ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

วิธีการทำงานกับ SharePoint

SharePoint ทำให้องค์กรสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปของธุรกิจได้โดยใช้ web part และแอปพลิเคชันที่พร้อมใช้งาน สถานการณ์สมมติทางธุรกิจที่ไม่ซ้ำกันของคุณจะกำหนดชนิดของไซต์และ web part ที่จะใช้ มีหลายแหล่งข้อมูลเพื่อสร้างแรงบันดาลใจไซต์ SharePoint ถัดไปของคุณเหมือนกับการค้นหาสมุดภาพของ sharepoint และฝึกที่แนะนำ 

ใช้บทความนี้เพื่อดูว่าชนิดของบทบาทและแผนกที่แตกต่างกันภายในองค์กรใดที่สามารถทำงานร่วมกันเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพวกเขา

ตัวอย่างการสร้างไซต์:

  • ดูวิธีที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรสร้างไซต์สำหรับการจ้างงานใหม่เพื่อปรับปรุงการเก็บข้อมูลของพนักงานใหม่

  • เรียนรู้วิธีที่พนักงานที่หลงใหลสร้างกลุ่มชุมชนองค์กรใหม่เพื่อให้ความช่วยเหลือผู้อื่น

  • ดูวิธีที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สร้างไซต์ทีมเฉพาะของโครงการเพื่อเร่งการเปิดใช้งานผลิตภัณฑ์ใหม่

  • เรียนรู้วิธีที่ทีมการตลาดผลิตภัณฑ์สร้างไซต์สำหรับหน่วยธุรกิจใหม่เพื่อเพิ่มการรับรู้

การสร้างไซต์ที่อยู่ภายในสำหรับการจ้างงานใหม่

ทอมเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ที่สามารถมองเห็นโอกาสในการปรับปรุงประสบการณ์การใช้งานใหม่สำหรับการเช่าใหม่ ขณะนี้องค์กรของเขาแชร์สเปรดชีต excel ที่มีลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลทั่วไปและผู้จัดการที่ได้รับผิดชอบในการจ้างงานใหม่ ทั้งผู้จัดการการจ้างงานใหม่และการจ้างงานใหม่ล่าสุดได้แสดงความไม่เข้ากันกับกระบวนการในปัจจุบัน 

เป้าหมายของไซต์ใหม่:

  • ช่วยให้พนักงานใหม่บนกระดานเสร็จสมบูรณ์ในแผนก

  • ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและเวลาของพนักงานใหม่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  • ปรับปรุงการเก็บข้อมูลของพนักงานใหม่

  • เพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของพนักงานใหม่

ขั้นตอนในการสร้างไซต์ให้ทำดังนี้

วางแผนของไซต์-1 วัน

ทอมตรงกับผู้จัดการการจ้างงานเพื่อให้แน่ใจว่าประสบการณ์การจ้างงานใหม่จะสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและแผนกการเช่าใหม่จะเข้าร่วม

นี่คือการตัดสินใจว่าทอมจะสร้างไซต์และผู้จัดการที่จ้างจะสนับสนุนกลยุทธ์เนื้อหาและการบำรุงรักษาของไซต์ หนึ่งในผู้จัดการการจ้างงานระบุการจ้างงานใหม่ล่าสุดที่จะทำหน้าที่เป็นแชมป์สำหรับไซต์ใหม่ ผู้จัดการการจ้างงานอื่นๆและสมาชิก HR ทำการวางแผนเพื่อสนับสนุนไซต์การจ้างงานใหม่เป็นประจำ 

ทอมเริ่มต้นด้วยการรวบรวมเนื้อหาทั้งหมดที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับบริษัทวัฒนธรรมระบบการประมวลผลนโยบายและประโยชน์

การสร้างไซต์-2 วัน

ทอมตัดสินใจที่จะใช้ไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePointเพื่อจัดการเอกสารที่ได้รับการดูแลจากส่วนกลางการฝึกอบรมและร้านโซเชียลที่สามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายและทั้งหมดในที่เดียว 

  • การใช้web part ไลบรารีเอกสารTom จะสร้างไฟล์และโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบตามภูมิภาคบทบาทและชนิดของสวัสดิการ

  • การใช้web part สำหรับรายการทอมจะสร้างรายการตรวจสอบการจ้างงานใหม่สำหรับผู้จัดการการจ้างงานและพนักงานใหม่

  • ไซต์นี้มีweb part สำหรับการสนทนา Yammerที่ช่วยให้พนักงานในแผนกสามารถแชร์ประสบการณ์การใช้งานเครือข่ายของพวกเขาให้คำถามและให้คำติชมเกี่ยวกับกระบวนการการขึ้นรูปของพนักงานใหม่

  • วิดีโอการนำส่งการต้อนรับใหม่ถูกสร้างขึ้นโดยทีมผู้นำและโพสต์โดยใช้web partของ Microsoft Stream

การจัดการไซต์-ต่อเนื่อง

  • ทอมวางแผนเหตุการณ์การเปิดตัวที่ฉลองการฝึกอบรมไซต์ใหม่และจัดกำหนดการการฝึกอบรมสำหรับผู้มีส่วนได้เสียและแชมป์ในช่วงสองสามเดือนใหม่ 

  • เมื่อต้องการรับคำติชมและวัดผลกระทบต่อผลกระทบของกระบวนการการขึ้นต่อพนักงานใหม่ทอมสร้างแบบสำรวจโดยใช้web Part Microsoft Forms

  • รายเดือน, ทอมรีวิวและแชร์การใช้งานไซต์และการวิเคราะห์กับทีมผู้นำและผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน

ผลลัพธ์

  • เพิ่มการเก็บข้อมูลของพนักงานใหม่ภายในแผนกจาก๗๕% ไปยัง๙๐% ในหนึ่งปี

  • ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานใหม่โดย10% ในหนึ่งปี

  • เพิ่มความพึงพอใจและความเชื่อมั่นของผู้จัดการในการจ้างงานใหม่

  • ลดจำนวนเวลาและทรัพยากรที่ใช้ในการสรรหาบุคลากรการจ้างงานและการฝึกอบรมการจ้างงานใหม่

สร้างกลุ่มชุมชนขององค์กร

มาเรียทำงานในองค์กรที่ได้รับการสรรหาบุคลากรที่หลากหลายมากขึ้นกว่าในอดีต ในช่วงปีที่ผ่านมาเธอได้ยินมากขึ้นและเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ผู้หญิงในที่ทำงานของเธอกำลังมองหาชุมชนที่มีความรู้สึกมากขึ้น มาเรียพบว่า unmet นี้ต้องไปนอกเหนือจากการสร้างชุมชน-ผู้หญิงกำลังมองหา mentors การฝึกงานอาชีพการเข้าถึงความเป็นผู้นำและข่าวสารเกี่ยวกับผู้หญิงในที่ทำงาน 

เป้าหมายของไซต์ใหม่: 

  • รวมผู้หญิงในทุกภูมิภาคและหน่วยงานในองค์กร

  • สร้างสถานที่ประชุมที่ปลอดภัยเพื่อเชื่อมต่อแชร์และสร้าง

  • มีส่วนร่วมในการสร้างเครือข่ายชุมชนและการจัดส่งที่ทำงานร่วมกับผู้หญิง

  • เพิ่มประสิทธิภาพให้กับผู้ชนะเพื่อเปิดใช้งานผู้หญิงเพิ่มเติมเพื่อค้นหาความสำเร็จในการทำงาน

ขั้นตอนในการสร้างไซต์ให้ทำดังนี้

วางแผนไซต์-3 วัน

มาเรียค้นหาบุคคลที่เธอรู้อยู่แล้วว่ามีความหลงใหลเกี่ยวกับการสร้างและการจัดการไซต์ชุมชนใหม่ ด้วยกันพวกเขาจะกำหนดเป้าหมายของไซต์และหารือเกี่ยวกับวิธีการจัดลำดับความต้องการของชุมชนของพวกเขา จากนั้นพวกเขาจะพบกับชุมชนอื่นภายในองค์กรของพวกเขาเพื่อเรียนรู้หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีการขยายและเกณฑ์การรับรู้สำหรับสาเหตุของพวกเขา

หลังจากการกำหนดเป้าหมายมาเรียและทีมของเธอเริ่มการคอมไพล์รูปภาพไฟล์ข่าวสารวิดีโอและเนื้อหาอื่นๆสำหรับไซต์นั้น การทำงานร่วมกันเนื้อหาจะได้รับการจัดกลุ่มและจัดระเบียบเป็นหน้าที่จะสร้างโครงสร้างของไซต์ จากนั้นมาเรียระบุเจ้าของที่จะรับผิดชอบในการสร้างและจัดการเนื้อหาบนหน้าแต่ละหน้าภายในไซต์

การสร้างไซต์-1 วัน

มาเรียสร้างไซต์การติดต่อสื่อสารของ SharePointและเปิดใช้งานเจ้าของหน้าเพื่อแก้ไขเพิ่มและลบเนื้อหา ในขณะที่การสร้างหน้าของไซต์ทีมของ Maria จะเน้นการใช้ web part ที่จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาเพียงเล็กน้อยเมื่อเวลาผ่านไป

  • การใช้web Part ข่าวสารของ SharePoint, มาเรียและทีมของเธอเขียนและเรียบเรียงที่เป็นศูนย์กลางของชุมชน

  • เหตุการณ์รายเดือนจะถูกจัดระเบียบและโฆษณาโดยใช้web part สำหรับเหตุการณ์

  • หนึ่งหน้ามีฟีเจอร์web partที่เชื่อมต่อชุมชนกับพันธมิตรคนอื่นๆในองค์กรได้อย่างง่ายดาย

  • การใช้web Part Yammerสมาชิกของชุมชนนี้สามารถเริ่มการสนทนากับผู้นำและเชื่อมต่อผู้อื่นด้วยทรัพยากร

  • Web part ที่ฝังอยู่จะถูกใช้งานตลอดทั้งไซต์เพื่อฝังวิดีโอ (จาก YouTube เช่น) ที่เน้นการอภิปรายและเนื้อหาจากผู้นำชุมชน

การจัดการไซต์-ต่อเนื่อง

  • Maria ตรวจสอบและแชร์ข้อมูลเชิงลึกจากการใช้งานไซต์และการวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอ

  • การประชุมกลยุทธ์เนื้อหารายเดือนได้รับการจัดกำหนดการเพื่อจัดระเบียบปฏิทินบรรณาธิการการวางแผนเหตุการณ์ของชุมชนและการรับสมัครผู้สนับสนุนเนื้อหาใหม่

  • รายครึ่งปีมาเรียและทีมของเธอจะประเมินหน้าและการนำทางของไซต์เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงในฐานะชุมชนที่เติบโตขึ้น

ผลลัพธ์

  • เพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจระหว่างผู้หญิงในที่ทำงาน

  • เพิ่มการเก็บข้อมูลของพนักงานสำหรับสมาชิกชุมชนเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก

  • การเพิ่มเครือข่ายและการทำงานร่วมกันในทีมที่เข้าร่วมในกิจกรรมของชุมชนและการอภิปรายของ Yammer

สร้างไซต์ทีมที่เฉพาะเจาะจงของโครงการ

เมแกนเป็นผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบต่อทีมที่กำลังทำงานในการปล่อยผลิตภัณฑ์ใหม่ใน6เดือนถัดไป เธอรู้ว่าเธอต้องการสถานที่ในการจัดเก็บเอกสารของทีมทำงานร่วมกันบนเนื้อหาแชร์การอัปเดตในข่าวสาร project และสื่อสารกับทีม ในขณะนี้ทีมของเมแกนกำลังใช้อีเมลเป็นรูปแบบหลักของการติดต่อสื่อสารและเอกสารโครงการบางส่วนจะถูกเก็บไว้ในสถานที่ที่แชร์แต่จะไม่สามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยภายนอกสำนักงานหรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

เป้าหมายของไซต์ใหม่:

  • สร้างสถานที่หนึ่งรวมกันสำหรับข่าวสาร project, การทำงานร่วมกันของทีมและการสื่อสารโครงการ

  • เปิดใช้งานวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้การสนทนาแบบเรียลไทม์และการประชุมทางวิดีโอ

  • รวมทรัพยากรของทีมเช่นปฏิทินทีมที่อยู่อีเมลOneNoteและเครื่องมือการจัดการงาน

  • จัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์อย่างปลอดภัยในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลบนอุปกรณ์ใดก็ได้

ขั้นตอนในการสร้างไซต์ให้ทำดังนี้

วางแผนไซต์-2 วัน

เมแกนเริ่มต้นด้วยการระดมความคิดกับผู้จัดการโครงการอื่นที่สร้างไซต์ที่คล้ายกันในอดีต เธอเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นใช้งานไซต์โครงการของเธอคือการถามทีมของเธอสำหรับคำติชมเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการสื่อสารทำงานร่วมกันและชนิดของฟีเจอร์ที่จะมีค่ามากที่สุดสำหรับไซต์โครงการใหม่ เมแกนระบุลำดับความสำคัญสูงสุดของทีมของเธอและเริ่มรวบรวมเอกสารรูปภาพและเนื้อหาอื่นๆ

เมแกนกำหนดว่าไซต์ทีม SharePointจะเหมาะสมที่สุดกับความต้องการของทีมและโครงการของเธอ อย่างไรก็ตามไซต์ทีม SharePoint ไม่อนุญาตให้ใช้งานการสนทนาแบบเรียลไทม์เว้นแต่ว่าคุณจะรวมทีม Microsoft เมแกนทำงานควบคู่ไปกับผู้ดูแลระบบผู้เช่า SharePoint เพื่อให้แน่ใจว่าทีม Microsoft พร้อมใช้งาน เธอเรียนรู้ว่าองค์กรของเธอมีสิทธิ์ในการใช้งาน Microsoft team และทุกคนที่ต้องการทำให้แน่ใจว่าไซต์ทีมของเธอเชื่อมต่อกับกลุ่ม Office ๓๖๕  

ในตอนนี้เมแกนก็พร้อมที่จะเริ่มต้นสร้างไซต์ทีมที่เชื่อมต่อ Office ๓๖๕ของเธอ

การสร้างไซต์-1 วัน

เมแกนสร้างไซต์ทีม SharePoint และเชื่อมต่อไซต์กับกลุ่ม Office ๓๖๕ เมื่อเชื่อมต่อกับกลุ่มเธอจะให้ทีมของเธอเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่แชร์เช่นปฏิทินกลุ่ม, OneNote, การวางแผนและอีเมลแอดเดรสของทีมโดยอัตโนมัติ

การจัดการไซต์-ต่อเนื่อง

  • เมแกนรีวิวไซต์ทีมแบบรายเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าวันครบกำหนดของโครงการและข่าวสารล่าสุด

  • เมื่อโครงการเปิดใช้งานเมแกนวางแผนเพื่อปรับปรุงบางส่วนของเนื้อหาของไซต์และ web part เพื่อปรับปรุงจังหวะใหม่ของธุรกิจที่สนับสนุนผลิตภัณฑ์

ผลลัพธ์

  • เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในที่เดียว

  • ลดระดับเสียงของการประชุมและอีเมลไปก่อนที่จะเปิดใช้งานไซต์ทีม

  • เปิดใช้งานสมาชิกทีมระยะไกลเพื่อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การสร้างไซต์สำหรับโครงการใหม่

ไมค์เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่กำลังเตรียมตัวสำหรับการเปิดตัวโครงการใหม่ เขาทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียภายในหลายคนเช่นวิศวกรรมผลิตภัณฑ์และการสนับสนุนลูกค้า พวกเขายอมรับว่าพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่อเตรียมความพร้อมส่วนที่เหลือขององค์กรสำหรับการเปิดใช้โครงการเป็นโซลูชันที่เหมาะสม

เป้าหมายของไซต์ใหม่:

  • สร้างแหล่งข้อมูลจริงหนึ่งแหล่งเพื่อให้ แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจรายละเอียดของโครงการและสามารถนำไปใช้กับมูลค่าโครงการและพันธกิจได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

  • เปิดใช้งานพนักงานเพื่อ evangelize โครงการและพูดความมั่นใจเกี่ยวกับโครงการภายในและภายนอก

  • ให้พนักงานที่มีสินทรัพย์ภาพที่ได้รับการอนุมัติการตลาดที่สามารถแชร์ภายนอกได้

  • ให้สิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรโครงการการฝึกอบรมเหตุการณ์และตอบคำถามของโครงการ

ขั้นตอนในการสร้างไซต์ให้ทำดังนี้

วางแผนไซต์-2 วัน

ไมค์รู้ว่าเขาต้องการให้ทั้งองค์กรตื่นเต้นและเตรียมพร้อมที่จะสนับสนุนโครงการใหม่นี้ เขาได้พบกับผู้เชี่ยวชาญด้านสิ่งของชื่อเรื่องเช่นทีมวิศวกรรมทีมผลิตภัณฑ์และฝ่ายสนับสนุน-เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาที่จำเป็นต้องอยู่ในไซต์ จากนั้นเขาจะทำงานเพื่อรวบรวมสินทรัพย์ของไซต์เช่นรูปภาพโครงการที่ได้รับอนุมัติโลโก้วัสดุการตลาดและคู่มือการฝึกอบรม

ไมค์ตัดสินใจที่จะสร้างไซต์การสื่อสาร SharePointที่ทำให้เขาสามารถเข้าถึงได้หลายสิบคนหรือหลายร้อยคนในแต่ละครั้ง 

การสร้างไซต์-3 วัน

ไมค์สร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePointโดยใช้ web part ที่จะมีส่วนร่วมและแจ้งผู้ชมของเขา เขามุ่งเน้นการออกแบบไซต์ด้วยวิธีที่คุณต้องการใช้งานแบบโต้ตอบและใช้งานง่าย ไมค์รู้ว่าผู้ชมของเขาจะเข้าถึงไซต์โครงการบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ดังนั้นในขณะที่เขาสร้างเว็บไซต์ของเขาเขายังเพิ่มประสิทธิภาพการออกแบบสำหรับโทรศัพท์ด้วย 

  • การกำหนดเวลาของโครงการจะมองเห็นได้ตลอดเวลาโดยใช้web part ตัวจับเวลานับถอยหลัง

  • การใช้web part สำหรับปฏิทินกลุ่มช่วยให้ผู้เยี่ยมชมไซต์ทั้งหมดสามารถดูการอภิปรายและโอกาสในการฝึกอบรมโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้นได้ 

  • Web part สำหรับการสนทนา Yammerถูกใช้เพื่อให้การติดต่อสื่อสารทั่วทั้งบริษัทรอบๆคำถามและคำตอบของโครงการ

  • Web part ไลบรารีเอกสารSharePoint จะถูกใช้ในการจัดเก็บสินทรัพย์โครงการที่ได้รับอนุมัติที่สามารถใช้ในการตลาดโครงการใหม่ในอีเมลและสื่อสังคม

การจัดการไซต์-ต่อเนื่อง

  • ไมค์มุมมองการใช้งานไซต์เป็นประจำเพื่อทำความเข้าใจว่าบุคคลใดเยี่ยมชมหน้าและเนื้อหาใดที่เป็นที่นิยม

  • การใช้web part สำหรับฟอร์มแบบสำรวจจะถูกฝังลงในหน้าของไซต์เพื่อรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการฝึกอบรมโครงการ

  • เมื่อโครงการถูกวิวัฒนาการเมื่อเวลาผ่านไปไมค์จะยังคงใช้งานไซต์เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับการอัปเดตของ project และเหตุการณ์สำคัญ

ผลลัพธ์

  • เร่งความเร็วของการนำโครงการไปใช้เมื่อเปรียบเทียบกับการประกาศการเปิดใช้งานโครงการก่อนหน้านี้ 

  • เพิ่มประสิทธิภาพของทีมสนับสนุนและความสามารถในการจัดมาตราส่วนทรัพยากรในวงจรชีวิตของโครงการ

  • ลดจำนวนการประชุมและอีเมลหลังจากที่เปิดใช้งานของไซต์ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แรงบันดาลใจการสร้างไซต์เพิ่มเติม:

ดูหนังสือของ SharePoint

แนะนำฝึก: การสร้างไซต์

ไลบรารีประสิทธิภาพ

ฝึกอบรมที่ทำงานทันสมัย 

ชุมชน Microsoft Tech-การขับเคลื่อนการขับเคลื่อน

วางแผนhttps://support.office.com/en-us/article/plan-your-sharepoint-site-get-started-35d9adfe-d5cc-462f-a63a-bae7f2529182ไซต์ SharePoint ของคุณ

วิดีโอ: สร้างhttps://support.office.com/en-us/article/Video-Create-a-team-or-communication-site-551e190a-8fbe-47ae-a88a-798b443c46b1ไซต์ทีมหรือการติดต่อสื่อสาร

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×