ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เวิร์กโฟลว์ต่างๆ ที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เป็นฟีเจอร์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ โดยจะทำให้กระบวนการเหล่านั้นมีความสอดคล้องกันมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ การรวบรวมคำติชม ของ SharePoint เพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารและข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ไปยังผู้ใช้คนหนึ่งหรือหลายคนเพื่อขอคำติชมของพวกเขาได้ และเมื่อมีเวิร์กโฟลว์ SharePoint จัดการกระบวนการให้คุณแล้ว คุณจึงมีเวลาเหลือเฟือที่จะทำสิ่งอื่นๆ ให้เสร็จได้ตามที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์รวมอยู่ใน SharePoint

สิ่งสำคัญ:  ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมจะไม่ได้เปิดใช้งาน และไม่ได้แสดงอยู่ในกล่องรายการ เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ของฟอร์มความสัมพันธ์ เมื่อต้องการทำให้พร้อมสำหรับการใช้งาน ผู้ดูแลไซต์จะต้องเปิดใช้งานที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ถ้าสิ่งที่คุณต้องการทำคือทำงานเวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม ให้เสร็จสมบูรณ์    เพียงเลื่อนลงไปที่ส่วน ทำให้เสร็จสิ้น และขยายส่วนนั้น ถึงตอนนี้คุณอาจจะยังไม่ต้องการดูส่วนอื่นๆ

เปรียบเทียบดูระหว่างกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์ SharePoint

  • มีประสิทธิภาพและ สม่ำเสมอ    เวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม จะกำหนดเส้นทางให้เอกสารหรือข้อมูล มอบหมายงานรีวิวและติดตามความคืบหน้าของงานเหล่านั้น อีกทั้งยังส่งตัวเตือนและการแจ้งให้ทราบเมื่อจำเป็นให้โดยอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบและปรับเปลี่ยนกิจกรรมในเวิร์กโฟลว์ได้จากหน้าสถานะส่วนกลาง และประวัติของเหตุการณ์ในการทำงานเวิร์กโฟลว์จะถูกเก็บรักษาเอาไว้เป็นเวลา 60 วันหลังจากงานเสร็จสมบูรณ์

  • งานที่น้อยลงสำหรับคุณ    เวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาให้คุณและผู้ร่วมงานได้ และในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการการติชมของคุณเป็นมาตรฐานอีกด้วย

นี่คือไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

ไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

เคล็ดลับสำหรับการใช้บทความนี้

ข้อมูลในบทความนี้นำเสนอในส่วนที่ขยายออกได้สิบส่วน

คลิกที่นี่สำหรับเคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับใช้บทความนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ถ้าสิ่งที่คุณต้องการทำคือทำงานเวิร์กโฟลว์ รวบรวมคำติชม ให้เสร็จสมบูรณ์    เพียงเลื่อนลงไปที่ส่วน ทำให้เสร็จสิ้น และขยายส่วนนั้น ถึงตอนนี้คุณอาจจะยังไม่ต้องการดูส่วนอื่นๆ

ถ้าคุณต้องการเพิ่ม เริ่ม ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเวิร์กโฟลว์    ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการอ่านแต่ละส่วนของบทความนี้มีประโยชน์กับคุณ ในครั้งแรกที่คุณออกแบบและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณคุ้นเคยกับข้อมูลและเค้าโครงของบทความนี้แล้ว คุณก็จะสามารถมุ่งตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการกลับไปเยี่ยมชมเมื่อใดก็ได้

ข้อมูลเกี่ยวกับกราฟิก    โดยทั่วไปแล้ว รูปหน้าจอและไดอะแกรมเชิงแนวคิดในชุดของบทความเวิร์กโฟลว์นี้จะยึดตามชนิดของเวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ ถ้าตรงไหนที่ต้องการความชัดเจนของแนวคิดหรือคำแนะนำ รูปและไดอะแกรมในบทความนี้จะได้รับการปรับให้เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์บทความนี้    บทความนี้มีความยาวมาก ถ้าคุณต้องการจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือกไว้ คุณต้องแน่ใจว่ามีเฉพาะส่วนเหล่านั้นที่ถูกขยายเมื่อคุณต้องการพิมพ์ (นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการให้สำเนาที่พิมพ์มีกราฟิกที่สมบูรณ์ ให้พิมพ์ในแนวนอนไม่ใช่แนวตั้ง)

และข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหา    ก่อนที่คุณจะค้นหาข้อความหรือคำในบทความนี้ ต้องแน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการค้นหาได้ถูกขยายไว้แล้ว

คุณต้องการทำสิ่งใด

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วน เรียนรู้เพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมเป็นฟีเจอร์ของ SharePoint ที่กำหนดเส้นทางเอกสารหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint ไปยังผู้ใช้หนึ่งคนหรือหลายคนเพื่อขอคำติชมของพวกเขา เวิร์กโฟลว์ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและเป็นมาตรฐานอีกด้วย

เวิร์กโฟลว์กำหนดเส้นทางข้อมูลไปยังผู้เข้าร่วม

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมพื้นฐานที่รวมอยู่ใน SharePoint จะทำงานเหมือนเป็นเทมเพลต เมื่อใช้เทมเพลตนี้ คุณจะสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมหลายเวิร์กโฟลว์ไปยังไซต์ของคุณได้ โดยแต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มเข้าไปจะเป็นเวอร์ชันที่ไม่ซ้ำกันของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมพื้นฐาน และแต่ละเวิร์กโฟลว์นั้นจะมีวิธีการทำงานที่มีลักษณะเฉพาะโดยยึดตามการตั้งค่าที่คุณระบุไว้เมื่อตอนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้าไปนั่นเอง

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทำอะไรให้ฉันได้อย่างไร

  2. ไม่สามารถเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทำอะไรได้บ้าง

  3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

  4. วิธีทำคุณวางแผน เพิ่ม เรียกใช้ และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

1. เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทำอะไรให้ฉันได้บ้าง

  • เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันเป็นครั้งแรก คุณจะสามารถระบุจำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่มเข้ามา และกำหนดว่าจะมอบหมายงานให้พวกเขาให้ทีละคนต่อๆ กันไป (แบบต่อเนื่อง) หรือจะมอบหมายให้ทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งตัดสินใจว่าจะแบ่งงานของผู้เข้าร่วมออกเป็นระยะที่แยกจากกันสองระยะหรือมากกว่า ทั้งยังระบุวันครบกำหนดสุดท้ายและ/หรือเวลาที่อนุญาตให้ทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย และแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลด้วยตนเอง คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนค่าของการตั้งค่าเหล่านี้ได้

  • เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมที่ระบุแต่ละคน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเลือกระหว่างการตอบกลับที่เป็นไปได้ต่างๆ มากมาย เช่น ส่งคำติชมเกี่ยวกับข้อมูล ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล มอบหมายงานใหม่ หรือยกเลิกหรือลบงานนั้นก็ได้

  • ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยน (ถ้าจำเป็น) จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางได้ในหน้าเดียว

  • รายการของเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานนี้ (หรือ อินสแตนซ์) ของเวิร์กโฟลว์จะยังคงมีอยู่ในหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเป็นเวลา 60 วันหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

ส่วนบน

2. เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมทำอะไรไม่ได้บ้าง

เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรวบรวมการอนุมัติและการปฏิเสธข้อมูล หรือควบคุมการเผยแพร่เว็บเพจสำหรับเว็บไซต์ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมอนุมัติหรือปฏิเสธข้อมูลที่พวกเขารีวิวได้ ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ในส่วน ดูเพิ่มเติม

นอกจากนั้น เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรวบรวมลายเซ็นด้วย ถ้าคุณต้องการจะใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็นในเอกสาร Microsoft Word, เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือฟอร์ม Microsoft InfoPath ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การเก็บรวบรวมลายเซ็น ในส่วน ดูเพิ่มเติม

เมื่อต้องการเรียนรู้ว่าคุณจะสามารถใช้ Microsoft SharePoint Designer 2013 เพื่อกำหนดเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ถูกรวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เพิ่มเติมเองได้อย่างไร ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)

ส่วนบน

3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้โดยค่าเริ่มต้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ แก้ไข รายการจึงจะเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มลงไปแล้วได้ (ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของต่างก็มีสิทธิ์ แก้ไขรายการ โดยค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

หรือ เจ้าของสามารถเลือกว่าจะกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเพื่อให้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นสามารถเริ่มต้นทำงานได้โดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น (ถ้าจะทำเช่นนั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ บนหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์)

ส่วนบน

4. คุณวางแผน เพิ่ม เรียกใช้ และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

  • ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มทำงาน (วางแผน เพิ่ม เริ่มต้น)
        ก่อนที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณต้องวางแผนว่าจะเพิ่มลงไปยังส่วนใด (สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน) รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงาน หลังจากที่คุณได้เพิ่มและกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์แล้ว ทุกๆ คนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นจะสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนรายการที่ระบุได้เลย คุณยังสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้ทำงานโดยอัตโนมัติได้ การทำงานอัตโนมัติจะถูกเปิดใช้งานโดยยึดตามเหตุการณ์ที่จะทริกเกอร์ไม่หนึ่งก็ทั้งสองเหตุการณ์ ดังนี้ เมื่อมีการเพิ่มหรือสร้างข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ในรายการหรือไลบรารี

  • ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบ ปรับ)
        ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน ผู้เข้าร่วมแต่รายจะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ ตัวเตือนอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมที่ไม่สามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนด ขณะเดียวกัน คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์ได้จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางสำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ ของเวิร์กโฟลว์ การปรับเปลี่ยนต่างๆ ไปยังเวิร์กโฟลว์ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่สามารถทำได้จากหน้าเดียวกัน และถ้าจำเป็น คุณก็สามารถยกเลิกหรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ได้จากที่นี่ด้วยเช่นกัน

  • หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (รีวิว รายงาน เปลี่ยนแปลง)
        เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์ สามารถรีวิวประวัติการทั้งหมดของการทำงานครั้งนั้น (หรือ อินสแตนซ์) ได้ถึง 60 วันบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จากหน้าเดียวกันนี้ สามารถสร้างรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ได้ ท้ายที่สุด ถ้าคุณยังมีสิ่งใดที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ คุณก็สามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณได้ทำเสร็จสมบูรณ์แล้วในครั้งแรกที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์

แผนผังลำดับงานต่อไปนี้แสดงขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้จากทัศนะของคนที่กำลังจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

ถัดไปคืออะไร

ก่อนที่คุณจะวางแผนเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่ คุณต้องรีวิวส่วน อนุญาต ของบทความนี้ แล้วจากนั้นจึงไปยังส่วน วางแผน

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ


ไอคอนขยายสำหรับส่วนอนุญาต

อนุญาตให้มีคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลด้วย

อนุญาตให้มีคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลด้วย

คำถามสองข้อต่อไปนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจในเบื้องต้นเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

  • ผู้เข้าร่วมได้รับอนุญาตให้ส่งคำติชมในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น บนฟอร์มงานเท่านั้น หรือสามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลได้ด้วย

  • ถ้าผู้เข้าร่วมสามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลได้ ผู้เข้าร่วมนั้นทำงานในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน นั่นคือผู้เข้าร่วมหลายๆ คนสามารถแก้ไขเอกสารได้ในเวลาเดียวกัน หรือผู้เข้าร่วมแต่ละคนเช็คเอาท์เอกสารและมีสิทธิ์แก้ไขแต่เพียงผู้เดียวในช่วงเวลาของการรีวิวของตน

นี่คือไดอะแกรมที่อาจช่วยทำให้เห็นทางเลือกเหล่านั้นชัดเจนขึ้น

โหมดที่แตกต่างกันของการอนุญาตและการให้คำติชม

ขณะที่คุณอ่านต่อไปเรื่อยๆ ให้คำนึงถึงประเด็นต่อไปนี้ด้วย

  • เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มบนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ในปัจจุบันได้

  • ชนิดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมจะมีตัวเลือกที่จะยกเลิกเวิร์กโฟลว์ได้ทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ได้รับการรีวิว

  • คุณสามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลเมื่อเปิดในเวอร์ชันที่ติดตั้งของโปรแกรมสร้างข้อมูลนั้นขึ้นมาเท่านั้น และแทรกไม่ได้เมื่อเปิดในเวอร์ชันแอปพลิเคชันบนเว็บของโปรแกรมนั้น

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. อนุญาตให้มีคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น

  2. อนุญาตให้มีคำติชมในทั้งฟอร์มงานและข้อมูล (เวอร์ชันที่ทำงานร่วมกัน)

  3. อนุญาตให้มีคำติชมในทั้งฟอร์มงานและข้อมูล (เวอร์ชันเซล access)

1. อนุญาตให้มีคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น

การจัดเรียงนี้มีข้อดีคือเป็นการจัดเรียงทางกลไกที่ง่ายที่สุด ผู้เข้าร่วมมีทางเลือกในการแนะนำการเปลี่ยนแปลงเพียงสองทางเท่านั้น และทั้งสองทางนั้นมีฟอร์มงานด้วยดังนี้

  • ส่งข้อคิดเห็น

  • ร้องขอให้ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลขณะที่เวิร์กโฟลว์ยังทำงานอยู่

ข้อดีหลักคือผู้เข้าร่วมไม่สามารถระบุการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะในข้อมูลนั้นโดยตรงได้ ยิ่งจำนวนการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำมีมากขึ้นเท่าไหร่ ผู้เข้าร่วมของคุณก็จะยิ่งต้องการทำงานในข้อมูลได้โดยตรงมากขึ้นเท่านั้น

ข้อมูลเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลง    วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงในๆ ในข้อมูลคือการตรวจสอบข้อมูลนอกเวลาทำงาน แต่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ว่า เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มในข้อมูลใดๆ ที่ถูกเช็คเอาท์ในปัจจุบัน

ดังนั้น มีสองวิธีที่จะแก้ปัญหานี้

  • คุณสามารถรอจนกระทั่งเวิร์กโฟลว์ได้เริ่มทำงานแล้ว จึงค่อยเช็คเอาท์ข้อมูลตลอดระยะเวลาการทำงาน (ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ ดูให้แน่ใจว่าคุณมีชื่ออยู่ในเขตข้อมูล CC ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ จากนั้น เมื่อคุณได้รับการแจ้งว่าเวิร์กโฟลว์ได้เริ่มในข้อมูลแล้ว ให้เช็คเอาท์ข้อมูลนั้น) ข้อจำกัดข้อเดียวของวิธีนี้คือเวิร์กโฟลว์อื่นไม่สามารถเริ่มในข้อมูลเดียวกับที่คุณเช็คเอาท์ได้

  • อีกวิธีคือคุณสามารถให้ข้อมูลนั้นเช็คอินอยู่ แต่ดูให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมรับทราบข้อสำคัญที่ว่า ผู้เข้าร่วมนั้นไม่สามารถเช็คเอาท์ข้อมูล หรือทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลนั้นได้ และเป็นความคิดที่ดี ถ้าจะรวมคำแนะนำนี้ไว้ในหมายเหตุต่างๆ ที่คุณรวมไว้ในการแจ้งเกี่ยวกับงาน ถ้าผู้เข้าร่วมของคุณไม่คุ้นเคยกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม อาจจะเป็นความคิดที่ดีที่จะทำให้ประเด็นนี้ชัดเจนมากขึ้น โดยการส่งอีเมลแยกต่างหากก่อนที่จะเริ่มเวิร์กโฟลว์ หรืออาจจะพูดคุยกับผู้เข้าร่วมนั้นโดยตรงก็ได้

ส่วนบน

2. อนุญาตให้มีคำติชมในทั้งฟอร์มงานและข้อมูล (เวอร์ชันที่ทำงานร่วมกัน)

การดำเนินการนี้จะทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนตลอดเวลา ไม่มีใครต้องรอให้ผู้อื่นรีวิวเสร็จก่อนถึงจะเริ่มการรีวิวของตัวเองได้ ความยืดหยุ่นนี้เกิดขึ้นได้เพราะมีฟีเจอร์การทำงานร่วมกันในผลิตภัณฑ์ SharePoint

แค่เพียงดูให้มั่นใจว่า ผู้เข้าร่วมของคุณทราบว่าต้องทำดังนี้

  • ให้ข้อมูลนั้นเช็คอินอยู่ในขณะที่ผู้เข้าร่วมทำการเปลี่ยนแปลง

  • เปิดข้อมูลในเวอร์ชันที่ติดตั้งของโปรแกรมที่ข้อมูลนั้นถูกสร้างขึ้น และไม่ใช่ในเวอร์ชันแอปพลิเคชันบนเว็บของโปรแกรมนั้น

  • เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะทำการเปลี่ยนแปลง หรือแทรกข้อคิดเห็นใดๆ

  • บันทึกการเปลี่ยนแปลงของผู้เข้าร่วมลงในเซิร์ฟเวอร์

โปรดระลึกไว้ว่า ชนิดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมจะมีตัวเลือกที่จะยกเลิกเวิร์กโฟลว์ได้ทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ได้รับการรีวิว ถ้าตัวเลือกนั้นถูกเลือก เมื่อผู้เข้าร่วมใดๆ บันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งแรกในข้อมูล  แม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม และ/หรือข้อคิดเห็น  เวิร์กโฟลว์นั้นจะถูกยกเลิกในทันที

และถ้าคุณตั้งใจที่จะอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลได้ ดูให้แน่ใจว่าในการตั้งค่า การกำหนดเวอร์ชัน สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น ซึ่งคือ จำเป็นต้องเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะสามารถแก้ไขเอกสารได้ ถูกตั้งค่าเป็น ไม่

ส่วนบน

3. อนุญาตให้มีคำติชมในทั้งฟอร์มงานและรายการ (เวอร์ชันที่ใช้ได้คนเดียว)

ในการดำเนินการนี้ ผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวที่ได้รับอนุญาตให้เช็คเอาท์ข้อมูลและทำการเปลี่ยนแปลงได้ในแต่ละครั้งเท่านั้น

  • ถ้างานในเวิร์กโฟลว์ถูกมอบหมายให้ครั้งละหนึ่งคน (แบบต่อเนื่อง) ก็คงจะไม่มีปัญหาอะไร

  • ถ้างานถูกมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) บางครั้งผู้เข้าร่วมอาจต้องรอให้บุคคลอื่นทำงานในข้อมูลให้เสร็จก่อน แล้วถึงจะทำงานในข้อมูลนั้นได้

เนื่องจากเวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มในข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ได้ คุณต้องมั่นใจว่าข้อมูลนั้นถูกเช็คอินก่อนที่จะให้เวิร์กโฟลว์นี้ทำงานกับข้อมูลดังกล่าว

แจ้งให้ผู้เข้าร่วมของคุณทราบว่าต้องทำดังต่อไปนี้

  • เช็คเอาท์ข้อมูลก่อนที่จะเปิดข้อมูลนั้น

  • เปิดข้อมูลในเวอร์ชันที่ติดตั้งของโปรแกรมที่ข้อมูลนั้นถูกสร้างขึ้น และไม่ใช่ในเวอร์ชันแอปพลิเคชันบนเว็บของโปรแกรมนั้น

  • เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะทำการเปลี่ยนแปลง หรือแทรกข้อคิดเห็นใดๆ

  • บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเซิร์ฟเวอร์ และเช็คอินข้อมูลกลับไปทันทีที่ทำงานเสร็จแล้ว

ขอย้ำอีกครั้งว่า ชนิดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมมีตัวเลือกที่จะยกเลิกเวิร์กโฟลว์ได้ทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ได้รับการรีวิว ถ้าตัวเลือกนั้นถูกเลือก เมื่อผู้เข้าร่วมคนใดๆ บันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งแรกในข้อมูล  แม้กระทั่งการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม และ/หรือข้อคิดเห็น  เวิร์กโฟลว์นั้นจะถูกยกเลิกในทันที

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะวางแผนเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่ ย้ายไปส่วนวางแผนของบทความนี้

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ


ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนวางแผน

วางแผนเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่

วางแผนเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่

ในส่วนนี้ เราระบุการตัดสินใจที่คุณต้องทำและข้อมูลที่คุณต้องการประกอบเข้าด้วยกันก่อนที่จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

ถ้าคุณคุ้นเคยกับวิธีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้แล้ว และต้องการตัวเตือนเกี่ยวกับขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น คุณสามารถมุ่งตรงไปยังส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้ได้เลย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เทมเพลตและเวอร์ชัน

  2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

  3. คำถามสิบสองสามารถรับสาย

1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ

เวิร์กโฟลว์ที่รวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลตต้นแบบให้กับเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มลงไปยังรายการ ไลบรารี และไซต์คอลเลกชัน

ในแต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมนั้น จริงๆ แล้วคุณเพิ่มเวอร์ชันของเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม ทั่วไป คุณให้แต่ละเวอร์ชันมีชื่อและการตั้งค่าเป็นของตนเอง ซึ่งคุณระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่ง โดยวิธีนั้นเอง คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้หลายๆ เวิร์กโฟลว์ และทุกเวอร์ชันยึดตามเทมเพลตต้นแบบของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม โดยที่แต่ละเวอร์ชันมีชื่อและถูกปรับให้เหมาะกับวิธีการเฉพาะที่คุณจะใช้

จากภาพประกอบนี้ เวิร์กโฟลว์สามเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้ถูกเพิ่มลงไป เวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมดในไลบารีเดี่ยว อีกเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในไลบารีเดี่ยว และเวิร์กโฟลว์หนึ่งสำหรับชนิดเนื้อหาเดียวในทั้งไซต์คอลเลกชัน

ทั้งสามเวิร์กโฟลว์ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ส่วนบน

2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยยึดตามหนึ่งในเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่รวมเอาไว้ คุณจะต้องกรอกฟอร์มความสัมพันธ์เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการให้เวอร์ชันใหม่ทำงาน

ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะพบรายการของคำถามซึ่งจะให้คุณเตรียมพร้อมในการกรอกฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์ อย่างไรก็ดี ก่อนอื่นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจดูฟอร์มและเขตข้อมูลของฟอร์ม

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าแรกของฟอร์มการเริ่มต้น

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่ระบุเขตข้อมูลของฟอร์มการเริ่มต้น

หมายเหตุ: เขตข้อมูลในกล่องสีแดงบนหน้าที่สองก็จะปรากฏบน ฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งจะถูกแสดงในแต่ละครั้งที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขได้ที่นั่นสำหรับการเรียกใช้งานครั้งเดียว

ส่วนบน

3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

ทันทีที่คุณสามารถตอบคำถามในส่วนนี้ได้ทั้งหมด คุณก็พร้อมในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์แล้ว

  1. มีชนิดเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมหรือไม่

  2. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน และจะเลือกเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือจะเลือกเนื้อหาทุกชนิดดี

  3. ชื่อดีคืออะไร

  4. รายการงานและรายการประวัติ: ใหม่ หรือที่มีอยู่ได้อย่างไร

  5. อย่างไร (และ โดยใคร) สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้อย่างไร

  6. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้ยังทำเวิร์กโฟลว์นี้ได้อย่างไร

  7. ผู้เข้าร่วม: มีใครบ้าง ในลำดับใดได้อย่างไร

  8. ข้อมูลเพิ่มเติมอะไรใดผู้เข้าร่วมต้องการ

  9. คำติชม ในฟอร์มงานเท่านั้น หรือ ในรายการได้อย่างไร

  10. งานวันครบกำหนดเมื่อไหร่

  11. เวิร์กโฟลว์นี้สิ้นสุดเมื่อไหร่ได้อย่างไร

  12. บุคคลที่จำเป็นต้องแจ้งได้อย่างไร

01. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม

บทความนี้เกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่ปรากฏในเมนูเป็น การรวบรวมคำติชม SharePoint 2013 ถ้าคุณไม่มั่นใจว่าชนิดเวิร์กโฟลว์นี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณหรือไม่ ให้อ้างอิงกลับไปที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์อื่นๆ ที่มี ให้ดูที่บทความ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

02. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน (และ) จะเลือกหนึ่งชนิดเนื้อหาหรือจะเลือกชนิดเนื้อหาทั้งหมดดีล่ะ

คุณสามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมที่พร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น หรือคุณสามารถทำให้เวอร์ชันพร้อมใช้งานทั้งไซต์คอลเลกชันก็ได้

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว คุณสามารถตั้งค่าให้ทำงานบนเนื้อหาทุกชนิด หรือบนเนื้อหาชนิดเดียวเท่านั้น

  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณต้องตั้งค่าให้ทำงานบนชนิดเนื้อหาของไซต์เดียวเท่านั้น

คำอธิบายแผนที่ไซต์คอลเลกชันพร้อมกับวิธีการเพิ่ม 3 วิธี

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

เอกสารแต่ละเอกสารหรือข้อมูลอื่นที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint เป็นของชนิดเนื้อหาหนึ่งหรืออีกชนิดเนื้อหาหนึ่ง ชนิดเนื้อหาสามารถเป็นได้ทั้งแบบพื้นๆ ทั่วๆ ไปแบบเอกสาร หรือสเปรดชีตของ Excel หรือจะเป็นแบบพิเศษมากๆ แบบสัญญาทางกฎหมาย หรือข้อมูลจำเพาะการออกแบบผลิตภัณฑ์ก็ได้ ชนิดเนื้อหาบางชนิดพร้อมใช้งานในผลิตภัณฑ์ SharePoint โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณก็สามารถกำหนดชนิดเนื้อหาเหล่านี้ได้เองและเพิ่มชนิดชนิดเนื้อหาอื่นที่คุณสร้างเองก็ได้

ส่วนบน

03. จะใช้ชื่ออะไรดี

ตั้งชื่อเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณซึ่ง

  • ระบุอย่างชัดเจนว่าเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ใช้ทำอะไร

  • แยกความแตกต่างได้อย่างชัดเจนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

ตัวอย่างเช่น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกกลุ่มของผู้แก้ไข กลุ่มของคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมสองเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์แรกบนเอกสารแต่ละเอกสารที่สมาชิกในกลุ่มของคุณส่งมา เวิร์กโฟลว์นี้จะรวบรวมคำติชมจากผู้จัดการของกลุ่มคุณเท่านั้น

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ที่สองบนเอกสารแต่ละเอกสารที่บุคคลภายนอกกลุ่มของคุณส่งมา เวิร์กโฟลว์นี้จะรวบรวมคำติชมจากสมาชิกทุกคนในกลุ่มของคุณ

คุณอาจตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์แรกภายในการส่งคำติชมและสองส่งคำติชมภายนอกได้

เคล็ดลับ: โดยปกติแล้ว เป็นความคิดที่เข้าท่าที่จะสร้างรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน และให้แน่ใจว่าทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณคุ้นเคยกับรูปแบบเหล่านั้นด้วย

ส่วนบน

04. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี

คุณสามารถให้เวิร์กโฟลว์ของคุณใช้รายการงานและรายการประวัติเริ่มต้นของไซต์ ใช้รายการอื่นๆ ที่มีอยู่ หรือร้องขอรายการใหม่สำหรับแค่เวิร์กโฟลว์นี้เท่านั้น

  • ถ้าไซต์ของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือบางเวิร์กโฟลว์อาจจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ให้ลองพิจารณาร้องขอรายการใหม่สำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ (การจัดการกับรายการที่ยาวมากๆ อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลง ระบบเก็บรักษารายการที่สั้นกว่าหลายๆ รายการได้เร็วและง่ายกว่ารายการเดียวที่ยาวมากๆ)

  • ถ้างานและประวัติสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับที่คุณต้องการเก็บแยกจากรายการทั่วไปแล้ว คุณควรจะระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการรายการใหม่ ที่แยกต่างหากสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้ (หลังจากคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ต้องแน่ใจว่ามีการตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับรายการใหม่ๆ แล้ว)

ส่วนบน

05. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี

  • เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมด้วยตนเองบนเอกสารหรือข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งเป็นอีกฟอร์มหนึ่งจะแสดงขึ้น ฟอร์มการเริ่มต้นมีการตั้งค่าส่วนใหญ่จากหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ ดังนั้น ถ้าบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าใดๆ เหล่านั้น (เฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันเท่านั้น) ก็สามารถทำได้ก่อนที่จะคลิก เริ่ม

  • แน่นอนว่า หากเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ ฟอร์มการเริ่มต้นจะไม่มีโอกาสแสดงออกมา ดังนั้นการตั้งค่าเริ่มต้นที่ระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์จะถูกนำไปใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ภาพประกอบเหล่านี้แสดงความแตกต่างระหว่างการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบฟอร์มสำหรับการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณทำในฟอร์มการเริ่มต้นจะนำไปใช้เฉพาะในระหว่างการอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเริ่มต้นถาวร,ของเวิร์กโฟลว์ คุณแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ต้นฉบับ ตามที่อธิบายไว้ในส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

เริ่มด้วยตนเอง

ถ้าคุณอนุญาตการเริ่มด้วยตนเอง ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อดีของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือคุณและผู้ร่วมงานของคุณต่างก็สามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้เฉพาะเมื่อและถ้าคุณเลือกเท่านั้น และในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ คุณก็มีโอกาสที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างได้โดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้น

ตัวอย่างง่ายๆ    ถ้าคุณต้องการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณบนข้อมูลที่สร้างโดยผู้เขียนจากภายนอกทีมของคุณเท่านั้น มีเพียงการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองเท่านั้นที่จะป้องกันไม่ให้เวิร์กโฟลว์ทำงานโดยอัตโนมัติบนข้อมูลที่คุณและทีมของคุณสร้าง (อีกวิธีหนึ่งก็คือ เก็บรักษารายการหรือไลบรารีหนึ่งไว้สำหรับข้อมูลจากผู้สร้างในทีมของคุณ และรายการหรือไลบรารีที่แยกต่างหากสำหรับข้อมูลจากผู้สร้างคนอื่นๆ ทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ แต่เฉพาะในรายการผู้สร้างภายนอกเท่านั้น)

ข้อเสียหลักของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือบางคนจะต้องจำว่าจะต้องเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ตามที่เหมาะสมที่จะทำเช่นนั้น

เริ่มโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติโดยเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่ง หรือเหตุการณ์แต่ละเหตุการณ์ดังนี้

  • ข้อมูลใหม่ถูกสร้างในหรือถูกอัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี

  • ข้อมูลที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารีนั้นได้ถูกเปลี่ยนแปลง

ข้อดีของการเริ่มโดยอัตโนมัติก็คือไม่มีใครต้องจำว่าจะต้องเริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะทำงานทุกๆ ครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

ตัวอย่างง่ายๆ    สมมติว่านักบัญชีขององค์กรของคุณต้องการรีวิวงบประมาณทั้งหมดที่อัปโหลดหรือสร้างในไลบรารี งบประมาณ ของคุณ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมไปยังไลบรารีนั้น และระบุว่านักบัญชีของคุณเป็นผู้เข้าร่วมเพียงคนเดียวได้ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีข้อมูลใหม่ถูกเพิ่ม ("สร้าง") เข้ามาในรายการ ด้วยวิธีนี้ นักบัญชีของคุณจะได้รับข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

มีข้อเสียของการเริ่มโดยอัตโนมัติสองประการดังนี้

  • คุณไม่สามารถหยุดเวิร์กโฟลว์จากการทำงานเมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

  • คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าใดๆ ได้ที่การเริ่มต้นของอินสแตนซ์แต่ละรายการ

ส่วนบน

06. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่

เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาสำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณจะได้รับตัวเลือกในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันซึ่งสืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาที่คุณกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์อีกด้วย (ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว ตัวเลือกนี้จะไม่แสดงในฟอร์มความสัมพันธ์)

บันทึกย่อ

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดให้เสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

ส่วนบน

07. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด

คุณจะต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละคนที่จะมอบหมายงานการรีวิวให้

ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน    คุณสามารถเลือกที่จะให้มีขั้นตอนของการรีวิวงานเพียงขั้นตอนเดียวหรือให้มีหลายขั้นตอนก็ได้ ถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งขั้นตอน ขั้นตอนจะถูกดำเนินการทีละขั้นต่อกันไป

การรีวิวแบบขนานหรือการรีวิวแบบต่อเนื่อง    สำหรับผู้เข้าร่วมในขั้นตอนหนึ่งใดๆ คุณสามารถเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทั้งหมดในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน) หรือเลือกว่าจะมอบหมายงานรีวิวให้พวกเขาทีละงานต่อๆ กัน (แบบต่อเนื่อง) ในลำดับที่คุณกำหนดก็ได้ การเลือกแบบต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์ถ้า ตัวอย่างเช่น คุณตั้งค่าให้เวิร์กโฟลว์หยุดหลังจากการปฏิเสธครั้งแรก  หรือถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมคนหลังๆ สามารถดูที่ข้อคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมคนก่อนๆ โดยให้เป็นส่วนหนึ่งของบริบทของการรีวิวของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น

สถานการณ์สมมติแบบง่ายๆ นี้แสดงให้เห็นข้อดีสองสามข้อของทั้งการรีวิวแบบหลายขั้นตอนและแบบต่อเนื่อง ดังนี้

สมมติว่า กิตติกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่ เขาต้องการให้ผู้ร่วมงาน คือ อัญชนาและธิติรีวิวแต่ละข้อมูลก่อนที่เขาจะรีวิวเองอีกที ด้วยวิธีนี้ เขาจะเห็นข้อคิดเห็นของทั้งสองคนก่อนที่เขาจะเริ่มการรีวิว กิตติสามารถเลือกตั้งค่านี้ได้สองวิธี ดังนี้

  • ด้วยการใช้การรีวิวแบบ ต่อเนื่อง     กิตติได้สร้างการรีวิวแบบต่อเนื่อง ซึ่งอัญชนาและธิติเป็นผู้เข้าร่วมสองคนแรก ส่วนกิตติเป็นคนที่สาม
    ในการจัดลำดับนี้ อัญชนาต้องตอบรับข้อมูลนั้นก่อนที่งานของธิติจะถูกมอบหมาย จากนั้นธิติต้องตอบรับข้อมูลนั้นก่อนที่งานของกิตติจะถูกมอบหมาย
    ต่อไปนี้เป็นวิธีการที่กิตติสร้างการรีวิวแบบต่อเนื่องในขั้นตอนเดียว
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนต่อเนื่องถูกเน้นไว้

  • ด้วยการใช้ทั้งสอง ขั้นตอน    ถ้ากิตติต้องการให้อัญชนาและธิติได้รับมอบหมายการรีวิวในเวลาเดียวกัน เพื่อให้ธิติไม่จำเป็นต้องรอให้อัญชนาทำการรีวิวให้เสร็จก่อนที่เธอจะเริ่มงานได้ เขาสามารถตั้งค่าให้มีสองขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ได้ โดยขั้นตอนแรกเป็นแบบขนานสำหรับการรีวิวของอัญชนาและธิติ และขั้นตอนที่สองแบบแยกต่างหากสำหรับการรีวิวของเขาเองเท่านั้น ถ้าขั้นตอนแรกไม่เสร็จสมบูรณ์ ขั้นตอนที่สองจะเริ่มไม่ได้
    นี่คือวิธีที่กิตติตั้งค่าการรีวิวขนานแบบสองขั้นตอน
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนแบบขนานถูกเน้นไว้

นี่คือไดอะแกรมของทั้งสองวิธี

เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องและเวิร์กโฟลว์แบบสองขั้นตอนแสดงเคียงข้างกัน

ผู้เข้าร่วมจากภายนอก    มีกระบวนการพิเศษสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการนั้น

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

การมอบหมายงานหนึ่งไปยังแต่ละกลุ่มทั้งหมด หรือสมาชิกของกลุ่มได้อย่างไร    ถ้าคุณมีรายการแจกจ่ายที่อยู่หรือกลุ่ม ระหว่างผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ของคุณคุณสามารถให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานหนึ่งไปยังแต่ละสมาชิกของกลุ่มหรือกำหนดงานเพียงงานเดียวกับทั้งกลุ่ม(แต่ยังคง ส่งแบบ แจ้งให้ทราบของงานเดียวกับสมาชิกแต่ละ) เมื่อมอบหมายงานเพียงงานเดียวให้ทั้งกลุ่ม แล้วใด ๆ สมาชิกของกลุ่มการอ้างสิทธิ์ และสามารถทำให้เสร็จสมบูรณ์ที่เดียว (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

ส่วนบน

08. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง

มีเขตข้อมูลข้อความในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณสามารถให้คำแนะนำ รายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ ทรัพยากร และอื่นๆ

คำถามที่คุณอาจคำนึงถึงในเขตข้อมูลข้อความนี้มีดังนี้

  • ถ้าผู้เข้าร่วมมีปัญหาหรือมีข้อสงสัย ผู้เข้าร่วมควรติดต่อใคร

  • ผู้รีวิวสามารถส่งคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้นหรือไม่ หรือผู้รีวิวสามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลได้ด้วย

  • ถ้าผู้รีวิวสามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลได้ ผู้รีวิวควรเช็คเอาท์ข้อมูลการก่อนทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ หรือควรปล่อยให้ข้อมูลเช็คอินอยู่เพื่อที่ผู้รีวิวหลายๆ คนจะได้ทำงานในข้อมูลนั้นพร้อมๆ กันได้

  • ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะมอบหมายงานเดี่ยวให้กับกลุ่มแต่ละกลุ่ม หรือรายชื่อการแจกจ่ายแต่ละรายการเท่านั้น ให้แจ้งตรงส่วนนี้ว่าสมาชิกเดี่ยวของกลุ่มแต่ละกลุ่มควรอ้างสิทธิ์ในงานก่อนจะทำให้งานเสร็จสมบูรณ์ ด้วยวิธีนี้ สมาชิกคนอื่นๆ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาเริ่มทำงานเดียวกัน (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

ส่วนบน

09. มีคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือมีในข้อมูลด้วย

มีข้อพิจารณาหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกับคำถามที่สำคัญนี้ ถ้าคุณยังไม่ได้อ่าน ให้เปิดและอ่านส่วน อนุญาต ของบทความนี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ส่วนบน

10. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่

คุณสามารถระบุวันกำหนดส่งงานเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยหนึ่งหรือทั้งสองวิธี ดังนี้

ตามวันที่ในปฏิทิน    คุณสามารถระบุวันที่เดี่ยวๆ ในปฏิทินสำหรับวันกำหนดส่งงานทั้งหมดได้

  • ถ้าคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติ คุณมักจะshouldn'tใช้ตัวเลือกนี้ นี่คือเนื่องจากวันค่าที่คุณระบุจะโดยอัตโนมัติปรับเองเมื่อเปรียบเทียบกับวันปัจจุบันทุกครั้งเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ

ตามระยะเวลาของงาน    คุณสามารถกำหนดจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือนซึ่งอนุญาตให้ทำงานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ โดยจะเริ่มต้นเมื่องานนั้นๆ ถูกมอบหมายไปแล้ว

  • วันครบกำหนดในปฏิทินจะเข้าไปแทนที่ระยะเวลางานที่ระบุ นั่นก็คือ ถ้าวันนี้เป็นวันที่ 10 มิถุนายน และฉันได้รับมอบหมายงานในวันนี้ซึ่งมีระยะเวลางานสามวัน แต่ก็มีวันครบกำหนดส่งตามปฏิทินเป็นวันที่ 11 มิถุนายน ดังนั้นงานจะครบกำหนดในวันที่ 11 มิถุนายน (วันครบกำหนดตามปฏิทิน) ไม่ใช่วันที่ 13 มิถุนายน (วันสุดท้ายของระยะเวลางานสามวัน)

ส่วนบน

11. เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดเมื่อไหร่

ถ้าจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับการรีวิวที่ไม่จำเป็น คุณสามารถเลือกให้เวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกทันทีถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูล

ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้เข้าร่วมสามารถให้คำติชมในฟอร์มงานของเขาเท่านั้น นั่นคือ ผู้เข้าร่วมไม่สามารถแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลได้เพราะนั่นอาจทำให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะส่งผลเป็นการยกเลิกเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ดูให้แน่ใจว่าได้รวมหมายเหตุไว้ในเขตข้อมูล การร้องขอ แล้ว ซึ่งแนะนำผู้เข้าร่วมว่าห้ามทำการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลสำหรับการรีวิวโดยตรง

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มได้บนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ในปัจจุบัน หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มแล้ว สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลสำหรับรีวิวได้ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลง (อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ข้อมูลนั้นถูกเช็คเอาท์ จะไม่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์อื่นๆ บนข้อมูลนั้นได้)

ส่วนบน

12. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง

ในเขตข้อมูล CC บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ คุณสามารถใส่ชื่อหรือที่อยู่สำหรับบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นและสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อตรงส่วนนี้ไม่มีผลต่อการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์ไปยังคนนั้นๆ

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม ใหม่ไปยังรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน ให้ไปที่ส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนเพิ่ม

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม (สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น)

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม
(สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้น)

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนส่วน เรียนรู้อนุญาต และ วางแผน ก่อนหน้าในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานหรือยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นจะระบุว่าคุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้ระบุว่าชนิดเนื้อหาเดี่ยวสำหรับเวิร์กโฟลว์จะทำงานบนหรือ ทั้งหมด (สำหรับชนิดเนื้อหาทั้งหมด) แล้วคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์
    หน้า เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มี ชนิดเนื้อหาทั้งหมด และคำบรรยายภาพ เพิ่มเวิร์กโฟลว์

  5. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ชนิดเนื้อหา

เก็บสิ่งที่เลือกเริ่มต้นเป็น ทั้งหมด หรือเลือกชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

เวิร์กโฟลว์

เลือกเทมเพลต การรวบรวมคำติชม SharePoint 2013

หมายเหตุ:  ถ้าเทมเพลต การรวบรวมคำติชม SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาวิธีเปิดใช้งานเทมเพลตนี้สำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของรายการหรือไลบรารีนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก งาน (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการประวัติใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกต่าง ๆ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของฟอร์มนี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ: ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้  ซึ่งคือหมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ มอบหมายให้ จนถึง CC  ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะอินสแตนซ์นั้นได้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ
        สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • ถ้าจะมอบหมายเฉพาะงานหนึ่งงานให้แต่ละกลุ่มทั้งกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในนามของทั้งกลุ่ม คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ว่าสามารถส่งคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลได้ด้วย (และถ้าในข้อมูล ว่าผู้รีวิวสามารถเช็คเอาท์เอกสาร หรือปล่อยเอกสารนั้นเช็คอินอยู่)
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน อนุญาต ของบทความนี้

  • หมายเหตุเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (ถ้ามี)
    คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

  • ถ้าเวิร์กโฟลว์นี้เริ่มโดยอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลระยะเวลาสองเขตเท่านั้นเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าและเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการให้เวิร์กโฟลว์หยุดและยกเลิกทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่กำลังถูกรีวิว ให้เลือกตัวเลือกนี้

โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้รีวิวจะไม่สามารถเพิ่มการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลโดยไม่ทำให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดได้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อม ไปส่วนเริ่มของบทความนี้ และเริ่มอินสแตนซ์แรกเพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนเพิ่ม

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม (สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน)

เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม
(สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน)

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนส่วน เรียนรู้อนุญาต และ วางแผน ก่อนหน้าในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งอีเมลการแจ้งให้ทราบและตัวแจ้งเตือน คุณจะต้องเปิดใช้งานอีเมลสำหรับไซต์ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานไปรึยัง ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปยังโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มลงในทั้งไซต์คอลเลกชันจะต้องเพิ่มสำหรับข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

    1. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้การตั้งค่า คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
      ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

    2. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ คลิกลิงก์เพิ่มเวิร์กโฟลว์
      เพิ่มลิงก์เวิร์กโฟลว์

    3. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
      (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

เวิร์กโฟลว์

เลือกเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013

หมายเหตุ:  ถ้าเทมเพลต การอนุมัติ SharePoint 2013 ไม่ปรากฏในรายการ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาวิธีเปิดใช้งานเทมเพลตนี้สำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ชื่อ

พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนี้

สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

รายการงาน

เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก งาน (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

รายการประวัติ

เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการประวัติใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ตัวเลือกการเริ่มต้น

ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกต่าง ๆ ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

อัปเดตชนิดเนื้อหาของรายการและไซต์ได้อย่างไร

ระบุว่าต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ถูกเพิ่มลงใน (สัมพันธ์กับ) ไซต์และชนิดเนื้อหารายการอื่นทั้งหมดที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานี้ด้วยหรือไม่

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอดถูกตัดขาด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในไซต์แต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

  1. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของหน้านี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  2. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ: ผลิตภัณฑ์ SharePoint มีตัวเลือกแรกหลายตัวเลือกให้คุณในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้  หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ ผู้รีวิว จนถึง CC ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองเพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นเฉพาะกับหนึ่งอินสแตนซ์นั้นได้

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน (ในแบบต่อเนื่อง)
        ให้ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะถูกมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ
        สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ระบุว่าควรมอบหมายงานในขั้นตอนนี้ทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • ถ้าจะมอบหมายเฉพาะงานหนึ่งงานให้แต่ละกลุ่มทั้งกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในนามของทั้งกลุ่ม คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ว่าสามารถส่งคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลได้ด้วย (และถ้าในข้อมูล ว่าผู้รีวิวสามารถเช็คเอาท์เอกสาร หรือปล่อยเอกสารนั้นเช็คอินอยู่)
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน อนุญาต ของบทความนี้

  • หมายเหตุเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (ถ้ามี)
    คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

  • ถ้าเวิร์กโฟลว์นี้เริ่มโดยอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลระยะเวลาสองเขตเท่านั้นเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าและเมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการให้เวิร์กโฟลว์หยุดและยกเลิกทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่กำลังถูกรีวิว ให้เลือกตัวเลือกนี้

โปรดจำไว้ว่าถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ผู้รีวิวจะไม่สามารถเพิ่มการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลโดยไม่ทำให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดได้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำการสร้างเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันใหม่ให้กับคุณ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อม ไปส่วนเริ่มของบทความนี้ และเริ่มอินสแตนซ์แรกเพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนเริ่มต้น

เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

  • ด้วยตนเองตลอดเวลา โดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นออก

  • โดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์ที่ระบุไว้เกิดขึ้น  นั่นคือ เมื่อใดก็ตามที่มีการเพิ่มข้อมูลไปยังรายการหรือไลบรารี และ/หรือ เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในรายการถูกเปลี่ยนแปลงโดยวิธีใดๆ
    (มีการระบุเหตุการณ์ที่ทริกเกอร์ไว้ในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ ในระหว่างการเพิ่มและการกำหนดค่าดั้งเดิมของเวิร์กโฟลว์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มในข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ในปัจจุบันได้ (สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลได้หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ได้เริ่มในข้อมูลแล้ว แต่หลังจากนั้น เวิร์กโฟลว์อื่นๆ จะไม่สามารถเริ่มในข้อมูลนั้นได้จนกว่าจะเช็คอินข้อมูลกลับมาอีกครั้ง)

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

  2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

  3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติ ฉะนั้น ทุกครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนข้อมูลที่ทริกเกอร์ข้อมูลนั้นทันที

เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มทำงาน จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานและส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังผู้รับมอบหมายแต่ละคน ขณะเดียวกัน ก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้น (แตกต่างไปจากการแจ้งเกี่ยวกับงาน) ไปยังผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก รวมถึงทุกคนที่มีรายชื่ออยู่ในเขตข้อมูล CC ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์อีกด้วย

หมายเหตุ:  เมื่อมีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่จะเริ่มโดยอัตโนมัติเป็นครั้งแรก ควรปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด (บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์) ว่างเอาไว้ เนื่องจากค่าของวันที่ที่ระบุไว้ในนั้นจะไม่ปรับเปลี่ยนตามวันที่ที่เวิร์กโฟลว์เริ่มในแต่ละครั้งโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

ส่วนบน

2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

บันทึกย่อเกี่ยวกับสิทธิ์    โดยปกติแล้ว คุณต้องมีสิทธิ์ แก้ไขรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์นี้อยู่ แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ อย่างไรก็ตาม เจ้าของยังสามารถเลือกที่จะให้ต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ สำหรับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ตามหลักเกณฑ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้ จากการเลือกตัวเลือกนี้ เจ้าของสามารถกำหนดได้ว่าให้เฉพาะตัวเองและเจ้าของอื่นๆ เท่านั้นที่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวได้ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

มีที่เริ่มต้นได้สองที่

คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองจากที่ใดที่หนึ่งในสองที่นี้

  • จากรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูล

  • จากภายในรายการเองเปิดในโปรแกรม Microsoft Office ถูกสร้างขึ้น (โปรดสังเกตว่า นี้ต้องมีโปรแกรมทั้งหมด ติดตั้ง และไม่เวอร์ชัน web application)

สองส่วนย่อยที่เหลือในส่วนนี้จะมีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีมาด้วย

ส่วนบน

3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการให้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์

  2. คลิกที่ไอคอนด้านหน้าของชื่อรายการเพื่อเลือกรายการดังกล่าว จากนั้นบนแท็บ ไฟล์ ของ Ribbon ในกลุ่ม เวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

  3. บนเวิร์กโฟลว์: บนหน้า ชื่อข้อมูล ภายใต้ เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้คลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
    ลิงก์เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

  4. ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุนี้ของเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ:  การเปลี่ยนแปลงที่ทำที่นี่ ในฟอร์มการเริ่มต้นนี้ จะนำไปใช้กับ เฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น ถ้าคุณต้องการนำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ไปใช้ในแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ได้แสดงไว้ในฟอร์มนี้ ให้ดูที่ ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

ฟอร์มการเริ่มต้นที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน
        ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ
        สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ดูให้แน่ใจว่าข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับการมอบหมายงานในส่วนแต่ละส่วนทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คือวิธีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่กำหนดค่าไว้แล้วในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • ถ้าจะมอบหมายเฉพาะงานหนึ่งงานให้แต่ละกลุ่มทั้งกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในนามของทั้งกลุ่ม คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ว่าสามารถส่งคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลได้ด้วย (และถ้าในข้อมูล ว่าผู้รีวิวสามารถเช็คเอาท์เอกสาร หรือปล่อยเอกสารนั้นเช็คอินอยู่)
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน อนุญาต ของบทความนี้

  • หมายเหตุเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (ถ้ามี)
    คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานออกไป และในขณะเดียวกันจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มงานมาถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ส่วนบน

4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

  1. เปิดข้อมูลในโปรแกรม Office ที่ติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึกและส่ง จากนั้นคลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้ทำงานบนข้อมูลนั้น

  3. ถ้าคุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้แจ้งให้คุณทราบว่าเวิร์กโฟลว์ต้องการให้ไฟล์ของคุณเช็คอินอยู่ ให้คลิกปุ่ม เช็คอิน

  4. คลิกปุ่ม เริ่มเวิร์กโฟลว์ ใหญ่

  5. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ:  การเปลี่ยนแปลงที่ทำที่นี่ ในฟอร์มการเริ่มต้นนี้ จะนำไปใช้กับ เฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น ถ้าคุณต้องการนำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ไปใช้ในแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ได้แสดงไว้ในฟอร์มนี้ ให้ดูที่ ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

    ฟอร์มการเริ่มต้นที่มีคำบรรยายภาพที่มีหมายเลข

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

กำหนดให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะถูกมอบหมายครั้งละหนึ่งงาน
        ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่จะไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังมอบหมายงานให้แก่บุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร SharePoint ของคุณ
        สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมจากภายนอก ให้ดูที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

ดูให้แน่ใจว่าข้อมูลจำเพาะเกี่ยวกับการมอบหมายงานในส่วนแต่ละส่วนทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คือวิธีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ขั้นตอนแบบต่อเนื่อง และแบบขนาน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่กำหนดค่าไว้แล้วในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

  • ถ้าจะมอบหมายเฉพาะงานหนึ่งงานให้แต่ละกลุ่มทั้งกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน แต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในนามของทั้งกลุ่ม คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วนทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ว่าสามารถส่งคำติชมในฟอร์มงานเท่านั้น หรือในข้อมูลได้ด้วย (และถ้าในข้อมูล ว่าผู้รีวิวสามารถเช็คเอาท์เอกสาร หรือปล่อยเอกสารนั้นเช็คอินอยู่)
    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน อนุญาต ของบทความนี้

หมายเหตุเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (ถ้ามี)
คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนดและระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้ครบกำหนดวันและเวลาที่จะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูส่วนวางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

สำเนาถึง

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • ใส่ชื่อที่นี่แล้วใช้ 'ผลลัพธ์tการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งาน และในขณะเดียวกันก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ถัดไปคืออะไร

  • ถ้านี่เป็นการทำงานครั้งแรกของเวิร์กโฟลว์ ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ต้องการข้อมูลและคำแนะนำเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์หรือไม่ (เขาอาจพบว่าส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้เป็นประโยชน์อย่างมาก)

  • เช่นเดียวกัน คุณควรตรวจดูว่าผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้รับการแจ้งทางอีเมลหรือไม่ และโดยเฉพาะการแจ้งนั้นไม่ได้ถูกจัดการโดยไม่ถูกต้องจากตัวกรองอีเมลขยะ

  • และแน่นอนว่าคุณอาจมีงานเวิร์กโฟลว์หนึ่งงานหรือมากกว่านั้นที่ต้องทำให้เสร็จด้วยตัวเอง ไปที่ส่วน ทำให้เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

  • ขณะเดียวกัน ถ้าต้องการทราบวิธีการติดตามความคืบหน้าของอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้ไปยังส่วน การตรวจสอบ ของบทความนี้

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนทำให้เสร็จสมบูรณ์

ทำเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมให้เสร็จสมบูรณ์

ทำเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมให้เสร็จสมบูรณ์

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม การย้อนไปทบทวนส่วนนี้ของบทความอย่างละเอียดก่อนการทำงาน อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างมาก ซึ่งการทำเช่นนั้นจะช่วยทำให้คุณระมัดระวังกับทุกตัวเลือกที่อาจเปิดอยู่สำหรับคุณ

หมายเหตุ: ถ้าคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่ได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบในกล่องอีเมลขาเข้า ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งนั้นไม่ได้ตกค้างที่อื่นเนื่องจากตัวกรองอีเมลขยะ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ปรับการตั้งค่าตัวกรองของคุณให้สอดคล้องกัน

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับบทความที่ถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน จะมีการกระทำของงานที่ต่างกันออกไป

ดังนั้นก่อนที่คุณจะเริ่ม ดูให้แน่ใจว่างานที่คุณได้รับมอบหมายนั้นเป็นงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมจริงๆ และไม่ใช่งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นๆ

ค้นหาข้อความโปรดรีวิวในตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้:

  • ในบรรทัดเรื่อง ของการแจ้งเกี่ยวกับงาน
    ข้อความ โปรดอนุมัติ บนบรรทัด เรื่อง ของการแจ้งเกี่ยวกับงาน

  • บนแถบข้อความในรายการรอการรีวิว
    ข้อความโปรดอนุมัติบนแถบข้อความในข้อมูล

  • ในชื่องานบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์
    ข้อความโปรดรีวิวในชื่องานบนหน้า สถานะ

ถ้าคุณไม่เห็นข้อความ โปรดรีวิว ในตำแหน่งเหล่านี้ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือเพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกดูว่าเวิร์กโฟลว์ได้ยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ใด  หรือเป็นเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองหรือไม่ คุณจะพบลิงก์ไปยังบทความเกี่ยวกับวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

ถ้างานของคุณคืองานการรวบรวมคำติชม ให้อ่านต่อไปเลย!

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ภาพรวมของกระบวนการ

  2. ไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน

  3. ไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

  4. รีวิวข้อมูล

  5. ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่งฟอร์มงาน

  6. แจ้งให้ทราบพ้นกำหนด

  7. การอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณทำเสร็จ (เลือกได้)

  8. ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

  9. มอบหมายงานของคุณกับบุคคลอื่น (เลือกได้)

  10. ทำให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้ภายนอกเข้าร่วม (เลือกได้)

1. ภาพรวมของกระบวนการ

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์ คุณจะรับทราบงานเหล่านั้นได้จากหนึ่งในสามวิธีดังต่อไปนี้

  • คุณได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงานทางอีเมล

  • คุณเปิดเอกสาร Microsoft Office แล้วเห็นแถบข้อความที่แจ้งว่าคุณได้รับมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง

  • คุณตรวจสอบไซต์ SharePoint แล้วพบว่าได้รับมอบหมายงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้น

เมื่อคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม โดยทั่วไปคุณจะดำเนินการสองอย่างดังนี้

  • รีวิวข้อมูล    คุณเปิดและรีวิวข้อมูล

  • ทำงานให้สำเร็จ    คุณจะใช้ฟอร์มงานเพื่อส่งผลการรีวิวของคุณ

มีสามรายการดังต่อไปนี้ที่มักเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของคุณ คือ

  • ข้อความแจ้งให้ทราบ (ซึ่งคุณได้รับมาเป็นอีเมล)

  • ข้อมูลที่ส่งมาให้คุณรีวิว (ซึ่งคุณเปิดและรีวิว)

  • ฟอร์มงาน (ซึ่งคุณจะเปิดดู ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่ง)

นี่เป็นตัวอย่างของข้อมูลสามรายการดังกล่าวข้างต้น

ข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ข้อมูลสำหรับการรีวิว และฟอร์มงาน

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ในคำแนะนำ การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้ บนแถบข้อความ

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งทางอีเมล

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่รอการรีวิว ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ ที่สัมพันธ์กับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์นั้น

  2. ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ชื่องานของคุณ

  3. ในฟอร์มงาน ที่แถบข้อความ งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ส่วนบน

4. การรีวิวข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลเป็นเอกสาร Microsoft Word

เคล็ดลับ:  ถ้านี่เป็นงานกลุ่ม นั่นคือ งานๆ เดียวที่มอบหมายให้กลุ่มทั้งกลุ่มหรือรายการแจกจ่ายทั้งรายการเพื่อให้สมาชิกกลุ่มคนเดียวสามารถทำงานของทั้งกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ได้  ก็จะเป็นการดีที่คุณควรจะอ้างสิทธิ์ในงานนั้นเสียก่อนที่คุณจะเริ่มรีวิวข้อมูลนั้น การทำเช่นนี้จะช่วยลดโอกาสที่สมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะเข้ามารีวิวบทความนั้นอีกด้วย สำหรับคำแนะนำ ให้ดูส่วนย่อยที่ 7 ในส่วนนี้ที่ชื่อ การอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณจะทำให้เสร็จ

ข้อมูลที่ต้องรีวิวที่มีแถบข้อความสีเหลืองสองแถบ

โปรดสังเกตแถบข้อความสีเหลืองที่ด้านบนสุดของเอกสาร

เซิร์ฟเวอร์ในโหมดอ่าน อย่างเดียว    เอกสารนี้ถูกเปิดในโหมดอ่านอย่างเดียว กล่าวคือ คุณสามารถอ่านเอกสาร แต่คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเอกสารนั้น

ผู้ที่เรียกใช้เวิร์กโฟลว์มีทางเลือกที่จะอนุญาตให้มีคำติชมเฉพาะในฟอร์มงาน หรือจะอนุญาตให้มีการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลด้วย ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าคุณควรจะทำงานในตัวข้อมูลหรือไม่ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ หรือผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรก ถ้าคุณควรแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็น ให้คลิกปุ่ม แก้ไขเอกสาร

ต้องแน่ใจในสิ่งต่อไปนี้

  • ตรวจดูให้แน่ว่าคุณรู้ว่าคุณควรเช็คเอาท์เอกสารก่อนที่จะแทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็น หรือคุณควรปล่อยให้เอกสารนั้นเช็คอินอยู่เพื่อให้ผู้รีวิวหลายๆ คนสามารถทำงานในเอกสารพร้อมๆ กัน

  • ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะแทรกการเปลี่ยนแปลงหรือข้อคิดเห็นใดๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน อนุญาต ของบทความนี้

  • ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยังเซิร์ฟเวอร์เมื่อคุณทำงานในข้อมูลเสร็จแล้ว ถ้าคุณเช็คเอาท์ข้อมูล ให้เช็คอินข้อมูลนั้นกลับมาอีกครั้ง

เวิร์กโฟลว์    งานเมื่อคุณพร้อมที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่งฟอร์มงาน คลิกปุ่มเปิดงานนี้

ส่วนบน

5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน

ฟอร์มงานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมจะมีลักษณะดังนี้

ฟอร์มงานการรวบรวมคำติชมที่มีคำบรรยายภาพเขตข้อมูล

โปรดสังเกตว่า ตัวควบคุมสองตัวแรก (ลบข้อมูล และ นำงานเวิร์กโฟลว์นี้ไปใช้กับชื่อข้อมูล) จะไม่ ปรากฏในฟอร์มงานเมื่อถูกเปิดจากภายในข้อมูลสำหรับการรีวิว

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ลบรายการ

เมื่อต้องการลบงานนี้ออกจากอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์นี้

  • การลบงานไม่ได้เป็นการลบข้อมูลที่ถูกรีวิวออกไป

  • งานที่ถูกลบออกไปแล้วจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่ของ งาน ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ อีกต่อไป (อย่างไรก็ตาม การลบจะยังคงถูกบันทึกในบริเวณ ประวัติ ของหน้า)

หมายเหตุ:  ถ้าคุณไม่ได้เริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการตรวจสอบกับคนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเสียก่อนที่คุณจะลบงานนั้นออกไป

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับชื่อข้อมูล

เมื่อจะเปิดข้อมูลเพื่อทำการรีวิว ให้คลิกที่ลิงก์ที่นี่

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

สถานะ การร้องขอ โดย นำมารวมข้อคิดเห็น ครบกำหนดวัน

คุณไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการในทั้งสี่เขตข้อมูลนี้ได้ แต่อาจพบว่าข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์อยู่บ้าง

โปรดสังเกตว่า ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม นอกจากจะมีคำแนะนำต่างๆ ที่เกี่ยวกับวิธีทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีข้อคิดเห็นทั้งหมดจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ทำงานในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้เสร็จแล้วอีกด้วย

ในทำนองเดียวกัน หลังจากที่คุณส่งฟอร์มของคุณแล้ว ข้อความใดๆ ที่คุณรวมไว้ในกล่อง ข้อคิดเห็น (4) จะแสดงอยู่ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม สำหรับผู้เข้าร่วมคนต่อๆ ไปด้วย

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ข้อคิดเห็น

พิมพ์หรือวางคำติชมของคุณที่นี่

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ลงไปที่นี่จะถูกบันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และจะปรากฏในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม (3) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนต่อมาสามารถเห็นได้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

ส่งคำติชม

เมื่อคุณพิมพ์คำติชมใดๆ ที่คุณต้องการส่งในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น (4) และ/หรือ แทรกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและข้อคิดเห็นในข้อมูลแล้ว ให้คลิกปุ่มนี้เพื่อส่งคำติชมและทำงานของคุณให้เสร็จสมบูรณ์

หมายเหตุ:  ก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในตัวข้อมูลเอง ให้แน่ใจว่าคุณเป็นผู้ที่ควรทำการเปลี่ยนแปลงนั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วนย่อย 4 ในส่วนนี้ที่ชื่อการรีวิวข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ยกเลิก

ถ้าต้องการปิดฟอร์มงานโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบกลับใดๆ ให้คลิกปุ่มนี้ งานนั้นจะยังคงไม่เสร็จสมบูรณ์และเป็นงานที่มอบหมายให้คุณทำอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

ร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ถ้าต้องการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่คุณกำลังรีวิวอยู่ ให้คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของฟอร์มที่คุณกรอกรายละเอียดการร้องขอของคุณและคำแนะนำอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อย ที่ 8 ในส่วนนี้ การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

การมอบหมายงานใหม่

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ใหม่ให้กับคนอื่น คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของหน้าที่คุณจะกรอกรายละเอียดการมอบหมายงานใหม่และคำแนะนำอื่นๆ ไปยังส่วนย่อย  9 ในส่วนนี้ที่ชื่อ การมอบหมายงานของคุณใหม่ให้คนอื่น

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางอย่าง

ส่วนบน

6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด

ถ้างานหรือทั้งอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์พ้นกำหนดเวลาที่ต้องทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ จะมีส่งการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติไปยัง

  • บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนั้น

  • บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น (หรือ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ)

ส่วนบน

7. การอ้างสิทธิ์งานกลุ่มก่อนที่คุณจะทำเสร็จ (เลือกได้)

ถ้ามีเพียงงานเดียวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มซึ่งมีคุณรวมอยู่ด้วย นั่นหมายถึง สมาชิกในกลุ่มคนใดก็ตามจะสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ในฐานะของทั้งกลุ่มได้

อ้างสิทธิ์งานก่อนที่คุณจะรีวิวข้อมูล ทันทีที่คุณอ้างสิทธิ์งานนั้น ผู้ได้รับมอบหมายจะเป็นคุณทันที และสมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะไม่มีสิทธิ์ทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ (ด้วยวิธีนี้ จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้ทำงานสำคัญนั้น)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้ชี้ไปที่ชื่องานซึ่งมอบหมายให้กับกลุ่มของคุณจนกระทั่งมีลูกศรปรากฏขึ้น

  2. คลิกที่ลูกศร แล้วคลิก แก้ไขข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม อ้างสิทธิ์งาน ซึ่งอยู่ในฟอร์มงาน
    วิธีอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม

เมื่อมีการรีเฟรชหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นว่างานนั้นไม่ได้ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มอีกต่อไปแล้ว แต่จะเป็นงานที่มอบหมายให้คุณคนเดียวเท่านั้น

ในเวลาต่อมา ถ้าคุณยังทำงานไม่เสร็จสมบูรณ์ และต้องการปล่อยงานนั้นกลับไปให้กลุ่มทำอีกครั้ง ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อกลับไปยังฟอร์มงาน แต่คลิกที่ปุ่ม ปล่อยงาน

ปุ่ม ปล่อยงาน บนฟอร์มงาน

กลับไปยังการรีวิวข้อมูล

8. การร้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

ก่อนเริ่มทำขั้นตอนนี้ โปรดสังเกตว่าเวิร์กโฟลว์อาจถูกตั้งค่าให้ สิ้นสุดทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ คุณควรตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรกเพื่อให้แน่ใจได้ว่าสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ และการสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ที่จุดนั้นก็ไม่ได้เป็นปัญหาแต่อย่างใด

เราจะสาธิตตัวเลือกการร้องขอการเปลี่ยนแปลงให้ดู ดังในสถานการณ์ต่อไปนี้

ขั้นแรก สมมติว่าคุณชื่อ กิตติ

จากนั้น สมมติว่าผู้ร่วมงานที่ชื่อ อัญชนาได้เริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมบนเอกสารที่เธอได้สร้างขึ้น

เมื่อคุณรีวิวเอกสารใหม่ของอัญชนา แล้วรู้สึกว่าบทนำมีความยาวมากเกินไป

คุณสามารถคลิกปุ่ม ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ จากนั้นกรอกข้อมูลในฟอร์มให้เสร็จเรียบร้อย

ฟอร์มสำหรับการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ร้องขอการเปลี่ยนแปลงจาก

กรอกชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณร้องขอการเปลี่ยนแปลง

(ถ้าต้องการส่งการร้องขอไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือส่งไปยังบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม นี้คนแรกถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ  คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้ได้)

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอใหม่

อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้ทำ และให้ข้อมูลที่บุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องใช้

(ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • เมื่อต้องการเก็บที่มีอยู่วันครบกำหนด   วันออกจากเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนด   ทั้งหมดพิมพ์เลข0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อคุณได้รายการทั้งหมดในฟอร์มตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิก ส่ง จากนั้น งานปัจจุบันของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์ (แต่ยังไม่จบกระบวนการเพียงเท่านี้ หลังจากที่อัญชนาได้เปลี่ยนแปลงงานเรียบร้อยแล้ว คุณจะได้รับมอบหมายงานการรีวิวอีกครั้ง)

ขณะเดียวกันอัญชนาก็จะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบดังนี้

การแจ้งให้ทราบจะถูกส่งออกไปเมื่อมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

อัญชนาสามารถทราบได้ทันทีที่มองเห็นบรรทัด เรื่อง (หมายเลข 1 ในภาพประกอบ) ว่านี่ไม่ใช่การแจ้งการรวบรวมคำติชมตามปกติ แต่เป็นการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางสิ่ง ซึ่งเธอจะค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ระบุที่ได้มีการร้องขอมาได้ในข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอของ (หมายเลข 2)

อัญชนาเช็คเอาท์ข้อมูล แก้ไขในสิ่งที่ร้องขอ (หรือไม่แก้ไข) จากนั้นบันทึกการเปลี่ยนแปลง (ถ้ามี) แล้วเช็คอินข้อมูลนั้นกลับไป (โปรดจำไว้ว่าถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าให้สิ้นสุดทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงในข้อมูล การกระทำนี้จะทำให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดลง)

หลังจากนั้น อัญชนาไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และเปิดงานร้องขอการเปลี่ยนแปลงจากพื้นที่ งาน


เมื่อการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอเสร็จสิ้น ฟอร์มก็จะถูกส่งออกไป

อัญชนาเพิ่มข้อมูลใดๆ ที่ต้องการลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น แล้วคลิก ส่งการตอบกลับ เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการสองอย่างดังต่อไปนี้

  • ทำเครื่องหมายงานที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงของอัญชนาเป็นเสร็จสมบูรณ์

  • ทำการมอบหมายงานการรีวิวใหม่ให้กับคุณ (ซึ่งมีข้อคิดเห็นของอัญชนารวมอยู่ในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม ด้วย) แล้วส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานนั้นไปให้กับคุณ

ถึงตอนนี้ คุณก็สามารถทำการรีวิวข้อมูลที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงมาแล้วต่อไปจนเสร็จสมบูรณ์

ขณะเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและมองเห็นได้ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

ประวัติเวิร์กโฟลว์ที่แสดงการดำเนินการต่างๆ ทั้งหมดที่เกิดจากการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการทั้งหมด

แผนผังลำดับงานของการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ส่วนบน

9. การมอบหมายงานของคุณใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)

ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้รับมอบหมายมาให้เสร็จสมบูรณ์แทนตัวคุณ ให้คลิกปุ่ม มอบหมายงานใหม่ ในฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มนี้จะแสดงขึ้นมา

ฟอร์มการมอบหมายงานใหม่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

การมอบหมายงาน

กรอกชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานนี้ให้

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มแบบอัตโนมัติ  ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอใหม่

ใส่ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ทำต้องการใช้เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • เมื่อต้องการเก็บที่มีอยู่วันครบกำหนด   วันออกจากเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนด   ทั้งหมดพิมพ์เลข0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คลิก ส่ง งานของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็น เสร็จสมบูรณ์ งานใหม่ได้ถูกมอบหมายให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงาน และการแจ้งเกี่ยวกับงานได้ถูกส่งออกไปแล้ว

ข้อมูลใหม่ที่คุณจัดหาไว้จะถูกรวมอยู่ในข้อความ มอบสิทธิ์โดย ในการแจ้งเกี่ยวกับงานใหม่ (หมายเลข 1 ในตัวอย่างประกอบต่อไปนี้)

การแจ้งเกี่ยวกับงานสำหรับงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและสามารถมองเห็นได้ในส่วน งาน และส่วน ประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

พื้นที่ งานและประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ส่วนบน

10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

มีกระบวนการพิเศษสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

  1. ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมภายนอกในขั้นตอน มอบหมายให้ ที่เหมาะสมบนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

  2. เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของผู้เข้าร่วมภายนอกไปให้กับสมาชิกไซต์ซึ่งเป็นบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์  หรือ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนี้จะทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

  3. สมาชิกของไซต์นี้จะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน พร้อมทั้งคำแนะนำในการส่งสำเนาข้อมูลเพื่อการรีวิวนั้นไปให้ผู้เข้าร่วมภายนอกด้วย (ขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมภายนอกก็จะได้รับสำเนาการแจ้งเกี่ยวกับงาน ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นตัวแจ้งเตือนที่มีประโยชน์หรือทำให้ตื่นตัวนั่นเอง)

  4. สมาชิกของไซต์ที่ได้รับมอบหมายงานตามจริง จะส่งสำเนาของข้อมูลนั้นไปยังผู้เข้าร่วมภายนอก

  5. ผู้เข้าร่วมภายนอกทำการรีวิวข้อมูลและส่งการตอบกลับของเขากลับไปยังสมาชิกของไซต์

  6. เมื่อได้รับการตอบกลับจากผู้เข้าร่วมภายนอก สมาชิกของไซต์จะทำงานในผลิตภัณฑ์ SharePoint ให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอกนั้น

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการ

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนสำหรับส่วนของการตรวจสอบ

ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมที่กำลังทำงานอยู่

ตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมที่กำลังทำงานอยู่

ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ก็คือหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ

ก่อนอื่น เราจะแสดงวิธีการไปยังหน้านั้น จากนั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการใช้ตัวเลือก และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะพบได้ที่นั่น และสุดท้าย เราจะแสดงหน้าอีกสองหน้าที่คุณจะสามารถรับข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ไปยังหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์

  2. ใช้หน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

  3. การเปลี่ยนแปลงงานที่ดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

  4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้ มอบหมาย)

  5. ยกเลิก หรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ทำงาน

  6. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับรายการ

  7. ตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

1. ไปยังหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์

ในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ สำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และมีเวิร์กโฟลว์คือ Approval 3

คลิกลิงก์สถานะเวิร์กโฟลว์

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

หมายเหตุ: 

  • ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก คุณสามารถใช้การเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง เพื่อช่วยค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการให้รวดเร็วยิ่งขึ้นได้ ถ้าคุณพบว่าการเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง นั้นมีผลเหมือนเดิม คุณอาจพบประโยชน์ของการสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง เพื่อให้ช่วยจัดการเฉพาะเรื่องนั้นๆ ให้แบบอัตโนมัติ

  • เมื่อต้องการไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ ดูสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has started” หรือลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has completed” สำหรับอินสแตนซ์ที่เฉพาะเจาะจงที่คุณสนใจ

ส่วนบน

2. ใช้หน้าสถานะเวิร์กโฟลว์เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

ใต้ภาพประกอบของแต่ละส่วนบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นคำถามเกี่ยวกับการตรวจสอบต่างๆ ที่ส่วนได้มีคำตอบให้ไว้แล้ว

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ใครเป็นผู้เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้

  • อินสแตนซ์นี้เริ่มตั้งแต่เมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้มีการทำงานครั้งล่าสุดเมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้กำลังทำงานอยู่บนข้อมูลใด

  • สถานะปัจจุบันของอินสแตนซ์นี้คืออะไร

ส่วน งาน

พื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • มีงานใดบ้างที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้ว และสถานะปัจจุบันของงานเหล่านี้เป็นอย่างไร

  • มีงานใดบ้างที่เสร็จสมบูรณ์ไปเรียบร้อยแล้ว และผลลัพธ์ของแต่ละงานเหล่านั้นคืออะไร

  • แต่ละงานที่ถูกสร้างและมอบหมายออกไปแล้วนั้นมีวันครบกำหนดเมื่อใด

งานที่ถูกลบออกและงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครทำ จะไม่ปรากฏให้เห็นในส่วนนี้

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้ มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาแล้วบ้าง

  • โปรดสังเกตว่างานที่พ้นกำหนด และการแจ้งเกี่ยวกับงานที่พ้นกำหนดจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่นี้

ส่วนบน

3 การเปลี่ยนแปลงงานที่ดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

การเปลี่ยนงานที่มอบหมายออกไปแล้วแต่ยังทำไม่เสร็จสมบูรณ์ทำได้สองวิธีดังนี้

  • การเปลี่ยนแปลงงานเดียวที่กำลังดำเนินการอยู่

  • การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์ ในการเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่ได้มอบหมายให้คนอื่นซึ่งไม่ใช่ตัวคุณนั้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ ดังนั้นจึงสามารถเป็นไปได้ที่จะมีสิทธิ์ที่ทำให้คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงงานของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้)

ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเหล่านี้

  1. บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ คลิกชื่อของงานในรายการงาน
    การคลิกชื่องานที่อยู่ในรายการ

  2. ใช้ฟอร์มงานเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์ ลบ มอบหมายงานใหม่ หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟอร์มงาน ดูส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์ ลิงก์ของคำสั่งทั้งสี่ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้จะปรากฏอยู่บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของบุคคลใดๆ ที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ ลิงก์สามลิงก์แรกจะปรากฏอยู่บนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้น แต่ลิงก์จบเวิร์กโฟลว์นี้ จะไม่ปราฏจนกว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ ดังกล่าวด้วยเช่นกัน (อีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

  1. บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ อัปเดตงานที่ดำเนินการอยู่ของการรวบรวมคำติชม ที่อยู่ใต้การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์

  2. เปลี่ยนแปลงแก้ไขตามที่คุณต้องการได้ในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก ตกลง

    • ข้อความที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกส่งให้กับบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้

    • งานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือที่ถูกลบ และงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้กับใครจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

    • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงงานที่ยังไม่ได้ รับมอบหมาย ดูส่วนต่อไปนี้ในส่วนนี้เปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

      ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

เมื่อต้องการเก็บที่มีอยู่วันครบกำหนด   วันออกจากระยะเวลาต่องาน เปล่า และทำให้ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหน่วยของระยะเวลา

เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดออกเพื่อให้ว่างเปล่า   ให้พิมพ์ตัวเลข0ในระยะเวลาต่องาน

เมื่อต้องการย้ายวันครบกำหนดโดยการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาเพื่อระบุทั้งตัวเลขและชนิดของหน่วยของเวลาที่คุณต้องการขยายระยะเวลา

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอ

เมื่อต้องการร้องขอเปลี่ยน   ข้อความให้ทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณต้องการในกล่องข้อความ

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะถูกอัปเดต

ส่วนบน

4 เปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้ มอบหมาย)

สิทธิ์ ลิงก์ของคำสั่งทั้งสี่ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้จะปรากฏอยู่บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของบุคคลใดๆ ที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ ลิงก์สามลิงก์แรกจะปรากฏอยู่บนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้น แต่ลิงก์จบเวิร์กโฟลว์นี้ จะไม่ปราฏจนกว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ ด้วยเช่นกัน (อีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มหรืออัปเดตผู้รีวิวของการรวบรวมคำติชม ที่อยู่ใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์

  2. เปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก อัปเดต

    หมายเหตุ:  งานที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ผู้เข้าร่วม ใบสั่ง ขยายกลุ่ม

  • เมื่อต้อง การเพิ่ม หรือเอาผู้เข้าร่วม หรือเมื่อต้อง การเปลี่ยนลำดับของงาน    เพิ่ม เอาออก และ/หรือจัดลำดับของชื่อผู้เข้าร่วมหรือที่อยู่ในเขตข้อมูลผู้เข้าร่วม

  • เมื่อต้องการลบทั้งขั้นตอน คลิกในมอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น จากนั้น กด CTRL + DELETE

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมาย ขยายกลุ่ม เพื่อระบุว่ากลุ่มการแจกจ่ายที่แสดงในรายการนั้นควรจะได้รับมอบหมายงานเพียงงานเดียวสำหรับทั้งกลุ่มหรือหนึ่งงานต่อสมาชิกแต่ละคน

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

ร้องขอ

  • ข้อความการร้องขอการเปลี่ยนแปลง   ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการในกล่องข้อความ

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

วันครบกำหนดวันที่สำหรับงานทั้งหมด ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนหรือเอาวันครบกำหนดในปฏิทินออก    ให้ลบวันที่ที่มีอยู่แล้วใส่วันที่ใหม่หรือ หากต้องการเอาวันครบกำหนดที่ระบุทั้งหมดออกไปเลย ให้ปล่อยเขตข้อมูลให้ว่างไว้ (อย่าใส่เลขศูนย์ลงในเขตข้อมูลนี้ ให้ใส่ได้เฉพาะค่าวันที่ตามปฏิทินหรือเว้นว่างไว้เท่านั้น)

  • เมื่อต้องการเก็บที่มีอยู่   ระยะเวลาออกจากระยะเวลาต่องาน ว่าง และอย่าทำการเปลี่ยนแปลงไม่มีหน่วยของระยะเวลา ออก

  • เมื่อต้องการเอาระยะเวลาเพื่อให้ว่างเปล่า   ให้พิมพ์ตัวเลข0ในระยะเวลาต่องาน

  • เมื่อต้องการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาทั้งสองเพื่อระบุตัวเลขและชนิดของหน่วยที่คุณต้องการขยายระยะเวลา (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันครบกำหนดและระยะเวลา ให้ดูที่ส่วน แผนงานของบทความนี้)

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานในอนาคตทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะสะท้อนให้เห็นผลจากการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ

ส่วนบน

5 ยกเลิก หรือสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ทำงาน

คุณสามารถหยุดอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำงานเสร็จสมบูรณ์ตามปกติได้สองวิธีดังนี้

  • ยกเลิกเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่จะยังคงไว้ในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

  • จบเวิร์กโฟลว์นี้    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิกและถูกลบออกไปจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ (อย่างไรก็ตาม งานที่ลบออกไปเหล่านั้นจะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ใน ประวัติเวิร์กโฟลว์)

มีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีดังนี้

การยกเลิก (งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่ยังถูกเก็บไว้ในรายการงานและประวัติ)

สิทธิ์ ลิงก์ของคำสั่งทั้งสี่ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้จะปรากฏอยู่บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของบุคคลใดๆ ที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ ลิงก์สามลิงก์แรกจะปรากฏอยู่บนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้น แต่ลิงก์จบเวิร์กโฟลว์นี้ จะไม่ปราฏจนกว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ ดังกล่าวด้วยเช่นกัน (อีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

เมื่อไม่ต้องการใช้อินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์อีกต่อไป คุณสามารถหยุดอินสแตนซ์นั้นได้

  • บนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ ยกเลิกงานการรวบรวมคำติชมทั้งหมด ที่อยู่ใต้การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์

งานปัจจุบันทั้งหมดถูกยกเลิก และเวิร์กโฟลว์จะจบลงโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก งานที่ถูกยกเลิกไปนั้นจะยังคงแสดงอยู่ทั้งในพื้นที่ งาน และ ประวัติเวิร์กโฟลว์

การสิ้นสุด (งานทั้งหมดจะถูกลบออกไปจากรายการงานแต่ยังคงอยู่ในประวัติ)

สิทธิ์ ลิงก์ของคำสั่งทั้งสี่ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้จะปรากฏอยู่บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของบุคคลใดๆ ที่มีสิทธิ์ จัดการรายการ ลิงก์สามลิงก์แรกจะปรากฏอยู่บนหน้าของบุคคลที่เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้น แต่ลิงก์จบเวิร์กโฟลว์นี้ จะไม่ปราฏจนกว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ ดังกล่าวด้วยเช่นกัน (อีกครั้งที่ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและกลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเวิร์กโฟลว์หยุดทำงานและไม่สามารถตอบกลับได้ คุณสามารถสิ้นสุดการทำงานนั้นได้

  • บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ บริเวณที่อยู่ใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ลิงก์ จบเวิร์กโฟลว์นี้

งานทั้งหมดที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจะถูกยกเลิกและลบออกจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แต่จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก

ส่วนบน

6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่

ในข้อมูลใดๆ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานกับข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. คลิกที่ไอคอนด้านหน้าของชื่อรายการเพื่อเลือกรายการดังกล่าว จากนั้นบนแท็บ ไฟล์ ของ Ribbon ในกลุ่ม เวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

  3. บน เวิร์กโฟลว์: ที่หน้า ชื่อรายการ ภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงาน คุณจะเห็นรายการของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานกับรายการนั้นอยู่ในปัจจุบัน

หมายเหตุ:  โปรดสังเกตว่า อินสแตนซ์หลาย อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เวอร์ชันเดียวไม่สามารถทำงานบนรายการเดียวกันในเวลาเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น ได้มีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สองเวิร์กโฟลว์ซึ่งทั้งสองใช้เทมเพลต การรวบรวมคำติชมเข้ามา เวิร์กโฟลว์แรกชื่อ Plan Feedback ส่วนอีกเวิร์กโฟลว์ชื่อ Budget Feedback จะมีเพียงหนึ่งข้อมูล หนึ่งอินสแตนซ์ ณ เวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้นที่แต่ละ Plan Feedback และ Budget Feedback จะสามารถทำงานได้ แต่ไม่ใช่ทั้งสองอินสแตนซ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์

ส่วนบน

7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถดูได้ทันทีว่า

  • มีกี่เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตซึ่งอยู่ในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน

  • ในปัจจุบัน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตกำลังใช้งานอยู่ในไซต์คอลเลกชันอยู่หรือไม่

  • มีอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เท่าใดที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละแบบที่กำลังทำงานอยู่ในไซต์คอลเลกชันในปัจจุบัน

วิธีการมีดังนี้

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

หน้า เวิร์กโฟลว์จะเปิดและแสดงข้อมูล

ถัดไปคืออะไร

ถ้านี่เป็นการทำงานครั้งแรกของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ คุณอาจต้องการใช้คำแนะนำในส่วน การรีวิว ของบทความนี้เพื่อดูเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอินสแตนซ์นั้น และดูว่าเวิร์กโฟลว์ได้ทำงานตามที่คุณต้องการหรือไม่

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

ไอคอนแนวคิดสำหรับส่วนการรีวิว

รีวิวผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม และสร้างรายงาน

รีวิวผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม และสร้างรายงาน

หลังจากที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถรีวิวเหตุการณ์ที่บันทึกเก็บเอาไว้ในประวัติได้ (คุณสามารถเข้าถึงระเบียนของอินสแตนซ์ใดๆ ได้ถึง 60 วัน หลังจากที่อินสแตนซ์นั้นทำงานเสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว)

สิ่งสำคัญ:  โปรดสังเกตว่า ประวัติเวิร์กโฟลว์จะมีให้ใช้อ้างอิงอย่างไม่เป็นทางการเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถนำมาใช้เพื่อการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ หรือเพื่อวัตถุประสงค์ทางหลักฐาน และทางกฎหมายใดๆ ทั้งสิ้น

คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์ระหว่างอินสแตนซ์ได้ด้วย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. รีวิวเหตุการณ์ต่าง ๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

  2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

  3. สร้างรายงานต่าง ๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

ตราบใดที่ข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน และจนกว่าเวิร์กโฟลว์เดิมยังทำงานกับข้อมูลเดิมนั้นอีกครั้ง คุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ล่าสุดจากรายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการดูหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ล่าสุดของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลใดๆ ให้ทำดังนี้

  • ในรายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์สถานะสำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือ เอกสารที่ชื่อKeynote draftและเวิร์กโฟลว์คือNew Doc Approval

คลิกที่ลิงก์ สถานะเวิร์กโฟลว์

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ อยู่บริเวณด้านล่าง

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ส่วนบน

2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

จะเป็นอย่างไร ถ้าคุณต้องการรีวิวประวัติของอินสแตนซ์หลังจากที่คุณใช้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์นั้นกับข้อมูลเดิมอีกครั้ง

ที่จริงแล้ว คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้นานถึง 60 วัน จากจุดการเข้าถึงสองจุด คือ รายการหรือไลบรารี หรือการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์ (ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะเก็บประวัติงานของเวิร์กโฟลว์ไว้นานหกสิบวัน)

จากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. คลิกที่ไอคอนด้านหน้าของชื่อรายการเพื่อเลือกรายการดังกล่าว จากนั้นบนแท็บ ไฟล์ ของ Ribbon ในกลุ่ม เวิร์กโฟลว์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

  3. บน เวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อข้อมูล และภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกชื่อหรือสถานะของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการรีวิว
    รายการเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ ของข้อมูล
    หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆ จะเปิดขึ้น

จากการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

  • ให้เปิดการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์ที่คุณต้องการรีวิว จากนั้นคลิกที่ลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่มีลิงก์ประวัติจะถูกเน้นเอาไว้
เปิดหน้าตัวสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้น

เมื่อต้องการเก็บรักษาไว้ทั้งหมดของการแจ้งเตือนของคุณเสร็จสมบูรณ์ คุณอาจต้องการสร้างกฎ Outlook ตั้งค่ากฎเพื่อคัดลอกข้อความขาเข้าทั้งหมดที่มีในข้อความเสร็จสมบูรณ์แล้วบนในบรรทัดเรื่อง ลงในโฟลเดอร์ของตนเอง แยกต่างหาก (ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ของ Outlook กฎสำเนาขาเข้าในข้อความ และไม่เพียงแค่ย้ายได้ หรือพวกเขาจะไม่ปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายเข้าของคุณ) เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการสร้างกฎ Outlook ดูบทความข้อความอีเมจัดการกับกฎ

ส่วนบน

3. สร้างรายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีการทำงานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ  บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ  คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

  • รายงานระยะเวลาของกิจกรรม    ให้ใช้รายงานนี้เพื่อดูระยะเวลาเฉลี่ยที่แต่ละกิจกรรมภายในเวิร์กโฟลว์ใช้ในการทำงานให้เสร็จ รวมถึง เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จแต่ละครั้ง หรือเวลาที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นใช้ในการทำงานให้เสร็จ

  • รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด    ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

  1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
    คลิก สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
    คลิกลิงก์ ดูรายงานเวิร์กโฟลว์ ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

  3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
    คลิกลิงก์สำหรับ รายงานระยะเวลากิจกรรม

  4. บนหน้า กำหนดเอง ให้เปลี่ยนหรือใช้ตำแหน่งเดิมที่คุณต้องการสร้างไฟล์รายงาน จากนั้นคลิก ตกลง
    คลิก ตกลง บนตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล
    รายงานจะถูกสร้างและจัดเก็บไว้ตามตำแหน่งที่ระบุ

  5. เมื่อรายงานถูกสร้างขึ้นมาเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ดังที่แสดงในภาพประกอบเพื่อดูรายงานได้ทันที หรือคลิก ตกลง เพื่อจบและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลัง เมื่อคุณต้องการดูรายงาน คุณก็สามารถหารายงานนั้นได้ในตำแหน่งที่คุณได้ระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้)
    คลิกที่ลิงก์เพื่อดูรายงาน

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงาน ดูส่วนการเปลี่ยนแปลงของบทความนี้

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

กราฟิกแนวคิดสำหรับส่วนการปรับเปลี่ยน

เปลี่ยนแปลง ปิดใช้งาน หรือลบเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม

เปลี่ยนแปลง ปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมออก

หลังจากที่คุณเรียกใช้อินสแตนซ์แรกของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมใหม่ของคุณ และรีวิวผลลัพธ์แล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าหนึ่งหรือหลายๆ ค่าของเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าเพิ่มเติมอีกหลายครั้งในอนาคต

และสุดท้าย ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาสั้นๆ หรือยาวนานขึ้น แต่ยังไม่ต้องการเอาออกไป  หรือต้องการเอาทั้งเวิร์กโฟลว์ออกไปจริงๆ เลยก็ได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เปลี่ยนการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

  2. ปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว ให้เปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้เลย

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

    หมายเหตุ:  ถ้าเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชมที่คุณต้องการนั้นไม่ได้แสดงอยู่ในรายการ อาจเป็นเพราะว่า เวิร์กโฟลว์นั้นสัมพันธ์กับเนื้อหาเพียงชนิดเดียวเท่านั้น เวิร์กโฟลว์ที่ปรากฏในรายการนี้จะถูกควบคุมโดยตัวควบคุม แสดงความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ ซึ่งอยู่เหนือรายการนั้น (ดูภาพประกอบ) คลิกตัวเลือกต่างๆ ของชนิดเนื้อหาในเมนูดรอปดาวน์ เพื่อค้นหาว่าตัวเลือกใดที่จะแสดงเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ เมื่อเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการปรากฏขึ้นในรายการ ให้คลิกที่ชื่อของเวิร์กโฟลว์นั้น

  5. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ให้ดูที่ส่วนวางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของ บทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้คลิกการตั้งค่า, ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

  7. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ ให้ดูที่ส่วนวางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของ บทความนี้

ส่วนบน

2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บนี้มีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ คลิกลิงก์เอาเวิร์กโฟลว์ออก
    หน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายลิงก์การเอาเวิร์กโฟลว์ออก

  5. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากรายการหรือไลบรารีพร้อมๆ กัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

ส่วนบน

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ sharepoint online แล้ว คลิ กการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือก ภายใต้ตั้งค่า คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาเวิร์กโฟลว์ออก

  7. ใช้ฟอร์มบนหน้าเอาเวิร์กโฟลว์ออกเพื่อปิดใช้งาน การเปิดใช้งาน หรือเอาเวิร์กโฟลว์
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากไซต์คอลเลกชันพร้อมกัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ให้ลองทดสอบการทำงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ให้แน่ใจเพื่อดูผลจากการเปลี่ยนแปลงนั้นอีกครั้ง

ส่วนบน

การกำหนดเองเพิ่มเติม

มีหลากหลายวิธีในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เองเพิ่มเติม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

คุณสามารถใช้โปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมต่อไปนี้ได้

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ปรับแต่งฟอร์ม การกระทำ และลักษณะการทำงานของเวิร์กโฟลว์

  • Microsoft Visual Studio    สร้างการกระทำของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)

ส่วนบน| ด้านบนของบทความ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×