วิธีที่ดีที่สุดของ outlook: เขียนอีเมยอดเยี่ยม

วิธีที่ดีที่สุดของ outlook: เขียนอีเมยอดเยี่ยม

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

ในบทความนี้

Dos

ควร

วิธีการใช้รายการการแจกจ่าย และกลุ่ม (DLs) ที่ติดต่อ

วิธีการใช้ข้อคิดเห็นแบบอินไลน์

เมื่อใดจะใช้สำเนาลับถึง

เตรียมการสำหรับวันหยุดพักผ่อน

Dos

กฎต่อไปนี้จะช่วยให้คุณอีเมลที่มีลักษณะแบบมืออาชีพ และรับข้อความของคุณผ่าน

  1. อ่านข้อความของคุณก่อนที่คุณส่ง

  2. เรื่องของคุณที่ทำให้คำอธิบาย และการดำเนินการตามแนว ตัวอย่าง: "ผู้จัดการ: โปรดส่งวันของคุณถอยกระดาน" ด้วยชื่อของกลุ่มและการกระทำที่ประกอบด้วยเพื่อให้ผู้รับสามารถบอกสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว หน้าที่มีประโยชน์อื่น ๆ รวม "ทั่ว: " และ "ต้องดำเนิน การ"

  3. ถ้าแอคชันจำเป็นต้องใช้ สถานะสิ่ง คุณต้องการบนบรรทัดเรื่อง

  4. เปลี่ยนชื่อเรื่องของข้อความถ้าเปลี่ยนหัวข้อของการสนทนา

  5. เก็บข้อความทั้งหมดที่สั้น และ ไปยังจุด

  6. จัดระเบียบเนื้อหาของข้อความของคุณจากสำคัญที่สุดไปน้อย

  7. ให้พิจารณาออกรหัสข้อมูลสำคัญ

  8. วางรายการการกระทำหรือคำถามบนแต่ละบรรทัดเพื่อให้พวกเขาดูโดดเด่น และน่าสนใจ

  9. ชื่อของบุคคลตัวหนาเมื่อการถามคำถาม ตัวอย่าง: "Ryan: สถานะของ project? คืออะไร" ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook 2016 กับ Office 365ให้พิจารณาใช้ @Mentions

  10. ขีดจำกัดจำนวนผู้ใช้ที่คุณส่งข้อความเพื่อให้ผู้ที่ต้องการอ่าน

    • วางบุคคลที่จำเป็นต้องได้รับแจ้งบนบรรทัดสำเนาถึง

    • วางบุคคลที่ต้องการตอบกลับ หรือดำเนินการบนบรรทัดถึง

  11. ใช้ตัว ลายเซ็น ที่เหมาะสมแต่เก็บตั้งแต่แบบเรียบง่ายลายเซ็นของคุณ สั้น professional และถ้าเป็นไปได้ ฟรีของกราฟิก

  12. ถ้าคุณต้องการตอบสนอง immediate ไม่ส่งอีเม โทรศัพท์ หรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

  13. ถ้าคุณอยู่ในการสนทนาทางอีเมที่มีมากกว่า 10 ข้อความโดยไม่มีวิธีแก้ไขปัญหา ให้พิจารณาการโทร หรือการตั้งค่าการประชุมเพื่อปรึกษาปัญหา อีเมลที่ไม่ได้เสมอปานกลางมีประสิทธิภาพสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน

  14. ยอมรับข้อความที่จำเป็นต้องมีการตอบกลับที่ครอบคลุมมากขึ้น ถ้าคุณกำลังยุ่งเกินกว่าเพื่อตอบสนองกับคำตอบทั้งหมดอย่างรวดเร็ว ช่วยให้ผู้ส่งทราบว่า คุณกำลังลงในปัญหา และจะตอบกลับ โดยเวลาหรือวันกำหนด ตั้งค่าสถานะข้อความเพื่อเตือนตัวคุณเองเมื่อต้องการตอบกลับในภายหลัง

  15. ใช้มีความสำคัญสูง ( ไอคอน ความสำคัญสูง ใน Outlook ) ขอบ

    หมายเหตุ: แม้ว่าคุณได้ตั้งค่ากฎส่งล่าช้า ทำเครื่องหมายข้อความที่มีความสำคัญสูง ทำให้ส่งต่องาน

  16. ถ้าคุณถูกถามคำถาม และมีหลายบุคคลที่ไม่สามารถตอบสนองเลือกบุคคลเพียงหนึ่งแทนที่ จะส่งคำถามของคุณให้กับกลุ่ม

หลักสำคัญเพื่อเขียนข้อความอีเมลดีจะ empathize กับผู้รับของคุณ สำหรับลึกดูแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมล ดูบทความ

ตามงาน: การตั้งค่าสถานะเมื่อส่ง

เมื่อคุณส่งข้อความไปหาบางคน ซึ่งคุณต้องการการตอบกลับ ให้ทำดังต่อไปนี้

  1. ตั้งค่าสถานะไว้สำหรับตัวคุณเองบนส่ง

  2. เปลี่ยนชื่อของงานอีเมลที่ถูกตั้งสถานะไว้ในแถบรายการที่ต้องทำเมื่อต้องการเริ่มต้นด้วยตามงาน

  3. ทำเครื่องหมายว่า ด้วยประเภท@Waiting

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้สาม คุณทราบว่า การดำเนินการของคุณถัดไปคือการ ส่งข้อความอื่น หรือค้นหาคำตอบ

เคล็ดลับ    เตือนตัวคุณเองเพื่อส่งข้อความอื่นมักเพิ่มเติมอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการตั้งค่าสถานะข้อความสำหรับผู้รับของคุณ ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณสัญญาต้องทำบางสิ่งบางอย่างในข้อความ ตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณเองเพื่อให้คุณมีงานในแถบรายการที่ต้องทำของคุณเพื่อเตือนคุณ

ด้านบนของหน้า

ควร

  1. ไม่ได้ใช้สเตชันเนอรี

  2. ไม่รวมผู้จัดการของคุณในทุกข้อความที่คุณส่ง

  3. ไม่ส่งข้อความเมื่อคุณ angry เมื่อต้องการเขียน บันทึกข้อมูลนั้นไปยังโฟลเดอร์แบบร่างของคุณที่ดีขึ้น และกลับมาใช้ในภายหลัง

  4. ไม่ตอบสนองด่วนคาดหวังเมื่อส่งข้อความยาว (มากกว่าสองย่อหน้า)

  5. ไม่ส่งการติดตามข้อความน้อยกว่าวันหลังจากข้อความแรก ถ้าคุณไม่ได้ยินย้อนกลับในเวลาเหมาะสม ลองใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

  6. ใช้ไม่อ่านใบตอบรับหรือจัดส่งใบตอบรับในทุกข้อความที่คุณส่ง ใช้ได้เฉพาะถ้าคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับของคุณจะได้รับข้อความ

  7. ไม่แนบค่าสถานะหรือมีความสำคัญสูง ไอคอน ความสำคัญสูง ใน Outlook ในทุกข้อความที่คุณส่ง ผู้รับของคุณจะได้เรียนรู้การละเว้นเหล่านั้น

  8. ไม่ต้องใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

  9. ไม่ต้องส่งสิ่งที่แนบมาซึ่งส่งลิงก์แทน

  10. ไม่ขยายรายการการแจกจ่าย หรือกลุ่มที่ติดต่อ การขยายรายชื่อการแจกจ่ายทำให้ข้อความยากขึ้นในการอ่าน และทำให้ผู้ใช้ไปยังโฟลเดอร์จดหมายที่ไม่ถูกต้อง

  11. ไม่ได้ใช้ sarcasm อาจถูก misunderstood ตลกของคุณ

  12. ไม่เขียนสิ่งที่คุณไม่ต้องการทุกคนในบริษัทของคุณสามารถอ่าน คุณไม่ต้องทราบตำแหน่งที่ข้อความอีเมลของคุณอาจพบ

  13. ไม่ได้ใช้เขียน หรือแนวศิลป์มากฟอนต์ที่เป็นเรื่องยากที่จะอ่าน

  14. ไม่ได้ใช้ฟอนต์สีแดง เพราะเป็นเรื่องยากที่จะอ่าน และสามารถถูกแปลเป็นการสำคัญ

  15. ไม่ส่งการตอบกลับทั้งหมดในรายชื่อการแจกจ่าย หรือที่ติดต่อกลุ่มขอจะถูกเอาออก คุณเคย

ด้านบนของหน้า

กฎสำหรับกลุ่มที่ติดต่อและรายการการแจกจ่าย (DLs)

  • ถ้าคุณกำลังตอบกลับไปยังกลุ่มที่ติดต่อขนาดใหญ่ ติดตามอีเม Dos และควรทั้งหมด

  • ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจากบุคคลหนึ่ง หรือตรวจปัญหาแยกต่างหาก ตอบกลับไปรายชื่อการแจกจ่ายทั้งหมดเพื่อให้ทุกคนรู้ว่า คุณจะตอบกลับแล้ว ตอบกลับไปยังบุคคลแยกต่างหาก ให้แน่ใจว่าการตอบสนองต่อรายชื่อการแจกจ่ายหลังจากปัญหานี้ได้รับการแก้ไข ด้วยการแก้ปัญหา การทำเช่นนั้นทำให้ความละเอียดจะถูกอ้างอิง โดยบุคคลอื่นในรายชื่อการแจกจ่าย

วิธีการเปลี่ยนเส้นทางบุคคล

ถ้ามีผู้ส่งข้อความไปยังรายการแจกจ่ายที่คุณเป็นสมาชิกของ และข้อความจะสามารถตอบได้ดียิ่งขึ้น โดยบุคคลอื่นหรือรายชื่อการแจกจ่ายอื่น ทำต่อไปนี้:

  1. ตอบกลับ โดยใช้รายชื่อการแจกจ่ายที่ถูกต้องหรือบุคคลบนบรรทัดถึง

  2. ตอบกลับไปยังรายการการแจกจ่ายที่ถูกต้องหรือบุคคล

  3. วางรายชื่อการแจกจ่ายต้นฉบับบนบรรทัดสำเนาลับถึงเนื่องจากข้อความของคุณจะไม่ถูกกรอง ด้วยกฎสำหรับผู้อื่น แทนที่จะ ออกจากรายชื่อการแจกจ่ายบนบรรทัดถึง หรือสำเนาถึง

วิธีที่จะถูกเอาออกจากแบบ DL

ถ้าคุณได้รับจดหมายจากรายการการแจกจ่ายที่คุณไม่ต้องการให้บน ส่งข้อความ เป็นผู้ดูแลเครือข่ายของคุณ หรือ เป็นเจ้าของรายชื่อการแจกจ่าย และถามว่า จะถูกเอาออก ตอบกลับไปยังรายการแจกจ่ายทั้งหมด เมื่อต้องการค้นหาเจ้าของรายการ DL คลิกสองครั้งที่รายชื่อการแจกจ่าย

ด้านบนของหน้า

วิธีใช้ข้อคิดเห็นแบบอินไลน์

เพิ่มข้อคิดเห็นแบบอินไลน์อีเมลที่คุณได้รับเป็นวิธีสะดวกในการตอบคำถาม และตอบสนองต่อโดยตรงกับปัญหา จะถือว่าเป็นแนวทางปฏิบัติดีที่สุดต่อไปนี้:

  1. ในข้อความของคุณ ให้แจ้งว่าคุณกำลังแสดงความคิดเห็นแบบอินไลน์ ตัวอย่างเช่น ใส่ "ดูข้อคิดเห็นเพิ่มเติมด้านล่าง" รวมอยู่ในข้อความ

  2. ทำให้ข้อความของคุณแตกต่างจากข้อความเดิม โดยมีคำแนะนำบางอย่าง ได้แก่

    • เปลี่ยนสีฟอนต์

    • ก่อนที่ค้างอยู่ชื่อหรือชื่อย่อในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น, [Melissa], [MM] ของคุณ

    • เปลี่ยนแบบอักษรเป็นตัวหนา หรือตัวเอียง หรือทั้งสองอย่าง

  3. ลบสิ่งที่คุณไม่ได้ไม่เขียน

ภาพ
ตัวอย่างที่ fig. 1 ของข้อคิดเห็นแบบอินไลน์ในข้อความ Outlook

ตัวอย่างที่ fig. 1 ของข้อคิดเห็นแบบอินไลน์ในข้อความ Outlook

ด้านบนของหน้า

ควรใช้ สำเนาลับถึง เมื่อใด

ใช้ฟีเจอร์สำเนาลับถึง เมื่อต้องการเอาบุคคลออกจากการสนทนาทางอีเมเมื่อคุณ deem ว่า พวกเขาไม่จำเป็นอีเมลพิเศษ หรือถ้าหัวข้อการสนทนามีการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นหนึ่งในห้าคนที่ได้รับคำถาม และคุณต้องการรับสายได้ ย้ายสี่บุคคลอื่นสำเนาลับถึง เส้น และจังหวัดบางสิ่งบางอย่างเช่น " Bcc'ing joe จึง Jeff, James และ Jennifer ต่อไปนี้เป็นคำตอบ..." ข้อความในอนาคตจะเป็นระหว่างเท่านั้นคุณและผู้ส่งเดิม

ใช้สำเนาลับถึง เพื่อให้บุคคลสาม (เช่นผู้จัดการของคุณ)ทราบเกี่ยวกับข้อความมีความสำคัญ ผู้รับสำเนาลับถึง อาจไม่ทราบถึงว่า เขาหรือเธอได้รับการสำเนาลับถึง และอาจตอบกลับทุกคน ไม่ว่า เขาหรือเธอรับเป็นสำเนาลับถึง ซึ่งอาจมาข้ามเป็น sneaky ลักษณะการทำงานในส่วนของคุณ

แทนที่จะใช้สำเนาลับถึง ลเพื่อแจ้งไปยังบุคคลที่สามของประเด็น ส่งต่อข้อความหลังจากที่คุณส่ง

ด้านบนของหน้า

เตรียมการสำหรับวันหยุดพักผ่อน

ถ้าคุณกำลังใช้ Outlook กับ Office 365 บัญชีผู้ใช้ Outlook.com, Hotmail.com หรือ Live.com หรือบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange คุณสามารถตั้งค่าข้อความออก office เพื่ออนุญาตให้บุคคลภายในองค์กรของคุณทราบว่า คุณกำลังอยู่แล้ว

เป็นแนวทางปฏิบัติดีที่สุด ทำตามคำแนะนำในเพิ่มเวลาอยู่ที่สำนักงานลงในปฏิทิน Outlook ของเพื่อนร่วมงาน

ถ้าคุณหรือผู้ดูแลระบบของคุณได้สร้างปฏิทินวันหยุดพักผ่อนแชร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้โพสต์วันหยุดพักผ่อนของคุณมี ถ้าทุกคนจะใช้ปฏิทินที่แชร์ คุณไม่จำเป็นเพื่อส่งการเรียกประชุมที่แยกต่างหากเพื่อแจ้งให้ทราบว่า คุณเก็บ เป็นบทความการอ้างอิงก่อนหน้านี้แนะนำ แต่ข้อความอีเมลสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเตือนดีทุกคน

เกี่ยวกับผู้เขียน

Patricia Eddy คือ ผู้เขียนเนื้อหาที่นำสำหรับ Outlook Patricia Eddy คือ ผู้เขียนเนื้อหาที่นำสำหรับเดสก์ท็อปของ Outlook เธอเป็น MVP Outlook แบบเดิมและผู้เขียนหลายหนังสือใน Outlook เวอร์ชันเก่ามาก เธอแสดงอยู่ในเมืองซีแอตเทิลที่เธอ enjoys อ่าน และการเล่นแบบ guitar

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×