ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เวิร์กโฟลว์รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เป็นคุณลักษณะที่ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของคุณ ทำให้ morereassign ทั้งสองอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสอดคล้องกัน คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ SharePointรวบรวมลายเซ็นเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารที่สร้างขึ้นในExcel, Word หรือInfoPath ไปอย่าง น้อยหนึ่งคนลายเซ็นของตน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์รวมอยู่ใน SharePoint

สิ่งสำคัญ: ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นถูกเปิดใช้งาน และไม่ได้แสดงอยู่ในกล่องรายการเลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ของฟอร์มความสัมพันธ์ เมื่อต้องการทำให้พร้อมใช้งาน ผู้ดูแลไซต์ต้องเปิดใช้งานเหล่านั้นที่ระดับไซต์คอลเลกชัน ถ้าคุณมีระดับสิทธิ์ของไซต์คอลเลกชัน ดูเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ SharePoint ที่เปิดใช้งาน

ถ้าทั้งหมดคุณจำเป็นต้องทำ คือ ทำงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น    เพียงแค่ไปส่วนเสร็จสมบูรณ์และขยายได้ คุณอาจไม่จำเป็นใด ๆ ส่วนอื่น ๆ ในขณะนี้

เปรียบเทียบดูระหว่างกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์ SharePoint

  • มีประสิทธิภาพ และสม่ำเสมอ    เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นโดยอัตโนมัติกำหนดเส้นทางเอกสาร มอบหมายงานลายเซ็น และติดตามความคืบหน้าของพวกเขา กิจกรรมในเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบ และปรับปรุงออกจากส่วนกลางสถานะหน้า และประวัติของเหตุการณ์ต่าง ๆ ในการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ถูกรักษาไว้สำหรับ 60 วันหลังจากเสร็จสมบูรณ์

  • งานที่น้อยลงสำหรับคุณ    เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาให้คุณและผู้ร่วมงานได้ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการลายเซ็นของคุณเป็นมาตรฐานอีกด้วย

นี่คือไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ผังงานของกระบวนการเวิร์กโฟลว์

เคล็ดลับสำหรับการใช้บทความนี้

ข้อมูลในบทความนี้จะแสดงในส่วนที่ขยายออกได้

ถ้าทั้งหมดคุณจำเป็นต้องทำ คือ ทำงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น    เพียงแค่ไปส่วนเสร็จสมบูรณ์และขยายได้ คุณอาจไม่จำเป็นใด ๆ ส่วนอื่น ๆ ในขณะนี้

ถ้าคุณต้องการเพิ่ม เริ่ม ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเวิร์กโฟลว์    ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการอ่านแต่ละส่วนของบทความนี้มีประโยชน์กับคุณ ในครั้งแรกที่คุณออกแบบและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณคุ้นเคยกับข้อมูลและเค้าโครงของบทความนี้แล้ว คุณก็จะสามารถมุ่งตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการกลับไปเยี่ยมชมเมื่อใดก็ได้

ข้อมูลเกี่ยวกับกราฟิก    โดยทั่วไปแล้ว รูปหน้าจอและไดอะแกรมเชิงแนวคิดในชุดของบทความเวิร์กโฟลว์นี้จะยึดตามชนิดของเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ อย่างไรก็ตาม ถ้าตรงไหนที่ต้องการความชัดเจนของแนวคิดหรือคำแนะนำ รูปและไดอะแกรมในบทความนี้จะได้รับการปรับให้เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์บทความนี้    บทความนี้มีความยาวมาก ถ้าคุณต้องการจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือกไว้ คุณต้องแน่ใจว่ามีเฉพาะส่วนเหล่านั้นที่ถูกขยายเมื่อคุณต้องการพิมพ์ (นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการให้สำเนาที่พิมพ์มีกราฟิกที่สมบูรณ์ ให้พิมพ์ในแนวนอนไม่ใช่แนวตั้ง)

และข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหา    ก่อนที่คุณจะค้นหาข้อความหรือคำในบทความนี้ ต้องแน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการค้นหาได้ถูกขยายไว้แล้ว

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นคือ คุณลักษณะผลิตภัณฑ์ SharePoint ที่กำหนดเส้นทางเอกสารหรือฟอร์มที่สร้างขึ้นในWord, Excel หรือInfoPath ไปอย่าง น้อยหนึ่งคนสำหรับลายเซ็นของตน เวิร์กโฟลว์ศักยภาพ ประสิทธิภาพ และทำกระบวนการทั้งหมด

ภาพประกอบของการกำหนดเส้นทางเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นแบบพื้นฐานที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ทำหน้าที่เป็นเทมเพลต คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กโฟลว์ไปยังไซต์ของคุณโดยใช้เทมเพลตนี้ได้ แต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มเข้าไปจะเป็นเวอร์ชันที่ไม่ซ้ำกันของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นพื้นฐาน และแต่ละเวิร์กโฟลว์นั้นจะมีวิธีการทำงานที่มีลักษณะเฉพาะโดยยึดตามการตั้งค่าที่คุณระบุไว้เมื่อตอนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้าไปนั่นเอง

  • เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันเป็นครั้งแรก คุณจะสามารถระบุจำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่มเข้ามา และกำหนดว่าจะมอบหมายงานให้พวกเขาให้ทีละคนต่อๆ กันไป (แบบต่อเนื่อง) หรือจะมอบหมายให้ทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งตัดสินใจว่าจะแบ่งงานของผู้เข้าร่วมออกเป็นระยะที่แยกจากกันสองระยะหรือมากกว่า และแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารด้วยตนเอง คุณจะสามารถปรับการตั้งค่าเหล่านี้ได้

  • เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมที่ระบุแต่ละคน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเลือกระหว่างการตอบกลับที่เป็นไปได้หลายๆ ตัวเลือก ดังนี้ เซ็น (หรือไม่เซ็น) เอกสาร มอบหมายงานลายเซ็นใหม่ หรือลบงานนั้น

  • ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยน (ถ้าจำเป็น) จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางได้ในหน้าเดียว

  • รายการของเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานนี้ (หรือ อินสแตนซ์) ของเวิร์กโฟลว์จะยังคงมีอยู่ในหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเป็นเวลา 60 วันหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นไม่ได้ออกแบบมา เพื่อรวบรวมและปฏิเสธสำหรับเอกสารการอนุมัติ หรือเมื่อต้อง การควบคุมการประกาศสำหรับเว็บไซต์ของเว็บเพจ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมอนุมัติ หรือปฏิเสธเอกสารที่พวกเขาตรวจทาน ดูบทความทั้งหมดที่เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

นอกจากนี้ยัง เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรวบรวมคำติชม ถ้าคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับเอกสาร ดูบทความทั้งหมดที่เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

คุณยังสามารถใช้ Microsoft SharePoint Designer 2013 เพื่อกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่รวมอยู่กับผลิตภัณฑ์ SharePoint เพิ่มเติมได้อีกด้วย

เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้โดยค่าเริ่มต้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ แก้ไข รายการจึงจะเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มลงไปแล้วได้ (ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของต่างก็มีสิทธิ์ แก้ไขรายการ โดยค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

หรือ เจ้าของสามารถเลือกว่าจะกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเพื่อให้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นสามารถเริ่มต้นทำงานได้โดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น (ถ้าจะทำเช่นนั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ บนหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์)

ธุรกรรมทางธุรกิจได้รับการจัดการแบบอิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น ดังนั้น จึงมีการใช้ลายเซ็นดิจิทัลมากขึ้นเพื่อผูกพันคู่สัญญากับธุรกรรมนั้นทางกฎหมาย ลายเซ็นดิจิทัลใช้เพื่อตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่เซ็นเอกสาร และเพื่อยืนยันว่าเนื้อหาไม่ได้ถูกปรับเปลี่ยนหลังจากนำลายเซ็นดิจิทัลไปใช้กับเอกสารแล้ว ลายเซ็นดิจิทัลให้ความปลอดภัยที่ยึดตามเทคโนโลยีการเข้ารหัสลับ และช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ Office ตั้งเป้าหมายที่จะตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยของข้อมูลของทั้งภาครัฐและธุรกิจทั่วโลกด้วยการพัฒนาของลายเซ็นดิจิทัล

เมื่อต้องการสร้างลายเซ็นดิจิทัล คุณต้องมีใบรับรองดิจิทัล ซึ่งยืนยันข้อมูลเฉพาะตัวของคุณกับคู่สัญญา และต้องได้มาจากผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA) ที่มีชื่อเสียง ถ้าคุณไม่มีใบรับรองดิจิทัล Microsoft มีคู่ค้าที่จัดเตรียมใบรับรองดิจิทัล รวมถึงลายเซ็นขั้นสูงอื่นๆ ด้วย

ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

  • ก่อนที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (วางแผน เพิ่ม เริ่ม)   
    ก่อนที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณวางแผนที่ที่คุณต้องการเพิ่มนั้น (สำหรับหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือ สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน) และรายละเอียดของฉันจะทำงาน หลังจากที่คุณได้เพิ่ม และกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ ผู้ที่ มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารเฉพาะเจาะจง เวิร์กโฟลว์ยังสามารถตั้งค่าการทำงานโดยอัตโนมัติ ทำงานโดยอัตโนมัติสามารถเรียกใช้โดยยึดตามหนึ่งหรือทั้งสองทริกเหตุการณ์: เมื่อเอกสารใด ๆ จะถูกเพิ่มไปหรือสร้างขึ้นในรายการ หรือไลบรารี หรือเมื่อใดก็ได้เอกสารในรายการหรือไลบรารีจะมีการเปลี่ยนแปลงได้

  • ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบ ปรับ)   
    ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละรายการของพวกเขาถูกกำหนดแล้วทำงานเสร็จสมบูรณ์ ในขณะเดียวกัน ความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบได้จากศูนย์กลางหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้น ๆ ของเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถทำการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในขณะที่มีการเรียกใช้จากหน้าเดียวกันนั้น นั้น ถ้าจำเป็น เวิร์กโฟลว์สามารถยกเลิก หรือสิ้นสุดจากที่นั่น

  • หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (รีวิว รายงาน เปลี่ยน)   
    เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ ประวัติทั้งหมดของที่ทำงาน (หรืออินสแตนซ์) คุณสามารถตรวจทานนานถึง 60 วันบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ได้ ถ้าคุณเคยสิ่งที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเปิด และแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณเสร็จสมบูรณ์แล้วเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ครั้งแรก

แผนผังลำดับงานต่อไปนี้แสดงขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้จากทัศนะของคนที่กำลังจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

วางแผนเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นใหม่

ในส่วนนี้ เราระบุการตัดสินใจที่คุณต้องทำและข้อมูลที่คุณต้องการประกอบเข้าด้วยกันก่อนที่จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ถ้าคุณคุ้นเคยวิธีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ และต้องการทบทวนเกี่ยวกับขั้นตอนเฉพาะเจาะจงเท่านั้น คุณสามารถไปตรงไปยังเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

เวิร์กโฟลว์ที่รวมมากับผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลตต้นแบบให้กับแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มลงไปยังรายการ ไลบรารี และไซต์คอลเลกชัน

ในแต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นนั้น จริงๆ แล้วคุณเพิ่มเวอร์ชันของเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นทั่วไป คุณให้แต่ละเวอร์ชันมีชื่อและการตั้งค่าเป็นของตนเอง ซึ่งคุณระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง โดยวิธีนั้นเอง คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์หลายๆ เวิร์กโฟลว์ หนึ่งเวิร์กโฟลว์ต่อหนึ่งเวอร์ชันโดยยึดตามเทมเพลตต้นแบบของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น โดยแต่ละเวอร์ชันมีชื่อและถูกปรับให้เหมาะกับวิธีการเฉพาะที่คุณจะใช้

จากภาพประกอบนี้ เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ถูกเพิ่มลงไป เวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมดในไลบารีเดี่ยว อีกเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในไลบารีเดี่ยว และเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในทั้งไซต์คอลเลกชัน

ทั้งสามเวิร์กโฟลว์ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยยึดตามหนึ่งในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่รวมเอาไว้ คุณจะต้องกรอกฟอร์มความสัมพันธ์เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการให้เวอร์ชันใหม่ทำงาน

ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะพบรายการของคำถามซึ่งจะให้คุณเตรียมพร้อมในการกรอกฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์ อย่างไรก็ดี ก่อนอื่นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจดูฟอร์มและเขตข้อมูลของฟอร์ม

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

นอกจากนี้ เขตข้อมูลบนหน้าที่สองนี้ยังปรากฏบนฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งจะแสดงขึ้นมาในแต่ละครั้งที่มีการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขได้ในขณะนั้นเพื่อการใช้งานเฉพาะครั้งนั้น

คำถามเก้าข้อที่ต้องตอบ

ทันทีที่คุณสามารถตอบคำถามในส่วนนี้ได้ทั้งหมด คุณก็พร้อมในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์แล้ว

บทความนี้เกี่ยวข้องกับแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่แสดงในเมนูเป็นการรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2013 หรือรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2010 ถ้าคุณไม่แน่ใจว่า เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้เป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ อ้างอิงกลับไปส่วนการเรียนรู้ของบทความนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอื่น ๆ เวิร์กโฟลว์เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ดูบทความเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์รวมอยู่ใน SharePoint

เป็นเรื่องสำคัญเมื่อต้องการทราบว่า บรรทัดลายเซ็นของชนิดเรากำลังอธิบายที่นี่จะสามารถแทรกเฉพาะในเอกสารที่สร้างขึ้นในWord, Excel หรือInfoPath

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

เอกสารแต่ละเอกสารหรือข้อมูลอื่นที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint เป็นของชนิดเนื้อหาหนึ่งหรืออีกชนิดเนื้อหาหนึ่ง ชนิดเนื้อหาสามารถเป็นได้ทั้งแบบพื้นๆ ทั่วๆ ไปแบบเอกสาร หรือสเปรดชีตของ Excel หรือจะเป็นแบบพิเศษมากๆ แบบสัญญาทางกฎหมาย หรือข้อมูลจำเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์ก็ได้ ชนิดเนื้อหาบางชนิดพร้อมใช้งานในผลิตภัณฑ์ SharePoint โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณก็สามารถกำหนดชนิดเนื้อหาเหล่านี้ได้เองและเพิ่มชนิดชนิดเนื้อหาอื่นที่คุณสร้างเองก็ได้

คุณสามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นที่พร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น หรือคุณสามารถทำให้เวอร์ชันพร้อมใช้งานตลอดทั้งไซต์คอลเลกชันก็ได้

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว คุณสามารถตั้งค่าให้ทำงานบนเนื้อหาทุกชนิด หรือบนเนื้อหาชนิดเดียวเท่านั้น

  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณต้องตั้งค่าให้ทำงานบนชนิดเนื้อหาของไซต์เดียวเท่านั้น

  • ในกรณีที่ทั้งหมด แต่ละเอกสารที่เรียกใช้เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นต้องเป็นไฟล์ที่สร้างขึ้นในWord, Excel หรือInfoPath

คำอธิบายแผนที่ไซต์คอลเลกชันพร้อมกับวิธีการเพิ่ม 3 วิธี

ตั้งชื่อเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณซึ่ง

  • ระบุอย่างชัดเจนว่าเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ใช้ทำอะไร

  • แยกความแตกต่างได้อย่างชัดเจนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

ตัวอย่างเช่น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกกลุ่มของผู้แก้ไข กลุ่มของคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมสองเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์แรกบนแต่ละเอกสารที่ส่ง ด้วยการเป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณเอง เวิร์กโฟลว์นี้เก็บรวบรวมคำติชมจากผู้จัดการกลุ่มของคุณเท่านั้น

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์สองบนแต่ละเอกสารที่ส่ง โดยบุคคลที่อยู่ภายนอกกลุ่มของคุณเอง เวิร์กโฟลว์นี้เก็บรวบรวมคำติชมจากทุกสมาชิกของกลุ่มของคุณ

คุณอาจตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์แรกภายในการส่งคำติชมและสองส่งคำติชมภายนอกได้

เคล็ดลับ: โดยปกติแล้ว เป็นความคิดที่เข้าท่าที่จะสร้างรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน และให้แน่ใจว่าทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณคุ้นเคยกับรูปแบบเหล่านั้นด้วย

คุณสามารถให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้รายการงานและรายการประวัติเริ่มต้นของไซต์ ใช้รายการอื่นๆ ที่มีอยู่ หรือร้องขอรายการใหม่สำหรับแค่เวิร์กโฟลว์นี้เท่านั้น

  • ถ้าไซต์ของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือบางเวิร์กโฟลว์อาจจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ให้ลองพิจารณาร้องขอรายการใหม่สำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ (การจัดการกับรายการที่ยาวมากๆ อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง ระบบเก็บรักษารายการที่สั้นกว่าหลายๆ รายการได้เร็วและง่ายกว่ารายการเดียวที่ยาวมากๆ)

  • ถ้างานและประวัติสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้ จะประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ หรือเป็นความลับ ข้อมูลที่คุณจะต้องการเก็บแยกต่างหากจากรายการทั่วไป จาก นั้นคุณควรแน่นอนระบุว่า คุณต้องการแยกต่างหาก ใหม่รายการสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้ หลังจากที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ไม่แน่ใจว่า มีการตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับรายการใหม่

สามารถแทรกบรรทัดลายเซ็นในเอกสารได้ในกรณีใดกรณีหนึ่งดังนี้

  • ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มบนเอกสาร

  • หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มแล้ว แต่ก่อนที่ผู้เข้าร่วมคนแรกจะเพิ่มลายเซ็นในบรรทัดลายเซ็น

การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลในเอกสารมีสองขั้นตอนดังนี้

  1. แรก บางคนแทรกสารบรรทัดลายเซ็นในเนื้อความของเอกสาร
    บรรทัดลายเซ็นถูกแทรกแต่ยังไม่ได้เซ็น

  2. แล้วบุคคลอื่นเพิ่มลายเซ็นในบรรทัดที่แทรกไว้
    บรรทัดลายเซ็นที่มีลายเซ็นแล้วถูกแทรกเข้ามา

โปรดจำไว้    ทันทีที่ผู้เข้าร่วมคนแรกเพิ่มลายเซ็นลงในเอกสาร เอกสารถูกล็อกจากการแก้ไข Anyเพิ่มเติมเปลี่ยนไปยังเอกสารหลังจุดที่นั่นคือยกเว้นอื่น ๆ ผู้เซ็นชื่อเพิ่มลายเซ็นของพวกเขา —ทำให้การ หรือลบลายเซ็นทั้งหมดที่มีการเพิ่ม และเนื่องจากการแทรกบรรทัดลายเซ็นถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงในเอกสารบรรทัดลายเซ็นทั้งหมดต้องอยู่ในที่เอกสารก่อนผู้เข้าร่วมคนแรกเพิ่มของพวกเขาจริงลายเซ็นหนึ่งบรรทัดเหล่านั้น

ดังนั้น มีสามวิธีง่ายๆ ที่จะตอบคำถามนี้ ได้แก่

  • สำหรับการเริ่มต้นแต่ละชนิด    เอกสารจะยึดตามเทมเพลตหรือฟอร์มที่มีบรรทัดลายเซ็นแล้ว เพื่อไม่ให้มีผู้ใดต้องเพิ่มบรรทัดลายเซ็นสำหรับการทำงานของโฟลว์ในแต่ละครั้ง

  • สำหรับการเริ่มต้นแบบปกติ    บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์จะแทรกบรรทัดลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มเวิร์กโฟลว์

  • สำหรับการเริ่มต้นแบบอัตโนมัติ    ผู้เข้าร่วมคนแรกที่เปิดเอกสารจะแทรกบรรทัดลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่จะเพิ่มลายเซ็นของตน

นี่คือบทสรุปแบบกราฟิกอย่างรวดเร็วของประเด็นหลัก

เอกสารที่ไม่มีลายเซ็นแรกจะยังมีโอกาสทำการเปลี่ยนแปลง

แต่เอกสารที่มีลายเซ็นแรกแล้วจะถูกล็อกไม่ให้ทำการเปลี่ยนแปลง

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี

  • เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นด้วยตนเองบนเอกสารที่เฉพาะเจาะจง ฟอร์มการเริ่มต้นจะแสดงขึ้นมา ฟอร์มการเริ่มต้นมีการตั้งค่าจากหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์เท่านั้น ด้วยวิธีนี้เอง ถ้าผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ต้องการที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าใดๆ เหล่านั้น (เฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันเท่านั้น) ก็สามารถทำได้ก่อนที่จะคลิก เริ่ม

  • ส่วนการเริ่มโดยอัตโนมัตินั้น แน่นอนว่า ฟอร์มการเริ่มต้นจะไม่มีโอกาสแสดงขึ้นมา ดังนั้นการตั้งค่าเริ่มต้นที่ระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์จะถูกนำไปใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ภาพประกอบเหล่านี้แสดงความแตกต่างระหว่างการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบฟอร์มสำหรับการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำในฟอร์มการเริ่มต้นจะนำไปใช้เฉพาะในระหว่างการอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นถาวร,ของเวิร์กโฟลว์ คุณแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับ ตามที่อธิบายไว้ในส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

เริ่มด้วยตนเอง

ถ้าคุณอนุญาตให้เริ่มต้นด้วยตนเอง ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนเอกสารใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อดีของการเริ่มด้วยตนเองก็คือคุณและผู้ร่วมงานของคุณต่างก็สามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้เฉพาะเมื่อและถ้าคุณเลือกเท่านั้น และในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ คุณก็มีโอกาสที่จะเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าบางอย่างได้โดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้น

และแน่นอนว่าในการเริ่มด้วยตนเองนั้น ต้องมีใครสักคนที่ต้องจำว่าจะต้องเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ในเวลาที่เหมาะสม

เริ่มโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติโดยเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง หรือเหตุการณ์แต่ละเหตุการณ์ดังนี้

  • เอกสารใหม่ถูกสร้างหรืออัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี

  • เอกสารที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารีนั้นถูกเปลี่ยนแปลง

ข้อดีของการเริ่มโดยอัตโนมัติก็คือไม่มีใครต้องจำว่าจะต้องเริ่มเวิร์กโฟลว์เมื่อไหร่ เวิร์กโฟลว์จะทำงานทุกๆ ครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

สิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นพิเศษสำหรับการเริ่มโดยอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ไม่เหมือนกับในบางส่วนของอื่นรวมอยู่ในเวิร์กโฟลว์ นั้นใช่ 'tเป็นไปได้เมื่อต้องการเพิ่มงานเพิ่มเติมหลังจากที่มีเริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ กำหนดเฉพาะงานลายเซ็นเหล่านั้นได้ระบุไว้ในการตั้งค่าเริ่มต้น แต่ละงานเหล่านั้นจริง ๆ สามารถมอบหมายในระหว่างการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ แต่ไม่มีงานเพิ่มเติมคุณสามารถสร้าง และมอบหมาย กล่าว เวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นควรเท่านั้นทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อเอกลักษณ์ หรือน้อยหมาย เลขที่ ของผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า

สิ่งที่เป็นไปได้หลังจากการเริ่มอัตโนมัติ คือ จะลบหรือยกเลิกงานที่มอบหมายแล้วได้   แต่ควรทราบว่าการยกเลิกงานจะไม่เอาบรรทัดลายเซ็นที่เกี่ยวข้องออกจากเอกสารนั้น

ต่อไปนี้คือสถานการณ์สามสถานการณ์ที่ใช้การเริ่มโดยอัตโนมัติ โปรดสังเกตว่าในแต่ละสถานการณ์

  • เวิร์กโฟลว์ทำงานในไลบรารีที่ผู้ใช้อัปโหลดเอกสารที่จำเป็นต้องเซ็น

  • ชุดของบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานลายเซ็นจะคงที่ในระยะเวลาหนึ่ง และไม่จำเป็นต้องรีวิวหรือแก้ไขทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่ม

แน่นอนว่าในแต่ละสถานการณ์เหล่านี้ ถ้าข้อมูลที่อัปโหลดเป็นเอกสารหรือฟอร์มที่มีบรรทัดลายเซ็นที่เหมาะสมแล้ว ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ไม่จำเป็นต้องแทรกบรรทัดลายเซ็นในระหว่างการทำงานของเวิร์กโฟลว์

สถานการณ์ที่ 1: งานเดียว ผู้เซ็นเดียว

การเบิกค่าใช้จ่ายใหม่ต้องเซ็นโดย อัญชนา ดังนั้น อัญชนา จึงสร้างไลบรารีที่ชื่อการเบิกค่าใช้จ่ายใหม่ ทุกคนในองค์กรสามารถสร้างหรืออัปโหลดการเบิกได้

อัญชนาสร้างเวิร์กโฟลว์ และให้ชื่อเดียวกัน:ข้อเรียกร้องค่าใช้จ่ายใหม่ เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติในเอกสารแต่ละใหม่ มอบหมายงานลายเซ็นเพียงหนึ่งนั่นคือการอัญชนา ของหลักสูตร

ผังงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

สถานการณ์ที่ 2: หลายงาน หลายผู้เซ็น

ตอนนี้สัญญาต้องเซ็นโดย อัญชนาและศิริรัตน์และวรพล นั่นคือโดยทั้งสามคน

ศิริรัตน์สร้างไลบรารีที่มีชื่อสัญญาสำหรับลายเซ็น เธอสร้างเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นชื่อลายเซ็น (annaANDseanANDfrank) เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติในเอกสารแต่ละใหม่ มอบหมายงานลายเซ็นหนึ่งไปยังแต่ละบุคคลที่สาม

ผู้เซ็นคนแรกที่เปิดเอกสารจะแทรกบรรทัดลายเซ็นสำหรับผู้เซ็นทั้งสามคนก่อนที่จะเพิ่มลายเซ็นของตน

ผังงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

สถานการณ์ที่ 3: หลายงาน ผู้เซ็นเดียว

ในสถานการณ์นี้ สัญญาต้องเซ็นโดยอัญชนาหรือศิริรัตน์หรือวรพล  นั่นคือโดยหนึ่งในสามคนเท่านั้น

ศิริรัตน์สร้างไลบรารีที่มีชื่อสัญญาสำหรับลายเซ็นและเวิร์กโฟลว์ที่มีชื่อว่าลายเซ็น (annaORseanORfrank) เธอจะสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายหรือกลุ่มการแจกจ่าย ชื่อannaORseanORfrank ซึ่งรวมถึงทั้งสามคน

อีก เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติแต่ละเอกสารใหม่ในไลบรารี แต่ครั้งนี้จะมอบหมายเพียงหนึ่งงานลายเซ็น ลงในกลุ่มannaORseanORfrank

งานประเภทนี้เรียกว่างานกลุ่ม และจะทำงานในลักษณะต่อไปนี้ เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังสมาชิกในกลุ่มแต่ละคน แต่จะสร้างแค่งานเดียว ซึ่งสมาชิกคนใดคนหนึ่งของกลุ่มสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แทนทั้งกลุ่มได้

ผังงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

เฉพาะเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาสำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณจะได้รับตัวเลือกในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันซึ่งสืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาที่คุณกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์อีกด้วย (โปรดสังเกตว่า ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะไม่แสดงให้เห็น)

หมายเหตุ: 

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมให้เสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอดถูกตัดขาด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในไซต์แต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

คุณจะต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลสำหรับบุคคลแต่ละคนที่จะได้รับการมอบหมายงานลายเซ็น

งานกลุ่มหรือบุคคลได้อย่างไร    ถ้าคุณมอบหมายงานไปยังรายการแจกจ่ายหรือกลุ่มกลุ่มงานจะถูกมอบหมาย:แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่เฉพาะสมาชิกจากหนึ่งจะต้องการอ้างสิทธิ์ และการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอนได้อย่างไร    คุณสามารถเลือกได้เพียงหนึ่งขั้นตอนของลายเซ็นงาน ลง หรือมีหลายขั้นตอน ถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งขั้น ขั้นตอนจะถูกดำเนินการหลังจากที่อื่น

ขนานบทวิจารณ์หรือการรีวิวแบบต่อเนื่องได้อย่างไร    สำหรับผู้เข้าร่วมในขั้นตอนใด ๆ เดียว คุณสามารถเลือก เพื่อให้งานของพวกเขาลายเซ็นที่มอบหมายทั้งหมดในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน) หรือเมื่อต้อง การให้งานมอบหมายหนึ่ง (แบบต่อเนื่อง) ในลำดับที่คุณระบุ ตัวเลือกที่ต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์เมื่อ ตัวอย่าง หนึ่งในผู้เซ็นชื่อที่ถูก decision-maker จริงที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร และจะไม่เหมาะสมใด ๆ ที่ผู้เซ็นคนอื่น ๆ ให้เสร็จสิ้นงานของพวกเขาลายเซ็นถ้า decision-maker การตัดสินใจไม่เพื่อลงชื่อเข้าใช้

ตัวอย่างเช่น

สถานการณ์สมมติแบบง่ายๆ นี้แสดงให้เห็นข้อดีสองสามข้อของทั้งการมอบหมายงานแบบหลายขั้นตอนและแบบต่อเนื่อง

สมมติว่า วรพล เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นใหม่สำหรับไลบรารีสัญญา เพราะว่า วรพล เป็นผู้ตัดสินใจจริงๆ เขาจึงต้องการเป็นคนแรกที่เซ็นสัญญาแต่ละฉบับ ถ้าเขาตัดสินใจว่าจะไม่เซ็น ทั้งอัญชนา และศิริรัตน์ ก็จะไม่ได้รับมอบหมายงานลายเซ็น วรพล สามารถเลือกตั้งค่านี้ได้สองวิธี

  • โดยใช้การรีวิวแบบต่อเนื่อง    วรพลตั้งค่าตัวเลขลำดับขั้นตอนเดียวที่เขาเป็นผู้เข้าร่วมแรก และอัญชนาและศิริรัตน์คือ ที่สองและส่วนที่สาม
    ต่อไปนี้เป็นวิธีที่วรพลตั้งค่าผู้ตรวจทานแบบต่อเนื่องของขั้นตอนเดียวกัน
    รายการที่แสดงในฟอร์ม

  • โดยใช้ขั้นตอนที่สอง    ถ้าวรพลต้องอัญชนา และศิริรัตน์ถูกมอบหมายงานของพวกเขาในเวลาเดียวกัน เพื่อให้ศิริรัตน์ไม่จำเป็นต้องรออัญชนาเมื่อต้องการเพิ่มลายเซ็นของตนก่อนที่เธอสามารถเพิ่ม he ของตนเอง สามารถตั้งค่าทั้งสองขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ ขั้นแรกมีงานลายเซ็นของตนเองเท่านั้น และที่สองคือ ขั้นตอนแบบขนานประกอบด้วยอัญชนาและศิริรัตน์ของงาน ถ้าขั้นตอนแรกไม่เสร็จสมบูรณ์ ขั้นที่สองไม่เริ่มทำงาน
    ต่อไปนี้เป็นวิธีวรพลตั้งผู้รีวิวแบบขนานขั้นตอนสอง
    การตั้งค่าที่แสดงในฟอร์ม

นี่คือไดอะแกรมของทั้งสองวิธี ในทั้งสองวิธี ถ้า วรพล ทำงานลายเซ็นของเขาไม่เสร็จ งานจะไม่ถูกมอบหมายไปยังอัญชนา หรือศิริรัตน์เลย

ผังงานของทั้งสองวิธี

ในเขตข้อมูล CC บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ คุณสามารถใส่ชื่อหรือที่อยู่สำหรับบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นและสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อตรงส่วนนี้ไม่มีผลต่อการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์ไปยังคนนั้นๆ

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น (สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น)

ถ้าคุณยังไม่เคยคุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจพบว่ามีประโยชน์เมื่อต้องการรีวิวก่อนหน้าเรียนรู้และการวางแผนส่วนในบทความนี้ก่อนที่คุณดำเนินการขั้นตอนในส่วนนี้

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งการแจ้งให้ทราบทางอีเมล คุณต้องเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้เปิดใช้ไปรึยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    ตั้งค่าเริ่มต้นของผลิตภัณฑ์ SharePoint จำเป็นต้องใช้ที่คุณมีสิทธิ์จัดการรายการเมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ดูในส่วนการเรียนรู้ของบทความนี้)

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ระบุเป็นชนิดเนื้อหาเดี่ยวสำหรับเวิร์กโฟลว์การทำงานหรือหรือทั้งหมด (สำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมด), แล้ว คลิ กเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: รวบรวมลายเซ็นสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์บนเอกสารที่สร้างขึ้นในการสร้างขึ้นในWord, Excel หรือInfoPath เท่านั้น

    คำสั่งเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่มีชนิดเนื้อหาของเอกสารถูกเลือกอยู่

    1. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
      (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียว

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ชนิดเนื้อหา

เก็บสิ่งที่เลือกเริ่มต้นเป็น ทั้งหมด หรือเลือกชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

เวิร์กโฟลว์

เลือกเทมเพลตการรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2013 หรือรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2010

หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตการรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2010 หรือรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์สำหรับไซต์คอลเลกชัน ดูเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ SharePoint ที่เปิดใช้งาน

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของรายการหรือไลบรารีนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก งาน (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกรายการมีอยู่), ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการประวัติใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการมีอยู่), ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกต่าง ๆ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของฟอร์มนี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    ผลิตภัณฑ์ SharePoint เสนอตัวเลือกทั้งหมดในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกสำหรับหนึ่งอินสแตนซ์ได้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณมีรายการหรือกลุ่มการแจกแจง   
    จะถูกมอบหมายงานของกลุ่ม:แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่เฉพาะสมาชิกจากหนึ่งจะต้องการอ้างสิทธิ์ และการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะเริ่ม และทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ ไปที่ส่วนเริ่มของบทความนี้

คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการแทรกบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสารในส่วนแทรกของบทความนี้

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น (สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน)

ถ้าคุณยังไม่เคยคุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจพบว่ามีประโยชน์เมื่อต้องการดูส่วนเรียนรู้และการวางแผนในบทความนี้ก่อนที่คุณดำเนินการขั้นตอนในส่วนนี้

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    ในลำดับสำหรับเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล อีเมลใช้สำหรับไซต์ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่า นี้เสร็จแล้วหรือไม่ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    ตั้งค่าเริ่มต้นของผลิตภัณฑ์ SharePoint จำเป็นต้องใช้ที่คุณมีสิทธิ์จัดการรายการเมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (กลุ่มเจ้าของจึงมีสิทธิ์จัดการรายการตามค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ดูในส่วนการเรียนรู้ของบทความนี้)

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปยังโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกการตั้งค่า ไอคอนการตั้งค่า แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ปุ่มการตั้งค่า SharePoint 2016 บนแถบชื่อเรื่อง จาก นั้นคลิกเนื้อหาของไซต์ จากเนื้อหาของไซต์ คลิกการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรีการออกแบบเว็บ คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์
    การลิงก์ชนิดเนื้อหาของไซต์ภายใต้แกลเลอรี

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: รวบรวมลายเซ็นสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์บนเอกสารที่สร้างขึ้นในการสร้างขึ้นในWord, Excel หรือInfoPath เท่านั้น

    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

    1. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
      ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

    2. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ คลิกลิงก์เพิ่มเวิร์กโฟลว์
      เพิ่มลิงก์เวิร์กโฟลว์

    3. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
      (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

เวิร์กโฟลว์

เลือกเทมเพลตการรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2013 หรือรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2010

หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลตการรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2010 หรือรวบรวมลายเซ็น – SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์สำหรับไซต์คอลเลกชัน ดูเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ SharePoint ที่เปิดใช้งาน

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก งาน (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกรายการมีอยู่), ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการประวัติใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการมีอยู่), ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกต่าง ๆ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

อัปเดตชนิดเนื้อหาของรายการและไซต์ได้อย่างไร

ระบุว่าต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ถูกเพิ่มลงใน (สัมพันธ์กับ) ไซต์และชนิดเนื้อหารายการอื่นทั้งหมดที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานี้ด้วยหรือไม่

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอดถูกตัดขาด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในไซต์แต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของหน้านี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    SharePoint เสนอตัวเลือกทั้งหมดนี้ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกสำหรับเพียงอินสแตนซ์นั้นได้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณมีรายการหรือกลุ่มการแจกแจง   
    จะถูกมอบหมายงานของกลุ่ม:แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่เฉพาะสมาชิกจากหนึ่งจะต้องการอ้างสิทธิ์ และการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานในขั้นตอนนี้ทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะเริ่ม และทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ ไปที่ส่วนเริ่มของบทความนี้

คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการแทรกบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสารในส่วนแทรกของบทความนี้

แทรกบรรทัดลายเซ็น

ก่อนที่ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มลายเซ็นของตน ต้องแทรกบรรทัดลายเซ็นในเอกสาร การแทรกบรรทัดและการเพิ่มลายเซ็นของตัวเองได้สองการดำเนินการที่แยกต่างหาก

คุณจำเป็นที่จะต้องทราบว่า

  • เมื่อลายเซ็นถูกเพิ่มไปยังบรรทัดลายเซ็นใดๆ แล้ว เอกสารจะถูกล็อกจากการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ยกเว้นการเพิ่มลายเซ็นเพิ่มเติมไปยังบรรทัดลายเซ็นที่มีอยู่ก่อนแล้ว

  • ถ้ามีการทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ หลังจากที่ลายเซ็นแรกถูกเพิ่มแล้ว ลายเซ็นที่ได้เพิ่มไว้ทั้งหมดจะเป็นโมฆะหรือถูกเอาออกจากเอกสาร

  • การแทรกและการลบของบรรทัดลายเซ็นจะถือเป็นการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร

  • ดังนั้น ก่อนที่ผู้เข้าร่วมคนแรกจะเพิ่มลายเซ็น การเพิ่มและการลบบรรทัดลายเซ็นทั้งหมดต้องเสร็จสมบูรณ์แล้ว

นี่คือบทสรุปแบบกราฟิกอย่างรวดเร็วของทั้งหมด

เอกสารที่ไม่มีลายเซ็นแรกจะยังมีโอกาสทำการเปลี่ยนแปลง

แต่เอกสารที่มีลายเซ็นแรกแล้วจะถูกล็อกไม่ให้ทำการเปลี่ยนแปลง

เมื่อต้องการแทรกบรรทัดลายเซ็นในWord หรือExcel:

  1. ในเอกสารหรือเวิร์กชีต ให้คลิกเพื่อวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกบรรทัดลายเซ็น

  2. บนด้านแทรก tab ในกลุ่มข้อความ คลิกบรรทัดลายเซ็น

  3. ในตัวโต้ตอบการตั้งค่าลายเซ็น กล่อง กรอก ทั้งหมด เขตข้อมูล หรือไม่มีสี่เขตข้อมูลนี้:

    • ผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ   
      ชื่อเต็มของผู้เซ็นชื่อ
      (แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • ชื่อของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ   
      (แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • ที่อยู่อีเมลของผู้เซ็นชื่อที่แนะนำ   
      (ไม่แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • คำแนะนำสำหรับผู้เซ็นชื่อ   
      ข้อมูลมีประโยชน์ หรือจำเป็นใด ๆ สำหรับผู้เซ็นชื่อ
      (ไม่แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)
      กล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลายเซ็น

  4. ยังอยู่ในกล่องโต้ตอบเดิม ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายต่อไปนี้

    • อนุญาตให้ผู้เซ็นชื่อเพิ่มข้อคิดเห็นในกล่องโต้ตอบเซ็น   
      อนุญาตให้ผู้เซ็นชื่อพิมพ์วัตถุประสงค์ในการลงชื่อเข้าใช้
      (ชนิดผู้เซ็นชื่อจะไม่สามารถแสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • แสดงวันเซ็นในบรรทัดลายเซ็น   
      วันจะถูกเพิ่มลายเซ็น
      (แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

  5. คลิก ตกลง

ทำซ้ำขั้นตอนเดิมเพื่อเพิ่มบรรทัดลายเซ็น

เมื่อต้องการลบบรรทัดลายเซ็นในWord หรือExcel:

  1. คลิกบรรทัดลายเซ็นเพื่อเลือก

  2. กดDELETE

สิ่งสำคัญ: สามารถแทรกบรรทัดลายเซ็นได้เฉพาะในฟอร์ม InfoPath Filler เท่านั้น

เมื่อต้องการแทรกบรรทัดลายเซ็นในInfoPath:

  1. ในฟอร์ม คลิกเพื่อระบุตำแหน่งเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกบรรทัดลายเซ็น

  2. บนแท็บ หน้าแรก ของ Ribbon ในกลุ่ม ควบคุม ให้คลิก บรรทัดลายเซ็น

  3. คลิกบรรทัดลายเซ็นเพื่อเลือก แล้วคลิกขวาที่บรรทัดนั้น และบนเมนูลัด ให้คลิก คุณสมบัติบรรทัดลายเซ็น

  4. ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติบรรทัดลายเซ็น บนแท็บ ทั่วไป ให้กรอกบางเขตข้อมูล ทุกเขตข้อมูล หรือไม่กรอกเลยในสี่เขตข้อมูลต่อไปนี้:

    • ข้อความที่ผู้เซ็นชื่อจะเห็นก่อนที่จะเซ็น   
      ข้อมูลมีประโยชน์ หรือจำเป็นใด ๆ สำหรับผู้เซ็นชื่อ
      (ไม่แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • ผู้เซ็นชื่อ   
      (แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • ผู้เซ็นชื่อ   
      (แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)

    • ที่อยู่อีเมลของผู้เซ็นชื่อ   
      (ไม่แสดงในลายเซ็นเสร็จสมบูรณ์แล้ว)
      กล่องโต้ตอบ Signature Properties

  5. ทำการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการบนแท็บ ขนาด และแท็บ ขั้นสูง

  6. คลิก ตกลง

เมื่อต้องการลบบรรทัดลายเซ็นในInfoPath:

  • คลิกที่ตัวควบคุมเพื่อเลือกบรรทัด แล้วกด DELETE

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ ไปส่วนเริ่มของบทความนี้

ถ้าคุณกำลังทำงานเวิร์กโฟลว์ให้เสร็จสมบูรณ์ ไป (หรือกลับ) ไปส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

เริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็น

ตัวเตือนเกี่ยวกับกระบวนการลายเซ็น: ต้องทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังเอกสารซึ่งรวมถึงการแทรกและลบบรรทัดลายเซ็นทั้งหมดซึ่งก่อนผู้เข้าร่วมคนแรกเพิ่มลายเซ็นในบรรทัดลายเซ็น (สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูส่วนวางแผนในบทความนี้)

ยัง ตรวจสอบให้แน่ใจว่า บุคคลที่เวิร์กโฟลว์จะถูกมอบหมายงานให้เข้าใจวิธีการเพิ่มลายเซ็นของพวกเขา และฟอร์มงานให้เสร็จสมบูรณ์ พวกเขาอาจเป็นประโยชน์ส่วนเสร็จสมบูรณ์ในบทความนี้

สองวิธีในการเริ่มเวิร์กโฟลว์    คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มต้นด้วยตัวคุณเองเท่านั้น หรือโดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือวิธีใดก็ได้ในสองวิธีนี้

  • ด้วยตนเองตลอดเวลา โดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นออก

  • โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ ตามที่ระบุทริกเกอร์เกิดขึ้นซึ่งนั่นคือ ทุกครั้งที่เอกสารจะถูกเพิ่มลงในรายการ หรือไลบรารีและ/หรือเมื่อใดก็ ตามในเอกสารที่มีอยู่แล้วในรายการถูกเปลี่ยนแปลงวิธีใดก็
    (เหตุการณ์หรือเหตุการณ์ทริกจะถูกระบุในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ ระหว่างต้นฉบับเพิ่มและกำหนดค่าของเวิร์กโฟลว์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูส่วนวางแผนของบทความนี้)

เวิร์กโฟลว์สามารถ 'tเริ่มบนเอกสารใด ๆ ที่ถูกเช็คเอาท์ในปัจจุบันได้ (เอกสารสามารถถูกเช็คเอาท์หลังจากที่มีการเริ่มเวิร์กโฟลว์ครั้ง แต่หลังจากที่ถูกเช็คเอาท์ สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ไม่เพิ่มเติมบนเอกสารนั้นจนกว่าจะได้รับการเช็คอินกลับอีกครั้ง)

ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติ ฉะนั้น ทุกครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนเอกสารที่มาทริกเกอร์ทันที

เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มทำงาน เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานแล้วส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังผู้ที่ได้รับมอบหมายแต่ละคน ขณะเดียวกัน จะแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้น (แตกต่างไปจากการแจ้งเกี่ยวกับงาน) ไปยังผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรก และผู้ที่มีรายชื่ออยู่ในเขตข้อมูล CC ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์อีกด้วย

ถ้าบรรทัดลายเซ็นที่จำเป็นยังไม่ได้แสดงอยู่ในเอกสารก่อนที่การกระทำที่ทริกเกอร์จะเริ่มเวิร์กโฟลว์ ต้องแทรกบรรทัดลายเซ็นนั้นก่อนที่จะเพิ่มลายเซ็นแรกในเอกสาร

หมายเหตุเกี่ยวกับสิทธิ์    โดยปกติ คุณต้องมีสิทธิ์แก้ไขรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ (โดยค่าเริ่มต้น กลุ่มสมาชิก และเจ้าของกลุ่ม ทั้งสองได้รับสิทธิ์นี้ ได้กลุ่มผู้เยี่ยมชมไม่ได้ อย่างไรก็ตาม เจ้าของยังสามารถเลือก ตามลำดับโดยเวิร์กโฟลว์ จำเป็นต้องมีสิทธิ์จัดการรายการสำหรับบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ ด้วยการเลือกตัวเลือกนี้ เจ้าของสามารถอย่างยิ่งระบุว่า เฉพาะผู้ใช้และเจ้าของอื่น ๆ สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น ๆ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ดูในส่วนการเรียนรู้ของบทความนี้)

มีที่เริ่มต้นได้สองที่

คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองจากที่ใดที่หนึ่งในสองที่นี้

  • จากรายการหรือไลบรารีที่เก็บเอกสาร

  • จากภายในเอกสารเองเปิดในโปรแกรม Microsoft Office ถูกสร้างขึ้น (โปรดสังเกตว่า นี้ต้องมีโปรแกรมทั้งหมด ติดตั้ง และไม่เวอร์ชัน web application)

สองส่วนย่อยที่เหลือในส่วนนี้จะมีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีมาด้วย

  1. เพิ่มบรรทัดลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดในเอกสาร หรือเตรียมกับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์เพื่อให้มั่นใจว่าบรรทัดลายเซ็นทั้งหมดอยู่ในเอกสารก่อนที่ผู้เข้าร่วมใดๆ จะเพิ่มลายเซ็นในบรรทัด

  2. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่เก็บเอกสารที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทำงาน

  3. คลิกที่ไอคอนด้านหน้า ของชื่อรายการเพื่อเลือกรายการ จากนั้น บนด้านแท็บไฟล์ ของ ribbon ในกลุ่มเวิร์กโฟลว์ คลิกเวิร์กโฟลว์

  4. บนเวิร์กโฟลว์: หน้าชื่อเอกสารภายใต้เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ คลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
    ลิงก์เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

  5. ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุนี้ของเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: การเปลี่ยนแปลงที่นี่ ในฟอร์มการเริ่มต้น กำลังใช้เฉพาะในระหว่างอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จะนำไปใช้ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ปรากฏให้เห็นในฟอร์มนี้ ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน
        ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณมีรายการหรือกลุ่มการแจกแจง   
    จะถูกมอบหมายงานของกลุ่ม:แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่เฉพาะสมาชิกจากหนึ่งจะต้องการอ้างสิทธิ์ และการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ดูให้แน่ใจว่าข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับการมอบหมายงานในส่วนแต่ละส่วนทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คือวิธีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่กำหนดค่าไว้แล้วในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานออกไป และในขณะเดียวกันจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มงานมาถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

  1. เพิ่มบรรทัดลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดในเอกสาร หรือเตรียมกับผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์เพื่อให้มั่นใจว่าบรรทัดลายเซ็นทั้งหมดอยู่ในเอกสารก่อนที่ผู้เข้าร่วมใดๆ จะเพิ่มลายเซ็นในบรรทัด

  2. เปิดเอกสารในโปรแกรม Office ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

    หมายเหตุ: นี้วิธีไม่สามารถใช้เมื่อเอกสารถูกเปิดในแอปพลิเคชันบนเว็บเวอร์ชันของโปรแกรม Microsoft Office จะต้องเปิดอยู่ในติดตั้งเวอร์ชันสมบูรณ์ของโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

  3. ในเอกสารที่เปิดอยู่ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึก & ส่ง จากนั้นคลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้ทำงานบนเอกสารนั้น

  4. ถ้าคุณเห็นข้อความต่อไปนี้ที่แจ้งให้ทราบว่าเวิร์กโฟลว์ต้องการให้คุณเช็คอินไฟล์ ให้คลิกปุ่ม เช็คอิน
    (ถ้าคุณไม่เห็นข้อความนี้ ให้ไปยังขั้นตอนที่ 5)

  5. คลิกปุ่มใหญ่ เริ่มเวิร์กโฟลว์

  6. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ: การเปลี่ยนแปลงที่นี่ ในฟอร์มการเริ่มต้น กำลังใช้เฉพาะในระหว่างอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จะนำไปใช้ทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือ ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ปรากฏให้เห็นในฟอร์มนี้ ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน
        ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณมีรายการหรือกลุ่มการแจกแจง   
    จะถูกมอบหมายงานของกลุ่ม:แต่ละสมาชิกของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเตือนงาน แต่เฉพาะสมาชิกจากหนึ่งจะต้องการอ้างสิทธิ์ และการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม และการทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ดูให้แน่ใจว่าข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับการมอบหมายงานในส่วนแต่ละส่วนทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คือวิธีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่กำหนดค่าไว้แล้วในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งาน และในขณะเดียวกันก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ถัดไปคืออะไร

  • ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่มีการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้ จะคนอื่น ๆ ต้องข้อมูลและความช่วยเหลือเพื่อที่จะทำงานมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างไร (พวกเขาอาจเป็นประโยชน์ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

  • เช่นเดียวกัน คุณควรตรวจดูว่าผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้รับการแจ้งทางอีเมลหรือไม่ และโดยเฉพาะการแจ้งนั้นไม่ได้ถูกจัดการโดยไม่ถูกต้องจากตัวกรองอีเมลขยะ

  • และแน่นอนว่า คุณอาจมีอย่าง น้อยหนึ่งงานเวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยตัวคุณเอง ไปส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้สำหรับรายละเอียด

  • ในขณะเดียวกัน เพื่อค้นหาวิธีคุณสามารถติดตามความคืบหน้าของอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ไปส่วนการตรวจสอบของบทความนี้

ทำงานเวิร์กโฟลว์เก็บรวบรวมลายเซ็นให้เสร็จสมบูรณ์

ถ้านี่เป็นงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นงานแรกที่คุณได้รับมอบหมาย การย้อนไปทบทวนส่วนของบทความนี้อย่างละเอียดก่อนการทำงานอาจเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างมาก ซึ่งการทำเช่นนั้นจะช่วยทำให้คุณระมัดระวังกับทุกตัวเลือกที่อาจเปิดอยู่สำหรับคุณ

หมายเหตุ: ถ้าคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่ได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบในกล่องอีเมลขาเข้า ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งนั้นไม่ได้ตกค้างที่อื่นเนื่องจากตัวกรองอีเมลขยะ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ปรับการตั้งค่าตัวกรองของคุณให้สอดคล้องกัน

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับบทความที่ถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน จะมีการกระทำของงานที่ต่างกันออกไป

ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่ม ดูให้แน่ใจว่างานที่คุณได้รับมอบหมายนั้นเป็นงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นจริงๆ และไม่ใช่งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นๆ

ค้นหาข้อความในเอกสารนี้จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นของคุณในตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้:

  • ในบรรทัดเรื่อง ของการแจ้งเกี่ยวกับงาน
    ข้อความที่ระบุในการแจ้งเกี่ยวกับงาน

  • บนแถบข้อความในเอกสารรอการรีวิว
    ข้อความที่ระบุในข้อมูลที่ต้องรีวิว

  • ในชื่องานบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์
    ข้อความที่ระบุในชื่องานบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ถ้าคุณไม่เห็นข้อความเอกสารนี้จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นของคุณในตำแหน่งที่ตั้งเหล่านี้ ตรวจสอบกับบุคคลที่เริ่มต้นใช้งาน หรือเพิ่มเวิร์กโฟลว์เพื่อค้นหาแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามคนแรก นั่นคือ หรือไม่ว่าจะเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง

ถ้างานของคุณ คือ งานการรวบรวมลายเซ็น ให้อ่านต่อไปได้เลย!

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์ คุณจะรับทราบงานเหล่านั้นได้จากหนึ่งในสามวิธีดังต่อไปนี้

  • คุณได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงานทางอีเมล

  • คุณเปิดเอกสาร Microsoft Office แล้วเห็นแถบข้อความที่แจ้งว่าคุณได้รับมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง

  • คุณตรวจสอบไซต์ SharePoint แล้วพบว่าได้รับมอบหมายงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้น

เมื่อคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นแล้ว โดยทั่วไปคุณจะทำสองอย่างต่อไปนี้

  • รีวิวเอกสาร    คุณเปิดและรีวิวเอกสาร จากนั้นให้ลงชื่อ (หรือไม่ก็ได้)

  • ทำงานให้เสร็จสมบูรณ์    คุณทำงานให้เสร็จสมบูรณ์และส่งฟอร์มงาน

มีสามรายการดังต่อไปนี้ที่มักเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของคุณ คือ

  • ข้อความแจ้งให้ทราบ (ซึ่งคุณได้รับมาเป็นอีเมล)

  • เอกสารที่ส่งให้คุณเซ็น (ซึ่งคุณเปิดและเซ็น หรือไม่เซ็น)

  • ฟอร์มงาน (ซึ่งคุณจะเปิดดู ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่ง)

นี่เป็นตัวอย่างของข้อมูลสามรายการดังกล่าวข้างต้น

หมายเหตุ:  ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็น เฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ข้อมูลสำหรับการรีวิว และฟอร์มงาน

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

(โปรดสังเกตว่า ถ้างานจะไม่ได้มอบหมายให้คุณบุคคล แต่ ไปยังรายการทั้งหมดหรือกลุ่มการแจกจ่ายซึ่งคุณเป็นสมาชิก จาก นั้นคุณควรการอ้างสิทธิ์งานก่อนที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์จะ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูในส่วนการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณทำให้เสร็จในส่วนนี้)

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ในคำแนะนำ ถ้าต้องการทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังเอกสาร

  2. ในเอกสารที่เปิดอยู่ ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้ บนแถบข้อความ

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งทางอีเมล

หมายเหตุ:  ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน (แสดงในภาพประกอบที่ด้านบนของลูกศรสีดำ) จะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

(โปรดสังเกตว่า ถ้างานจะไม่ได้มอบหมายให้คุณบุคคล แต่ ไปยังรายการทั้งหมดหรือกลุ่มการแจกจ่ายซึ่งคุณเป็นสมาชิก จาก นั้นคุณควรการอ้างสิทธิ์งานก่อนที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์จะ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูในส่วนการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณทำให้เสร็จในส่วนนี้)

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่เก็บเอกสารที่รอการรีวิว ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ ที่สัมพันธ์กับเอกสารและเวิร์กโฟลว์นั้น

  2. ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ชื่องานของคุณ

  3. ในฟอร์มงาน ที่แถบข้อความ นำงานเวิร์กโฟลว์นี้ไปใช้กับ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังเอกสาร

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

โปรดสังเกตว่า ถ้างานจะไม่ได้มอบหมายให้คุณบุคคล แต่ ไปยังรายการทั้งหมดหรือกลุ่มการแจกจ่ายซึ่งคุณเป็นสมาชิก จาก นั้นคุณควรการอ้างสิทธิ์งานก่อนที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูในส่วนการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณทำให้เสร็จในส่วนนี้

ให้ระวังไว้ว่าถ้าบรรทัดลายเซ็นถูกตั้งค่าไว้สำหรับผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจง และคุณเซ็นในขณะที่เข้าสู่ระบบเป็นผู้ใช้อื่น ความไม่ตรงกันนี้อาจมองเห็นได้ในบรรทัดลายเซ็น ในตัวอย่างนี้ บรรทัดลายเซ็นถูกตั้งค่าไว้สำหรับ วรพล พิทยพงษ์พัชร์ แต่ลายเซ็นถูกเพิ่มโดยบางคนที่เข้าสู่ระบบเป็น อัญชนา ภานุวัฒนวงศ์

บรรทัดลายเซ็นที่แสดงผู้เซ็นอื่น

ในตัวอย่างต่อไปนี้ เอกสารถูกสร้างขึ้นในWord

ข้อมูลที่ต้องรีวิวที่มีแถบข้อความสามแถบ

โปรดสังเกตแถบข้อความสีเหลืองสามแถบที่อยู่ด้านบนสุดของเอกสาร:

ทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย    แถบข้อความนี้บอกคุณว่าอย่างน้อยหนึ่งคนที่ได้เพิ่มลายเซ็นในบรรทัดลายเซ็น

สิ่งสำคัญ:  จากจุดนั้นเป็นต้นไป การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารนอกเหนือจากการเพิ่มลายเซ็นบนบรรทัดลายเซ็นที่มีอยู่แล้ว จะส่งผลให้ลายเซ็นทั้งหมดที่เพิ่มไว้แล้วถูกเอาออก หรือเป็นโมฆะ (นั่นคือ การแทรกหรือลบบรรทัดลายเซ็นจะไม่ได้รับอนุญาต ณ จุดนี้ แต่จะอนุญาตเฉพาะการเพิ่มลายเซ็นนั้น)

ลายเซ็น    คุณสามารถคลิกปุ่ม ดูลายเซ็น เพื่อเปิดบานหน้าต่าง ลายเซ็น ได้ ภายใต้ ลายเซ็นที่ร้องขอ ให้คุณคลิกลูกศรที่ติดกับชื่อของคุณ จากนั้นคลิก เซ็นชื่อ บนเมนูแบบดรอปดาวน์

หมายเหตุ: 

  • ถ้าชื่อของคุณปรากฏมากกว่าหนึ่งที่ในรายการ ลายเซ็นที่ร้องขอ นั่นคือมีบรรทัดลายเซ็นสำหรับคุณมากกว่าหนึ่งบรรทัดให้คุณเซ็น ใช้กระบวนงานเดียวกันนี้เพื่อเพิ่มลายเซ็นแต่ละลายเซ็น

  • ถ้าคุณไม่เห็นชื่อของคุณในรายการ ลายเซ็นที่ร้องขอ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์  หรือถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรก

  • ฟอร์ม InfoPath ไม่มีบานหน้าต่าง ลายเซ็น หรือรายการ ลายเซ็นที่ร้องขอ ดูให้แน่ใจว่าคุณได้เซ็นในทุกๆ บรรทัดลายเซ็นของคุณแล้ว ก่อนที่คุณจะบันทึกเอกสารและทำงานของคุณให้เสร็จ

ข้อมูลที่มีบานหน้าต่าง ลายเซ็น เปิดอยู่

ถ้าคุณเห็นข้อความเกี่ยวกับผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลรายอื่น ให้คลิก ตกลง เพื่อทำต่อไป (ถ้าไม่ต้องการเห็นข้อความนี้ในอนาคต ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย)

กล่องโต้ตอบ การเซ็นชื่อ จะเปิดขึ้น

กล่องโต้ตอบ การเซ็นชื่อ

เมื่อต้องการเซ็นเอกสาร แค่พิมพ์ชื่อของคุณในกล่องที่ติดกับตัว X ใหญ่ คลิก เซ็นชื่อ จากนั้นคลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันลายเซ็น

โปรดจำไว้ว่า ถ้าชื่อของคุณปรากฏมากกว่าหนึ่งที่ในรายการ ลายเซ็นที่ร้องขอ แสดงว่ามีบรรทัดลายเซ็นสำหรับคุณมากกว่าหนึ่งบรรทัดให้คุณเซ็น ใช้กระบวนงานเดียวกันนี้เพื่อเพิ่มลายเซ็นแต่ละลายเซ็น

งานเวิร์กโฟลว์    เมื่อคุณพร้อมที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่งฟอร์มงาน คลิกปุ่มเปิดงานนี้ ในแถบข้อความงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มงานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นจะมีลักษณะดังนี้

ฟอร์มงานที่มีคำบรรยายภาพตัวเลือก

บันทึกย่อที่ควบคุมสองจุดแรก (ลบรายการและงานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับชื่อเอกสาร)ไม่ปรากฏในฟอร์มงานเมื่อมีเปิดจากภายในเอกสารถูกเซ็น ปรากฏก็ต่อเมื่อเปิดฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานหรือรายการงาน บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ได้โดยตรง

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ลบรายการ

เมื่อต้องการลบงานนี้ออกจากอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์นี้

  • การลบงานไม่ได้เป็นการลบเอกสารที่ต้องเซ็นออกไป

  • งานที่ถูกลบออกไปแล้วจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่ของ งาน ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ อีกต่อไป (อย่างไรก็ตาม การลบจะยังคงถูกบันทึกในบริเวณ ประวัติ ของหน้า)

หมายเหตุ:  ถ้าคุณไม่ได้เป็นคนเริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการตรวจสอบกับคนที่ี่เริ่มอินสแตนซ์นี้  หรือถ้าอินสแตนซ์นี้เริ่มโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ที่เพิ่มอินสแตนซ์นี้เข้ามาในตอนแรก  ก่อนที่คุณจะลบงานนั้น

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับชื่อเอกสาร

เมื่อต้องการเปิดเอกสารที่จะเซ็น ให้คลิกลิงก์ที่นี่

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

สถานะ การร้องขอ โดย นำมารวมข้อคิดเห็น ครบกำหนดวัน

คุณไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการในทั้งสี่เขตข้อมูลนี้ได้ แต่อาจพบว่าข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์อยู่บ้าง

โปรดสังเกตว่า กล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม มีข้อคิดเห็นทั้งหมดที่ส่งมาในฟอร์มโดยผู้เข้าร่วมที่ทำงานในอินสแตนซ์เดียวกันของเวิร์กโฟลว์เสร็จแล้ว

ในทำนองเดียวกัน หลังจากที่คุณส่งฟอร์มของคุณแล้ว ข้อความใดๆ ที่คุณรวมไว้ในกล่อง ข้อคิดเห็น (4) จะแสดงอยู่ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม สำหรับผู้เข้าร่วมคนต่อๆ ไปด้วย

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ข้อคิดเห็น

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ลงไปที่นี่จะถูกบันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และจะปรากฏในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม (3) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนต่อมาสามารถเห็นได้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

เครื่องหมาย

เมื่อคุณเซ็นเอกสารและพิมพ์คำติชมใดๆ ที่คุณต้องการใส่ในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น แล้ว ให้คลิกปุ่มนี้เพื่อส่งฟอร์มและทำงานของคุณให้เสร็จ

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ยกเลิก

ถ้าต้องการปิดฟอร์มงานโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบกลับใดๆ ให้คลิกปุ่มนี้ งานนั้นจะยังคงไม่เสร็จสมบูรณ์และเป็นงานที่มอบหมายให้คุณทำอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

การมอบหมายงานใหม่

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ใหม่ให้กับคนอื่น คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของหน้าที่คุณจะป้อนรายละเอียดของใหม่ และ สำหรับคำแนะนำอื่น ๆ ไปยังส่วนย่อยที่ 7 ในส่วนนี้มอบหมายงานของคุณกับบุคคลอื่น

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

ถ้ามีเพียงงานเดียวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มซึ่งมีคุณรวมอยู่ด้วย นั่นหมายถึง สมาชิกในกลุ่มคนใดก็ตามจะสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวนั้นให้เสร็จได้ในนามของทั้งกลุ่ม

อ้างสิทธิ์งานก่อนที่คุณจะเปิดและเซ็นเอกสาร ทันทีที่คุณอ้างสิทธิ์ในงานนั้น ผู้ได้รับมอบหมายจะเป็นคุณทันที และสมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะไม่มีสิทธิ์ทำงานนั้น (ด้วยวิธีนี้ จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้ทำงานสำคัญนั้น)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้ชี้ไปที่ชื่องานซึ่งมอบหมายให้กับกลุ่มของคุณจนกระทั่งมีลูกศรปรากฏขึ้น

  2. คลิกที่ลูกศร แล้วคลิก แก้ไขข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม อ้างสิทธิ์งาน ซึ่งอยู่ในฟอร์มงาน
    วิธีอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม

เมื่อมีการรีเฟรชหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นว่างานนั้นไม่ได้ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มอีกต่อไปแล้ว แต่จะเป็นงานที่มอบหมายให้คุณคนเดียวเท่านั้น

ในเวลาต่อมา ถ้าคุณยังทำงานไม่เสร็จสมบูรณ์ และต้องการปล่อยงานนั้นกลับไปให้กลุ่มทำอีกครั้ง ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อกลับไปยังฟอร์มงาน แต่คลิกที่ปุ่ม ปล่อยงาน

ปุ่ม ปล่อยงาน บนฟอร์มงาน

ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้รับมอบหมายมาให้เสร็จสมบูรณ์แทนตัวคุณ ให้คลิกปุ่ม มอบหมายงานใหม่ ในฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มนี้จะแสดงขึ้นมา

ฟอร์มการมอบหมายงานใหม่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

การมอบหมายงาน

กรอกชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานนี้ให้

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มแบบอัตโนมัติ  ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอใหม่

ใส่ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ทำต้องการใช้เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • จะเก็บที่มีอยู่วันครบกำหนด    ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมด    พิมพ์ตัวเลข0

  • เพื่อระบุวันครบกำหนดใหม่เป็นวัน    พิมพ์หมายเลขต่อไปนี้ จากนั้น ให้ระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ นำเข้าด้วยกัน รายการสองรายการระบุระยะเวลาก่อนการเปลี่ยนแปลงงานครบกำหนด

โปรดสังเกตว่า ตามค่าเริ่มต้นแล้วงานการรวบรวมลายเซ็นจะไม่กำหนดวันครบกำหนดหรือระยะเวลาของงาน

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คลิก ส่ง งานของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็น เสร็จสมบูรณ์ งานใหม่ได้ถูกมอบหมายให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงาน และการแจ้งเกี่ยวกับงานได้ถูกส่งออกไปแล้ว

ข้อมูลใหม่ที่คุณจัดหาไว้จะถูกรวมอยู่ในข้อความ มอบสิทธิ์โดย ในการแจ้งเกี่ยวกับงานใหม่ (หมายเลข 1 ในตัวอย่างประกอบต่อไปนี้)

การแจ้งเกี่ยวกับงานสำหรับงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและสามารถมองเห็นได้ในส่วน งาน และส่วน ประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

พื้นที่ งานและประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นที่กำลังทำงานอยู่

ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ก็คือหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ

ก่อนอื่น เราจะแสดงวิธีการไปยังหน้านั้น จากนั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการใช้ตัวเลือก และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะพบได้ที่นั่น และสุดท้าย เราจะแสดงหน้าอีกสองหน้าที่คุณจะสามารถรับข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมได้

ในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ สำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และมีเวิร์กโฟลว์คือ Approval 3

คลิกลิงก์สถานะเวิร์กโฟลว์

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

  • ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก คุณสามารถใช้การเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง เพื่อช่วยค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการให้รวดเร็วยิ่งขึ้นได้ ถ้าคุณพบว่าการเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง นั้นมีผลเหมือนเดิม คุณอาจพบประโยชน์ของการสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง เพื่อให้ช่วยจัดการเฉพาะเรื่องนั้นๆ ให้แบบอัตโนมัติ

  • เมื่อต้องการไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ ดูสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has started” หรือลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has completed” สำหรับอินสแตนซ์ที่เฉพาะเจาะจงที่คุณสนใจ

ใต้ภาพประกอบของแต่ละส่วนบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นคำถามเกี่ยวกับการตรวจสอบต่างๆ ที่ส่วนได้มีคำตอบให้ไว้แล้ว

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ใครเป็นผู้เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้

  • อินสแตนซ์นี้เริ่มตั้งแต่เมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้มีการทำงานครั้งล่าสุดเมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้กำลังทำงานอยู่บนข้อมูลใด

  • สถานะปัจจุบันของอินสแตนซ์นี้คืออะไร

ส่วน งาน

พื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • มีงานใดบ้างที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้ว และสถานะปัจจุบันของงานเหล่านี้เป็นอย่างไร

  • มีงานใดบ้างที่เสร็จสมบูรณ์ไปเรียบร้อยแล้ว และผลลัพธ์ของแต่ละงานเหล่านั้นคืออะไร

  • แต่ละงานที่ถูกสร้างและมอบหมายออกไปแล้วนั้น มีวันครบกำหนดเมื่อใด (โปรดสังเกตว่า ตามค่าเริ่มต้นแล้วงานการรวบรวมลายเซ็นจะไม่กำหนดวันครบกำหนดหรือระยะเวลาของงาน)

งานที่ถูกลบออกและงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครทำ จะไม่ปรากฏให้เห็นในส่วนนี้

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้ มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาแล้วบ้าง

  • โปรดสังเกตว่างานที่พ้นกำหนด และการแจ้งเกี่ยวกับงานที่พ้นกำหนดจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่นี้

คุณสามารถหยุดอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำงานเสร็จสมบูรณ์ตามปกติได้สองวิธีดังนี้

  • ยกเลิกเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่จะยังคงไว้ในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

  • จบเวิร์กโฟลว์นี้    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิกและถูกลบออกไปจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ (อย่างไรก็ตาม งานที่ลบออกไปเหล่านั้นจะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ใน ประวัติเวิร์กโฟลว์)

มีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีดังนี้

การยกเลิก (งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่ยังถูกเก็บไว้ในรายการงานและประวัติ)

เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์อีกต่อไปแล้ว คุณก็สามารถยกเลิกอินสแตนซ์นั้นได้

โดยค่าเริ่มต้นแล้ว กระบวนการนี้สามารถทำได้โดยผู้ที่เริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ หรือโดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ (และอีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

  • บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ บริเวณที่อยู่ใต้ การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ ยกเลิกงานการรวบรวมลายเซ็นทั้งหมด

งานปัจจุบันทั้งหมดถูกยกเลิก และเวิร์กโฟลว์จะจบลงโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก งานที่ถูกยกเลิกไปนั้นจะยังคงแสดงอยู่ทั้งในพื้นที่ งาน และ ประวัติเวิร์กโฟลว์

การสิ้นสุด (งานทั้งหมดจะถูกลบออกไปจากรายการ งาน แต่ยังคงถูกเก็บไว้ใน ประวัติ)

ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเวิร์กโฟลว์หยุดทำงานและไม่สามารถตอบสนองได้ คุณสามารถสิ้นสุดการทำงานนั้นได้

โดยค่าเริ่มต้นแล้ว กระบวนงานนี้สามารถทำได้โดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์จัดการรายการเท่านั้น (และอีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

  • บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ บริเวณที่อยู่ใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ลิงก์ จบเวิร์กโฟลว์นี้

งานทั้งหมดที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจะถูกยกเลิกและลบออกจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แต่จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก

ในข้อมูลใดๆ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานกับข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บน เวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อรายการ ภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงาน คุณจะเห็นรายการของอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานบนรายการนั้นอยู่ในปัจจุบัน

หมายเหตุ:  โปรดสังเกตว่า อินสแตนซ์หลายอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันเดียวไม่สามารถทำงานบนรายการเดียวกันในเวลาเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น ได้มีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สองเวิร์กโฟลว์ ซึ่งใช้เทมเพลตการรวบรวมลายเซ็นเดียวกันเข้ามา เวิร์กโฟลว์แรกชื่อ Plan Feedback ส่วนอีกเวิร์กโฟลว์ชื่อ Budget Feedback จะมีเพียงหนึ่งข้อมูล หนึ่งอินสแตนซ์ ณ เวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้นที่ แต่ละ Plan Feedback และ Budget Feedback จะสามารถทำงานได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอินสแตนซ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถดูได้ทันทีว่า

  • มีกี่เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตซึ่งอยู่ในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน

  • ในปัจจุบัน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตกำลังใช้งานอยู่ในไซต์คอลเลกชันอยู่หรือไม่

  • มีอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เท่าใดที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละแบบที่กำลังทำงานอยู่ในไซต์คอลเลกชันในปัจจุบัน

วิธีการมีดังนี้

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์
    บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้การดูแลไซต์ คลิกเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์เวิร์กโฟลว์ ใต้หัวข้อ การดูแลไซต์

หน้า เวิร์กโฟลว์จะเปิดและแสดงข้อมูล

ถัดไปคืออะไร

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่มีการเรียกใช้เวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ คุณอาจต้องการใช้คำแนะนำในส่วนตรวจทานของบทความนี้เพื่อดูเหตุการณ์ในอินสแตนซ์ และค้นพบว่า ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ขณะที่คุณต้องการ

รีวิวผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นและสร้างรายงาน

หลังจากที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถรีวิวเหตุการณ์ที่บันทึกเก็บเอาไว้ในประวัติได้ (คุณสามารถเข้าถึงระเบียนของอินสแตนซ์ใดๆ ได้ถึง 60 วัน หลังจากที่อินสแตนซ์นั้นทำงานเสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว)

สิ่งสำคัญ:  โปรดสังเกตว่า ประวัติเวิร์กโฟลว์จะมีให้ใช้อ้างอิงอย่างไม่เป็นทางการเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถนำมาใช้เพื่อการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ หรือเพื่อวัตถุประสงค์ทางหลักฐาน และทางกฎหมายใดๆ ทั้งสิ้น

คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์ระหว่างอินสแตนซ์ได้ด้วย

ตราบใดที่ข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน และจนกว่าเวิร์กโฟลว์เดิมยังทำงานกับข้อมูลเดิมนั้นอีกครั้ง คุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ล่าสุดจากรายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการดูหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ล่าสุดของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลใดๆ ให้ทำดังนี้

  • ในรายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์สถานะสำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือ เอกสารที่ชื่อKeynote draftและเวิร์กโฟลว์คือNew Doc Approval

คลิกที่ลิงก์ สถานะเวิร์กโฟลว์

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ อยู่บริเวณด้านล่าง

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

จะเป็นอย่างไร ถ้าคุณต้องการรีวิวประวัติของอินสแตนซ์หลังจากที่คุณใช้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์นั้นกับข้อมูลเดิมอีกครั้ง

ที่จริงแล้ว คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้นานถึง 60 วัน จากจุดการเข้าถึงสองจุด คือ รายการหรือไลบรารี หรือการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์ (ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะเก็บประวัติงานของเวิร์กโฟลว์ไว้นานหกสิบวัน)

จากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. คลิกที่ไอคอนด้านหน้าของชื่อรายการเพื่อเลือกรายการดังกล่าว จากนั้นบนแท็บ ไฟล์ ของ Ribbon ในกลุ่ม เวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

  3. บน เวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อข้อมูล และภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกชื่อหรือสถานะของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการรีวิว
    รายการเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ ของข้อมูล
    หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ จะเปิดขึ้น

จากการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

  • ให้เปิดการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์ที่คุณต้องการรีวิว จากนั้นคลิกที่ลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่มีลิงก์ประวัติจะถูกเน้นเอาไว้
เปิดหน้าตัวสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้น

เมื่อต้องการเก็บรักษาไว้ทั้งหมดของการแจ้งเตือนของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณอาจต้องการสร้างกฎ Outlook ตั้งค่ากฎเพื่อคัดลอกข้อความขาเข้าทั้งหมดที่มีในข้อความเสร็จสมบูรณ์แล้วบนในบรรทัดเรื่อง ลงในโฟลเดอร์ของตนเอง แยกต่างหาก (ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ของ Outlook กฎสำเนาขาเข้าในข้อความ และไม่เพียงแค่ย้ายได้ หรือพวกเขาจะไม่ปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายเข้าของคุณ)

เรียนรู้วิธีการทำงานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ  บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ  คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

  • รายงานระยะเวลาของกิจกรรม    ให้ใช้รายงานนี้เพื่อดูระยะเวลาเฉลี่ยที่แต่ละกิจกรรมภายในเวิร์กโฟลว์ใช้ในการทำงานให้เสร็จ รวมถึง เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จแต่ละครั้ง หรือเวลาที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นใช้ในการทำงานให้เสร็จ

  • รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด    ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

  1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
    คลิก สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
    คลิกลิงก์ ดูรายงานเวิร์กโฟลว์ ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

  3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
    คลิกลิงก์สำหรับ รายงานระยะเวลากิจกรรม

  4. บนหน้า กำหนดเอง ให้เปลี่ยนหรือใช้ตำแหน่งเดิมที่คุณต้องการสร้างไฟล์รายงาน จากนั้นคลิก ตกลง
    คลิก ตกลง บนตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล
    รายงานจะถูกสร้างและจัดเก็บไว้ตามตำแหน่งที่ระบุ

  5. เมื่อรายงานถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ดังที่แสดงในภาพประกอบเพื่อดูรายงานได้ทันที หรือคลิก ตกลง เพื่อจบและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลัง เมื่อคุณต้องการดูรายงาน คุณก็สามารถหารายงานนั้นได้ในตำแหน่งที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้)
    คลิกที่ลิงก์เพื่อดูรายงาน

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

สร้างรายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีการทำงานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ  บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ  คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

  • รายงานระยะเวลาของกิจกรรม    ให้ใช้รายงานนี้เพื่อดูระยะเวลาเฉลี่ยที่แต่ละกิจกรรมภายในเวิร์กโฟลว์ใช้ในการทำงานให้เสร็จ รวมถึง เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จแต่ละครั้ง หรือเวลาที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นใช้ในการทำงานให้เสร็จ

  • รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด    ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

  1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
    คลิก สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
    คลิกลิงก์ ดูรายงานเวิร์กโฟลว์ ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

  3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
    คลิกลิงก์สำหรับ รายงานระยะเวลากิจกรรม

  4. บนหน้า กำหนดเอง ให้เปลี่ยนหรือใช้ตำแหน่งเดิมที่คุณต้องการสร้างไฟล์รายงาน จากนั้นคลิก ตกลง
    คลิก ตกลง บนตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล
    รายงานจะถูกสร้างและจัดเก็บไว้ตามตำแหน่งที่ระบุ

  5. เมื่อรายงานถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ดังที่แสดงในภาพประกอบเพื่อดูรายงานได้ทันที หรือคลิก ตกลง เพื่อจบและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลัง เมื่อคุณต้องการดูรายงาน คุณก็สามารถหารายงานนั้นได้ในตำแหน่งที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้)
    คลิกที่ลิงก์เพื่อดูรายงาน

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

เปลี่ยนแปลง ปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นออก

หลังจากที่คุณเรียกใช้อินสแตนซ์แรกของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นใหม่ของคุณและดูผลลัพธ์แล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าหนึ่งหรือหลายๆ ค่าของเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าเพิ่มเติมอีกหลายครั้งในอนาคต

และสุดท้าย ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาสั้นๆ หรือยาวนานขึ้น แต่ยังไม่ต้องการเอาออกไป  หรือต้องการเอาทั้งเวิร์กโฟลว์ออกไปจริงๆ เลยก็ได้

ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว ให้เปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้เลย

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

    หมายเหตุ:  ถ้าเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นที่คุณต้องการนั้นไม่ได้แสดงอยู่ในรายการ อาจเป็นเพราะว่า เวิร์กโฟลว์นั้นสัมพันธ์กับเนื้อหาเพียงชนิดเดียวเท่านั้น เวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในรายการนี้จะถูกควบคุมโดยตัวควบคุม แสดงความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ ซึ่งจะอยู่เหนือรายการนั้น (ดูภาพประกอบ) คลิกตัวเลือกของชนิดเนื้อหาซึ่งอยู่ในเมนูแบบดรอปดาวน์ เพื่อค้นหาว่าตัวเลือกใดที่จะแสดงเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ เมื่อเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการปรากฏขึ้นในรายการ ให้คลิกที่ชื่อของเวิร์กโฟลว์นั้น

  5. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ครั้งแรก ให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงและบันทึกได้ตามต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ดูส่วนวางแผนและส่วนเพิ่มเหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรี คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์
การลิงก์ชนิดเนื้อหาของไซต์ภายใต้แกลเลอรี

  1. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  2. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้คลิกการตั้งค่า, ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

  3. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

  4. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ดูส่วนวางแผนและส่วนเพิ่มเหมาะสม (รายการ/ไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ การเอาเวิร์กโฟลว์ออก

  5. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากรายการหรือไลบรารีพร้อมๆ กัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิก การตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในSharePoint Online คลิกการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้ว คลิ กตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์
    การลิงก์ชนิดเนื้อหาของไซต์ภายใต้แกลเลอรี

  4. บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้ตั้งค่า คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาเวิร์กโฟลว์ออก

  7. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ให้ลองทดสอบการทำงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ให้แน่ใจเพื่อดูผลจากการเปลี่ยนแปลงนั้นอีกครั้ง

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากไซต์คอลเลกชันพร้อมกัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

มีหลากหลายวิธีในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เองเพิ่มเติม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

คุณสามารถใช้โปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมต่อไปนี้ได้

  • SharePoint Designer 2013    ปรับแต่งฟอร์มเวิร์กโฟลว์ การกระทำ และลักษณะการทำงาน

  • Microsoft Visual Studio    สร้างการกระทำของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×