Office

วิธีการเพิ่ม แก้ไข และลบระเบียน

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

มีหลายวิธีในการอัปเดตข้อมูลในฐานข้อมูล Access คุณสามารถเพิ่มระเบียนลงในฐานข้อมูลเมื่อคุณมีรายการใหม่ที่จะติดตาม เช่น ที่ติดต่อใหม่ลงในตารางที่ติดต่อ เมื่อคุณเพิ่มระเบียนใหม่ Access จะผนวกระเบียนนั้นไปยังส่วนท้ายของตาราง คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงเขตข้อมูลเพื่อให้เป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ เช่น ที่อยู่หรือนามสกุลใหม่ เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล เขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ถูกตั้งค่าให้ยอมรับชนิดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงได้ เช่น ข้อความหรือตัวเลข ถ้าคุณไม่ใส่ชนิดข้อมูลที่ถูกต้อง Access จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาด ท้ายที่สุด คุณสามารถลบระเบียนเมื่อไม่มีความเกี่ยวข้องอีกต่อไปและเพื่อประหยัดพื้นที่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าฐานข้อมูลสำหรับการใส่ข้อมูล ให้ดูที่ข้อควรพิจารณาการดีไซน์สำหรับการอัปเดตข้อมูล

ในบทความนี้

การอัปเดตข้อมูลโดยใช้ฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล

คุณสามารถใช้ฟอร์มเพื่ออัปเดตข้อมูลด้วยตนเอง ฟอร์มการใส่ข้อมูลให้วิธีการใส่ข้อมูลที่ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และแม่นยำมากขึ้น ฟอร์มสามารถประกอบด้วยตัวควบคุมหลายตัว เช่น รายการ กล่องข้อความ และปุ่ม ในทำนองเดียวกัน ตัวควบคุมแต่ละตัวบนฟอร์มจะอ่านข้อมูลจากหรือเขียนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางพื้นฐานได้

ฟอร์มที่มีตัวควบคุมแท็บ

แผ่นข้อมูลเป็นเส้นตารางของข้อมูลที่มีลักษณะเหมือนเวิร์กชีตใน Excel คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยการทำงานโดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าคุณคุ้นเคยกับ Excel คุณจะเข้าใจการทำงานกับแผ่นข้อมูลได้ง่าย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตาราง ชุดผลลัพธ์ของคิวรี และฟอร์มที่แสดงแผ่นข้อมูล โดยทั่วไปแล้ว คุณใช้แผ่นข้อมูลเมื่อคุณต้องการดูระเบียนหลายระเบียนในครั้งเดียวกัน

การพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลใหม่ในตาราง Access

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจสัญลักษณ์การใส่ข้อมูล

ตารางต่อไปนี้แสดงสัญลักษณ์ตัวเลือกระเบียนบางรายการที่คุณอาจพบเมื่อทำการอัปเดตข้อมูลรวมถึงความหมายของสัญลักษณ์เหล่านั้น

สัญลักษณ์

ความหมาย

ตัวบ่งชี้ระเบียนปัจจุบัน

นี่คือระเบียนปัจจุบัน ระเบียนถูกบันทึกตามที่ปรากฎ ระเบียนปัจจุบันถูกระบุโดยการเปลี่ยนสีในตัวเลือกระเบียน

ตัวบ่งชี้ระเบียนที่ถูกแก้ไข

คุณกำลังแก้ไขระเบียนนี้ การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับระเบียนยังไม่ถูกบันทึก

ตัวบ่งชี้ระเบียนที่ถูกล็อก

ระเบียนนี้ถูกล็อกโดยผู้ใช้อื่น คุณไม่สามารถแก้ไขได้

ตัวบ่งชี้ระเบียนใหม่

นี่เป็นระเบียนใหม่ที่คุณสามารถใส่ข้อมูลได้

ตัวบ่งชี้คีย์หลัก

นี่เป็นเขตข้อมูลคีย์หลักและประกอบด้วยค่าที่ระบุระเบียนโดยไม่ซ้ำกัน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มระเบียนไปยังตารางหรือฟอร์ม

  1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ใหม่ หรือคลิก สร้างระเบียน (เปล่า) หรือกด Ctrl พร้อมกับเครื่องหมายบวก (+)

  3. ค้นหาระเบียนที่มีเครื่องหมายดอกจันในตัวเลือกระเบียน แล้วใส่ข้อมูลใหม่ของคุณ

  4. คลิกหรือวางโฟกัสไปบนเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ใส่ข้อมูลของคุณ

  5. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลถัดไปในแถวเดียวกัน ให้กดแป้น TAB ใช้แป้นลูกศรขวาหรือซ้าย หรือคลิกเซลล์ในเขตข้อมูลถัดไป

    ในตาราง เมื่อต้องการย้ายไปยังเซลล์ถัดไปในคอลัมน์ ให้ใช้แป้นลูกศรขึ้นหรือลง หรือคลิกบนเซลล์ที่คุณต้องการ

  6. เมื่อคุณดูระเบียนอื่นหรือปิดตารางหรือฟอร์ม Access จะบันทึกระเบียนใหม่ที่คุณได้เพิ่ม เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงกับระเบียนปัจจุบัน ให้กด Shift + Enter

ด้านบนของหน้า

ค้นหาระเบียน

คุณจะต้องค้นหาระเบียนก่อนที่จะแก้ไขหรือลบระเบียนออก ในฟอร์มหรือแผ่นข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนจำนวนน้อย คุณสามารถใช้ปุ่มการนำทางระเบียนเพื่อนำทางไปตามระเบียนต่างๆ จนกว่าจะพบระเบียนที่คุณต้องการ เมื่อมีหลายระเบียน คุณสามารถใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหา และแทนที่ และกรองหาระเบียนนั้น

ใช้ปุ่มการนำทางระเบียน

คุณสามารถนำทางไปมาระหว่างระเบียนโดยใช้ปุ่มการนำทางระเบียน

ตัวควบคุมการนำทาง

ปุ่มลูกศร    คลิกเพื่อนำทางไปยังระเบียนแรกสุด ระเบียนถัดไป หรือระเบียนสุดท้ายได้อย่างสะดวก

สร้างระเบียน (เปล่า)     คลิกเพื่อเพิ่มระเบียน

ระเบียนปัจจุบัน    พิมพ์หมายเลขระเบียน จากนั้นกด ENTER เพื่อนำทางไปยังระเบียนนั้น หมายเลขระเบียนถูกนับเป็นลำดับต่อเนื่องจากจุดเริ่มต้นของฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล ซึ่งจะไม่สอดคล้องกับค่าของเขตข้อมูลใดๆ

ตัวกรอง     ตัวบ่งชี้ตัวกรองเป็นตัวแสดงว่าตัวกรองถูกนำไปใช้หรือไม่ คลิกเพื่อนำออกหรือนำตัวกรองไปใช้ใหม่

ค้นหา     ใส่ข้อความในกล่อง ค้นหา ค่าตัวแรกที่ตรงกันจะถูกเน้นในแบบเรียลไทม์เมื่อคุณใส่อักขระแต่ละตัว

ใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่

กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ เป็นอีกวิธีการเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่กี่รายการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถใช้คุณลักษณะการค้นหาในกล่องโต้ตอบ ค้นหา และแทนที่ เพื่อค้นหาระเบียนตรงกัน เมื่อคุณพบระเบียนที่ตรงกัน ระเบียนนั้นจะกลายเป็นระเบียนปัจจุบัน และคุณสามารถแก้ไข หรือลบออกได้

  1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ค้นหา ให้คลิก ค้นหา หรือกด CTRL+F

    กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ จะปรากฎขึ้น

  3. คลิกแท็บ ค้นหา

  4. ในกล่อง สิ่งที่ค้นหา ให้พิมพ์ค่าที่คุณต้องการค้นหาสิ่งที่ตรงกัน

  5. หรือ ให้ใช้รายการ ค้นหาใน เพื่อเปลี่ยนเขตข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา หรือเพื่อค้นหาตารางพื้นฐานทั้งหมดแทน

  6. หรือ ในรายการ ตรงกัน ให้เลือก ส่วนใดก็ได้ของเขตข้อมูล การเลือกตัวเลือกนี้ให้การค้นหาที่กว้างที่สุดที่เป็นไปได้

  7. ในรายการ ค้นหา ให้เลือก ทั้งหมด แล้วคลิก ค้นหาถัดไป

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูในบทความ การใช้กล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ เพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล

ด้านบนของหน้า

นำตัวกรองไปใช้

คุณสามารถใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดระเบียนที่จะแสดงผลเป็นระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณ การใช้ตัวกรองทำให้ง่ายต่อการค้นหาระเบียนที่คุณต้องการแก้ไข หรือลบ

  1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. เพื่อให้แน่ใจว่าตารางหรือฟอร์มไม่ได้ใช้ตัวกรองเรียบร้อยแล้ว จากแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ขั้นสูง แล้วคลิก ล้างตัวกรองทั้งหมดง หรือคลิก ตัวกรอง ในแถบนำทางของระเบียน

  3. นำทางไปยังระเบียนที่ประกอบด้วยค่าที่คุณต้องการใช้เป็นส่วนหนึ่งของตัวกรอง จากนั้นคลิกที่เขตข้อมูล เมื่อต้องการกรองตามการเลือกบางส่วน ให้เลือกเฉพาะอักขระที่คุณต้องการ

  4. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก เลือก หรือคลิกขวาที่เขตข้อมูล แล้วนำตัวกรองไปใช้

  5. เมื่อต้องการกรองเขตข้อมูลอื่น ๆ โดยยึดตามสิ่งที่เลือก ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่บทความ การนำตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

ด้านบนของหน้า

ลบระเบียน

ขั้นตอนการลบจะค่อนข้างง่าย ยกเว้นเมื่อระเบียนถูกเชื่อมโยงกับข้อมูลอื่นๆ และอยู่บนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล ตามค่าเริ่มต้น Access ไม่อนุญาตให้คุณสามารถลบข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ คำแนะนำสู่ความสัมพันธ์ของตาราง

  1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. เลือกระเบียนหนึ่งรายการหรือรายการที่คุณต้องการลบ

    เมื่อต้องการเลือกระเบียน ให้คลิกตัวเลือกระเบียนติดกับจากระเบียน ถ้ามีตัวเลือกระเบียนพร้อมใช้งาน

    เมื่อต้องการขยายหรือลดจำนวนการเลือก ให้ลากตัวเลือกระเบียน (ถ้ามี) หรือกด SHIFT + ลูกศรลง หรือ SHIFT + ลูกศรขึ้น

  3. กด DELETE เลือกหน้าแรก >ระเบียน> ลบ หรือกด Ctrl พร้อมกับเครื่องหมายลบ (-)

เคล็ดลับ    ถ้าคุณต้องการลบข้อมูลบางอย่างเท่านั้นไม่ใช่ทั้งระเบียน ให้เลือกเฉพาะข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการลบ จากนั้น กด DELETE

ด้านบนของหน้า

แก้ไขข้อมูลในกล่องข้อความหรือเขตข้อมูล

Access มีตัวควบคุมข้อความหนึ่งตัวเพื่อใช้กับเขตข้อมูลข้อความสั้นและเขตข้อมูลข้อความยาว (หรือที่เรียกว่า Memo) โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถดูว่าเขตข้อมูลพื้นฐานเป็นแบบข้อความสั้นหรือข้อความยาวจากขนาดของตัวควบคุม ซึ่งมักจะแสดงขนาดที่จำเป็นสำหรับเขตข้อมูลตารางพื้นฐาน เขตข้อมูลข้อความสั้นสามารถจัดเก็บตัวอักขระได้สูงสุด 255 ตัวและเขตข้อมูลข้อความยาวจัดเก็บตัวอักขระได้สูงสุด 64,000 ตัว

ตามการออกแบบ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลจากคิวรีบางชนิดได้  เช่น คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่ให้ผลลัพธ์โดยคิวรีข้ามแท็บ และคุณไม่สามารถแก้ไขหรือนำเขตข้อมูลที่คำนวณออกได้ นั่นคือค่าที่สูตรคำนวณตามที่คุณใช้ฐานข้อมูลของคุณ แต่ไม่ได้อยู่ในตาราง

  1. เปิดตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. คลิกเขตข้อมูลหรือนำทางไปยังเขตข้อมูล โดยใช้แป้น TAB หรือแป้นลูกศร จากนั้นกด F2

    ในมุมมองฟอร์ม คุณสามารถคลิกป้ายชื่อของเขตข้อมูลเพื่อเลือกเขตข้อมูลได้ ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลโดยการคลิกใกล้กับเส้นขอบทางซ้ายของเขตข้อมูลเมื่อตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวก (+)

  3. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการใส่ข้อมูล

  4. ใส่หรืออัปเดตงข้อความที่คุณต้องการแทรก ถ้าคุณพิมพ์ผิด ให้กดแป้น BACKSPACE

  5. ถ้าเขตข้อมูลมีรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ใส่ข้อมูลตามรูปแบบ

  6. เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรดเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการแทรกบรรทัดใหม่ในเขตข้อมูลข้อความ ให้กด Ctrl + Enter

    • เมื่อต้องการแทรกค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล ให้กด Ctrl + Alt + SPACEBAR

    • เมื่อต้องการแทรกวันที่ปัจจุบันในเขตข้อมูล ให้กด CTRL +; ( เครื่องหมายอัฒภาค)

    • เมื่อต้องการแทรกเวลาปัจจุบัน ให้กด Ctrl+Shift+: (เครื่องหมายจุดคู่)

    • เมื่อต้องการตรวจสอบการสะกด ให้กด F7

    • เมื่อต้องการนำค่าที่คล้ายคลึงกันของระเบียนก่อนหน้ามาใช้ใหม่ ให้ย้ายไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในระเบียนก่อนหน้า จากนั้น กด CTRL +' (เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว)

    • เมื่อต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้กด Shift + Enter

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ Access

  7. เมื่อต้องการบันทึกข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก บันทึกระเบียน หรือกด Shift + Enter

    คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ Access จะบันทึกไปยังในตารางนั้นเมื่อคุณย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลใหม่ในแถวเดียวกัน เมื่อคุณย้ายตัวชี้ไปยังแถวอื่น หรือ เมื่อคุณปิดฟอร์มหรือแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

เพิ่มวันที่โดยใช้ตัวเลือกวันที่

มีหลายวิธีในการเพิ่มวันที่ลงในตาราง และใช้ตัวควบคุมตัวเลือกวันที่เป็นตัวเลือกด่วน

  1. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มวันที่ ไอคอนปฏิทินปรากฏขึ้น

    ตัวควบคุมตัวเลือกวันที่จะไม่สามารถใช้งาน ถ้ามีการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูลกับเขตข้อมูลวันที่/เวลา

  2. คลิกไอคอนปฏิทิน ตัวควบคุมปฏิทินปรากฏขึ้น

    ตัวควบคุมปฏิทิน

  3. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการใส่วันที่ปัจจุบัน ให้คลิก วันนี้

    • เมื่อต้องเลือกวันในเดือนปัจจุบัน ให้คลิกวันที่

    • เมื่อต้องการเลือกเดือนและวันอื่นๆ ให้ใช้ปุ่มไปข้างหน้าหรือย้อนกลับ

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อความในตัวควบคุมที่มีรูปแบบการป้อนข้อมูล

เขตข้อมูลอาจมีการนำรูปแบบการป้อนข้อมูลมาใช้ รูปแบบการป้อนข้อมูลเป็นชุดของอักขระสัญพจน์และอักขระตัวยึดที่บังคับให้คุณใส่ข้อมูลในรูปแบบที่ระบุ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ดูที่ การควบคุมรูปแบบการใส่ข้อมูลด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล

  • เมื่อต้องการใส่ข้อมูล ทำตามรูปแบบการป้อนข้อมูล:

    ตัวพรางการใส่ข้อมูลสำหรับหมายเลขโทรศัพท์

    คำจำกัดความของรูปแบบการป้อนข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์เริ่มต้นและรูปแบบของผลลัพธ์

ด้านบนของหน้า

นำการจัดรูปแบบ Rich Text ไปใช้กับข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความยาว

ถ้าเขตข้อมูลข้อความยาว (หรือเรียกว่าเขตข้อมูล Memo) สนับสนุนการจัดรูปแบบ Rich Text คุณสามารถใช้ฟอนต์ ขนาด สไตล์ และสีแบบอื่นๆ กับข้อความของคุณได้

  1. เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. เลือกเขตข้อมูลข้อความยาว โดยทั่วไปแล้ว คุณสามารถค้นหาเขตข้อมูลที่ชื่อ "ข้อคิดเห็น", "บันทึกย่อ" หรือ "คำอธิบาย"

  3. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดรูปแบบข้อความ ให้ใช้ปุ่มและเมนูเพื่อจัดรูปแบบข้อความ

    คำสั่งที่พร้อมใช้งานในกลุ่มฟอนต์ของ Access คุณสามารถใช้ฟอนต์และขนาดอื่นๆ การทำเป็นตัวหน้าหรือตัวเอียง เปลี่ยนสี ฯลฯ กับข้อความได้

    ถ้าคุณต้องการให้มีพื้นที่ว่างมากขึ้นในรายการที่จะแก้ไข ให้เปิดกล่องย่อ/ขยาย

ด้านบนของหน้า

ใส่ข้อมูลโดยใช้รายการ

รายการช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและทำให้ใช้งานได้ง่าย คุณสามารถใช้รายการในฟอร์ม รวมถึงในตารางและคิวรี Access มีชนิดของรายการสามชนิดได้แก่รายการค่าเขตข้อมูลการค้นหาและรายการที่มีหลายค่า รายการค่าแสดงชุดของรายการที่คุณใส่ด้วยตนเอง รายการการค้นหาใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลจากชุดผลลัพธ์ของตารางอย่างน้อยหนึ่งชุดเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล รายการที่มีหลายค่าการแก้ไขข้อกำหนดทางธุรกิจทั่วไปความสัมพันธ์แบบหลาย-ต่อ-กลุ่ม ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการติดตามปัญหาด้านการสนับสนุนลูกค้าและกำหนดผู้ใช้หลายคนเป็นปัญหาเดียวกันในหนึ่งเขตข้อมูล

มีตัวควบคุมรายการสามชนิด:

กล่องคำสั่งผสม

รายการการค้นหาที่ว่างเปล่า

กล่องรายการ

ตัวควบคุมกล่องรายการพื้นฐานบนฟอร์ม

กล่องคำสั่งผสม Multiselect

รายการแบบหล่นลงของกล่องกาเครื่องหมายในสถานะเปิด รายการกล่องกาเครื่องหมาย

ใส่รายการจากกล่องคำสั่งผสม

  1. เปิดฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม หรือตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. คลิกลูกศรลงตัดกับรายการ จากนั้นเลือกรายการคุณต้องการ

  3. เพื่อยืนยันการนำการเลือกของคุณไปใช้ในฐานข้อมูล ให้ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลอื่น หรือกด Shift + Enter

ใส่รายการจากกล่องรายการ

  1. เปิดฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. เลื่อนลงไปตามรายการในกล่องรายการ แล้วเลือกรายการคุณต้องการ

  3. เพื่อยืนยันการนำการเลือกของคุณไปใช้ในฐานข้อมูล ให้ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังเขตข้อมูลอื่น หรือกด Shift + Enter

ใส่รายการจากรายการที่มีหลายค่าในกล่องคำสั่งผสม Multiselect

  1. เปิดฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม หรือตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. คลิกลูกศรลงติดกับรายการ

  3. เลือกกล่องกาเครื่องหมายได้สูงสุด 100 กล่อง จากนั้นคลิก ตกลง

แก้ไขรายการ

เมื่อต้องการแก้ไขรายการ จะต้องเปิดใช้งานรายการดังกล่าวสำหรับการแก้ไข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ข้อควรพิจารณาในการออกแบบสำหรับการอัปเดตข้อมูล

  1. เปิดฟอร์ม ตาราง หรือชุดผลลัพธ์ของคิวรีที่ประกอบด้วยรายการ

  2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • คลิกขวาที่รายการที่คุณต้องการแก้ไข แล้วคลิก แก้ไขรายการ

    • คลิกรายการแล้วคลิกปุ่มเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแก้ไขรายการในรายการหรือฟอร์ม

      กล่องคำสั่งผสมที่มีปุ่ม แก้ไขข้อมูลในรายการ

  3. หน้าจอที่คุณเห็นจะขึ้นอยู่กับชนิดของรายการที่คุณต้องการแก้ไข  ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณกำลังแก้ไขรายการค่าหรือเขตข้อมูลที่มีหลายค่าให้ใช้กล่องโต้ตอบแก้ไขข้อมูลในรายการเพื่อแก้ไขข้อมูลในรายการการเก็บข้อมูลแต่ละรายการบนบรรทัดที่แยกจากกันแล้วคลิกตกลงหลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว

    • ถ้าคุณต้องการแก้ไขเขตข้อมูลการค้นหา ฟอร์มการใส่ข้อมูลจะปรากฏขึ้น ใช้ฟอร์มดังกล่าวเพื่อแก้ไขข้อมูลรายการ

  4. เมื่อต้องการเลือกค่าเริ่มต้นสำหรับระเบียนใหม่ให้คลิกลูกศรแบบดรอปดาวน์ในกล่องค่าเริ่มต้นจากนั้นคลิกค่าที่คุณต้องการ

  5. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์

Access ช่วยคุณแยกความแตกต่างระหว่างค่าว่างสองชนิดได้: ค่า Null หรือสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ค่า Null จะระบุถึงค่าที่ไม่รู้จัก และสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์จะระบุถึงเขตข้อมูลที่ประกอบด้วยช่องว่าง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูลลูกค้า และตารางนั้นประกอบด้วยเขตข้อมูลหมายเลขโทรสาร คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลว่างไว้ ถ้าคุณไม่แน่ใจในหมายเลขโทรสารของลูกค้า ในกรณีดังกล่าว การปล่อยให้เขตข้อมูลว่างคือการใส่เป็นค่า Null ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ทราบค่าของเขตข้อมูลนั้น ถ้าคุณทราบในภายหลังว่าลูกค้าไม่มีเครื่องโทรสาร คุณสามารถใส่สตริงข้อความยาวเป็นศูนย์ในเขตข้อมูลเพื่อระบุว่า คุณทราบว่าไม่มีค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้น

  1. เปิดตารางหรือคิวรีใน มุมมองแผ่นข้อมูล หรือฟอร์มใน มุมมองฟอร์ม

  2. เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการ จากนั้นพิมพ์เครื่องหมายอัญประกาศคู่โดยไม่มีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายนั้น ("")

  3. ย้ายเคอร์เซอร์ไปยังระเบียนอื่นเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไปยังฐานข้อมูล หรือกด Shift + Enter ตามค่าเริ่มต้น เครื่องหมายอัญประกาศจะหายไป

ด้านบนของหน้า

เลิกทำการเปลี่ยนแปลง

ถ้าคุณพิมพ์ข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณสามารถเลิกทำการเปลี่ยนแปลงได้หลายครั้ง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณ ให้เลือก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด ESC

  • เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดกับระเบียน ให้กด ESC อีกครั้ง

  • เมื่อต้องการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงหลังจากที่คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือย้ายไปยังระเบียนอื่น ให้เลือก เลิกทำ บน แถบเครื่องมือด่วน

    สิ่งสำคัญ    เมื่อคุณเริ่มต้นการแก้ไขระเบียนอื่น นำตัวกรองไปใช้หรือนำตัวกรองออก หรือสลับไปยังหน้าต่างหรือแท็บเอกสารอื่น การเปลี่ยนแปลงของคุณจะเป็นการเปลี่ยนแปลงถาวร

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×