้าคุณเลือกเท่านั้น และในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ คุณก็มีโอกาสที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างได้โดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้น

ตัวอย่างง่ายๆ    ถ้าคุณต้องการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณบนข้อมูลที่สร้างโดยผู้เขียนจากภายนอกทีมของคุณเท่านั้น มีเพียงการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองเท่านั้นที่จะป้องกันไม่ให้เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติบนข้อมูลที่คุณและทีมของคุณสร้าง (อีกวิธีหนึ่งก็คือ เก็บรักษารายการหรือไลบรารีหนึ่งไว้สำหรับข้อมูลต่างๆ จากผู้สร้างในทีมของคุณ และรายการหรือไลบรารีที่แยกต่างหากสำหรับข้อมูลต่างๆ จากผู้สร้างคนอื่นๆ ทั้งหมด ด้วยวิธีนี้เอง คุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ แต่เฉพาะในรายการผู้สร้างภายนอกเท่านั้น)

ข้อเสียหลักของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือบางคนจะต้องจำว่าจะต้องเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ตามที่เหมาะสมที่จะทำเช่นนั้น

เริ่มโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มต้นโดยอัตโนมัติโดยเหตุการณ์ใดๆ ต่อไปนี้

  • บางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ

  • ข้อมูลใหม่ถูกสร้างในหรือถูกอัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี

  • ข้อมูลที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารีนั้นได้ถูกเปลี่ยนแปลง

ข้อดีของการเริ่มโดยอัตโนมัติก็คือไม่มีใครต้องจำว่าจะต้องเริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะทำงานทุกๆ ครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

ตัวอย่างง่ายๆ    ถ้าคุณต้องรับผิดชอบความถูกต้องและความเหมาะสมของข้อมูลในรายการ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไปยังรายการนั้น และระบุให้ตัวคุณเองเป็นผู้เข้าร่วมเพียงรายเดียวได้ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการและทุกๆ ครั้งที่มีการเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ วิธีนี้เอง คุณจะมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

มีข้อเสียสองข้อของการเริ่มโดยอัตโนมัติ คือ

  • คุณไม่สามารถหยุดไม่ให้เวิร์กโฟลว์ทำงานเมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

  • คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าใดๆ ได้ที่การเริ่มต้นของแต่ละอินสแตนซ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ ตามที่บางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ ดูส่วนควบคุมของบทความนี้

ส่วนบน

06. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่

เฉพาะเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาสำหรับทั้งไซต์คอลเลกชันเท่านั้น คุณจะได้รับตัวเลือกของการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันซึ่งสืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาที่คุณกำลังเพิ่มไปยังเวิร์กโฟลว์อีกด้วย

บันทึกย่อ

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดให้เสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

ส่วนบน

07. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด

คุณจะต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละคนที่จะมอบหมายงานการรีวิวให้

ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน    คุณสามารถเลือกที่จะให้มีขั้นตอนของการรีวิวงานเพียงขั้นตอนเดียวหรือให้มีหลายขั้นตอนก็ได้ ถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งขั้นตอน ขั้นตอนจะถูกดำเนินการทีละขั้นต่อกันไป

การรีวิวแบบขนานหรือการรีวิวแบบต่อเนื่อง    สำหรับผู้เข้าร่วมในขั้นตอนหนึ่งใดๆ คุณสามารถเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทั้งหมดในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) หรือเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทีละงานต่อๆ กัน (แบบต่อเนื่อง) ในลำดับที่คุณกำหนดก็ได้ การเลือกแบบต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์ถ้า ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้เวิร์กโฟลว์หยุดหลังจากการปฏิเสธครั้งแรก  หรือถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมคนหลังๆ สามารถดูที่ข้อคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมคนก่อนๆ โดยให้เป็นส่วนหนึ่งของบริบทของการรีวิวของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น

สถานการณ์สมมติแบบง่ายๆ นี้แสดงให้เห็นข้อดีสองสามข้อของทั้งการรีวิวแบบหลายขั้นตอนและแบบต่อเนื่อง ดังนี้

ลองจินตนาการว่า กิตติเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ เขาต้องการให้ผู้ร่วมงาน คือ อัญชนาและธิติรีวิวข้อมูลแต่ละข้อมูลก่อนที่เขาจะรีวิวเองอีกที เขายังต้องการให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดก่อนการรีวิวของเขาเอง ถ้าอัญชนาหรือไม่ก็ธิติปฏิเสธรายการนั้นๆ กิตติสามารถเลือกตั้งค่านี้ได้สองวิธี คือ

  • ด้วยการใช้การรีวิวแบบต่อเนื่อง    กิตติได้สร้างการรีวิวแบบต่อเนื่อง ซึ่งอัญชนาและธิติเป็นผู้เข้าร่วมสองคนแรก ส่วนกิตติเป็นคนที่สาม และเขาเลือกตัวเลือก สิ้นสุดเมื่อมีการปฏิเสธครั้งแรก
    ในการจัดลำดับนี้ อัญชนาต้องตอบรับข้อมูลนั้นก่อนที่งานของธิติจะถูกมอบหมาย จากนั้นธิติต้องตอบรับข้อมูลนั้นก่อนที่งานของกิตติจะถูกมอบหมาย ถ้าอัญชนาปฏิเสธข้อมูล ทั้งธิติและกิตติจะไม่ได้รับมอบหมายงาน และถ้าอัญชนาอนุมัติ แต่ธิติปฏิเสธ เวิร์กโฟลว์จะยังคงสิ้นสุดก่อนที่กิตติจะได้รับมอบหมายงานรีวิว
    นี่คือวิธีที่กิตติตั้งค่าการรีวิวต่อเนื่องแบบขั้นตอนเดียว
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนต่อเนื่องถูกเน้นไว้
    สิ้นสุดเมื่อตัวเลือกการปฏิเสธครั้งแรกถูกเลือกไว้

  • ด้วยการใช้ทั้งสองขั้นตอน    ถ้ากิตติต้องการให้อัญชนาและธิติได้รับมอบหมายการรีวิวในเวลาเดียวกัน เพื่อให้ธิติไม่จำเป็นต้องรอให้อัญชนาทำการรีวิวให้เสร็จก่อนที่เธอจะเริ่มงานได้ เขาสามารถตั้งค่าให้มีสองขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ได้ โดยขั้นตอนแรกเป็นแบบขนานสำหรับการรีวิวของอัญชนาและธิติ และขั้นตอนที่สองแบบแยกต่างหากสำหรับการรีวิวของเขาเองเท่านั้น เขาเลือกตัวเลือก สิ้นสุดเมื่อมีการปฏิเสธครั้งแรก อีกครั้ง ขั้นตอนที่สองจะไม่เริ่มขึ้นจนกว่าขั้นตอนแรกจะเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้น อีกครั้ง ถ้าอัญชนาและธิติปฏิเสธข้อมูล งานรีวิวของกิตติจะไม่ถูกมอบหมาย
    นี่คือวิธีที่กิตติตั้งค่าการรีวิวแบบขนานสองขั้นตอน
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนแบบขนานถูกเน้นไว้
    สิ้นสุดเมื่อตัวเลือกการปฏิเสธครั้งแรกถูกเลือกไว้

นี่คือไดอะแกรมของทั้งสองวิธี

เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องและเวิร์กโฟลว์แบบสองขั้นตอนแสดงเคียงข้างกัน

ผู้เข้าร่วมภายนอก    กระบวนการแบบพิเศษสำหรับการรวมผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้เป็นสมาชิกขององค์กร SharePoint ของคุณได้ ในขั้นตอนนี้ สมาชิกของไซต์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการนั้น

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

การมอบหมายงานหนึ่งไปยังแต่ละกลุ่มทั้งหมด หรือสมาชิกของกลุ่มได้อย่างไร    ถ้าคุณมีรายการแจกจ่ายที่อยู่หรือกลุ่ม ระหว่างผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ของคุณคุณสามารถมีเวิร์กโฟลว์มอบหมายงานหนึ่งไปแต่ละสมาชิกของกลุ่มหรือมอบหมายงานเพียงงานเดียวลงในกลุ่มทั้งหมด(แต่ยังคง ส่งการแจ้งให้ทราบของที่ งานเดี่ยวที่สมาชิกแต่ละ) เมื่อมอบหมายงานเพียงงานเดียวให้ทั้งกลุ่ม แล้วใด ๆ สมาชิกของกลุ่มการอ้างสิทธิ์ และสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ที่เดียว (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

ส่วนบน

08. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง

มีเขตข้อมูลข้อความในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณสามารถให้คำแนะนำ รายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ ทรัพยากร และอื่นๆ

มีสองสิ่งที่คุณอาจจะเพิ่มลงไป คือ

  • ข้อมูลที่ติดต่อ ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมพบความยุ่งยากหรือมีคำถาม

  • ถ้าคุณเวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานเดียวเท่านั้นลงในแต่ละรายการหรือกลุ่มการแจกแจง กล่าวถึงต่อไปนี้ที่ สมาชิกของกลุ่มดังกล่าวแต่ละเดียวควรการอ้างสิทธิ์งานก่อนที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์นั้น วิธีนี้ อื่น ๆ สมาชิกของกลุ่มไม่ต้องเสียเวลา โดยเริ่มต้นงานเดียวกัน คุณจะพบรายละเอียดเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

ส่วนบน

09. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่

คุณสามารถระบุวันกำหนดส่งงานเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยหนึ่งหรือทั้งสองวิธี ดังนี้

ตามวันที่ในปฏิทิน    คุณสามารถระบุวันที่เดี่ยวๆ ในปฏิทินสำหรับวันกำหนดส่งงานทั้งหมดได้

  • ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติ โดยปกติคุณไม่ควรใช้ตัวเลือกนี้ นี่คือเนื่องจากวันค่าที่คุณระบุจะปรับโดยอัตโนมัติเองสัมพันธ์กับวันปัจจุบันทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ

ตามระยะเวลาของงาน    คุณสามารถกำหนดจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือนซึ่งอนุญาตให้ทำงานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ โดยจะเริ่มต้นเมื่องานนั้นๆ ถูกมอบหมายไปแล้ว

  • วันครบกำหนดในปฏิทินจะเข้าไปแทนที่ระยะเวลางานที่ระบุ นั่นก็คือ ถ้าวันนี้เป็นวันที่ 10 มิถุนายน และฉันได้รับมอบหมายงานในวันนี้ซึ่งมีระยะเวลางานสามวัน แต่ก็มีวันครบกำหนดส่งตามปฏิทินเป็นวันที่ 11 มิถุนายน ดังนั้นงานจะครบกำหนดในวันที่ 11 มิถุนายน (วันครบกำหนดตามปฏิทิน) ไม่ใช่วันที่ 13 มิถุนายน (วันสุดท้ายของระยะเวลางานสามวัน)

ส่วนบน

10. เวิร์กโฟลว์นี้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่

ถ้าจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับการรีวิวที่ไม่จำเป็น คุณสามารถเลือกให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดทันที (ก่อนวันครบกำหนดที่ระบุหรือที่คำนวณ) เมื่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งของสองเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น คือ

  • ผู้เข้าร่วมปฏิเสธข้อมูล

  • ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีการใดๆ

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มได้บนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มต้นแล้ว สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลสำหรับรีวิวเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงได้ (แต่จนกว่าข้อมูลนั้นจะถูกเช็คอินอีกครั้ง เวิร์กโฟลว์อื่นๆ จะไม่สามารถเริ่มบนข้อมูลนั้นได้)

ส่วนบน

11. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง

ในเขตข้อมูล CC บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ คุณสามารถใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นหรือสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อตรงส่วนนี้ไม่มีผลต่อการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์ไปยังคนนั้นๆ

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

ส่วนบน

12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

คุณอาจจะมีหลายรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือเพื่อความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่จะให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวชนิดนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

เข้าสู่ผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อทำให้กระบวนการอนุมัติเนื้อหาได้ง่ายยิ่งขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูส่วนควบคุมการอนุมัติเนื้อหาของบทความนี้

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน ไปที่ส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

คุณอาจจะมีหลายรายการและไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่จะให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวชนิดนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถควบคุมการอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเองได้โดยไม่มีเวิร์กโฟลว์ แต่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของ SharePoint สามารถทำให้กระบวนการนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการกำหนดเวอร์ชันและฟีเจอร์การอนุมัติเนื้อหาในผลิตภัณฑ์ SharePoint เราขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นด้วยการทบทวนบทความต่อไปนี้

มีสองวิธีซึ่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถควบคุมกระบวนการการอนุมัติเนื้อหา แต่ละวิธีสัมพันธ์กับตัวควบคุมเดี่ยวในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณได้กรอกไว้เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรก คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณสำหรับสิ่งหนึ่งสิ่งใดหรือทั้งสองสิ่งนี้

ควบคุมการประกาศของเวอร์ชันหลัก

ในพื้นที่ ตัวเลือกการเริ่มต้น ของหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล มีสองสามเรื่องที่ต้องสังเกต คือ

  • ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติซึ่งทำงานบนชนิดเนื้อหาทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีเดี่ยวเท่านั้น และจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ทำงานบนข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

  • สำหรับการทำให้ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งาน จะต้องเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารีบนหน้า การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน และจะต้องเลือกตัวเลือก สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) บนหน้าเดียวกันนั้น

  • ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวเลือกสองตัวเลือกที่ตามมาจะไม่พร้อมใช้งาน คือ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการสร้างข้อมูลใหม่ และ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการ

  • ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ เวิร์กโฟลว์ของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติบนข้อมูลเมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูลนั้นเท่านั้น

  • ในหนึ่งรายการหรือไลบรารีใดๆ สามารถมีได้เพียงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหนึ่งเวิร์กโฟลว์ซึ่งใช้เพื่ออนุมัติการประกาศของเวอร์ชันหลัก ถ้าคุณพยายามจะกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่สองในรายการหรือไลบรารีเดียวกันสำหรับการทำงานนี้ คุณจะถูกพร้อมท์ให้เลือกเวิร์กโฟลว์ใดเวิร์กโฟลว์หนึ่ง

การควบคุมไม่ยึดตามการกำหนดเวอร์ชัน

ในพื้นที่ เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา ของหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ อัปเดตสถานะการอนุมัติหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้นสมบูรณ์ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา)

ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานในฟอร์มไม่ว่าจะจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีหรือไม่ ไม่ว่าจะโดยวิธีใด ค่าในเขตข้อมูล การอนุมัติ สำหรับข้อมูลจะถูกอัปเดตโดยยึดตามผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์

โดยใช้ตัวเลือกนี้ คุณจะสามารถ

  • เรียกใช้เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองตลอดเวลา หรือ

  • เลือกตัวเลือกการเริ่มโดยอัตโนมัติหนึ่งตัวเลือกหรือหลายตัวเลือกในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ หรือ

  • อนุญาตให้เริ่มได้ทั้งด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ

ตัวควบคุมเนื้อหาสำหรับไซต์การเผยแพร่เว็บ

ตัวควบคุมเนื้อหาเป็นกระบวนการเฉพาะในไซต์ซึ่งประกาศหน้าไปยังเว็บ ดังนั้น จะมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศที่เฉพาะเจาะจงสำหรับใช้ในการประกาศไซต์ และเทมเพลตไซต์ (ไซต์การประกาศที่มีเวิร์กโฟลว์ซึ่งมีชื่ออยู่) ที่รวมเวอร์ชันหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้นซึ่งได้ถูกกำหนดเองไว้สำหรับใช้ในการเผยแพร่เว็บ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน ไปที่ส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานหรือยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ แสดงความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ ให้ระบุว่าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทำงานบนเอกสาร รายการ หรือโฟลเดอร์หรือไม่ จากนั้นคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

  5. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

ข้อมูลพื้นฐาน เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพส่วนต่างๆ

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ชนิดเนื้อหา

เก็บสิ่งที่เลือกเริ่มต้นเป็น ทั้งหมด หรือเลือกชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

เทมเพลต

เลือกเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013

หมายเหตุ:  ถ้าเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาวิธีเปิดใช้งานเทมเพลตนี้สำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของรายการหรือไลบรารีนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลัก ดูส่วนควบคุมของบทความนี้

  • หมายเหตุว่า ตัวเลือกเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ  ไม่ปรากฏ ถ้าคุณกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับเฉพาะชนิดเนื้อหาเดี่ยว

  • และโปรดสังเกตด้วยว่าถ้าคุณเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล กล่องกาเครื่องหมายทั้งสองกล่องต่อไปนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของฟอร์มนี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ: ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้  หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ ผู้อนุมัติ จนถึง CC ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะหนึ่งอินสแตนซ์ได้

ค่าเริ่มต้น เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพเขตข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่สำหรับบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ   
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนานลำดับ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • เมื่อต้องการได้รับมอบหมายงานเพียงหนึ่งไปยังแต่ละทั้งกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายไปยกเลิกเลือกนี้กล่องกาเครื่องหมายไว้ (แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่สมาชิกใด ๆ หนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์ และทำให้เสร็จสมบูรณ์เดียวในนามของกลุ่มทั้งหมด คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อ

  • ถ้าเหมาะสม หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือแจกแจงรายการ (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

  • หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทำงานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสำหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อที่นี่ไม่มีผลต่อการมอบหมายงานของเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลัก ดูส่วนควบคุมของบทความนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานไปรึยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปยังโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มลงในทั้งไซต์คอลเลกชันจะต้องเพิ่มสำหรับข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

    1. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
      ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

    2. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ คลิกลิงก์เพิ่มเวิร์กโฟลว์
      เพิ่มลิงก์เวิร์กโฟลว์

    3. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
      (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

หน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

เทมเพลต

เลือกเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013

หมายเหตุ:  ถ้าเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาวิธีเปิดใช้งานเทมเพลตนี้สำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้ลงในชนิดเนื้อหาลูกหรือไม่

ระบุว่าต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ถูกเพิ่มลงใน (สัมพันธ์กับ) ไซต์และชนิดเนื้อหารายการอื่นทั้งหมดที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานี้ด้วยหรือไม่

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของหน้านี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ: ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้  หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ ผู้อนุมัติ จนถึง CC ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะหนึ่งอินสแตนซ์ได้

ค่าเริ่มต้น เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพเขตข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ   
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนานลำดับ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • มีเพียงหนึ่งงานที่มอบหมายให้กับแต่ละทั้งกลุ่มที่คุณใส่ในกำหนดให้กับ เขตข้อมูลยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่สมาชิกใด ๆ หนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์ และทำให้เสร็จสมบูรณ์เดียวในนามของกลุ่มทั้งหมด คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อ

  • ถ้าเหมาะสม หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือแจกแจงรายการ (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

  • หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทำงานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสำหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อที่นี่ไม่มีผลต่อการมอบหมายงานของเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา

เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา รวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลัก ดูส่วนควบคุมของบทความนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อม ไปส่วนเริ่มของบทความนี้ และเริ่มอินสแตนซ์แรกเพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

  • ด้วยตนเองตลอดเวลา โดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นออก

  • โดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์ที่ระบุเกิดขึ้น กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในรายการหรือไลบรารี และ/หรือ เมื่อข้อมูลในรายการเปลี่ยนแปลงไป และ/หรือ เมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ)
    (เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์หรือเหตุการณ์ได้ระบุไว้ในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ ในระหว่างความสัมพันธ์ดั้งเดิมกับการกำหนดค่าของเวิร์กโฟลว์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้)

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มได้บนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มแล้ว สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลเพื่อการรีวิวเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงได้ (แต่จนกว่าข้อมูลนั้นจะถูกเช็คอินอีกครั้ง เวิร์กโฟลว์อื่นๆ จะไม่สามารถเริ่มบนข้อมูลนั้นได้)

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

  2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

  3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติ ฉะนั้น ทุกครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนข้อมูลที่ทริกเกอร์ข้อมูลนั้นทันที

เมื่อเริ่มแล้ว เวิร์กโฟลว์จะกำหนดงานแรกหรือหลายๆ งานแล้วส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังผู้รับมอบหมายงานแต่ละคน ขณะเดียวกัน จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้น (แตกต่างไปจากการแจ้งเกี่ยวกับงาน) ไปยังผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก รวมถึงผู้ที่มีรายชื่อแสดงไว้ในเขตข้อมูล CC ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ด้วย

หมายเหตุ:  เมื่อมีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่เริ่มโดยอัตโนมัติ โดยปกติ ควรปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ว่างเอาไว้ เนื่องจากค่าของวันที่ที่ระบุไว้ในนั้นจะไม่ปรับเปลี่ยนตามวันที่ที่เวิร์กโฟลว์เริ่มในแต่ละครั้งโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

ส่วนบน

2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

บันทึกย่อเกี่ยวกับสิทธิ์    โดยปกติแล้ว คุณต้องมีสิทธิ์ แก้ไขรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์นี้อยู่ แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ อย่างไรก็ตาม เจ้าของยังสามารถเลือกที่จะให้ต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ สำหรับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ตามหลักเกณฑ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้ จากการเลือกตัวเลือกนี้ เจ้าของสามารถกำหนดได้ว่าให้เฉพาะตัวเองและเจ้าของอื่นๆ เท่านั้นที่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวได้ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้)

มีที่เริ่มต้นได้สองที่

คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองจากที่ใดที่หนึ่งในสองที่นี้

  • จากรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูล

  • จากภายในรายการเองเปิดในโปรแกรม Microsoft Office ถูกสร้างขึ้น (โปรดสังเกตว่า นี้ต้องมีโปรแกรมติดตั้ง และไม่เวอร์ชัน web application)

สองส่วนย่อยที่เหลือในส่วนนี้จะมีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีมาด้วย

ส่วนบน

3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการให้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์

  2. คลิกที่จุดไข่ปลาถัดจากชื่อของรายการ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่จุดไข่ปลาเพื่อเปิดเมนูรายการ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บนเวิร์กโฟลว์: บนหน้า ชื่อข้อมูล ภายใต้ เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้คลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
    ลิงก์เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ: การเปลี่ยนแปลงที่นี่ ในฟอร์มการเริ่มต้น กำลังใช้เฉพาะในระหว่างอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จะนำไปใช้ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ปรากฏให้เห็นในฟอร์มนี้ ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

ฟอร์มการเริ่มต้น

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน
        ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ   
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนานลำดับ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และแต่ละคนจะมีงานที่ตนจะต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์)

  • เมื่อต้องการได้รับมอบหมายงานเพียงหนึ่งไปยังแต่ละทั้งกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายไปยกเลิกเลือกนี้กล่องกาเครื่องหมายไว้ (แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่สมาชิกใด ๆ หนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์ และทำให้เสร็จสมบูรณ์เดียวในนามของกลุ่มทั้งหมด คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ถ้ามี หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือแจกแจงรายการ (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • ใส่ชื่อต่อไปนี้ไม่มีผลต่อการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เนื่องจากคุณกำลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานออกไป และในขณะเดียวกันจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มงานมาถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ส่วนบน

4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

  1. เปิดข้อมูลในโปรแกรม Office ที่ติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึกและส่ง จากนั้นคลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้ทำงานบนข้อมูลนั้น

  3. ถ้าคุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้แจ้งให้คุณทราบว่าเวิร์กโฟลว์ต้องการให้ไฟล์ของคุณเช็คอินอยู่ ให้คลิกปุ่ม เช็คอิน

  4. คลิกปุ่ม เริ่มเวิร์กโฟลว์ ใหญ่

  5. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ:  การเปลี่ยนแปลงในฟอร์มการเริ่มต้นนี้จะนำไปใช้กับเฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จะนำไปใช้ในแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ได้แสดงไว้ในแบบฟอร์มนี้ ให้ดูที่ ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

    ฟอร์มการเริ่มต้น

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ   
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนานลำดับ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และแต่ละคนจะมีงานที่ตนจะต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์)

  • เมื่อต้องการได้รับมอบหมายงานเพียงหนึ่งไปยังแต่ละทั้งกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายไปยกเลิกเลือกนี้กล่องกาเครื่องหมายไว้ (แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่สมาชิกใด ๆ หนึ่งสามารถอ้างสิทธิ์ และทำให้เสร็จสมบูรณ์เดียวในนามของกลุ่มทั้งหมด คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ถ้ามี หมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือแจกแจงรายการ (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • การใส่ชื่อที่นี่ไม่มีผลต่อการมอบหมายงานของเวิร์กโฟลว์

  • เนื่องจากคุณกำลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อที่ระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งาน และในขณะเดียวกันก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ถัดไปคืออะไร

  • ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่มีการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้ ผู้เข้าร่วมอาจต้องขอความช่วยเหลือและข้อมูลเพื่อที่จะทำงานมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ (พวกเขาอาจเป็นประโยชน์ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

  • เช่นเดียวกัน คุณควรตรวจดูว่าผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้รับการแจ้งทางอีเมลหรือไม่ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการแจ้งเหล่านั้นจะไม่ถูกจัดการโดยตัวกรองอีเมลขยะ

  • และแน่นอนว่า คุณอาจมีอย่าง น้อยหนึ่งงานเวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยตัวคุณเอง ไปส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้

  • สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการติดตามความคืบหน้าของอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้ไปยังส่วน การตรวจสอบ ของบทความนี้

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การทบทวนส่วนนี้ของบทความอย่างละเอียดก่อนการทำงาน อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างมาก ซึ่งการทำเช่นนั้นจะช่วยทำให้คุณระมัดระวังกับทุกตัวเลือกที่อาจเปิดอยู่สำหรับคุณ

หมายเหตุ: ถ้าคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่ได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบในกล่องอีเมลขาเข้า ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งนั้นไม่ได้ตกค้างที่อื่นเนื่องจากตัวกรองอีเมลขยะ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ปรับการตั้งค่าตัวกรองของคุณให้สอดคล้องกัน

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับบทความที่ถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน จะมีการกระทำของงานที่ต่างกันออกไป

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน ควรตรวจสอบให้แน่ใจเสียก่อนว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นเป็นงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจริงๆ ไม่ใช่งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น

ค้นหาข้อความโปรดอนุมัติในตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้:

  • ในบรรทัดเรื่อง ของการแจ้งเกี่ยวกับงาน
    การแจ้งเกี่ยวกับงานที่มีคำบรรยายภาพข้อความ โปรดอนุมัติ

  • บนแถบข้อความในรายการรอการรีวิว
    ข้อมูลที่ต้องมีการรีวิวที่มีคำบรรยายภาพข้อความ โปรดรีวิว

  • ในชื่องานบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์
    งานในรายการหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพ โปรดรีวิว

ถ้าคุณไม่เห็นข้อความ โปรดอนุมัติ ในตำแหน่งเหล่านี้ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือเพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกดูว่าเวิร์กโฟลว์นั้นยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ใด  หรือเป็นเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองหรือไม่ คุณจะพบลิงก์ไปยังบทความเกี่ยวกับวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

อย่างไรก็ตาม ถ้างานของคุณเป็นงานการอนุมัติ เราขอแนะนำให้คุณอ่านต่อไป!

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ภาพรวมของกระบวนการ

  2. ไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน

  3. ไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

  4. รีวิวข้อมูล

  5. ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่งฟอร์มงาน

  6. แจ้งให้ทราบพ้นกำหนด

  7. การอ้างสิทธิ์ และทำงานของกลุ่ม (เลือกได้)

  8. ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

  9. การมอบหมายงานการอนุมัติให้คนอื่น (เลือกได้)

  10. ทำให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้ภายนอกเข้าร่วม (เลือกได้)

1. ภาพรวมของกระบวนการ

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์ คุณจะรับทราบงานเหล่านั้นได้จากหนึ่งในสามวิธีดังต่อไปนี้

  • คุณได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงานทางอีเมล

  • คุณเปิดเอกสาร Microsoft Office แล้วเห็นแถบข้อความที่แจ้งว่าคุณได้รับมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง

  • คุณตรวจสอบไซต์ SharePoint แล้วพบว่าได้รับมอบหมายงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้น

เมื่อคุณพบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยทั่วไปคุณจะดำเนินการสองอย่างต่อไปนี้

  • รีวิวข้อมูล    ตรวจดูว่าคุณสามารถอนุมัติข้อมูลในสถานะปัจจุบันได้หรือไม่

  • เสร็จสิ้นงานของคุณ    ใช้ฟอร์มงานเพื่อส่งผลการรีวิวของคุณ

มีสามรายการดังต่อไปนี้ที่มักเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของคุณ คือ

  • ข้อความแจ้งให้ทราบ (ซึ่งคุณได้รับมาเป็นอีเมล)

  • ข้อมูลที่ส่งมาให้คุณอนุมัติ (ซึ่งคุณจะเปิดและรีวิว)

  • ฟอร์มงาน (ซึ่งคุณจะเปิดดู ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่ง)

นี่เป็นตัวอย่างของข้อมูลสามรายการดังกล่าวข้างต้น

ข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ข้อมูลสำหรับการรีวิว และฟอร์มงาน

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ในคำแนะนำ การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้ บนแถบข้อความ

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งทางอีเมล

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่รอการรีวิว ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ ที่สัมพันธ์กับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์นั้น

  2. ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ชื่องานของคุณ

  3. ในฟอร์มงาน ที่แถบข้อความ งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ส่วนบน

4. การรีวิวข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลเป็นเอกสาร Microsoft Word

เคล็ดลับ:  ถ้านี่เป็นงานกลุ่ม นั่นหมายถึง งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายการแจกจ่ายเพื่อให้สมาชิกกลุ่มคนเดียวนั้นสามารถทำงานของทั้งกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นจะเป็นการดีที่คุณควรจะอ้างสิทธิ์ในงานเสียก่อนที่จะเริ่มรีวิวข้อมูล ด้วยวิธีนี้ ถือเป็นการลดโอกาสที่สมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะเข้ามารีวิวบทความนั้นได้เช่นกัน สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดดูในส่วนที่ 7 ในส่วนนี้การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์

เปิดข้อมูลเพื่อรีวิวและการแสดงแถบสีเหลือง

โปรดสังเกตแถบข้อความสีเหลืองที่ด้านบนสุดของเอกสาร

  • เซิร์ฟเวอร์ในโหมดอ่านอย่างเดียว    เอกสารนี้ถูกเปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว กล่าวคือ คุณสามารถอ่านเอกสาร แต่คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารนั้น
    (ให้จำไว้ว่าเมื่อทำงานเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ คุณมักจะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลนั้นโดยตรง) แต่ควรจะใช้ฟอร์มงานเพื่อลงทะเบียนการตอบกลับทั้งหมดแทน)

  • งานเวิร์กโฟลว์    เมื่อคุณพร้อมที่จะลงทะเบียนการตอบกลับของคุณในฟอร์มงาน คลิกปุ่มเปิดงานนี้

ส่วนบน

5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน

ฟอร์มงานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะมีลักษณะดังนี้

ฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

โปรดสังเกตว่า ข้อมูลสองรายการแรก (ลบข้อมูล และ งานเวิร์กโฟลว์นี้ นำไปใช้กับ ชื่อข้อมูล) จะไม่ ปรากฏให้เห็นในฟอร์มงานเมื่อถูกเปิดจากภายในข้อมูลเพื่อการรีวิว

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ลบรายการ

เมื่อต้องการลบงานนี้ออกจากอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกปุ่มนี้

  • การลบงานไม่ได้เป็นการลบข้อมูลที่จะถูกรีวิวออกไป

  • ถ้าคุณลบงานออก การกระทำดังกล่าวจะทำงานเหมือนเป็น (และถูกบันทึกเก็บไว้ในประวัติว่าเป็น) การปฏิเสธเอกสาร นั่นหมายความว่า ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้สิ้นสุดเมื่อมีการปฏิเสธครั้งแรก ฉะนั้น การลบงานออกไปจึงทำให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดการทำงานนั่นเอง

  • งานที่ถูกลบออกไปแล้วจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่ของ งาน ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ อีกต่อไป (อย่างไรก็ตาม การลบและการปฏิเสธโดยอัตโนมัติที่ตามมาจะยังคงถูกบันทึกไว้ในพื้นที่ ประวัติ ของหน้า)

    หมายเหตุ:  ถ้าคุณไม่ได้เริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการตรวจสอบกับคนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเสียก่อนที่คุณจะลบงานนั้นออกไป

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับชื่อข้อมูล

เมื่อจะเปิดข้อมูลเพื่อทำการรีวิว ให้คลิกที่ลิงก์ที่นี่

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

สถานะ การร้องขอ โดย นำมารวมข้อคิดเห็น ครบกำหนดวัน

คุณไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการในทั้งสี่เขตข้อมูลนี้ได้ แต่อาจพบว่าข้อมูลที่อยู่ในเขตข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์อยู่บ้าง

โปรดสังเกตว่า ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม นอกจากจะมีคำแนะนำต่างๆ ที่เกี่ยวกับวิธีทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีข้อคิดเห็นทั้งหมดจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ทำงานในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้เสร็จแล้วอีกด้วย

ในวิธีเดียวกัน หลังจากที่คุณส่งแบบฟอร์มของคุณ ข้อคิดเห็นใดๆ ที่รวมอยู่ในกล่อง ข้อคิดเห็น (4) นั้นจะปรากฏในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม สำหรับผู้เข้าร่วมลำดับถัดไปด้วย

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ข้อคิดเห็น

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ลงไปที่นี่จะถูกบันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และจะปรากฏในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม (3) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนต่อมาสามารถเห็นได้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

อนุมัติ

ถ้าต้องการอนุมัติข้อมูล ก่อนอื่นให้คุณพิมพ์ข้อคิดเห็นที่คุณต้องการร่วมแสดงลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น (4) จากนั้นคลิกปุ่มนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ปฏิเสธ

เมื่อต้องการปฏิเสธข้อมูล ก่อนพิมพ์ข้อคิดเห็นใด ๆ ที่คุณต้องการร่วมแสดงลงในข้อคิดเห็น (4), แล้ว คลิกปุ่มนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

ยกเลิก

ถ้าต้องการปิดฟอร์มงานโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบกลับใดๆ ให้คลิกปุ่มนี้ งานนั้นจะยังคงไม่เสร็จสมบูรณ์และเป็นงานที่มอบหมายให้คุณทำอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

ร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ถ้าต้องการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่คุณกำลังรีวิวอยู่ ให้คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของฟอร์มที่คุณกรอกรายละเอียดการร้องขอของคุณและคำแนะนำอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อย ที่ 8 ในส่วนนี้ การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

การมอบหมายงานใหม่

ถ้าต้องการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น ให้คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของหน้าที่คุณใช้กรอกรายละเอียดของการมอบหมายงานใหม่และคำแนะนำอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อยที่ 7 ในส่วนนี้ การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

ส่วนบน

6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด

ถ้างานหรือทั้งอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์พ้นกำหนดเวลาที่ต้องทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ จะมีส่งการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติไปยัง

  • บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนั้น

  • บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น (หรือ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ)

ส่วนบน

7. การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ (เลือกได้)

ถ้ามีเพียงงานเดียวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มซึ่งมีคุณรวมอยู่ด้วย นั่นหมายถึง สมาชิกในกลุ่มคนใดก็ตามจะสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ในฐานะของทั้งกลุ่มได้

อ้างสิทธิ์งานก่อนที่คุณจะรีวิวข้อมูล ทันทีที่คุณอ้างสิทธิ์งานนั้น ผู้ได้รับมอบหมายจะเป็นคุณทันที และสมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะไม่มีสิทธิ์ทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ (ด้วยวิธีนี้ จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้ทำงานสำคัญนั้น)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้ชี้ไปที่ชื่องานซึ่งมอบหมายให้กับกลุ่มของคุณจนกระทั่งมีลูกศรปรากฏขึ้น

  2. คลิกที่ลูกศร แล้วคลิก แก้ไขข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม อ้างสิทธิ์งาน ซึ่งอยู่ในฟอร์มงาน
    วิธีอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม

เมื่อมีการรีเฟรชหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นว่างานนั้นไม่ได้ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มอีกต่อไปแล้ว แต่จะเป็นงานที่มอบหมายให้คุณคนเดียวเท่านั้น

ในเวลาต่อมา ถ้าคุณยังทำงานไม่เสร็จสมบูรณ์ และต้องการปล่อยงานนั้นกลับไปให้กลุ่มทำอีกครั้ง ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อกลับไปยังฟอร์มงาน แต่คลิกที่ปุ่ม ปล่อยงาน

ปุ่ม ปล่อยงาน บนฟอร์มงาน

ส่วนบน

8. การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

ก่อนทำขั้นตอนนี้ โปรดสังเกตว่าเวิร์กโฟลว์อาจถูกตั้งค่าให้ สิ้นสุดทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ คุณควรตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรกเพื่อให้แน่ใจได้ว่าสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ และการสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ที่จุดนั้นก็ไม่ได้เป็นปัญหาแต่อย่างใด

เราจะสาธิตตัวเลือกการร้องขอการเปลี่ยนแปลงให้ดู ดังในสถานการณ์ต่อไปนี้

ขั้นแรก สมมติว่าคุณชื่อ กิตติ

และสมมติว่าเพื่อนร่วมงานของคุณที่ชื่อ อัญชนา ได้เริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบนเอกสารที่เธอได้สร้างขึ้น

เมื่อคุณรีวิวเอกสารใหม่ของอัญชนา แล้วรู้สึกว่าบทนำมีความยาวมากเกินไป

คุณสามารถคลิกปุ่ม ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ จากนั้นกรอกข้อมูลในฟอร์มให้เสร็จเรียบร้อย

ฟอร์มสำหรับการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ร้องขอการเปลี่ยนแปลงจาก

กรอกชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณร้องขอการเปลี่ยนแปลง

(ถ้าต้องการส่งการร้องขอไปยังบุคคลที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือส่งไปยังบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัตินี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ   คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้ได้)

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอใหม่

อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วให้ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่จะทำการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องการ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้    ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมด    พิมพ์ตัวเลข0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อคุณได้ข้อมูลรายการทั้งหมดในฟอร์มตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิก ส่ง จากนั้น งานปัจจุบันของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์ (แต่ยังไม่จบกระบวนการเพียงเท่านี้ หลังจากที่อัญชนาได้เปลี่ยนแปลงแก้ไขงานเรียบร้อยแล้ว คุณจะได้รับมอบหมายงานการอนุมัติอีกครั้ง)

ขณะเดียวกันอัญชนาก็จะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบดังนี้

การแจ้งให้ทราบจะถูกส่งออกไปเมื่อมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

อัญชนาจะสามารถทราบได้ทันทีที่มองเห็นบรรทัด เรื่อง (หมายเลข 1 ในภาพประกอบ) ว่านี่ไม่ใช่การแจ้งการอนุมัติตามปกติ แต่เป็นการร้องขอการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในข้อมูล ซึ่งเธอสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ระบุที่ได้มีการร้องขอมาได้ในข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอโดย (หมายเลข 2)

อัญชนาจะเช็คเอาท์ข้อมูล ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่ร้องขอ บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เธอทำ แล้วเช็คอินข้อมูลกลับไป

หลังจากนั้นเธอจะไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แล้วเปิดฟอร์มการร้องขอการเปลี่ยนแปลงจากพื้นที่งานที่ตรงนั้น


เมื่อการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอเสร็จสิ้น ฟอร์มก็จะถูกส่งออกไป

อัญชนาเพิ่มข้อมูลใดๆ ที่ต้องการลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น แล้วคลิก ส่งการตอบกลับ เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการสองอย่างดังต่อไปนี้

  • ทำเครื่องหมายงานที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงของอัญชนาเป็นเสร็จสมบูรณ์

  • ทำการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้กับคุณ (ซึ่งมีข้อคิดเห็นของอัญชนารวมอยู่ในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม ด้วย) และส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานนั้นไปให้กับคุณ

ถึงตอนนี้ คุณก็สามารถทำการรีวิวข้อมูลที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงมาแล้วต่อไปจนเสร็จสมบูรณ์

ขณะเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและมองเห็นได้ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

ประวัติเวิร์กโฟลว์ที่แสดงการดำเนินการต่างๆ ทั้งหมดที่เกิดจากการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการทั้งหมด

แผนผังลำดับงานของการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ส่วนบน

9. การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)

ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้รับมอบหมายมาให้เสร็จสมบูรณ์แทนตัวคุณ ให้คลิกปุ่ม มอบหมายงานใหม่ ในฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มนี้จะแสดงขึ้นมา

ฟอร์มการมอบหมายงานใหม่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

การมอบหมายงาน

กรอกชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานนี้ให้

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มแบบอัตโนมัติ  ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอใหม่

ใส่ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ทำต้องการใช้เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้    ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมด    พิมพ์ตัวเลข0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คลิก ส่ง งานของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็น เสร็จสมบูรณ์ งานใหม่ได้ถูกมอบหมายให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงาน และการแจ้งเกี่ยวกับงานได้ถูกส่งออกไปแล้ว

ข้อมูลใหม่ที่คุณจัดหาไว้จะถูกรวมอยู่ในข้อความ มอบสิทธิ์โดย ในการแจ้งเกี่ยวกับงานใหม่ (หมายเลข 1 ในตัวอย่างประกอบต่อไปนี้)

การแจ้งเกี่ยวกับงานสำหรับงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและสามารถมองเห็นได้ในส่วน งาน และส่วน ประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

พื้นที่ งานและประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ส่วนบน

10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

มีกระบวนการพิเศษสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก ดังนี้

  1. ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมภายนอกลงในขั้นตอน มอบหมายให้ ที่เหมาะสมบนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

  2. เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของผู้เข้าร่วมภายนอกไปให้กับสมาชิกไซต์ซึ่งเป็นบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้กับสมาชิกผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลผู้นี้ซึ่งได้รับมอบหมายงานตามจริงจะทำหน้าที่เป็น พร็อกซี สำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

  3. สมาชิกของไซต์นี้จะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน พร้อมทั้งคำแนะนำในการส่งสำเนาข้อมูลเพื่อการรีวิวนั้นไปให้ผู้เข้าร่วมภายนอกด้วย (ขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมภายนอกก็จะได้รับสำเนาการแจ้งเกี่ยวกับงาน ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นตัวแจ้งเตือนที่มีประโยชน์หรือทำให้ตื่นตัวนั่นเอง)

  4. สมาชิกของไซต์ที่ได้รับมอบหมายงานตามจริง จะส่งสำเนาของข้อมูลนั้นไปยังผู้เข้าร่วมภายนอก

  5. ผู้เข้าร่วมภายนอกทำการรีวิวข้อมูลและส่งการตอบกลับของเขากลับไปยังสมาชิกของไซต์

  6. เมื่อได้รับการตอบกลับจากผู้เข้าร่วมภายนอก สมาชิกของไซต์จะทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการ

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ก็คือหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ

ก่อนอื่น เราจะแสดงวิธีการไปยังหน้านั้น จากนั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการใช้ตัวเลือก และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะพบได้ที่นั่น และสุดท้าย เราจะแสดงหน้าอีกสองหน้าที่คุณจะสามารถรับข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ไปยังหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์

  2. ใช้หน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

  3. การเปลี่ยนแปลงงานที่ดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

  4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้ มอบหมาย)

  5. ยกเลิก หรือสิ้นสุดการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้

  6. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับรายการ

  7. ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

1. การไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ สำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และมีเวิร์กโฟลว์คือ Approval 3

คลิกลิงก์สถานะเวิร์กโฟลว์

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

หมายเหตุ: 

  • ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก คุณสามารถใช้การเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง เพื่อช่วยค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการให้รวดเร็วยิ่งขึ้นได้ ถ้าคุณพบว่าการเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง นั้นมีผลเหมือนเดิม คุณอาจพบประโยชน์ของการสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง เพื่อให้ช่วยจัดการเฉพาะเรื่องนั้นๆ ให้แบบอัตโนมัติ

  • เมื่อต้องการไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ ดูสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has started” หรือลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has completed” สำหรับอินสแตนซ์ที่เฉพาะเจาะจงที่คุณสนใจ

ส่วนบน

2. การใช้หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

ใต้ภาพประกอบของแต่ละส่วนบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นคำถามเกี่ยวกับการตรวจสอบต่างๆ ที่ส่วนได้มีคำตอบให้ไว้แล้ว

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ใครเป็นผู้เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้

  • อินสแตนซ์นี้เริ่มตั้งแต่เมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้มีการทำงานครั้งล่าสุดเมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้กำลังทำงานอยู่บนข้อมูลใด

  • สถานะปัจจุบันของอินสแตนซ์นี้คืออะไร

ส่วน งาน

พื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • มีงานใดบ้างที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้ว และสถานะปัจจุบันของงานเหล่านี้เป็นอย่างไร

  • มีงานใดบ้างที่เสร็จสมบูรณ์ไปเรียบร้อยแล้ว และผลลัพธ์ของแต่ละงานเหล่านั้นคืออะไร

  • แต่ละงานที่ถูกสร้างและมอบหมายออกไปแล้วนั้นมีวันครบกำหนดเมื่อใด

งานที่ถูกลบออกและงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครทำ จะไม่ปรากฏให้เห็นในส่วนนี้

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้ มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาแล้วบ้าง

  • โปรดสังเกตว่างานที่พ้นกำหนด และการแจ้งเกี่ยวกับงานที่พ้นกำหนดจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่นี้

ส่วนบน

3. การเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

การเปลี่ยนงานที่มอบหมายออกไปแล้วแต่ยังทำไม่เสร็จสมบูรณ์ทำได้สองวิธีดังนี้

  • การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

  • การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์    ในการเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่ได้มอบหมายให้คนอื่นซึ่งไม่ใช่ตัวคุณนั้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ ดังนั้นจึงสามารถเป็นไปได้ที่จะมีสิทธิ์ที่ทำให้คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงงานของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้)

ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเหล่านี้

  1. คลิกชื่อของงานในรายการงาน
    การคลิกชื่องานที่อยู่ในรายการ

  2. ใช้ฟอร์มงานสำหรับทำงานให้เสร็จ ลบงาน หรือ มอบหมายงานใหม่

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟอร์มงาน ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์    การเชื่อมโยงคำสั่งในภาพประกอบต่อไปนี้ทั้งสี่ปรากฏบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ของใครก็ตามที่มีสิทธิ์จัดการรายการ ลิงก์สามก่อนปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ แต่การสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ ลิงก์ไม่ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นยังมีสิทธิ์จัดการรายการ (อีก กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่)

  1. ในบริเวณใต้ การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ อัปเดตงานที่ทำอยู่ของการอนุมัติ

  2. เปลี่ยนแปลงแก้ไขตามที่คุณต้องการได้ในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก ตกลง

    • ข้อความที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกส่งให้กับบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้

    • งานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือที่ถูกลบ และงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้กับใครจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

    • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงงานที่ยังไม่ได้ รับมอบหมาย ดูส่วนต่อไปนี้เปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

  • จะเก็บที่มีอยู่วันครบกำหนด    ให้ปล่อยระยะเวลาต่องาน ให้ว่าง และอย่าทำการเปลี่ยนแปลงหน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดออกเพื่อให้ว่างเปล่า    พิมพ์ตัวเลข0ในระยะเวลาต่องาน

  • เมื่อต้องการย้ายวันครบกำหนดโดยการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาเพื่อระบุทั้งตัวเลขและชนิดของหน่วยของเวลาที่คุณต้องการขยายระยะเวลา

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความร้องขอ    ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการในกล่องข้อความ

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะถูกอัปเดตทันที

ส่วนบน

4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้มอบหมาย)

สิทธิ์    การเชื่อมโยงคำสั่งในภาพประกอบต่อไปนี้ทั้งสี่ปรากฏบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ของใครก็ตามที่มีสิทธิ์จัดการรายการ ลิงก์สามก่อนปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ แต่การสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ในขณะนี้ ลิงก์ไม่ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นยังมีสิทธิ์จัดการรายการ (อีก กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มหรืออัปเดตผู้อนุมัติของการอนุมัติ ในพื้นที่ใต้การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์

  2. เปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก อัปเดต

    หมายเหตุ:  งานที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ผู้เข้าร่วม ใบสั่ง ขยายกลุ่ม

  • เมื่อต้อง การเพิ่ม หรือเอาผู้เข้าร่วม หรือเมื่อต้อง การเปลี่ยนลำดับของงาน    เพิ่ม เอาออก และ/หรือจัดลำดับของชื่อผู้เข้าร่วมหรือที่อยู่ในเขตข้อมูลผู้เข้าร่วม

  • เมื่อต้องการลบทั้งขั้นตอน   คลิกในกำหนดให้ สำหรับขั้นตอนนั้น จากนั้น กดCTRL+DELETE.

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายขยายกลุ่ม เพื่อระบุว่า กลุ่มการแจกจ่ายที่มีอยู่ในรายการควรถูกมอบหมายงานเพียงงานเดียวสำหรับทั้งกลุ่มหรือหนึ่งงานต่อสมาชิกแต่ละ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลเหล่านี้ ดูส่วนวางแผนและส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความร้องขอ    ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการในกล่องข้อความ

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

วันครบกำหนดวันที่สำหรับงานทั้งหมด ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลง หรือเอาปฏิทินวันครบกำหนด    ลบวันที่มีอยู่ หรือไม่แล้ว อย่างใดอย่างหนึ่งแสดงใหม่ หรือ เมื่อต้องการเอาเฉพาะวันครบกำหนดปหรือวัน ปล่อยให้เขตข้อมูลว่างเปล่า (ไม่ได้พิมพ์เลขศูนย์ในเขตข้อมูลนี้ เขตข้อมูลนี้ต้องประกอบด้วยค่าวันปฏิทิน หรือเปล่า)

  • เมื่อต้องการเก็บระยะเวลาที่มีอยู่    ให้ปล่อยระยะเวลาต่องาน ให้ว่าง และอย่าทำการเปลี่ยนแปลงหน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเอาระยะเวลาเพื่อให้ว่างเปล่า    พิมพ์ตัวเลข0ในระยะเวลาต่องาน

  • เมื่อต้องการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาทั้งสองเพื่อระบุตัวเลขและชนิดของหน่วยที่คุณต้องการขยายระยะเวลา (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันครบกำหนดและระยะเวลา ให้ดูที่ส่วน แผนงานของบทความนี้)

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานในอนาคตทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะสะท้อนให้เห็นผลจากการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ

ส่วนบน

5. การยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถหยุดการทำงานของอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำงานเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้วิธีสองวิธีดังต่อไปนี้

  • ยกเลิกเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่จะยังคงไว้ในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

  • จบเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิกและถูกลบออกไปจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ (อย่างไรก็ตาม งานที่ลบออกไปเหล่านั้นจะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์)

มีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีดังนี้

การยกเลิก (งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่ยังถูกเก็บไว้ในรายการงานและประวัติ)

สิทธิ์    การเชื่อมโยงคำสั่งในภาพประกอบต่อไปนี้ทั้งสี่ปรากฏบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ของใครก็ตามที่มีสิทธิ์จัดการรายการ ลิงก์สามก่อนปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ แต่การสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ ลิงก์ไม่ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นยังมีสิทธิ์จัดการรายการ (อีก กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่)

เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์อีกต่อไปแล้ว คุณก็สามารถหยุดงานนั้นได้

  • บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในพื้นที่ใต้การแสดงด้วยภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ ยกเลิกงานการอนุมัติทั้งหมด

  • คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

ลิงก์ ยกเลิกงานทั้งหมด

งานปัจจุบันทั้งหมดถูกยกเลิก และเวิร์กโฟลว์จะจบลงโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก งานที่ถูกยกเลิกไปนั้นจะยังคงแสดงอยู่ทั้งในพื้นที่ งาน และ ประวัติเวิร์กโฟลว์

การสิ้นสุด (งานทั้งหมดจะถูกลบออกไปจากรายการงานแต่ยังคงอยู่ในประวัติ)

สิทธิ์    การเชื่อมโยงคำสั่งในภาพประกอบต่อไปนี้ทั้งสี่ปรากฏบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ของใครก็ตามที่มีสิทธิ์จัดการรายการ ลิงก์สามก่อนปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ แต่การสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ ลิงก์ไม่ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นยังมีสิทธิ์จัดการรายการ (อีก กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่)

ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเวิร์กโฟลว์หยุดทำงานและไม่สามารถตอบกลับได้ คุณสามารถสิ้นสุดการทำงานนั้นได้

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในบริเวณใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ แล้วคลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

งานทั้งหมดที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจะถูกยกเลิกและลบออกจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แต่จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดโดยมีสถานะเป็น เวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิก

ส่วนบน

6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่

ในข้อมูลใดๆ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานกับข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บนเวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อข้อมูล และภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ คุณจะเห็นรายการของอินสแตนซ์ที่กำลังทำงานบนข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

หมายเหตุ:  โปรดสังเกตว่า หลายๆ อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันเดี่ยวจะไม่สามารถทำงานบนรายการเดียวกันพร้อมๆ กันได้ ตัวอย่างเช่น ได้มีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สองเวิร์กโฟลว์ซึ่งใช้เทมเพลตการอนุมัติเดียวกันเข้ามา เวิร์กโฟลว์แรกชื่อ Plan Approval ส่วนอีกเวิร์กโฟลว์ชื่อ Budget Approval จะมีเพียงหนึ่งข้อมูล หนึ่งอินสแตนซ์ ณ เวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้นที่แต่ละ Plan Approval และ Budget Approval จะสามารถทำงานได้ แต่ไม่ใช่สองอินสแตนซ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์

ส่วนบน

7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถดูได้ทันทีว่า

  • มีกี่เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตซึ่งอยู่ในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน

  • ในปัจจุบัน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตกำลังใช้งานอยู่ในไซต์คอลเลกชันอยู่หรือไม่

  • มีอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เท่าใดที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละแบบที่กำลังทำงานอยู่ในไซต์คอลเลกชันในปัจจุบัน

วิธีการมีดังนี้

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

หน้า เวิร์กโฟลว์จะเปิดและแสดงข้อมูล

ถัดไปคืออะไร

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่มีการเรียกใช้เวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ คุณอาจต้องการใช้คำแนะนำในส่วนตรวจทานของบทความนี้เพื่อดูเหตุการณ์ในอินสแตนซ์ และค้นพบว่า ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ขณะที่คุณต้องการ

หลังจากที่อินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถรีวิวเหตุการณ์ที่บันทึกเก็บเอาไว้ในประวัติได้ (คุณสามารถเข้าถึงระเบียนของอินสแตนซ์ใดๆ ได้ถึง 60 วัน หลังจากที่อินสแตนซ์นั้นทำงานเสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว)

สิ่งสำคัญ:  โปรดสังเกตว่า จะมีการแสดงประวัติเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถนำมาใช้เพื่อการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ หรือเพื่อวัตถุประสงค์ทางหลักฐาน และทางกฎหมายใดๆ ทั้งสิ้น

คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์ระหว่างอินสแตนซ์ได้ด้วย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. รีวิวเหตุการณ์ต่าง ๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

  2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

  3. สร้างรายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

ตราบใดที่ข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน และจนกว่าเวิร์กโฟลว์เดิมยังทำงานกับข้อมูลเดิมนั้นอีกครั้ง คุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ล่าสุดจากรายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการดูหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ล่าสุดของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลใดๆ ให้ทำดังนี้

  • ในรายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์สถานะสำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือ เอกสารที่ชื่อKeynote draftและเวิร์กโฟลว์คือNew Doc Approval

คลิกที่ลิงก์ สถานะเวิร์กโฟลว์

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ อยู่บริเวณด้านล่าง

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ส่วนบน

2 การเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

จะเป็นอย่างไร ถ้าคุณต้องการตรวจสอบประวัติของอินสแตนซ์หลังจากที่คุณใช้งานเวิร์กโฟลว์เดิมนั้นกับข้อมูลเดิมอีกครั้ง

ที่จริงแล้ว คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้นานถึง 60 วัน จากจุดการเข้าถึงสองจุดคือ รายการหรือไลบรารี หรือการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

จากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บน เวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อข้อมูล และภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกชื่อหรือสถานะของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการรีวิว
    รายการเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ ของข้อมูล
    หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ จะเปิดขึ้น

จากการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

  • ให้เปิดการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์ที่คุณต้องการรีวิว จากนั้นคลิกที่ลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่มีลิงก์ประวัติจะถูกเน้นเอาไว้
เปิดหน้าตัวสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้น

ถ้าต้องการเก็บการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดเอาไว้ คุณอาจต้องสร้างกฎของ Outlook ขึ้นมาหนึ่งกฎ ตั้งกฎให้ทำการคัดลอกข้อความที่เข้ามาทั้งหมด ที่มีข้อความ เสร็จสมบูรณ์เมื่อ บนบรรทัด เรื่อง เข้ามาเก็บไว้ในโฟลเดอร์ของตัวเองที่แยกต่างหาก (ดูให้แน่ใจว่ากฎ Outlook ของคุณได้คัดลอก ข้อความที่เข้ามาและไม่ได้เพียงแค่โยกย้าย ข้อความเหล่านั้น มิฉะนั้นข้อความจะไม่แสดงในกล่องจดหมายเข้าของคุณ)

ส่วนบน

3 การสร้างรายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีการทำงานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ  บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ  คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

  • รายงานระยะเวลาของกิจกรรม    ให้ใช้รายงานนี้เพื่อดูระยะเวลาเฉลี่ยที่แต่ละกิจกรรมภายในเวิร์กโฟลว์ใช้ในการทำงานให้เสร็จ รวมถึง เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จแต่ละครั้ง หรือเวลาที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นใช้ในการทำงานให้เสร็จ

  • รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด    ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

  1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
    คลิก สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
    คลิกลิงก์ ดูรายงานเวิร์กโฟลว์ ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

  3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
    คลิกลิงก์สำหรับ รายงานระยะเวลากิจกรรม

  4. บนหน้า กำหนดเอง ให้เปลี่ยนหรือใช้ตำแหน่งเดิมที่คุณต้องการสร้างไฟล์รายงาน จากนั้นคลิก ตกลง
    คลิก ตกลง บนตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล
    รายงานจะถูกสร้างและจัดเก็บไว้ตามตำแหน่งที่ระบุ

  5. เมื่อรายงานถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ดังที่แสดงในภาพประกอบเพื่อดูรายงานได้ทันที หรือคลิก ตกลง เพื่อจบและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลัง เมื่อคุณต้องการดูรายงาน คุณก็สามารถหารายงานนั้นได้ในตำแหน่งที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้)
    คลิกที่ลิงก์เพื่อดูรายงาน

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

หลังจากที่คุณเรียกใช้อินสแตนซ์แรกของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ของคุณ และดูผลลัพธ์แล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าหนึ่งหรือหลายๆ ค่าของเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าเพิ่มเติมอีกหลายครั้งในอนาคต

และสุดท้าย ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาสั้นๆ หรือยาวนานขึ้น แต่ยังไม่ต้องการเอาออกไป  หรือต้องการลบทั้งเวิร์กโฟลว์ออกไปจริงๆ เลยก็ได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เปลี่ยนการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

  2. ปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้ามาได้เลย

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

    หมายเหตุ:  ถ้าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คุณต้องการนั้นไม่ได้แสดงให้เห็นอยู่ในรายการ อาจเป็นเพราะว่า เวิร์กโฟลว์นั้นสัมพันธ์กับเนื้อหาเพียงชนิดเดียวเท่านั้น เวิร์กโฟลว์ที่แสดงอยู่ในรายการนี้จะถูกควบคุมด้วยตัวควบคุม เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ได้รับการกำหนดค่าให้ทำงานบนข้อมูลของชนิดนี้ ซึ่งอยู่ใต้รายการนั้น (ดูภาพประกอบ) คลิกตัวเลือกของชนิดเนื้อหาซึ่งอยู่ในเมนูแบบดรอปดาวน์ เพื่อค้นหาว่าตัวเลือกใดที่จะแสดงเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ เมื่อเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการปรากฏขึ้นในรายการ ให้คลิกที่ชื่อของเวิร์กโฟลว์นั้น

  5. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ดูส่วนวางแผนและส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้คลิกการตั้งค่า, ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า
    ลิงก์เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  7. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ดูส่วนวางแผนและส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ส่วนบน

2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์

  5. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากรายการหรือไลบรารีพร้อมๆ กัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือกไว้ ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์

  7. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • การเอาออก    ตัวเลือกที่เอาเวิร์กโฟลว์จากไซต์คอลเลกชันหมดเลยก็ อินสแตนซ์ที่กำลังทำงานอยู่ทั้งหมดถูกยกเลิกทันที และคอลัมน์สำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นไม่ปรากฏบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารี (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับ)

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ให้ลองทดสอบการทำงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ให้แน่ใจเพื่อดูผลจากการเปลี่ยนแปลงนั้นอีกครั้ง

การกำหนดเองเพิ่มเติม

มีหลากหลายวิธีในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เองเพิ่มเติม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

คุณสามารถใช้โปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมต่อไปนี้ได้

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ปรับแต่งฟอร์ม การกระทำ และลักษณะการทำงานของเวิร์กโฟลว์

  • Microsoft Visual Studio    สร้างการกระทำของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×